Può essere che si tratti dell’aumento del costo del pendolarismo, della capacità di controllare il proprio tempo o della libertà di coltivare la propria passione, oggi sempre più persone stanno creando opportunità di lavoro a distanza. Ed è certamente un buon momento per questo movimento, perché è supportato da progressi tecnologici come il cloud computing, la collaborazione a distanza e il miglioramento degli strumenti di comunicazione.

A partire dal 2016, circa il 25% della forza lavoro statunitense ha lavorato in una certa misura a distanza e questo numero è più che raddoppiato dal 2005. Si può quasi essere certi che questa sia una tendenza che non rallenterà in tempi brevi. Per molti, lo stile di vita da cubicolo appartiene al passato.

Vantaggi del Lavoro da Remoto

Creare una separazione fisica da un capo che controlla tutto nei minimi particolari è solo uno dei tanti vantaggi associati al lavoro da remoto.

Qui ce ne sono diversi altri degni che sono di nota:

Svantaggi del Lavoro da Remoto

Ogni rosa ha le sue spine.🌹 Lavorare da remoto sembra un sogno che si avvera, ma con qualche inconveniente:

Dove Trovare Lavoro da Remoto

Che stiate lavorando per voi stessi o vogliate lavorare da remoto per conto di un’altra organizzazione, questi siti web possono aiutarvi a trovare opportunità di lavoro da remoto:

Suggerimenti sulla Produttività per Lavorare da Remoto

Lavorare da remoto significa bilanciare molte cose diverse. I suggerimenti che seguono vi aiuteranno a trovare questo equilibrio e a progettare la vostra situazione ideale (produttiva):

Stabilite uno Spazio di Lavoro Dedicato e Orari di Lavoro

Condizioni di lavoro flessibili possono significare scuse e distrazioni quando si tratta di arrivare alla conclusione effettiva del lavoro, quindi è importante stabilire una certa parvenza di routine, il più presto possibile. Senza questo, sarete costantemente tentati di fare altre cose, e prima che ve ne accorgiate, la vostra intera giornata sarà finita!

Non è necessario avere un ufficio in casa per avere successo quando si tratta di lavorare da remoto. È sufficiente un’area o una stanza dove i vostri coinquilini o familiari sanno di non disturbarvi (e, idealmente, dove c’è una porta che potete chiudere!). Molti lavoratori da remoto trovano che avere uno spazio di lavoro dedicato sia utile per fare in modo che, quando ci si trova in quest’area, si parla di lavoro – e quando si è fuori, non si lavora!

Se lavorare da casa non è possibile, cercate di trovare il posto migliore per lavorare fuori di casa vostra: sia questo un bar, una biblioteca o uno spazio di coworking (per citare solo alcune soluzioni).

Se vi piace lavorare in pace, lavorare in biblioteca sarebbe un’ottima scelta. Ma non sarebbe un buon abbinamento per chi deve fare continuamente delle chiamate. Considerate la natura del vostro spazio di lavoro fuori casa e cercate di trovare una soluzione che si adatti alla vostra “normale” routine quotidiana.

Sbarazzarsi delle Distrazioni

Le distrazioni sono il maggiore ostacolo alla produttività, soprattutto per chi lavora da remoto. Sebbene datata, un’indagine di Salary.com del 2006 ha rilevato che il dipendente medio perde circa due ore al giorno per via di distrazioni e queste perdite di produttività costano alle aziende 544 miliardi di dollari all’anno. È probabilmente giusto supporre che questi numeri sono aumentati costantemente da allora, dato che nella nostra vita quotidiana ci sono sempre più distrazioni.

Il primo passo per superare le distrazioni è quello di fare un’analisi del tempo per capire dov’è che potresti perdere tempo. È possibile utilizzare uno strumento di monitoraggio del tempo come RescueTime per monitorare il tempo trascorso su determinati siti e categorie di siti.

Dopo aver capito come trascorrete il vostro tempo, potete riprendervelo proattivamente pianificando le attività che dovete completare quotidianamente, in blocchi di tempo, come controllare le email. Parlando di email, secondo il McKinsey Global Institute, la gente trascorre ogni settimana in media 13 ore sulle email, che equivale al 28% dell’intera settimana lavorativa!

