Veel gebruikers gebruiken WooCommerce om met WordPress een volledig uitgeruste webwinkel te runnen. De algemene “flow” houdt in dat assets, producten, en content náár beide platforms worden geïmporteerd of eraan worden toegevoegd. Je kunt WooCommerce echter ook gebruiken om producten te exporteren.
Er zijn veel redenen waarom dit gebeurt. Meestal doordat je je administratie moet bijwerken, zoals het in bulk corrigeren van boekingen. Maar je kunt ook producten exporteren als je ervoor kiest te verhuizen van webhosting.
Weten hoe je je producten kunt exporteren – en welke stappen daarbij horen – is een krachtig hulpmiddel om je doel te bereiken.
Voor deze tutorial gaan we je laten zien hoe je WooCommerce kunt gebruiken om producten te exporteren. We verzamelen een aantal plugins om je te helpen en bieden je een stap-voor-stap handleiding om de taak uit te voeren.
Laten we eerst in het kort de use cases voor het exporteren bespreken, en ook het importproces.
Waarom je WooCommerce producten zou willen exporteren
Je hele voorraad en inventaris bevindt zich in WordPress – specifiek, WooCommerce. Het exporteren van deze producten betekent het genereren van een lijst waarbij je de gegevens in een ander programma kunt bewerken, buiten de installatie van je winkel.
Je zult deze producten vaak exporteren naar een soort spreadsheetformat, of dat nu een door komma’s gescheiden waarden (comma-separated values/CSV) bestand is, een Excel spreadsheet, of zelfs een gewoon tekstbestand.
Hoewel het misschien iets drastisch lijkt om te doen, exporteer je je producten in werkelijkheid vaak om een aantal alledaagse en routinematige redenen:
- Efficiëntie: Het is eenvoudiger en vertrouwder om je inventaris in batch te bewerken via een spreadsheet dan via de WooCommerce interface. Bovendien kun je de speciale features van de spreadsheetapp gebruiken om wat tijd en moeite te besparen.
- Algemene foutcorrectie: Er kan een probleem zijn met je productenlijst dat je op een globaal niveau moet sorteren. Je kunt bijvoorbeeld een fout hebben met je voorraadbeheereenheid (stock keeping unit/SKU) waarden. Door je WooCommerce producten te exporteren kun je dit probleem oplossen, en de lijst in een oogwenk weer importeren.
- Eenvoudige migratie: Misschien wil je zelfs je hosting upgraden naar iets dat robuuster is en meer features heeft voor je behoeften. Als je je WooCommerce producten exporteert, is het een fluitje van een cent om de hele lijst in een nieuwe installatie, of op een nieuwe server te importeren.
Over importeren gesproken, het is de moeite waard te weten hoe je dat doet voordat je aan het exporteren begint. Dit geeft je een goed inzicht in hoe invoer zich verhoudt tot de “binnen” en “buiten” werelden (met betrekking tot WooCommerce, althans).
Zo importeer je WooCommerce producten en bestellingen
Op het eerste gezicht lijkt het importproces voor WooCommerce producten en bestellingen eenvoudig. In werkelijkheid komt er wel wat meer bij kijken.
In de volgende paragrafen bespreken we enkele van de “need-to-know” elementen, en laten we het exacte proces zien om producten in WooCommerce te importeren.
De grondbeginselen van een CSV bestand
Hoewel we het een “CSV bestand” noemen, is het niet echt een bestandstype – het is een bestandsindeling. Dit is ondanks het feit dat CSV bestanden de extensie .csv hebben.
Je kunt CSV indelingen lezen met vrijwel elk programma dat tekst kan ontleden en weergeven. De meeste gebruikers zullen een CSV openen in een spreadsheetapp omdat dit handige features biedt om met de waarden erin te werken. Er is echter niets mis, in technische zin, met het gebruik van een teksteditor of een andere oplossing.
Het belangrijkste aspect van een CSV bestand is het gebruik van een “delimiter”. In eenvoudige termen is dit een scheidingsteken en de standaard is een komma – vandaar dat het format “comma-separated values” weergeeft. Als je het CSV format gebruikt, begrijpt de “vertaal” software (in ons geval WooCommerce en een spreadsheetapp) dat elk brokje informatie dat door een komma gescheiden wordt een uniek, individueel stukje gegevens is:
Zonder het kommascheidingsteken zie je de gegevens in één cel geplet:
Het mooie van het CSV format is dat het agnostisch (dat wil zeggen, niet gebonden aan één specifiek programma) is, niet alleen voor het programma dat je gebruikt om de gegevens te lezen, maar ook voor het programma waarin je importeert. Als een app met CSV waarden kan werken, kun je die gegevens bijna overal naartoe verplaatsen – zolang je de gegevens maar op de juiste manier kunt mappen naar het programma waarin je ze importeert.
