Trello vs Asana – Waar kun je jouw projecten het best beheren?

Trello en Asana zijn twee van de meest populaire projectbeheertools op de markt. De vraag is dus simpel: Trello versus Asana, welke moet je kiezen voor jouw bedrijf?

Laten we dat eens uitzoeken in deze diepgaande vergelijking!

Trello

Trello begon als een product van Fog Creek Software.

Volgens Joel Spolsky, oprichter van Trello, schreven ze in januari 2011 de eerste regel met code voor dit product.

Hij zegt dat de software, na drie maanden zwoegen, goed genoeg was om te worden gelanceerd. Ze besloten echter om de software eerst te verbeteren, voordat ze deze aan het grote publiek zouden presenteren. Fog Creek Software lanceerde Trello in september 2011 op de Disrupt-conferentie van Tech Crunch.

Het was een innovatief projectbeheerproduct dat gebaseerd was op het productiviteitssysteem Kanban.

Het kanbansysteem is ontwikkeld door een Japanse industrieel ingenieur Taiichi Ohno in een poging het productieproces van Toyota te verbeteren.

Dit was zo’n groot succes dat dit systeem zich vanuit de automobielindustrie verspreidde naar andere industrieën, zoals de detailhandel, software en zelfs bioscopen.

Dit trok ook de aandacht van mensen die het zagen als dé manier om hun productiviteit te verbeteren.

Zo ziet een kanbanbord er in de basis uit:

Een kanbanbord voor een grote organisatie is natuurlijk veel ingewikkelder dan dit, maar je snapt het wel.

Fog Creek Software bouwde een tool waarmee bedrijven een digitaal kanbanbord konden maken.

Hier is het bestuur van een fictief bedrijf genaamd Artist Exploitation, Inc. dat Joel Spolsky gebruikte in zijn Disrupt-presentatie:

Houd er rekening mee dat dit van bijna tien jaar geleden is.

Destijds was het gebruik van een kanbanbord in projectbeheersoftware een revolutionair idee, en het creëren ervan was een serieuze technische uitdaging.

De presentatie van Joel Spolsky was een succes: hij slaagde erin “6 minuten ‘zendtijd’ om te zetten in 130.000 kijkers” en 22% van die mensen meldden zich aan voor Trello.

Spolsky schrijft dit succes toe aan het feit dat ze een solide product hadden:

“Als we de drie maanden oude Trello hadden gelanceerd, zou het LANG NIET ZO GOED zijn geweest. Misschien zelfs MEH. Ik wil geen 131.000 kijkers op MEH.”

Vanaf dat moment groeide Trello enorm en bereikte het 10 miljoen gebruikers in 2015.

Maar zoals Hiten Shah in zijn artikel “Waarom Trello er niet in slaagde een $ 1 miljard+ bedrijf op te bouwen” opmerkt, waren hun concurrenten ook hard aan het werk met kanbanborden. Al snel werd een ooit revolutionair idee alledaags.

Asana introduceerde zijn eigen kanbanbordfunctie in 2016 (meer hierover hieronder), “zwaar geïnspireerd” door Trello:

“We geven Trello absoluut alle lof. Dit is duidelijk een product dat goed werk heeft verricht als pionier binnen deze visie. […] We zien Trello als een feature, niet als een product.” zei Asana’s mede-oprichter Justin Rosenstein.

Hoe dan ook, Trello bleef groeien en bereikte 25 miljoen gebruikers in 2017. In datzelfde jaar werd het voor $ 425 miljoen overgenomen door Atlassian.

Op dit moment heeft Trello meer dan 35 miljoen gebruikers en is het een van de meest gerespecteerde bedrijven op het gebied van projectbeheer.

Belangrijkste Functies

Oké, wat biedt Trello zijn gebruikers dan precies?

Het kanbansysteem blijft de kern van Trello. Het biedt een geweldige visuele voortgang voor projecten, omdat je elke kaart van links naar rechts kunt zien bewegen naarmate het werk aan een bepaalde taak vordert.

Zoals je kunt zien, is de gebruikersinterface vrijwel hetzelfde als in 2011, behalve dat deze nu visueel aantrekkelijker is.

