22 Gmail add-ons en extensies om productiever aan je e-mail te werken

De gemiddelde Amerikaanse werknemer besteedt 28% van zijn werkweek aan het lezen van en reageren op e-mails. Als je dus een beetje lijkt op deze gemiddelde werknemer, ben je zo 10 uur per week naar je inbox aan het kijken. En dit is niet allemaal productieve tijd aangezien je goed deel van die tijd waarschijnlijk besteedt aan het uitvogelen welke e-mail je als eerst moet openen, welke e-mail je wil beantwoorden en of je iemand een reminder moet sturen, en zo ja, wanneer. Dit kan anders!

Aangezien Gmail een krachtige tool is, zijn er gelukkig genoeg manieren om je e-mailproductiviteit te vergroten en niet goed bestede tijd te verminderen.

In dit artikelen zullen we kijken naar de beste add-ons voor Gmail en Gmail-extensies die je hierbij kunnen helpen.

Ben je er klaar voor? Laten we beginnen!

Google Workspace Marketplace vs Chrome Web Store

Voordat we aan de daadwerkelijke lijst beginnen, laten we eerst even naar de juiste termen kijken.

Er zijn twee plekken waar je uitbreidingen voor Gmail kunt vinden: de Google Workspace Marketplace en de Chrome Web Store.

De Google Workspace Marketplace biedt add-ons die rechtstreeks kunnen worden geïntegreerd met Google Workspace apps in de backend. Ze integreren met de server-side app, bijvoorbeeld Docs (die je zelfs kunt importeren naar WordPress), Sheets of Gmail. Hier vind je Gmail add-ons.

Aan de andere kant is er de Chrome Web Store die extensies aanbiedt om de functionaliteit van je Google Chrome browser uit te breiden. Van ad-blockers, to-do-lijsten tot Gmail-gerelateerde tools en apps. Hier vind je, onder andere, extensies voor Gmail.

Wat is een Gmail-extensie?

Een Gmail-extensie is een extensie voor Google Chrome die een directe impact heeft op de functies of lay-out van je Gmail dashboard of account. Je kunt de meeste beschikbare extensies vinden in de Chrome Web Store zoals we net al noemden.

Anderen zijn te vinden via de websites van het bedrijf dat de app gemaakt heeft.

Hoe voeg ik een Gmail-extensie toe?

Het toevoegen van een Gmail-extensie doe je door de juiste extensie te vinden in de Web Store en vervolgens op de knop “Add to Chrome” te klikken.

Vervolgens bevestig je dit door op “Add extension” te klikken wanneer je dat gevraagd wordt.

Je hebt nu een op Gmail gerichte extensie toegevoegd aan je Chrome browser. Je zou deze nu direct rechtsboven in je toolbar moeten zien.

Hoe verwijder ik een Gmail-extensie?

Je kunt al je Gmail-gerelateerde extensies beheren in hetzelfde dashboard als al je andere extensies.

Type “chrome://extensions/” in bij de adresbalk en druk op enter, of open het menu, ga op “More tools” staan en klik op “Extensions”.

Vanaf dat dashboard klik je op “Remove” en je kunt zo alles verwijderen wat je niet meer nodig hebt.

Zijn Gmail-extensies veilig?

Aangezien Google niet zelf alle Chrome-extensies publiceert, accepteren ze ook geen verantwoordelijkheid bij veiligheidsproblemen. Aangezien het applicaties van derden zijn is het risico dus voor jou.

Dat betekent zeker niet dat extensies onveilig zijn, maar betekent wel dat je een beetje op moet letten wat je precies installeert. Na een backdoor-schandaal in 2018 heeft Google maatregelen genomen en stellen ze striktere eisen aan de ontwikkelaars van extensies.

Zo kunnen extensies bijvoorbeeld niet langer toegang eisen tot ongerelateerde persoonlijke data. Over het algemeen wil je niet de eerste zijn die een nieuwe extensie probeert. Kijk naar gevestigde extensies die echte, menselijke, positieve feedback hebben gekregen. Kijk naar extensies die door betrouwbare bedrijven en ontwikkelaars worden gepubliceerd die er publiekelijk over communiceren.

