Efter att ha spenderat mycket tid på att bygga en stadig mailinglista och skapa de perfekta nyhetsbreven att skicka till dina prenumeranter, litar du på att dina e-postmeddelanden försvinner ut i webben och landar i inkorgar varje gång du klickar på ”skicka”.
Vad du kanske inte vet är att bakom kulisserna finns det någon som arbetar hårt för att se till att dina prenumeranter faktiskt får dina mail. Denna någon är en E-postleveranshanterare.
Enkelt sagt är en E-postleveranshanterare en person som ser till att dina mail kan levereras. Till skillnad från personliga e-postmeddelanden är det lite mer komplicerat att skicka kommersiella e-postmeddelanden.
Spamfilter, svartlistor, gamla e-postadresser och inaktuella listor kan alla påverka din e-postleveransfrekvens och förhindra dina meddelanden från att nå din mailinglista.
En E-postleveranshanterare är något sällsynt eftersom de flesta företag helt enkelt outsourcar sina egna utskick till större e-postföretag, som SendGrid eller Mailjet, eller Amazon SES.
På MailPoet satte vi upp vår egen dedikerade e-postinfrastruktur – MailPoet Sending Service – för att stödja vårt plugin och har vår egen E-postleveranshanterare. Denna roll är inte bara en person för oss, den delas mellan tre grupper: ingenjörer, support och en tredje part, Postmastery, och säkerställer att bästa praxis följs.
Genom att hålla denna position internt har vi mer kontroll över vår e-postleveransbarhet och har en bättre position för att hjälpa våra kunder att skicka fantastiska e-postmeddelanden till sina abonnenter.
Eftersom det inte finns mycket information tillgänglig på nätet om vad en E-postleveranshanterare gör, kommer vi undersöka varför e-postleveransbarhet spelar roll, och hur vår E-postleveranshanterare ger MailPoets kunder trygg vetskap i att deras e-post faktiskt når sina destinationer.
Vad är E-postleveransbarhet?
Innan vi gräver i vad en E-postleveranshanterare gör, låt mig prata om vad e-postleveransbarhet är och varför det är avgörande för företagare.
E-postleveransbarhet mäter andelen e-postmeddelanden från kampanjer som når sina avsedda mål. Om du till exempel skickar ut 100 e-postmeddelanden, vill du helst att alla 100 ska nå dina prenumeranter – det är 100% e-postleveransbarhet.
Men ibland går det fel.
Spamfilter och svartlistor kan dumpa ditt mail i internets avgrund, och ingen kommer någonsin se det igen. Ett antal andra faktorer kan påverka e-postleveransfrekvensen, inklusive spambetyg på servern som skickar ditt mail, spam-klagomål från mottagare, eller införandet av en honey pot-adress på din mailinglista.
Tautvidas Sipavičius, CTO på MailPoet, säger att de vanligaste orsakerna till att e-post inte levereras är:
- Kundens adress är felkonfigurerad, vilket hindrar en e-postleverans (ESP) från att skicka e-post i deras namn.
- Kunden skickar e-post till obefintliga adresser eller fulla inkorgar, så att de inte kan ta emot e-post.
- Kunden missbrukar tjänsten genom att skicka skräppost, oönskad e-post eller e-post med förbjudet innehåll.
- En ESP:s rykte som e-posttjänst minskar på grund av missbruk (som de som nämns ovan), vilket gör att andra ESPs litar mindre på den, och avvisar legitima e-postmeddelanden eftersom de tror att de kan vara spam.
- Mottagarens e-postserver är nere eller upplever andra problem (till exempel att WordPress inte skickar e-post-problemet).
- Tekniska problem där e-postservrar inte kan kommunicera eller felkommunicerar med varandra.
Några av dessa problem är enkla att fixa, medan andra är mer tekniska. Det är där E-postleveransbarhetshantering kommer in.
Vilka åtgärder kan du vidta för att hålla din e-postleveransfrekvens i topp? Bästa praxis:
- Se till att dina prenumeranter förstår vad de registrerar sig för när de prenumererar och var transparent om registreringsprocessen.
- Köp eller hyr aldrig mailinglistor – detta är olagligt i många länder och alltid en dålig idé. Dina e-postmeddelanden är mer effektiva när prenumeranter vill ta emot dem.
- Håll ett öga på spam-klagomål och utvärdera varför mottagare markerar dina meddelanden som spam.
- Se till att din ”från” e-postadress är igenkännlig så avsändare inte antar att du skickar spam.
- Överväg att implementera en dubbel opt-in, vilket kräver att användarna bekräftar sin prenumeration via en länk som skickas till sin e-postadress. (Detta krävs faktiskt enligt GDPR.)
- Skapa användbara, engagerande e-postmeddelanden dina kunder vill läsa.
- Välj en pålitlig e-posttjänst som kan och är villig att ta hand om den tekniska sidan, och ger dig information och data om e-postleverans och tar övervakning av sina e-postservrar på allvar.
