Trello y Asana son dos de las más populares herramientas de gestión de proyectos. Así que aquí está la pregunta: Trello vs Asana, ¿cuál debería elegir para su negocio?
Averigüémoslo con nuestra comparación en profundidad!
Trello
Trello comenzó como Producto de software de Fog Creek.
Según Joel Spolsky, fundador de Trello, escribieron la primera línea de código para este producto en enero de 2011.
Dice que después de tres meses de trabajo, el software fue lo suficientemente útil como para lanzarlo, pero decidieron pulirlo un poco más antes de presentarlo al público. Software de Fog Creek lanzó Trello en septiembre de 2011 en la conferencia de Tech Crunch’s Disruption.
Se trataba de un producto innovador de gestión de proyectos que se basaba en el Sistema de productividad Kanban.
El sistema Kanban fue desarrollado por el ingeniero industrial japonés Taiichi Ohno en un intento de mejorar el proceso de fabricación de Toyota.
Fue tal el éxito que este sistema se extendió más allá de la fabricación de automóviles a otras industrias como el comercio minorista, el software e incluso el cine.
También atrajo la atención de los individuos que lo vieron como una forma de mejorar su productividad.
A continuación se muestra cómo la tabla Kanban más básica como se ve:
Por supuesto, una tabla Kanban para una gran empresa es mucho más complicada que esto, pero se obtiene la idea.
Fog Creek Software construyó una herramienta que permitió a las empresas crear una placa Kanban digital.
Aquí está la junta de una compañía ficticia llamada Artist Exploitation, Inc. que Joel Spolsky usado en su presentación de Disrupción:
Ahora, tiene que saber, que es de casi una década.
En aquel momento, la utilización de una tabla Kanban en un software de gestión de proyectos era una idea revolucionaria, además de que su creación suponía un serio reto técnico.
La presentación de Joel Spolsky fue un éxito: logró «apalancar 6 minutos de fama en 130.000 ojos» y el 22% de esas personas se inscribieron en Trello.
Spolsky atribuye este éxito al hecho de que tenían un producto sólido:
«Si hubiéramos lanzado Trello, de 3 meses de edad, no habría sido tan asombroso. Tal vez incluso MEH. No quiero 131.000 ojos en el MEH.»
A partir de entonces, Trello creció de manera explosiva y alcanzó los 10 millones de usuarios en 2015.
Sin embargo, como señala Hiten Shah en su artículo «Por qué Trello no pudo construir un negocio de más de 1.000 millones de dólares», sus competidores trabajaban duro en las tablas Kanban. Pronto, una idea una vez revolucionaria se convirtió en un lugar común.
Asana introdujeron su propia característica de tabla Kanban en 2016 (más sobre esto abajo), «fuertemente inspirada» por Trello:
«Definitivamente le damos a Trello todo el crédito. Ese es claramente el producto que ha hecho un buen trabajo al ser pionero en este punto de vista. Vemos a Trello como una característica, no como un producto».
dijo el cofundador de Asana, Justin Rosenstein.
De todos modos, Trello siguió creciendo y alcanzó los 25 millones de usuarios en 2017. Ese mismo año, fue la primera vez adquirida por Atlassian por 425 millones de dólares.
Hoy en día, Trello cuenta con más de 35 millones de usuarios y es una de las empresas más respetadas en el ámbito de la gestión de proyectos.
Características principales
Vale, ¿qué es exactamente lo que Trello ofrece a sus usuarios?
El sistema Kanban sigue siendo el núcleo de Trello. Ofrece una gran progresión visual para los proyectos porque se puede ver cada tarjeta moviéndose de izquierda a derecha a medida que avanza el trabajo en la tarea.
Como puede ver, la interfaz de usuario es más o menos la misma que en 2011, excepto que ahora es más atractiva visualmente.
Puede invitar a tantas personas como quiera de forma gratuita, lo que es genial si trabaja con un equipo grande.
Puede organizar su trabajo creando pizarras, listas, luego tarjetas para cada tarea, y luego moviendo las tarjetas a través de la lista a medida que avanza en las tareas.
Estas tarjetas no son sólo una versión digital de las notas adhesivas. Puede agregarles mucha información, como la descripción de la tarea, la fecha de vencimiento, la etiqueta, una lista de verificación del progreso, los archivos adjuntos, etc.
Por cierto, hablando de listas de control y fechas de vencimiento, Trello tiene un Calendario de Encendido que le permite ver tarjetas con fechas de vencimiento en un calendario.
