Noi di Kinsta utilizziamo una moltitudine di prodotti SaaS diversi per gestire tutto quello che succede dietro le quinte e per migliorare la produttività del nostro team. Un prodotto senza il quale non potremmo vivere è sicuramente Google Workspace! Non abbiamo paura di venire subito allo scoperto e dire che è di gran lunga la migliore soluzione per email disponibile sul mercato in questo momento per il vostro business. 👍  Per non parlare delle altre caratteristiche, come l’archiviazione su Google Drive e l’accesso a strumenti come Google Docs e Google Sheets.

Oggi descriveremo dettagliatamente i benefici ineguagliabili di Google Workspace (ex G Suite), vi diremo perché lo utilizziamo e lo raccomandiamo a tutti i nostri clienti e, infine, come si comporta rispetto ad altre soluzioni simili presenti sul mercato.

Cos’è Google Workspace?

Google Workspace è la suite di applicazioni intelligenti di Google. In precedenza era conosciuto come Google Apps, fino a quando è stato oggetto di rebranding alla fine del 2016. Raccomandiamo Google Workspace soprattutto ai clienti che hanno bisogno di hosting email per la loro attività. Ma Google Workspace è molto più di una semplice email. Comprende anche una varietà di applicazioni e di funzioni che possono essere molto utili. In realtà, probabilmente ne state già utilizzando o ne conoscete qualcuna.

Funzionalità che Utilizziamo Ogni Giorno

Google Workspace ha tre diversi piani tra cui scegliere (in cui ci immergeremo più avanti). Qui da Kinsta, utilizziamo il piano Basic di Google Workspace per i nostri dipendenti. Si parte da soli $5/utente/mese. Per molti di voi, il piano base è probabilmente tutto ciò di cui avrete bisogno. Ecco cosa offre:

Gmail

Secondo Litmus, Gmail è il client di posta elettronica più popolare, con un enorme 26% della quota di mercato basata sui tassi di apertura. Non c’è da stupirsi, visto che Gmail è in circolazione dal 2004 e ora vanta oltre 1,2 miliardi di utenti. Una delle cose migliori di Google Workspace è che in pratica si ottiene una versione migliorata senza pubblicità del client di posta elettronica online che probabilmente state già utilizzando.

Gmail

Google Workspace permette essenzialmente ai vostri dipendenti di avere i propri account Gmail con indirizzi email con il vostro nome di dominio aziendale (ad esempio: [email protected]). Una piccola impresa con uno o due utenti potrebbe essere in grado di cavarsela con account Gmail gratuiti e alcune regole di alias+inoltro. Ma una volta che iniziate ad assumere due o tre dipendenti, vi troverete ad avere bisogno di account che possono essere gestiti separatamente.

Dominio personalizzato Gmail

Dominio personalizzato Gmail

Google Calendar

Nessuno di noi qui da Kinsta potrebbe vivere senza Google Calendar. Molti di noi si affidano a Google Calendar per programmare le chiamate con i clienti e fissare le date di scadenza e i promemoria per progetti importanti. Google Calendar può aiutarvi a organizzare le vostre scadenze.

G Suite Google Calendar

Una delle cose meravigliose dell’utilizzo di Google Calendar in Google Workspace è la possibilità di creare calendari multipli accessibili a tutti nella vostra azienda (o anche a un sottoinsieme di utenti). Ad esempio, potreste volere un calendario di gruppo per eventi come le vacanze del team e le riunioni regolari. Avere tutti i vostri dipendenti legati alla stessa organizzazione rende task come questi ancora più facili rispetto alla versione gratuita.

Google Calendar

Google Calendar

Google Drive

Google Drive permette di memorizzare, condividere e accedere ai file in un unico luogo sicuro. In questo modo è possibile accedervi facilmente da qualsiasi periferica. I piani Google Workspace Basic sono dotati di 30 GB di spazio di archiviazione per ogni dipendente. Le edizioni Business, Enterprise e Teams di Google Workspace offrono uno spazio di archiviazione illimitato, così da avere sempre spazio sufficiente per i vostri file. Nota: Se avete un team più piccolo, con meno di 5 utenti, avrete solo 1 TB/utente.

