¿Utilizas varias cuentas de Gmail para proyectos distintos pero no quieres perderte ningún correo electrónico a medida que vayan llegando?
Con Gmail, puedes conectar fácilmente varias cuentas y direcciones de correo electrónico con sus funciones nativas. No son necesarios complementos ni plugins de pago.
Es la solución perfecta si tienes alias (como un autor publicado), o si quieres un asistente que se encargue de los correos urgentes mientras te enfocas en el trabajo que importa.
Sólo Gmail representa el 26% de todos los correos electrónicos enviados en Internet, por lo que es muy probable que cualquier persona con la que trabajes ya tenga una cuenta. Además, para las empresas, existe una solución aún más sencilla en Google Workspace.
En este artículo, te mostraremos exactamente cómo gestionar varias cuentas de Gmail desde una sola bandeja de entrada.
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¿Cómo puedo tener varias cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada?
Si te preguntas cómo tener varias cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada, es fácil y puedes utilizar las funciones integradas de Gmail para configurarlo en unos pocos pasos.
Sólo tienes que seguir.
1. Envía una solicitud a tu segunda cuenta en la configuración de Gmail
Empieza por ir al menú de cuentas en los ajustes (tienes que ir a la sección Todos los ajustes para hacerlo).
Nota: asegúrate de empezar desde tu cuenta principal de Gmail antes de seguir más instrucciones.
A continuación, pasa a la pestaña Cuentas e importación.
Rellena el nombre y la dirección de correo electrónico de tu otra cuenta.
Confirma la información antes de pasar al siguiente paso. A continuación, envía la verificación.
Ahora tienes que ir a tu otra cuenta de Google y confirmar la solicitud que has enviado desde la principal.
2. Acepta la solicitud de tus otras cuentas
Para aceptar la solicitud, empieza por cambiar a tu segunda cuenta de Gmail. Haz clic en tu cara (o en la primera letra de tu nombre) en la esquina superior derecha para abrir el menú.
Encuentra el correo de confirmación en tu bandeja de entrada. Debería estar en la parte superior, a menos que hayas cambiado la forma de ordenar los correos electrónicos.
Abre el correo electrónico y haz clic en el enlace de confirmación que empieza por mail.google.com. Como siempre, ten cuidado con los enlaces de phishing.
Y por último, confirma la solicitud haciendo clic en el botón.
Eso es todo. Ahora deberías ver un mensaje de «¡Confirmación exitosa!».
Estáis todos conectados.
Nota: El cambio no solo afecta a la versión del navegador. Funciona automáticamente en todos los dispositivos en los que hayas iniciado sesión, incluida la aplicación de Gmail en Android o iOS.
Ahora, sólo queda probar si funciona.
3. Prueba si funciona
En primer lugar, haz clic en el botón Redactar para crear un nuevo mensaje de correo electrónico. Haz clic en el área «de» para ver si puedes seleccionar otro correo electrónico además del principal.
Si puedes ver un menú desplegable de múltiples direcciones de correo electrónico, ha funcionado. Esa es la primera parte. Ahora sabes que puedes enviar correos electrónicos como tu alias.
¿Pero qué pasa con la recepción de los mismos? Para probarlo, hay que enviar un correo electrónico a la nueva dirección y comprobar si aparece.
Si puedes verlo, eso demuestra la conexión sin duda alguna.
El correo electrónico aparece, aunque esté dirigido a una cuenta diferente.
Se ha confirmado oficialmente que tienes varias cuentas de Gmail en una sola bandeja de entrada. Y todo ello sin necesidad de iniciar varias sesiones ni de realizar ningún esfuerzo adicional.
4. Aclarar y repetir
Aclara y repite el proceso anterior para todas las cuentas que desee. Ya no necesitas esa larga lista de contraseñas.
¡Una cuenta de Google para dominarlos a todos!
