Molti utenti si rivolgono a WooCommerce per gestire un negozio online completo usando WordPress. Il “flusso” generale prevede l’inserimento di beni, prodotti e contenuti in entrambe le piattaforme. Tuttavia, potete usare WooCommerce anche per esportare i prodotti.
Ci sono molte ragioni per cui dovreste farlo. Nella maggior parte dei casi si tratta di operazioni amministrative, come per esempio la correzione di inserimenti in massa. Tuttavia, potreste anche esportare i prodotti se decidete di spostare il vostro hosting web.
In ogni caso, sapere come esportare i vostri prodotti e quali sono i passaggi necessari è una freccia potente da avere nel vostro arco.
In questo tutorial vi mostreremo come usare WooCommerce per esportare i prodotti. Vedremo alcuni utili plugin e vi offriamo un tutorial passo dopo passo per portare a termine il lavoro.
Per prima cosa, parliamo dei casi d’uso dell’esportazione e del processo di importazione, in breve.
Perché Dovreste Esportare i Prodotti di WooCommerce
L’intero magazzino e l’inventario si trovano all’interno di WordPress, nello specifico di WooCommerce. Esportare questi prodotti significa generare un elenco che vi permette di lavorare sui dati in un altro programma, lontano dall’installazione del vostro negozio.
Spesso esporterete questi prodotti in un qualche formato di foglio di calcolo, che sia un file CSV (comma-separated values), un foglio di calcolo Excel o anche un semplice file di testo.
Anche se potrebbe sembrare una cosa drastica, in realtà vi capiterà di esportare i vostri prodotti per una serie di motivi banali e di routine:
- Efficienza: È più semplice e familiare modificare l’inventario attraverso un foglio di calcolo piuttosto che attraverso l’interfaccia di WooCommerce. Inoltre, potete usare le funzionalità dedicate dell’applicazione del foglio di calcolo per risparmiare tempo e fatica.
- Correzione globale degli errori: Potrebbe esserci un problema nell’elenco dei prodotti che dovete risolvere a livello globale. Per esempio, potreste avere un errore nei valori delle unità di stoccaggio (SKU). Esportare i prodotti di WooCommerce vi permette di risolvere questo problema e di reimportare l’elenco in un attimo.
- Semplicità di migrazione: Potreste anche voler aggiornare il vostro hosting con qualcosa di più robusto e specifico per le vostre esigenze. Se esportate i vostri prodotti WooCommerce, non ci vuole niente per importare l’intero elenco in una nuova installazione o su un nuovo server.
Per quanto riguarda l’importazione, vale la pena sapere come si fa prima di affrontare il processo di esportazione. In questo modo potrete capire bene come le voci si relazionano con il mondo “interno” e quello “esterno” (almeno per quanto riguarda WooCommerce).
Come Importare i Prodotti e gli Ordini di WooCommerce
In apparenza, il processo di importazione dei prodotti e degli ordini di WooCommerce sembra semplice. In realtà, ci sono molti ingranaggi che compongono l’intero meccanismo.
Nelle prossime sezioni parleremo di alcuni elementi “da conoscere” e mostreremo il processo esatto per importare prodotti in WooCommerce.
Le Basi di un File CSV
Anche se lo chiamiamo “file CSV”, non si tratta di un tipo di file, ma di un formato di file. Questo nonostante i file CSV abbiano l’estensione .csv.
Potete leggere i formati CSV con quasi tutte le applicazioni in grado di analizzare e visualizzare il testo. La maggior parte degli utenti aprirà un CSV all’interno di un’applicazione per fogli di calcolo, in quanto questa offre le relative funzionalità per lavorare con i valori al suo interno. Tuttavia, non c’è nulla di sbagliato, in senso tecnico, nell’usare un editor di testo o un’altra soluzione.
L’aspetto fondamentale di un file CSV è l’uso di un “delimitatore”. In parole povere, si tratta di un separatore e l’impostazione predefinita è la virgola, da cui deriva il formato di visualizzazione “valori separati da virgola”. Quando si usa il formato CSV, il software di “traduzione” (nel nostro caso, WooCommerce e un’applicazione di foglio di calcolo) capirà che ogni pezzo di informazione separato da una virgola è un pezzo unico e individuale di dati:
Senza il delimitatore con la virgola, vedrete i dati fusi in un’unica cella:
Il bello del formato CSV è che è indipendente non solo rispetto al programma che usate per leggere i dati, ma anche rispetto al programma in cui li importate. Se un’applicazione è in grado di lavorare con i valori CSV, potete spostare quei dati praticamente ovunque, a patto che riusciate a mappare i dati in modo appropriato per il programma in cui li importate.
