Trello vs Asana – Où gérer vos projets en 2024?

Trello et Asana sont deux des outils de gestion de projet les plus populaires. Donc, voilà la question : Trello vs Asana, que choisir pour votre entreprise ?

Découvrons-le grâce à notre comparaison approfondie !

Trello

Trello a commencé en tant que Fog Creek Software.

Selon Joel Spolsky, fondateur de Trello, ils ont écrit la première ligne de code pour ce produit en janvier 2011.

Il dit qu’après trois mois de travail, le logiciel a été assez utile pour être lancé, mais ils ont décidé de le fignoler encore un peu avant de le présenter au public. Fog Creek Software a lancé Trello en septembre 2011 lors de la conférence Tech Crunch’s Disrupt.

Il s’agissait d’un produit de gestion de projet novateur qui s’appuyait sur le système de gestion de projet du système de productivité Kanban.

Le système Kanban a été développé par un ingénieur industriel japonais Taiichi Ohno dans le but d’améliorer le processus de fabrication de Toyota.

Ce fut un tel succès que ce système s’est étendu au-delà de la fabrication automobile à d’autres industries telles que la vente au détail, les logiciels, et même le cinéma.

Il a également attiré l’attention des personnes qui y voyaient un moyen d’améliorer leur productivité.

Voici à quoi le tableau Kanban le plus basique ressemble :

Bien sûr, un tableau Kanban pour une grande organisation est beaucoup plus compliqué que cela, mais vous voyez l’idée.

Fog Creek Software a construit un outil qui a permis aux entreprises de créer un tableau Kanban numérique.

Voici le tableau d’une société fictive appelée Artist Exploitation, Inc. que Joel Spolsky a utilisé dans sa présentation Disrupt :

Maintenant, vous devez vous rappeler que ça date d’il y a presque dix ans.

A l’époque, l’utilisation d’un tableau Kanban dans un logiciel de gestion de projet était une idée révolutionnaire, et sa création représentait un sérieux défi technique.

La présentation de Joel Spolsky a été un succès : il a réussi pour « 6 minutes de gloire dans 130 000 yeux » et 22% de ces gens se sont inscrits sur Trello.

Spolsky attribue ce succès au fait qu’ils avaient un produit solide :

« Si nous avions lancé Trello, âgé de 3 mois, ça n’aurait pas été si génial. Peut-être même BOF. Je ne veux pas 131 000 yeux sur un truc BOF. »

Dès lors, Trello a connu une croissance explosive et a atteint 10 millions d’utilisateurs en 2015.

Cependant, comme le souligne Hiten Shah dans son article « Pourquoi Trello a échoué à construire un business de plus d’1 miliion de dollars », leurs concurrents ont travaillé dur sur les tableaux Kanban. Une idée autrefois révolutionnaire est finalement devenue banale.

Asana a introduit sa propre fonctionnalité de tableau Kanban en 2016 (plus d’informations ci-dessous), « fortement inspiré » par Trello :

« Nous donnons tout le crédit à Trello. C’est clairement le produit qui a fait un bon travail de pionnier dans ce domaine. (…) Nous voyons Trello comme une caractéristique, pas comme un produit. »

a déclaré Justin Rosenstein, cofondateur d’Asana.

Quoi qu’il en soit, Trello a continué de croître et a atteint 25 millions d’utilisateurs en 2017. La même année, c’était l’acquisition par Atlassian pour 425 millions de dollars.

Aujourd’hui, Trello compte plus de 35 millions d’utilisateurs et est l’une des entreprises les plus respectées dans le domaine de la gestion de projets.

Caractéristiques principales

Ok, alors qu’est-ce que Trello offre exactement à ses utilisateurs ?

Le système Kanban reste le cœur de Trello. Il offre une grande progression visuelle pour les projets car vous pouvez voir chaque carte se déplacer de gauche à droite au fur et à mesure que le travail progresse sur la tâche.

Comme vous pouvez le constater, l’interface-utilisateur est à peu près la même qu’en 2011, sauf qu’elle est maintenant plus attrayante visuellement.