År 2011, när vi grundade MailPoet fanns det inga bra lösningar relaterade till WordPress e-postleveransbarhet. Från och med idag levererar MailPoet 30+ miljoner e-postmeddelanden varje månad till inkorgar med en 98,5% leveransfrekvens, vilket matchar och till och med överstiger vissa branschstandarder.
Men hur kan vi hålla vår leveransfrekvens så hög? Tja, du gissade det: med hjälp av vår E-postleveranshanterare och hens team. Och så här gör de:
Vad gör en E-postleveranshanterare?
Liksom de flesta roller, kommer de dagliga arbetsuppgifterna för en E-postleveranshanterare att variera beroende på företag. I allmänhet är posten en blandning av tekniska uppgifter och relationsbyggande med Internetleverantörer och andra E-postleveranser.
Framgångsrika E-postleveranshanterare har en djup förståelse för e-postmarknadsföringens bästa praxis, integritet och anti-spam-lagar, samt teknisk kunskap om e-postservrar, e-postautentisering, och filtreringsteknik.
Senaste jobberbjudanden för E-postleveranshanterare inkluderar följande uppgifter:
- Hantera e-postleveransrapporter och varningar, inklusive avvisningsloggar.
- Felsökning och samarbete för att hitta lösningar på leveransbarhetsproblem när de uppstår.
- Upprätthålla relationer med ISP och andra e-postleveranser.
- Hålla sig uppdaterad om trender och teknik i branschen.
- Utbilda kunder om e-postmarknadsföringens bästa praxis.
- Bidra till anti-spam-gemenskapen genom att delta i konferenser och gå med i kommittéer.
Alla dessa uppgifter bidrar till att hjälpa E-postsändare (det är du!) att se till att deras e-postmeddelanden kommer fram till dina prenumeranter så ofta som möjligt.
På MailPoet delas vårt E-postleveransbarhetsteams uppgifter upp i två kategorier: förebyggande och reaktiva uppgifter. Här är vad varje kategori innehåller:
Förebyggande åtgärder först
Genom att undvika svartlistor och skräppostfilter arbetar E-postleveranshanterare med att se till att e-post landar i prenumeranternas inkorgar så nära 100% av gångerna, som möjligt.
Det mest effektiva sättet att hålla leveransfrekvensen hög är genom förebyggande åtgärder.
Därför ligger vårt e-postleveransbarhetsteam före olevererbara e-postmeddelanden genom att vidta följande förebyggande åtgärder:
1. Se till att mailinglistor är uppdaterade med giltiga e-postadresser
Det finns flera anledningar till att detta är så viktigt. För det första är att köpa in listor mot vår Anti-spam-policy, eftersom det riskerar leveransbarheten för alla. Vi vill se till att alla följer reglerna. Dessutom ändras e-postadresser, människor flyttar till nya företag, mailinglistor blir inaktuella. Att se till att e-postlistor är hälsosamma är en högsta prioritet.
2. Utbilda kunder om bästa praxis för e-post
Medan du är expert på att driva ditt företag, kanske du inte är en expert när det gäller den tekniska sidan av e-postmarknadsföring, än mindre e-postleveransbarhet. Det är därför ett e-postleveransbarhetsteam ser till att användarna följer e-postregler och bästa praxis.
3. Se till att IP-adresser är uppvärmda
Du kanske associerar ”uppvärmning” med temperatur, men när det gäller e-post handlar ”uppvärmning” om att bygga ett gott rykte hos andra ESP som ofta börjar från en neutral eller dålig position. Uppvärmning innebär att långsamt öka volymen av e-post över tiden. Denna gradvisa process hjälper till att försäkra skräppostfilter att mailet är legitimt och förhindrar att det fastnar i skräppostfiltret. Detta är ett viktigt steg för att se till att e-postmeddelanden levereras.
Som jag nämnde tidigare kan ESPs avvisa e-post från avsändare med okänt eller dåligt rykte. Till exempel kan den IP-adress du använder just nu ha använts för att skicka spam tidigare och därmed ha ett hemskt rykte, varför ”uppvärmningsprocessen” är nödvändig.
4. Sätt E-postautentiseringsverktyg på plats
SPF (Sender Policy Framework) och DKIM (DomainKeys Identified Mail) är e-postautentiseringsmetoder som används för att verifiera den sändande e-postadressen. Dessa är enkla säkerhetstester som bekräftar att du skickar legitim e-post och inte låtsas vara någon annan.
5. Anti-nätfiske-verifiering
För att skicka e-post måste du äga din ”från”-domän, och det kan inte vara en gratis e-postadress som @gmail.com. Detta är en annan säkerhetsåtgärd som utformats för att skydda mottagare från skräppost eller nätfiske och bedrägerier.