Come WooCommerce Usa i Dati CSV
WooCommerce usa i dati CSV in modo simile ad altri programmi. All’interno di WooCommerce avete una serie di campi che designano i valori dei vostri prodotti:
Quando importate una serie di prodotti da un file CSV, ogni valore sarà raggruppato in un’intestazione: SKU, nome del prodotto, valore variabile e altro ancora. Tuttavia, queste intestazioni dovranno corrispondere a un valore appropriato all’interno di WooCommerce.
Per esempio, non potete importare i dati da un’intestazione Tipo di motore se il vostro elenco di prodotti WooCommerce non usa quel valore. Parliamo di questo aspetto in relazione al processo di importazione in generale.
Importare Prodotti e Ordini di WooCommerce da un File CSV
La buona notizia è che, nonostante tutte le informazioni di base, la procedura di importazione dei prodotti e degli ordini di WooCommerce è semplice. Questo grazie all’interfaccia amichevole di WordPress.
Per farlo avrete bisogno di un file CSV e useremo i dati di esempio di WooCommerce. È disponibile gratuitamente, anche se dovrete scaricare il file del plugin WooCommerce da WordPress.org. All’interno troverete una cartella chiamata sample-data che contiene i file da usare:
Esistono diversi modi per importare i prodotti in WooCommerce. Se avete una nuova installazione e avete lanciato l’Onboarding Wizard, potete importare un file CSV durante questo processo:
Tuttavia, questa opzione è prevista solo per i negozi nuovi senza prodotti. Vi mostreremo ora come aggiornare i dati dei prodotti di WooCommerce, che comprende anche il processo di importazione tramite un file CSV.
Aggiornare gli Ordini e i Prodotti Esistenti Usando un file CSV
Il modo migliore (e consigliato) per importare i prodotti WooCommerce è la schermata Prodotti > Tutti i prodotti di WordPress. Se selezionate Avvia importazione, vedrete una finestra di dialogo per scegliere un file CSV:
Se fate clic sul pulsante Mostra opzioni avanzate, potrete vedere alcune impostazioni opzionali per il percorso del file CSV e l’opzione di usare le impostazioni di mappatura precedenti. La cosa più importante è la possibilità di scegliere il delimitatore del file. Questo è utile se il vostro file non usa le virgole:
In generale, il processo è semplice: scegliete un file CSV dal vostro computer e fate clic su Continua.
Tuttavia, la casella di controllo in più è quella relativa all’aggiornamento dei prodotti.
Il tooltip lo spiega, ma confronterà i prodotti con un ID o SKU corrispondente e aggiornerà le informazioni in base a ciò che il vostro file CSV mostra. Inoltre, le righe del foglio che non corrispondono a un prodotto esistente, cioè i nuovi prodotti, non verranno importati. Questo significa che potete aggiornare il file con tutti i dati di cui avete bisogno e poi importarli per aggiornare l’inventario, il tutto usando un’unica casella di controllo.
Mappatura delle Colonne dei Prodotti
La schermata di mappatura delle colonne è il modo in cui metterete in relazione le colonne del vostro file CSV con le voci dei prodotti di WooCommerce. In effetti, WooCommerce fa un’ipotesi: se usate i dati di esempio o importate un file che ha origini come esportazione, questo sarà esatto o abbastanza vicino:
Una volta controllate le colonne e apportate le modifiche necessarie per una mappatura accurata delle colonne, potete scorrere verso il basso e fare clic sul pulsante Esegui l’importatore. Da qui, WordPress farà il necessario, il che potrebbe richiedere un po’ di tempo a seconda delle dimensioni del vostro file CSV.
Tuttavia, vedrete una schermata di successo al termine del processo:
Questo è tutto ciò che dovete fare per importare i prodotti usando la funzionalità nativa. Daremo poi un’occhiata a ciò che WooCommerce offre anche per quanto riguarda l’esportazione.
Come Usare WooCommerce per Esportare i Prodotti
Per esportare da WooCommerce, dovete andare nella schermata Prodotti > Tutti i prodotti. Una volta che avete dei prodotti nella vostra installazione, ci sarà un ulteriore pulsante Esporta:
Tuttavia, se fate clic su questo pulsante senza selezionare i prodotti, non verrà esportato nulla. Dovrete prima scegliere i prodotti che desiderate esportare usando le caselle di controllo nell’elenco e poi fare clic sul pulsante Esporta.