Opciones para direcciones de correo electrónico que no son de Gmail: POP3/SMTP
¿Quieres aún más potencia de una sola bandeja de entrada de Gmail? También puedes conectarlo con tu correo electrónico empresarial mediante POP3 y SMTP.
Vuelve a la configuración de la cuenta en Gmail (para la cuenta principal). A continuación, haz clic en el botón de añadir correo electrónico en la sección «Comprobar el correo de otras cuentas» y escribe tu dirección de correo electrónico para continuar.
Si se trata de la dirección de correo electrónico de tu proveedor de alojamiento, debes conectarla con POP3.
Haz clic en Siguiente para continuar con la etapa en la que debes rellenar tu información POP3.
Puedes buscar «mi servidor POP3», y encontrarás la página con la información relevante de inmediato. También puedes entrar en el panel de control de tu alojamiento y encontrar la información allí.
En cPanel, la información tiene este aspecto.
Asegúrate de marcar la casilla «utilizar siempre una conexión segura» y elige la configuración adecuada.
Si has introducido toda la información correctamente, deberías ver este mensaje de confirmación.
Si quieres enviar los correos electrónicos, no sólo recibirlos, debes repetir los pasos, pero esta vez para el correo SMTP y saliente. Si es así, mantén marcado el sí, haz clic en el botón Siguiente.
Rellena los campos correspondientes, elige el puerto adecuado y haz clic en Añadir cuenta.
Para finalizarlo, visita la bandeja de entrada de tu correo electrónico empresarial y haz clic en el enlace del correo electrónico de confirmación.
¿Cómo organizar los correos electrónicos de varias cuentas de Gmail?
Ahora que estás recibiendo correos electrónicos de varias cuentas de Google, y tal vez incluso de tu correo electrónico del trabajo, la bandeja de entrada es probablemente mucho para manejar.
Así que ahora te mostraremos cómo organizarlos en diferentes carpetas para que tu bandeja de entrada de correo electrónico sea más fácil de navegar.
Cambiar a la vista de múltiples bandejas de entrada
Cambia a la vista de múltiples bandejas de entrada abriendo la configuración rápida y haciendo clic en el enlace de personalización bajo «múltiples bandejas de entrada».
A continuación, querrás separar las direcciones de correo electrónico utilizando el filtro «to:[email protected]». Esto ordenará los correos electrónicos según el destinatario, y puedes dar un nombre a cada nueva sección (opcional).
Desplázate hacia abajo para guardar los cambios en la nueva configuración.
Deberías ver inmediatamente el nuevo diseño.
Si tienes éxito, la sección que creaste para la dirección de correo electrónico mostrará tu correo electrónico de prueba. Se completará tan pronto como recibas más mensajes de correo electrónico.
Si no fuera así (por una equivocación o por otros errores), no verías ningún mensaje de correo electrónico en la sección.
También puedes utilizar algunos de estos 22 complementos y extensiones de Gmail para facilitar la tarea.
Bonus: Gestionar las firmas de varios correos electrónicos en dos sencillos pasos
En Gmail, añadir firmas de correo electrónico es muy fácil. Varias cuentas de Gmail en una misma bandeja de entrada no cambian eso. Puedes asignar fácilmente cada firma a una única dirección de correo electrónico.
Así es como se hace:
Dirígete a la página de configuración general y desplázate hasta la sección de firmas.
Si no tienes ninguna, crea una nueva y elige un nombre fácilmente identificable. Por ejemplo, si sólo usas una dirección para fines comerciales, ponle «firma comercial».
A continuación, puedes asignar una dirección de correo electrónico por defecto a cada firma.
Repite este proceso para todas tus direcciones de correo electrónico. Es así de sencillo.
Nota: Asegúrate de establecer tu firma principal para tu cuenta por defecto. Una firma de correo electrónico inexacta no transmite precisamente profesionalidad.
¿Por qué necesitas varias cuentas de correo electrónico?
