Trello e Asana sono due dei più popolari strumenti di project management in circolazione. Quindi, ecco la domanda: Trello o Asana, quale scegliere per il vostro business?
Scopriamolo insieme nel nostro confronto approfondito!
Trello
Trello è particto come prodotto di Fog Creek Software.
Secondo quanto afferma Joel Spolsky, fondatore di Trello, la prima riga di codice di questo prodotto fu scritta nel gennaio del 2011.
Dice che dopo tre mesi di lavoro, il software era abbastanza utile da essere lanciato, ma decisero di perfezionarlo ancora prima di presentarlo al pubblico. Fog Creek Software lanciò Trello nel settembre del 2011, alla Disrupt conference di Tech Crunch.
Era un prodotto innovativo per la gestione dei progetti basato sul sistema di produttività Kanban.
Il sistema Kanban è stato sviluppato dall’ingegnere industriale giapponese Taiichi Ohno, nel tentativo di migliorare il processo di produzione della Toyota.
Fu un tale successo che questo sistema si diffuse in settori al di fuori della produzione automobilistica, come la vendita al dettaglio, il software e persino il cinema.
Ha anche attirato l’attenzione di singoli che lo vedevano come un modo per migliorare la propria produttività.
Ecco come appare la Kanban board più semplice:
Certo, una Kanban board per una grande organizzazione è molto più complessa di questa, ma abbiamo reso l’idea.
Fog Creek Software ha creato uno strumento che ha permesso alle aziende di creare una Kanban board digitale.
Ecco il consiglio di amministrazione di una società fittizia chiamata Artist Exploitation, Inc. che Joel Spolsky ha utilizzato nella sua presentazione per Disrupt:
Ora, dovete pensare che si tratta di quasi un decennio fa.
All’epoca, l’utilizzo di una Kanban board in un software di project management era un’idea rivoluzionaria, e inoltre la sua creazione era una seria sfida tecnica.
La presentazione di Joel Spolsky è stata un successo: è riuscito a “trasformare 6 minuti di fama in 130.000 occhi sgranati” e il 22% di quelle persone si sono iscritte a Trello.
Spolsky attribuisce questo successo al fatto che avevano un prodotto solido:
“Se avessimo lanciato Trello 3 mesi prima, sarebbe stato un prodotto COSÌ COSÌ. Forse anche MAH. Non voglio 131.000 occhi fissi su MAH.”
Da allora in poi, Trello è cresciuto in modo esplosivo e ha raggiunto i 10 milioni di utenti nel 2015.
Tuttavia, come sottolinea Hiten Shah nel suo articolo “Perché Trello non è riuscito a costruire un business da oltre un miliardo di dollari”, i loro concorrenti si sono adoperati a fondo con le Kanban board. Nel giro di poco, un’idea una volta rivoluzionaria alla fine è diventata un luogo comune.
Asana ha introdotto la propria funzionalità di Kanban board nel 2016 (dirremo di più su questo più avanti), “fortemente ispirato” a Trello:
“Diamo sicuramente pieno credito a Trello. Questo è chiaramente il prodotto che ha fatto un ottimo lavoro da pioniere in questa visione. […] Vediamo Trello come una funzionalità, non un prodotto.”
ha affermato il co-fondatore di Asana Justin Rosenstein.
Comunque, Trello ha continuato a crescere e ha raggiunto i 25 milioni di utenti nel 2017. Nello stesso anno, è stato acquisito da Atlassian per 425 milioni di dollari.
Oggi Trello ha oltre 35 milioni di utenti ed è una delle aziende più rispettate nel settore del project management.
Funzionalità Chiave
Okay, quindi cosa offre esattamente Trello ai suoi utenti?
Il sistema Kanban rimane il nucleo di Trello. Offre un’ottima progressione visiva per i progetti perché potete vedere ogni scheda spostarsi da sinistra a destra mentre procede il lavoro sull’attività.