In questo modo vi ritroverete in una schermata che non dovrebbe richiedere molti input da parte vostra: la finestra di dialogo Esporta prodotti:
Qui, selezionate le opzioni dai menu a tendina che corrispondono ai dati che desiderate esportare. Al termine, fate clic sul pulsante Genera CSV per avviare il processo e salvare il CSV sul vostro computer.
Da qui potrete rivedere il vostro CSV usando qualsiasi programma con cui vi trovate bene. Per esempio, Excel è molto diffuso, così come Google Sheets.
Tuttavia, anche se questo processo nativo è semplice e veloce, non è il più flessibile o potente. Ne parleremo più approfonditamente in seguito.
Limiti della Funzionalità Nativa di WooCommerce
I limiti della funzionalità di esportazione nativa di WooCommerce e del processo di importazione non si manifestano in molti casi di utilizzo quotidiano.
Questa è un’arma a doppio taglio. Da un lato, sarete in grado di ottenere quasi tutto ciò di cui avete bisogno in molte situazioni.
D’altro canto, però, ci sono alcune limitazioni che non saranno evidenti finché non le incontrerete. Per esempio, potreste non essere in grado di importare determinati tipi di dati personalizzati e prodotti complessi nel modo più ottimale.
In questo caso, un plugin può essere utile per colmare il divario tra il processo di esportazione nativo e quello adattato alle vostre esigenze. Automattic lo sa bene ed è per questo che ha rilasciato l’estensione WooCommerce Product CSV Import Suite.
L’estensione va oltre la funzionalità nativa di base in diversi modi:
- Avete un maggiore supporto per altre estensioni di WooCommerce, come WooCommerce Photography, WooCommerce Bookings e Google Product Feed.
- C’è un modo per importare, esportare e aggiornare informazioni personalizzate e complesse. Se assegnate i prodotti ai venditori, aggiungete i nomi dei marchi ai prodotti o qualsiasi altra cosa, potrete comunque lavorare con questi dati all’interno del vostro file CSV.
Tuttavia, non esistono solo le estensioni WooCommerce di prima parte. Potete anche usare plugin di terze parti per esportare i prodotti WooCommerce. Parleremo di questo e di come esportare usando un plugin nell’ultima sezione.
Come Esportare i Prodotti e gli Ordini di WooCommerce con un Plugin
Dato che un plugin potrebbe offrire un modo migliore per esportare i prodotti WooCommerce, ne troverete diversi sul mercato. Di seguito vi illustreremo una serie di plugin presenti sul mercato per darvi un’idea dell’offerta.
Da qui entreremo nel merito di come esportare i prodotti WooCommerce usando una di queste soluzioni, confrontandola con l’approccio nativo.
Plugin per l’Esportazione di Prodotti WooCommerce
Ci sono una miriade di plugin disponibili a tutti i livelli di prezzo che vi aiutano a esportare i prodotti WooCommerce. Scoprirete anche che, nonostante il numero di plugin disponibili, alcuni di essi fanno qualcosa di diverso dagli altri.
Un plugin come WP All Import è più che altro un plugin di esportazione universale. La caratteristica principale è l’editor drag-and-drop. Questo vi dà la possibilità di creare prodotti complessi utilizzando un’interfaccia simile a quella di un page builder. Potete anche progettare lo schema XML con il drag-and-drop, il che è fantastico se tremate al pensiero di dover usare l’editor di testo.
Product Import Export è un altro plugin che supporta i formati CSV e XML e ha un’elevata compatibilità con i plugin di terze parti e le estensioni di WooCommerce. Ha anche un altro asso nella manica.
Il plugin vi permette di impostare più canali Secure File Transfer Protocol (SFTP) per programmare le importazioni e le esportazioni. Ciò comporta due vantaggi: in primo luogo, potete trasferire i dati in modo efficiente tramite SFTP; in secondo luogo, potete adottare un approccio “a mani libere” che riduce gli errori e aumenta l’efficienza.
Entrambe le soluzioni sono plugin premium, ma non è detto che vogliate spendere troppo per una soluzione. WooCommerce Store Exporter è un plugin gratuito e minimalista.
Potete anche esportare in formati SFTP remoti, oltre che in POST. Si tratta di una funzione a livello di sviluppo che vi aiuterà se avete bisogno di una soluzione di esportazione personalizzata. Tuttavia, se volete usare il plugin come semplice strumento di esportazione, c’è un’opzione disponibile con un solo clic per produrre un foglio di calcolo contenente i vostri dati.