Je kunt zoveel mensen op je bord uitnodigen als je wilt, wat geweldig is als je met een groot team werkt.

Je kunt je werk organiseren door borden, lijsten en vervolgens kaarten voor elke taak te maken en deze door de lijst te verplaatsen, terwijl je vorderingen maakt.

Deze kaarten zijn niet alleen maar een digitale versie van de ouderwetse plaknotities. Je kunt er veel informatie aan toevoegen, zoals taakbeschrijving, einddatum, label, een voortgangscontrolelijst, bijlagen, etc.

Trouwens, nu we het hebben over checklists en einddatums, Trello heeft een Calendar Power-Up waarmee je kaarten met vervaldatums in een kalender kunt bekijken.

Trello mist een systeem voor taakafhankelijkheid. In een dergelijk systeem zijn taken (hiërarchisch) met elkaar verbonden. Je kunt echter bepaalde elementen in de kaarten gebruiken, zoals checklists en bijlagen, om taakafhankelijkheden weer te geven. Je kunt hier meer lezen over het beheren van taakafhankelijkheden.

Kaarten hebben ook een opmerkingenfunctie, dus als je iets wilt bespreken dat verband houdt met de desbetreffende taak, kun je dit binnen die kaart doen:

Dit is handig omdat je hiermee de communicatie op één plaats kunt houden in plaats van dat deze over verschillende kanalen wordt verspreid (e-mail, chatberichten, sms, enz.).

Trello heeft daarnaast een notificatiesysteem dat je op de hoogte houdt door je meldingen te sturen in de app, via e-mail, via browser en via mobiel.

Deze meldingen worden via alle apparaten gesynchroniseerd. Zo hoef je geen meldingen te lezen die als ongelezen worden weergegeven. En als je een e-mailmelding ontvangt, kun je deze rechtstreeks via e-mail beantwoorden.

De tool heeft verder een krachtige zoekfunctie waarmee je alles snel kunt vinden.

En als je Trello met meer dan één groep mensen wil gebruiken, kun je Trello Teams gebruiken (op die manier kun je een familieteam, een vriendenteam, een werkteam, enz. hebben).

Trello heeft verschillende Power-Ups waarmee je extra functies op je borden kunt inschakelen en de software integreren met je favoriete apps.

Een aantal van de meest populaire Power-Ups zijn bijvoorbeeld de eerder genoemde Agenda Power-Up, evenals Google Drive en Slack Power-ups:

Je kunt hier een lijst met alle Power-Ups bekijken. En dat zijn er veel!

Trello biedt ook verschillende browserextensies die handig zijn wanneer je Trello veel gebruikt. Met de PopClip-extensie kun je bijvoorbeeld geselecteerde tekst opslaan in Trello op Mac. Je kunt hier een lijst met alle browserextensies bekijken.

Het is ook vermeldenswaard dat Trello privacy serieus neemt. Je hebt volledige controle over wie je bord ziet. Bovendien gebruiken ze een SSL/HTTPS-verbinding.

Prijzen

Trello heeft drie prijsniveaus:

• Dit is het meest basic plan. Ze beloven dat het voor altijd gratis zal blijven.
• Business Class. Dit is een maandelijks abonnement van $9,99 per gebruiker. Het is bedoeld voor kleine tot middelgrote bedrijven die meer functies nodig hebben dan wat de gratis versie biedt.
• Dit is een abonnement dat begint bij $20,83 per gebruiker per maand, maar de prijs is afhankelijk van het aantal plaatsen dat je nodig hebt (hoe groter je team, hoe minder het per gebruiker kost).

Alle drie de abonnementen bieden onbeperkte borden, onbeperkte lijsten en onbeperkte kaarten, waardoor dit een geweldige tool is voor startups.

Als het gaat om de meer geavanceerde functies, zoals automatisering en power-ups, is het gratis abonnement echter vrij beperkt.

Ook biedt het gratis abonnement niet veel op het gebied van beveiliging. Als je geavanceerde beheerdersmachtigingen wilt instellen, uitnodigingen wil verzenden die gelimiteerd zijn tot een bepaald domein, of leden wilt deactiveren, moet je upgraden naar Business Class of Enterprise.