Hay muchos casos de uso diferentes para la integración de múltiples cuentas, y esta solución no es adecuada para todos ellos.
Supongamos que quieres configurar un asistente personal con tus correos electrónicos, no hay problema. Este método permite escanear y responder a los correos electrónicos sin entregarles directamente tu cuenta de correo electrónico personal.
Pero si quieres utilizar varios correos electrónicos para fines comerciales, hay una forma mejor.
Con Google Workspace (antes GSuite), puedes crear fácilmente alias para cada usuario o dirección de correo electrónico de tu cuenta empresarial.
Y ninguna de tus direcciones de correo electrónico tiene que llevar la marca «gmail.com». En su lugar, puedes utilizar tu nombre de dominio.
Eso dará a los clientes potenciales una primera impresión mucho mejor.
Además, no sólo pagas por las funciones de correo electrónico empresarial. También tienes acceso al almacenamiento en la nube, a la gestión de archivos, a las hojas de cálculo y mucho más. Es posible que tu empresa ya utilice Google Workspace.
Para las empresas: Utiliza los alias del espacio de trabajo de Google
Con Google Workplace, el proceso es aún más rápido. Puedes configurarlo fácilmente para tus empleados en lugar de indicarles cómo hacerlo ellos mismos.
Vamos a verlo detalladamente.
¿Cómo configurar los alias de Google Workspace? (antes G Suite)
La forma más rápida de configurar los alias de Google Workspace es asignarlos al crear nuevos usuarios.
Regístrate en una nueva cuenta de Google Workspace y sigue el tutorial.
Google Workspace te permite añadir los alias de correo electrónico simplemente escribiéndolos.
Si tienes direcciones de correo electrónico corporativas, esta es la forma más rápida de transferirlas. Para obtener más información sobre cómo trasladarlas a Google Workplace, consulta la sección de nuestra guía sobre la creación de una dirección de correo electrónico profesional.
Si ya utilizas Google Workspace, sigue estos pasos:
Navega hasta la sección de Usuarios.
A continuación, haz clic en el usuario para el que deseas añadir direcciones de correo electrónico o alias alternativos.
Haz clic en el cuadro de información del usuario para ampliarlo.
A continuación, amplía la casilla Direcciones de correo electrónico alternativas.
Y por último, añade tantos alias de correo electrónico como desees.
Una vez configurados, puedes utilizar precisamente estos alias desde tu bandeja de entrada de Gmail, como se ha demostrado en la sección anterior.
¿Cuántos correos electrónicos tengo con Google Workspace (G Suite)?
Cada usuario de Google Workspace (antes G Suite) puede tener hasta 30 alias. Eso facilita dirigir todas las direcciones de correo electrónico para el trabajo administrativo a una persona específica.
Aunque tu empresa sólo tenga un asistente, puedes transmitir la imagen de una gran organización. Solo tienes que configurar diferentes correos electrónicos que se ajusten a los distintos departamentos y solicitudes.
Por ejemplo, puedes tener correos electrónicos personalizados como:
Aprovéchalo al máximo.
Resumen
Tanto si quieres hacerlo por motivos de trabajo como si quieres tener direcciones de correo electrónico adicionales para proyectos personales, Gmail facilita la gestión de varias cuentas.
Lo único que tienes que hacer es enviar un correo electrónico de confirmación y aceptarlo. Puedes tenerlo hecho en unos minutos. Con Google Workplace, es incluso más fácil que eso.
Lo difícil es mantener el control de todos los correos electrónicos de todas esas fuentes. Para ayudarte a gestionar tu nueva bandeja de entrada multicuenta de forma eficiente, asegúrate de mejorar con los operadores de búsqueda de Gmail… ¡podrían ahorrarte mucho tiempo!
Editor en jefe de Kinsta y consultor de marketing de contenidos para desarrolladores de plugins de WordPress. Conéctese con Matteo en Twitter.
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