Quando pianificate i blocchi di tempo, siate realistici sul tempo che assegnate ai diversi task. Lo scopo è quello di fare una sovrastima del tempo dedicato a vari task e progetti, per fare spazio a ritardi ed eventi imprevisti. Se finite in meno tempo del previsto, allora avete più tempo da dedicare alle faccende, alle commissioni o al riposo!

Affrontare le Cose Piccole Più Tardi

Durante la giornata lavorativa, è facile lasciarsi distrarre da piccole cose non urgenti che vengono fuori. Se non è davvero urgente, resistete alla tentazione di affrontarla subito.

Perché? La maggior parte delle persone impiega 25 minuti per ritrovare la concentrazione dopo essere stata distratta. Se viene fuori qualcosa, è possibile riconoscere subito di cosa si tratta, se necessario, con una data di completamento prevista. Questo “allena” i vostri contatti a capire che siete una persona occupata, che non può fare tutto immediatamente, e che devono rispettare i vostro tempi.

Rimuovete le Distrazioni

Oltre ai problemi di concentrazione, dovrete anche rimuovere fisicamente dal vostro ambiente di lavoro le distrazioni e le circostanze che distraggono.

Se scoprite che controllate frequentemente le email o gli aggiornamenti dei social media, potete utilizzare applicazioni come StayFocusd per bloccare l’accesso a determinati siti web. Se siete il tipo di persona che controlla spesso il telefono, dovrete rilassarvi e spegnerlo e tenerlo da qualche parte lontano mentre vi concentrate sul lavoro. E se Facebook per voi è un grosso problema, provate l’estensione per Chrome Facebook News Feed Eradicator.

Infine, cercate di mantenere uno spazio di lavoro pulito in modo che non vi venga voglia di pulire per procrastinare.

Assumete le Persone Giuste

Quando si inizia a lavorare per conto proprio in un ambiente remoto, probabilmente si cercherà di fare tutto da soli. Ma quando siete diligenti nell’ottenere i clienti e questi clienti felici raccomandano il vostro servizio agli altri, inevitabilmente sarete sommersi dal lavoro e avrete bisogno di aiuto per non annegare.

Grazie al mondo ipercollegato in cui viviamo, può essere facile trovare altri lavoratori virtuali che vi aiutino a risolvere il vostro problema, a qualsiasi prezzo. Se state cercando di mantenere bassi i costi, potreste prendere in considerazione lavoratori virtuali provenienti da paesi con un costo della vita più basso – il compromesso è che potreste avere a che fare con barriere culturali e di comunicazione, così come con diversi fusi orari. Quando si ha a che fare con persone che accettano tariffe basse, capire che a volte, la qualità del lavoro viene sacrificata.

Sebbene ci siano molte storie horror di assistenti virtuali, ci sono anche persone che sono felici del loro team remoto. Non importa come trovate i collaboratori, assumere le persone giuste per il vostro team è fondamentale. Le persone sbagliate possono fare peggio che fare tutto da soli, perché quando assumete dei dipendenti, dovrete gestire anche loro, oltre a dover gestire il vostro carico di lavoro. Questo può essere complicato, specialmente per i fanatici del controllo che non sono così bravi a trattare con le persone.

Toggl consiglia di assumere dipendenti che soddisfino questi tre criteri:

Potrebbe essere utile anche leggere la storia della genesi di Kinsta, capendo come è nato il marchio dell’azienda che conoscete oggi!

Create un Sistema di Gestione delle Attività

Per stabilire un flusso di lavoro organizzato, è importante avere dei sistemi in funzione. Questo è particolarmente importante quando si lavora con team remoti. Quando assumete nuovi membri nel team, assicuratevi che sia prevista un’introduzione ai vostri sistemi e al loro funzionamento.

I sistemi servono come struttura di base per guidare il vostro team e rendere più efficiente il vostro flusso di lavoro.

Sistemi di Gestione delle Attività da Prendere in Considerazione

Ci sono diversi modi per dare priorità ai task, ma ci concentreremo su alcuni dei framework più popolari:

Metodo ABC

Il metodo ABC è una semplice tecnica di impostazione delle priorità in cui si assegnano i compiti nella lista delle cose da fare in termini di:

Se avete più di un task A, B o C, numerateli con 1, 2, 3 (e così via) in ordine di priorità. Organizzatelo come un sistema rigoroso, in cui partite immediatamente con il compito A-1 e non passate a un altro compito a meno che il primo non sia concluso.

