今日、Slackはビジネスコミュニケーションに欠かせないアプリケーション。業種を問わず、Slackの使用方法を知っておくことは非常に重要です。
過去にSlackがダウンした際には、Twitterは大荒れし、世界中のユーザーがサービスの復旧を待ちました。
— Tomzur (@tomzur) July 29, 2019
日本でも、社内のコミュニケーションツールとしてSlackを採用している企業は多数あります。そこで今回は、Slackをフル活用するためのヒントをご紹介していきます。「こんな使い方もあったのか」というような発見があるかもしれません。日々の業務にぜひお役立てください。
そもそもSlackとは
Slackは、公式サイトでは「プロダクティビティプラットフォーム」と呼ばれています。
PC、モバイル端末のどちらにも対応したウェブベースのリアルタイムコミュニケーションツールであり、ダイレクトメッセージと従業員同士が情報を共有するコラボレーションスペースを提供しています。
多くの企業で、社内でのメールや、ディスカッション、チャットルームなどに代わり、文字ベースのコミュニケーション手段として採用されています。
Slackとメールの違い
非公開なオンラインプラットフォームで情報を共有できるため、新入社員向けに重要な情報をメールで送信したり、離職者をメーリングリストから外す手間もかかりません。
リアルタイムでデータをやり取りすることができ、送信済みのメッセージも編集可能。万が一上司に送ったメッセージに誤字を見つけても、素早く修正できるため安心です。
また、Slackは他のツールとも連携できるため、デプロイ作業の進捗やMyKinstaにのブログの最新コンテンツをリアルタイムで確認することができます。
関連記事：生産性向上に役立つおすすめのGmailアドオンと拡張機能
社内でSlackを導入するメリット
メール、Skype、 フォーラム、プロジェクト管理ツールでコミュニケーションを取っている企業は、Slackを導入することで生産性が大幅に向上するかもしれません。Slackには以下のような機能があります。
- プロジェクト管理、マーケティング、営業ツールとのリアルタイム統合
- チャンネルおよびチャンネル内の検索
- メールスレッドに代わるプライベートチャンネル
これらの機能については、後ほど詳しくご紹介します。
Slackを採用しても、適切に活用するには、使用する従業員がSlackの機能や他のツールとの統合方法を理解する必要があります。
Slackの公式ドキュメントとこの記事を参考にしてみてください。
Slackの基本的な使い方
まずは、Slackを初めて使用する方向けに、基本的な使用方法をご紹介していきます。
Slackをすでに日常的に使用している方は、このセクションを読み飛ばし、「意外と知らないSlackの活用方法18選」セクションをご覧ください。
ワークスペース
Slackでは、ワークスペースという場所をベースに様々な機能を利用します。ワークスペースの名前とURLは会社名になり、1つのワークスペースに従業員が追加されるというのが一般的です。
ブラウザまたはアプリケーションの左上にワークスペース名が表示されます。
チャンネル
チャンネルは、異なるチームやトピックごとに情報を整理するために使用されます。メールのスレッドをイメージするとわかりやすいかもしれません。
チャンネルにはパブリックとプライベートの2種類があり、いずれもSlackの左側メニューの「スレッド」という項目の下に表示されます。
すでに作成済みのワークスペースに参加する場合は、おそらく部署やトピック、プロジェクトごとに複数のチャンネルが作成されています。
チャンネルの使用方法
Slackを社内全体でうまく使いこなすには、チャンネルの作成とチャンネルへの参加がまず第一歩です。
有料プランでは、複数のチャンネルをまたいでより大規模なチームを管理するためのグループ機能を利用することができます。
チャンネルを作成する
チャンネルの作成方法はいたってシンプルです。チャンネルを作成する権限は「ワークスペースの管理者」または「通常メンバー」に付与されています。
「チャンネル」一覧の下にある「チャンネルを追加する」または横にある「+」を選択します。
すると、チャンネル作成ページが表示されます。チャンネル名を指定して「作成」をクリックすればOKです。
チャンネルは、以下のようなカテゴリで作成すると効果的です。
- 新規プロジェクト
- 所属部署、チーム
- プロジェクトのアイデア出し、ブレインストーミング、デザインなど
