Depois de passar muito tempo construindo uma lista de e-mails sólida e criando as newsletters perfeitas para enviar aos seus assinantes, você confia que seus e-mails desaparecem na web e ficam nas caixas de entrada cada vez que você clicar em “Enviar”.
O que você pode não saber é que, nos bastidores, há alguém trabalhando duro para garantir que seus assinantes realmente recebam seus e-mails. Que alguém é um Gestor de Entregabilidade de Emails.
Na sua forma mais simples, o Email Deliverability Manager é uma pessoa que garante que os seus e-mails são entregues. Ao contrário dos e-mails pessoais, enviar e-mails comerciais é um pouco mais complexo.
Filtros de spam, listas negras, endereços de e-mail antigos e listas obsoletas podem afetar sua taxa de entregabilidade de e-mail e impedir que suas mensagens cheguem à sua lista de e-mail.
Um Email Deliverability Manager é uma raça rara porque a maioria das empresas simplesmente terceiriza seu próprio envio para empresas de e-mail maiores, como SendGrid ou Mailjet ou Amazon SES.
Na MailPoet, criamos nossa própria infraestrutura de e-mail dedicado – o MailPoet Sending Service – para suportar nosso plugin, e temos nosso próprio Gerenciador de Entregabilidade de E-mail. Esse papel não é apenas uma pessoa para nós, ele é compartilhado por três grupos: engenheiros, suporte e um terceiro, o Postmastery, e garante que as melhores práticas sejam seguidas.
Ao manter esta posição in-house, temos mais controle sobre nossa entregabilidade de e-mail e estamos em uma posição melhor para ajudar nossos clientes a enviar e-mails incríveis para seus assinantes.
Como não há muitas informações disponíveis on-line sobre o que os gerentes de entregabilidade de e-mails fazem, vamos explorar por que a entregabilidade de e-mails é importante e como o nosso gerenciamento de entregabilidade de e-mails oferece aos clientes MailPoet a tranquilidade de que seus e-mails estão realmente chegando aos seus destinos.
O que é a Entregabilidade de Email?
Antes de analisarmos o que faz um Email Deliverability Manager, deixe-me falar sobre o que é a entregabilidade de e-mails e porque é crucial para os proprietários de empresas.
A entregabilidade de e-mails mede a porcentagem de e-mails de campanhas que atingem seus alvos pretendidos. Por exemplo, se você enviar 100 e-mails, idealmente você quer que todos os 100 cheguem aos seus assinantes – isto é, 100% de entregabilidade de e-mail.
Mas, às vezes, as coisas correm mal.
Filtros de spam e listas negras podem canalizar seus e-mails para o abismo da internet, para nunca mais serem vistos novamente. Vários outros fatores podem influenciar as taxas de entrega de e-mails, incluindo a pontuação de spam do servidor que envia seus e-mails, reclamações de spam pelos destinatários ou a inclusão de um endereço de pote de mel na sua lista de e-mails.
Tautvidas Sipavičius, CTO da MailPoet, diz que as razões mais comuns pelas quais os emails não são entregues são:
- O endereço do cliente está mal configurado, impedindo que um provedor de serviços de e-mail (ESP) envie e-mails em seu nome.
- O cliente está a enviar e-mails para endereços inexistentes ou caixas de entrada completas, pelo que não pode aceitar e-mails.
- O cliente está abusando do serviço enviando spam, e-mails não solicitados ou e-mails com conteúdo proibido.
- A reputação de um ESP como serviço de e-mail diminui devido a abusos (como os mencionados acima), fazendo com que outros ESPs confiem menos nele e rejeitem e-mails legítimos porque acreditam que podem ser spam.
- O servidor de e-mail do destinatário está desativado ou com outros problemas (como o problema de não envio de e-mails pelo WordPress).
- Problemas técnicos em que os servidores de e-mail não conseguem se comunicar ou estão se comunicando mal entre si.
Algumas destas questões são simples de corrigir, enquanto outras são mais técnicas. É aí que entra o Email Deliverability Management.
Que medidas você pode tomar para manter suas taxas de entregabilidade de e-mail altas? As melhores práticas recomendam:
- Certifique-se de que seus assinantes entendem o que estão se inscrevendo quando se inscrevem e seja transparente sobre o processo de inscrição.
- Nunca compre ou alugue listas de emails – isto é ilegal em muitos países e é sempre uma má ideia. Seus e-mails são mais eficazes quando os assinantes querem recebê-los.
- Fique de olho nas reclamações de spam e avalie por que os destinatários podem estar marcando suas mensagens como spam.
- Certifique-se de que o seu endereço de e-mail “de” é reconhecível para que os remetentes não assumam que você está enviando spam.
- Considere a implementação de um duplo opt-in, que exige que os usuários confirmem sua assinatura por meio de um link enviado para seu endereço de e-mail. (Isto é efectivamente exigido no âmbito do RGPD.)
- Crie e-mails úteis e envolventes que seus clientes desejam ler.
- Escolha um serviço de e-mail confiável que seja capaz e disposto a cuidar do lado técnico das coisas, forneça informações e dados sobre a entrega de e-mail e leve a sério o monitoramento de seus servidores de e-mail.
