Tutorial per collegare i fogli di calcolo a un database nel cloud

I fogli di calcolo sono preziosi per organizzare e gestire i dati dei clienti, soprattutto per le piccole imprese che gestiscono piccoli insiemi di dati con poche relazioni complesse.

Quando i dati crescono e diventano più complessi, con più utenti che devono accedervi, gestirli con i fogli di calcolo diventa sempre meno efficiente. Inoltre, osservare e tenere traccia delle modifiche apportate a un foglio di calcolo è più complicato e spesso si ottengono versioni diverse dei dati stessi.

I database ospitati in cloud consentono una migliore gestione dei dati, poiché offrono una piattaforma per l’accesso, la gestione e l’organizzazione dei dati.

Questo articolo mostra come collegare i più diffusi strumenti di foglio elettronico, Microsoft Excel e Google Sheets, ai database MariaDB, MySQL e PostgreSQL ospitati nel cloud per migliorare la gestione dei dati.

Prerequisiti

Per seguire questo tutorial, servono:

• Un foglio Google popolato. Abbiamo fornito un foglio di esempio da utilizzare per questa dimostrazione.
• Coefficient installato nel foglio Google.
• Una cartella di lavoro Microsoft Excel con il plugin Devart installato
• pgAdmin4 e MySQL Workbench installati. Si tratta di interfacce grafiche per interagire con il database.

Gli elementi essenziali dell’integrazione tra fogli di calcolo e database

I database ospitati nel cloud offrono alle aziende dei database come servizio (DBaaS), consentendo loro di ospitare, distribuire e gestire i database eliminando il tempo e le risorse necessarie per acquistare, configurare e mantenere l’hardware.

Alcuni di questi database includono:

• PostgreSQL – un solido database relazionale open-source noto per la sua affidabilità, le sue caratteristiche estensibili e le sue elevate prestazioni. Supporta l’integrazione con numerosi strumenti e tecnologie, permettendo così di costruire applicazioni scalabili.
• MySQL – un popolare database relazionale open-source che offre agli utenti scalabilità, flessibilità e affidabilità per la creazione di applicazioni SQL e NoSQL. Offre un database ad alte prestazioni per alimentare le applicazioni business-critical a un costo economico.
• MariaDB – MariaDB è un altro database relazionale open-source in grado di gestire grandi o piccole quantità di dati, il che lo rende una scelta affidabile per la maggior parte delle aziende. Sebbene presenti numerose somiglianze con MySQL, è più scalabile e ha una maggiore velocità di interrogazione, il che lo rende adatto a carichi di lavoro critici dal punto di vista delle prestazioni.

I database ospitati in cloud assicurano operazioni aziendali ininterrotte grazie a numerose funzionalità, come i backup automatici, il controllo delle versioni e il disaster recovery. Ulteriori vantaggi sono:

• Scalabilità
• Flessibilità
• Agilità aziendale
• Sicurezza
• Risparmio sui costi

Grazie a strumenti come Kinsta, si possono configurare istanze PostgreSQL, MySQL e MariaDB in pochi minuti. Kinsta offre l’accesso a un sistema di database ospitato nel cloud, che è possibile utilizzare per seguire questo tutorial senza rischi e senza spese.

Preparare e organizzare i dati del foglio di calcolo

I dati dei fogli di calcolo grezzi possono contenere errori, come cifre duplicate, confusione, valori anomali e altri difetti che riducono la qualità dei dati e ne compromettono l’integrazione.

1. Preparare i dati

Ecco alcuni modi per organizzare e preparare i dati all’integrazione con il database:

• Utilizzare dei template: Google Sheets ed Excel contengono molti template di fogli di calcolo che aiutano a velocizzare la formattazione e l’organizzazione dei dati. Anche se trovare un modello adatto al proprio caso aziendale può sembrare noioso o impegnativo, usarne uno ci metterà sulla strada giusta.
• Formattare i dati: la formattazione modifica i dati per aiutarci a visualizzarli e a comprenderli. Questo processo può comportare la suddivisione di un singolo foglio complesso in più fogli, l’ordinamento delle colonne in ordine alfabetico o numerico in ordine crescente o decrescente per facilitare la leggibilità o la modifica dei colori delle celle per indicarne l’importanza.
• Fare pulizia tra i dati: la pulizia dei dati rimuove i valori anomali, i valori duplicati o i caratteri speciali. Può anche comportare la suddivisione di una singola colonna di testo in più colonne per evitare errori di parsing durante l’integrazione o l’utilizzo della formattazione condizionale per identificare i dati errati.
• Nascondere i dati non necessari: a volte i set di dati possono contenere informazioni che al momento non sono utili ma che potrebbero esserlo in seguito. Excel e Google Sheets offrono funzioni che aiutano a nascondere questi dati non necessari.