Als niemand zijn naam koppelt aan een extensie, is dat waarschijnlijk omdat ze bang zijn voor eventuele gevolgen. Dat is natuurlijk een slecht teken.

Wat zijn Gmail add-ons?

Gmail add-ons lijken op extensies, aangezien ze ook de functionaliteit van Gmail uitbreiden. Het voornaamste verschil tussen een extensie en een add-on is dat je een add-on installeert binnen je Google Workspace app in plaats van in de browser.

En onthoud: add-ons kun je vinden in de Google Workspace Marketplace.

Hoe voeg ik een Gmail add-on toe?

Om een Gmail add-on toe te voegen, ga je naar de Google Workspace Marketplace en klik je op degene die je wilt installeren. Dit zal je naar de pagina van die app brengen.

Daar hoef je alleen nog maar op “Install” te klikken. Bevestig, en log in met je Google-account.

Klik als laatste op de “Allow” knop.

Makkelijk genoeg toch? Met slechts een paar klikken en even inloggen, kun je zo extra functionaliteit aan je inbox toevoegen.

Hoe verwijder ik een Gmail add-on?

Je kunt alles vanuit je Google Workspace add-ons beheren, vanuit het gedeelte “Manage Apps” binnen de Google Workspace Marketplace.

Om een add-on te verwijderen ga je naar het menu en selecteer je “Uninstall”.

Deze keer hoef je maar één keer te klikken. Een vrij simpel proces dus.

Nu we alle ins en outs van Gmail add-ons en extensies begrijpen, kunnen we kijken naar wat de meeste krachtige zijn.

De 22 beste Gmail add-ons en extensies om productiever aan je e-mail te werken

Het team van Kinsta heeft eens goed samengezeten en gekeken naar wat wij de beste apps vinden en hoe we ze zelf gebruiken. We hebben zo een lijst van meer dan 20 Google add-ons en extensies gemaakt die we van harte aanbevelen.

1. Gmelius

Gmelius is het Zwitsers zakmes onder de Gmail extensies. Het kan eigenlijk alles wat andere extensies ook kunnen, en vaak zelfs nog beter. Het enige probleem dat sommige mensen ermee hebben is dat als je het wilt gebruiken als een volledige tool voor projectmanagement en samenwerking, je een betaald abonnement moet nemen. Dat kost $9 per maand, maar je kunt het eerst gratis uitproberen.

Belangrijkste features

• E-mailsjablonen.
• E-mailtracking.
• Automatisering van e-mail.
• Gedeelde inbox.

Handig voor

• Start-ups en teams die snel moeten werken en op afstand moeten samenwerken.
• Freelancers die veel werk per mail doen.
• Salesmensen die veel steunen op cold mailing.

2. Right Inbox for Gmail

Right Inbox for Gmail helpt je om taken en herinneringen in te stellen vanuit je inbox. Je kunt ook instellen dat mails op een later moment gestuurd worden, en automatische follow-ups instellen. Je kunt verschillende e-mailhandtekeningen maken, opslaan en gebruiken.

Gratis tot 10 mails per maand. Daarboven is een abonnement op een onbeperkt aantal mails $7.95 per maand.

Belangrijkste features

• Stel herinneringen in om op bepaalde mails te reageren.
• Verstuur mails automatisch op een later moment.
• Maak automatische follow-ups.
• Gebruik verschillende ondertekeningen.

Handig voor

• Professionals die veel mail gebruiken om te communiceren.
• Salesmensen.

3. Boomerang

Boomerang is een andere geweldige Gmail extensie. Het is een productiviteitstool voor outreach per mail en probeert zich niet anders voor te doen (kijk bijvoorbeeld naar onze uitleg over hoe je elk e-mailadres kunt vinden).