G Suite Google Drive

Se non avete mai usato Google Drive prima d’ora, una delle cose che ci piace di più è la straordinaria funzionalità di ricerca! Anche se, probabilmente non deve sorprendente troppo, visto che gestiscono anche il più grande motore di ricerca del mondo. Lo sapevate che potete cercare in base al contenuto di un documento (indipendentemente dal nome del file)? Davvero comodo. Questo significa che potete trovare facilmente quello che cercate, non importa quanto voi siate disorganizzati. 😉

Ricerca Google Drive

Ricerca Google Drive

La versione a pagamento di Google Drive vi offre il doppio della memoria del vostro disco personale gratuito e di Gmail, supporto 24/7, condivisione dei controlli e reportistica avanzata.

Google Docs e Google Sheets

Google Docs e Google Sheets parlano da soli e sono strumenti che usiamo ogni giorno. Potete anche importare Google Docs in WordPress. Questi strumenti vi permettono di creare e modificare documenti di testo e fogli di calcolo direttamente nel vostro browser. Potete importare i vostri documenti per renderli immediatamente modificabili, inclusi file Microsoft Word, Excel e PDF (. docx, . doc, . doc, . pdf, . rtf, . txt, . txt, xlsx, . csv, . html, . ods). A partire da febbraio 2018, è possibile anche collaborare e commentare i file di Microsoft Office senza dover convertirli automaticamente nel formato di Google.

È inoltre possibile esportare in comuni formati di terze parti. In questo modo è facile collaborare con altre persone o aziende e inviare file avanti e indietro, senza dover installare o acquistare software aggiuntivo.

Nota: Google Docs e i fogli di calcolo creati direttamente in Google Workspace non contano ai fini del limite di archiviazione. 👍

G Suite Google Docs and Google Sheets

Qui ci sono solo alcuni dei task più comuni per i quali li utilizziamo:

Una delle migliori funzionalità di Google Docs e Spreadsheets è il commento in tempo reale e le versioni illimitate. Le versioni precedenti sono conservate a tempo indeterminato e non contano per il vostro archivio. In questo modo è molto facile tenere traccia delle modifiche apportate a un documento o annullare un errore. È anche incredibilmente facile condividere i documenti con i vostri colleghi o altre persone.

Versioni di Google Docs

Versioni di Google Docs

Google Keep

Google Keep sembra essere uno di quei segreti ben custoditi che nessuno conosce. Se state cercando un’alternativa di base ad Evernote, Google Keep va alla grande! Si tratta di un piccolo ma eccezionale strumento, indipendentemente dall’utilizzo di Google Workspace. Essendo un prodotto Google, funziona perfettamente all’interno dell’ecosistema Google.

G Suite Google Keep

Può essere un modo semplice per conservare le domande frequenti che ricevete dai clienti in un luogo appropriato. Potete creare liste di impegni, note e impostare promemoria per rimanere in pista. Tutto si sincronizza tra i dispositivi, quindi le cose importanti sono sempre a portata di mano. Condivideteli facilmente con il vostro team e archiviateli quando avete finito. E, ancora una volta, la ricerca di Google funziona perfettamente anche con Keep.

Google Keep

Google Keep

Google Workspace Admin Console

La console di amministrazione per Google Workspace consente ai titolari di azienda di gestire facilmente tutto da un unico posto. Di recente è stato revisionato ed è molto meglio di quanto non fosse in precedenza con Google Apps.

G Suite Admin

Potete fare di tutto, aggiungere nuovi utenti e gruppi, gestire i dispositivi, configurare le impostazioni di sicurezza (come l’autenticazione a 2 fattori), aggiungere nuovi domini personalizzati per la vostra azienda da utilizzare con Gmail.

Console di amministrazione di Google Workspace

Console di amministrazione di Google Workspace

La maggior parte, se non tutte le funzionalità di Google Workspace, devono essere abilitate dall’amministratore per poter essere utilizzate. Alcune sono disponibili solo nei piani superiori. Se una funzionalità non è abilitata e un utente tenta di accedervi, vedrà un messaggio “non disponibile” (come si vede qui sotto).