Come potete vedere, l’interfaccia utente è praticamente la stessa di quella del 2011, tranne per il fatto che ora è visivamente più accattivante.
Potete invitare gratuitamente tutte le persone che volete sulla vostra bacheca, il che è fantastico se lavorate con una squadra numerosa.
Potete organizzare il vostro lavoro creando bacheche, elenchi e quindi schede per ciascuna attività, quindi spostare le schede nell’elenco mentre avanzate nelle attività.
Queste schede non sono solo una versione digitale di bigliettini. È possibile aggiungervi molte informazioni, come la descrizione dell’attività, la data di scadenza, l’etichetta, una checklist di avanzamento, allegati, ecc.
A proposito, parlando di liste di controllo e date di scadenza, Trello ha un Calendar Power-Up che vi consente di visualizzare le schede con data di scadenza in un calendario.
A Trello manca un sistema di dipendenza delle attività. Tuttavia, è possibile utilizzare alcuni elementi all’interno delle schede, come liste di controllo e allegati, per rappresentare le dipendenze delle attività. Potete leggere di più sulla gestione delle dipendenze delle attività qui.
Le schede hanno anche una funzionalità di commento, quindi se avete bisogno di discutere qualcosa su quell’attività, potete farlo all’interno di quella scheda:
Questo è utile perché vi consente di mantenere la comunicazione in un posto invece che tenerla sparsa su più canali (email, messaggistica, messaggi di testo, ecc.).
Trello ha anche un sistema di notifica che vi tiene aggiornati inviando notifiche all’interno dell’app, tramite email, tramite browser e tramite dispositivo mobile.
Queste notifiche sono sincronizzate su tutti i dispositivi, quindi non avrete il fastidio di leggere le notifiche visualizzate come non lette. E se ricevete una notifica via email, potrete rispondere direttamente via email.
C’è anche una potente funzione di ricerca che vi aiuta a trovare rapidamente qualunque cosa stiate cercando.
E, se volete usare Trello con più gruppi di persone, potete utilizzare Trello Teams (in questo modo, potete avere un team di famiglia, un team di amici, un team di lavoro, ecc.).
Trello ha una varietà di Power-up. Questi vi consentono di abilitare funzionalità aggiuntive sulle vostre schede e integrare il software con le vostre app preferite.
Ad esempio, alcuni dei più famosi Power-up sono il già menzionato Power-Up del calendario, e i Power-up di Google Drive e Slack:
Potete visualizzare un elenco di tutti i power-up qui. Ce ne sono molti!
Trello offre anche varie estensioni per i browser utili quando si fa ampio utilizzo di Trello. Ad esempio, con l’estensione PopClip, potete salvare su Mac il testo selezionato su Trello. Potete vedere un elenco di tutte le estensioni dei browser qui.
Inoltre, vale la pena notare che Trello prende sul serio la privacy. Avete il pieno controllo di chi vede la vostra bacheca. Inoltre, utilizzano connessione SSL/HTTPS.
Prezzi
Trello ha tre livelli di prezzo:
- Gratuito. Questo è il piano base. Promettono che rimarrà gratis per sempre.
- Business class. Questo è un piano mensile di $9,99/utente. È pensato per le piccole e medie imprese che hanno bisogno di più funzionalità rispetto a quelle offerte dalla versione gratuita.
- Enterprise. È un piano che parte da $20,83/utente/mese, ma il prezzo dipende dal numero dei posti di cui avete bisogno (più grande è il vostro team, minore è il costo per utente).
- Tutti e tre i piani offrono bacheche illimitate, elenchi illimitati e schede illimitate, il che lo rende un ottimo strumento per le startup.
Tuttavia, per quel che riguarda le funzionalità più avanzate, come l’automazione e i power-up, il piano gratuito è piuttosto limitato.
Inoltre, il piano gratuito non offre molto in termini di sicurezza. Se volete essere in grado di impostare permessi di amministratore avanzati, inviare inviti limitati al dominio o disattivare i membri, dovrete eseguire l’upgrade a Business Class o Enterprise.