Il Metodo Mangia quella Rana

Meno complicato del metodo ABC, questo metodo vi incoraggia a fare ciò che meno ti entusiasma (di solito il compito più importante e più pesante della giornata). È difficile, ma il rispetto rigoroso di questo metodo vi aiuterà a fare le cose più difficili!

Il Metodo dei Quattro Quadranti

Popolarizzato da Stephen Covey nel suo libro Le sette regole per avere successo, questo metodo divide tutti i compiti della vostra lista delle cose da fare in quattro quadranti:

In altre parole, i task nel primo quadrante sono i compiti che FATE, i task nel secondo quadrante sono compiti che DECIDETE quando fare, i task nel terzo quadrante sono quelli che DELEGATE, e i task del quarto quadrante sono quelli che CANCELLATE (o a cui penserete in futuro in un altro momento).

Se i tre sistemi di gestione delle attività descritti non sono i più adatti al vostro stile di lavoro, prendete in considerazione questi altri metodi di prioritizzazione.

IMPORTANTE: NON SIATE MULTITASKING.

La gente pensa che il multitasking sia utile, ma secondo le scoperte di un neuroscienziato del MIT, il multitasking aumenta la probabilità di commettere errori, abbassa la produttività e ostacola il pensiero creativo. Il multitasking fa sì che il vostro cervello spenda più energia spostandosi da un compito all’altro. Al contrario, il pensiero innovativo deriva da lunghi periodi di concentrazione.

Se si passa costantemente da un pensiero all’altro, il cervello deve fare marcia indietro per ricordare tutti i dettagli delle diverse attività su cui si sta lavorando. Fate un favore a voi stessi e lavorate su un solo compito alla volta!

Il multitasking non è sempre una buona cosa. Prova a lavorare su un compito alla volta. 👍Click to Tweet

Suggerimenti per Risparmiare Tempo nel Lavoro da Remoto

Il tempo è denaro, ed è la vostra risorsa più importante come lavoratori da remoto. Seguite questi consigli per risparmiare tempo ed essere più efficaci:

Date anche un’occhiata a questi geniali trucchi di produttività.

Strumenti per Lavorare da Remoto da Casa

Zapier dice che i tre ingredienti di una configurazione di lavoro remoto di successo sono: il team, gli strumenti e la procedura. Dato che non è possibile controllare le persone, concentratevi sul controllo degli strumenti e delle procedure.

Un altro fattore di produttività nel lavoro remoto è quello di utilizzare i migliori strumenti a vostra disposizione. Con tanti strumenti disponibili sul mercato per i lavoratori da remoto, è difficile non trovare qualcosa che si adatti alle vostre esigenze.

Ecco alcuni degli strumenti più popolari per lavorare a distanza:

Contabilità e Fatturazione: QuickBooks

Quickbooks

QuickBooks

QuickBooks si collega ai vostri conti bancari in modo da tenere facilmente traccia delle vostre spese aziendali. È inoltre possibile utilizzare Quickbooks per inviare fatture e pagare i dipendenti utilizzando la funzione Payroll.

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Molti di coloro che lavorano a distanza per aziende all’estero sono considerati collaboratori indipendenti. In queste situazioni, può essere saggio assumere un CPA (Certified Public Accountant). Le imprese come i consulenti fiscali dell’IC lavorano esclusivamente con lavoratori che si trovano in queste situazioni. Lasciare che si occupino dei libri paga e di tutti i principali documenti fiscali può aiutarvi a ridurre lo stress e il tempo dedicato alle tasse.

Cloud Storage: Google Drive

Unità Google

Unità Google

Dato che quasi tutti hanno accesso a un account gratuito di Google, ha più senso utilizzare questa soluzione cloud per archiviare i file e accedervi ovunque andiate. Google Drive viene fornito con 15 GB di spazio di archiviazione gratuito e con la possibilità di acquistarne altri, se necessario. Google Office Suite ( G Suite), che include un word processor, un foglio di calcolo e un creatore di presentazioni (non diversamente dalla suite di strumenti software di Microsoft Office), consente di condividere file e collaborare con altri in tempo reale.

Comunicazione: Skype e Slack

Skype

Skype

I costi possono crescere rapidamente quando è necessario effettuare frequentemente chiamate locali o internazionali. La risposta del lavoratore remoto a questo possibile problema è Skype, che consente di effettuare chiamate audio o video illimitate (e anche chiamate in conferenza), purché si disponga di una connessione internet stabile.