Trello carece de un sistema de dependencia de tareas. Sin embargo, puede utilizar ciertos elementos dentro de las tarjetas, como listas de comprobación y archivos adjuntos, para representar las dependencias de las tareas. Puede leer más sobre la gestión de dependencias de tareas aquí.
Las tarjetas también tienen una función de comentarios, así que si necesita discutir algo relacionado con esa tarea, puede hacerlo dentro de la tarjeta:
Esto es práctico porque le permite mantener la comunicación en un solo lugar en lugar de estar dispersa a través de varios canales (correo electrónico, mensajería instantánea, mensajes de texto, etc.).
Trello también tiene un sistema de notificación que le mantiene actualizado enviándose notificaciones dentro de la aplicación, vía correo electrónico, vía navegador y vía móvil.
Estas notificaciones se sincronizan a través de todos los dispositivos para que no tenga que lidiar con la molestia de leer las notificaciones que aparecen como no leídas. Y si recibe una notificación por correo electrónico, puede responderle directamente por correo electrónico.
También hay una potente función de búsqueda que le ayuda a encontrar rápidamente lo que sea que esté buscando.
Y si quiere usar Trello con más de un grupo de personas, puede usar Equipos Trello (de esta manera, puede tener un equipo familiar, un equipo de amigos, un equipo de trabajo, etc.).
Trello tiene una variedad de Encendidos. Le permiten habilitar funciones adicionales en sus placas e integrar el software con sus aplicaciones favoritas.
Por ejemplo, algunos de los Encendidos más populares incluyen el mencionado Encendido del Calendario, así como Google Drive y Encendidos lentos:
Puede ver una lista de todos los Encendidos aquí. ¡Hay muchos de ellos!
Trello también ofrece varias extensiones de navegador que son útiles cuando se usa mucho Trello. Por ejemplo, con la extensión PopClip, puede guardar el texto seleccionado en Trello en Mac. Puede ver una lista de todas las extensiones del navegador aquí.
Además, vale la pena señalar que Trello se toma muy en serio la privacidad. Usted tiene control total sobre quién ve su tabla. Además, utilizan conexión SSL/HTTPS.
Determinación de precios
Trello tiene tres niveles de precios:
- Este es el plan más básico. Ellos prometen que va a permanecer libre para siempre.
- Clase Ejecutiva. Este es un plan mensual de $9.99/usuario. Está destinado a pequeñas y medianas empresas que necesitan más funciones que las que vienen con la versión gratuita.
- Este es un plan que comienza en $20.83/usuario/mes, pero el precio depende de cuántos asientos necesite (mientras más grande sea su equipo, menos cuesta por usuario).
Los tres planes ofrecen tablas ilimitadas, listas ilimitadas y tarjetas ilimitadas, lo que hace de este una gran herramienta para startups.
Sin embargo, cuando se trata de las características más avanzadas como la automatización y los power-ups, el plan libre es bastante limitado.
Además, el plan gratuito no ofrece mucho en términos de seguridad. Si desea poder establecer permisos de administración avanzados, enviar invitaciones restringidas por dominio o desactivar miembros, deberá actualizar a Business Class o Enterprise.
Además, los planes de premium ofrecen más de 100 integraciones, con las que puede dar a su equipo un aumento significativo de la productividad.
¿Cuáles son las fortalezas de Trello?
La principal fortaleza de Trello es su simplicidad.
Esto es importante porque cada herramienta que usted presenta a su equipo requiere que la gente invierta tiempo en dominarla. La simplicidad reduce la cantidad de tiempo necesario para capacitar a los nuevos miembros del equipo.
Además, Trello es increíblemente versátil. Fue creado pensando en las empresas, por lo que es seguro asumir que su caso de uso más común es la gestión de proyectos para una pequeña empresa.
Sin embargo, también se puede utilizar para gestionar prácticamente cualquier proyecto que se le ocurra, desde la planificación de unas vacaciones hasta la organización de una fiesta o la renovación de una casa.
De hecho, en su «¡25 millones! Celebrate With 4 New Top-Requested Trello Features» El cofundador de Trello, Michael Pryor, compartió que el equipo a menudo se sorprende por los casos de uso que ven. Dirigiéndose a los usuarios, dijo:
«Eres el pionero en usar Trello que nunca hubiéramos imaginado. Desde sus tuberías de ventas vitales hasta sus tablas de vacaciones, desde sus kanbans hasta sus contenedores de latas, desde sus hojas de ruta hasta sus tableros de recetas: Sus usos creativos de Trello para ser más productivos en el trabajo y en casa siguen sorprendiéndonos».
