Trello e Asana são dois dos mais populares ferramentas de gerenciamento de projetos lá fora. Então aqui está a pergunta: Trello vs Asana, qual deles você deve escolher para o seu negócio?
Vamos descobrir com a nossa comparação em profundidade!
Trello
O Trello começou como uma Produto da Fog Creek Software.
De acordo com Joel Spolsky, fundador da Trello, eles escreveram a primeira linha de código para este produto em janeiro de 2011.
Ele diz que depois de três meses de trabalho, o software foi útil o suficiente para ser lançado, mas eles decidiram poli-lo um pouco mais antes de apresentá-lo ao público. Software Fog Creek lançou o Trello em Setembro de 2011 na conferência Disrupt da Tech Crunch.
Era um produto inovador de gerenciamento de projetos que se baseava no Sistema de produtividade Kanban.
O sistema Kanban foi desenvolvido por um engenheiro industrial japonês Taiichi Ohno numa tentativa de melhorar o processo de fabricação da Toyota.
Foi um sucesso tão grande que este sistema se estendeu além da fabricação de automóveis para outras indústrias, como varejo, software e até mesmo cinema.
Atraiu também a atenção dos indivíduos que a viram como uma forma de melhorar a sua produtividade.
Aqui está como o quadro Kanban mais básico Parece que sim:
É claro que um conselho Kanban para uma grande organização é muito mais complicado do que isso, mas você começa a idéia.
A Fog Creek Software construiu uma ferramenta que permitiu que as empresas criassem uma placa Kanban digital.
Aqui está o conselho de uma empresa fictícia chamada Artist Exploitation, Inc. que Joel Spolsky usado na sua apresentação Disrupt:
Tens de te lembrar que é de há quase uma década atrás.
Na época, usar uma placa Kanban em um software de gerenciamento de projetos era uma idéia revolucionária, além de criá-la era um sério desafio técnico.
A apresentação de Joel Spolsky foi um sucesso: ele conseguiu “Alavancem 6 minutos de fama em 130.000 olhos” e 22% dessas pessoas inscreveram-se na Trello.
Spolsky atribui este sucesso ao facto de terem um produto sólido:
“Se tivéssemos lançado Trello de 3 meses de idade, não seria tão AWESOME. Talvez até mesmo eu. Não quero 131.000 olhos em mim.”
A partir daí, a Trello cresceu explosivamente e atingiu 10 milhões de utilizadores em 2015.
No entanto, como Hiten Shah aponta em seu artigo “Por que a Trello não conseguiu construir um negócio de mais de 1 bilhão de dólares, seus concorrentes estavam trabalhando duro nas placas Kanban. Em breve, uma ideia outrora revolucionária acabou por se tornar um lugar comum.
Ásana introduziram em 2016 a sua própria funcionalidade Kanban board (mais abaixo), “fortemente inspirada” pela Trello:
“Definitivamente damos crédito total à Trello. Este é claramente o produto que fez um bom trabalho como pioneiro desta visão. Vemos a Trello como uma característica, não como um produto.”
disse o co-fundador do Asana, Justin Rosenstein.
De qualquer forma, a Trello continuou crescendo e atingiu 25 milhões de usuários em 2017. Nesse mesmo ano, foi adquirida pela Atlassian por 425 milhões de dólares.
Hoje, a Trello tem mais de 35 milhões de utilizadores e é uma das empresas mais respeitadas no espaço de gestão de projetos.
Principais Características
Então, o que é que a Trello oferece exactamente aos seus utilizadores?
O sistema Kanban continua a ser o núcleo da Trello. Ele oferece uma grande progressão visual para os projetos porque você pode ver cada cartão se movendo da esquerda para a direita à medida que o trabalho na tarefa progride.
Como você pode ver, a interface do usuário é praticamente a mesma que era em 2011, exceto que agora é visualmente mais atraente.
Você pode convidar quantas pessoas quiser para a sua prancha gratuitamente, o que é ótimo se você trabalhar com uma grande equipe.
Você pode organizar seu trabalho criando quadros, listas, depois cartões para cada tarefa e, em seguida, movendo cartões através da lista conforme você avança nas tarefas.
Estes cartões não são apenas uma versão digital de notas pegajosas. Você pode adicionar muitas informações a eles, como descrição da tarefa, data de vencimento, etiqueta, lista de verificação do andamento, anexos, etc.
A propósito, falando de listas de verificação e datas de vencimento, o Trello tem um Calendário Power-Up que lhe permite visualizar cartões com datas de vencimento num calendário.