Bovendien bieden de premium-abonnementen 100+ integraties waarmee je team een aanzienlijke stijging in productiviteit kan verwachten.

Wat zijn de sterke punten van Trello?

De kracht van Trello is de eenvoud.

Dit is belangrijk, omdat elke tool die je aan je team introduceert, automatisch betekent dat het tijd zal kosten om deze te beheersen. Eenvoud vermindert de hoeveelheid tijd die nodig is om nieuwe teamleden te trainen.

Trello is daarnaast ongelooflijk veelzijdig. Het is gemaakt met het gemiddelde bedrijf als uitgangspunt, dus kunnen we aannemen dat projectbeheer binnen een klein bedrijf hun expertise is.

Het product is echter niet beperkt tot deze categorie en kan worden ingezet voor elke denkbare categorie, van het plannen van een vakantie, het organiseren van een feestje, tot het renoveren van een huis.

Medeoprichter van Trello, Michael Pryor, deelde in zijn “25 miljoen gebruikers! We vieren het met deze 4 gloednieuwe Trello-features” dat het team vaak verrast wordt door de enorme diversiteit aan praktische toepassingen die ze tegenkomen. Tegen de gebruikers zei hij:

“Jullie verzinnen manieren om Trello te gebruiken die we nooit hadden kunnen verzinnen. Van cruciale verkooppijplijnen tot vakantieborden, routekaarten tot receptenborden: jullie creatieve toepassingen van Trello om thuis en op het werk productiever te zijn blijven ons verbazen.” 

Het is al met al een krachtige tool, omdat deze kan gebruiken om zowel persoonlijke als professionele projecten te beheren.

Voor wie is Trello het meest geschikt?

Trello werkt het beste voor kleine bedrijven die te maken hebben met duidelijke, lineaire processen en eenvoudige, intuïtieve software willen die teamleden snel kunnen beheersen.

Het beste wat je kan doen, is jezelf afvragen of je je bedrijf met een fysiek kanbanbord zou kunnen beheren als je hele team in hetzelfde kantoor zou werken.

De meeste eigenaren van kleine bedrijven zouden deze vraag met ‘ja’ beantwoorden, wat betekent dat ze waarschijnlijk baat hebben bij het gebruik van Trello, vooral als ze aan eenvoudige projecten werken.

Als je team echter te groot is en je projecten te complex zijn, zal Trello waarschijnlijk niet volstaan.

Asana

Asana was founded in 2008 by Justin Rosenstein and Dustin Moskovitz. Moskovitz is a co-founder of Facebook and Rosenstein is an ex-Google and ex-Facebook engineer.

Asana werd in 2008 opgericht door Justin Rosenstein en Dustin Moskovitz. Moskovitz is mede-oprichter van Facebook en Rosenstein is een ex-Google en ex-Facebook-ingenieur.

Beiden werkten aan het verbeteren van projectbeheer en het verhogen van de productiviteit van de werknemers bij Facebook.

Deze ervaring zorgde voor het besef dat ongelooflijk slimme mensen vaak vastlopen en het grootste deel van hun tijd besteden aan “werken rondom het werk”. Hiermee bedoelen ze zaken zoals e-mailcommunicatie, informatie opsporen en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit.

Terwijl ze bij Facebook werkten, werkten Moskovitz en Rosenstein samen aan een interne projectbeheertool met de naam Tasks, welke snel een rol van betekenis speelde in het bedrijf. Hoewel ze er toen nog niet zo over dachten, zien ze tegenwoordig deze software als een prototype voor Asana. De populariteit van Tasks deed hen beseffen dat er behoefte was aan een dergelijk product.

In 2008 verlieten ze Facebook om Asana te starten. De oprichters hebben de tijd genomen om het product te ontwikkelen, voordat deze beschikbaar werd voor het publiek. Ze lanceerden de gratis bètaversie in november 2011. De officiële commerciële lancering was in april 2012.

Asana kreeg aandacht van investeerders voordat ze op de markt kwamen, wat waarschijnlijk ten minste gedeeltelijk te wijten was aan de connecties van de oprichters in de technologische industrie.

