Qu’il s’agisse de l’augmentation des coûts de transport, de la capacité de contrôler son temps ou de la liberté de poursuivre sa passion, de plus en plus de gens créent aujourd’hui des possibilités de télétravail. Et c’est certainement un bon moment pour ce mouvement, car il est soutenu par les progrès technologiques comme l’informatique dans le cloud, la collaboration et les outils de communication améliorés.

En 2016, environ 25 % de la main-d’œuvre américaine avait travaillé à distance dans une certaine mesure, et ce nombre a plus que doublé depuis 2005. Vous pouvez presque garantir qu’il s’agit d’une tendance qui ne va pas ralentir de sitôt. Pour beaucoup, le style de vie de bureau appartient au passé.

Les avantages du télétravail

La création d’une séparation physique d’un patron de micro-gestion n’est qu’un des nombreux avantages qui vont de pair avec le télétravail.

En voici quelques autres dignes de mention :

Inconvénients du télétravail

Chaque rose a ses épines. 🌹 WTravailler à distance semble être un rêve devenu réalité, mais cela est accompagné de quelques compréhensions :

Où trouver du télétravail

Que vous travailliez pour vous-même ou que vous souhaitiez travailler à distance pour le compte d’une autre organisation, les sites suivants peuvent vous aider à trouver des opportunités de télétravail :

Conseils de productivité pour travailler à distance

Travailler à distance signifie équilibrer beaucoup de choses différentes. Les conseils suivants vous aideront à trouver cet équilibre et à concevoir votre situation idéale (productive) :

Disposer d’un espace et d’heures de travail dédiées

Des conditions de travail souples peuvent devenir des excuses et des distractions lorsqu’il s’agit d’accomplir le travail, il est alors important d’établir un semblant de routine le plus tôt possible. Sans cela, vous serez constamment tenté de faire d’autres choses, et avant de vous en rendre compte, votre journée entière sera terminée !

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’un bureau à domicile pour réussir quand il s’agit de travailler à distance. Un endroit ou une pièce où vos colocataires ou les membres de votre famille savent qu’ils ne doivent pas vous déranger (et idéalement, où il y a une porte que vous pouvez fermer !) est suffisant. De nombreux télétravailleurs trouvent que le fait d’avoir un espace de travail dédié est utile pour faire la distinction entre les affaires et le travail lorsque vous êtes dans ce domaine – et lorsque vous n’y êtes plus, vous ne travaillez pas !

Si le travail à domicile n’est pas une option, essayez de trouver le meilleur endroit pour travailler à l’extérieur de la maison : que ce soit un café, une bibliothèque ou un espace de co-working (pour ne nommer que quelques options).

Si vous aimez travailler en paix, travailler à la bibliothèque serait un excellent choix. Mais ce ne serait pas un bon choix pour quelqu’un qui doit constamment téléphoner. Tenez compte de la nature de votre espace de travail hors domicile et essayez de trouver une place dans votre routine quotidienne « normale ».

Se débarrasser des distractions

Les distractions sont le principal obstacle à la productivité, surtout pour les travailleurs à distance. Bien que daté, un sondage Salary.com de 2006 a révélé que l’employé moyen gaspille environ deux heures par jour en raison de distractions et que ces pertes de productivité coûtent 544 milliards de dollars par année aux entreprises. Il est probablement juste de supposer que ces chiffres n’ont cessé d’augmenter depuis lors, car de plus en plus de distractions sont constamment introduites dans notre vie quotidienne.

La première étape pour surmonter vos distractions est de faire un audit de temps pour comprendre où vous pourriez perdre votre temps. Vous pouvez utiliser un outil de suivi du temps comme RescueTime pour suivre le temps passé sur certains sites et catégories.

Une fois que vous avez identifié la façon dont vous perdez votre temps, vous pouvez le récupérer de façon proactive en planifiant les tâches que vous devez effectuer quotidiennement, par blocs horaires, comme la vérification des e-mails. En parlant d’e-mails, selon le McKinsey Global Institute, les gens passent en moyenne 13 heures par semaine sur les e-mails, ce qui équivaut à 28% de toute leur semaine de travail !

Lorsque vous planifiez des blocs horaires, soyez réaliste quant au temps que vous consacrez à différentes tâches. Essayez de surestimer votre implication dans diverses tâches et projets, afin de faire de la place pour les retards et les imprévus. Si vous terminez en moins de temps que prévu, vous avez plus de temps pour faire les corvées, les courses ou vous reposer !