Zo gebruikt WooCommerce CSV gegevens
WooCommerce gebruikt CSV gegevens op een vergelijkbare manier als andere programma’s. Je hebt binnen WooCommerce een aantal velden die de waarden voor je producten aanduiden:
Als je een verzameling producten uit een CSV bestand importeert, wordt elke waarde onder een kop gezet – een SKU, productnaam, variabele waarde, en meer. Die kopjes zullen echter moeten corresponderen met een passende waarde binnen WooCommerce.
Je zou bijvoorbeeld geen gegevens kunnen importeren uit een motortype header als je WooCommerce productenlijst die headerwaarde niet gebruikt. Laten we het hierover hebben in relatie tot het importproces in het algemeen.
WooCommerce producten en bestellingen uit een CSV bestand importeren
Het goede nieuws is dat, ondanks alle achtergrondinformatie, de importprocedure voor WooCommerce producten en bestellingen rechttoe rechtaan is. Dit is te danken aan de vriendelijke interface van WordPress.
Je hebt een CSV bestand nodig om dit te doen, en we gaan de WooCommerce voorbeeldgegevens gebruiken. Het is gratis beschikbaar, al moet je wel het WooCommerce plugin bestand downloaden van WordPress.org. Daarbinnen vind je een map met de naam sample-data die bestanden bevat om te gebruiken:
Er zijn een paar manieren om producten in WooCommerce te importeren. Als je een nieuwe installatie hebt en de Onboarding Wizard doorloopt, kun je tijdens dat proces een CSV bestand importeren:
Dit is echter alleen een optie voor gloednieuwe winkels zonder producten. We laten je nu zien hoe je je WooCommerce productgegevens kunt bijwerken, waarbij ook het importproces met een CSV bestand aan bod komt.
Bestaande bestellingen en producten bijwerken met een CSV bestand
De beste (en aanbevolen) manier om WooCommerce producten te importeren is via het Products > All Products scherm binnen WordPress. Als je Start Import selecteert, zie je een dialoogvenster om een CSV bestand te kiezen:
Als je hier op de knop Show advanced options klikt, zie je enkele optionele instellingen voor het pad van je CSV bestand, en ook de optie om eerdere mappinginstellingen te gebruiken. Het belangrijkste is de optie om het scheidingsteken van je bestand te kiezen. Dit gaat helpen als je bestand geen komma’s gebruikt:
In het algemeen is het proces hier eenvoudig: Kies een CSV bestand van je computer, en klik dan op Continue.
Het extra selectievakje hier is echter hoe je producten zult bijwerken.
De tooltip legt uit, maar het zal producten met een overeenkomend ID of SKU vergelijken en de informatie bijwerken tot wat je CSV bestand ook aangeeft. Bovendien worden regels in het blad die niet overeenkomen met een bestaand product – dus nieuwe producten – niet geïmporteerd. Dit betekent dat je het bestand kunt bijwerken met de gegevens die je nodig hebt en het vervolgens kunt importeren om je inventaris bij te werken, allemaal met behulp van één selectievakje.
Productkolommen mappen
Het Column Mapping scherm is hoe je de kolommen in je CSV bestand relateert aan WooCommerce productkoppen. WooCommerce doet hier zelfs een “best guess” op – als je de voorbeeldgegevens gebruikt of een bestand importeert de oorsprong heeft als export, zal dit ofwel precies zijn, ofwel dicht genoeg in de buurt komen:
Als je deze kolommen gecontroleerd hebt en de nodige veranderingen aangebracht hebt om de kolommen met nauwkeurigheid in kaart te brengen, kun je naar beneden scrollen en op de knop Run the importer klikken. Vanaf hier doet WordPress het nodige, wat even kan duren, afhankelijk van de grootte van je CSV bestand.
Je krijgt echter een successcherm te zien als het proces voltooid is:
Dit is alles wat je moet doen om producten te importeren met de eigen functionaliteit. Vervolgens bekijken we wat WooCommerce ook biedt op het gebied van exporteren.