2. Strutturare i dati per l’integrazione

Ecco alcune buone pratiche da osservare quando si preparano i fogli di calcolo per l’integrazione con il database:

• Registrare i metadati: i metadati forniscono dettagli essenziali sulla struttura attuale dei dati e sulla loro origine. La registrazione dei metadati aiuta a garantire una mappatura accurata di tutti i punti di dati per un’integrazione di successo del database.
• Rappresentare i valori nulli e zero: i valori zero sono diversi dai valori nulli e influiscono sulla qualità dei dati. Facciamo attenzione a registrare accuratamente i valori nulli quando prepariamo i fogli dati per l’integrazione, poiché il database potrebbe interpretarli come valori nulli, causando errori di vincolo.
• Evitare i caratteri speciali nei nomi dei campi: l’introduzione di numeri, caratteri speciali e altri caratteri Unicode nei nomi delle colonne può causare errori di parsing durante l’importazione dei dati dai fogli di calcolo. Le best practice per la denominazione dei campi includono l’uso di lettere maiuscole (ad esempio, studentName) o di trattini bassi per rendere i nomi più descrittivi.

Una volta strutturati i dati, siamo pronti a integrarli con un database cloud.

Come integrare MariaDB: la procedura passaggio per passaggio

Per prima cosa, iniziamo a creare il database MariaDB con Kinsta. Poi, poiché questa guida utilizza Coefficient, assicuriamoci di installarlo. Si tratta di un connettore senza codice per l’importazione di dati di fogli di calcolo, per collegare l’istanza del database a Google Sheets.

Collegare MySQL workbench a MariaDB

Per prima cosa, forniamo all’istanza di database MariaDB i dettagli della connessione esterna.

1. Apriamo la pagina delle connessioni esterne e copiamo i campi Nome host esterno, Nome utente, Password e Nome database.

   

   Qui, colleghiamo MySQL Workbench, che fornisce un’interfaccia grafica per interagire con l’istanza di MariaDB. Per collegare MySQL Workbench alla nostra istanza di database, dobbiamo aggiungere una nuova connessione.

2. Nella pagina Welcome to MySQL Workbench, clicchiamo su MySQL Connection nell’angolo in basso a sinistra.
3. Nella pagina Setup New Connection, inseriamo i dettagli della connessione esterna forniti dall’istanza di database MariaDB.

   

4. Clicchiamo su Test Connection in fondo alla pagina. Viene visualizzato un avviso di connessione relativo a una versione del server incompatibile o non standard. Ignoriamo l’avviso. Ora abbiamo collegato la nostra istanza di database a MySQL Workbench.
5. Successivamente, creiamo una tabella denominata diabetes_table con delle colonne utilizzando la seguente istruzione SQL.

   CREATE TABLE `diabetes_table` (
     `id` int(11) NOT NULL AUTO_INCREMENT,
     `Pregnancies` varchar(45) NOT NULL,
     `Glucose` int(11) NOT NULL,
     `BloodPressure` int(11) NOT NULL,
     `BMI` decimal(3,1) NOT NULL,
     `DiabetesPedigreeFunction` decimal(4,3) NOT NULL,
     `Age` int(11) NOT NULL,
     `Outcome` tinyint(4) NOT NULL,
     PRIMARY KEY (`id`),
     UNIQUE KEY `id_UNIQUE` (`id`)
   ) ENGINE=InnoDB AUTO_INCREMENT=13 DEFAULT CHARSET=utf8mb3

Connettere Google Sheets a MariaDB

1. Apriamo Google Sheets. Il foglio di calcolo contiene già un file CSV (diabetes.csv) con sette colonne.

   

2. Clicchiamo su Estensioni.

   

3. Andiamo su Coefficient Salesforce, Hubspot Data Connector e poi clicchiamo su Launch.

   

   Questo passo apre il connettore Coefficient sul lato destro del foglio, che ci permette di importare ed esportare i dati tra Google Sheets e il database MariaDB.

4. Clicchiamo su Export to in Coefficient, quindi su MySQL. Anche se ci stiamo collegando a un database MariaDB, facciamo clic su MySQL perché MariaDB è un fork di MySQL. Ciò significa che si tratta di un database MySQL con funzioni aggiuntive.
5. Inseriamo i dati di connessione forniti dalla nostra istanza di MariaDB e clicchiamo su Connect.

