Después de pasar mucho tiempo construyendo una lista de correo electrónico sólida como una roca y elaborando los boletines de noticias perfectos para enviar a sus suscriptores, usted confía en que sus correos electrónicos desaparezcan en la web y llegan a las bandejas de entrada cada vez que pulse «Enviar».
Lo que tal vez no sepa es que entre bastidores, hay alguien trabajando duro para asegurarse de que sus suscriptores realmente reciban sus correos electrónicos. Ese alguien es un Email Deliverability Manager.
En su forma más simple, un Email Deliverability Manager es una persona que se asegura de que sus correos electrónicos sean entregados. A diferencia de los correos electrónicos personales, el envío de correos electrónicos comerciales es un poco más complejo.
Los filtros de spam, las listas negras, las direcciones de correo electrónico antiguas y las listas anticuadas pueden afectar a su tasa de entrega de correo electrónico y evitar que sus mensajes lleguen a su lista de correo electrónico.
Un Email Deliverability Manager es un tipo raro porque la mayoría de las empresas simplemente subcontratan su propio envío a empresas de correo electrónico más grandes, como SendGrid o Mailjet, o Amazon SES.
En MailPoet, creamos nuestra propia infraestructura de correo electrónico dedicada – el servicio MailPoet Sending Service – para soportar nuestro plugin, y tenemos nuestro propio Email Deliverability Manager. Este rol no es sólo una persona para nosotros, sino que se comparte entre tres grupos: ingenieros, soporte y un tercero, Postmastery, y asegura que se sigan las mejores prácticas.
Al mantener esta posición dentro de la empresa, tenemos más control sobre nuestra capacidad de entrega de correo electrónico y estamos en una mejor posición para ayudar a nuestros clientes a enviar correos electrónicos increíbles a sus suscriptores.
Dado que no hay mucha información disponible en línea sobre lo que hacen los Email Deliverability Managers, exploraremos por qué es importante la entregabilidad del correo electrónico y cómo nuestra Gestión de entregabilidad del correo electrónico ofrece a los clientes de MailPoet la tranquilidad de que sus correos electrónicos están llegando realmente a su destino.
¿Qué es la entregabilidad de correo electrónico?
Antes de indagar en lo que hace un Email Deliverability Manager, permítanme hablar de lo que es la entregabilidad de correo electrónico y por qué es crucial para los propietarios de empresas.
La entregabilidad del correo electrónico mide el porcentaje de correos electrónicos de las campañas que alcanzan sus objetivos previstos. Por ejemplo, si envía 100 mensajes de correo electrónico, lo ideal es que los 100 lleguen a sus suscriptores, es decir, 100% de capacidad de entrega de correo electrónico.
A veces, sin embargo, las cosas salen mal.
Los filtros de spam y las listas negras pueden canalizar sus correos electrónicos en el abismo de Internet, para no ser vistos nunca más. Existen otros factores que pueden influir en las tasas de entrega de correo electrónico, como la puntuación de spam del servidor que envía los mensajes, las quejas de spam de los destinatarios o la inclusión de una dirección de honey pot en la lista de correo electrónico.
Tautvidas Sipavičius, CTO de MailPoet, dice que las razones más comunes por las que los correos electrónicos no se entregan son:
- La dirección del cliente está mal configurada, lo que impide que un proveedor de servicios de correo electrónico (ESP) envíe correos electrónicos en su nombre.
- El cliente está enviando correos electrónicos a direcciones inexistentes o bandejas de entrada llenas, por lo que no puede aceptar correos electrónicos.
- El cliente está abusando del servicio enviando spam, correos electrónicos no solicitados o correos electrónicos con contenido prohibido.
- La reputación de un ESP como servicio de correo electrónico disminuye debido a los abusos (como los mencionados anteriormente), lo que hace que otros ESP confíen menos en él y rechacen los correos electrónicos legítimos porque creen que podrían ser spam.
- El servidor de correo electrónico del destinatario está caído o experimenta otros problemas (como que WordPress no envíe mensajes de correo electrónico).
- Problemas técnicos en los que los servidores de correo electrónico no pueden comunicarse o se comunican mal entre sí.