S’attaquer aux petites choses plus tard

Pendant la journée de travail, il est facile d’être distrait par de petites choses non urgentes qui surviennent. Si ce n’est pas vraiment urgent, résistez à la tentation de les faire maintenant.

Pourquoi ? La plupart des gens mettent 25 minutes à se reconcentrer après avoir été distraits. Si quelque chose se produit, vous pouvez en accuser réception immédiatement, si nécessaire, en indiquant la date d’achèvement prévue. Cela « forme » vos contacts à comprendre que vous êtes une personne occupée, que vous ne pouvez pas tout laisser tomber immédiatement et qu’ils doivent respecter votre temps.

Supprimer les distractions

En plus des problèmes de concentration, vous voudrez aussi éliminer les distractions physiques et les circonstances distrayantes de votre environnement de travail.

Si vous trouvez que vous vérifiez fréquemment les e-mails ou les mises à jour des réseaux sociaux, vous pouvez utiliser des applications comme StayFocusd pour bloquer votre accès à certains sites. Si vous êtes du genre à vérifier fréquemment votre téléphone, vous voudrez vous tempérer pour l’éteindre et le garder à distance tout en vous concentrant sur le travail. Et si Facebook est un gros problème pour vous, essayez l’extension Facebook News Feed Eradicator Chrome.

Pour terminer, efforcez-vous de conserver un espace de travail propre afin de ne pas être tenté de le nettoyer pour procastiner.

Embaucher les bonnes personnes

Lorsque vous commencez à travailler pour vous-même dans un environnement éloigné, vous essaierez probablement de tout faire par vous-même. Mais lorsque vous faites preuve de rapidité pour obtenir des clients et que ces clients heureux recommandent votre service à d’autres, vous serez inévitablement submergé et aurez besoin d’aide pour rester à flot.

Grâce au monde hyperconnecté dans lequel nous vivons, il peut être facile de trouver des collègues virtuels pour aider votre cause – à n’importe quel prix. Si vous essayez de garder les coûts à un bas niveau, vous pourriez envisager de faire appel à des travailleurs virtuels provenant de pays où le coût de la vie est moins élevé – le compromis est que vous devrez peut-être faire face à des obstacles culturels et de communication, ainsi qu’à différents fuseaux horaires. Lorsque vous traitez avec des gens qui acceptent des taux bas, comprenez que parfois, la qualité du travail est aussi sacrifiée.

Bien qu’il existe de nombreuses histoires d’horreur d’assistants virtuels, il y a aussi des gens qui sont heureux avec leur équipe à distance. Peu importe la façon dont vous trouvez des entrepreneurs, il est crucial d’embaucher les bonnes personnes pour votre équipe. Les mauvaises personnes peuvent faire plus de mal que de tout faire vous-même, car lorsque vous embauchez des employés, vous les gérez en plus de votre propre charge de travail. Cela peut être délicat, surtout pour les gens qui sont des fanatiques du contrôle et qui ne sont pas très doués pour traiter avec les gens.

Toggl recommande d’embaucher des employés qui répondent à ces trois critères :

Il pourrait aussi être utile de lire l’histoire de la genèse de Kinsta, en faisant entrer la marque dans l’entreprise que vous connaissez sous son nom actuel !

Créer un système de gestion des tâches

Pour établir un flux de travail organisé, il est important d’avoir des systèmes en place. Ceci est particulièrement important lorsque vous travaillez avec des équipes distantes. Lorsque vous intégrez de nouveaux membres de l’équipe, assurez-vous que cela inclut une présentation de vos systèmes et de leur fonctionnement.

Les systèmes servent de cadre de base pour guider votre équipe et rendre votre flux de travail plus efficace.

Systèmes de gestion des tâches à considérer

Il y a plusieurs façons d’établir l’ordre de priorité des tâches, mais nous nous concentrerons sur quelques-uns des cadres les plus populaires :

Méthode ABC

La méthode ABC est une technique simple d’établissement des priorités qui vous permet d’assigner des tâches de votre liste de choses à faire en termes de :

Si vous avez plus d’une tâche pour A, B ou C, numérotez-les 1, 2, 3 (et ainsi de suite) en fonction de leurs priorités. Considérez ceci comme un système strict, où vous commencez la tâche A-1 immédiatement et ne passez pas à une autre tâche avant de l’avoir terminé.

Méthode « Eat the frog »

Version moins compliquée de la méthode ABC, cette méthode vous encourage à faire ce que vous êtes le moins excité à faire (habituellement la tâche la plus importante et la plus lourde de la journée). Coller à cette méthode dure mais stricte vous aidera à passer au travers des choses difficiles !