Vous pouvez inviter gratuitement autant de personnes que vous le souhaitez, ce qui est formidable si vous travaillez avec une grande équipe.

Vous pouvez organiser votre travail en créant des tableaux, des listes, puis des cartes pour chaque tâche, puis en déplaçant les cartes dans la liste à mesure que vous progressez dans les tâches.

Ces cartes ne sont pas seulement une version numérique de notes autocollantes. Vous pouvez y ajouter beaucoup d’informations, telles que la description de la tâche, la date d’échéance, le libellé, une liste de contrôle de progression, des fichiers jointes, etc.

D’ailleurs, en parlant de listes de contrôle et de dates d’échéance, Trello a un Calendrier Power-Up qui vous permet de voir les cartes avec des dates d’échéance dans un calendrier.

Trello n’a pas de système de dépendance des tâches. Toutefois, vous pouvez utiliser certains éléments à l’intérieur des cartes, tels que les listes de contrôle et les pièces jointes, pour représenter les dépendances des tâches. Vous pouvez en savoir plus ici sur la gestion des dépendances des tâches.

Les cartes ont également une fonction de commentaires, donc si vous avez besoin de discuter de quelque chose en rapport avec cette tâche, vous pouvez le faire à l’intérieur de cette carte :

C’est pratique parce que cela vous permet de garder la communication au même endroit plutôt que de la disperser sur plusieurs canaux (e-mail, messagerie instantanée, messagerie texte, etc.).

Trello dispose également d’un système de notification qui vous tient informé en vous envoyant des notifications à l’intérieur de l’application, par e-mail, via un navigateur et via votre mobile.

Ces notifications sont synchronisées à travers tous les appareils pour que vous n’ayez pas à faire face à la gêne occasionnée par la lecture de notifications qui s’affichent comme non lues. Et si vous recevez une notification par e-mail, vous pouvez y répondre directement par e-mail.

Il y a aussi une fonction de recherche puissante qui vous aide à trouver rapidement ce que vous cherchez.

Et si vous voulez utiliser Trello avec plus d’un groupe de personnes, vous pouvez utiliser les Équipes Trello (ainsi, vous pouvez avoir une équipe familiale, une équipe d’amis, une équipe de travail, etc.)

Trello a une variété de Power-Ups. Ils vous permettent d’activer des fonctionnalités supplémentaires sur vos cartes et d’intégrer le logiciel avec vos applications préférées.

Par exemple, certains des Power-ups les plus populaires incluent le Power-Up Calendrier mentionné précédemment, ainsi que des Power-ups Google Drive, et Slack :

Vous pouvez afficher une liste de tous les Power-Ups ici. Il y en a beaucoup !

Trello offre également diverses extensions de navigateur qui sont pratiques lorsque vous utilisez beaucoup Trello. Par exemple, avec l’extension PopClip, vous pouvez enregistrer le texte sélectionné dans Trello sur Mac. Vous pouvez voir une liste de toutes les extensions de navigateur ici.

De plus, il est important de noter que Trello prend la protection de la vie privée au sérieux. Vous avez un contrôle total sur qui voit votre tableau. De plus, ils utilisent une connexion SSL/HTTPS.

Tarification

Trello a trois niveaux de prix :

• Free : C’est le forfait le plus élémentaire. Ils promettent qu’il restera gratuit pour toujours.
• Business Class : Il s’agit d’un forfait mensuel à 9,99$/utilisateur. Il s’adresse aux petites et moyennes entreprises qui ont besoin de plus de fonctionnalités que celles de la version gratuite.
• Enterprise : Il s’agit d’un forfait qui commence à 20,83$/utilisateur/mois, mais le prix dépend du nombre de places dont vous avez besoin (plus votre équipe est grande, moins cela coûte par utilisateur).

Les trois forfaits offrent des conseils illimités, des listes illimitées et des cartes illimitées, ce qui en fait un excellent outil pour les startups.

Cependant, lorsqu’il s’agit de fonctionnalités plus avancées telles que l’automatisation et les power-ups, le forfait gratuit est assez limité.

