Sea por los costos de transporte incrementándose, o por la habilidad de controlar el tiempo de uno, o por el deseo de seguir una pasión, más y más gente está creando oportunidades para trabajar de forma remota. Y sin duda alguna es un buen momento para este movimiento, ya que está siendo respaldado por avances tecnológicos como herramientas de computación en la nube, colaboración y herramientas de comunicación mejores.

Desde el 2016, cerca de un 25% de la fuerza laboral Norte americana ha trabajado de forma remota de cierta capacidad, y este número incrementó más del doble desde el 2005. Garantizar que esta tendencia no disminuirá pronto. Para muchos, la vida en una oficina es algo del pasado.

Los Beneficios de Trabajar de Forma Remota

Crear una separación física de un jefe que micro controla todo es tan sólo uno de los beneficios que van mano a mano con el trabajo remoto.

Aquí hay otros que valen la pena mencionar:

Código de vestimenta al trabajar de forma remota

Código de vestimenta al trabajar de forma remota (fuente de la imagen: Imgflip)

Las Desventajas de Trabajar de Forma Remota

Toda rosa tiene su espina. 🌹 Trabajar de forma remota parece un sueño hecho realidad, pero viene con algunos efectos adversos:

Distracciones durante el trabajo remoto

Distracciones durante el trabajo remoto (fuente de la imagen: Imgflip)

¿Dónde Encontrar Trabajo Remoto

Ya sea que usted sea su propio jefe o quiera trabajar de forma remota por parte de una organización, los siguientes sitios webs pueden ayudarle a conectarse con oportunidades remotas de trabajo.

Consejos de Productividad para Trabajar de Forma Remota

Trabajar de forma remota significa mantener un equilibrio de muchas cosas distintas. Los siguientes consejos le ayudarán a encontrar este balance y durante el diseño de su situación (productiva) ideal.

Tenga un espacio dedicado para el trabajo y un horario laboral

Las condiciones flexibles de trabajo pueden significar que uno tenga excusas y distracciones cuando llega el momento de trabajar en serio, así que es importante establecer algún tipo de rutina, lo más pronto posible. Sin esto, usted estará todo el tiempo tentado a hacer otras cosas, y antes de que se de cuenta, ¡Su día entero se habrá terminado!

No necesariamente precisa una oficina en su hogar para ser exitoso cuando se trata de trabajar de forma remota. Un área o habitación donde sus compañeros de cuarto o familia sepan que no deben entrar para interrumpir, (¡e idealmente, que tenga una puerta que pueda cerrar!) esto será suficiente. Muchos trabajadores remotos descubren que tener un lugar de trabajo dedicado es muy útil al momento de hacer distinción de que cuando uno está en esta área, es para trabajar – y cuando no lo esté, quiere decir que no tiene trabajo que hacer.

Si trabajar en su casa no es una opción, intente encontrar el mejor lugar para trabajar fuera de su casa: una cafetería, una biblioteca, o lugar de trabajo compartido (estas sólo son unas opciones).

Si le gusta trabajar en paz y en silencio, puede que ir a una biblioteca sea la mejor opción. Pero no sería un buen lugar para alguien que tiene que hacer llamadas constantes. Considere la naturaleza de su área de trabajo e intente encontrar una forma de que encaje con su rutina “normal” del día.

Deshaciéndose de las distracciones

Las distracciones son el peor enemigo de la productividad, especialmente para trabajadores remotos. A pesar de estar un poco obsoleto, una encuesta del 2006 de Salary.com descubrió que el empleado promedio desperdicia por lo menos dos horas al día debido a distracciones y estas pérdidas de productividad les cuesta a las compañías $544 billones al año. Es probablemente razonable asumir que estos números han ido en crecimiento desde ese entonces, ya que más y más distracciones están siendo introducidas en nuestras vidas diarias.

El primer paso para vencer sus distracciones es hacer una auditoria de tiempo para entender en donde está perdiendo su tiempo. Puede utilizar una herramienta de rastreo de tiempo como RescueTime para ver cuanto tiempo pasa en ciertas páginas y categorías.

Después de identificar como usa su tiempo, puede tener un horario que se usará para cumplir con tareas necesarias cada día, usando bloques de tiempo – como checar emails. Hablando de emails, de acuerdo con McKinsey Global Institute, la gente pasa hasta 13 horas en promedio viendo su correo cada semana, ¡lo que se traduce a un 28% de su semana laboral!

