L’e-mail est bien vivant. Surtout dans un contexte professionnel, où le travailleur américain moyen passe 28 % de sa semaine de travail à lire des e-mails, à y répondre et à en envoyer.
Malgré les moyens de communication alternatifs comme Slack ou d’autres outils de collaboration, 90 % des Américains de plus de 15 ans interrogés utilisent encore activement l’e-mail.
Voici le résultat : l’e-mail est le principal moyen de communication sur le lieu de travail.
Si vous envisagez de créer une entreprise, votre propre agence ou de travailler en free-lance, il est donc essentiel de disposer d’une adresse e-mail professionnelle appropriée.
Dans cet article, nous expliquons pourquoi c’est important, nous donnons des exemples et nous vous expliquons comment obtenir un e-mail professionnel avec un domaine personnalisé.
Commençons !
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Pourquoi est-il important de créer une adresse e-mail professionnelle ?
Il y a de fortes chances que vous envoyiez régulièrement des e-mails à vos clients potentiels et existants. C’est souvent la première étape de la mise en réseau et de l’établissement d’une relation en ligne.
Cela fait de votre adresse e-mail un élément crucial de votre marque, que vous devez protéger et améliorer autant que possible.
En tant que travailleur indépendant ou propriétaire d’entreprise, vous ne pouvez pas vous permettre de donner la première impression qu’une adresse électronique comme « [email protected] » dégage.
Tout d’abord, il est difficile de juger correctement de l’origine de l’e-mail, en un coup d’œil. Deuxièmement, même avec un e-mail plus sérieux comme « [email protected] », vos destinataires n’ont aucun moyen facile de confirmer votre identité.
Tout le monde peut créer une adresse Gmail ou Outlook avec n’importe quel nom. Comment un client potentiel peut-il confirmer que vous êtes bien la personne que vous dites être, à moins que votre adresse e-mail ne le fasse ?
Une réticence à investir dans une adresse e-mail professionnelle indique que vous n’êtes pas très sérieux dans votre entreprise. C’est pourquoi vous voulez une adresse e-mail comme [email protected] ou [email protected].
Idées d’adresses e-mail professionnelles
Vous trouverez ci-dessous une liste exhaustive d’exemples pour votre adresse e-mail professionnelle. Le style de l’adresse de messagerie que vous devez choisir dépend du nom de domaine que vous avez enregistré pour votre entreprise.
Si vous utilisez le nom de la société pour le nom de domaine et votre adresse e-mail, vous devez le mélanger et le faire correspondre à votre prénom, votre nom de famille ou vos initiales. Vous pouvez également indiquer votre fonction dans l’entreprise dans l’adresse de messagerie si vous avez besoin d’une autorité supplémentaire.
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
En général, tout ce qui comporte votre nom ou vos initiales est suffisant, et il n’est pas nécessaire de compliquer les choses à l’excès. Si vous avez déjà travaillé pour une grande entreprise, il y a de fortes chances que vous ayez eu un e-mail comme l’un de ceux-ci.
Si votre nom de domaine enregistré est votre nom complet ou votre nom de famille, il n’est pas nécessaire de le doubler. Vous pouvez utiliser un mot de remplissage comme contact ou email, ou vous pouvez utiliser votre position ou vos initiales pour compléter une adresse électronique de nom de domaine personnel.
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (Par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
- [email protected] (par exemple, [email protected])
La variable la plus importante dans votre e-mail professionnel est le nom de domaine que vous choisissez. Si vous voulez être pris au sérieux en tant qu’entreprise par d’autres sociétés, le moins que vous puissiez faire est d’enregistrer le bon nom de domaine.
Comment obtenir une adresse e-mail professionnelle lorsque votre nom est déjà pris
Nous avons couvert de nombreux modèles et alternatives que vous pourriez utiliser pour trouver une adresse de messagerie. Mais la plupart d’entre eux reposent sur le fait que vous puissiez obtenir votre nom ou celui de votre entreprise sur un .com ou un autre domaine de confiance.
Si toutes les variantes de votre nom complet et de vos initiales, ainsi que du nom de votre entreprise, sont prises, ne perdez pas espoir.
La meilleure approche consiste à combiner le nom ou la raison sociale de votre entreprise avec votre lieu d’implantation.