Google Workspace non disponibile

Google Workspace non disponibile

Altre Funzionalità

Ecco alcune funzionalità aggiuntive che non usiamo spesso da Kinsta, ma che potrebbero interessarvi:

Cos’hanno in comune Kinsta e G Suite? La capacità di far funzionare le cose senza intoppi dietro le quinte. Provate Kinsta gratuitamente.

Funzionalità Aggiuntive per gli Utenti Business e Enterprise di Google Workspace

È anche importante prendere nota delle funzioni aggiuntive di Google Workspace Business e dei piani Enterprise. Se avete un’azienda più grande e vi affidate in modo consistente alle email, queste funzionalità possono alleviare alcune delle vostre preoccupazioni.

Vantaggi Ineguagliabili di Google Workspace

Anche se tutte queste funzionalità sono eccezionali, ora è il momento di analizzare in profondità alcuni dei reali vantaggi dell’utilizzo di Google Workspace per la vostra azienda.

Google Workspace Logo

L’Hosting delle Email Presso Terze Parti è Sempre Consigliato

Non è mai consigliato l’hosting delle vostre email con la stessa azienda che fornisce l’hosting di WordPress. Questo è il motivo per cui non offriamo e non offriremo mai ai nostri clienti l’hosting delle email (a parte forse un componente aggiuntivo di Google Workspace in MyKinsta. 🤫) Qui entriamo in dettaglio nelle ragioni. Ma vi offriamo un breve riepilogo dei motivi qui di seguito:

  1. Se si utilizza l’host, si è legati agli indirizzi IP che l’host ha configurato per le email in uscita. Se qualcosa va storto, come ad esempio un client che improvvisamente fa spamming, c’è la possibilità che l’indirizzo IP possa essere inserito in blacklist per lo spam. Poi, all’improvviso, vi ritrovate appesi e senza controllo.
  2. Una delle maggiori difficoltà nell’affidarsi all’host WordPress per le email è rappresentata dai problemi di recapitabilità. Con Google Workspace, è possibile autenticare la posta in uscita utilizzando record DKIM e SPF, che possono avere un impatto positivo sulla valutazione dello spam.
  3. L’invio di email tramite l’host WordPress potrebbe potenzialmente causare problemi di risorse del server. Scaricando le email su terzi, in particolare su Google Workspace, non dovrete mai preoccuparvi di questo.
  4. Distribuire i servizi su più fornitori è sempre una buona cosa. Raccomandiamo sempre di separare i DNS (offriamo Amazon Route 53 DNS a tutti i clienti), l’hosting WordPress e le email. In questo modo, se qualcosa va storto con uno di questi, la vostra email è sempre in movimento. Molto probabilmente, il vostro DNS continuerà a instradare indipendentemente, ma utilizzando più provider potete esserne certi.

Quindi, come potete vedere, scegliere una terza parte per l’hosting della posta elettronica è in realtà vantaggioso per la vostra attività.

Avvertenza (Email Transazionali e di Marketing)

Sebbene gli account Google Workspace non abbiano un limite SMTP, normalmente non li raccomandiamo a chi invia migliaia di email al mese per l’invio di email di massa o di email transazionali (acquisti, registrazione, reimpostazione di una password, ecc). È possibile leggere la lista delle linee guida per i mittenti di massa. Per questi tipi di email consigliamo i seguenti servizi di posta elettronica transazionale:

Mailgun transactional email service

Mailgun

Se siete piccoli e siete agli inizi, non dovete preoccuparvi delle vostre email di transazione fino a quando non iniziate a spedirne grandi volumi. Potete iniziare con Google Workspace per tutto, e va bene. Inoltre, alcuni dei fornitori di cui sopra, come Mailgun, vi permettono di inviare gratuitamente 10.000 email transazionali al mese. Quindi, in molti casi, questa non deve costituire una spesa extra. E le email aggiuntive dopo il limite gratuito costano pochi centesimi. Leggete di più sulle email transazionali e porte SMTP.

