Trello och Asana är två av de mest populära projektledningsverktygen där ute. Så här är frågan: Trello vs Asana, vilken ska du välja för ditt företag?
Låt oss ta reda på svaret med vår djupgående jämförelse!
Trello
Trello började som en Fog Creek Software-produkt.
Enligt Joel Spolsky, grundare av Trello, skrev de den första raden av kod för denna produkt i januari 2011.
Han säger att efter tre månaders arbete var programvaran användbar nog att starta, men de bestämde sig för att finputsa den lite mer innan de presenterade den för allmänheten. Fog Creek Software lanserade Trello i September 2011 på Tech Crunchs Disrupt-konferens.
Det var en innovativ projektledningsprodukt som baserades på Kanban-produktivitetssystemet. Kanban-systemet utvecklades av en japansk industriingenjör Taiichi Ohno i ett försök att förbättra Toyotas tillverkningsprocess. Det var en sådan framgång att detta system spred sig bortom biltillverkning till andra branscher som detaljhandel, programvara och till och med bio.
Det lockade också till sig uppmärksamheten hos individer som såg det som ett sätt att förbättra sin produktivitet.
Så här ser den mest grundläggande Kanban-tavlan ut:
Naturligtvis är en Kanban-tavla för en stor organisation mycket mer komplicerad än detta, men du fattar principen.
Fog Creek Software byggde ett verktyg som tillät företag att skapa en digital Kanban-tavla.
Här är tavlan för ett fiktivt företag som heter Artist Exploitation, Inc. som Joel Spolsky använde i sin Disrupt-presentation:
Nu måste du komma ihåg att det är från nästan ett decennium sedan.
Vid den tiden var en Kanban-tavla som projektledningsprogram en revolutionerande idé, plus att skapa det var en seriös teknisk utmaning.
Joel Spolskys presentation var en framgång: han lyckades ”utnyttja 6 minuters berömmelse inför 130 000 ögon” och 22% av dessa personer anmälde sig till Trello.
Spolsky tillskriver denna framgång till det faktum att de hade en solid produkt:
”Om vi hade lanserat 3 månader gamla Trello skulle det inte ha varit SÅ FANTASTISKT. Kanske till och med bara MEH. Jag vill inte ha 131 000 ögon på MEH”.
Från och med då växte Trello explosivt och nådde 10 miljoner användare i 2015.
Men som Hiten Shah påpekar i sin artikel ”Varför Trello misslyckades med att bygga en $1 miljard+ – verksamhet”, var deras konkurrenter hårt upptagna med att jobba på Kanban-tavlor. Snart blev vad som en gång varit en revolutionerande idé så småningom vardagsmat.
Asana introducerade sin egen Kanban-tavelfunktion år 2016 (mer om detta nedan), ”starkt inspirerad” av Trello:
”Vi ger definitivt Trello hela äran. Det är helt klart den produkt som har gjort ett bra jobb med att bryta mark för denna sorts upplägg […] Vi ser Trello som en funktion, inte en produkt”
sa Asanas grundare Justin Rosenstein.
Hur som helst fortsatte Trello att växa och nådde 25 miljoner användare år 2017. Samma år förvärvades det av Atlassian för 425 miljoner dollar.
Idag har Trello över 35 miljoner användare och är ett av de mest respekterade företagen i projektledningsbranschen.
Nyckelfunktioner
Okej, så vad erbjuder Trello till sina användare?
Kanban-systemet förblir kärnan i Trello. Det erbjuder en jättebra visuell progression för projekten eftersom du kan se varje kort flyttas från vänster till höger allteftersom arbetet med uppgiften fortskrider.
Som du kan se är användargränssnittet i princip detsamma som det var under 2011, förutom att det nu är mer visuellt tilltalande.
Du kan bjuda in så många människor till din tavla som du vill gratis, vilket är bra om du arbetar med ett stort team.
Du kan organisera ditt arbete genom att skapa tavlor, listor, sedan kort för varje uppgift, sedan flytta korten genom listan när du gör framsteg med uppgifterna.
Dessa kort är inte bara en digital version av post-its. Du kan lägga till mycket information till dem, till exempel uppgiftsbeskrivning, förfallodatum, etikett, en checklista för framsteg, bilagor etc.