   

6. Nella sezione Source Data, selezioniamo diabetes dall’elenco Tab e Row 1 dall’elenco delle righe dell’intestazione.

   

7. Nella sezione Destination, selezioniamo Sheets-db diabetes_table dall’elenco Tab.
8. Selezioniamo Insert dall’elenco Action per inserire i dati del foglio di calcolo.

   

   Nel pannello Schemas, vedremo le colonne del foglio di calcolo.

   

9. Mappiamo le colonne del foglio di calcolo con le intestazioni della tabella MariaDB e clicchiamo su Save.

   

10. Selezioniamo Specific rows on sheet e clicchiamo su Next.
11. Verifichiamo la mappatura selezionando la riga 12 e clicchiamo su Done selecting rows.

    

12. Confermiamo la selezione facendo clic su Insert 1 row in MySQL. Il foglio di calcolo ha ora una colonna Record ID, una colonna Result che mostra OK e una colonna Timestamp che mostra l’ora dell’esportazione.

    

13. Clicchiamo su Done.
14. Ora selezioniamo altre righe da esportare. Clicchiamo su Insert X rows in MySQL e poi su Done.
15. Usiamo questa query per mostrare i dati importati nella tabella MariaDB.

    SELECT * FROM <your_db_name>.diabetes_table;

    

Collegare i fogli Excel a MariaDB

Assicuriamoci di avere il plugin Devart. Questo plugin permette di collegare il nostro foglio Excel a MariaDB, di importare e modificare i dati su Excel e di aggiornare le modifiche al database. Il plugin è corredato da una guida per l’installazione.

1. Apriamo un foglio Excel vuoto.
2. Clicchiamo su Devart nella barra di navigazione superiore. Una volta installato il plugin, vedremo la scheda Devart.

   

3. Clicchiamo su Ottieni dati per aprire la procedura guidata di importazione dei dati.

   

4. Selezioniamo il database MySQL come Data Source e inseriamo i dati del database MariaDB per connetterci.

   

5. Clicchiamo su Test Connection. Viene visualizzato il messaggio “Successfully connected”.
6. Clicchiamo su OK e poi su Next.
7. Usiamo Visual Query Builder o una query SQL personalizzata per importare tutti i dati dalla tabella diabetes al foglio Excel.

   

8. Clicchiamo su Finish. Ora abbiamo un foglio Excel con i dati del database ospitato nel cloud.

   

9. Per modificare e aggiornare il foglio e il database, clicchiamo su Edit Mode.

   

   Se si è scelto di non salvare la password durante la configurazione della connessione, qui verrà richiesto di inserire la password del database.

10. Verifichiamo nuovamente la connessione per assicurarci di essere ancora connessi dopo aver inserito la password.
11. Selezioniamo due nuovi record da aggiungere al database.

    

12. Facciamo clic su Commit e poi su OK per applicare le modifiche e trasferirle al database MariaDB.
13. Eseguiamo una query per vedere il database aggiornato. Ora ci sono due nuovi record.

    

Stabilire una connessione con PostgreSQL

Prima di collegarci e importare i dati da Google Sheets al database PostgreSQL, dobbiamo stabilire una connessione affidabile per garantire un processo di importazione dei dati senza interruzioni.

Creiamo un database PostgreSQL su Kinsta e utilizziamo i dettagli della connessione per collegare pgAdmin4, un’interfaccia grafica (GUI).

Come nella sezione precedente, colleghiamo l’istanza del database a Google Sheets utilizzando Coefficient.

Collegare e importare i dati di Google ed Excel in PostgreSQL

1. Nella finestra di dialogo Register – Server, forniamo i dettagli della connessione a PostgreSQL. I dettagli includono:
   • Nome/indirizzo dell’host
   • Porta
   • Database di manutenzione
   • Nome utente
   • Password

   

2. Creiamo una sequenza per i valori dell’ID della tabella utilizzando l’istruzione SQL riportata di seguito:

   CREATE SEQUENCE IF NOT EXISTS public.diabetes_table_id_seq
       INCREMENT 1
       START 1
       MINVALUE 1
       MAXVALUE 2147483647
       CACHE 1
       OWNED BY diabetes_table.id;

3. Ora, creiamo una tabella PostgreSQL denominata tabella_diabete con colonne il cui tipo di dati e vincoli corrispondono alla tabella del foglio di calcolo.

