Muchos usuarios recurrirán a WooCommerce para tener una tienda online completa con WordPress. El «flujo» general implica llevar activos, productos y contenido a estas dos plataformas. Sin embargo, también puedes utilizar WooCommerce para exportar productos.
Hay muchas razones para hacer esto. La mayoría de las veces, tendrás que hacer alguna gestión, como corregir entradas en lote. Sin embargo, también podrías exportar productos si decides trasladar tu alojamiento web.
En cualquier caso, saber cómo exportar tus productos — y los pasos que implica — es un poderoso arma que tienes que tener en tu arsenal.
En este tutorial, vamos a mostrarte cómo utilizar WooCommerce para exportar productos. Reuniremos algunos plugins para ayudarte y te ofreceremos un tutorial paso a paso para realizar el trabajo.
En primer lugar, vamos a hablar de los casos de uso de la exportación, y también del proceso de importación, en resumen.
Por qué Querrías Exportar Productos de WooCommerce
Todo tu stock e inventario está dentro de WordPress — concretamente en WooCommerce. Exportar estos productos significa generar una lista en la que puedas trabajar con los datos en otro programa, fuera de la instalación de tu tienda.
A menudo exportarás estos productos a algún tipo de formato de hoja de cálculo, ya sea un archivo de valores separados por comas (CSV), una hoja de cálculo de Excel o incluso un archivo de texto sin formato.
Aunque pueda parecer algo drástico, en realidad, a menudo exportarás tus productos por una serie de razones mundanas y rutinarias:
- Eficiencia: Es más sencillo y familiar editar por lotes tu inventario a través de una hoja de cálculo que a través de la interfaz de WooCommerce. Además, puedes utilizar la funcionalidad dedicada de la aplicación de hoja de cálculo para ahorrar algo de tiempo y esfuerzo.
- Corrección global de errores: Puede haber un problema en tu lista de productos que necesites corregir a nivel global. Por ejemplo, podrías tener un error con los valores de tus unidades de mantenimiento de stock (SKU). Exportar tus productos de WooCommerce te permite resolver este problema y volver a importar la lista en un instante.
- Simplicidad en la migración: Incluso es posible que quieras mejorar tu alojamiento a algo más robusto y con características específicas para tus necesidades. Si exportas tus productos de WooCommerce, no hace falta nada para importar toda la lista a una nueva instalación, o a un nuevo servidor.
Hablando de importar, vale la pena saber cómo hacerlo antes de entrar en el proceso de exportación. Esto te dará una buena comprensión de cómo se relacionan las entradas con el mundo «interior» y «exterior» (con respecto a WooCommerce, al menos).
Cómo Importar Productos y Pedidos de WooCommerce
A primera vista, el proceso de importación de productos y pedidos de WooCommerce parece sencillo. De hecho, hay muchos engranajes que conforman toda la rueda.
A lo largo de los siguientes apartados, hablaremos de algunos de los elementos «necesarios» y mostraremos el proceso exacto para importar productos a WooCommerce.
Conceptos Básicos de un Archivo CSV
Aunque lo llamemos «archivo CSV», en realidad no es un tipo de archivo — sino un formato de archivo. Esto es así a pesar de que los archivos CSV tienen la extensión .csv.
Puedes leer los formatos CSV con casi cualquier aplicación que pueda analizar y mostrar texto. La mayoría de los usuarios abrirán un CSV dentro de una aplicación de hoja de cálculo porque ésta ofrecerá la funcionalidad relacionada para trabajar con los valores que contiene. Sin embargo, no hay nada malo, en un sentido técnico, en utilizar un editor de texto o alguna otra solución.
El aspecto clave de un archivo CSV es el uso de un «delimitador». En términos básicos, se trata de un separador y el valor por defecto es una coma — de ahí que el formato muestre «valores separados por comas». Cuando utilizas el formato CSV, el software de «traducción» (en nuestro caso, WooCommerce y una aplicación de hoja de cálculo) entenderá que cada trozo de información separado por una coma es un dato único e individual:
Sin el delimitador de la coma, verás los datos amontonados en una sola celda:
Lo bueno del formato CSV es que es agnóstico no sólo al programa que utilices para leer los datos, sino también al programa al que los importes. Si una aplicación puede trabajar con valores CSV, puedes trasladar esos datos a casi cualquier lugar, siempre que puedas asignar los datos de forma adecuada al programa al que los importas.