- RSSフィードを引用した競合他社のコンテンツ確認
プライベートチャンネルを作成する
パブリックチャンネルに加えて、招待制のプライベートチャンネルを作成することも可能です。
プライベートチャンネルを作成するには、先ほどと同じ要領で、チャンネル作成ページを開き、「プライベートチャンネルにする」のスイッチをオンにします。
チャンネルに参加する
ワークスペースに参加すると、デフォルトのチャンネルに自動的に追加されます。立ち上げたばかりのワークスペースでは、チャンネルは#generalと#randomのみです。
その他のチャンネルに参加するには、サイドバーの「チャンネル」をクリックします（またはCtrl/⌘ + Shift + L）。
クリックすると、参加可能なパブリックチャンネルが一覧表示されます（プライベートチャンネルは表示されない）。
目的のチャンネルをクリックすると、直近のメッセージとともに、参加するかどうかの確認ウィンドウが表示されます。
参加するには、「チャンネルに参加する」をクリックしてください。
ユーザーをチャンネルに招待する
ワークスペースにメンバーを招待する際は、参加が必要になるチャンネルも同時に選択すると、メンバーがチャンネルを検索して参加する手間を省くことができて効率的です。
チャンネルにユーザーを追加するには、追加したいチャンネルを開き、「一緒に仕事をする人を追加する」をクリックします。
プライベートチャンネルの場合は、ポップアップが表示され、「追加されたユーザーは誰でも、チャンネルのコンテンツをすべて閲覧できるようになります」というメッセージが表示されます。
デフォルトの「（チャンネル名）に追加」を選択した状態で、「続行する」をクリックします。
すると、メンバーを追加する画面に移動します。
パブリックチャンネルの場合は、メンバーの名前を検索して追加するフィールドが表示されます。追加したいメンバーを選択したら、「追加」をクリックして完了です。
ユーザーにチャンネル作成の権限を付与する
デフォルトでは、ワークスペースの参加者全員がチャンネルを作成する権限を持ちます。ゲストとして招待された場合は、チャンネルを作成する際、管理者にアカウントタイプの変更を依頼する必要があります。
ワークスペースの管理者は、チームメンバーの権限を「メンバー管理」画面で変えることができます。
つづいて、メッセージ機能について掘り下げていきます。
Slackのメッセージ機能─チャット、スレッド、ダイレクトメッセージ
Slackのメッセージ機能は、大きく分けて3つあります。
- 標準のチャットメッセージ
- スレッドを使用したメッセージと返信
- ダイレクトメッセージ（プライベート）
チャットメッセージ
チャットメッセージは、Slackの基本となるコミュニケーションツールです。
参加したチャンネルで、テキストフィールドに文字を入力し、Enterキーを押すと、チャットメッセージを送信できます。
チャンネルの参加者全員がそのメッセージを閲覧することができます。
スレッド
Slackのスレッドとは、1件以上の返信がついたメッセージを意味します。スレッドを作ることで、異なるトピックが交じり合うのを避け、会話を追いやすくなります。
スレッドを作成するには、チャンネルやダイレクトメッセージのメッセージを選択し、「スレッドで返信する」をクリックします。
クリックして右側にスレッドタブが出現したら、フィールドに返信を入力して、通常通りメッセージを送信します。
ちなみに、メッセージにスレッドがされた後は、「スレッドで返信する」アイコンが「スレッドに返信する」に変わり、メッセージのすぐ下に返信の件数が表示されます。
ダイレクトメッセージ（プライベートチャット）
ダイレクトメッセージは、特定の参加者に直接送信するメッセージです。ユーザー名かアイコンをクリックして、メッセージを送信することができます。
初めてダイレクトメッセージを送信するユーザー、またはしばらくメッセージを送信していないユーザーに連絡を取るには、左サイドバーの「ダイレクトメッセージ」＞「作成」＞「ダイレクトメッセージを開始する」をクリックします。
「送信先」フィールドでユーザー名を検索し選択すると、ダイレクトメッセージを開始することができます。
メンション
特定のチームメンバーに質問をしたり、プロジェクトへのフィードバックを求めたりしたい場合に便利なのが、メンション機能です。
メンションをつけてメッセージを送信すると、そのユーザーに通知が送信されます。
1つのチャンネルのメンバー全員にメンションしたい場合は、@channelと入力します。また@hereを選択すると、オンラインのチャンネル参加者のみに通知が送信されます。
