State usando più account Gmail per progetti separati, ma non volete perdere nessuna email in arrivo?
Con Gmail, è possibile collegare facilmente più account e indirizzi email grazie alle sue funzionalità native. Non sono necessari add-on o plugin a pagamento.
È la soluzione perfetta se avete degli alias (come un autore pubblicato), o se volete che un/a assistente gestisca le vostre email urgenti mentre voi vi concentrate sul lavoro che conta.
Gmail da solo costituisce il 26% di tutte le email inviate su Internet, quindi c’è una buona probabilità che chiunque stia lavorando con voi abbia già un account. Inoltre, per le aziende, c’è una soluzione ancora più facile in Google Workspace.
In questo articolo, vi mostreremo esattamente come gestire più account Gmail da una singola casella di posta.
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Come Raggruppare Più Account Gmail in una Sola Casella di Posta?
Se vi state chiedendo come avere più account Gmail in un’unica casella di posta, è facile, e potete usare le funzioni integrate di Gmail per impostarlo in pochi passi.
Basta continuare a leggere.
1. Inviare una Richiesta al Vostro Secondo Account nelle Impostazioni di Gmail
Cominciate navigando verso il menu account nelle impostazioni (dovete andare nella sezione Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni per farlo).
Nota: assicuratevi di iniziare dal vostro account Gmail principale prima di seguire altre istruzioni.
Poi passate alla scheda Account e importazione.
Compilate il nome e l’indirizzo email dell’altro account.
Confermate le informazioni prima di passare al passo successivo. Successivamente, confermate la verifica.
Ora dovete navigare verso l’altro vostro account Google e confermare la richiesta che avete inviato da quello principale.
2. Accettare la Richiesta dai Vostri Altri Account
Per accettare la richiesta, iniziate passando al vostro secondo account Gmail. Fate clic sul vostro avatar (o sulla prima lettera del vostro nome) nell’angolo in alto a destra per aprire il menu.
Trovate l’email di conferma nella vostra casella di posta. Dovrebbe essere in cima, a meno che non abbiate cambiato l’ordinamento delle email.
Aprite l’email e fate clic sul link di conferma che inizia con mail.google.com. Come sempre, fate attenzione a qualsiasi link di phishing.
E infine, confermate la richiesta facendo clic sul pulsante.
Questo è tutto. Ora dovreste vedere un messaggio di successo!
Tutto è collegato.
Nota: Il cambiamento non riguarda solo la versione del browser. Funziona automaticamente su tutti i dispositivi su cui avete effettuato l’accesso, compresa l’app Gmail su Android o iOS.
Ora non resta che testare che funzioni.
3. Verificare Che Tutto Funzioni
Per prima cosa, fate clic sul pulsante Scrivi per creare un nuovo messaggio di posta elettronica. Fate clic sull’area “da” per vedere se potete selezionare un altro indirizzo email oltre a quello principale.
Se vedete un menu a tendina con più indirizzi email, ha funzionato. Questa è la prima parte. Ora sapete che potete inviare email con il vostro alias.
Ma per quanto riguarda la ricezione? Per testarlo, dovrete inviare un’email al nuovo indirizzo e controllare se viene visualizzata.
Se riuscite a vederlo, questo prova la connessione oltre ogni ragionevole dubbio.
Successo! L’email viene visualizzata, anche se indirizzata a un account diverso.
Avete ufficialmente confermato di avere più account Gmail in una sola casella di posta. E tutto senza accessi multipli o sforzi extra.
4. Aggiornare e Ripetere
Aggiornate e ripetete il processo di cui sopra per tutti gli account che volete. Non avrete più bisogno di quella lunga lista di password.
Un account Google per dominarli tutti!
Opzioni per Indirizzi Email Non Gmail: POP3/SMTP
Volete ancora più potenza da una singola casella di posta Gmail? Potete anche collegarla con la vostra email aziendale usando POP3 e SMTP.
Tornate alle impostazioni dell’account in Gmail (per l’account primario). Poi fate clic su aggiungi email nella sezione “Controlla la posta da altri account” e digitate il vostro indirizzo email per continuare.
Se si tratta del vostro indirizzo email aziendale fornito dal vostro provider di hosting, dovete collegarlo con POP3.
Fate clic su Seguente per continuare alla fase in cui dovete compilare le vostre informazioni POP3.
Potete cercare “my host POP3 server” e troverete subito la pagina con le informazioni pertinenti. Potete anche accedere alla vostra dashboard di hosting e trovare lì le informazioni.
In cPanel, le informazioni appaiono così.
Assicuratevi di spuntare la casella “Usa sempre una connessione sicura” e scegliete le impostazioni appropriate.
Se avete inserito tutte le informazioni correttamente, dovreste vedere questo messaggio di conferma.
Se volete inviare le email e non solo riceverle, dovete ripetere i passi, ma questa volta per SMTP ed email in uscita. Se è così, mantenete la casella yes spuntata e fate clic sul pulsante Seguente.
Compilate i campi pertinenti, scegliete la porta giusta e fate clic su Aggiungi Account.
Per finalizzarlo, visitate la vostra casella di posta elettronica aziendale e fate clic sul link nella mail di conferma.
Come Organizzare le Email da Più Account Gmail
Ora che state ricevendo email da più account Google, e forse anche dalla vostra email di lavoro, la casella di posta è probabilmente più complessa da gestire.
Quindi ora vi mostreremo come organizzare tutto in diverse cartelle per rendere la vostra casella di posta elettronica più facile da navigare.