Inoltre, i piani premium offrono oltre 100 integrazioni, che possono offrire al vostro team un significativo aumento della produttività.
Quali Sono i Punti di Forza di Trello?
Il principale punto di forza di Trello è la sua semplicità.
Questo è importante perché ogni strumento che presentate al vostro team richiede alle persone di investire del tempo nel padroneggiarlo. La semplicità riduce il tempo necessario per formare i nuovi membri del team.
Inoltre, Trello è incredibilmente versatile. È stato creato pensando alle aziende, quindi è lecito ritenere che il caso d’uso più comune sia la gestione di progetti per una piccola impresa.
Tuttavia, può anche essere utilizzato per gestire praticamente qualsiasi progetto tu possa pensare, dalla pianificazione di una vacanza all’organizzazione di una festa al rinnovamento di una casa.
In effetti, nel suo “25 Million! Celebrate With 4 New Top-Requested Trello Features”, il co-fondatore di Trello, Michael Pryor, ha comunicato che il team è spesso sorpreso dai casi d’uso che vedono. Rivolgendosi agli utenti, ha dichiarato:
“Siete degli esploratori dei modi di utilizzare Trello a cui noi non avremmo mai pensato. Dalle vostre procedure vitali di vendita ai vostri consigli per le vacanze, dai vostri kanban ai bidoni delle lattine, dalle roadmap alle bacheche di ricette: i vostri utilizzi creativi di Trello per aumentare la produttività sul lavoro e a casa continuano a stupirci.”
Questo è fantastico perché potete utilizzare lo stesso strumento per gestire progetti sia personali che professionali.
Per Chi va Meglio Trello?
Trello funziona al meglio per le piccole imprese che hanno processi chiari e lineari e desiderano un software semplice e intuitivo che i membri del team possano padroneggiare rapidamente.
Quello che dovete fare è chiedervi se potete gestire la vostra attività con una bacheca Kanban fisica se tutto il vostro team lavorasse nello stesso ufficio.
La maggior parte dei proprietari di piccole imprese potrebbe farlo, il che significa che probabilmente trarrebbero beneficio dall’utilizzo di Trello, specialmente se stanno lavorando a progetti semplici.
Tuttavia, se il vostro team è troppo grande e i vostri progetti sono troppo complessi, probabilmente Trello non lo sarà adatto.
Asana
Asana è stata fondata nel 2008 da Justin Rosenstein e Dustin Moskovitz. Moskovitz è co-fondatore di Facebook e Rosenstein è un ex ingegnere di Google ed di Facebook.
Entrambi hanno lavorato per migliorare la gestione dei progetti e aumentare la produttività dei dipendenti su Facebook.
Questa esperienza li ha portati a rendersi conto che persone incredibilmente intelligenti spesso restano bloccate passando la maggior parte del loro tempo ad “lavorare intorno al lavoro”, con il quale intendono cose come la comunicazione via email, rintracciare le informazioni e assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.
Mentre da Facebook, Moskovitz e Rosenstein collaboravano ad uno strumento interno di gestione dei progetti chiamato Tasks, che è rapidamente decollato all’interno dell’azienda. All’epoca non la pensavano così, ma ora vedono questo software come un prototipo di Asana. La popolarità di Tasks gli ha fatto capire che c’era bisogno di un prodotto come questo.
Nel 2008, hanno lasciato Facebook per avviare Asana. I fondatori si sono presi il tempo per sviluppare il prodotto prima di renderlo disponibile al pubblico. Hanno lanciato la versione beta gratuita nel novembre del 2011. Il lancio commerciale ufficiale è avvenuto nell’aprile del 2012.
Asana ha attirato l’attenzione degli investitori prima del lancio, il che probabilmente era dovuto almeno in parte alle connessioni dei fondatori nel settore tecnologico.