Non seulement cela permettra aux gens de vous trouver facilement en ligne, mais indirectement cela aidera aussi votre site web avec le SEO pour les recherches locales et les listes de Google Business. Ce n’est pas pour rien que tant d’entreprises sont appelées « Votre ville + plombier » et autres variantes, même en 2020.
Si votre entreprise n’est pas basée dans un endroit et que vous n’allez pas rester longtemps dans votre ville actuelle, alors vous devez faire preuve d’un peu de créativité.
Vous pourriez commencer par mélanger et faire correspondre vos initiales et vos noms, ou ajouter votre nom ou vos initiales au nom de votre entreprise, et voir comment cela vous semble.
Quelle est la meilleure option d’hébergement professionnel d’e-mail ?
Bon, vous avez donc décidé d’un domaine de messagerie personnalisé. Mais quelle est la meilleure option pour héberger et traiter vos e-mails ?
Vous avez plusieurs options différentes, allant de l’utilisation des options incluses avec votre fournisseur d’hébergement à l’option d’une solution premium comme Google Workspace (anciennement G Suite), que nous utilisons ici chez Kinsta.
Toute notre équipe obtient des adresses e-mail fiables et de la marque, mais elle conserve également l’UX familière de Gmail pour ses communications professionnelles.
Et c’est la partie émergée de l’iceberg.
Pourquoi Google Workspace est le meilleur choix pour une adresse e-mail de marque professionnelle ?
Avec ses filtres anti-spam de pointe, sa recherche intelligente, sa boîte de réception intuitive et bien rangée et ses nombreuses intégrations de modules, Gmail est l’un des meilleurs services d’e-mail du marché.
Et le meilleur, c’est que nous recevons bien plus que des e-mails. Tous les membres de notre équipe bénéficient de 30 gigaoctets de stockage et d’un accès aux fonctionnalités avancées de l’ensemble des applications de la suite Google dans le cloud.
Vous pouvez également utiliser Google Hangouts Chat comme alternative à Slack, ou même étendre et créer des flux de travail personnalisés avec Google Apps Scripts. Lisez notre article consacré aux avantages de Google Workspace pour obtenir des informations plus détaillées.
Comment créer une adresse e-mail professionnelle avec Google Workspace
La création et l’enregistrement de votre première adresse de messagerie professionnelle peuvent vous sembler compliqués. Mais cela devient un processus simple lorsque vous le décomposez étape par étape.
Tout d’abord, si vous n’avez pas encore de nom de domaine, vous devez en enregistrer un. Vous aurez également besoin d’un hébergement web premium avec prise en charge de DNS.
Si vous avez déjà un domaine et un site web, vous pouvez passer directement à la troisième étape.
1. Enregistrez votre nom de domaine
Choisissez un bureau d’enregistrement de domaine fiable comme Google Domains ou Namecheap. Recherchez un domaine .com, .co ou un autre domaine populaire disponible avec une combinaison de votre nom complet ou du nom de votre entreprise.
Restez à l’écart des domaines peu fiables ou douteux comme le .biz et autres. Une fois que vous avez choisi votre nom de domaine, passez la commande et vous serez l’heureux propriétaire d’un nouveau nom de domaine.
2. Créez votre compte d’entreprise Google Workspace
Tout d’abord, allez dans Google Workspace, et cliquez sur le bouton « Get Started ». Une fois que vous aurez fait cela, vous commencerez le processus d’inscription.
Remplissez les informations de base nécessaires, notamment votre nombre d’employés, le nom de votre entreprise et votre pays. Il est important de choisir le pays où votre entreprise est enregistrée.
Ne choisissez pas les États-Unis parce que vous voulez que la langue soit l’anglais.
Cliquez sur « Étape suivante » pour continuer.
L’étape suivante consiste à remplir votre nom et votre adresse e-mail existante. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le bouton « Étape suivante ».
Ensuite, confirmez que vous disposez déjà d’un domaine pour votre entreprise. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez en enregistrer un auprès du bureau d’enregistrement de domaines de Google avant de poursuivre.
Si vous avez déjà un domaine, remplissez le domaine et cliquez sur « Étape suivante » pour continuer.
Confirmez que le domaine est correct, puis cliquez sur « Étape suivante » pour confirmer votre sélection.