De plus, le forfait gratuit n’offre pas grand-chose en termes de sécurité. Si vous souhaitez pouvoir définir des permissions d’administration avancées, envoyer des invitations limitées à un domaine ou désactiver des membres, vous devrez passer en Classe Business ou en Entreprise.

De plus, les forfaits payants offrent plus de 100 intégrations, ce qui peut donner à votre équipe un gain de productivité significatif.

Quelles sont les forces de Trello ?

La principale force de Trello est sa simplicité.

C’est important parce que chaque outil que vous présentez à votre équipe exige que les gens investissent du temps dans sa maîtrise. La simplicité réduit le temps nécessaire à la formation des nouveaux membres de l’équipe.

De plus, Trello est incroyablement polyvalent. Il a été créé avec les entreprises à l’esprit, il est donc sûr de supposer que leur cas d’utilisation le plus commun est la gestion de projet pour une petite entreprise.

Cependant, il peut aussi être utilisé pour gérer à peu près n’importe quel projet auquel vous pouvez penser, qu’il s’agisse de planifier des vacances, d’organiser une fête ou de rénover une maison.

En fait, dans son article « 25 millions ! Celebrate With 4 New Top-Requested Trello Features » Le co-fondateur de Trello, Michael Pryor, a partagé que l’équipe est souvent surprise par les cas d’utilisation qu’elle voit. S’adressant aux utilisateurs, il a dit :

« Vous êtes les premiers à utiliser Trello d’une façon que nous n’aurions jamais imaginée. De vos canaux de vente vitaux à vos tableaux de vacances, vos kanbans à vos bacs à canettes, de vos feuilles de route à vos tableaux de recettes : Vos utilisations créatives de Trello pour être plus productif au travail et à la maison continuent de nous étonner. »  

C’est génial car vous pouvez utiliser le même outil pour gérer vos projets personnels et professionnels.

À qui s’adresse Trello ?

Trello fonctionne mieux pour les petites entreprises qui ont des processus clairs et linéaires et qui veulent un logiciel simple et intuitif que les membres de l’équipe peuvent maîtriser rapidement.

Ce que vous devez faire est de vous demander si vous pourriez gérer votre entreprise avec un tableau Kanban physique si toute votre équipe travaillait dans le même bureau.

La plupart des propriétaires de petites entreprises pourraient le faire, ce qui signifie qu’ils bénéficieraient probablement de l’utilisation de Trello, surtout s’ils travaillent sur des projets simples.

Cependant, si votre équipe est trop nombreuse et vos projets trop complexes, alors Trello n’y arrivera probablement pas.

Asana

Asana a été fondée en 2008 par Justin Rosenstein et Dustin Moskovitz. Moskovitz est cofondateur de Facebook et Rosenstein est un ex-ingénieur de Google et ex-Facebook.

Ils ont tous deux travaillé à l’amélioration de la gestion de projet et à l’augmentation de la productivité des employés sur Facebook.

Cette expérience les a amenés à réaliser qu’incroyablement Les gens intelligents passent souvent la plupart de leur temps à « travailler autour du travail », c’est-à-dire à communiquer par e-mail, à chercher de l’information et à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Alors qu’ils étaient sur Facebook, Moskovitz et Rosenstein ont collaboré à la gestion d’un projet interne. appelé Tâches, qui a rapidement décollé au sein de l’entreprise. Ils ne voyaient pas les choses de cette façon à l’époque, mais ils voient maintenant ce logiciel comme un prototype pour Asana. La popularité de Tasks leur a fait réaliser qu’il y avait un besoin pour un tel produit.

En 2008, ils ont quitté Facebook pour commencer Asana. Les fondateurs ont pris le temps de développer le produit avant de le mettre à la disposition du public. Ils ont lancé la version bêta gratuite en novembre 2011. Le lancement commercial officiel a eu lieu en avril 2012.

Asana a attiré l’attention des investisseurs avant son lancement, ce qui était probablement dû au moins en partie aux liens des fondateurs dans l’industrie technologique.