La méthode des quatre carrés

Popularisée par Stephen Covey dans son livre The 7 Habits of Highly Effective People, cette méthode divise toutes les tâches de votre liste de tâches en quatre quadrants :

En d’autres termes, les tâches du premier quadrant sont les tâches que vous FAITES, les tâches du deuxième quadrant sont des tâches que vous DÉCIDEZ quand faire, les tâches du troisième quadrant sont celles que vous DÉLÉGUEZ, et les tâches du quatrième quadrant sont celles que vous SUPPRIMEZ (ou auxquelles vous pensez dans le futur à un autre moment).

Si les trois systèmes de gestion des tâches ci-dessus ne sont pas les mieux adaptés à votre style de travail, considérez ces méthodes de priorisation supplémentaires que vous pouvez examiner.

IMPORTANT : NE PAS FAIRE PLUSIEURS TÂCHES EN MÊME TEMPS.

Les gens pensent que le multitâche est utile, mais selon les conclusions d’un neuroscientifique du MIT, le multitâche rend plus probable les erreurs, ruine la productivité et entrave la pensée créative. Le multitâche fait que votre cerveau dépense plus d’énergie lorsqu’il passe d’une tâche à l’autre. En revanche, la pensée novatrice est le fruit de longues périodes de concentration.

Si vous êtes constamment en train de passer d’une pensée à l’autre, votre cerveau doit faire marche arrière pour se rappeler tous les détails des différentes tâches sur lesquelles vous travaillez. Faites-vous une faveur et travaillez sur une seule tâche à la fois !

Le multitâche n'est pas toujours une bonne chose. Essayez de travailler une tâche à la fois. 👍Click to Tweet

Conseils pour gagner du temps en télétravail

Le temps, c’est de l’argent, ainsi que votre ressource la plus puissante en tant que travailleur à distance. Essayez ces conseils pour gagner du temps et être plus efficace :

N’oubliez pas de jeter un coup d’œil à ces génies de la productivité.

Outils pour travailler de la maison

Selon Zapier, les trois ingrédients d’une organisation du travail à distance réussie sont : l’équipe, les outils et le processus. Comme vous ne pouvez pas vraiment contrôler les autres, concentrez-vous sur le contrôle de vos outils et de vos processus.

Un autre hack de productivité lorsqu’il s’agit de télétravailler est d’utiliser les meilleurs outils à votre disposition. Avec tant d’outils différents pour les travailleurs à distance actuellement disponibles sur le marché, il est difficile de ne pas trouver quelque chose qui répond à vos besoins.

Un autre hack de productivité lorsqu’il s’agit de télétravailler est d’utiliser les meilleurs outils à votre disposition. Avec tant d’outils différents pour les travailleurs à distance actuellement disponibles sur le marché, il est difficile de ne pas trouver quelque chose qui répond à vos besoins.

Voici quelques-uns des outils les plus populaires pour travailler à distance :

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Comptabilité et facturation : QuickBooks

Quickbooks

QuickBooks

QuickBooks se connecte à vos comptes bancaires afin que vous puissiez facilement faire le suivi de vos dépenses professionnelles. Vous pouvez également utiliser Quickbooks pour envoyer des factures et payer les salariés à l’aide de la fonction de Paie.

Beaucoup de ceux qui travaillent à distance pour des entreprises à l’étranger sont considérés comme des entrepreneurs indépendants. Dans ces situations, il peut être sage d’engager un expert-comptable. Des entreprises comme IC Tax Advisors travaillent uniquement avec des travailleurs dans ces situations. Les laisser s’occuper de la paie et de tous les documents fiscaux pertinents peut vous aider à réduire votre stress au moment de l’impôt.

Stockage dans le cloud : Google Drive

Google Drive

Google Drive

Avec presque tout le monde ayant accès à un compte Google gratuit, il est le plus logique d’utiliser cette solution de cloud pour stocker vos fichiers et y accéder où que vous alliez. Google Drive est livré avec 15 Go de stockage gratuit avec la possibilité d’acheter plus si nécessaire. La suite Google Office (G Suite), qui comprend un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation (un peu comme la suite logicielle Microsoft Office), vous permet de partager des fichiers et de collaborer en temps réel avec d’autres utilisateurs.

Communication : Skype et Slack

Skype

Skype

Les coûts peuvent rapidement s’accumuler lorsque vous devez faire de fréquents appels locaux ou internationaux. La réponse du télétravailleur à ce problème potentiel est Skype, qui vous permet de passer des appels audio ou vidéo illimités (et même des conférences téléphoniques) tant que vous avez une connexion Internet stable.