Al momento de planear bloques de tiempo, sea realista sobre cuanto tiempo requiere para completar tareas distintas. Trate de sobrestimar su involucración en varias tareas y proyectos, para tener espacio para retrasos u ocurrencias inesperadas. Si usted termina en menos tiempo del esperado, entonces usted tendrá tiempo extra para hacer otras tareas o simplemente descansar.

Enfóquese en las cosas menos importantes en otro momento

Durante el día laboral, es muy fácil distraerse por cosas que no son urgentes. Si no es urgente, debemos resistir a la tentación de tener que arreglarlo en este momento.

¿Por qué? La mayoría de las personas necesitan por lo menos unos 25 minutos para volver a concentrarse después de haberse distraído. Si algo surge, usted puede enfocarse en eso si es necesario, junto con una fecha para su terminación. Esto “entrena” a sus contactos a entender de que usted es una persona ocupada, no puede dejar de hacer cosas de inmediato, y que deberían respetar su tiempo.

Remueva las distracciones

Además de algunos asuntos con la concentración, lo mejor es que también remueva distracciones físicas o asuntos que puedan distraerle de su zona de trabajo.

Si ve que checa sus correo frecuentemente o sus redes sociales, puede usar apps como StayFocusd para bloquear el acceso a ciertos sitios web. Si es usted del tipo que revisa su teléfono a cada momento, es mejor que lo apague y lo mantenga en un lugar lejano mientras trabaja. Y si Facebook es un gran problema para usted. Pruebe esta extensión de Chrome de Facebook News Feed Eradicator.

Como nota final, intente mantener su área de trabajo limpia, para que no se sienta tentado a limpiarla como otra forma de distracción.

Contrate a la gente correcta

Al empezar a trabajar en un entorno remoto por su cuenta, es muy probable que intente hacer todo por su cuenta. Pero cuando usted se enfoca en conseguir clientes y estos clientes felices recomiendan su trabajo a otros, inevitablemente quedará saturado de trabajo y necesitará ayuda para seguir delante.

Gracias al mundo híper conectado en el que vivimos, puede ser muy fácil encontrar a colaboradores virtuales para ayudar en su trabajo – a muchos precios distintos. Si intenta mantener los costos bajos, puede considerar conseguir trabajadores de otros países a un menor costo – lo malo, es que tendrá que lidiar con barreras de lenguaje y culturales, al igual que las zonas horarias. Cuando uno lidia con gente que acepta tarifas bajas, entienda que a veces, la calidad del trabajo igual será sacrificada.

A pesar de haber muchas historias horribles con asistentes virtuales, también hay gente feliz trabajando con su equipo remoto. Sin importar la forma en que usted consiga contratistas, emplear a la gente correcta es crucial para su equipo. La gente errónea puede hacer más daño que si usted intentará hacer todo por su cuenta, porque cuando uno contrata empleados, estará administrándolos además de tener que hacerse cargo de su propia carga de trabajo. Esto puede ser complicado, especialmente para gente que son demasiado controladores y no son muy buenas cuando se trata de interactuar con otras personas.

Toggl recomienda contratar sólo a gente que cumpla con los siguientes criterios:

También podría ser de mucha ayuda que lea sobre la historia del génesis de Kinsta, ¡16 lecciones aprendidas desde la fundación!

Cree un sistema de administración de tareas

Para establecer un flujo de trabajo organizado, es importante tener sistemas establecidos. Esto es especialmente importante cuando trabaje en equipos remotos. Cuando ingresen nuevos miembros al equipo, asegúrese de que esto venga con una introducción a sus sistemas y cómo trabajan.

Los sistemas sirven como un marco de trabajo básico para guiar a su equipo y hacer su flujo de trabajo mucho más eficiente.

Sistemas de administración de tareas a considerar

Hay muchas formas para priorizar tareas, pero nos enfocaremos en algunas de las más populares:

Método ABC

The ABC method is a simple priority setting technique where you assign tasks on your to-do list in terms of:

A for the most important tasks: those that are urgent and come with a major consequence if not completed in a timely manner.

B for the tasks that are important but come with mild consequences if not completed on time. These tasks may leave someone upset when not completed in a timely manner but aren’t a matter of life and death, as with A tasks.