A Trello não tem um sistema de dependência de tarefas. No entanto, é possível utilizar determinados elementos dentro dos cartões, como listas de verificação e anexos, para representar dependências de tarefas. É possível ler mais sobre administração de dependências de tarefas aqui.
Os cartões também têm um recurso de comentários, então se você precisar discutir algo relacionado a essa tarefa, você pode fazê-lo dentro do cartão:
Isso é útil porque permite que você mantenha a comunicação em um único lugar, ao contrário de estar espalhada por vários canais (e-mail, mensagens instantâneas, mensagens de texto, etc.).
A Trello também tem um sistema de notificação que o mantém actualizado, enviando-lhe notificações dentro da aplicação, via e-mail, via browser e via telemóvel.
Essas notificações são sincronizadas através de todos os dispositivos para que você não tenha que lidar com o incômodo de ler notificações que aparecem como não lidas. E se você receber uma notificação por e-mail, você pode responder diretamente por e-mail.
Há também uma poderosa função de pesquisa que o ajuda a encontrar rapidamente o que quer que seja que esteja à procura.
E se quiseres usar Trello com mais do que um grupo de pessoas, podes usar Trello Teams (dessa forma, podes ter uma equipa de família, uma equipa de amigos, uma equipa de trabalho, etc.).
A Trello tem uma variedade de Power-Ups. Eles permitem que você ative recursos adicionais em suas placas e integre o software com seus aplicativos favoritos.
Por exemplo, alguns dos Power-ups mais populares incluem o anteriormente mencionado Calendar Power-Up, bem como o Google Drive, e o Slack Power-ups:
Você pode ver uma lista de todos os Power-Ups aqui. Há muitos deles!
O Trello também oferece várias extensões de browser que são úteis quando se utiliza muito o Trello. Por exemplo, com a extensão PopClip, pode guardar o texto seleccionado na Trello no Mac. Você pode ver uma lista de todas as extensões do navegador aqui.
Além disso, vale a pena notar que a Trello leva a privacidade a sério. Tens controlo total sobre quem vê a tua prancha. Além disso, eles usam conexão SSL/HTTTPS.
Preços
A Trello tem três níveis de preços:
- De graça. Este é o plano mais básico. Eles prometem que vai ficar livre para sempre.
- Classe Executiva. Isto é um plano mensal de $9,99/usuário. Destina-se a pequenas e médias empresas que precisam de mais funcionalidades do que as que vêm com a versão gratuita.
- Este é um plano que começa em $20.83/usuário/mês, mas o preço depende de quantos assentos você precisa (quanto maior a sua equipe, menor o custo por usuário).
Todos os três planos oferecem quadros ilimitados, listas ilimitadas e cartões ilimitados, o que torna este um grande ferramenta para startups.
No entanto, quando se trata de recursos mais avançados, como automação e power-ups, o plano livre é bastante limitado.
Além disso, o plano gratuito não oferece muito em termos de segurança. Se você quiser ser capaz de definir permissões administrativas avançadas, enviar convites restritos a domínios ou desativar membros, você precisará atualizar para a Classe Executiva ou para a Empresa.
Além disso, os planos de prêmios oferecem mais de 100 integrações, usando as quais podem dar à sua equipe um aumento significativo de produtividade.
Quais são os pontos fortes da Trello?
A principal força da Trello é a sua simplicidade.
Isto é importante porque cada ferramenta que você introduz à sua equipe requer que as pessoas invistam tempo para dominá-la. A simplicidade reduz o tempo necessário para treinar novos membros da equipe.
Além disso, a Trello é incrivelmente versátil. Foi criado com as empresas em mente, por isso é seguro assumir que o seu caso de uso mais comum é o gerenciamento de projetos para uma pequena empresa.
No entanto, ele também pode ser usado para gerenciar praticamente qualquer projeto que você pode pensar, desde o planejamento de férias para organizar uma festa para renovar uma casa.
Na verdade, na sua “25 milhões! Celebrar com 4 novos Top-Requested Trello Features” Trello co-fundador da Trello Michael Pryor compartilhou que a equipe é frequentemente surpreendida pelos casos de uso que eles vêem. Dirigindo-se aos utilizadores, disse ele:
“São maneiras pioneiras de usar o Trello que nunca poderíamos ter imaginado. Dos seus gasodutos de vendas vitais aos seus quadros de férias, dos seus kanbans aos seus recipientes de latas, dos seus roadmaps aos seus quadros de receitas: Os seus usos criativos da Trello para ser mais produtivo no trabalho e em casa continuam a surpreender-nos.”