Förresten, på tal om checklistor och förfallodatum, har Trello en Calendar Power-Up som gör att du kan visa kort med förfallodatum i en kalender.
Trello saknar ett uppgiftsberoende system. Du kan dock använda vissa element inuti korten, till exempel checklistor och bilagor, för att representera uppgiftsberoenden. Du kan läsa mer om hantering av uppgiftsberoenden här.
Kort har också en Kommentarfunktion, så om du behöver diskutera något relaterat till den uppgiften kan du göra det inuti det kortet:
Detta är praktiskt eftersom det låter dig hålla kommunikationen på ett ställe i motsats till att det sprids över flera kanaler (e-post, snabbmeddelanden, sms, etc.).
Trello har också ett aviseringssystem som håller dig uppdaterad genom att skicka aviseringar i appen, via e-post, via webbläsare och via mobil.
Dessa aviseringar synkroniseras via alla enheter så att du inte behöver hantera irritationen av att lästa aviseringar visas som olästa. Och om du får ett e-postmeddelande kan du svara på det direkt via e-post.
Det finns också en kraftfull sökfunktion som hjälper dig att snabbt hitta vad det än är du letar efter.
Och om du vill använda Trello med mer än en grupp människor kan du använda Trello Teams (på så sätt kan du ha ett familjeteam, ett vänteam, ett arbetsteam etc.).
Trello har en mängd olika Power-Ups. De låter dig aktivera ytterligare funktioner på dina tavlor och integrera programvaran med dina favoritappar.
Till exempel inkluderar några av de mest populära Power-ups den tidigare nämnda Calendar Power-Up, liksom Google Drive, och Slack Power-ups:
Du kan se en lista över alla Power-Ups här. Det finns en hel del!
Trello erbjuder också olika webbläsartillägg som är praktiska när du använder Trello mycket. Med PopClip-tillägget kan du till exempel spara markerad text till Trello på Mac. Du kan se en lista över alla webbläsartillägg här.
Det är också värt att notera att Trello tar integritet på allvar. Du har full kontroll över vem som ser din tavla. Dessutom använder de SSL/HTTPS-anslutning.
Prissättning
Trello har tre prissättningsnivåer:
- Detta är den mest grundläggande planen. De lovar att det kommer att förbli gratis för alltid.
- Affärsklass. Detta är en $9,99/användare månadsplan. Den är avsedd för små till medelstora företag som behöver fler funktioner än de som kommer med gratisversionen.
- Företag. Detta är en plan som börjar på $20,83/användare/månad, men priset beror på hur många platser du behöver (ju större ditt lag är desto mindre kostar det per användare).
Alla tre planer erbjuder obegränsade tavlor, obegränsade listor och obegränsade kort, vilket gör detta till ett bra verktyg för startups.
Men när det gäller de mer avancerade funktionerna som automation och power-ups, är gratisplanen ganska begränsad.
Dessutom erbjuder gratisplanen inte mycket när det gäller säkerhet. Om du vill kunna ange avancerade administratörsbehörigheter, skicka domänbegränsade inbjudningar eller inaktivera medlemmar måste du uppgradera antingen till Affärsklass eller till Företag.
Dessutom erbjuder premiumplanerna 100+ integrationer, vilket kan ge ditt lag en betydande produktivitetsökning.
Vad är Trellos styrkor?
Trello huvudstyrka är dess enkelhet.
Detta är viktigt eftersom varje verktyg som du introducerar till ditt team kräver att människor investerar tid i att behärska det. Enkelhet minskar den tid som krävs för att träna upp nya teammedlemmar.
Trello är också otroligt mångsidig. Det skapades med företag i åtanke, så det är säkert att anta att deras vanligaste användningsfall är projektledning för ett litet företag.
Det kan dock också användas för att hantera i princip vilket projekt du än kan tänka dig, från att planera en semester till att organisera en fest till att renovera ett hus.
Faktum är att i sin ”25 miljoner! Fira med 4 nya mest efterfrågade Trello-funktioner” delade Trellos grundare Michael Pryor att teamet ofta är överraskade av de användningsfall de ser. Till användare, sade han:
”Ni kommer på sätt att använda Trello som vi aldrig kunde ha drömt upp. Från dina viktiga försäljningskanaler till era semestertavlor, era kanbans till era kan-lådor, era färdplaner till era recepttavlor. Era kreativa användningar av Trello för att vara mer produktiva på jobbet och hemma fortsätter att förvåna oss.”