C for the tasks that would be great to accomplish but no real consequences are attributed to not completing them. In short, these are tasks that can wait.

If you have more than one task for A, B, or C, number them 1, 2, 3 (and so on) in order of their priorities. Think of this as a strict system, where you start the A-1 task immediately and don’t move on to another task unless you’re finished.

El método de comerse la rana

Una versión menos complicada del método ABC, este método motiva a uno a que primero haga la cosa que menos quiere hacer (usualmente la tarea más importante y pesada del día). Es difícil, pero una adherencia estricta a este método ayudará a que uno puede terminar con lo más difícil primero.

El método de los Four-Square

Popularizado por Stephen Covey en su libro de The 7 Habits of Highly Effective People, este método divide todas las tareas en su lista de quehaceres en cuatro cuadrantes:

Para ponerlo de otra forma, las tareas del primer cuadrante son las tareas que uno TIENE que hacer, las tareas del segundo cuadrante son tareas que usted TOMA la decisión de hacer, las tareas en el tercer cuadrante son las que puede DELEGAR, y las tareas del cuarto cuadrante son las que uno BORRA (o para tener a consideración en un futuro).

Si los tres sistemas de administración de tareas de arriba no son adaptables a su estilo de trabajo, considere estos métodos de priorización adicionales que puede checar.

IMPORTANTE: NO HAGA VARIAS COSAS A LA VEZ (MULTITASKING).

La gente piensa que hacer multitasking es útil, pero de acuerdo a los estudios de un neurocientífico de MIT, el hacer multitasking hace que uno cometa más errores, arruina la productividad, y bloquea el pensamiento creativo. El multitasking hace que su cerebro gaste energía de más al pasar de una tarea a otra. En contraste, el pensamiento innovador viene de periodos prolongados de concentración.

Si está constantemente cambiando de pensamientos, su cerebro tiene que regresar a lo anterior para recordar los detalles de varias tareas distintas en las que se encuentra trabajando. Hágase un favor y concéntrese en una cosa a la vez.

Multitasking is not always a good thing. Try working on one task at a time. 👍Click to Tweet

Consejos para Ahorrar un Poco de Tiempo al Trabajar de Forma Remota

El tiempo es dinero, y también es el recurso más poderoso de un trabajador remoto. Intente estos consejos para ahorrar de tiempo para ser más efectivo:

Asegúrese de también checar estos hacks de productividad fantasticos.

Herramientas para Trabajar en Casa de Forma Remota

Zapier dice que los tres ingredientes de un plan para trabajar de forma remota son: equipo, herramientas y un proceso. Ya que no puede controlar a otras personas, concéntrese en controlar sus herramientas y procesos.

Otro truco de productividad cuando se trata de trabajar de forma remota es utilizar la mejor herramienta disponible para usted. Con tantas herramientas distintas para trabajadores remotos actualmente en el mercado, es difícil no encontrar algo que cumpla con sus necesidades.

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Aquí les dejamos algunas de las herramientas más populares para trabajar de forma remota:

Finanzas y Facturas: QuickBooks

Quickbooks

Quickbooks se conecta con sus cuentas bancarias para que fácilmente pueda rastrear sus gastos. También puede utilizar Quickbooks para mandar facturas y pagar a empleados usando la opción de nomina de sueldos.

Muchas de las personas trabajando de forma remota para compañías en el extranjero son vistos como contratistas independientes. En estas situaciones, puede ser buena idea contratar un CPA (Certified Public Accountant o Contador Público Certificado). Las firmas como IC Tax Advisors trabajan con empleados en estas situaciones. Dejando que ellos se encarguen de las nominas y de todo el papeleo relevante de los impuestos puede ayudar a reducir sus niveles de estrés cuando llegue el tiempo de declararación de impuestos.

Almacenamiento en la Nube: Google Drive

Google Drive

Casi todos tienen cuentas gratuitas de Google, entonces tiene sentido utilizar su solución en la nube para almacenar archivos y tener acceso a ellos en cualquier lado. Google Drive viene con 15GB de almacenamiento gratuito con la opción de poder comprar más si es necesario. El Google Office Suite (G Suite), el cual incluye un procesador de palabras, hojas de calculo, y creador de presentaciones (nada muy distinto a lo que es la Suite de Microsoft Office), le permite compartir archivos y colaborar con otros en tiempo real.

