15 anos construindo agências, resumidos em quatro conversas sinceras
Trabalhamos com centenas de agências na Kinsta. Vemos o que acontece quando uma agência ultrapassa a capacidade da sua infraestrutura, ou quando as decisões tomadas no segundo ano começam a se acumular no quinto. Ouvimos as histórias de servidores que caem às 3 da manhã, a correria para explicar o tempo de inatividade a um cliente e os problemas que levam as agências a nos procurar. Conhecemos o lado técnico do crescimento de agências.
O que nem sempre vemos é o lado comercial: como um fundador decide quais clientes aceitar, quando contratar, quando dizer não, o que fazer quando seu maior cliente é adquirido e um terço da sua receita desaparece da noite para o dia.
Esse lado é importante para nós porque as agências que tomam decisões de negócios inteligentes são aquelas com as quais construímos parcerias de longo prazo. E são empresas bem-sucedidas com as quais outras agências da nossa rede e do Programa de Parceiros podem trocar ideias e aprender.
Conversamos com quatro fundadores de agências e Parceiros da Kinsta em entrevistas longas, espontâneas e diretas sobre como realmente construíram seus negócios. Essas conversas deram origem à série de vídeos Eles descobriram (quase tudo), que aborda desde o uso prático da IA até erros que não cometeriam novamente, definição de nicho e previsões para o futuro. Veja alguns dos principais pontos:
Built Mighty: WooCommerce, 18 pessoas, Seattle
Jonny Martin fundou a Built Mighty em 2009 como um comerciante vendendo produtos on-line. Então ele percebeu que estava mais interessado em construir as lojas do que em operá-las e transformou aquele negócio em uma agência.
Dezesseis anos depois, a Built Mighty agora se especializa exclusivamente em WooCommerce: plugins personalizados, integrações complexas e projetos que outras agências repassam quando são técnicos demais. Martin não hesita em dizer o que faz seu negócio funcionar. “Acho que são as pessoas”, diz ele. “Já conheci agências que funcionam com planilhas do Excel e estão fazendo um trabalho incrível porque têm pessoas que se sentem à vontade lá.”
Então, ao contratar os membros da própria equipe, a Built Mighty dá aos candidatos projetos de teste remunerados poucos dias depois de receber o currículo deles. Os candidatos com resultados positivos nos projetos são então colocados para trabalhar com clientes fictícios antes mesmo de tocar em um trabalho de verdade. Se não for um bom encaixe, todo mundo descobre rapidinho.
“Costumava existir esse conceito de ‘contrate devagar, demita rápido’”, diz Martin. “Não acho que isso funcione mais. Você tem que contratar rápido, demitir rápido. Você vai aprender tanto naquela primeira semana em que eles estiverem trabalhando com você que simplesmente não conseguiria aprender em uma entrevista.”
Fixel: Design em cibersegurança, 8 pessoas, 15 anos
Vin Thomas fundou a Fixel em 2010. Nos primeiros 10 anos, a equipe era composta por duas pessoas: Thomas e um desenvolvedor. Só isso. Mas a agência só começou a crescer de forma intencional há cerca de cinco anos e, mesmo agora, a equipe reduzida de oito pessoas atende 33 clientes com contratos de prestação de serviços contínuos.
Essa contenção foi estratégica, no entanto. Quando um de seus primeiros clientes, uma startup de segurança cibernética chamada Distil Networks, foi adquirida, a equipe de marketing se espalhou pelo setor e levou a Fixel junto. Três ou quatro projetos se transformaram em uma lista completa de indicações que definiram o nicho da agência.
Mas a moderação pode trazer riscos: a Fixel já perdeu um cliente de contrato que representava um terço de sua receita. Quando o cliente foi adquirido em um negócio de bilhões de dólares, o contrato foi encerrado.
“Foi um grande golpe”, diz Thomas. Uma das nossas estratégias durante a recuperação foi talvez não colocar todos os ovos na mesma cesta e realmente começar a construir essa carteira de clientes para termos um pouco mais de segurança.”
A lição reformulou a forma como a Fixel pensa sobre o escopo dos projetos e a concentração de clientes — uma lição que só vem à tona depois que algo dá errado.
Pronto Marketing: 1.000 clientes, Bangkok e Filipinas
A trajetória de Tim Kelsey até dirigir a Pronto Marketing começou com um amigo da faculdade, Derek Brown, cujo pai tinha se mudado para a Tailândia depois de sair da Microsoft. Brown gostou da Tailândia e não queria ir embora. Então, ele abriu uma agência em Bangkok. Quinze anos atrás, Kelsey foi ajudar. “Eu disse aos meus pais: ‘Isso vai ser uma pequena aventura de um ano no Sudeste Asiático’”, disse Kelsey. “E então eu simplesmente nunca mais voltei para casa.”
A Pronto agora gerencia mais de 1.000 clientes com uma equipe de cerca de 80 pessoas, divididas entre a Tailândia e as Filipinas. Chegaram a ter 140 pessoas na equipe em determinado momento, até que Kelsey deixou de reconhecer as pessoas no elevador.