Esto es estupendo porque puede utilizar la misma herramienta para gestionar proyectos tanto personales como profesionales.
¿Para quién es Trello lo mejor?
Trello funciona mejor para las pequeñas empresas que tienen procesos claros y lineales, y quieren un software simple e intuitivo que los miembros del equipo puedan dominar rápidamente.
Lo que necesita hacer es preguntarse si podría manejar su negocio con una tabla Kanban física si todo su equipo trabajara en la misma oficina.
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas podrían hacerlo, lo que significa que probablemente se beneficiarían del uso de Trello, especialmente si están trabajando en proyectos sencillos.
Sin embargo, si su equipo es demasiado grande y sus proyectos son demasiado complejos, entonces Trello probablemente no los reducirá.
Asana
Asana fue fundada en 2008 por Justin Rosenstein y Dustin Moskovitz. Moskovitz es cofundador de Facebook y Rosenstein es un ex ingeniero de Google y Facebook.
Ambos trabajaron para mejorar la gestión de proyectos y aumentar la productividad de los empleados en Facebook.
Esta experiencia les ha llevado a darse cuenta de que increíblemente la gente inteligente a menudo se queda atascada pasando la mayor parte de su tiempo en el «trabajo alrededor del trabajo», lo que significa cosas como la comunicación por correo electrónico, el seguimiento de la información y asegurarse de que todo el mundo está en la misma página.
Durante su estancia en Facebook, Moskovitz y Rosenstein colaboraron en la gestión interna de un proyecto. herramienta llamada Tareas que despegó rápidamente dentro de la empresa. No lo pensaban así en su momento, pero ahora ven este software como un prototipo para Asana. La popularidad de Tasks les hizo darse cuenta de que había una necesidad de un producto como este.
En 2008, dejaron Facebook para iniciar Asana. Los fundadores se tomaron su tiempo para desarrollar el producto antes de ponerlo a disposición del público. Lanzaron la versión beta gratuita en noviembre de 2011. El lanzamiento comercial oficial fue en abril de 2012.
Asana llamó la atención de los inversores antes de su lanzamiento, lo que probablemente se debió, al menos en parte, a las conexiones de los fundadores en la industria tecnológica.
La primera vez que recaudaron capital fue en la primavera de 2011, de 1,2 millones de dólares, a la que pronto siguió una ronda de 9 millones de dólares en noviembre de 2011. Cabe destacar que entre los inversores iniciales se encontraban Peter Thiel (que más tarde se unió al consejo de administración de Asana) y Sean Parker.
Asana se convirtió rápidamente en una herramienta popular de gestión de proyectos. Pero el equipo no se dormía en los laureles. Continuaron mejorando sin cesar su producto escuchando a los clientes y desarrollando las funciones más solicitadas.
Como resultado, diez años después de que Moskovitz y Rosenstein dejaran Facebook para iniciar Asana, la empresa alcanzó una valoración de 1.500 millones de dólares, y hoy tiene más de 60.000 clientes de pago. Además, los fundadores de la compañía están tan seguros de su producto que recientemente anunciaron que los 500 empleados de Asana están abandonando el correo electrónico interno.
Esto significa que la gente podrá comunicarse con los empleados de Asana por correo electrónico, pero no se utilizará para la comunicación dentro de la empresa. Dijo Moskovitz:
«Es muy natural que todo el mundo organice sus conversaciones en torno al trabajo real […] La mayoría de las veces, cuando tienes una conversación por correo electrónico con tus compañeros de trabajo, se trata realmente de algún proyecto en el que estás trabajando, o de algunos elementos de acción, o metas. En Asana, todo eso está organizado en’proyectos’ o’tareas’ y cada uno de ellos puede tener hilos de conversación alrededor de ellos. Así que nuestras conversaciones ocurren allí.»
Este es un movimiento audaz que le da a Asana credibilidad adicional. Después de todo, si el software es lo suficientemente bueno para una empresa de 1.500 millones de dólares, entonces probablemente también lo sea para su negocio.
Características principales
Asana es una sofisticada herramienta de gestión de proyectos que le permite manejar proyectos complejos.
Asana dispone de una función Boards basada en el sistema Kanban que le permite visualizar su trabajo con una progresión visual similar a la de Trello.
Sin embargo, aunque la placa es el núcleo del producto Trello, en Asana es sólo una de las características (como recordarán, Asana no la introdujo hasta 2016).