Enfin, créez un nom d’utilisateur et un mot de passe pour finaliser votre compte G Suite. Cochez le Captcha et appuyez sur le bouton « Accepter et continuer » pour passer à l’étape suivante.
Note : Si vous avez déjà un fournisseur d’e-mail pour la messagerie professionnelle, assurez-vous de saisir le bon nom d’utilisateur.
Confirmez que vous avez choisi le bon plan de paiement pour Google Workspace avant de continuer.
Si vous nous avez suivis jusqu’ici sans problème, vous avez créé votre compte Google Workspace.
3. Vérifiez votre domaine Google Workspace
Maintenant que vous avez créé un utilisateur, dirigez-vous vers la console d’administration de Google et connectez-vous avec vos nouveaux identifiants.
Une fois que vous vous êtes connecté, un tutoriel vous aidera à configurer Google Workspace. Vous commencerez par vérifier votre domaine Google Workspace.
Cliquez sur le bouton « Vérifier » pour ouvrir vos options de vérification du domaine.
L’option par défaut consiste à ajouter un enregistrement TXT aux enregistrements DNS de votre site d’entreprise. L’ajout de l’enregistrement TXT à votre DNS n’affectera en rien votre site web ou votre domaine.
Une fois que vous avez sélectionné l’option TXT, Google génère un code qui commence par google-site-verify. Cliquez sur le bouton « Copier » pour copier le code dans votre presse-papiers.
Vous devez maintenant accéder à l’outil DNS de votre hébergeur dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre. Ne fermez pas l’onglet Google Workspace.
Les clients de Kinsta doivent utiliser l’outil DNS de Kinsta.
Cliquez sur le bouton « Ajouter un nouvel enregistrement DNS » en haut de la page. Cela devrait ouvrir un nouvel onglet où vous pourrez ajouter un enregistrement.
Sélectionnez « TXT » dans le menu déroulant « Type ».
Copiez et collez le code de vérification dans, et appuyez sur le bouton « Ajouter un enregistrement DNS »..
Une fois que vous avez terminé, revenez à l’onglet où se trouve la page d’inscription sur Google Workspace.
Faites défiler la page jusqu’en bas et cliquez sur le bouton « Vérifier mon domaine » pour terminer la vérification.
Note : les enregistrements DNS peuvent prendre quelques minutes avant d’être effectifs, il faudra donc un certain temps avant que Google puisse procéder à l’authentification.
4. Ajouter des utilisateurs dans Google Workspace
Si vous n’êtes pas le seul employé de votre entreprise, c’est le meilleur moment pour ajouter les autres utilisateurs. Surtout si vous utilisez déjà un autre service de messagerie pour traiter les e-mails.
Cliquez sur le bouton « Créer des comptes » pour continuer.
Remplissez le nom et le nom d’utilisateur, puis cliquez sur le bouton « Ajouter un nouvel utilisateur ».
Répétez l’opération pour tous les membres de votre équipe.
Si votre entreprise possède déjà des adresses e-mail, assurez-vous que chaque nom d’utilisateur correspond exactement à celui qui existe déjà.
5. Activer Gmail pour votre compte Google Workspace
La dernière étape consiste à activer Gmail pour vos comptes Google Workspace.
Cliquez sur le bouton « Activer » pour passer à l’étape suivante.
Sur la page, vous verrez les enregistrements MX suivants :
- l.google.com / priority = 1
- aspmx.l.google.com / priority = 5
- aspmx.l.google.com / priority = 5
- aspmx.l.google.com / priority = 10
- aspmx.l.google.com / priority = 10
Vous devrez ouvrir un nouvel onglet et vous rendre sur l’outil DNS de votre hébergeur, ou réouvrir l’onglet de l’outil DNS de l’ancien.
En général, vous devez faire des copier-coller manuellement, mais pas avec Kinsta. Comme nous sommes de grands fans de Google Workspace, nous avons créé une solution en un clic pour aider nos clients à la mettre en place rapidement.
Il suffit d’accéder au DNS de Kinsta via MyKinsta, et de cliquer sur le bouton « Ajouter des enregistrements Gmail MX » en haut de la page.
Les enregistrements MX, comme les serveurs de noms, sont les mêmes, quel que soit l’utilisateur, donc vous n’avez rien à changer. Appuyez sur le bouton « Ajouter 5 enregistrements » pour continuer.Confirmer les enregistrements Gmail MX
Comme les changements peuvent prendre un certain temps avant d’être mis en œuvre, vous pouvez prendre une pause thé ou café avant de continuer.