Isto é ótimo porque você pode usar a mesma ferramenta para gerenciar projetos pessoais e profissionais.
Para quem Trello é o melhor?
A Trello funciona melhor para pequenas empresas que têm processos claros e lineares e querem um software simples e intuitivo que os membros da equipa possam dominar rapidamente.
O que você precisa fazer é perguntar a si mesmo se você poderia gerenciar seu negócio com um conselho Kanban físico se toda a sua equipe trabalhasse no mesmo escritório.
A maioria dos proprietários de pequenas empresas poderia fazer isso, o que significa que provavelmente beneficiariam da utilização da Trello, especialmente se estivessem a trabalhar em projetos simples.
No entanto, se a sua equipa é demasiado grande e os seus projetos são demasiado complexos, então a Trello provavelmente não a cortará.
Asana
Asana foi fundada em 2008 por Justin Rosenstein e Dustin Moskovitz. Moskovitz é um co-fundador do Facebook e Rosenstein é um ex-Google e ex-Facebook engenheiro.
Ambos trabalharam para melhorar o gerenciamento de projetos e aumentar a produtividade dos funcionários no Facebook.
Esta experiência levou-os a perceber que incrivelmente As pessoas inteligentes muitas vezes ficam presas gastando a maior parte do seu tempo em “trabalhar no trabalho”, ou seja, em coisas como comunicação por e-mail, rastreamento de informações e certificando-se de que todos estão na mesma página.
No Facebook, Moskovitz e Rosenstein colaboraram num projeto interno de gestão de projetos chamada “Tarefas”, que surgiu rapidamente dentro da empresa. Na altura não pensavam assim, mas agora vêem este software como um protótipo para o Asana. A popularidade do Tasks fez com que percebessem que havia necessidade de um produto como este.
Em 2008, deixaram o Facebook para começar o Asana. Os fundadores demoraram algum tempo a desenvolver o produto antes de o disponibilizarem ao público. Eles lançaram a versão beta gratuita em novembro de 2011. O lançamento comercial oficial foi em abril de 2012.
Asana chamou a atenção dos investidores antes de serem lançados, o que provavelmente se deveu, pelo menos em parte, às ligações dos fundadores com a indústria de tecnologia.
Eles primeiro levantaram capital na primavera de 2011 com uma rodada de anjo de US $ 1,2 milhões, que foi logo seguido por uma série de uma rodada de US $ 9 milhões em novembro de 2011. Vale notar que os investidores iniciais incluíam Peter Thiel (que mais tarde se juntou ao conselho de administração do Asana) e Sean Parker.
Asana rapidamente se tornou uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos. Mas a equipa não descansou sobre os louros. Eles continuaram a melhorar incansavelmente os seus produtos, ouvindo os clientes e desenvolvendo as funcionalidades mais solicitadas.
Como resultado, dez anos depois que Moskovitz e Rosenstein deixaram o Facebook para iniciar o Asana, a empresa atingiu uma valorização de US$ 1,5 bilhão, e hoje tem mais de 60.000 clientes pagantes. Além disso, os fundadores da empresa estão tão confiantes em seu produto que anunciaram recentemente que todos os 500 empregados do Asana estão a abandonar o e-mail interno.
O que isso significa é que as pessoas ainda serão capazes de alcançar os funcionários do Asana por e-mail, mas não será usado para comunicação dentro da empresa. Disse Moskovitz:
“É muito natural que todos estejam organizando suas conversas sobre o trabalho real […] Na maioria das vezes, quando você está tendo uma discussão por e-mail com seus colegas de trabalho, é realmente sobre algum projeto no qual você está trabalhando, ou alguns itens de ação, ou metas. No Asana, tudo isso está organizado em ‘projetos’ ou ‘tarefas’ e cada um deles pode ter tópicos de conversa à sua volta. Então as nossas conversas acontecem lá.”
Esta é uma medida ousada que dá mais credibilidade à Ásana. Afinal, se o software é bom o suficiente para uma empresa de $1,5 bilhão, então provavelmente é bom o suficiente para o seu negócio também.
Principais Características
Asana é uma sofisticada ferramenta de gerenciamento de projetos que lhe permite lidar com projetos complexos.
O Asana tem uma funcionalidade Boards que se baseia no sistema Kanban e permite visualizar o seu trabalho com uma progressão visual semelhante à do Trello.
No entanto, embora a placa seja o núcleo do produto Trello, no Asana é apenas uma das funcionalidades (como deve lembrar-se, o Asana só o introduziu em 2016).