ただし、毎回この2つのメンションを使用すると、他のメンバーの作業の妨げになる可能性があるため、本当に必要な場合に使用することをおすすめします。
SlackでGiphyを使用する方法
今日でも、メッセージングアプリでGIFアニメーションの使用は一般的に使用されています（日本ではあまり主流でないかもしれませんが）。
GiphyアプリをSlackにインストールすれば、Giphyを使用することができます。
SlackにGiphyをインストールする
左メニューの「App」にある「アプリを追加する」をクリックすると、検索バーとGiphyをはじめとする人気アプリの一覧が表示されます。Giphyを見つけて、「インストール」をクリックするだけでOKです。
アプリのページが表示されたら、「Slackに追加」をクリックします。
すると、「Giphy インテグレーションを追加する」と言うボタンが表示されるのでクリックします。
これでGiphyがSlackのチャンネルに追加されました。
最後に「インテグレーション設定」で年齢制限レベルを設定することができます。
デフォルトでは「G – 一般ユーザー」に設定されており、通常はこの設定のままで問題ありません。
「Giphy のプレビューを有効にする」にチェックを入れていることを確認した上で（設定を変更した場合は）、「インテグレーションの保存」をクリックして変更を保存します。
SlackでGiphyのGIFアニメを使用する
SlackにGiphyアプリをインストールすると、RedditやImgurなどでGIFアニメを検索する必要がなくなります。
Giphyアプリの設定を終えたら、「/Giphy （キーワード）」のコマンドを使用するだけ（「/giphy snake」など）。
コマンドを入力してEnterキーを押すと、キーワードに関連するGIFアニメーションがプレビュー表示されます（一見投稿されているように見えるが、この時点でまだ投稿はされていない）。表示されたGIFアニメが気に入らない場合は、「Shuffle」をクリックすると、別のGIFが表示されます。「Send」をクリックするとGIFアニメを投稿することができます。
Slackのテーマを変更する方法
Slackの外観と仕事の作業効率は無関係にも思えますが、勤務中は常に目にすることになるインターフェースであることを考慮すれば、必要に応じて変更できると便利です。
Adobeが行った調査によれば、社会人がビジネスメールの送受信に費やす時間は一日平均3.1時間。RescueTimeによる別の調査では、ソフトウェア開発者は一日平均1.68時間、プロジェクトマネージャーは一日平均2.88時間をコミュニケーションに費やしていることが明らかになっています。
職種によっては、勤務時間の約3分の1はSlackのワークスペースに充てている場合も。
したがって、Slackを見やすい外観に変えるというのは良いアイデアです。
Slackのテーマを変更するには、画面上部の左隅にあるワークスペース名をクリックし、「環境設定」を選択します。
「テーマ」タブを開くと、「カラーモード」セクションでライトモードとダークモード、または使用しているコンピュータの設定応じた「システム」の3種類から選ぶことができます。
「カラーモード」セクションの下にある「カスタムテーマ」を選択すると、テーマをカスタマイズして、他のメンバーと共有することもできます。また、Slackの気に入ったテーマ文字列を「インポート」にコピー＆ペーストすることも可能です（Kinstaチームの間ではDraculaが人気）。
「カスタムテーマ」タブで「インポート」をクリックすると、以下のウィンドウが表示されます。16進コードによる任意のカラーコードをペーストし、「適用」すれば完了です。
意外と知らないSlackの小技18選（生産性アップに）
ここからは、Slackをフル活用するための便利なコマンドや小技をご紹介していきます。
1. ワークスペース内のあらゆる場所からダイレクトメッセージを送信する
コマンド「/msg @ユーザー名」を使用すれば、ワークスペース内のどこにいても特定のメンバーにダイレクトメッセージを送信することができます。
例えば、ウェブ会議に参加していない#marketingチャンネルのメンバーに、さっとダイレクトメッセージを送信できると便利です。
これですぐにプライベートメッセージが開始されます。また、「Ctrl/⌘ + K」でメニューにジャンプして、ユーザー名を検索する手もあります。
2. 絞り込み検索で検索を効率化する