También vale la pena señalar que, a diferencia de Trello, Asana tiene un buen sistema de gestión de la dependencia de tareas:
Por ejemplo: puede marcar una tarea como en espera de otra tarea. Luego, una vez completada esa primera tarea, la persona que la estaba esperando recibirá una notificación, y procederá con su propia tarea.
Tenga en cuenta que una sola tarea puede depender de varias otras tareas y que varias tareas pueden depender de una sola tarea.
Otra característica clave es la línea de tiempo, que puede utilizar para crear un plan que muestre cómo encajan las distintas piezas del rompecabezas de su proyecto. Esta es una forma adicional de visualizar el progreso. Le ayuda a mantenerse al día con los plazos de entrega:
Si algo cambia, puede ajustar fácilmente la línea de tiempo y ver cómo el cambio afecta a todo el proyecto. Por cierto, puede dibujar dependencias de tareas en la línea de tiempo, lo que facilita mucho el seguimiento de todo lo que sucede en un proyecto complejo.
También está la función Calendario que le permite ver su trabajo en un calendario, lo que le permite detectar conflictos de horarios, por ejemplo:
La función Carteras es una forma sencilla de supervisar todas sus iniciativas en un solo lugar, lo que resulta muy útil cuando está trabajando en varios proyectos importantes al mismo tiempo. También puede revisar los KPI’s y la información crítica en las carteras en tiempo real para anticipar cualquier problema importante antes de que ocurra.
Lo que es aún más interesante, sin embargo, es la función de carga de trabajo que facilita la gestión de la carga de trabajo de cada miembro del equipo:
Esto es valioso cuando se dirige un equipo grande o varios equipos. Cuantas más personas necesite cuidar, más fácil le resultará trabajar por debajo o por encima de su capacidad.
Es normal tener tiempos de inactividad ocasionales y tiempos de crisis ocasionales, pero la mala gestión prolongada de la carga de trabajo conduce a la insatisfacción de los empleados. Esto puede costar mucho dinero a la compañía a través de la disminución de la productividad y la disminución de la retención de empleados.
Asana también le permite convertir procesos comunes en plantillas, lo que significa que no necesita reinventar la rueda cada vez:
Esto es importante porque usted quiere agilizar las cosas tanto como sea posible a medida que hace crecer su negocio.
Puede controlar quién tiene acceso a qué información a través de la configuración de privacidad que le permite garantizar la seguridad.
Cuanto más grande sea su equipo, y especialmente si trabaja con freelancers, esta función es más importante porque no se desea que las personas que acaban de entrar por la puerta tengan acceso a información confidencial. Hablando de seguridad, las funciones de administración le permiten controlar cosas como la autenticación y la seguridad de la contraseña, además de que puede restablecer todas las contraseñas en caso de una violación de la seguridad.
Finalmente, Asana ofrece más de 100 integraciones con otras herramientas populares, incluyendo Slack, Google Drive, Zapier…. E incluso Trello!
Determinación de precios
Asana tiene cuatro niveles de precios:
- Plan Básico Gratuito. Es mejor para individuos o equipos que recién están comenzando con la gestión de proyectos.
- Plan Premium. Es mejor para los equipos que quieren ir más allá de las bases de la gestión de proyectos. Cuesta $9.99/usuario/mes si se factura anualmente y $11.99/usuario/mes si se factura mensualmente.
- Plan de negocios. Es mejor para equipos y organizaciones que necesitan gestionar el trabajo en varios proyectos. Cuesta $19.99/usuario/mes si se factura anualmente y $23.99/usuario/mes si se factura mensualmente.
- Plan de empresa. Es lo mejor para las organizaciones que necesitan apoyo, seguridad y control adicionales. Necesita contactar con el equipo de ventas de Asana si quieres saber el precio.
El plan básico es muy, bueno, básico. Sólo incluye las características principales de Asana, tales como Tareas, Vista de lista, Vista de tabla, Vista de calendario y fechas de vencimiento. Puede colaborar con hasta 15 personas si opta por esta opción.
Otros planes se corresponden con las necesidades de una empresa en función de su tamaño: el plan Premium es para pequeñas empresas, el plan Business es para medianas empresas y el plan Enterprise es para grandes empresas.
Simplemente puede elegir el plan que mejor se adapte a su empresa en función del tamaño de su equipo.
¿Cuáles son las fortalezas de Asana?
La principal fortaleza de Asana es su sofisticación y control granular sobre los proyectos.