Cómo Utiliza WooCommerce los Datos CSV
WooCommerce utiliza los datos CSV de forma similar a otros programas. Tienes una serie de campos dentro de WooCommerce que designan los valores de tus productos:
Cuando importas un conjunto de productos desde un archivo CSV, cada valor se agrupará bajo una cabecera — un SKU, un nombre de producto, un valor variable, etc. Sin embargo, esas cabeceras deberán corresponder a un valor apropiado dentro de WooCommerce.
Por ejemplo, no podrías importar datos de una cabecera de Tipo de motor si tu lista de productos de WooCommerce no utiliza ese valor de cabecera. Vamos a hablar de esto en relación con el proceso de importación en general.
Importar Productos y Pedidos de WooCommerce desde un Archivo CSV
La buena noticia es que, a pesar de toda la información de fondo, el procedimiento de importación de productos y pedidos de WooCommerce es sencillo. Esto es gracias a la amigable interfaz de WordPress.
Necesitarás un archivo CSV para hacerlo, y vamos a utilizar los datos de ejemplo de WooCommerce. Está disponible de forma gratuita, aunque tendrás que descargar el archivo del plugin de WooCommerce desde WordPress.org. Dentro, encontrarás una carpeta llamada sample-data que contiene los archivos a utilizar:
Hay varias formas de importar productos a WooCommerce. Si tienes una nueva instalación y utilizas el Asistente de Inicio, puedes importar un archivo CSV durante el proceso:
Sin embargo, esto sólo será una opción para las tiendas nuevas sin productos. A continuación te mostraremos cómo actualizar los datos de tus productos de WooCommerce, lo que también incluye el proceso de importación mediante un archivo CSV.
Actualizar los Pedidos y Productos Existentes mediante un Archivo CSV
La mejor manera (y la recomendada) de importar los productos de WooCommerce es a través de la pantalla Productos > Todos los productos dentro de WordPress. Si seleccionas Iniciar importación, verás un diálogo para elegir un archivo CSV:
Si ahora haces clic en el botón Mostrar opciones avanzadas, podrás ver algunos ajustes opcionales para la ruta de tu archivo CSV, así como la opción de utilizar los ajustes de mapeo anteriores. Lo más importante es la opción de elegir el delimitador de tu archivo. Esto te ayudará si tu archivo no utiliza comas:
En general, el proceso aquí es sencillo: Elige un archivo CSV de tu ordenador y haz clic en Continuar.
La casilla de verificación extra aquí sirve para actualizar los productos existentes.
El Tooltip (información contextual) te lo explica, es decir, comparará los productos con un ID o SKU coincidente y actualizará la información con la que tenga tu archivo CSV. Es más, las líneas de la hoja que no coincidan con un producto existente — es decir, los nuevos productos — no se importarán. Esto significa que puedes actualizar el archivo con los datos que necesites, y luego importarlo para actualizar tu inventario, todo ello utilizando esta casilla de verificación.
Mapear las Columnas de Productos
La pantalla de Mapeo de Columnas es la forma en que relacionarás las columnas de tu archivo CSV con los encabezados de los productos de WooCommerce. De hecho, WooCommerce hace una «mejor suposición» de esto — si usas los datos de muestra o importas un archivo que tiene su origen en una exportación, este va a ser exacto o muy parecido:
Una vez que compruebes estas columnas y hagas los cambios necesarios para ayudarte a mapear las columnas con precisión, puedes desplazarte hacia abajo y hacer clic en el botón Ejecutar el importador. A partir de aquí, WordPress hará lo necesario, lo que puede llevar un tiempo dependiendo del tamaño de tu archivo CSV.
Sin embargo, verás una pantalla de éxito una vez completado el proceso:
Esto es todo lo que necesitas hacer para importar productos utilizando la funcionalidad nativa. A continuación, echaremos un vistazo a lo que ofrece WooCommerce con respecto a la exportación.
Cómo usar WooCommerce para Exportar Productos
Para exportar desde WooCommerce, deberás dirigirte a la pantalla Productos > Todos los productos. Una vez que tengas productos dentro de tu instalación, habrá un botón extra de Exportación:
Sin embargo, si haces clic en él sin seleccionar los productos, no se exportará nada. Primero tendrás que elegir los productos que quieres exportar utilizando las casillas de verificación de la lista, y luego hacer clic en el botón Exportar.