Hanno raccolto capitali per la prima volta nella primavera del 2011 con un round angel di 1,2 milioni di dollari, che è stato presto seguito da un round di serie A di 9 milioni di dollari nel novembre del 2011. Vale la pena notare che tra gli investitori iniziali c’erano Peter Thiel (che in seguito si unì al consiglio di amministrazione di Asana) e Sean Parker.
Asana divenne rapidamente un popolare strumento di project management. Ma la squadra non ha riposato sugli allori. Hanno continuato a migliorare incessantemente il loro prodotto ascoltando i clienti e sviluppando le funzionalità più richieste.
Di conseguenza, dieci anni dopo che Moskovitz e Rosenstein hanno lasciato Facebook per avviare Asana, l’azienda ha raggiunto una valutazione di 1,5 miliardi di dollari e oggi conta oltre 60.000 clienti paganti. Inoltre, i fondatori dell’azienda sono così fiduciosi del loro prodotto che hanno recentemente annunciato che tutti i 500 dipendenti di Asana stanno abbandonando la posta elettronica interna.
Ciò significa che le persone saranno ancora in grado di raggiungere i dipendenti di Asana via email, ma queste non saranno utilizzate per le comunicazioni all’interno dell’azienda. Ha detto Moskovitz:
“È proprio naturale che tutti organizzino le loro conversazioni sul lavoro reale […] La maggior parte delle volte, quando avete una discussione via email con i vostri colleghi, si tratta di un progetto su cui state lavorando davvero, o di alcuni oggetti d’azione o di obiettivi. In Asana, tutto è organizzato in “progetti” o “attività” e ognuno di questi può avere delle conversazioni attorno. Quindi le nostre conversazioni avvengono lì.”
È una mossa audace che dà ad Asana maggiore credibilità. Dopotutto, se il software è abbastanza buono per un’azienda da 1,5 miliardi di dollari, probabilmente è abbastanza buono anche per la vostra azienda.
Funzionalità Chiave
Asana è un sofisticato strumento di project management che consente di gestire progetti complessi.
Asana ha una funzionalità di gestione delle Bacheche basata sul sistema Kanban e vi consente di visualizzare il vostro lavoro con una progressione visiva simile a quella di Trello.
Tuttavia, mentre la bacheca è il cuore del prodotto Trello, in Asana è solo una delle funzionalità (come ricorderete, Asana non l’ha introdotta fino al 2016).
Vale anche la pena di notare che, a differenza di Trello, Asana ha un adeguato sistema di gestione delle dipendenze delle attività:
Ad esempio: è possibile contrassegnare un’attività come in attesa di un’altra attività. Quindi, una volta completata la prima attività, la persona che la stava aspettando riceverà una notifica e procederà con la propria attività.
Tenete presente che una singola attività può dipendere da diverse altre attività e che più attività possono dipendere da una sola altra attività.
Un’altra caratteristica chiave è la Timeline che potete utilizzare per creare un piano che mostra come si incastrano i vari pezzi del puzzle che è il vostro progetto. Questo è un ulteriore modo per visualizzare i progressi. Vi aiuta a rimanere in linea con le scadenze:
Se qualcosa cambia, potete facilmente regolare la timeline e vedere come la modifica influisce sull’intero progetto. A proposito, potete disegnare dipendenze di attività sulla timeline, il che rende molto più semplice tener traccia di tutto ciò che sta succedendo in un progetto complesso.
C’è anche la funzione del Calendario che vi consente di visualizzare il vostro lavoro su un calendario, ad esempio per individuare conflitti di pianificazione:
La funzione Portfolios offre un modo semplice per monitorare tutte le vostre iniziative in un unico posto, utile quando lavorate contemporaneamente su diversi progetti importanti. È inoltre possibile controllare i KPI e le informazioni critiche nei portfolio in tempo reale per anticipare eventuali problemi importanti prima che si verifichino.
Ciò che è ancora più interessante, però, è la funzionalità Workload, che semplifica la gestione del carico di lavoro di ciascun membro del team:
Questa funzionalità è preziosa quando gestite un team numeroso o più team. Più sono le persone di cui dovete prendervi cura, più è facile assegnare poco lavoro a qualcuno o sovraccaricare qualcun altro.