Jan Hofen, fondateur et PDG de Planio, recommande des outils de communication basés sur le texte , en particulier si vous travaillez avec des membres d’une équipe résidant dans d’autres pays. Vous ne pouvez pas continuer à les appeler à chaque fois que des problèmes surviennent ! L’utilisation d’outils de communication textuels aide à clarifier les choses parce que vous avez l’occasion de réfléchir à tout ce que vous avez à dire, puis de relire et de modifier vos messages pour plus de clarté.

Slack

Slack

Slack est l’un de ces outils de communication que plusieurs entreprises utilisent au lieu (ou en plus) de l’e-mail électronique. Slack s’intègre à d’autres outils de productivité populaires, tels que Google Drive, Asana et Trello (lire notre comparaison : Trello vs Asana). Si vous ne préférez pas Slack, il existe des alternatives comme Microsoft Teams ou Fleep.

Paiement : Paypal

PayPal

PayPal

En aidant à traiter en toute sécurité les paiements dans plus de 200 pays, Paypal a facilité la réception et la collecte des paiements, en particulier pour les clients à l’étranger. Les virements bancaires peuvent prendre des jours mais avec Paypal, vous pouvez recevoir des paiements en quelques minutes. Le seul inconvénient ? Frais de traitement des paiements élevés. Cependant, c’est le coût pour faire des affaires (et une déduction pour vos impôts !).

Stripe est un autre excellent outil de traitement de paiement alternatif qui peut s’intégrer à votre site pour accepter les paiements. Voici notre évaluation complète de Stripe vs PayPal

Vous utilisez Square à la place ? Jetez un coup d’œil à notre article comparatif détaillé sur notre blog : Stripe vs Square.

Gestion de projet : Asana

Asana

Asana

Bien qu’il existe plusieurs outils de gestion de projet disponibles sur le marché, en fonction de vos besoins, vous aurez du mal à trouver quelque chose d’aussi robuste qu’Asana. Asana est parfait pour ceux qui travaillent avec les clients; vous pouvez choisir un autre outil pour garder une trace de vos propres projets.

Si vous avez besoin de quelque chose de plus simple, Trello est une excellente alternative. En fait, l’équipe marketing de Kinsta utilise Trello exclusivement pour suivre et gérer tout le contenu que vous voyez ici sur ce blog, cependant, il y a beaucoup d’alternatives Trello que vous pouvez essayer gratuitement.

Suivi du temps : Harvest

Harvest

Harvest

Harvest est une solution administrative complète qui vous permet de suivre le temps et de facturer vos clients. Il s’intègre également avec des outils comme Asana et Quickbooks. Si vous avez une équipe à distance et que vous avez l’impression d’avoir besoin de les surveiller de temps en temps, vous pouvez utiliser Hubstaff, qui fait des captures d’écran aléatoires de leurs écrans pour s’assurer qu’ils sont sur la bonne voie.

Fuseaux horaires : everytimezone.com et There

Every Time Zone

Every Time Zone

En parlant de temps, travailler à distance implique généralement de jongler avec différents fuseaux horaires avec des collègues, des blogueurs et des développeurs. Au lieu d’essayer d’imaginer toutes les différences de fuseaux horaires, mettez en signet un outil qui convertit les fuseaux horaires pour vous, tel que everytimezone.com. Ou encore, allez plus loin et utilisez un outil qui vous permet de saisir les fuseaux horaires des personnes avec lesquelles vous travaillez fréquemment pour vous y référer facilement, par exemple there.pm.

Intéressé pour en savoir plus sur les outils qui peuvent vous aider à améliorer votre situation de travail à distance ? Consultez notre article sur les meilleurs outils pour les indépendants.

N’oubliez pas de prendre soin de vous

Si vous êtes passionné par ce que vous faites ou si vous poursuivez une échéance importante, vous serez constamment occupé par votre travail. Négliger de prendre soin de soi est le moyen le plus rapide de s’épuiser.

Voici quelques conseils nécessaires pour prendre soin de soi et créer une situation de travail à distance durable :

Dernières réflexions : Tout ce que vous devez savoir avant de travailler à distance

Il y a beaucoup d’avantages à travailler à distance, mais ce n’est pas sans difficultés. Si vous êtes capable de gérer votre temps correctement, comme un patron, vous pouvez tirer profit de cette opportunité à son plein potentiel.
Quels sont vos meilleurs conseils pour travailler à distance ? Faites-le nous savoir dans les commentaires !


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