Una guía paso a paso para conectar tus hojas de cálculo a una base de datos en la nube

Las hojas de cálculo son valiosas para organizar y gestionar los datos de los clientes, especialmente para las pequeñas empresas que manejan conjuntos de datos pequeños con pocas relaciones complejas.

A medida que tus datos crecen y se hacen más complejos, con más usuarios que necesitan acceder a ellos, la gestión de datos con hojas de cálculo se vuelve muy ineficaz. Además, observar y seguir los cambios realizados en una hoja de cálculo es más complicado, y a menudo da lugar a múltiples versiones de tus datos.

Las bases de datos alojadas en la nube permiten una mejor gestión de los datos al ofrecer una plataforma para acceder a ellos, gestionarlos y organizarlos.

Este artículo muestra cómo conectar herramientas populares de hoja de cálculo, Microsoft Excel y Google Sheets, a las bases de datos alojadas en la nube MariaDB, MySQL y PostgreSQL para mejorar la gestión de datos.

Requisitos previos

Para seguir este tutorial, asegúrate de que tienes lo siguiente:

• Una Hoja de Google rellenada. Te hemos proporcionado una hoja de ejemplo para que la utilices en esta demostración.
• Coefficient instalado en la Hoja de Google.
• Un libro de Microsoft Excel con el plugin Devart instalado
• pgAdmin4 y MySQL Workbench instalados. Son interfaces gráficas para interactuar con la base de datos.

Lo esencial de la integración de hojas de cálculo y bases de datos

Las bases de datos alojadas en la nube ofrecen a las organizaciones una base de datos como servicio (DBaaS), que les permite alojar, desplegar y gestionar bases de datos eliminando el tiempo y los recursos necesarios para comprar, configurar y mantener el hardware.

Algunas de estas bases de datos son

• PostgreSQL — una robusta base de datos relacional de código abierto conocida por su fiabilidad, características extensibles y alto rendimiento. Admite la integración con numerosas herramientas y tecnologías, ayudándote a crear aplicaciones escalables.
• MySQL — una popular base de datos relacional de código abierto, que ofrece a los usuarios escalabilidad, flexibilidad y fiabilidad para crear aplicaciones SQL y NoSQL. Proporciona una base de datos de alto rendimiento y disponible para alimentar aplicaciones críticas para el negocio a un coste económico.
• MariaDB — MariaDB es otra base de datos relacional de código abierto que puede manejar grandes o pequeñas cantidades de datos, lo que la convierte en una opción fiable para la mayoría de las empresas. Aunque tiene numerosas similitudes con MySQL, es más escalable y tiene una mayor velocidad de consulta, lo que la hace muy adecuada para cargas de trabajo de rendimiento crítico.

Las bases de datos alojadas en la nube garantizan un funcionamiento ininterrumpido de la empresa gracias a numerosas funciones, como las copias de seguridad automáticas, el control de versiones y la recuperación ante desastres. Otras ventajas son:

• Escalabilidad
• Flexibilidad
• Agilidad empresarial
• Seguridad
• Ahorro de costes

Gracias a herramientas como Kinsta, puedes configurar instancias de PostgreSQL, MySQL y MariaDB en cuestión de minutos. Kinsta ofrece acceso a un sistema de bases de datos alojado en la nube, que puedes utilizar para seguir este tutorial sin riesgos y sin coste alguno.

Prepara y organiza tus datos de hoja de cálculo

Los datos actualizados de una hoja de cálculo pueden contener errores, como cifras duplicadas, ruido, valores atípicos y otros defectos, que disminuyen la calidad de los datos y afectan a la integración.

1. Prepara tus datos

Aquí tienes algunas formas de organizar y preparar tus datos para la integración en bases de datos:

• Emplea plantillas — Google Sheets y Excel contienen muchas plantillas de hojas de cálculo que te ayudarán a agilizar el formateo y la organización de tus datos. Aunque encontrar una plantilla que sirva para tu caso de uso empresarial puede parecer tedioso o complicado, utilizar una te pone en el buen camino.
• Formatea tus datos — El formateo modifica tus datos para ayudarte a visualizarlos y comprenderlos. Este proceso puede implicar dividir una única hoja compleja en varias hojas, ordenar las columnas alfabética o numéricamente en orden ascendente o descendente para facilitar la legibilidad, o cambiar los colores de las celdas para indicar su importancia.
• Limpieza de datos — La limpieza de datos elimina valores atípicos, valores duplicados o caracteres especiales. También puede implicar dividir una única columna de texto en varias columnas para evitar errores de análisis durante la integración o utilizar el formato condicional para identificar datos erróneos.
• Ocultar datos innecesarios — A veces, tus datos pueden contener información que actualmente no es útil, pero que puede ser valiosa más adelante. Excel y Google Sheets ofrecen funciones que te ayudan a ocultar estos datos innecesarios.