Zo gebruik je WooCommerce om producten te exporteren
Om uit WooCommerce te exporteren ga je naar het scherm Products > All Products. Zodra je producten binnen je installatie hebt, zal er een extra knop Export zijn:
Als je hier echter op klikt zonder producten te selecteren, wordt er niets geëxporteerd . Je moet eerst de producten kiezen die je wilt exporteren met de selectievakjes in de lijst, en dan op de Export knop klikken.
Dit brengt je naar een scherm dat niet veel invoer van je nodig zou moeten hebben – het Export Products dialoogvenster:
Kies hier uit de dropdowns de opties die overeenkomen met de gegevens die je wilt exporteren. Als je klaar bent, klik je op de Generate CSV knop om het proces te starten en de CSV op je computer op te slaan.
Van hieruit kun je je CSV bekijken met elk programma waarmee je vertrouwd bent. Excel is bijvoorbeeld populair, evenals Google Sheets.
Maar hoewel dit proces snel en eenvoudig is, is het niet het meest flexibele of krachtige. We zullen hier zo meteen uitgebreider op ingaan.
Beperkingen van WooCommerce’s eigen functionaliteit
De beperkingen van WooCommerce’s eigen exportfunctionaliteit – en die van het importproces – zullen zich in veel dagelijkse use cases niet laten zien.
Dat mes snijdt aan twee kanten. Aan de ene kant zul je in veel situaties bijna alles kunnen bereiken wat je nodig hebt.
Maar aan de andere kant zijn er een paar beperkingen die pas opvallen als je ze tegenkomt. Zo zul je misschien niet in staat zijn om specifieke soorten aangepaste gegevens en complexe producten op de meest optimale manier te importeren.
Dit is waar een plugin kan helpen door de kloof te overbruggen tussen het eigen exportproces en iets dat op jouw behoeften is afgestemd. Automattic erkent dit, en daarom brachten ze de Product CSV Import Suite als WooCommerce extensie uit.
De extensie gaat op een aantal manieren verder dan de basic ingebouwde functionaliteit:
- Je hebt meer ondersteuning voor andere WooCommerce extensies, zoals WooCommerce Photography, WooCommerce Bookings, en Google Product Feed.
- Er is een manier om aangepaste en complexe informatie te importeren, exporteren, en bij te werken. Of je nu producten aan verkopers toewijst, merknamen aan producten toevoegt, of iets anders, je kunt nog steeds met deze gegevens werken binnen je CSV bestand.
Er zijn echter meer keuzemogelijkheden dan alleen first-party WooCommerce extensies. Je kunt ook externe plugins gebruiken om WooCommerce producten te helpen exporteren. We bespreken dit, en hoe je met een plugin kunt exporteren, in het laatste deel.
Zo exporteer je WooCommerce producten en bestellingen met een plugin
Aangezien een plugin een betere manier zou kunnen bieden om WooCommerce producten te exporteren, vind je er een aantal op de markt. Zo meteen bespreken we een aantal plugins om je een idee te geven van wat er te krijgen is.
Daarna gaan we in op hoe je WooCommerce producten kunt exporteren met een van deze oplossingen, en vergelijken dit met de ingebouwde aanpak.
Plugins voor het exporteren van WooCommerce producten
Er zijn talloze plugins beschikbaar in alle prijsklassen om je te helpen WooCommerce producten te exporteren. Je zult ook merken dat ondanks het aantal beschikbare plugins, een deel ervan iets anders doet dan de rest.
Een plugin als WP All Import is meer een universele exporteerplugin. De opvallende feature hier is de drag-and-drop editor. Deze geeft je de mogelijkheid om complexe producten te bouwen met een interface die lijkt op die van een paginabuilder. Je kunt zelfs het XML schema ontwerpen met drag-and-drop, wat fantastisch is als je huivert bij de gedachte om je teksteditor tevoorschijn te moeten halen.
Product Import Export is een andere plugin die CSV en XML indelingen ondersteunt en een hoge mate van compatibiliteit heeft met externe plugins en WooCommerce extensies. Het heeft ook nog een andere truc in petto.
De plugin stelt je in staat om meerdere Secure File Transfer Protocol (SFTP) kanalen in te stellen om je import en export te plannen. Dit heeft twee voordelen: ten eerste kun je via SFTP op een efficiënte manier gegevens overbrengen; ten tweede kies je voor een “hands-off” aanpak die fouten vermindert en je efficiëntie verhoogt.
Hoewel beide van deze oplossingen premium plugins zijn, wil je misschien niet veel uitgeven aan een oplossing. WooCommerce Store Exporter is een gratis plugin met een minimalistische opzet.