Em 2011, quando fundamos a MailPoet, não havia grandes soluções relacionadas à entregabilidade de e-mails do WordPress. A partir de hoje, o MailPoet entrega mais de 30 milhões de e-mails por mês em caixas de entrada com uma taxa de entregabilidade de 98,5%, que corresponde e até excede alguns padrões da indústria.
Mas como podemos manter nossa taxa de entregabilidade tão alta? Bem, você adivinhou: com a ajuda do nosso Gerente de Entregabilidade de E-mails e sua equipe. É assim que eles fazem.
O que faz um gerenciador de entregabilidade de e-mail?
Como a maioria das funções, as tarefas diárias de um Email Deliverability Manager variam de acordo com a empresa. Em geral, a posição é uma mistura de tarefas técnicas e de desenvolvimento de relações com os ISP e outros PTE.
Os gerentes bem-sucedidos de entregabilidade de e-mail têm um profundo conhecimento das melhores práticas de marketing por e-mail, das leis de privacidade e anti-spam, bem como do conhecimento técnico relacionado a servidores de e-mail, autenticação de e-mail e tecnologias de filtragem.
As listas de empregos recentes para os Gestores de Entregabilidade de E-mail incluem as seguintes tarefas:
- Gerenciando relatórios e alertas de entrega de e-mail, incluindo logs de devolução.
- Solução de problemas e colaboração para encontrar soluções para problemas de entregabilidade à medida que surgem.
- Manter relações com o ISP e outros provedores de e-mail.
- Manter-se atualizado sobre as tendências e tecnologias da indústria.
- Educar os clientes sobre as melhores práticas de e-mail marketing.
- Contribuir para a comunidade anti-spam através da participação em conferências e participação em comités.
Todas essas tarefas contribuem para ajudar os remetentes de e-mails (ou seja, você!) a garantir que seus e-mails cheguem aos assinantes o mais rápido possível.
No MailPoet, as tarefas da nossa equipa de Gestão da Entregabilidade de Email estão divididas em duas categorias: tarefas preventivas e reactivas. Aqui está o que cada categoria inclui:
Ações Preventivas Primeiro
Ao evitar listas negras e filtros de spam, os gerentes de entregabilidade de e-mail trabalham para garantir que os e-mails cheguem às caixas de entrada dos assinantes o mais próximo possível de 100% do tempo.
A forma mais eficaz de manter altas as taxas de entregabilidade é através de ações preventivas.
Para isso, nossa equipe de Gerenciamento de Entregabilidade de E-mail fica à frente dos e-mails não entregues, tomando as seguintes ações preventivas:
1. Certifique-se de que as listas de e-mail estão atualizadas com endereços de e-mail válidos
Há várias razões pelas quais isto é tão importante. Em primeiro lugar, a compra de listas é contra a nossa política anti-spam, pois arrisca-se a ser entregue a todos. Queremos ter a certeza de que todos seguem as regras. Além disso, os e-mails mudam, as pessoas mudam de empresa, as listas de e-mail ficam obsoletas. Certificar-se de que as listas de e-mail são saudáveis é uma prioridade máxima.
2. Educar os clientes sobre as melhores práticas de e-mail
Enquanto você é um especialista em gerir o seu negócio, você pode não ser um especialista quando se trata do lado tecnológico do e-mail marketing, quanto mais a entregabilidade do e-mail. É por isso que uma equipe de Gerenciamento de Entregabilidade de E-mail garante que os usuários permaneçam em conformidade com as normas e práticas recomendadas de e-mail.
3. Garanta que os endereços IP sejam aquecidos
Você pode associar “aquecimento” com temperatura, mas quando se trata de e-mail, “aquecimento” é sobre a construção de uma boa reputação com outros ESPs, muitas vezes a partir de uma posição neutra ou ruim. O aquecimento envolve o aumento lento do volume de e-mails ao longo do tempo. Esse processo gradual ajuda a garantir aos filtros de spam que os e-mails são legítimos e evita o acionamento de filtros de spam. Este é um passo importante para garantir que os e-mails sejam entregues.
Como mencionei anteriormente, os ESPs podem rejeitar e-mails de remetentes com uma reputação desconhecida ou pobre. Por exemplo, o endereço IP que você está usando agora pode ter sido usado para enviar spam no passado e, portanto, ter uma reputação terrível, e é por isso que o “processo de aquecimento” é necessário.
4. Coloque as ferramentas de autenticação de e-mail no lugar
SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail) são métodos de autenticação de e-mail usados para verificar o endereço de e-mail enviado. Estes são testes de segurança simples que confirmam que você está enviando e-mails legítimos e não fingindo ser outra pessoa.
5. Verificação Anti-Phishing
Para enviar e-mails, você precisa ter seu próprio domínio “de”, e não pode ser um e-mail gratuito como @gmail.com. Esta é outra medida de segurança concebida para proteger os destinatários de e-mails de spam ou golpes de phishing.