Comunicación: Skype y Slack

Skype

Los costos pueden empezar a acumularse cuando uno necesita tener llamadas locales o internacionales frecuentes. La respuesta del trabajador remoto para este potencial problema es Skype, el cual permite tener llamadas y video llamadas ilimitadas (e incluso llamadas de conferencia) – siempre y cuando tenga una conexión estable.

Jan Hofen, fundador y CEO de Planio, recomienda herramientas de texto para la comunicación, especialmente si trabaja con compañeros de trabajo de otros países. No es buena idea llamar a cada rato cuando surge un problema. Al utilizar herramientas de texto para comunicarse, hace que sea más sencillo entender las cosas de forma más clara, porque uno tiene la oportunidad de pensar bien las cosas antes de decirlas, luego leer y editar los mensajes para agregar claridad.

Slack

Slack es una de esas herramientas de comunicación que varios negocios utilizan en lugar de (además de) el correo. Slack se integra con otras herramientas populares de productividad, como Google Drive, Asana y Trello (lea nuestra comparación: Trello vs Asana).

Pagos: Paypal

PayPal

Ayudando a procesar de forma segura pagos en más de 200 países, Paypal ha hecho que sea más fácil recolectar pagos, especialmente para aquellos con clientes en otros países. Las transferencias bancarias pueden tomar días, pero con Paypal, usted puede recibir pagos en minutos. ¿Lo malo? Los costos del proceso de pago. Sin embargo, este es el costo de hacer negocios (¡y una deducción para tomar en sus impuestos!)

Stripe es otra gran herramienta alternativa de proceso de pagos que puede integrarse con su sitio web para aceptar pagos.

¿Usando Square? Echa un vistazo a nuestro blog de comparación en profundidad: Stripe vs. Square.

Administración de Proyectos: Asana

Asana

A pesar de haber varias herramientas de administración de proyectos disponibles en el mercado, dependiendo de sus necesidades, es difícil de encontrar una con opciones tan robustas como las de Asana. Asana es perfecto para todos los que trabajan con clientes; podría utilizar otra herramienta para llevar un control de sus propios proyectos.

Si necesita algo más simple, Trello es una excelente alternativa. De hecho, el equipo de marketing de Kinsta utiliza Trello, para llevar un control y administrar todo el contenido que usted puede ver en este blog.

Control de su Tiempo: Harvest

Harvest

Harvest es una solución administrativa completa que le permite llevar un control de su tiempo y enviar facturas a sus clientes. También se puede integrar con herramientas como Asana y Quickbooks. Si tiene un equipo remoto y siente que tiene que revisar lo que hacen de vez en cuando, puede utilizar Hubstaff, el cual toma fotos aleatorias de sus pantallas para asegurar que están trabajando.

Sanidad con las Zonas Horarias: everytimezone.com y There

Every Time Zone

Hablando del tiempo, trabajar de forma remota normalmente conlleva a tener que hacer malabares con diferentes zonas horarias de colegas, bloggers, y desarrolladores. En lugar de intentar recordar todas las diferencias de horario, ponga en su barra de favoritos una herramienta que hace esta conversión por usted, como lo sería everytimezone.com. O, de un paso más y utilice la herramienta que le permite ingresar las zonas horarias de la gente con la que trabaja frecuentemente para una rápida referencia, tal y como lo es there.pm.

¿Le interesa aprender más sobre herramientas que puedan empoderar su situación de trabajo remoto? Cheque nuestro articulo sobre las mejores herramientas para freelancers.

No Se Olvide del Autocuidado

Si a usted le apasiona lo que hace o está presionado por cumplir con una fecha límite, usted se encontrará constantemente ocupado trabajando. Olvidarse de preocuparse por uno mismo es la forma más rápida para desgastarse.

Aquí les dejamos unos consejos necesarios para poner en practica un autocuidado y crear una situación de trabajo remoto sostenible:

Pensamientos Finales: Todo Lo que Necesita Saber Antes de Trabajar de Forma Remota

Hay muchos beneficios de trabajar de forma remota, pero esto no quiere decir que no haya retos. Si usted puede administrar su tiempo de forma apropiada, como un jefe, usted puede aprovechar esta oportunidad hasta su máximo potencial.

¿Cuales son sus consejos para trabajar de forma remota? ¡Háganos saber en los comentarios!


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