Também vale a pena notar que, ao contrário da Trello, Asana tem uma boa sistema de gerenciamento de dependências de tarefas:
Por exemplo: você pode marcar uma tarefa como aguardando outra tarefa. Então, uma vez que a primeira tarefa estiver concluída, a pessoa que estava esperando por ela receberá uma notificação e prosseguirá com sua própria tarefa.
Tenha em mente que uma única tarefa pode ser dependente de várias outras tarefas e várias tarefas podem ser dependentes de apenas uma outra tarefa.
Outra característica chave é a Linha do Tempo que você pode usar para criar um plano que mostra como várias peças do quebra-cabeça que é o seu projeto se encaixam. Esta é uma forma adicional de visualizar o progresso. Ajuda-o a manter-se no caminho certo com os prazos:
Se alguma coisa mudar, você pode facilmente ajustar a linha do tempo e ver como a mudança afeta todo o projeto. A propósito, você pode desenhar dependências de tarefas na linha de tempo, o que torna muito mais fácil acompanhar tudo o que está acontecendo em um projeto complexo.
Existe também a funcionalidade Calendário que lhe permite ver o seu trabalho num calendário, permitindo-lhe detectar conflitos de agenda, por exemplo:
O recurso Portfólios é uma maneira fácil de monitorar todas as suas iniciativas em um lugar que é útil quando você está trabalhando em vários projetos principais ao mesmo tempo. Você também pode verificar KPI’s e informações críticas em portfólios em tempo real para antecipar quaisquer problemas importantes antes que eles aconteçam.
O que é ainda mais interessante, no entanto, é a funcionalidade Workload que facilita a gestão da carga de trabalho de cada membro da equipa:
Isto é valioso quando está a administrar uma grande equipe ou várias equipes. Quanto mais pessoas você precisa cuidar, mais fácil é trabalhar de forma inadvertida ou sobrecarregar alguém.
É normal ter períodos de inatividade ocasionais e períodos de crise ocasionais, mas a má gestão prolongada da carga de trabalho leva à insatisfação dos funcionários. Isso pode custar muito dinheiro à empresa através da diminuição da produtividade e da retenção de funcionários.
O Asana também permite que você transforme processos comuns em templates, o que significa que você não precisa reinventar a roda toda vez:
Isto é importante porque você quer agilizar as coisas tanto quanto possível como você crescer o seu negócio.
Você pode controlar quem tem acesso a quais informações através das configurações de privacidade que permitem que você garantir a segurança.
Quanto maior for a tua equipa, e especialmente se usares freelancers, quanto mais importante esta funcionalidade se torna, pois você não quer que as pessoas que entraram pela porta tenham acesso a informações confidenciais. Falando em segurança, os recursos de administração permitem que você controle coisas como autenticação e força da senha, além de poder redefinir todas as senhas no caso de uma violação de segurança.
Finalmente, Asana oferece mais de 100 integrações com outras ferramentas populares, incluindo Slack, Google Drive, Zapier… E até a Trello!
Preços
Asana tem quatro níveis de preços:
- Plano básico gratuito. É melhor para indivíduos ou equipes que estão apenas começando com o gerenciamento de projetos.
- Plano Premium. É melhor para equipes que querem ir além do básico do gerenciamento de projetos. Custa $9,99/usuário/mês se for faturado anualmente e $11,99/usuário/mês se for faturado mensalmente.
- Plano de negócios. É melhor para equipes e organizações que precisam gerenciar o trabalho em vários projetos. Custa $19,99/usuário/mês se for faturado anualmente e $23,99/usuário/mês se for faturado mensalmente.
- Plano da Enterprise. É melhor para organizações que precisam de suporte, segurança e controle adicionais. Você precisa entrar em contato com a equipe de vendas da Asana se quiser saber o preço.
O plano básico é muito, bem, básico. Ele só inclui os recursos centrais do Asana, como Tarefas, Vista de lista, Vista de diretoria, Vista de calendário e datas de vencimento. Você pode colaborar com até 15 pessoas se optar por esta opção.
Outros planos correspondem às necessidades de uma empresa com base na sua dimensão: o plano Premium é para pequenas empresas, o plano Business é para médias empresas e o plano Enterprise é para grandes empresas.
Você pode simplesmente escolher um plano que funcione melhor para a sua empresa com base no tamanho da sua equipe.
Quais são os pontos fortes do Asana?
A principal força da Asana é sua sofisticação e controle granular sobre os projetos.