Detta är bra eftersom du kan använda samma verktyg för att hantera både personliga och professionella projekt
Vem Är Trello Bäst För?
Trello fungerar bäst för småföretag som har tydliga, linjära processer och vill ha en enkel, intuitiv programvara som gruppmedlemmar kan behärska snabbt.
Vad du behöver göra är att fråga dig själv om du kan hantera ditt företag med en fysisk Kanban-tavla hela ditt team arbetade på samma kontor.
De flesta småföretagare kan göra det, vilket innebär att de förmodligen skulle dra nytta av att använda Trello, särskilt om de arbetar med enkla projekt.
Men om ditt team är för stort och dina projekt är för komplexa, kommer Trello förmodligen inte att hålla måttet.
Asana
De båda arbetade med att förbättra projektledningen och öka medarbetarnas produktivitet på Facebook.
Denna erfarenhet har lett dem att inse att otroligt smarta människor ofta fastnar i att spendera större delen av sin tid på ”arbete runt arbete”, med vilka de menar saker som epostkommunikation, spåra information och se till att alla är på samma blad.
På Facebook samarbetade Moskovitz och Rosenstein på ett internt projekthanteringsverktyg som heter Tasks som snabbt tog fart inom företaget. De tänkte inte på det så här på den tiden, men de ser nu denna programvara som en prototyp för Asana. Populariteten hos Tasks fick dem att inse att det fanns ett behov av en produkt som denna.
2008 lämnade de Facebook för att starta Asana. Grundarna tog sig tid att utveckla produkten innan de gjorde den tillgänglig för allmänheten. De lanserade den kostnadsfria betaversionen i November 2011. Den officiella kommersiella lanseringen skedde April 2012.
Asana fick uppmärksamhet från investerare innan de lanserades vilket förmodligen åtminstone delvis berodde på grundarnas kontakter inom teknikindustrin.
De fick kapital under våren 2011 med en $1,2 miljoner som snart följdes av ytterligare $9 miljoner i November 2011. Det är värt att notera att initiala investerare inkluderade Peter Thiel (som senare gick med i Asanas styrelse) och Sean Parker.
Asana blev snabbt ett populärt projektledningsverktyg. Men teamet ville inte vila på sina lagrar. De fortsatte obevekligt att förbättra sin produkt genom att lyssna på kunderna och utveckla de mest efterfrågade funktionerna.
Som ett resultat, tio år efter att Moskovitz och Rosenstein lämnade Facebook för att starta Asana, nådde företaget en värdering på 1,5 miljarder dollar, och idag har det över 60 000 betalande kunder. Företagets grundare är också så övertygade om sin produkt att de nyligen meddelade att alla 500 Asana-anställda skippar intern e-post.
Vad detta innebär är att människor fortfarande kommer att kunna nå Asanas anställda via e-post, men det kommer inte att användas för kommunikation inom företaget. Moskovitz sa:
”Det är bara väldigt naturligt för alla att organisera sina konversationer runt det faktiska arbetet […] För det mesta, när du har en e-posttråd med dina medarbetare, handlar det egentligen om något projekt som du arbetar med, eller några åtgärder eller mål. I Asana är det helt organiserat i ”projekt” eller ”uppgifter” och var och en av dem kan ha samtalstrådar runt sig. Så våra samtal händer där”.
Detta är ett djärvt drag som ger Asana ytterligare trovärdighet. När allt kommer omkring, om programvaran är tillräckligt bra för ett företag värt $1.5 miljarder, då är det förmodligen tillräckligt bra för ditt företag också.
Nyckelfunktioner
Asana är ett sofistikerat projekthanteringsverktyg som låter dig hantera komplexa projekt.
Asana har en Tavelfunktion som är baserad på Kanban-systemet och låter dig visualisera ditt arbete med en visuell progression som liknar Trellos.
Men medan tavlan är kärnan i Trello-produkten är det i Asana bara en av funktionerna (som du kanske kommer ihåg introducerade Asana det inte förrän 2016).
Det är också värt att notera att Asana, till skillnad från Trello, har ett ordentligt uppgiftsberoendesystem:
Till exempel: Du kan markera en uppgift med att den väntar på en annan uppgift. När den första uppgiften sedan är klar, kommer den person som väntade på den att få en avisering och fortsätta med sin egen uppgift.