   CREATE TABLE IF NOT EXISTS public.diabetes_table
   (
       "Pregnancies" smallint NOT NULL,
       "BloodPressure" smallint NOT NULL,
       "BMI" numeric(3,1) NOT NULL,
       "Glucose" smallint NOT NULL,
       "DiabetesPedigree" numeric(4,3) NOT NULL,
       "Age" smallint NOT NULL,
       "Outcome" boolean,
       id integer NOT NULL DEFAULT nextval('diabetes_table_id_seq'::regclass),
       CONSTRAINT diabetes_table_pkey PRIMARY KEY (id)
   )
   WITH (
       OIDS = FALSE
   )
   TABLESPACE pg_default;

4. Apriamo diabetes.csv in Google Sheets.
5. Clicchiamo su Estensioni, andiamo su Coefficient: Salesforce, Hubspot Data Connector, quindi clicchiamo su Launch.
6. Quindi, per esportare i dati del foglio di calcolo nel database PostgreSQL, clicchiamo su Export to.
7. Clicchiamo su Connect accanto a PostgreSQL.
8. Inseriamo i dettagli della connessione PostgreSQL e clicchiamo su Connect.

   

9. Definiamo come esportare i dati selezionando Diabetes dall’elenco Tab e Row 1 dall’elenco Header row.

   

10. Selezioniamo public.diabetes_table dall’elenco Tab nella sezione Destination.
11. Selezioniamo Insert dall’elenco Action.

    

12. Mappiamo le colonne del foglio con la tabella PostgreSQL.
13. Selezioniamo la seconda riga e clicchiamo su Done selecting rows.
14. Confermiamo la selezione facendo clic su Insert 1 row in PostgreSQL. Il foglio di calcolo ha ora una colonna Record ID, una colonna Result che mostra OK e una colonna Timestamp che mostra l’ora dell’esportazione.
15. Testiamo l’integrazione esportando altre righe.
16. Eseguiamo una query per visualizzare i dati importati di recente.

    SELECT * FROM diabetes_table;

    Questa query mostra tutti i dati della tabella diabetes.

Connettersi ed esportare i dati di Postgres in Excel

Per prima cosa, abbiamo bisogno dei dati di connessione a PostgreSQL.

1. Apriamo un foglio Excel vuoto e clicchiamo su Devart.
2. Clicchiamo su Get Data per aprire la procedura guidata di importazione dei dati.
3. Selezioniamo il database PostgreSQL dall’elenco delle fonti di dati e, nella procedura guidata di importazione dei dati, inseriamo i dettagli di connessione per collegarci al database.

   

4. Clicchiamo su Test Connection per verificare che la connessione sia andata a buon fine.
5. Selezioniamo l’oggetto e interroghiamo il database utilizzando la query visuale. Possiamo usare Visual Query Builder o scrivere una query SQL personalizzata per interrogare il tuo database.

   

6. Clicchiamo su Finish. Ora abbiamo un foglio Excel con i dati. Clicchiamo su Aggiorna per assicurarci che il foglio sia aggiornato.

   

7. Clicchiamo su Yes per confermare.
8. Successivamente, clicchiamo su Edit Mode per modificare e aggiornare il foglio e il database.
9. Aggiungiamo un nuovo record al foglio di calcolo e clicchiamo su Commit per apportare la modifica.

   

10. Ora eseguiamo una query per vedere il database aggiornato. Possiamo vedere che il database ha un nuovo record.

Riepilogo

I database ospitati nel cloud offrono uno spazio di lavoro collaborativo che permette di archiviare, accedere, stabilire e gestire relazioni dinamiche con i dati.

Utilizzando Kinsta, potrete creare istanze di database PostgreSQL e MySQL e utilizzare i dettagli di connessione forniti per connettervi ai vostri fogli di calcolo. Grazie a questa connessione, potrete creare le tabelle del database, mappare i campi del foglio di calcolo con quelli del database cloud e iniziare a esportare i vostri dati.

Iniziate a lavorare con Kinsta per approfittare della migliore gestione offerta dai database ospitati nel cloud.

Gestite grandi quantità di dati con i fogli di calcolo? Condividete il modo in cui gestite efficacemente grandi quantità di dati nei commenti qui sotto!

Jeremy Holcombe Kinsta

Content & Marketing Editor presso Kinsta, web developer di WordPress e content writer. Al di fuori di tutto ciò che riguarda WordPress, mi piacciono la spiaggia, il golf e il cinema. Ho anche i problemi di tutte le persone più alte della media ;).

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