Boekhouding en accounting zijn van zichzelf vaak erg tijdrovende taken. En als je met meerdere gebruikers en klanten werkt, dan neemt de tijd die je hieraan kwijt bent snel toe.

Bij Kinsta doen we ons best om de bedrijven van onze klanten waar mogelijk te ondersteunen door nieuwe features toe te voegen die hun leven makkelijker maken. Daarom hebben we een automatisch factureringssysteem geïmplementeerd die je per gebruiker in kan stellen. Hierbij heb je volledige controle over de ontvangers van je facturen.

Als je meerdere gebruikers beheert in je Kinsta account of een persoon in je team hebt die de facturatie beheert, dan kan je met deze feature ervoor zorgen dat alle facturen aan het einde van de maand automatisch naar meerdere e-mailadressen worden verzonden.

Waar vind ik mijn facturen?

Om mee te beginnen: je kan een overzicht van alle facturen vinden in het MyKinsta.

Alle facturen bevatten een factuurnummer, het in rekening gebrachte bedrag, de factureringscyclus (maandelijks of jaarlijks), de aanmaakdatum van de factuur en de start-/einddatums.

Bekijk je facturen in MyKinsta.
Bekijk je facturen in MyKinsta.

Om toegang te krijgen tot je facturen, moet je het volgende doen:

  1. Log in op MyKinsta.
  2. Klik op Bedrijf.
  3. Ga nu naar het tabblad Facturen.

Hier vind je een lijst met al je facturen. Als je ze als PDF-bestand wilt downloaden, klikt u op het download-icoon aan de rechterkant.

Download een factuur van MyKinsta.
Download een factuur van MyKinsta.

De PDF versie van je factuur bevat alle informatie die je nodig hebt, zoals het totale verschuldigde bedrag, de begin- en einddatum van de gefactureerde dienst, belasting (indien van toepassing), het saldo van het Kinsta account, om maar een paar te noemen.

Afhankelijk van je browser en instellingen kan de PDF in een nieuw tabblad openen in plaats van naar je lokale computer te downloaden. Als dat gebeurt, staat bovenaan de pagina een link om je factuur als PDF bestand te downloaden.

Download je Kinsta factuur als PDF bestand vanuit je browser
Download je Kinsta factuur als PDF bestand vanuit je browser

Voor klanten die een jaarlijks abonnement bij ons hebben afgesloten, maken we maar een factuur aan per jaar in plaats van maandelijkse facturen. Hierbij wordt echter geen rekening gehouden met actieve addons of overschrijdingen, die per gebruiker worden gefactureerd.

Zo beheer je gebruikers die facturatie e-mails ontvangen

Met onze multi-user functie, kan je eenvoudig een team aanmaken en beheren. Je kan ze bijvoorbeeld toegang geven tot verschillende onderdelen van je account, waaronder facturering.

Company Owners en Company Administrators zijn de enige rollen die in elk account gebruikers kunnen toevoegen, verwijderen en wijzigen. Voor een gedetailleerde uitleg van de verschillende toegangstypes, bekijk ons artikel in de kennisbank over hoe MyKinsta gebruikersrollen werken.

Als je wil dat mensen toegang krijgen tot facturen en automatische facturatie e-mails, dan kun je een company billing gebruikersaccount aanmaken.

Een company billing gebruiker is een speciale rol die alleen factuurgegevens en bedrijfsinstellingen kan zien. Ze kunnen facturen inzien/ontvangen en de bedrijfsgegevens wijzigen, zoals naam en adres. Ze hebben op geen enkele manier toegang tot websites.

Om een gebruiker uit te nodigen voor de Company Billing rol, zodat diegene automatische facturatie e-mails ontvangt, ga je als volgt te werk:

Stap 1: Log in op MyKinsta.

Stap 2: Klik in het menu op Gebruikers om het gebruikersgedeelte te openen.

Stap 3: Klik op de knop Gebruikers uitnodigen in de rechterbovenhoek.

Gebruikers uitnodigen in MyKinsta
Gebruikers uitnodigen in MyKinsta

Stap 4: Voer het e-mailadres in van de gebruiker die je wil uitnodigen.

Stap 5: Selecteer Bedrijfstoegang in het dropdown-menu.

Bedrijfstoegang verlenen aan nieuwe gebruikers
Bedrijfstoegang verlenen aan nieuwe gebruikers

Stap 6: Selecteer de optie Company billing.

Company billing rechten verlenen aan gebruikers
Company billing rechten verlenen aan gebruikers

Stap 7: Klik onderaan op de knop Gebruiker uitnodigen om je uitnodigingen te versturen.

Als je opnieuw een uitnodiging wil versturen naar een gebruiker, dan kan je de knop Opnieuw verzenden gebruiken die je naast de lopende uitnodiging vindt. Je kan ook op het prullenbakpictogram klikken om de openstaande uitnodiging te verwijderen.

Een openstaande MyKinsta uitnodiging
Een openstaande MyKinsta uitnodiging

Automatische facturatie e-mails inschakelen in MyKinsa

Automatische facturatie e-mails zijn standaard uitgeschakeld voor elke gebruiker. Als een gebruiker automatisch facturen via e-mail wil ontvangen, moet hij deze functie inschakelen in zijn eigen gebruikersinstellingen in MyKinsta:

  1. Log in op MyKinsta.
  2. Klik op je gebruikersavatar in de linkerbenedenhoek.
  3. Klik op Gebruikersinstellingen.
  4. Klik op Meldingen op de pagina Gebruikersinstellingen.
  5. Ga naar de sectie Factuur in e-mail en klik op de schakelaar.
Schakel automatische factuurmails in MyKinsta in.
Schakel automatische factuurmails in MyKinsta in.