Tänk på att en enda uppgift kan vara beroende av flera andra uppgifter och flera uppgifter kan vara beroende av bara en annan uppgift.
En annan viktig funktion är Tidslinjen som du kan använda för att skapa en plan som visar hur olika bitar av pusslet som är ditt projekt passar ihop. Detta är ett till sätt att visualisera framsteg. Det hjälper dig att se till att du ligger rätt till för deadlines:
Om något ändras kan du enkelt justera tidslinjen och se hur förändringen påverkar hela projektet. Förresten kan du rita uppgiftsberoenden på tidslinjen, vilket gör det mycket lättare att hålla reda på allt som händer i ett komplext projekt.
Det finns också Kalenderfunktionen som låter dig se ditt arbete i en kalender, så att du kan upptäcka schemakonflikter till exempel:
Portfoliofunktionen är ett enkelt sätt att övervaka alla dina initiativ på ett ställe vilket är praktiskt när du arbetar med flera stora projekt samtidigt. Du kan också kontrollera KPI:s och kritisk information i portfolios i realtid för att förutse eventuella stora problem innan de händer.
Det som är ännu mer intressant är dock Arbetsbelastningsfunktionen som gör det enkelt att hantera arbetsbelastningen för varje teammedlem:
Detta är värdefullt när du hanterar ett stort team eller flera team. Ju fler människor du behöver ta hand om, desto lättare är det att oavsiktligt underarbeta eller överarbeta någon.
Det är normalt att ha enstaka tider med mindre jobb och andra tillfälliga överfulla perioder, men långvarig misskötsel av arbetsbelastningen leder till missnöje bland de anställda. Detta kan kosta företaget en massa pengar genom minskad produktivitet och minskad personalbehållning.
Asana låter dig också förvandla vanliga processer till mallar, vilket innebär att du inte behöver uppfinna hjulet varje gång:
Detta är viktigt eftersom du behöver effektivisera saker så mycket som möjligt när du utvecklar din verksamhet.
Du kan styra vem som har tillgång till vilken information genom sekretessinställningarna som låter dig säkerställa säkerheten.
Ju större ditt team är, och speciellt om du använder frilansare, desto viktigare blir den här funktionen eftersom du inte vill att människor som just kom in genom dörren ska ha tillgång till känslig information. På tal om säkerhet, adminfunktionerna låter dig styra saker som autentisering och lösenordsstyrka, plus att du kan återställa alla lösenord i händelse av en säkerhetsöverträdelse.
Slutligen, Asana erbjuder över 100 integrationer med andra populära verktyg, inklusive Slack, Google Drive, Zapier… och även Trello!
Prissättning
Asana har fyra prisnivåer:
- Gratis grundläggande plan. Den är bäst för individer eller team som nyss kommit igång med projektledning.
- Detta är bäst för team som vill gå utöver grunderna för projektledning. Det kostar $9,99/användare/månad om det faktureras årligen och $11,99/användare/månad om det faktureras varje månad.
- Affärsplan. Detta är bäst för team och organisationer som behöver hantera arbete över flera projekt. Det kostar $19,99/användare/månad om det faktureras årligen och $23,99/användare/månad om det faktureras varje månad.
- Företagsplan. Detta är bäst för organisationer som behöver ytterligare support, säkerhet och kontroll. Du måste kontakta Asanas säljteam om du vill ta reda på priset.
Grundplanen är mycket, ja, grundläggande. Den innehåller bara kärnfunktionerna i Asana som uppgifter, listvy, tavelvy, kalendervy och förfallodatum. Du kan samarbeta med upp till 15 personer om du tar det här alternativet.
Andra planer motsvarar behoven hos ett företag baserat på dess storlek: premiumplanen är för små företag, affärsplanen är för medelstora företag och företagsplanen är för stora företag.
Du kan helt enkelt välja en plan som fungerar bäst för ditt företag baserat på storleken på ditt team.
Vad är Asanas styrkor?
Asanas huvudstyrka är dess sofistikerade och granulära kontroll över projekt.
Du har alla funktioner som du kan behöva för att hantera ett stort team eller flera team som arbetar på ett komplext projekt eller på flera komplexa projekt samtidigt.