Méthode alternative pour les autres hébergeurs
Pour les autres hébergeurs, vous devrez accéder à votre outil DNS, par exemple en vous connectant à votre cPanel et en ouvrant l’éditeur de zone DNS.
Sélectionnez le domaine approprié, puis cliquez sur le bouton « Ajouter un enregistrement » pour ouvrir une nouvelle fenêtre.
Remplissez la priorité appropriée, puis copiez-collez la destination. Vérifiez que tout est correct, puis cliquez sur « Ajouter un enregistrement » pour terminer. Répétez le processus pour les quatre autres destinations MX.
Si votre hébergeur a activé l’e-mail par défaut, vous devrez peut-être supprimer les enregistrements MX existants.
Une fois que vous avez terminé, vous devez retourner à l’onglet d’inscription de Google Workspace et faire défiler la page vers le bas, puis cliquer sur le bouton « Activer ».
Il faudra un moment pour le vérifier. Si, dans un premier temps, il ne détecte pas les nouveaux enregistrements, donnez-lui quelques minutes, puis appuyez sur le bouton « Réessayer l’activation ».
Une fois les changements mis en ligne, Google trouvera les enregistrements MX et vous amènera sur l’écran final.
Vous avez maintenant fini de configurer votre adresse de messagerie professionnelle via Google Workspace et vous pouvez vous connecter via Gmail pour accéder à vos e-mails et les envoyer.
Il ne reste plus qu’à vérifier que votre nouvelle adresse e-mail professionnelle fonctionne.
7. Testez votre adresse e-mail
Puisque Google a confirmé que vous avez correctement saisi les enregistrements MX, cette étape n’est techniquement pas nécessaire.
Mais c’est le moyen le plus rapide d’emporter votre nouvel e-mail dans la boîte de réception Gmail.
Ouvrez un autre compte de courrier électronique, Gmail, Outlook, AOL, peu importe. Composez un nouvel e-mail et saisissez votre nouvelle adresse de messgaerie dans le champ « Pour ».
Rédigez un sujet au hasard comme « Premier e-mail » et envoyez-le.
Maintenant, rendez-vous sur Gmail et connectez-vous avec vos identifiants Google Workspace.
Si vous avez tout fait correctement, vous devriez voir dans votre boîte de réception l’e-mail de test que vous envoyez depuis votre autre compte.
Vous pouvez également essayer de composer et d’envoyer un e-mail dans l’autre sens pour confirmer que vous pouvez également sans problème envoyer des e-mails.
Comment recevoir des e-mails sur votre messagerie professionnelle sur ordinateur / applications mobiles
Dans cette section, nous verrons rapidement comment vous pouvez mettre en place différentes applications avec votre nouvel e-mail professionnel.
Configuration de votre nouvel e-mail Google Workspace dans Mail for Windows 10
Si vous préférez utiliser votre application Windows 10 Mail au lieu de votre navigateur, la mise en place se fait sans effort.
Si vous n’avez pas encore créé de compte de messagerie, il vous suffit d’ouvrir l’application. Elle vous invitera automatiquement à « Ajouter un compte ».
Si vous avez déjà un compte actif, déconnectez-vous de celui-ci et cliquez sur le lien « Ajouter un nouveau compte ».
Ensuite, cliquez sur le bouton « Google », et connectez-vous avec vos identifiants Google Workspace.
Google vous demandera de confirmer que vous autorisez Windows à acceder à vos données.
Il suffit de faire défiler la page jusqu’en bas et de cliquer sur « Autoriser ».
Une fois que vous aurez fait cela, vous pourrez lire et envoyer des e-mails depuis l’application Windows 10 Mail.
La configuration est faite et vous n’avez plus rien à faire du tout.
Configuration de votre nouvel e-mail Google Workspace sur un Mac
Si vous ne souhaitez pas accéder à l’application web Gmail via votre navigateur, vous pouvez facilement ajouter votre nouvelle adresse de messagerie Google Workspace pour l’application Mail.
Tout d’abord, ouvrez votre application Mail. Ensuite, cliquez sur l’option « E-mail » dans le menu supérieur pour développer les principales préférences.