6. Monitore as taxas de entrega geral em todos os usuários e IPs
O melhor momento para detectar problemas de entregabilidade é antes que eles aconteçam. A segunda melhor altura é logo depois de acontecerem, não meses depois. Uma equipe de gerenciamento de entregabilidade de e-mail mantém um dedo no pulso das taxas de entregabilidade de todos nos nossos servidores de e-mail para que qualquer problema possa ser resolvido o mais rápido possível.
7. Construir e atualizar relações dentro da comunidade ESP
Construir e manter boas relações com outros ESPs e ISPs facilita a correção de problemas à medida que eles surgem.
8. Pesquisar e Implementar Novos Métodos de Detecção e Prevenção de Abuso
Manter-se atualizado sobre novos métodos e tecnologias ajuda a manter um ESP na vanguarda da segurança de e-mail e dos avanços tecnológicos. À medida que as leis mudam e novas tecnologias entram em jogo, é importante que os ESPs implementem atualizações ou correções o mais rápido possível.
Tarefas Reativas: O que acontece quando as coisas correm mal?
Uma onça de prevenção pode valer um quilo de cura. Mas não importa o quão cuidadoso seja um ESP, as coisas correm mal. Embora nossa equipe de Gerenciamento de Entregabilidade de E-mail tenha como objetivo evitar problemas, eles não podem prever todos os cenários possíveis. Então, o que acontece quando as coisas correm mal?
Felizmente, muito do que normalmente precisa ser abordado é automatizado, o que permite que os gerentes de entregabilidade de e-mails corrijam pequenos problemas antes que eles se tornem problemas generalizados.
1. Ações automatizadas
Os ESPs bloquearão remetentes com altas taxas de reclamações de spam ou endereços de e-mail inválidos (siga estas dicas para encontrar o endereço de e-mail de qualquer pessoa). No MailPoet, somos rigorosos com os spammers não apenas porque o spam é irritante, mas porque as suas acções ameaçam a nossa reputação e a entregabilidade de todos os clientes que utilizam os nossos servidores. Não vamos comprometer as taxas de entregabilidade de todos para um usuário.
2. Pesquisa e Lei sobre Relatórios de Abuso
Os gerentes de entregabilidade de e-mails também podem pesquisar e tomar medidas em relação a relatórios de abuso, rastreando e bloqueando os abusadores. Isso pode incluir relatórios de monitoramento, análise de logs e cálculo da gravidade dos problemas.
3. Remoção de listas negras
Os Email Deliverability Managers também podem tomar medidas para retirar servidores ou endereços IP das listas negras da indústria. Infelizmente, por mais que os ESPs tentem evitá-lo, isso pode e ainda acontece.
Às vezes isso ocorre devido a spammers, outras vezes os remetentes não são educados sobre as melhores práticas de e-mail. Basicamente, quando algumas contas são vistas como spam, ESPs e outros assinantes de e-mail começam a pensar que todos os e-mails que enviamos para os clientes são spam e podem nos colocar na lista negra.
Quando isso ocorrer, nossa equipe de Gerenciamento de Entregabilidade de E-mail trabalhará com ESPs para não constar da lista negra. Eles também podem remover endereços IP que tenham sido colocados na lista negra, o que garante que o e-mail de todos saia conforme programado.
4. Encerrar contas de spammers
Finalmente, os gerentes de entregabilidade de e-mail podem tomar medidas para encerrar as contas dos spammers. Em alguns casos, essa etapa é um pré-requisito para ser excluída das listas negras. Os spammers não serão reembolsados do custo dos serviços. Manter os spammers fora dos nossos servidores ajuda a proteger todos os nossos outros utilizadores, por isso, isto é algo que não levamos de ânimo leve.
Como você pode ver, um grande esforço é feito para garantir que seus e-mails sejam sempre entregues! O Email Deliverability Manager é o administrador do seu e-mail marketing, garantindo que a tecnologia funcione, que os spammers sejam bloqueados e que os seus e-mails sejam entregues.
Sumário
Para os proprietários de empresas, o e-mail marketing é um dos métodos mais econômicos de se conectar com clientes existentes e potenciais. Na verdade, o ROI do e-mail é de cerca de $42 por $1 gasto.
No entanto, o processo de envio de e-mails como um negócio pode ficar bastante complexo. Há leis anti-spam, há todo o tipo de tecnologia para lidar, já para não falar da própria estratégia de marketing (leitura sugerida: melhores add-ons e extensões para o Gmail).
Você sabia que, em média, 20% dos e-mails comerciais nunca chegam aos destinatários pretendidos? Esse é um problema enorme se você está confiando em e-mail para conduzir visitas ao site, aumentar as vendas, ou apenas deixar seus clientes saber o que você está fazendo.
Felizmente, escolher um provedor de serviços de e-mail de qualidade pode ajudar a garantir que seus e-mails sejam entregues nas caixas de entrada a tempo, sempre. E nos bastidores, haverá um Email Deliverability Manager que cuidará do complexo trabalho de enviar seus e-mails para que você não precise.
Você ainda tem alguma dúvida sobre como enviar e-mails com o WordPress? Deixe um comentário e avise-nos!
Kim é um dos co-fundadores da MailPoet, onde ele é CEO e foca no produto. Você pode seguir o MailPoet no X em @mail_poet.
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