La première levée de fonds a eu lieu au printemps 2011 avec un tour de table de 1,2 million de dollars, suivi d’un tour de série A de 9 millions de dollars en novembre 2011. Il est intéressant de noter que les investisseurs initiaux comprenaient Peter Thiel (qui s’est ensuite joint au conseil d’administration d’Asana) et Sean Parker.

Asana est rapidement devenu un outil de gestion de projet populaire. Mais l’équipe ne s’est pas reposée sur ses lauriers. Ils n’ont cessé d’améliorer sans cesse leur produit en étant à l’écoute des clients et en développant les fonctionnalités les plus demandées.

En conséquence, dix ans après le départ de Moskovitz et Rosenstein de Facebook pour lancer Asana, l’entreprise a atteint une valeur de 1,5 milliard de dollars et compte aujourd’hui plus de 60.000 clients payants. De plus, les fondateurs de l’entreprise ont tellement confiance en leur produit qu’ils ont récemment annoncé que les 500 employés d’Asana se débarrassent des emails internes.

Cela signifie que les gens pourront toujours joindre les employés d’Asana par e-mail, mais qu’il ne sera pas utilisé pour communiquer au sein de l’entreprise. Dit Moskovitz :

« C’est tout à fait naturel pour tout le monde d’organiser ses conversations autour du travail réel (…) La plupart du temps, quand vous avez une discussion par e-mail avec vos collègues, il s’agit en fait d’un projet sur lequel vous travaillez, ou de certaines actions ou objectifs. Dans Asana, tout cela est organisé en ‘projets’ ou ‘tâches’ et chacun d’entre eux peut avoir des fils de conversation autour d’eux. Donc nos conversations ont lieu là-bas. »

C’est un geste audacieux qui donne à Asana une crédibilité supplémentaire. Après tout, si le logiciel est assez bon pour une entreprise de 1,5 milliard de dollars, alors il est probablement assez bon pour votre entreprise.

Caractéristiques principales

Asana est un outil de gestion de projet sophistiqué qui vous permet de gérer des projets complexes.

Asana dispose d’une fonction de tableaux basée sur le système Kanban qui vous permet de visualiser votre travail avec une progression visuelle similaire à celle de Trello.

Cependant, bien que le tableau soit au cœur du produit Trello, dans Asana ce n’est qu’une des caractéristiques (comme vous vous en souvenez peut-être, Asana ne l’a pas introduite avant 2016).

Il est également intéressant de noter que, contrairement à Trello, Asana a une propre système de gestion de dépendance des tâches :

Par exemple : vous pouvez marquer une tâche comme étant en attente d’une autre tâche. Ensuite, une fois cette première tâche terminée, la personne qui l’attendait recevra une notification, et procédera à sa propre tâche.

Gardez à l’esprit qu’une seule tâche peut dépendre de plusieurs autres tâches et que plusieurs tâches peuvent dépendre d’une seule autre tâche.

Une autre caractéristique clé est la chronologie (Timeline) que vous pouvez utiliser pour créer un plan qui montre comment les différentes pièces du puzzle de votre projet s’assemblent. C’est une façon supplémentaire de visualiser la progression. Cela vous aide à respecter les échéances :

Si quelque chose change, vous pouvez facilement ajuster la chronologie et voir comment le changement affecte l’ensemble du projet. D’ailleurs, vous pouvez dessiner des dépendances de tâches sur la chronologie, ce qui facilite grandement le suivi de tout ce qui se passe dans un projet complexe.

Il y a aussi la fonction Calendrier qui vous permet de visualiser votre travail sur un calendrier, ce qui vous permet de repérer les conflits d’horaire par exemple :

La fonction portfolios est un moyen facile de suivre toutes vos initiatives en un seul endroit, ce qui est pratique lorsque vous travaillez sur plusieurs grands projets en même temps. Vous pouvez également consulter en temps réel les indicateurs clés de performance et les informations critiques des portfolios pour anticiper les problèmes majeurs avant qu’ils ne surviennent.