Algunos de estos problemas son fáciles de solucionar, mientras que otros son más técnicos. Ahí es donde entra en juego Email Deliverability Management.
¿Qué medidas puede tomar para mantener altas las tasas de entregabilidad de su correo electrónico? Las mejores prácticas recomiendan:
- Asegúrese de que sus suscriptores entiendan a qué se están suscribiendo cuando se suscriben y sea transparente sobre el proceso de suscripción.
- Nunca compre o alquile listas de correo electrónico – esto es ilegal en muchos países y siempre es una mala idea. Sus correos electrónicos son más efectivos cuando los suscriptores quieren recibirlos.
- Vigile las quejas de spam y evalúe por qué los destinatarios pueden estar marcando sus mensajes como spam.
- Asegúrese de que su dirección de correo electrónico de origen sea reconocible para que los remitentes no asuman que está enviando spam.
- Considere la posibilidad de implementar un doble opt-in, que requiere que los usuarios confirmen su suscripción a través de un enlace enviado a su dirección de correo electrónico. (Esto es lo que realmente se requiere bajo el GDPR.)
- Cree mensajes de correo electrónico útiles y atractivos que sus clientes deseen leer.
- Elija un servicio de correo electrónico fiable que sea capaz y esté dispuesto a ocuparse del aspecto técnico de las cosas, que le proporcione información y datos sobre la entrega de correo electrónico y que se tome en serio la supervisión de sus servidores de correo electrónico.
En 2011, cuando fundamos MailPoet, no había grandes soluciones relacionadas con la entregabilidad de correo electrónico de WordPress. A día de hoy, MailPoet entrega más de 30 millones de correos electrónicos al mes a las bandejas de entrada con una tasa de entrega del 98,5%, lo que coincide e incluso supera algunos estándares de la industria.
Pero, ¿cómo podemos mantener nuestra tasa de entregabilidad tan alta? Bueno, lo adivinó: con la ayuda de nuestro Email Deliverability Manager y su equipo. Así es como lo hacen.
¿Qué hace un Email Deliverability Manager?
Como la mayoría de los roles, las tareas diarias de un Email Deliverability Manager (Administrador de entregabilidad de correo electrónico) variarán según la empresa. En general, la posición es una mezcla de tareas técnicas y de construcción de relaciones con ISPs y otros ESPs.
Los exitosos gestores de entrega de correo electrónico tienen un profundo conocimiento de las mejores prácticas de marketing por correo electrónico, de las leyes de privacidad y antispam, así como de los conocimientos técnicos relacionados con los servidores de correo, la autenticación de correo electrónico y las tecnologías de filtrado.
Los listados de trabajos recientes para Email Deliverability Managers incluyen las siguientes tareas:
- Gestión de informes y alertas de entrega de correo electrónico, incluidos los registros de rebote.
- Solución de problemas y colaboración para encontrar soluciones a los problemas de entregabilidad a medida que surgen.
- Mantener relaciones con ISP y otros proveedores de correo electrónico.
- Mantenerse al día sobre las tendencias y tecnologías de la industria.
- Educar a los clientes sobre las mejores prácticas de email marketing.
- Contribuir a la comunidad anti-spam asistiendo a conferencias y uniéndose a comités.
Todas estas tareas contribuyen a ayudar a los remitentes de correo electrónico (¡ese es usted!) a asegurarse de que sus correos electrónicos lleguen a sus suscriptores con la mayor frecuencia posible.
En MailPoet, las tareas de nuestro equipo de Email Deliverability Management se dividen en dos categorías: tareas preventivas y reactivas. Esto es lo que incluye cada categoría:
Acciones Preventivas Primero
Al evitar las listas negras y los filtros de spam, los gestores de entrega de correo electrónico trabajan para asegurarse de que los correos electrónicos lleguen a las bandejas de entrada de los suscriptores lo más cerca posible del 100% del tiempo.
La manera más eficaz de mantener altas las tasas de entregabilidad es a través de acciones preventivas.