Avete, quindi, email di marketing, come le newsletter. La stessa cosa vale anche qui. In genere dovreste scegliere un provider terzo perché garantisce tassi di deliverability superiori e strumenti per la creazione di liste, A/B test, ecc. Eccone alcuni che possiamo consigliarvi:

MailChimp email marketing software

MailChimp

Alcuni dei fornitori transazionali elencati sopra gestiscono anche email di marketing e ne parlano sui loro siti. Così, in alcuni casi, è sempre possibile combinare il servizio di posta elettronica transazionale con il software di email marketing. Leggete di più sul software di email marketing.

Familiare, Compatibile e Facile da Usare

Uno dei maggiori vantaggi di Google Workspace per la vostra azienda è che la maggior parte dei vostri dipendenti è probabilmente già abituata ad utilizzare prodotti come Gmail per le email e Google Docs. Questo rende la transizione super facile e vi assicura di non perdere tempo a spiegare ai nuovi assunti come utilizzare gli strumenti aziendali, a differenza di Zoho o Office 365, per i quali potrebbero essere necessarie molte spiegazioni.

Google Workspace ha anche la migliore compatibilità sui dispositivi mobili rispetto a qualsiasi altro provider di posta elettronica. Funziona semplicemente ovunque!

E se avete già un account Gmail personale, Google rende super facile passare con un solo clic tra gli account (account Gmail personali e Google Workspace).

Cambiare account Google Workspace

Cambiare account Google Workspace

Uptime

Per quel che riguarda l’uptime, Google è uno dei migliori sotto il profilo dell’affidabilità. Se volete approfondire i dettagli tecnici, Google Workspace offre un Service Level Agreement (SLA) del 99,9% per i servizi coperti, che negli ultimi anni è stato in realtà superato. Anche a causa del fatto che la posta elettronica è una componente così importante di ogni azienda, Google Workspace non ha finestre di fermo macchina o di manutenzione programmata. Tutti i data center sono costruiti con infrastrutture ridondanti.

Ma proprio come qualsiasi servizio, non potranno mai essere attivi per il 100% del tempo. Pertanto, è sempre bene aggiungere ai bookmark il pannello di stato di Google Workspace per gli aggiornamenti su tutti i loro prodotti.
Cruscotto di stato di Google Workspace

Google Workspace non è il più economico, ma è estremamente conveniente.

In giro ci sono altri provider più economici, come Zoho (faremo un confronto più avanti). Tuttavia, così come vi consigliamo sempre di investire in hosting WordPress gestito, vi diciamo che la vostra email aziendale non è una di quelle aree in si debba provare a risparmiare qualche soldo. Avere un host di posta elettronica su cui fare affidamento nel tempo può farvi risparmiare denaro.

Ecco una panoramica dei prezzi di Google Workspace e di quello che è incluso in ogni piano.

Google Workspace Business Starter

Google Workspace Business Standard

Google Workspace Business Plus

$6/utente/mese $12/utente/mese $18/utente/mese
Email aziendali tramite Gmail Email aziendali tramite Gmail Email aziendali tramite Gmail + eDiscovery, ritenzione
Video riunioni da 100 partecipanti Riunioni video con 150 partecipanti + registrazione Video riunioni da 250 partecipanti + registrazione, monitoraggio delle presenze
Calendari condivisi Calendari condivisi Calendari condivisi
Docs, Spreadsheets, Slides Docs, Spreadsheets, Slides Docs, Spreadsheets, Slides
Assistenza 24/7 (telefono, email online) Assistenza 24/7 (telefono, email online – È disponibile l’aggiornamento del supporto migliorato) Assistenza 24/7 (telefono, email online – È disponibile l’aggiornamento del supporto migliorato)
Controlli amministrativi di sicurezza Controlli amministrativi di sicurezza Controlli amministrativi di sicurezza migliorati, compresi Vault e gestione avanzata degli endpoint
30 GB di cloud storage per utente 2 TB di archiviazione cloud per utente 5 TB di archiviazione cloud per utente
Ricerca nel cloud Ricerca nel cloud
Vault (archivio e conservazione) Vault (archivio e conservazione)
Report di controllo Report di controllo
Prevenzione della perdita di dati (Gmail + Drive)
Ospitato S/MIME per Gmail
Archiviazione di terze parti di Gmail
Sicurezza di livello enterprise
Analisi dei log di Gmail

Qui ci sono alcune stime rapide per voi:

Per tutto ciò che offre G Suite, è davvero ottimo e non c’è da stupirsi!