“Havia momentos em que eu entrava no elevador e não percebia que alguém trabalhava na Pronto até que essa pessoa apertasse o botão do meu andar”, disse ele. A partir daí, eles reduziram o tamanho da equipe e se concentraram no que faziam de melhor. A visão de Kelsey sobre o tamanho da agência: você não sabe qual é o seu limite até já tê-lo ultrapassado.
Outra lição que Kelsey aprendeu tarde: a importância de aumentar os preços. A Pronto não aumentava os preços do suporte mensal para clientes existentes há mais de uma década. Eles finalmente enviaram aquele e-mail, esperando uma onda de cancelamentos. Apenas dois clientes reclamaram. “Olho para trás e vejo quanto tempo esperamos e penso: por que não fizemos isso anos atrás?”, lembrou ele.
40Q: Engenharia WordPress para empresas, Buenos Aires
Eddie Wise dirige a área de Crescimento na 40Q, uma agência fundada em Buenos Aires que começou como uma empresa de engenharia white-label para agências de design. Desde então, eles mudaram o foco para atender clientes corporativos diretamente: criando sistemas DAM personalizados, plataformas LMS e integrações complexas de WordPress que podem levar um ano para serem entregues. Mas Wise traça uma linha nítida entre o que a 40Q faz e o que a maioria das agências de WordPress faz.
“Um desenvolvedor de WordPress vs um engenheiro de WordPress, aos nossos olhos, são coisas muito diferentes”, disse ele. “Em muitos casos, estamos fazendo engenharia de software, pegando conceitos de desenvolvimento de aplicativos e criando soluções de WordPress altamente projetadas.”
Essa distinção importa quando você está competindo contra o Adobe Experience Manager e o Sitecore, não contra a agência da esquina. E isso muda completamente o ciclo de vendas; negócios corporativos não fecham em semanas. “Às vezes, você vai correr atrás de um projeto por até um ano antes de fechá-lo”, disse ele.
A estrutura que Wise propõe para donos de agências se parece com um triângulo: uma oferta de serviços específica, um tipo específico de cliente e uma cultura empresarial que apoie ambos. Sem esses três elementos, diz ele, você não vai crescer de forma consistente.
O que observamos nas quatro conversas
Essas quatro agências, muito diferentes em tamanho, modelo, localização e perfil de clientes, compartilham alguns padrões claros:
Dizer não gerou mais crescimento do que dizer sim: todos os fundadores relatam alguma versão disso. Martin recusa comerciantes que podem estar arriscando suas economias. Thomas protege a capacidade da equipe mesmo diante de projetos maiores. Wise evita projetos que não contribuem para o portfólio desejado. Kelsey percebeu que crescer apenas por aumentar o número de pessoas quase custou a identidade da empresa.
As parcerias superaram suas outras estratégias de marketing: Wise deixa claro quando diz que parcerias estratégicas geram mais leads para a 40Q do que todo o seu funil de marketing digital. Martin construiu uma rede de indicações com agências maiores e menores que a dele, e quando uma dessas agências fechou, ela passou mais de 50 clientes porque o relacionamento foi construído com base em anos de confiança. Esse tipo de fluxo de negócios não vem do Google Ads.
A IA ajuda a fazer mais, mas não mais rápido: todas as agências estão integrando IA nos fluxos de trabalho, mas nenhuma delas a usa para substituir o pensamento. Thomas cria projetos personalizados com o Claude para estratégia de conteúdo; Wise está desenvolvendo um construtor de páginas com IA; a equipe de Kelsey usa a IA para refinar processos, mas revisa tudo o que produz. O consenso: a IA é uma ferramenta, não uma estratégia.
Poderíamos ter escrito um white paper sobre melhores práticas de infraestrutura para agências, temos dados e insights suficientes para isso. Mas as agências com as quais trabalhamos precisam de mais do que servidores rápidos. Elas precisam tomar decisões melhores sobre quando escalar, quais clientes aceitar e como construir negócios sustentáveis. Foi isso que buscamos nessas histórias.
Na prática, todos os fundadores desta série hospedam os sites de seus clientes na Kinsta porque, a partir de certo ponto, hospedagem deixa de ser um custo e passa a ser infraestrutura crítica. Quando Thomas perdeu seu maior cliente e precisou reestruturar o negócio, a hospedagem não podia ser mais uma variável de risco. Quando a Built Mighty recebe um alerta de que o tráfego de um cliente aumentou 10 vezes por causa de bots, eles precisam agir em minutos, não em horas.
O Programa de Agência Parceira da Kinsta existe para agências que já operam nesse nível, onde decisões de hospedagem têm impacto direto, onde suporte em co-marketing e geração de leads faz diferença e onde o custo de downtime é medido tanto em receita quanto em relacionamento com clientes.
Christina Scannapiego is Head of Content at Kinsta. Drawing on her background in journalism and SaaS marketing, she covers product innovation, performance, and business growth on the modern web.