L’ultimo plugin è quello che vi mostreremo nella prossima sezione. Advanced Order Export for WooCommerce è altrettanto semplice di WooCommerce Store Exporter, con una maggiore flessibilità per quanto riguarda le impostazioni di output.
Avete a disposizione una pletora di impostazioni di output che, a seconda delle vostre esigenze, potrete apprezzare. Sono presenti i soliti formati: CSV, XML e XLS, ma sono disponibili anche i formati PDF e HTML.
È disponibile anche un formato di file con valori separati da tabulazioni (TSV). Sebbene non sia così flessibile come la possibilità di impostare il delimitatore, vi offre un’opzione permanente se vi piace usare questo formato per i vostri dati.
Come Esportare i Prodotti di WooCommerce Passo Dopo Passo
Naturalmente, la procedura da seguire per esportare i prodotti WooCommerce sarà diversa a seconda del plugin scelto. In questo caso useremo il plugin Advanced Order Export for WooCommerce e parleremo di alcuni passaggi generali del processo.
Una volta installato e attivato il plugin, dovrete cercare le relative impostazioni del profilo. Nella maggior parte dei casi, un plugin vi permetterà di creare un profilo di esportazione dedicato. In questo modo potrete salvare una configurazione unica da usare nuovamente.
Nel caso di Advanced Order Export for WooCommerce, si trova nella sezione WooCommerce > Esportazione > Profili:
Possiamo lavorare con il profilo Copia da “Esporta ora”: facendo clic su di esso, si aprirà una schermata dettagliata con i campi necessari per completare un’esportazione a vostro piacimento:
Da qui, dovrete modificare le impostazioni in base a quanto segue:
- Intervallo di date: Deve esserci un intervallo di date che corrisponda ai dati che volete esportare, e non di più.
- Formato di output: Dovrete scegliere il formato di output appropriato. Il formato CSV è quello predefinito per la maggior parte delle applicazioni, anche se potreste volerne una copia in XML.
- Colonne: I filtri vi permettono di scegliere le colonne da esportare, quindi è qui che dovrete dedicare la maggior parte della vostra attenzione.
Advanced Order Export for WooCommerce dispone di una miriade di filtri che vi permettono di scegliere l’esatto intervallo dei dati in uscita. Per esempio, abbiamo filtri per il peso dell’articolo, se il prodotto è in arretrato (come valore del campo personalizzato), per l’attributo variabile e altro ancora:
Tuttavia, questo non limita il numero di colonne che vedrete nel vostro foglio di calcolo. Per questo plugin, aprite il menu “Imposta i campi da esportare”:
Una volta impostati questi parametri, è bene salvare le modifiche e il profilo per un uso futuro. Da lì, potete eseguire un’esportazione.
Per questo plugin, userete la schermata WooCommerce > Esporta ordini > Esporta ora se desiderate un’esportazione generale rapida, oppure il pulsante Esporta in fondo a un profilo se avete bisogno di un’esportazione specifica:
In questo modo salverete sul vostro computer un file CSV contenente l’esportazione dei dati:
Una volta apportate le modifiche, potrete salvare e importare nuovamente il foglio di calcolo in WooCommerce e WordPress senza problemi.
Riepilogo
La possibilità di ottenere dati da e verso WooCommerce è fondamentale ed essenziale. Per questo motivo, WooCommerce offre modi nativi per fare entrambe le cose. Mentre il processo di importazione integrato è semplice, intuitivo e relativamente privo di errori, la funzionalità di esportazione nativa non è sempre l’approccio migliore.
In questo articolo abbiamo analizzato l’uso dei plugin per esportare i prodotti di WooCommerce e la buona notizia è che ci sono molte soluzioni disponibili. Una volta ottenuto il file CSV, potete aprirlo in Google Sheets, Excel o anche in un editor di testo per esaminarlo. Da lì potrete importare il file in WooCommerce e aggiornare i vostri prodotti.
Esportate spesso i prodotti di WooCommerce e, se sì, qual è la vostra strategia? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!
Salman Ravoof é uno sviluppatore web autodidatta, uno scrittore, un creatore e un grande ammiratore del Free and Open Source Software (FOSS). Oltre alla tecnologia, è appassionato di scienza, filosofia, fotografia, arte, gatti e cibo. Per saperne di più su di lui, visitate il suo sito web o contattate Salman su X.
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