2. Estructura tus datos para la integración

Cuando prepares hojas de cálculo para la integración en bases de datos, éstas son algunas de las mejores prácticas:

• Registra los metadatos — Los metadatos proporcionan detalles esenciales sobre tu estructura de datos actual y su origen. Registrar tus metadatos ayuda a garantizar una asignación precisa de todos los puntos de datos para una integración satisfactoria en la base de datos.
• Representa los valores nulos y cero — Los valores nulos difieren de los valores cero y afectan a la calidad de tus datos. Registra con precisión tus valores cero cuando prepares las hojas de datos para la integración, ya que la base de datos puede interpretarlos como valores nulos, lo que puede provocar errores de restricción.
• Evita los caracteres especiales en los nombres de campo —  Introducir números, caracteres especiales y otros caracteres Unicode en los nombres de tus columnas puede provocar errores de análisis al importar datos desde hojas de cálculo. Las mejores prácticas a la hora de nombrar campos incluyen el uso de mayúsculas y minúsculas (por ejemplo, studentName) o guiones bajos para que los nombres sean más descriptivos.

Con tus datos estructurados, estás listo para integrarlos con una base de datos en la nube.

Cómo integrar con MariaDB: Un proceso paso a paso

Primero, empieza creando tu base de datos MariaDB con Kinsta. A continuación, esta guía utiliza Coefficient — un conector no-code (sin código) para importar datos de hojas de cálculo, para conectar tu instancia de base de datos a Google Sheets. Asegúrate de instalar este conector.

Conectar MySQL Workbench a MariaDB

En primer lugar, proporciona a tu instancia de base de datos MariaDB los detalles de la conexión externa.

1. Abre la página Conexiones externas y copia los campos Nombre de host externo, Nombre de usuario, Contraseña y Nombre de la base de datos.

   

   Aquí, conecta MySQL Workbench, que proporciona una interfaz gráfica de usuario para interactuar con la instancia MariaDB. Conecta MySQL Workbench a tu instancia de base de datos añadiendo una nueva conexión.

2. En la página Welcome to MySQL Workbench, haz clic en MySQL Connection en la esquina inferior izquierda.
3. En la página Setup New Connection, introduce los detalles de la conexión externa proporcionados por tu instancia de base de datos MariaDB.

   

4. Haz clic en Test Connection en la parte inferior de la página. Aparecerá una advertencia de conexión sobre una versión del servidor incompatible o no estándar. Ignora la advertencia. Ya has conectado tu instancia de base de datos a MySQL Workbench.
5. A continuación, crea una tabla llamada diabetes_table con columnas utilizando la siguiente sentencia SQL.

   CREATE TABLE `diabetes_table` (
     `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
     `Pregnancies` varchar(45) NOT NULL,
     `Glucose` int(11) NOT NULL,
     `BloodPressure` int(11) NOT NULL,
     `BMI` decimal(3,1) NOT NULL,
     `DiabetesPedigreeFunction` decimal(4,3) NOT NULL,
     `Age` int(11) NOT NULL,
     `Outcome` tinyint(4) NOT NULL,
     PRIMARY KEY (`id`),
     UNIQUE KEY `id_UNIQUE` (`id`)
   ) ENGINE=InnoDB AUTO_INCREMENT=13 DEFAULT CHARSET=utf8mb3

Conectar Google Sheets a MariaDB

1. Abre Google Sheets. La hoja de cálculo ya contiene un archivo de valores separados por comas (CSV) (diabetes.csv) con siete columnas.

   

2. Haz clic en Extensiones.

   

3. Ve a Coefficient Salesforce, Hubspot Data Connector y, a continuación, haz clic en Launch.

   

   Este paso abre el conector Coefficient en la parte derecha de tu hoja, que te permite importar y exportar datos entre Google Sheets y la base de datos MariaDB.

4. Haz clic en Export a en Coefficient y, a continuación, en MySQL. Aunque te estás conectando a una base de datos MariaDB, haces clic en MySQL porque MariaDB es una bifurcación de MySQL. Esto significa que es una base de datos MySQL con funciones adicionales.
5. Introduce los datos de conexión proporcionados por tu instancia de MariaDB y haz clic en Connect.