大企業で働いている場合、進行中のすべての案件の話題についていくのは大変です。他の仕事に数時間集中している間に、チャンネル内に何百通ものメッセージが溜まっていた、なんてことも珍しくありません。
デフォルトでは、検索結果にすべてのメンバーおよび参加しているチャンネルのメッセージが表示されるため、とても効率的とは言えません。
「in:」を使用して特定のチャンネルに絞り込む
通常の検索は、全チャンネルのメッセージが表示されますが、「in:」を使ってフィルタリングすることができます。
例えば、「things and stuff in:#general」（#generalチャンネルで「things and stuff」というキーワードを検索）と入力します。
「#」を「@」に変更すれば、同じ要領で特定のユーザーとのダイレクトメッセージに絞り込んで検索することもできます。
「from:」を使用して特定のユーザーからのメッセージに絞り込む
「from:」を使用すると、特定のユーザーからのメッセージに絞り込むことができます。「in:」と組み合わせれば、特定のチャンネル内の特定のユーザーからのメッセージのみを検索することができます。
特定の日付や期間のメッセージに絞り込む
特定の曜日や日付に絞って検索を行うことも可能です。これには複数のコマンドがあります。
「after:」を使用すると、指定した日付以降のメッセージを検索できます。
「before:」を使用すると、指定した日付以前のメッセージを検索できます。特定の月や年意外にも、今日（Today）や昨日（Yesterday）も有効です。
「during:」を使用すると、指定した機関のメッセージを検索できます。このコマンドでも今日（Today）などの指定が可能です。
「has:」を使用して特定の要素を含むメッセージに絞り込む
「has:」を使用すると、特定の要素─リンク、ピン、リアクション、スター付きなどのメッセージだけを検索することができます。
あるいは、特定の絵文字を含むメッセージを検索することも可能です。社内のメンバーが特定の状況に対して決まった絵文字を使用する場合などには便利です。
3. チャンネル通知をミュートする
チャンネルの中には、優先度の高くないものもあるはず。まずは1つの大事なプロジェクトに集中したいという場合には、優先度の低いチャンネルをミュートにする機能があります。
該当のチャンネルを開き、チャンネル名を選択します。ポップアップウィンドウの上部にある「メンションの通知を受け取る」ドロップダウンを開き、「チャンネルをミュートにする」をクリックすれば完了です。
あるいは、左側の「チャンネル」一覧で該当のチャンネルを右クリックし、「チャンネルをミュートする」を選択する方法もあります。
すべてのチャンネル通知を一時的にミュートにしたい場合は、画面左下に表示されている自分のプロフィールアイコンをクリックし、「通知を一時停止する」を選択します。30分から来週まで、通知を無効にしたい任意の時間枠を選択します。
「通知スケジュールを設定する」を選択すると設定ウィンドウが開き、通知の設定をさらにカスタマイズすることができます。
4. 「/remind」でリマインダーを設定する
特にスタートアップのような会社では、日々目まぐるしく、数えきれないほどのタスクをこなす必要があるのが一般的です。
タスクを確実にこなす上で役に立つのが、Slackbotです。
「/remind me （何を）（いつ:英語）」というコマンドを使うと、指定したタイミングで自分にリマインダーを送信することができます。たとえば、以下は1分後に「このスクリーンショットを投稿する」ことをリマインドする例です。
表示されたリマインダーは、「完了する」をクリックするか、再通知を設定したい場合には、「リマインダーを編集する」ことも可能です。
5. すべての未読のメッセージを確認する
「Ctrl/⌘ + Shift +A」（または表示設定が有効になっている場合はサイドメニューの「未読」をクリック）すると、未読のメッセージだけを一覧表示することができます。
デフォルトでは、参加しているチャンネルおよびダイレクトメッセージの未読分がすべて表示されます。
6. ワークスペースを切り替える
複数のワークスペースを持っている場合は、「Ctrl/⌘ + Shift + S」を押すと、左側にワークスペースのアイコンが一覧表示され、すぐに移動することができます。左上のワークスペースのアイコンをクリックして、ドロップダウンから選択することも可能です。
7. 最新の未読メッセージを表示する