6. Övervaka totala leveransfrekvenser för alla användare och IP-adresser
Den bästa tiden att fånga leveransbarhetsproblem är innan de händer. Den näst bästa tiden är strax efter att de hänt, inte flera månader längre fram. Ett e-postleveransbarhetsteam håller koll på allas leveransfrekvens på våra e-postservrar så att eventuella problem kan åtgärdas så snabbt som möjligt.
7. Bygga och upprätthålla relationer inom ESP-gemenskapen
Att bygga och upprätthålla goda relationer med andra ESP och ISP gör det lättare att åtgärda problem när de uppstår.
8. Efterforska och implementera nya metoder för upptäckt och förebyggande av missbruk
Att hålla dig uppdaterad om nya metoder och tekniker hjälper till att hålla en ESP i framkanten av e-postsäkerhet och tekniska framsteg. När lagar förändras och ny teknik dyker upp på marknaden är det viktigt att ESPs genomför uppdateringar eller korrigeringar så snart som möjligt.
Reaktiva uppgifter: Vad Händer När Saker Går Fel?
Ett uns av förebyggande kan vara värt ett pund av botemedel. Men oavsett hur försiktig en ESP är, går saker och ting fel. Medan vårt e-postleveransbarhetsteam syftar till att förhindra problem, kan de inte förutsäga alla möjliga scenarier. Så, vad händer när saker och ting går fel?
Lyckligtvis är mycket av vad som vanligtvis behöver åtgärdas automatiserat, vilket gör att E-postleveranshanterare kan åtgärda små problem innan de blir utbredda problem.
1. Automatiserade åtgärder
ESPs kommer att blockera avsändare med höga frekvenser av spamklagomål eller ogiltiga e-postadresser. På MailPoet är vi strikta mot spammare, inte bara för att spam är irriterande, men för att deras handlingar hotar vårt rykte och leveransbarheten hos alla kunder som använder våra servrar. Vi kommer inte att äventyra allas leveransfrekvenser för en användare.
2. Efterforska och agera på missbruksrapporter
E-postleveranshanterare kan också efterforska och vidta åtgärder vid missbruksrapporter genom att spåra och blockera missbrukare. Detta kan inkludera övervakningsrapporter, analysera loggar och beräkna svårighetsgraden av problem.
3. Borttagning Från Svartlistor
E-postleveranshanterare kan också vidta åtgärder för att få servrar eller IP-adresser borttagna från branschens svartlistor. Hur mycket ESPs än försöker förhindra det, kan detta hända och händer fortfarande.
Ibland uppstår detta på grund av spammare, andra gånger avsändare som är outbildade på bästa praxis för e-post. I grund och botten, när några konton ses som spam, börjar ESPs och andra prenumeranter tro att alla e-postmeddelanden vi skickar ut åt våra kunder är spam och de kan då svartlista oss.
När detta inträffar kommer vårt e-postleveransbarhetsteam att arbeta med ESPs för att bli borttagna från den svartlistan. De kan också ta bort IP-adresser som har svartlistats, vilket säkerställer att allas e-post går ut som planerat.
4. Avsluta spammares konton
Slutligen kan E-postleveranshanterare vidta åtgärder för att avsluta spammares konton. I vissa fall är detta steg en förutsättning för att bli borttagna från svarta listor. Spammare kommer inte att återbetalas det de har betalat för tjänsterna. Att hålla spammare borta från våra servrar hjälper till att skydda alla våra andra användare, så det här är något vi inte tar lätt på.
Som ni kan se, görs en stor insats för att se till att dina mail levereras varje gång! En E-postleveranshanterare är förvaltaren av din e-postmarknadsföring, som ser till att tekniken fungerar, spammare blockeras, och att dina mail levereras.
Sammanfattning
För företagare är e-postmarknadsföring en av de mest kostnadseffektiva metoderna för att ansluta till befintliga och potentiella kunder. Faktum är att avkastningen på e-post är runt $42 per $1 spenderad.
Ändå kan processen att skicka e-post som ett företag bli ganska komplex. Det finns anti-spam-lagar, olika typer av teknik att ta itu med, för att inte tala om själva marknadsföringsstrategin (föreslog läsning: bästa Gmail-tillägg och tillägg).
Visste du att i genomsnitt 20% av kommersiella e-postmeddelanden aldrig kommer fram till sina avsedda mottagare? Det är ett stort problem om du förlitar dig på e-post för att driva webbplatsbesök, öka försäljningen eller bara låta dina kunder veta vad du håller på med.
Att välja en e-postleveranshanterare av hög kvalitet kan lyckligtvis bidra till att din e-post levereras till rätt inkorgar i tid, varje gång. Och bakom kulisserna kommer det att finnas en E-postleveranshanterare som tar hand om det komplexa arbetet med att skicka dina e-postmeddelanden så att du inte behöver göra det själv.
Har du fortfarande några frågor om att skicka e-post med WordPress? Lämna en kommentar och låt oss veta!
Kim är en av medgrundarna på MailPoet, där han är VD och fokuserar på produkt. Du kan följa MailPoet på X på @mail_poet
Lämna ett svar