Je kunt ook exporteren naar externe SFTP formats en ook POST gebruiken. Dit is een feature op voor ontwikkelaars die je helpt als je een custom exportoplossing nodig hebt. Als je de plugin echter als een eenvoudig exporttool wilt gebruiken, is er een één-klik optie beschikbaar om een spreadsheet te exporteren die je gegevens bevat.
De laatste plugin is er een die we in het volgende gedeelte gaan demonstreren. Advanced Order Export for WooCommerce is net zo eenvoudig als WooCommerce Store Exporter, met meer flexibiliteit wat betreft de uitvoerinstellingen.
Je krijgt een overvloed aan exportopties die je, afhankelijk van je behoeften, zult waarderen. De gebruikelijke indelingen zijn er – CSV, XML, en XLS – en er zijn ook PDF en HTML indelingen beschikbaar.
Je krijgt ook ondersteuning voor de tab-separated values/TSV bestandsindeling. Hoewel dit niet zo flexibel is als de mogelijkheid om het scheidingsteken in te stellen, geeft het je wel een permanente optie als je graag dat format voor je gegevens gebruikt.
Zo kun je WooCommerce producten stap voor stap exporteren
Natuurlijk zal het proces dat je volgt om WooCommerce producten te exporteren verschillend zijn, afhankelijk van de plugin die je kiest. We gaan hier de Advanced Order Export for WooCommerce plugin gebruiken en we bespreken enkele algemene stappen voor het proces.
Zodra je de plugin installeert en activeert, zul je op zoek gaan naar de relevante profielinstellingen. In de meeste gevallen zal een plugin je een speciaal exportprofiel laten maken. Zo kun je een unieke opzet bewaren om opnieuw te gebruiken.
Voor Advanced Order Export for WooCommerce staat dat onder het kopje WooCommerce > Export > Profiles:
We kunnen werken met het profiel Copied from “Export Now”– als je erop klikt kom je in een gedetailleerd scherm met de velden die je nodig hebt om een export op de door jou gewenste manier te voltooien:
Van hieruit zul je instellingen willen veranderen op basis van het volgende:
- Data range: Er moet een datumbereik zijn dat overeenkomt met de gegevens die je wilt exporteren, en niet meer.
- Export format: Je zult het juiste uitvoerformat willen kiezen. CSV zal voor de meeste toepassingen de standaard zijn, hoewel je misschien ook een kopie in XML wilt.
- Columns: De filters laten je de kolommen kiezen die je exporteert, dus hier zou je het grootste deel van je aandacht aan moeten besteden.
Advanced Order Export for WooCommerce heeft talloze filters waarmee je het precieze bereik van je uitvoergegevens kunt kiezen. We hebben bijvoorbeeld filters voor artikelgewicht, of het product een nabestelling is (als een aangepaste veldwaarde), variabele attributen, en meer:
Dit beperkt echter niet het aantal kolommen dat je in je spreadsheet ziet. Voor deze plugin open je het menu “Set up fields to export”:
Als je deze ingesteld hebt, is het een goed idee om je wijzigingen en profiel op te slaan voor later gebruik. Van daaruit kun je een export uitvoeren.
Voor deze plugin gebruik je het WooCommerce > Export Orders > Export Now scherm als je een snelle algemene export wilt, of de Export knop onderaan een profiel als je dat specifieke profiel nodig hebt:
Hiermee bewaar je een CSV bestand op je computer dat de gegevensexport bevat:
Als je je veranderingen hebt doorgevoerd, kun je het spreadsheet opslaan en zonder gedoe weer in WooCommerce en WordPress importeren.
Samenvatting
De mogelijkheid om gegevens uit en in WooCommerce te krijgen is een fundamentele en essentiële. Daarom biedt WooCommerce ingebouwde manieren om beide te doen. Waar het ingebouwde importeerproces rechttoe rechtaan, intuïtief en betrekkelijk foutloos is, is de ingebouwde exportfunctionaliteit niet altijd de beste aanpak.
Dit artikel heeft gekeken naar het gebruik van plugins om WooCommerce producten te exporteren, en het goede nieuws is dat er veel oplossingen beschikbaar zijn. Als je je CSV bestand hebt, kun je het openen in Google Sheets, Excel, of zelfs een teksteditor om het te bekijken. Van daaruit kun je het bestand weer in WooCommerce importeren en je producten bijwerken.
Exporteer je vaak WooCommerce producten, en zo ja, wat is je strategie? Laat het ons weten in de commentsectie hieronder!
Laat een reactie achter