「Shift + Alt/Option + ↓ 」を使用すると、最新の未読メッセージが表示されます。
8. 1つ前のワークスペースやダイレクトメッセージに戻る
Windowsの場合は「Ctrl + Shift + Tab」、Macでは「Shift + ⌘+ ]」で、1つ前のチャンネルまたはダイレクトメッセージに戻ることができます。
ただし、ブラウザ版を使用している場合、Google Chromeのタブ切り替えショートカットと重複するため、使用できない可能性があります。
9. チャンネルやダイレクトメッセージ間を移動する
「Alt/Option + ↓/↑」でチャンネル間をスクロールすることができます。上向きの矢印は前のチャンネルまたはダイレクトメッセージ、下向きの矢印は次のものを表示します。
10. Slack上でGoogle ドキュメントとGoogle ドライブを開く
コンテンツ制作などを行う場合、SlackとGoogle ドキュメントの連携は欠かせません。多数のファイルを同時に扱う際にSlack上でファイルを閲覧できれば、ファイルごとに数秒は作業効率を上げることができます。ファイル数とチームメンバーが多ければ多いほど、削減できる時間は大きくなります。
連携の設定は非常に簡単です。
Google ドキュメントやスプレッドシート、その他のGoogle ドライブのリンクをSlackで共有すると、連携を許可するかどうかを確認するSlackbotのメッセージが表示されます。
「はい」を選択してGoogleのアカウントにログインし、「許可」をクリックすれば完了です。
11. Stripeと連携してリアルタイムの売上通知を設定する
SaaS企業で働くフリーランス、あるいはリモートで働く従業員は、時に実際の会社への自分の貢献度が見えない、ということもあるかもしれません。
StripeをSlackに連携すれば、チャンネル内で売り上げフィードを確認することができるようになります。
特にマーケティングや営業チームのキャンペーンの進捗を確認し、リアルタイムでフィードバックを提供できれば、仕事へのモチベーションも高まります。
SlackとStripeを連携する方法はこちらをご覧ください。
12. DeployBotと連携してデプロイ作業を自動化する
アプリやウェブサイトを頻繁に更新または変更する場合は、自動でデプロイ作業を処理してくれるDeployBotが便利です。
DeployBotのインターフェースでSlackに接続し、Slackのワークスペースで有効にするだけでOKです。
13. IFTTTを使って自動更新する
デプロイ作業の自動化と売り上げの表示だけでは不十分、という場合には、IFTTT（イフト）を活用しましょう。IFTTTは、様々なウェブアプリを接続するウェブサービスで、明日の天気、自分がCCに設定されたメール、Twitterでのメンションなど、あらゆるタスクを自動更新することができます。
IFTTTの連携方法はこちらをご覧ください。
14. ショートカットキーをフル活用する
便利なショートカットキーはすでにいくつかご紹介しましたが、「Ctrl/⌘ + /」でショートカットキーの一覧を表示することができます。
たとえば、以下のようなショートカットキーは特に便利です。
- 送信済みのメッセージを編集する：E
- メッセージに絵文字リアクションを追加する：R
- 現在のチャンネルのすべてのメッセージを既読にする：Esc
- メッセージを未読にする：Alt/Option + メッセージをクリック
- 全メッセージを既読にする：Shift + Esc
- チャンネル/DM間をスクロールする：Alt/Option + ↑/↓
- 環境設定を開く：CTRL/⌘ + ,（デスクトップアプリのみ）
自分にとって便利なショートカットを見つけたら、頻繁に使用して使いこなせるようにしてみてください。
15. オリジナルの絵文字を作成する
相手の顔が見えないオンラインでのコミュニケーションでは、絵文字を使用することも大切です。Slackでは社内独自の絵文字を作成して、ワークスペース内で使用することもできます。
画面左上のワークスペース名をクリックし、「ツールと設定」＞「ワークスペースをカスタマイズする」を開きます。「絵文字」タブの「カスタム絵文字を追加する」をクリックします。
ポップアップウィンドウで、絵文字画像（128KB以下の四角形）をアップロードし、絵文字コードを入力します（例： :customemoji:）。
デフォルトでは、Slackのチャットエリアは白いため、白い背景の絵文字は絵文字らしく表示されますが、選択したりすると以下のように白い背景が残っているのがわかります。