In het voorjaar van 2011 trokken ze het eerste kapitaal aan met een waarde van $1,2 miljoen, gevolgd door ~$9 miljoen in november 2011. Het is vermeldenswaard dat de eerste investeerders Peter Thiel (die later bestuurslid van Asana werd) en Sean Parker waren.

Asana werd al snel een populair hulpmiddel voor projectbeheer. Maar het team rustte niet op hun lauweren. Ze bleven meedogenloos hun product verbeteren door naar de klanten te luisteren en de meest gevraagde functies te ontwikkelen.

Het resultaat was dat tien jaar nadat Moskovitz en Rosenstein Facebook verlieten om Asana te starten, het bedrijf een waarde van $1.5 miljard bereikte en op dit moment meer dan 60.000 betalende klanten heeft. Ook hebben de oprichters van dit bedrijf zoveel vertrouwen in hun product dat ze onlangs hebben aangekondigd dat alle 500 Asana-medewerkers niet meer gebruik gaan maken van interne e-mail.

Dit betekent dat men de werknemers van Asana nog steeds per e-mail kan bereiken, maar het zal niet worden gebruikt voor communicatie binnen het bedrijf. Moskovitz zei:

“Het is nu eenmaal heel natuurlijk voor mensen om hun gesprekken rond het eigenlijke werk te organiseren […] Meestal, als je een e-mailconversatie met je collega’s hebt, gaat het echt om een project waaraan je werkt, of een aantal actie-items of doelen. In Asana is dat allemaal georganiseerd in ‘projecten’ of ’taken’ en binnen Asana kan je je je gesprekken voeren binnen zowel projecten als taken. Al onze gesprekken vinden dus daar plaats.”

Het is een gewaagde zet die Asana extra geloofwaardigheid geeft. Immers, als de software goed genoeg is voor een bedrijf van $1,5 miljard, dan is het waarschijnlijk ook goed genoeg voor jouw bedrijf.

Belangrijkste Functies

Asana is een geavanceerde projectbeheertool waarmee je complexe projecten kunt afhandelen.

Asana heeft een Boards-functie die is gebaseerd op het kanbansysteem en waarmee je je werk kunt visualiseren door middel van visuele progressie, vergelijkbaar met die van Trello.

Hoewel het bord de kern van het Trello-product is, is het in Asana slechts een van de functies (zoals je je misschien nog herinnert, heeft Asana het pas in 2016 geïntroduceerd).

Het is ook vermeldenswaard dat Asana, in tegenstelling tot Trello, een goed systeem voor taakafhankelijkheidsbeheer heeft:

Bijvoorbeeld: je kunt een taak markeren als “wachtend op een andere taak”. Zodra die eerste taak is voltooid, krijgt de persoon die erop heeft gewacht een melding en gaat hij door met zijn eigen taak.

Houd er rekening mee dat een enkele taak afhankelijk kan zijn van meerdere andere taken en dat meerdere taken afhankelijk kunnen zijn van slechts één andere taak.

Een ander belangrijk kenmerk is de Tijdlijn waarmee je een plan kunt maken en die laat zien hoe de verschillende puzzelstukjes van je project in elkaar passen. Dit is een extra manier om de voortgang te visualiseren. Het helpt je om op schema te blijven wat betreft deadlines:

Mocht er iets veranderen, dan kun je de tijdlijn eenvoudig aanpassen en zien hoe de verandering het hele project beïnvloedt. Trouwens, je kunt taakafhankelijkheden op de tijdlijn tekenen, waardoor het veel gemakkelijker is om alles wat er in een complex project gebeurt bij te houden.

Daarnaast is er een kalenderfunctie waarmee je het werk in een kalender kunt bekijken, zodat je bijvoorbeeld mogelijke conflicten in de planning kunt herkennen:

De functie Portfolio’s is een eenvoudige manier om al je activiteiten op één plek te volgen, wat handig is als je tegelijkertijd aan meerdere grote projecten werkt. Je kunt de KPI’s en kritieke informatie in portfolio’s ook in real-time bekijken, om te anticiperen op belangrijke problemen voordat deze zich voordoen.