È normale avere occasionali tempi di inattività e periodi di crisi, ma una cattiva gestione prolungata del carico di lavoro porta all’insoddisfazione dei dipendenti. Ciò può costare all’azienda un sacco di soldi per la riduzione della produttività e la riduzione della fidelizzazione dei dipendenti.
Asana vi consente anche di trasformare processi comuni in modelli, il che significa che non è necessario reinventare la ruota ogni volta:
Questo è importante perché dovete semplificare il più possibile le cose mentre fate crescere la vostra attività.
Potete controllare chi ha accesso a quali informazioni tramite le impostazioni sulla privacy che vi consentono di garantire la sicurezza.
Più è numeroso il vostro team, e specialmente se fate ricorso a freelance, più importante diventa questa funzione poiché non dovrete dare accesso a informazioni sensibili a persone che hanno appena varcato la soglia di ingresso. Per quanto riguarda la sicurezza, le funzioni di amministrazione vi consentono di controllare cose come l’autenticazione e la sicurezza delle password e a ripristinare tutte le password in caso di violazione della sicurezza.
Infine, Asana offre oltre 100 integrazioni con altri strumenti popolari, tra cui Slack, Google Drive, Zapier … e anche Trello!
Prezzi
Asana ha quattro livelli di prezzo:
- Piano base gratuito. È la cosa migliore per singoli o team che sono agli inizi con il project management.
- Piano Premium. È la cosa migliore per i team che vogliono andare oltre le cose basilari del project management. Costa $9,99/utente/mese con l’abbonamento annuale e $11,99/utente/mese con l’abbonamento mensile.
- Piano Business. È la soluzione migliore per i team e le organizzazioni che devono gestire il lavoro su diversi progetti. Costa $19,99/utente mese con l’abbonamento annuale e $23,99/utente/mese con l’abbonamento mensile.
- Piano Enterprise. È la soluzione migliore per le organizzazioni che necessitano di maggiore supporto, sicurezza e controllo. Dovete contattare il team vendite di Asana se volete conoscerne il prezzo.
Il piano di base è, bene, molto di base. Include solo le funzionalità principali di Asana come Tasks, List view, Board view, Calendar view e date di scadenza. Se scegli questa soluzione potrete collaborare con un massimo di 15 persone.
Altri piani si adattano alle esigenze di un’azienda in base alle sue dimensioni: il piano Premium è per le piccole imprese, il piano Business è per le medie e il piano Enterprise per le grandi imprese.
Potete semplicemente scegliere un piano che vada meglio per la vostra azienda in base alle dimensioni del vostro team.
Quali Sono i Punti di Forza di Asana?
Il principale punto di forza di Asana è la sua sofisticatezza e il controllo granulare sui progetti.
Avete tutte le funzionalità di cui potreste aver bisogno per gestire un team di grandi dimensioni o più team che lavorano contemporaneamente su un progetto complesso o su più progetti complessi.
È anche ideale per le situazioni in cui le relazioni tra le attività che devono essere svolte non sono semplici perché vi aiuta a vedere il quadro generale.
Per Chi va Meglio Asana?
Asana è la soluzione migliore per le grandi organizzazioni in cui diversi team lavorano contemporaneamente su più progetti complessi.
È particolarmente utile per i manager che devono supervisionare progetti con molte parti in movimento.
Tuttavia, se avete un piccolo team, questo software potrebbe essere un po’ eccessivo.
Trello vs Asana: Differenze Principali
Il dibattito tra Trello e Asana si riduce a semplicità e complessità. Cosa è più importante per voi?
Con Trello avrete un software semplice, intuitivo e facile da usare che non ha una gran curva di apprendimento. L’aspetto negativo di Trello è che questo strumento potrebbe essere limitato quando si tratta di progetti davvero complessi.