Ce qui est encore plus intéressant, cependant, c’est la fonction de charge de travail (Workload) qui facilite la gestion de la charge de travail de chaque membre de l’équipe :

C’est très utile lorsque vous gérez une grande équipe ou plusieurs équipes. Plus il y a de personnes dont vous devez vous occuper, plus il est facile de sous-exploiter ou de surmener quelqu’un par inadvertance.

Il est normal d’avoir des temps de ralentissement occasionnels et des temps de crise occasionnels, mais une mauvaise gestion prolongée de la charge de travail entraîne l’insatisfaction des employés. Cela peut coûter beaucoup d’argent à l’entreprise en raison de la baisse de la productivité et de la fidélisation des employés.

Asana vous permet également de transformer les processus courants en modèles, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de réinventer la roue à chaque fois :

C’est important parce que vous voulez rationaliser les choses autant que possible au fur et à mesure que vous développez votre entreprise.

Vous pouvez contrôler qui a accès à quelles informations grâce aux réglages de confidentialité qui vous permettent d’assurer la sécurité.

Plus votre équipe est nombreuse, et surtout si vous utilisez des indépendants, plus cette fonction devient importante puisque vous ne voulez pas que les personnes qui viennent de franchir le pas de la porte aient accès à des renseignements de nature délicate. En parlant de sécurité, les fonctions d’administration vous permettent de contrôler des choses comme l’authentification et la force des mots de passe, et vous pouvez réinitialiser tous les mots de passe en cas de brèche de sécurité.

Enfin, Asana offre plus de 100 intégrations avec d’autres outils populaires, dont Slack, Google Drive, Zapier… Et même Trello !

Tarification

Asana a quatre niveaux de prix :

• Forfait de base gratuit. C’est mieux pour les individus ou les équipes qui ne font que commencer la gestion de projet.
• Forfait Premium. C’est la meilleure solution pour les équipes qui veulent aller au-delà des principes de base de la gestion de projet. Il coûte 9,99 $/utilisateur/mois si facturé annuellement et 11,99 $/utilisateur/mois si facturé mensuellement.
• Forfait Business. C’est la meilleure solution pour les équipes et les organisations qui ont besoin de gérer le travail sur plusieurs projets. Il en coûte 19,99$/utilisateur/mois si facturé annuellement et 23,99$/utilisateur/mois si facturé mensuellement.
• Forfait Enterprise. C’est la meilleure solution pour les organisations qui ont besoin d’un soutien, d’une sécurité et d’un contrôle supplémentaires. Vous devez contacter l’équipe commerciale d’Asana si vous voulez connaître le prix.

Le forfait de base est très basique. Il n’inclut que les fonctionnalités de base d’Asana telles que les tâches, la vue en liste, la vue en tableau, la vue en calendrier, et les dates d’échéance. Vous pouvez collaborer avec jusqu’à 15 personnes si vous optez pour cette option.

D’autres forfaits correspondent aux besoins d’une entreprise en fonction de sa taille : le forfait Premium s’adresse aux petites entreprises, le forfait Business aux moyennes entreprises et le forfait Enterprise aux grandes entreprises.

Vous pouvez simplement choisir le forfait qui convient le mieux à votre entreprise en fonction de la taille de votre équipe.

Quelles sont les forces d’Asana ?

La principale force d’Asana est sa sophistication et son contrôle granulaire des projets.

Vous disposez de toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion d’une grande équipe ou de plusieurs équipes qui travaillent simultanément sur un projet complexe ou sur plusieurs projets complexes.

Il est également idéal pour les situations où les relations entre les tâches à accomplir ne sont pas simples, car il vous aide à avoir une vue d’ensemble.

Pour qui Asana est le meilleur ?

Asana est idéal pour les grandes organisations où plusieurs équipes travaillent simultanément sur plusieurs projets complexes.

C’est particulièrement utile pour les gestionnaires qui doivent superviser des projets comportant un grand nombre de pièces mobiles.

Cependant, si vous avez une petite équipe, ce logiciel pourrait être un peu exagéré.

Trello contre Asana : Principales différences

Le débat Trello vs Asana se résume à la simplicité vs complexité. Qu’est-ce qui est le plus important pour vous ?