Nog interessanter is de Workload-functie die het gemakkelijk maakt om de workload van elk afzonderlijk teamlid te beheren:

Dit is erg handig wanneer je een groot team of meerdere teams beheert. Hoe meer mensen aan een project werken, hoe gemakkelijker het is om per ongeluk iemand te laten onder- of overwerken.

Het is normaal om af en toe over te werken en ook weleens in tijdnood te verkeren, maar langdurig wanbeheer van de werklast leidt tot ontevredenheid van medewerkers. Dit kan op den duur leiden tot een verminderde productiviteit, ontslag van werknemers en kan je bedrijf veel geld kosten.

Met Asana kun je ook veelvoorkomende processen omzetten in sjablonen, wat betekent dat je het wiel niet telkens opnieuw hoeft uit te vinden:

Dit is belangrijk omdat je alles zoveel mogelijk wilt stroomlijnen, terwijl je je bedrijf laat groeien.

Je kunt bepalen wie toegang heeft tot welke informatie via de privacy-instellingen waarmee je een sterke beveiliging kunt instellen.

Hoe groter je team is, en vooral als je freelancers gebruikt, hoe belangrijker deze functie wordt, omdat je niet wilt dat mensen die net zijn aangenomen toegang hebben tot gevoelige informatie. Over beveiliging gesproken, met beheerdersfuncties kun je zaken regelen zoals authenticatie en wachtwoordsterkte, en je kunt alle wachtwoorden opnieuw instellen in geval van een beveiligingslek.

Tot slot biedt Asana meer dan 100 integraties met andere populaire tools, waaronder Slack, Google Drive, Zapier… En zelfs Trello!

Prijzen

Asana heeft vier prijsniveaus:

• Gratis basisabonnement. Dit is het beste voor individuen of teams die net beginnen met projectbeheer.
• Premium-abonnement. Dit is het beste voor teams die meer willen dan de basisprincipes van projectbeheer. Het kost $9,99 per gebruiker per maand bij jaarlijkse facturatie en $11,99 per gebruiker per maand als er maandelijks wordt gefactureerd.
• Business-abonnement. Dit is het beste voor teams en organisaties die het werk van verschillende projecten moeten beheren. Het kost $ 19,99 per gebruiker per maand als dit jaarlijks wordt gefactureerd en $23,99 per gebruiker per maand bij maandelijkse afschrijving.
• Enterprise-abonnement. Dit is het beste voor organisaties die extra ondersteuning, beveiliging en controle nodig hebben. Neem contact op met het verkoopteam van Asana als je de prijs wilt weten.

Het Basisabonnement is natuurlijk heel simpel. Het bevat alleen de kernfuncties van Asana zoals Tasks, List view, Board view, Calendar view en vervaldatums. Je kunt met maximaal 15 personen samenwerken als je voor deze optie kiest.

Andere abonnementen komen overeen met de behoeften van een bedrijf op basis van zijn grootte: het Premium-abonnement is voor kleine bedrijven, het Business-abonnement is voor middelgrote bedrijven en het Enterprise-abonnement is voor grote bedrijven.

Je kunt eenvoudig een abonnement kiezen dat het beste werkt voor jouw bedrijf op basis van de grootte van je team.

Wat zijn de sterke punten van Asana?

De grootste kracht van Asana is verfijning en gedetailleerde controle over projecten.

Je beschikt over alle nodige functies voor het beheren van een groot team of meerdere teams die tegelijkertijd aan een complex project of aan meerdere complexe projecten werken.

Het platform is verder ideaal voor situaties waarin de relaties tussen de taken die moeten worden uitgevoerd niet eenvoudig zijn, omdat het je helpt het grote geheel te zien.

Voor wie is Asana het beste?

Asana is het beste voor grote organisaties waar meerdere teams tegelijkertijd aan meerdere complexe projecten werken.

Het is vooral waardevol voor managers die toezicht moeten houden op projecten met veel bewegende delen.

Heb je echter een klein team, dan is deze software misschien een beetje overbodig.