Con este fin, nuestro equipo de gestión de entregabilidad de correo electrónico se adelanta a los correos electrónicos no entregados tomando las siguientes medidas preventivas:
1. Asegúrese de que las listas de correo electrónico estén actualizadas con direcciones de correo electrónico válidas
Hay varias razones por las que esto es tan importante. En primer lugar, la compra de listas va en contra de nuestra política antispam, ya que pone en peligro la entregabilidad para todos. Queremos asegurarnos de que todos sigan las reglas. Además, los correos electrónicos cambian, la gente se muda de compañía, las listas de correo se vuelven viejas. Asegurarse de que las listas de correo electrónico estén sanas es una prioridad absoluta.
2. Educar a los clientes sobre las mejores prácticas de correo electrónico
Si bien usted es un experto en la gestión de su negocio, es posible que no sea un experto cuando se trata de la parte técnica del marketing por correo electrónico, por no hablar de la capacidad de entrega de correo electrónico. Por eso, un equipo de gestión de la capacidad de entrega de correo electrónico se asegura de que los usuarios cumplan con las normativas y las mejores prácticas de correo electrónico.
3. Asegúrese de que las direcciones IP estén calientes
Puede asociar el «calentamiento» con la temperatura, pero cuando se trata de correo electrónico, el «calentamiento» se trata de construir una buena reputación con otros ESPs, a menudo empezando desde una posición neutral o mala. El calentamiento implica aumentar lentamente el volumen de correo electrónico con el paso del tiempo. Este proceso gradual ayuda a asegurar a los filtros de spam que los correos electrónicos son legítimos y evita que se activen filtros de spam. Este es un paso importante para asegurarse de que los correos electrónicos sean entregados.
Como mencioné anteriormente, los ESPs pueden rechazar el correo electrónico de remitentes con una reputación desconocida o pobre. Por ejemplo, la dirección IP que está utilizando en este momento puede haber sido utilizada para enviar spam en el pasado y, por lo tanto, tener una reputación terrible, por lo que el «proceso de calentamiento» es necesario.
4. Ponga en marcha las herramientas de autenticación de correo electrónico
SPF (Sender Policy Framework) y DKIM (DomainKeys Identified Mail) son métodos de autenticación de correo electrónico utilizados para verificar la dirección de correo electrónico de envío. Estas son simples pruebas de seguridad que confirman que usted está enviando correos electrónicos legítimos y no fingiendo ser otra persona.
5. Verificación antiphishing
Para enviar correos electrónicos, necesitas tener su dominio de origen, y no puede ser un correo electrónico gratuito como @gmail.com. Esta es otra medida de seguridad diseñada para proteger a los destinatarios de correos electrónicos de spam o estafas de phishing.
6. Monitorear las tasas generales de entrega a través de todos los usuarios e IPs
El mejor momento para detectar problemas de entregabilidad es antes de que ocurran. El segundo mejor momento es justo después de que suceden, no meses después. Un equipo de gestión de entregabilidad de correo electrónico mantiene un dedo en el pulso de las tasas de entregabilidad de todos en nuestros servidores de correo electrónico para que cualquier problema pueda ser remediado lo más rápido posible.
7. Construir y mantener relaciones dentro de la comunidad de ESP
Construir y mantener buenas relaciones con otros ESPs e ISPs hace que sea más fácil arreglar los problemas a medida que surgen.
8. Investigar e implementar nuevos métodos de detección y prevención del abuso
Estar al día de los nuevos métodos y tecnologías ayuda a mantener un ESP a la vanguardia de la seguridad del correo electrónico y de los avances tecnológicos. A medida que las leyes cambian y las nuevas tecnologías entran en juego, es importante que los ESPs implementen actualizaciones o correcciones lo antes posible.
Tareas reactivas: ¿Qué sucede cuando las cosas van mal?
Una onza de prevención puede valer una libra de cura. Pero no importa cuán cuidadoso sea un ESP, las cosas van mal. Aunque nuestro equipo de gestión de la capacidad de entrega de correo electrónico tiene como objetivo prevenir problemas, no puede predecir todos los escenarios posibles. Entonces, ¿qué pasa cuando las cosas salen mal?