Ad esempio, la mancanza di un adeguato sistema di dipendenze dalle attività è un grosso svantaggio per i progetti in cui le relazioni tra attività sono complicate.
Inoltre, sebbene sia possibile gestire diversi progetti semplici su Trello, quando si gioca con diversi progetti complessi contemporaneamente, potrebbe essere difficile utilizzare questo software.
La versatilità di Trello può essere eccezionale perché potete utilizzarlo praticamente per qualsiasi cosa a cui possiate pensare (to-do list personali, progetti di lavoro come un CRM, ecc.). Tuttavia, significa anche che non è ottimizzato come potrebbe per la gestione dei progetti di business.
Con Asana, d’altra parte, avrete un software sofisticato che ha una varietà di funzioni che vi semplificheranno la vita, soprattutto se dovete gestire progetti complessi e team di grandi dimensioni.
Avrete la bacheca di Kanban, il principale vantaggio di Trello, ma avrete anche una serie di funzionalità aggiuntive come Timeline, Portfolio, ecc., che possono aiutarvi a gestire diverse iniziative contemporaneamente.
Il sistema di dipendenze dalle attività è un enorme vantaggio perché è difficile gestire progetti complessi senza. Naturalmente, c’è anche un aspetto negativo, tutte queste funzionalità significano che ci vorrà del tempo per imparare ad aggirare il software.
Maggiore complessità aggiunge maggiore fragilità. Una persona che fa un errore perché non ha ancora capito il funzionamento del software potrebbe avere un impatto negativo sull’intero progetto.
Questo può accadere anche con Trello, ma è molto meno probabile perché Trello è molto più semplice.
Trello vs Asana: Quale Software di Project Management Dovreste Utilizzare?
Dal punto di vista finanziario, con Asana avreste un miglior rapporto qualità-prezzo.
Tuttavia, è anche necessario tener conto del tempo necessario ad imparare a utilizzare questo software.
È anche importante essere cauti riguardo alla trappola “più funzioni ci sono, migliore è il prodotto”. Quello che volete è un software che svolga il lavoro nel modo più semplice. Potrebbe avere senso scegliere un prodotto che ha meno funzioni, se è abbastanza potente per le vostre esigenze.
In breve, Trello potrebbe essere un’opzione migliore per le piccole imprese con procedure semplici, mentre Asana funziona bene per le medie e grandi imprese che hanno bisogno di funzionalità extra per gestire la complessità con cui hanno a che fare. Se avete un’azienda remota, entrambi questi strumenti sono perfetti.
In definitiva, tutto dipende dalla vostra situazione specifica. Ecco perché potreste prendere in considerazione la possibilità di iscrivervi ai piani gratuiti di Asana e di Trello ed esplorare i prodotti per vedere quale sia più adatto a voi. Oltre a questi due, ci sono molte altre alternative a Trello disponibili sul mercato.
Riepilogo
Trello vs Asana: qual è la soluzione migliore?
Ogni strumento sul mercato ha i suoi punti di forza e di debolezza. Non esiste un software di project management “perfetto” in circolazione. Se poi volete guardare le cose da un’altra prospettiva, il miglior strumento di project management è quello che vi sembra naturale per tener traccia del vostro lavoro.
Forse è Trello. Forse è Asana. Forse è qualcos’altro. L’importante è che vada bene per voi e il vostro team.
E per farlo, dovete capire quali sono le reali esigenze della vostra azienda e quindi scegliere il software che li soddisfa meglio.
Redattore Capo presso Kinsta e Content Marketing Consultant per sviluppatori di plugin WordPress. Entra in contatto con Matteo su Twitter.
Complimenti per il confronto, fatto con professionalità e approfondimento. Non è il classico post da seo ma chiarisce punti di forza e differenza delle due piattaforme di gestione progetti.
Quando li ho provati la prima volta ho notato proprio questa differenza tra Asana, più complesso ed esaustivo, e Trello, semplice ed adatto a piccole aziende/agenzie come la nostra.
Grazie.