Potete anche optare per una tariffa scontata passando a un abbonamento annuale. Un abbonamento annuale offre un risparmio fino al 20% rispetto all’abbonamento mensile standard. La cosa grande è che, se si preferisce, si può ricevere una fattura mensile sull’abbonamento annuale.

Cos’hanno in comune Kinsta e G Suite? La capacità di far funzionare le cose senza intoppi dietro le quinte. Provate Kinsta gratuitamente.

Google Workspace È Sicura Così Com’è

Google Workspace è costruita al top di Google Cloud Platform, che offre la massima sicurezza sul mercato. Ci si affidano alcune delle più grandi aziende del mondo, come HP, Verizon, Whirlpool e Salesforce. Come dice Google, sono al vertice con una “mentalità della sicurezza prima di tutto“. Hanno conoscenze e competenze da leader del settore su ogni singolo prodotto, compreso Google Workspace.

Google Workspace security

Ecco alcuni dei modi principali in cui Google Workspaceprotegge voi e i vostri dati:

Per ulteriori informazioni è possibile consultare il whitepaper sulla sicurezza e la conformità di Google Cloud.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Ci sono migliaia di host di posta elettronica sul mercato. Ma per quel che riguarda l’hosting serio delle email aziendali, si può davvero restringere il campo a questi tre fornitori: Google Workspace, Office 365 e Zoho. Quindi ecco un piccolo confronto.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Prezzi

Per i prezzi, prendiamo il costo mensile di ogni provider.

Google Workspace Business Starter

Office 365 Business Essentials

Zoho Standard

$6/utente/mese $6/utente/mese $4/utente/mese

Note aggiuntive:

Software e strumenti

Di seguito sono riportati prodotti comparabili dei vari fornitori.

Google Workspace Business Starter

Office 365 Business Essentials

Zoho Standard

Gmail Outlook (50GB) Zoho Mail
Google Drive (30GB) OneDrive (1TB) Zoho Docs (30GB)
Google Docs Microsoft Word Zoho Writer
Google Sheets Microsoft Excel Zoho Sheet
Google Slides Microsoft PowerPoint Zoho Show
Google Sites Sites (SharePoint) Zoho Sites
Google Meet/Chat Skype + Microsoft Teams Zoho Meeting + Cliq
Google Keep Microsoft OneNote Zoho Notebook
Microsoft Yammer Zoho Connect

Note aggiuntive:

Ma, come potete vedere, tutti e tre i suddetti provider hanno offerte molto simili per quanto riguarda gli strumenti e i servizi offerti. Quindi, molte delle vostre decisioni probabilmente si baseranno su prezzo e facilità d’uso per i vostri dipendenti.

Svantaggi di Google Workspace

Ad essere del tutto onesti, non abbiamo trovato molti svantaggi in Google Workspace, e il nostro team lo usa da più di quattro anni. Anche se questo dipende sicuramente dal tipo di attività che svolgete. Ecco alcune cose che potreste tenere in considerazione:

Come passare a Google Workspace

Noi pensiamo che Google Workspace sia la migliore opzione per l’hosting delle email e per gli altri strumenti che offre, ed è per questo che lo consigliamo a tutti i nostri clienti. Offrono anche una prova gratuita di 14 giorni, così che potete provarlo prima di impegnarvi nell’acquisto. Anche la loro procedura di iscrizione è incredibilmente semplice.