   

6. En la sección Source Data, selecciona diabetes en la lista Tab y Row 1 en la lista Header row (Fila de cabecera).

   

7. En la sección Destination (Destino), selecciona Sheets-db diabetes_table en la lista Table (Tabla).
8. Selecciona Insert (Insertar) en la lista Action (Acción) para insertar los datos de la hoja de cálculo.

   

   En el panel Schemas (Esquemas), verás las columnas de la hoja de cálculo.

   

9. Asigna las columnas de la hoja de cálculo a los encabezados de la tabla MariaDB y haz clic en Save.

   

10. Selecciona Specific rows on sheet (Filas específicas de la hoja) y haz clic en Next.
11. Prueba la asignación seleccionando la fila 12 y haz clic en Done selecting rows (Finalizar selección de filas).

    

12. Confirma la selección haciendo clic en Insert 1 row in MySQL. La hoja de cálculo tiene ahora una columna Record ID, una columna Result que muestra OK y una columna Timestamp que muestra la hora de la exportación.

    

13. Haz clic en Done.
14. Ahora, selecciona más filas para exportar. Haz clic en Insertar X filas en MySQL y luego en Listo.
15. Utiliza esta consulta para mostrar los datos importados en la tabla MariaDB.

    SELECT * FROM <your_db_name>.diabetes_table;

    

Conectar hojas Excel a MariaDB

Asegúrate de que tienes el plugin Devart. Este plugin te permite conectar tu hoja Excel a MariaDB, importar y editar los datos en Excel, y actualizar los cambios en tu base de datos. El plugin viene con una guía para ayudarte con la instalación.

1. Abre una hoja de Excel en blanco.
2. Haz clic en Devart en la barra de navegación superior. Verás la pestaña Devart si has instalado el plugin.

   

3. Haz clic en Obtener Datos para abrir el Asistente de Importación de Datos.

   

4. Selecciona la base de datos MySQL como Data Source (Fuente de Datos) e introduce los detalles de tu base de datos MariaDB para conectarte a ella.

   

5. Haz clic en Test Connection (Probar conexión). Aparece el mensaje “Successfully connected» (Conectado correctamente).
6. Haz clic en OK y, a continuación, en Next.
7. Utiliza Visual Query Builder o una consulta SQL personalizada para importar todos los datos de la tabla de diabetes a la hoja de Excel.

   

8. Haz clic en Finish. Ahora tienes una hoja de Excel con datos de la base de datos alojada en la nube.

   

9. Para editar y actualizar esta hoja y la base de datos, haz clic en Edit Mode.

   

   Si decides no guardar la contraseña al configurar la conexión, se te pedirá que introduzcas la contraseña de tu base de datos.

10. Vuelve a probar la conexión para asegurarte de que sigues conectado después de introducir la contraseña.
11. Selecciona dos nuevos registros para añadirlos a la base de datos.

    

12. Haz clic en Commit y, a continuación, en OK para aplicar los cambios y hacer commit de los mismos en la base de datos MariaDB.
13. Realiza una consulta para ver la base de datos actualizada. Ahora tienes dos registros nuevos.

    

Establecer una conexión con PostgreSQL

Antes de conectar e importar datos de Google Sheets a tu base de datos PostgreSQL, debes establecer una conexión fiable para garantizar un proceso de importación de datos sin problemas.

Crea una base de datos PostgreSQL en Kinsta y utiliza los detalles de la conexión para conectar pgAdmin4, una interfaz gráfica de usuario (GUI, graphical user interface).

Al igual que en la sección anterior, conecta tu instancia de base de datos a Google Sheets utilizando Coefficient.

Conectar e importar datos de Google y Excel a PostgreSQL

1. En el cuadro de diálogo Register – Server (Registro – Servidor), proporciona los detalles de tu conexión PostgreSQL. Los detalles incluyen:
   • Nombre/dirección de host
   • Puerto
   • Base de datos de mantenimiento
   • Nombre de usuario
   • Contraseña

   

2. Crea una secuencia para los valores ID de tu tabla utilizando la sentencia SQL que aparece a continuación:

   CREATE SEQUENCE IF NOT EXISTS public.diabetes_table_id_seq
       INCREMENT 1
       START 1
       MINVALUE 1
       MAXVALUE 2147483647
       CACHE 1
       OWNED BY diabetes_table.id;

3. Ahora, crea una tabla PostgreSQL llamada diabetes_table con columnas cuyo tipo de datos y restricciones coincidan con la tabla de la hoja de cálculo.