Esto te llevará a una pantalla que no debería necesitar mucha información por tu parte — el cuadro de diálogo Exportar productos:
Aquí, selecciona las opciones de los desplegables que corresponden a los datos que quieres exportar. Cuando termines, haz clic en el botón Generar CSV para iniciar el proceso y guardar el CSV en tu ordenador.
A partir de aquí, puedes revisar tu CSV utilizando cualquier programa con el que te sientas cómodo. Por ejemplo, Excel es muy popular, al igual que Google Sheets.
Sin embargo, aunque este proceso nativo es rápido y sencillo, no es el más flexible o potente. Hablaremos de esto con más profundidad a continuación.
Limitaciones de la Funcionalidad Nativa de WooCommerce
Las limitaciones de la funcionalidad de exportación nativa de WooCommerce — y las del proceso de importación — no se mostrarán en muchos casos de uso cotidiano.
Esto es un arma de doble filo. Por un lado, conseguirás casi todo lo que necesitas en muchas situaciones.
Sin embargo, por otro lado, hay algunas limitaciones que no serán evidentes hasta que las encuentre. Por ejemplo, es posible que no puedas importar determinados tipos de datos personalizados y productos complejos de la mejor manera posible.
Aquí es donde un plugin puede ayudar tendiendo un puente entre el proceso de exportación nativo y algo adaptado a tus necesidades. Automattic reconoce esto, y por eso ha lanzado la extensión Product CSV Import Suite WooCommerce.
La extensión va más allá de la funcionalidad básica nativa de varias maneras:
- Tienes más soporte para otras extensiones de WooCommerce, como WooCommerce Photography, WooCommerce Bookings y Google Product Feed.
- Hay una forma de importar, exportar y actualizar información personalizada y compleja. Tanto si asignas productos a los vendedores, como si añades nombres de marcas a los productos, o cualquier otra cosa, podrás seguir trabajando con estos datos dentro de tu archivo CSV.
Sin embargo, hay más opciones que sólo las extensiones oficiales de WooCommerce. También puedes utilizar plugins de terceros para ayudar a exportar productos de WooCommerce. Hablaremos de esto, y de cómo exportar utilizando un plugin, en la última sección.
Cómo Exportar Productos y Pedidos de WooCommerce con un Plugin
Dado que un plugin puede ofrecer una mejor manera de exportar productos de WooCommerce, encontrarás varios de ellos en el mercado. A continuación, vamos a analizar una serie de plugins del mercado para que te hagas una idea de lo que se ofrece.
A partir de ahí, nos adentraremos en cómo exportar productos de WooCommerce utilizando una de estas soluciones, comparándolo con el enfoque nativo.
Plugins para Exportar Productos de WooCommerce
Hay innumerables plugins disponibles en todos los niveles de precios para ayudarte a exportar productos de WooCommerce. También verás que, a pesar del número de plugins disponibles, una parte de ellos hace algo diferente al resto.
Un plugin como WP All Import es más bien un plugin exportador polivalente. La característica más destacada aquí es el editor de arrastrar y soltar. Esto te da la oportunidad de construir productos complejos utilizando una interfaz similar a la de un constructor de páginas. Incluso puedes diseñar el esquema XML usando la función de arrastrar y soltar, lo que es fantástico si te da miedo pensar en utilizar tu editor de texto.
Product Import Export es otro plugin que soporta los formatos CSV y XML y tiene una alta compatibilidad con plugins de terceros y extensiones de WooCommerce. También tiene otro truco bajo la manga.
El plugin te permite configurar varios canales del Protocolo de Transferencia Segura de Archivos (SFTP) para programar tus importaciones y exportaciones. Esto tiene dos ventajas: En primer lugar, puedes transferir datos de forma eficiente a través de SFTP; en segundo lugar, adoptas un enfoque de «no intervención» que reducirá los errores y aumentará tu eficiencia.
Aunque ambas soluciones son plugins premium, es posible que no quieras pagar por una solución. WooCommerce Store Exporter es un plugin gratuito con un enfoque minimalista.
También puedes exportar a formatos SFTP remotos, así como usar POST. Esta es una función a nivel de desarrollo que te ayudará si necesitas una solución de exportación personalizada. Sin embargo, si quieres utilizar el plugin como una simple herramienta de exportación, hay una opción de un solo clic disponible para dar salida a una hoja de cálculo que contenga tus datos.