Passare alla Vista Posta in Arrivo Multipla
Passate alla vista Posta in Arrivo Multipla aprendo le impostazioni rapide e facendo sul link Personalizza sotto “Posta in Arrivo Multipla”.
Poi isolate gli indirizzi email usando il filtro “to:[email protected]”. Questo ordinerà le email in base al destinatario, e potrete dare un nome a ogni nuova sezione (opzionale).
Scrollate la pagina verso il basso per salvare le nuove impostazioni.
Dovreste vedere immediatamente il nuovo layout.
In caso di successo, la sezione che avete creato per l’indirizzo email mostrerà la vostra email di prova. Si popolerà non appena riceverete altri messaggi email.
Se così non fosse (a causa di un errore di battitura o di altri errori), non vedreste nessun messaggio email nella sezione.
Potete anche usare alcuni di questi 22 add-on ed estensioni di Gmail per rendere tutto più facile.
Bonus: Gestire le Firme per Più Email in Due Semplici Passi
In Gmail, aggiungere firme alle vostre email è un gioco da ragazzi. Avere più account Gmail in una stessa casella di posta non cambia questo fatto. Potete facilmente assegnare ogni firma a un unico indirizzo email.
Ecco come si fa:
Andate alla pagina delle impostazioni generali e scorrete fino alla sezione della firma.
Se non ne avete ancora impostato uno, createne una nuova e scegliete un nome facilmente identificabile. Per esempio, se usate un solo indirizzo per scopi lavorativi, impostatelo su “firma commerciale”.
Poi potete assegnare un indirizzo email predefinito a ogni firma.
Ripetete questo processo per tutti i vostri indirizzi email. È proprio così semplice.
Nota: Assicuratevi di impostare la vostra firma primaria per il vostro account predefinito. Una firma email imprecisa non trasmette una grande professionalità.
Perché Avete Bisogno di Più Account di Posta Elettronica
Ci sono molti casi d’uso diversi che giustificano l’integrazione di più account, e questa soluzione non è adatta a tutti.
Supponiamo che vogliate impostare l’account di un/a assistente personale con le vostre mail. Questo metodo permette all’assistente di scorrere e rispondere alle email senza avere accesso al vostro account personale di posta elettronica.
Ma se volete usare più email per scopi commerciali, c’è un modo migliore.
Con Google Workspace (ex G Suite), potete facilmente creare alias per ogni utente o indirizzo email nel vostro account aziendale.
E nessuno dei vostri indirizzi email deve riportare il dominio “gmail.com”. Potete invece usare il vostro nome di dominio.
Questo darà ai potenziali clienti una prima impressione molto migliore.
Inoltre, non è che state pagando solo per le funzioni di posta elettronica aziendale. Ottenete anche l’accesso al cloud storage, alla gestione dei file, ai fogli di calcolo e altro ancora. La vostra azienda potrebbe anche già star usando Google Workspace.
Per le Aziende: Usate gli Alias di Google Workspace
Con Google Workspace, il processo è ancora più veloce. Potete facilmente impostarlo per i vostri dipendenti, piuttosto che istruirli su come farlo da soli.
Addentriamoci subito su questo aspetto.
Come Impostare gli Alias di Google Workspace (Precedentemente G Suite)
Il modo più veloce per impostare gli alias di Google Workspace è quello di assegnarli quando si creano nuovi utenti.
Registrate un nuovo account Google Workspace e seguite il tutorial.
Google Workspace vi permette di aggiungere gli alias email semplicemente digitandoli.
Se avete degli indirizzi email aziendali esistenti, questo è il modo più veloce per trasferirli. Per maggiori informazioni su come trasferirli su Google Workplace, date un’occhiata alla sezione della nostra guida su come impostare un indirizzo email professionale.
Se state già usando Google Workspace, seguite questi passi:
Andate alla sezione Utenti.
Poi fate clic sull’utente per il quale volete aggiungere indirizzi email alternativi o alias.
Fate clic sulla casella Informazioni utente per espanderla.
Successivamente, espandete la casella Indirizzi email alternativi.
E infine, aggiungete tutti gli alias di posta elettronica che vi servono.
Una volta impostato, potete usare precisamente questi alias dalla vostra casella di posta Gmail, come dimostrato nella sezione precedente.
Quante Email Ricevo con Google Workspace (G Suite)?
Ogni utente di Google Workspace (ex G Suite) può avere fino a 30 alias. Questo rende facile indirizzare tutti gli indirizzi email per il lavoro amministrativo a una persona specifica.
Anche se la vostra startup ha solo un/a assistente, potete comunque trasmettere l’immagine di una grande organizzazione. Basta impostare email diverse per abbinare i vari dipartimenti e le richieste.
Per esempio, potete avere email personalizzate come:
Approfittatene a piene mani.
Riepilogo
Sia che vogliate farlo per motivi di lavoro o per avere indirizzi email aggiuntivi per progetti personali, Gmail facilita la gestione di account multipli.
Tutto quello che dovete fare è inviare un’email di conferma e accettarla. Si può fare in pochi minuti. Con Google Workplace, è ancora più facile di così.
La parte difficile è mantenere il controllo di tutte le email da tutte quelle fonti. Per aiutare a gestire la vostra nuova casella di posta multi-account in modo efficiente, assicuratevi di migliorare la vostra conoscenza degli operatori di ricerca di Gmail…potrebbero farvi risparmiare molto tempo!
Redattore Capo presso Kinsta e Content Marketing Consultant per sviluppatori di plugin WordPress. Entra in contatto con Matteo su Twitter.
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