これが嫌な場合は、背景を透明にした絵文字画像をアップロードしてください。
16. コンテンツのアイデア出しにチャンネルにRSSフィードを追加する
コンテンツマーケティング、記事の執筆、ブログ作成チームを抱える企業では、競合他社の優れた記事を常に調査しているもの。業界のニュースを把握したり、コンテンツのアイデアを見つけたりするには、関連するRSSフィードをチャンネル内に追加すると便利です。
まずは公式のRSSアプリをダウンロードします。
ワークスペースにインストールすると、フィードを追加することができるようになります。
追加したフィードは、同じインターフェースで削除することもできます。
17. Slackbotを使ってカスタムレスポンスを設定する
Slackbotは便利なボットで、デフォルトでは重要なメッセージやタスクのリマインダーを行います。
Slackbotをさらに活用して、自動レスポンスをカスタマイズすることができます。特定のメッセージが送信されると、Slackbotが自動で応答するように設定します。
たとえば以下のように、Wi-Fiのパスワードを忘れたメンバーにパスワードを提示することができます。
Slackbot他にも、誰かが取引を成立させるとお祝いの曲が流れるようにするなど、カスタマイズの可能性は無限大です。
ワークスペース名をクリックして「ツールと設定」＞「ワークスペースをカスタマイズする」を開いて、「Slackbot」タブを選択します。「新しいレスポンスを追加する」をクリックし、「メンバーがこう言ったら…」セクションに、任意のキーワードや文章を入力します。複数追加する場合は、カンマ（,）で区切ります。
「Slackbotの返信」に自動で表示するメッセージを入力します。動画や音楽を流したい場合には、このセクションにYouTubeのリンクを貼り付けることもできます。
「保存する」をクリックして追加すれば完了です。
また、新たに入社したメンバーに役立つ情報を提供するカスタムレスポンスも便利です。何度も同じ情報を提供する手間を省くことができます。
しかし、チームや企業の文化を保ち、メンバーがモチベーションを持って取り組めるような使い方をするのも良いでしょう。
18. Slackメッセージの書式を変更する
リストを作成したり、コードを追加したり、情報を強調したりしたい場合には、書式を変えることができます。
チャットボックスのすぐ下にある「書式設定を表示する」（「Aa」のマーク）を選択すると、以下のような書式設定が表示されます。
また、各書式設定は以下のショートカットで実行することも可能です。
- 太字：アスタリスク（**）または「Ctrl/⌘ + B」
- 斜体：アンダースコア（__） または「Ctrl/⌘ + I」
- 取り消し線：チルダ（~）で囲む、または「Ctrl/⌘ + X」
- 引用符：大なり （>>）または「CTRL/⌘ + Shift + 9」
- コード：Ctrl/⌘ + Shift + C
- コードブロック：Ctrl/⌘ + Alt/Option + Shift + C
- 箇条書き：ハイフン（–）でメッセージを始めるまたは「Ctrl/⌘ + Shift + 8」
- 順序付きリスト：「1」でメッセージを始めるまたは「CTRL/⌘ + Shift + 7」
例えば、上のようにメッセージを入力すると、以下のように表示されます。
まとめ
社内で利用するSaaSサービス・製品（Kinstaでは40以上を使用中）同様、Slackの活用方法は、チャンネルへの参加、メッセージの書式変更、Gyphyを使ったGIFアプリの送信だけにとどまりません。
Slackは、使いこなすことで日々の業務効率を高めることができるビジネスツールです。チームに効果的なアプリを連携し、ショートカットを活用することをお勧めします。Slackで毎日繰り返し実行しているアクションを洗い出し、ショートカットで実行したり、RSSやIFTTT、Zapierなどで自動化したりできないかを検討してみてください。
関連して、Microsoft TeamsとSlackの比較はこちらでご紹介しています。
Slackで便利な小技は多数あります。他にも便利なヒントや連携可能なアプリをご存知でしたら、以下のコメント欄でぜひお知らせください。
Head of Content at Kinsta and Content Marketing Consultant for WordPress plugin developers. Connect with Matteo on Twitter.