El último plugin es el que vamos a mostrar en la siguiente sección. Advanced Order Export for WooCommerce es tan sencillo como el Exportador de Tiendas de WooCommerce, pero con mayor flexibilidad en cuanto a la configuración de salida.
Dispones de una gran cantidad de opciones de salida que, según tus necesidades, te resultarán útiles. Los formatos habituales — CSV, XML y XLS— y también están disponibles los formatos PDF y HTML.
También tienes un formato de archivo de valores separados por tabulaciones (TSV). Aunque no es tan flexible como la posibilidad de establecer el delimitador, te ofrece una opción permanente si te gusta utilizar ese formato para tus datos.
Cómo Exportar Productos de WooCommerce Paso a Paso
Por supuesto, el proceso que seguirás para exportar los productos de WooCommerce será diferente dependiendo del plugin que elijas. Aquí vamos a utilizar el plugin Advanced Order Export for WooCommerce, y comentaremos algunos de los pasos generales del proceso.
Una vez que hayas instalado y activado el plugin, deberás buscar la configuración del perfil correspondiente. En la mayoría de los casos, el plugin te permitirá crear un perfil de exportación dedicado. Esto te permite guardar una configuración única para volver a utilizarla.
En el caso de Exportación avanzada de pedidos para WooCommerce, se encuentra en la sección WooCommerce > Exportación > Perfiles:
Podemos trabajar con el perfil Copiado de «Exportar Ahora» : si haces clic en él, llegarás a una pantalla detallada con los campos que necesitas para completar una exportación a tu gusto:
A partir de aquí, querrás modificar los ajustes en función de lo siguiente:
- Rango de fechas: Debe haber un rango de fechas que coincida con los datos que quieres exportar.
- Formato de salida: Deberás elegir el formato de salida adecuado. CSV será el predeterminado para la mayoría de las aplicaciones, aunque puede que también quieras una copia en XML.
- Columnas: Los filtros te permiten elegir las columnas que exportas, así que aquí deberías dedicar la mayor parte de tu atención.
Advanced Order Export for WooCommerce cuenta con innumerables filtros para que puedas elegir el rango exacto de tus datos de salida. Por ejemplo, tenemos filtros para el peso del artículo, si el producto es un pedido pendiente (como valor de campo personalizado), atributo variable, y más:
Sin embargo, esto no restringe el número de columnas que verás en tu hoja de cálculo. Para este plugin, abrirás el menú «Configurar campos para exportar»:
Una vez que los hayas configurado, es conveniente que guardes los cambios y el perfil para utilizarlos en el futuro. Desde ahí, puedes ejecutar una exportación.
Para este plugin, utilizarás la pantalla WooCommerce > Exportar pedidos > Exportar ahora si quieres una exportación general rápida, o el botón Exportar en la parte inferior de un perfil si necesitas ese en particular:
Esto guardará un archivo CSV en tu ordenador que contiene la exportación de datos:
Una vez que realices los cambios, puedes guardar e importar la hoja de cálculo de nuevo a WooCommerce y a WordPress sin problemas.
Resumen
La capacidad de obtener datos desde y hacia WooCommerce es fundamental y esencial. Como tal, WooCommerce ofrece formas nativas de hacer ambas cosas. Aunque el proceso de importación incorporado es sencillo, intuitivo y relativamente libre de errores, la funcionalidad de exportación nativa no siempre es el mejor enfoque.
En este post se ha analizado el uso de plugins para exportar productos de WooCommerce, y la buena noticia es que hay muchas soluciones disponibles. Una vez que tengas tu archivo CSV, puedes abrirlo en Google Sheets, Excel o incluso en un editor de texto para revisarlo. A partir de ahí, puedes volver a importar el archivo a WooCommerce y actualizar tus productos.
¿Exportas a menudo productos de WooCommerce, y si es así, cuál es tu estrategia? ¡Háznoslo saber en la sección de comentarios más abajo!
Salman Ravoof es desarrollador web autodidacta, escritor, creador y un gran admirador del Software Libre y de Código Abierto (FOSS, Free and Open Source Software). Además de la tecnología, le apasionan la ciencia, la filosofía, la fotografía, las artes, los gatos y la comida. Obtén más información sobre él en su sitio web, y conecta con Salman en X.
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