Avec Trello, vous obtenez un logiciel simple, intuitif et facile à utiliser qui a une petite courbe d’apprentissage. L’inconvénient est que cet outil peut être limité lorsqu’il s’agit de projets vraiment complexes.

Par exemple, l’absence d’un système approprié de dépendance des tâches est un grand désavantage lorsqu’il s’agit de projets où les relations entre les tâches sont complexes.

De plus, si vous pouvez gérer plusieurs projets simples sur Trello, jongler avec plusieurs projets complexes en même temps peut s’avérer difficile avec ce logiciel.

La polyvalence de Trello peut être grande parce que vous pouvez l’utiliser pour à peu près tout ce à quoi vous pouvez penser (listes de choses personnelles à faire, projets de travail, CRM, etc). Cependant, cela signifie aussi qu’il n’est pas aussi optimisé qu’il pourrait l’être pour la gestion de projets d’affaires.

Avec Asana, d’autre part, vous obtenez un logiciel sophistiqué qui a une variété de fonctionnalités qui vous faciliteront la vie, surtout si vous avez besoin de gérer des projets complexes et de grandes équipes.

Vous avez le tableau Kanban, donc vous bénéficiez de l’avantage principal de Trello, mais vous obtenez également toutes les fonctionnalités supplémentaires telles que la chronologie, les portfolios, etc. qui peuvent vous aider à gérer plusieurs initiatives en même temps.

Le système de dépendance des tâches est un énorme avantage car il est difficile de gérer des projets complexes sans elle. Bien sûr, il y a aussi un inconvénient, toutes ces caractéristiques signifient qu’il faudra un certain temps pour apprendre à vous y retrouver dans le logiciel.

Une complexité supplémentaire introduit une fragilité supplémentaire. Une personne qui commet une erreur parce qu’elle n’a pas encore bien compris le logiciel pourrait avoir un impact négatif sur l’ensemble du projet.

Cela peut aussi arriver avec Trello, mais c’est beaucoup moins probable puisque Trello est beaucoup plus simple.

Trello contre Asana : Quel logiciel de gestion de projet devriez-vous utiliser ?

Du point de vue financier, vous en auriez plus pour votre argent avec Asana.

Cependant, vous devez également tenir compte du temps nécessaire pour apprendre à utiliser ce logiciel.

Il est également important de se méfier du piège « plus de fonctionnalités, meilleur produit ». Ce que vous voulez, c’est un logiciel qui accomplit le travail de la façon la plus simple possible. Il peut être judicieux d’opter pour un produit qui a moins de fonctionnalités s’il est assez puissant pour répondre à vos besoins.

En bref, Trello pourrait être une meilleure option pour les petites entreprises avec des processus simples, tandis qu’Asana fonctionne bien pour les moyennes et grandes entreprises qui ont besoin de fonctionnalités supplémentaires pour gérer la complexité à laquelle elles font face. Si vous êtes une entreprise travaillant à distance, ces deux outils sont parfaits pour faire avancer les choses.

En fin de compte, tout dépend de votre situation particulière. C’est pourquoi vous pourriez envisager de vous inscrire aux forfaits gratuits d’Asana et de Trello et d’explorer les produits pour voir lequel vous convient le mieux. En plus de ces deux produits, il existe de nombreuses autres alternatives à Trello disponibles sur le marché.

Résumé

Trello vs Asana : quel est le meilleur choix ?

Chaque outil sur le marché a ses forces et ses faiblesses. Il n’existe pas de logiciel de gestion de projet « parfait ». Ou, si vous voulez voir les choses d’un autre point de vue, le meilleur outil de gestion de projet est celui que vous utiliseriez naturellement pour faire le suivi de votre travail.

C’est peut-être Trello. C’est peut-être Asana. C’est peut-être autre chose. Ce qui est important, c’est que cela fonctionne pour vous et votre équipe.

Et pour ce faire, vous devez comprendre quels sont les besoins réels de votre entreprise et choisir un logiciel qui y répond.