Sélectionnez l’option « Ajouter un compte », choisissez « Google », puis cliquez sur « Continuer ».
À partir de là, vous commencerez le processus d’activation facile.
Si vous le souhaitez, vous pouvez même sélectionner les applications à synchroniser avec le compte, pas seulement l’e-mail, mais aussi votre calendrier et vos notes.
Vous pouvez désormais envoyer et recevoir des e-mails à partir de votre nouvelle adresse en utilisant l’application Mail.
Comment utiliser votre adresse de messagerie professionnelle sur les appareils mobiles
Puisque vous avez configuré votre adresse e-mail via Google Workspace, y accéder sur votre téléphone portable est très simple.
Utilisation de l’application Gmail officielle
Si vous n’utilisez pas encore l’application Gmail, qui est disponible pour iOS et Android, téléchargez-la et connectez-vous avec vos nouveaux identifiants Google Workspace. C’est simple.
Si vous l’utilisez déjà avec une autre adresse, vous devrez y ajouter votre nouvelle adresse e-mail professionnelle.
Pour ce faire, ouvrez votre application Gmail sur votre téléphone.
Sur les appareils Android, appuyez sur l’icône hamburger pour développer le menu, faites défiler jusqu’en bas et cliquez sur « Paramètres »
De là, il vous suffit de cliquer sur le lien « Ajouter un compte ».
Ensuite, cliquez sur le bouton « Google » pour ouvrir la page de connexion du compte Google.
Vous devrez peut-être saisir le code pin de votre smartphone avant de pouvoir continuer.
Une fois que vous avez vu la page « Configurer l’e-mail », connectez-vous avec votre compte Google Workspace.
C’est tout.
Si vous utilisez un iPhone, les étapes sont assez similaires. Tapez sur votre miniature dans le coin supérieur droit de l’application Gmail
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, dans laquelle vous devrez choisir l’option « Ajouter un autre compte » :
Vous devriez maintenant avoir la possibilité d’ajouter votre adresse de messagerie professionnelle fraîchement créée, il vous suffit ici de choisir Google comme option préférée :
Et si vous ne souhaitez pas utiliser l’application Gmail, mais plutôt l’application de messagerie standard de vos appareils ? Voici comment y ajouter votre adresse e-mail professionnelle.
Utilisation de l’application de messagerie standard Android
Pour accéder à votre adresse e-mail Gmail à partir de l’application « Messagerie » par défaut de votre téléphone Android, la première chose à faire est de vous rendre dans les paramètres des comptes.
Ensuite, appuyez sur l’option « Ajouter un compte » et sélectionnez l’application « Messagerie » ou « Email » (Email est l’application par défaut pour les téléphones Samsung).
Enfin, sélectionnez Gmail/Google Workspace, et connectez-vous à votre nouveau compte Google Workspace.
Une fois connecté, vous recevrez des e-mails et des notifications de votre adresse professionnelle.
Utilisation de l’application Mail sur les appareils iOS
Sur les iPhones, vous suivrez le même processus.
Ouvrez le menu Mots de passe et comptes dans les paramètres généraux d’iOS.
Touchez l’option « Ajouter un compte », puis sélectionnez Google :
Complétez votre identifiant et attendez que l’application Mail vérifie votre connexion.
Enfin, sélectionnez des paramètres supplémentaires comme les contacts et le carnet d’adresses, et enregistrez le nouveau compte.
Vous pouvez désormais accéder à votre adresse e-mail professionnelle Google Workspace depuis vos appareils équipés d’iOS.
Resumé
Créer une adresse de messagerie professionnelle, c’est un peu comme jeter les bases de vos futures communications professionnelles. Vous pouvez choisir de configurer votre adresse e-mail via un hébergeur traditionnel et son tableau de bord cPanel. Vous pouvez également opter pour un hébergement infogéré et intégrer votre compte Google Workspace en quelques clics.
Essayez simplement de ne pas passer trop longtemps à être obsédé par l’adresse e-mail, assurez-vous qu’elle comporte votre vrai nom ou vos initiales, et lancez votre entreprise. C’est le plus important !
Rédacteur en chef chez Kinsta et consultant en marketing de contenu pour les développeurs de plugins WordPress. Connectez-vous avec Matteo sur Twitter.
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