Trello versus Asana: Grootste verschillen

Het debat van Trello versus Asan komt neer op eenvoud versus complexiteit. Wat is belangrijker voor jou?

Met Trello krijg je eenvoudige, intuïtieve, gemakkelijk te gebruiken software die geen stijle leercurve heeft. Het nadeel hiervan is dat deze tool mogelijk beperkt is als het gaat om echt complexe projecten.

Het ontbreken van een goed systeem voor taakafhankelijkheid is bijvoorbeeld een groot nadeel wanneer het gaat om projecten waarbij de relatie tussen taken ingewikkeld is.

Hoewel je verschillende eenvoudige projecten op Trello kunt beheren, kan het moeilijk zijn om met verschillende complexe projecten tegelijk te werken.

De veelzijdigheid van Trello is echter ook een sterk punt, omdat je het voor vrijwel alles kunt gebruiken wat je maar kunt bedenken (persoonlijke takenlijsten, werkprojecten, als een CRM, enz.). Het betekent echter wel dat het niet erg geoptimaliseerd is voor zakelijk projectbeheer.

Aan de andere kant, met Asana krijg je geavanceerde software met een verscheidenheid aan functies die het je leven een stuk makkelijker maken, vooral als je complexe projecten en grote teams moet beheren.

Je hebt het kanbanbord, dus heb je het belangrijkste voordeel van Trello, maar je hebt ook alle extra functies zoals tijdlijn, portfolio’s, enz., die je kunnen helpen verschillende activiteiten tegelijkertijd te beheren.

Het taakafhankelijkheidssysteem is een enorm voordeel, omdat het zonder moeite mogelijk is om complexe projecten te beheren. Natuurlijk is er ook een nadeel, al deze functies betekenen dat het je enige tijd kost om de software onder de knie te krijgen.

Extra complexiteit brengt extra kwetsbaarheid met zich mee. Een persoon die een fout maakt omdat hij de software nog niet helemaal onder de duim heeft, kan een negatieve impact hebben op het hele project.

Dit kan ook met Trello gebeuren, maar het is veel minder waarschijnlijk, omdat Trello veel eenvoudiger is.

Trello versus Asana: welke projectbeheersoftware moet je gebruiken?

Vanuit financieel perspectief zou je meer waar voor je geld krijgen met Asana.

Je moet echter ook rekening houden met de benodigde tijd om deze software te leren gebruiken.

Het is ook belangrijk om voorzichtig te zijn met de valstrik “meer functies, beter product”. Wat je eigenlijk wilt, is software die het benodigde werk op de meest eenvoudige manier uitvoert. Het kan daarom slim zijn om voor een product te kiezen dat minder functies heeft wanneer het krachtig genoeg is voor je behoeften.

Kortom, Trello is misschien een betere optie voor kleine bedrijven met eenvoudige processen, terwijl Asana goed werkt voor middelgrote en grote bedrijven die extra functies nodig hebben om de complexiteit waarmee ze te maken hebben aan te kunnen. Bestaat je bedrijf voornamelijk uit werknemers die op afstand werken, dan zijn beide tools perfect om het werk voor elkaar te krijgen.

Uiteindelijk hangt het vooral af van jouw specifieke situatie. Dat is waarom je zou kunnen overwegen om je aan te melden voor de gratis abonnementen van zowel Asana als Trello en de producten te verkennen om te kijken welke het best bij je past. Naast deze twee, zijn er natuurlijk nog veel andere Trello alternatieven te vinden.

Samenvatting

Trello versus Asana: wat is de beste keuze?

Elk hulpmiddel op de markt heeft zijn sterke en zwakke punten. Er bestaat geen “perfecte” projectbeheersoftware. Wil je dit vanuit een ander perspectief bekijken, dan is de beste projectbeheertool degene die voor jou het natuurlijkst aanvoelt om je werk bij te houden.

Misschien is het Trello. Misschien is het Asana. Misschien is het iets anders. Wat belangrijk is, is dat het werkt voor jou en je team.

En om dat te doen, moet je begrijpen wat de echte behoeften van je bedrijf zijn en vervolgens software kiezen die hieraan voldoet.