   CREATE TABLE IF NOT EXISTS public.diabetes_table
   (
       "Pregnancies" smallint NOT NULL,
       "BloodPressure" smallint NOT NULL,
       "BMI" numeric(3,1) NOT NULL,
       "Glucose" smallint NOT NULL,
       "DiabetesPedigree" numeric(4,3) NOT NULL,
       "Age" smallint NOT NULL,
       "Outcome" boolean,
       id integer NOT NULL DEFAULT nextval('diabetes_table_id_seq'::regclass),
       CONSTRAINT diabetes_table_pkey PRIMARY KEY (id)
   )
   WITH (
       OIDS = FALSE
   )
   TABLESPACE pg_default;

4. Abre diabetes.csv en Google Sheets.
5. Haz clic en Extensiones, ve a Coefficient: Salesforce, Hubspot Data Connector, y haz clic en Launch.
6. A continuación, para exportar los datos de la hoja de cálculo a la base de datos PostgreSQL, haz clic en Export to.
7. Haz clic en Connect junto a PostgreSQL.
8. Introduce tus datos de conexión PostgreSQL y haz clic en Connect.

   

9. Define cómo quieres exportar tus datos seleccionando diabetes en la lista Tab y Row 1 en la lista Header Row .

   

10. Selecciona public.diabetes_table en la lista Table de la sección Destination.
11. Selecciona Insert en la lista Action.

    

12. Asigna las columnas de la hoja a tu tabla PostgreSQL.
13. Selecciona la segunda fila y haz clic en Done selecting rows.
14. Confirma tu selección haciendo clic en Insert 1 row in PostgreSQL.. La hoja de cálculo tiene ahora una columna Record ID, una columna Result que muestra OK y una columna Timestamp que muestra la hora de la exportación.
15. Prueba tu integración exportando más filas.
16. Realiza una consulta para ver los datos importados recientemente.

    SELECT * FROM diabetes_table;

    Esta consulta muestra todos los datos de la tabla diabetes.

Conectar y exportar datos Postgres a Excel

En primer lugar, necesitas los datos de conexión a PostgreSQL.

1. Abre una hoja de Excel en blanco y haz clic en Devart.
2. Haz clic en Get Data para abrir el Asistente de Importación de Datos.
3. Selecciona la base de datos PostgreSQL de la lista de fuentes de datos y, en el Asistente de Importación de Datos, introduce los detalles de conexión para conectarte a tu base de datos.

   

4. Haz clic en Test Connection (Probar Conexión) para comprobar si la conexión se ha realizado correctamente.
5. Selecciona tu objeto y consulta tu base de datos utilizando la consulta visual. Puedes utilizar el Visual Query Builder o escribir tu propia consulta SQL personalizada para consultar tu base de datos.

   

6. Haz clic en Finish. Ahora tienes una hoja Excel con datos. Haz clic en Refresh para asegurarte de que tu hoja de cálculo está actualizada.

   

7. Haz clic en Yes para confirmar.
8. A continuación, haz clic en Edit Mode para editar y actualizar esta hoja y la base de datos.
9. Añade un nuevo registro a la hoja de cálculo y haz clic en Commit para hacer commit del cambio.

   

10. Ahora, realiza una consulta para ver la base de datos actualizada. Puedes ver que la base de datos tiene un nuevo registro.

Resumen

Las bases de datos alojadas en la nube ofrecen un espacio de trabajo colaborativo que te permite almacenar, acceder, establecer y gestionar relaciones dinámicas con los datos.

Con Kinsta, puedes crear instancias de bases de datos PostgreSQL y MySQL y utilizar los detalles de conexión proporcionados para conectarte a tus hojas de cálculo. Con esta conexión, puedes crear tus tablas de base de datos, asignar los campos de tus hojas de cálculo a los de tu base de datos en la nube y empezar a exportar tus datos.

Empieza con Kinsta para aprovechar la mejor gestión que ofrecen las bases de datos alojadas en la nube.

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Jeremy Holcombe Kinsta

Editor de Contenidos y Marketing en Kinsta, Desarrollador Web de WordPress y Redactor de Contenidos. Aparte de todo lo relacionado con WordPress, me gusta la playa, el golf y el cine. También tengo problemas con la gente alta ;).

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