Det är också idealiskt för situationer där relationer mellan de uppgifter som behöver göras inte är okomplicerade eftersom det hjälper dig att se helheten.
Vem är Asana bäst för?
Asana är bäst för stora organisationer där flera team arbetar med flera komplexa projekt samtidigt.
Det är särskilt värdefullt för chefer som måste övervaka projekt med många rörliga delar.
Men om du har ett litet team, kan denna programvara vara lite overkill.
Trello vs Asana: Största skillnaderna
Debatten om Trello vs Asana handlar i slutändan om enkelhet vs komplexitet. Vilket är viktigare för dig?
Med Trello får du en enkel, intuitiv, lättanvänd programvara som inte en särskilt stor inlärningskurva. Nackdelen med detta är att detta verktyg kan vara begränsat när det gäller riktigt komplexa projekt.
Till exempel är bristen på ett korrekt uppgiftsberoendesystem en stor nackdel när det gäller projekt där relationer mellan uppgifter är komplicerade.
Medan du kan hantera flera enkla projekt på Trello, kan hantering av flera komplexa projekt samtidigt visa sig vara svårt med den här programvaran.
Trellos mångsidighet kan vara bra eftersom du kan använda den för i princip vad du än kan tänka dig (personliga att göra-listor, arbetsprojekt, som CRM, etc.). Det betyder dock också att det inte är så optimerat för företagsprojektledning som det skulle kunna vara.
Med Asana, å andra sidan, får du sofistikerad programvara som har en mängd olika funktioner som kommer att göra ditt liv enklare, särskilt om du behöver kunna hantera komplexa projekt och stora team.
Du får Kanban-tavlan, så du får den största fördelen med Trello, men du får också alla ytterligare funktioner som tidslinje, portfolios etc. som kan hjälpa dig att hantera flera initiativ samtidigt.
Uppgiftsberoendesystemet är en stor fördel eftersom det är svårt att hantera komplexa projekt utan det. Naturligtvis finns det också en nackdel, alla dessa funktioner innebär att det kommer att ta lite tid att lära dig programvaran.
Ytterligare komplexitet introducerar extra bräcklighet. En person som gör ett misstag eftersom de inte riktigt har listat ut programvaran ännu kan ha en negativ inverkan på hela projektet.
Detta kan också hända med Trello, men det är mycket mindre troligt eftersom Trello är mycket enklare.
Trello vs Asana: Vilken projekthanteringsprogramvara ska du använda?
Ur ett ekonomiskt perspektiv skulle du få mer krut för pengarna med Asana.
Men du måste även ta hänsyn till den tid som krävs för att lära dig att använda den här programvaran.
Det är även viktigt att vara försiktig med fällan ”fler funktioner, bättre produkt”. Det du ska satsa på är en programvara som får jobbet gjort på enklast, möjliga sätt. Det kan vara vettigt att införskaffa en produkt som har färre funktioner om den är tillräckligt kraftfull för dina behov.
Man kan lite förenklat säga att Trello är ett bättre alternativ för småföretag med enkla processer, medan Asana fungerar bra för medelstora och stora företag som behöver extra funktioner för att hantera en större komplexitet. Om du är ett fjärrdrivet företag är båda dessa verktyg perfekta för att få saker gjorda.
I slutändan beror allt på din specifika situation. Så du kanske bör överväga att registrera dig för både Asanas och Trellos kostnadsfria planer och utforska produkterna för att se vilken som passar bäst för dig. Det finns även andra Trello-alternativ tillgängliga på marknaden, utöver dessa två.
Sammanfattning
Trello vs Asana: vilket är det bästa valet?
Varje verktyg på marknaden har sina styrkor och svagheter. Det finns ingen ”perfekt” projektledningsprogramvara. Eller, om du vill se på det från ett annat perspektiv, det bästa projektledningsverktyget är det som skulle kännas naturligt för dig att använda för att hålla reda på ditt arbete.
Det kanske är Trello. Det kanske är Asana. Det kanske är nåt annat. Det viktiga är att det fungerar för dig och ditt team.
Och för att göra det måste du förstå vad de verkliga behoven i ditt företag är och sedan välja programvaran som uppfyller dem.
Head of Content at Kinsta and Content Marketing Consultant for WordPress plugin developers. Connect with Matteo on Twitter.
Lämna ett svar