Ecco alcuni rapidi passaggi per iniziare a lavorare con Google Workspace nella vostra azienda:

Passo 1

Iscrivetevi per una prova gratuita.
Free trial Google Workspace

Passo 2

Attivate il vostro account accedendo alla Console di Amministrazione di Google. (Nota: accedete con il vostro indirizzo email e la vostra password di Google Workspace. (Questo indirizzo termina con @yourbusiness.com, e non @gmail o l’account Google personale.)

Alias dominio Google Workspace

Alias dominio Google Workspace

Passo 3

Nella console di amministrazione, fate clic su “Start Setup” per avviare la procedura guidata di configurazione. Fornirete ad ogni membro del team un indirizzo email sul vostro dominio (come [email protected]), in modo che possa iniziare a utilizzare Gmail, Calendar, Meet e tutti gli altri servizi di Google Workspace. È inoltre possibile aggiungere manualmente altri utenti in qualsiasi momento.

Se avete altri domini, potete aggiungerli o creare alias email.

Alias domini Google Workspace

Alias domini Google Workspace

Passo 4

Nella vostra console di amministrazione, dovrete quindi seguire i passaggi per verificare che il vostro dominio sia di vostra proprietà. Riceverete un codice di verifica da aggiungere al vostro sito web o alle impostazioni del vostro dominio. Google Workspace mette a disposizione istruzioni eccellenti per verificare il vostro dominio su ogni registrar e fornitore di DNS.

Se utilizzate il DNS di Kinsta, abbiamo anche un tutorial su come aggiungere i vostri record di Google MX nel nostro cruscotto MyKinsta. Quando create un dominio, potete aggiungere i record con un solo clic.

Aggiungere record Gmail MX

Aggiungere record Gmail MX

Se provenite da un altro host di posta elettronica, come GoDaddy, BlueHost, Aruba o Office 365, è molto probabile che vogliate migrare le vostre vecchie email. Ecco alcuni link utili:

Nota: se state utilizzando per la prima volta l’email per la vostra azienda, è possibile saltare la procedura di migrazione di cui sopra.

Passo 5

L’ultimo passo è quello di seguire le guide rapide di Google Workspace per la configurazione delle applicazioni aggiuntive, come Google Drive, Google Calendar, Google Contacts, ecc. E questo è tutto!

Suggerimenti per Google Workspace

Quando Google Workspace è in funzione, ci sono alcuni piccoli avvisi o errori in cui probabilmente vi imbatterete. Uno è il messaggio che si genera quando si tenta di salvare una foto del profilo.

Sorry! We could not save your profile photo. Please try again later.

Google Workspace non è riuscita a salvare la foto del profilo

Google Workspace non è riuscita a salvare la foto del profilo

In Google Workspace l’amministratore deve dare il permesso agli utenti di salvare una foto del profilo. Questo può essere fatto da “Directory → Directory settings → Profile editing”.

Diritti di modifica del profilo di directory in Google Workspace

Diritti di modifica del profilo di directory in Google Workspace

Selezionate l’opzione “Photo” e cliccate su “Save”.

Google Workspace Photo

Google Workspace Photo

Nota: Di solito ci vogliono un paio d’ore perché le impostazioni di G Suite si propaghino. Quindi consigliamo di aspettare un po’ prima di provare a caricare di nuovo una foto.

Riepilogo

Come potete vedere, Google Workspace può essere un’ottima soluzione per qualsiasi azienda per quel che riguarda l’hosting delle email ed offre una soluzione all-in-one per la collaborazione e l’archiviazione dei documenti. È assolutamente conveniente ed è facile da usare. La maggior parte dei vostri dipendenti ha probabilmente già familiarità con Gmail, il che riduce il tempo necessario per apprendere nuovi strumenti.

Se avete appena iniziato ad usare Google Workspace, vi consigliamo di iscrivervi al blog per essere sempre aggiornati con le nuove funzionalità e con le nuove versioni. Avete domande su Google Workspace o sul suo funzionamento? Ci piacerebbe sapere cosa preferite usare per l’hosting delle email. Scrivetecelo di seguito nei commenti.


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