Usted tiene todas las características que podría necesitar para administrar un equipo grande o varios equipos que trabajan en un proyecto complejo o en varios proyectos complejos simultáneamente.
También es ideal para situaciones en las que las relaciones entre las tareas que hay que hacer no son directas porque le ayuda a ver el panorama general.
¿Para quién es Asana lo mejor?
Asana es mejor para grandes organizaciones donde varios equipos están trabajando en múltiples proyectos complejos simultáneamente.
Es especialmente valioso para los gerentes que tienen que supervisar proyectos con muchas piezas móviles.
Sin embargo, si tiene un equipo pequeño, este software puede ser un poco exagerado.
Trello contra Asana: Diferencias principales
El debate Trello vs Asana se reduce a la simplicidad vs complejidad. ¿Qué es más importante para usted?
Con Trello, usted obtiene un software simple, intuitivo y fácil de usar que no tiene mucha curva de aprendizaje. La desventaja de esto es que esta herramienta puede ser limitada cuando se trata de proyectos realmente complejos.
Por ejemplo, la falta de un sistema adecuado de dependencia de tareas es una gran desventaja cuando se trata de proyectos en los que las relaciones entre tareas son complicadas.
Además, si bien es posible gestionar varios proyectos sencillos en Trello, puede resultar difícil hacer malabarismos con varios proyectos complejos al mismo tiempo utilizando este software.
La versatilidad de Trello puede ser grande porque se puede utilizar para casi cualquier cosa que se le ocurra (listas de tareas personales, proyectos de trabajo, como un CRM, etc.). Sin embargo, también significa que no está tan optimizado para la gestión de proyectos empresariales como podría estarlo.
Con Asana, por otro lado, usted obtiene un software sofisticado que tiene una variedad de características que le harán la vida más fácil, especialmente si necesita manejar proyectos complejos y equipos grandes.
Usted obtiene la tabla Kanban, por lo que obtiene el principal beneficio de Trello, pero también obtiene todas las características adicionales, como línea de tiempo, carteras, etc., que pueden ayudarle a gestionar varias iniciativas al mismo tiempo.
El sistema de dependencia de tareas es una gran ventaja porque es difícil gestionar proyectos complejos sin él. Por supuesto, también hay una desventaja, todas estas características significan que tomará algún tiempo para aprender a manejar el software.
La complejidad adicional introduce una fragilidad adicional. Una persona que comete un error porque no se ha dado cuenta de que el software podría tener un impacto negativo en todo el proyecto.
Esto también puede suceder con Trello, pero es mucho menos probable ya que Trello es mucho más simple.
Trello contra Asana: ¿Qué software de gestión de proyectos debe utilizar?
Desde el punto de vista financiero, estaría recibiendo más por su dinero con Asana.
Sin embargo, también debe tener en cuenta la inversión de tiempo necesaria para aprender a utilizar este software.
También es importante tener cuidado con la trampa de «más características, mejor producto». Lo que usted quiere es un software que haga el trabajo de la manera más sencilla. Puede ser que tenga sentido ir con un producto que tenga menos características si es lo suficientemente potente para sus necesidades.
En resumen, Trello podría ser una mejor opción para las pequeñas empresas con procesos sencillos, mientras que Asana funciona bien para las medianas y grandes empresas que necesitan características adicionales para manejar la complejidad con la que están lidiando. Si usted es un empresa remota, estas dos herramientas son perfectas para hacer las cosas.
En última instancia, todo depende de su situación particular. Es por eso que es posible que desee considerar la posibilidad de inscribirse en los planes gratuitos de Asana y Trello y explorar los productos para ver cuál de ellos resuena más con usted. Además de estos dos, hay muchas otras alternativas de Trello disponibles en el mercado.
Resumen
Trello vs Asana: ¿cuál es la mejor elección?
Cada herramienta en el mercado tiene sus fortalezas y sus debilidades. No existe un software de gestión de proyectos «perfecto». O, si desea ver las cosas desde otra perspectiva, la mejor herramienta de gestión de proyectos es la que se sentirá natural al usar para hacer un seguimiento de su trabajo.
Quizá sea Trello. Tal vez sea Asana. Tal vez sea otra cosa. Lo importante es que funcione para usted y su equipo.
Y para hacer eso, usted necesita entender cuáles son las necesidades reales de su negocio y luego escoger el software que las satisfaga.
Editor en jefe de Kinsta y consultor de marketing de contenidos para desarrolladores de plugins de WordPress. Conéctese con Matteo en Twitter.
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