Você tem todas as características que você pode precisar para gerenciar uma grande equipe ou várias equipes que trabalham em um projeto complexo ou em vários projetos complexos simultaneamente.
Também é ideal para situações em que as relações entre as tarefas que precisam ser feitas não são simples porque ajudam você a ver o panorama geral.
Para quem Asana é o melhor?
A Asana é a melhor solução para grandes organizações onde várias equipes estão trabalhando em vários projetos complexos simultaneamente.
É especialmente valioso para os gestores que têm de supervisionar projetos com muitas peças móveis.
No entanto, se tiveres uma equipa pequena, este software pode ser um pouco exagerado.
Trello vs Asana: Principais Diferenças
O debate Trello vs Asana resume-se à simplicidade vs complexidade. O que é mais importante para ti?
Com o Trello, obtém um software simples, intuitivo e fácil de utilizar que não tem grande curva de aprendizagem. A desvantagem disto é que esta ferramenta pode ser limitada quando se trata de projetos realmente complexos.
Por exemplo, a falta de um sistema adequado de dependência de tarefas é uma grande desvantagem quando se trata de projetos onde as relações entre tarefas são complicadas.
Além disso, embora possa administrar vários projetos simples no Trello, fazer malabarismos com vários projetos complexos ao mesmo tempo pode revelar-se difícil utilizar este software.
A versatilidade do Trello pode ser óptima porque pode ser usada para praticamente tudo o que se possa pensar (listas pessoais de tarefas, projetos de trabalho, como um CRM, etc.). No entanto, isso também significa que ele não é tão otimizado para o gerenciamento de projetos empresariais quanto poderia ser.
Com o Asana, por outro lado, obtém um software sofisticado que tem uma variedade de funcionalidades que lhe facilitarão a vida, especialmente se precisar de administrar projetos complexos e grandes equipas.
Você obtém o conselho Kanban, para obter o principal benefício da Trello, mas também obtém todas as funcionalidades adicionais, como Linha do Tempo, Portfólios, etc., que podem ajudá-lo a administrar várias iniciativas ao mesmo tempo.
O sistema de dependência de tarefas é uma grande vantagem porque é difícil administrar projetos complexos sem ele. Claro que também há uma desvantagem, todas estas características significam que vai demorar algum tempo a aprender a contornar o software.
A complexidade adicional introduz fragilidade extra. Uma pessoa cometendo um erro porque ainda não entendeu bem o software e pode ter um impacto negativo em todo o projeto.
Isto também pode acontecer com a Trello, mas é muito menos provável, uma vez que a Trello é muito mais simples.
Trello vs Asana: Que software de gerenciamento de projetos você deve usar?
Do ponto de vista financeiro, estarias a ficar com mais dinheiro pelo teu dinheiro com o Asana.
No entanto, você também precisa contabilizar o investimento de tempo necessário para aprender a usar este software.
Também é importante ser cauteloso com a armadilha “mais características, melhor produto”. O que você quer é um software que faça o trabalho da maneira mais simples possível. Pode fazer sentido optar por um produto com menos funcionalidades se for suficientemente potente para as suas necessidades.
Em suma, a Trello pode ser uma melhor opção para pequenas empresas com processos simples, enquanto o Asana funciona bem para médias e grandes empresas que necessitam de funcionalidades adicionais para lidar com a complexidade com que estão a lidar. Se você é um companhia remota, estas duas ferramentas são perfeitas para fazer as coisas.
Em última análise, tudo depende da sua situação particular. É por isso que deves considerar inscrever-te nos planos gratuitos de Asana e Trello e explorar os produtos para ver qual deles tem mais impacto em ti. Além dessas duas, há muitas alternativas Trello adicionais disponíveis no mercado.
Resumo
Trello vs Asana: qual é a melhor escolha?
Cada ferramenta no mercado tem os seus pontos fortes e fracos. Não há nenhum software de gestão de projetos “perfeito” lá fora. Ou, se você quiser olhar para as coisas de outra perspectiva, a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos é aquela que você se sentiria natural usando para manter o controle do seu trabalho.
Talvez seja Trello. Talvez seja Asana. Talvez seja outra coisa. O importante é que funcione para si e para a sua equipa.
E para fazer isso, você precisa entender quais são as necessidades reais do seu negócio e, em seguida, escolher o software que atende a elas.
Editor-chefe da Kinsta e consultor de marketing de conteúdo para desenvolvedores de plugins do WordPress. Conecte-se com Matteo no Twitter.
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