Afortunadamente, gran parte de lo que normalmente se debe tratar es automatizado, lo que permite a los gestores de entrega de correo electrónico solucionar pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas generalizados.
1. Acciones automatizadas
Los ESPs bloquearán a los remitentes con altos índices de quejas de spam o direcciones de correo electrónico no válidas (siga estos consejos para encontrar la dirección de correo electrónico de cualquier persona). En MailPoet, somos estrictos con los spammers no sólo porque el spam es molesto, sino porque sus acciones amenazan nuestra reputación y la entregabilidad de todos los clientes que utilizan nuestros servidores. No comprometeremos las tasas de entregabilidad de todos para un usuario.
2. Investigación y Ley de Denuncias de Abusos
Los administradores de Email Deliverability también pueden investigar y tomar medidas sobre los informes de abuso mediante el seguimiento y el bloqueo de los abusadores. Esto puede incluir la supervisión de informes, el análisis de registros y el cálculo de la gravedad de los problemas.
3. Eliminación de las listas negras`
Los gestores de entrega de correo electrónico también pueden tomar medidas para que los servidores o las direcciones IP se eliminen de las listas negras del sector. Desafortunadamente, por mucho que los ESPs traten de prevenirlo, esto puede suceder y todavía sucede.
A veces esto ocurre debido a los spammers, otras veces los remitentes no están bien informados sobre las mejores prácticas de correo electrónico. Básicamente, cuando algunas cuentas son vistas como spam, los ESPs y otros suscriptores de correo electrónico empiezan a pensar que todos los correos electrónicos que enviamos a nuestros clientes son spam y que podrían incluirnos en una lista negra.
Cuando esto ocurra, nuestro equipo de gestión de entregabilidad de correo electrónico trabajará con los ESPs para eliminarlos de la lista negra. También pueden eliminar las direcciones IP que han sido incluidas en una lista negra, lo que garantiza que el correo electrónico de todos se apague según lo programado.
4. Terminación de cuentas de Spammers
Por último, los gestores de entrega de correo electrónico pueden tomar medidas para cancelar las cuentas de los remitentes de spam. En algunos casos, este paso es un requisito previo para ser eliminado de las listas negras. No se devolverá a los spammers el coste de los servicios. Mantener a los spammers fuera de nuestros servidores ayuda a proteger a todos nuestros otros usuarios, así que esto es algo que no tomamos a la ligera.
Como puede ver, se hace un gran esfuerzo para asegurar que sus correos electrónicos sean entregados cada vez! Un administrador de entregabilidad de correo electrónico es el administrador de su marketing por correo electrónico, asegurando que la tecnología funcione, que los spammers sean bloqueados y que sus correos electrónicos sean entregados.
Resumen
Para los propietarios de negocios, el email marketing es uno de los métodos más rentables para conectarse con clientes existentes y potenciales. De hecho, el retorno de la inversión en el correo electrónico es de alrededor de 42 dólares por cada dólar gastado.
Sin embargo, el proceso de envío de correos electrónicos como empresa puede ser bastante complejo. Hay leyes anti-spam, todo tipo de tecnología para tratar, sin mencionar la estrategia de marketing en sí misma (lectura sugerida: mejores complementos y extensiones de Gmail).
¿Sabía usted que, en promedio, el 20% de los correos electrónicos comerciales nunca llegan a sus destinatarios previstos? Esto es un gran problema si usted confía en el correo electrónico para impulsar las visitas al sitio, aumentar las ventas o simplemente para que sus clientes sepan lo que está haciendo.
Afortunadamente, elegir un proveedor de servicios de correo electrónico de calidad puede ayudar a garantizar que sus mensajes de correo electrónico se envíen a las bandejas de entrada a tiempo, siempre. Y entre bastidores, habrá un administrador de entregabilidad de correo electrónico que se encargará del complejo trabajo de enviar sus correos electrónicos para que no tenga que hacerlo.
¿Todavía tiene alguna pregunta sobre el envío de correos electrónicos con WordPress? Deje un comentario y háganoslo saber!
Kim is one of the co-founders at MailPoet, where he's CEO and focuses on product. You can follow MailPoet on Twitter at @mail_poet
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