Jan Hofen, fondatore e CEO di Planio, consiglia strumenti di testo per comunicare, soprattutto se si lavora con membri del team che vivono in altri paesi. Non potete continuare a chiamarli ogni volta che sorgono problemi! L’utilizzo di strumenti di comunicazione testuale vi aiuta a rendere le cose più chiare perché si ha l’opportunità di pensare a tutto ciò che è necessario dire, poi leggere e modificare i messaggi per maggiore chiarezza.

Slack

Slack

Slack è uno di questi strumenti di comunicazione che molte aziende utilizzano al posto delle (o in aggiunta alle) email. Slack si integra con altri popolari strumenti di produttività, come Google Drive, Asana e Trello. Leggete il nostro confronto: Trello vs Asana). Nel caso in cui non preferiate Slack, ci sono alternative come Microsoft Teams o Fleep.

Nel caso in cui non preferiate Slack, ci sono alternative come Microsoft Teams o Fleep.

Pagamenti: Paypal

PayPal

PayPal

Processando in modo sicuro i pagamenti in oltre 200 paesi, Paypal ha reso più facile ricevere e riscuotere i pagamenti, specialmente per chi ha clienti all’estero. I bonifici bancari possono richiedere giorni, ma con Paypal è possibile ricevere i pagamenti in pochi minuti. L’unico inconveniente? Commissioni elevate per il trattamento dei pagamenti. Ma questo è il costo del fare affari (e una deduzione dalle tasse!).

Stripe è un altro ottimo strumento di elaborazione dei pagamenti che può integrarsi con il vostro sito web in modo che possa accettare pagamenti. Ecco il nostro confronto dettagliato tra Stripe e PayPal.

E se invece usate Square? Date un’occhiata al nostro post di confronto approfondito: Stripe vs Square.

Project Management: Asana

Asana

Asana

Sebbene ci siano diversi strumenti di project management sul mercato, sarà difficile trovare qualcosa che abbia caratteristiche solide come quelle di Asana. Asana è perfetto per chi lavora con i clienti; ma potreste anche scegliere un altro strumento per tenere traccia dei vostri progetti.

Se avete bisogno di qualcosa di più semplice, Trello è un’ottima alternativa. Il team di marketing di Kinsta, ad esempio, usa Trello esclusivamente per gestire e tenere traccia di tutti i contenuti che vedete qui su questo blog; tuttavia, ci sono un sacco di ottime alternative a Trello là fuori che potete provare gratuitamente.

Time Tracking: Harvest

Harvest

Harvest

Harvest è una soluzione di amministrazione completa che permette di tracciare i tempi e fatturare i clienti. Si integra anche con strumenti come Asana e Quickbooks. Se avete un team remoto e avete bisogno di fare un controllo di tanto in tanto, potete usare Hubstaff, che scatta screenshot casuali dei loro schermi per assicurarvi che siano al lavoro.

Time Zone Sanity: everytimezone.com e There

Every Time Zone

Every Time Zone

Parlando di tempo, lavorare da remoto di solito comporta la gestione di diversi fusi orari con colleghi, blogger e sviluppatori. Invece di perdere la testa con tutte le differenze di fuso orario, aggiungete ai segnalibri uno strumento che fa la conversione del fuso orario come everytimezone.com. Oppure, fate un ulteriore passo in avanti e utilizzate uno strumento che consente di inserire, per una facile consultazione, i fusi orari delle persone con cui lavorate spesso, come there.pm.

Volete saperne di più sugli strumenti che possono migliorare la vostra situazione di lavoro a distanza? Date un’occhiata al nostro articolo sui migliori strumenti per i freelance.

Non Dimenticate di Prendervi Cura di Voi Stessi

Se siete appassionati di quello che fate o state rincorrendo una scadenza importante, vi troverai costantemente occupati al lavoro. Non prendersi cura di se stessi è il modo più rapido per bruciarsi.

Ecco alcuni consigli utili per prendersi cura di sé e creare una situazione di lavoro remoto sostenibile:

Considerazioni Conclusive: Tutto Quello che Dovreste Sapere in Anticipo del Lavoro da Remoto

Ci sono molti vantaggi nel lavorare a distanza, ma non è un lavoro senza difficoltà. Se siete in grado di gestire correttamente il vostro tempo, come un maestro, potete sfruttare questa opportunità al massimo.

Quali sono i vostri consigli per il lavoro da remoto? Lasciateli nei commenti!


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