De coolste feature is de AI die je helpt bij het schrijven van betere mails. Boomerang is gratis tot 10 mails per maand en hun onbeperkte pakket begint bij $4.99 per maand.

Belangrijkste features

• Groepsmails.
• E-mailsjablonen voor verschillende situaties.
• E-mail schrijven met hulp van AI.

Handig voor

• Salesmensen en SEOs die veel cold mailing doen.
• Accountmanagers die snel professionele mails moeten schrijven.

4. Zoom for Gmail

Zoom for Gmail is een add-on waarmee je Zoom meetings kunt starten vanaf de Gmail interface. Je kunt ook je planning checken van toekomstige calls, meetings, webinars en conferenties. Je hebt hier natuurlijk een Zoom-account voor nodig.

Belangrijkste features

• Betrouwbare video-conferencing met hoge kwaliteit vanaf Gmail.
• Zie eenvoudig je planning voor Zoom-calls.
• Bel je collega’s direct vanuit je inbox.

Handig voor

• Mensen die liever per video-call communiceren dan per mail.
• Medewerkers die op de hoogte moeten blijven van Zoom-webinars of vergaderingen.

5. Slack for Gmail

Kan je kantoor niet kiezen tussen Slack of Gmail voor de interne communicatie? Heb je zowel collega’s die alleen maar Slack gebruiken als mensen die alleen Gmail gebruiken?

Dan is dit de ideale Gmail add-on voor jou. Slack for Gmail doet precies wat het zegt. Je kunt er mails mee sturen naar Slack. Je kunt ook bijlagen toevoegen die automatisch naar het juiste kanaal of bericht geüpload worden. Het kan echt enorm helpen als je snel berichtjes kunt sturen zonder je inbox te moeten verlaten.

Belangrijkste features

• Stuur berichten naar Slack vanaf je Gmail inbox.

Handig voor

• Mensen die zowel afhankelijk zijn van Slack als Gmail.

Ben je een Slack-gebruiker? Kijk dan ook eens hier naar: Zo gebruik je Slack in 2020 (Bonus: 18 minder bekende hacks waarmee je meer gedaan krijgt).

Kun je niet kiezen tussen Slack en Microsoft Teams? Lees hier onze vergelijking: Slack vs Teams

6. DocuSign for Gmail

Werk je binnen de consultancy, marketing, rechten of een andere sector waarbij je constant documenten op moet sturen om ze ondertekend te krijgen?

Ben je ook zo moe van mensen die eeuwig de tijd nodig hebben om handmatig je documenten te moeten printen, ondertekenen en scannen? DocuSign for Gmail helpt je door documenten die direct digitaal ondertekend kunnen worden vanuit je inbox te sturen.

Je kunt verschillende sjablonen en herinneringen sturen. Let wel op dat je een DocuSign-account nodig hebt, en pakketten beginnen bij $10 per maand.

Belangrijkste features

• Stuurt documenten die digitaal ondertekend kunnen worden naar je klanten vanuit Gmail.
• Je hebt toegang tot je documentsjablonen vanuit Gmail.
• De handtekeningen zijn uniek en juridisch bindend.
• Alle data is veilig versleuteld binnen hun servers.
• Stuur herinneringen direct vanuit je inbox.

Handig voor

• Mensen binnen de consultancy of juridische beroepen.
• Mensen die veel met contracten te maken hebben (zoals freelance developers) of dagelijks met juridische documenten te maken hebben.

7. Mailtrack for Gmail

Wel eens afgevraagd wat er met een e-mail is gebeurd nadat je deze had verstuurd? Mailtrack for Gmail gebruikt een trackingscript dat met Gmail kan werken zodat je kunt zien of het geopend is of niet. Het is vooral handig voor mensen die op posities werken die zich richten op (potentiële) klanten.

Deze Gmail-extensie geeft je direct meldingen van geopende mails en je kunt zelfs in een apart dashboard alle activiteit zien. De extensie is helemaal gratis en onbeperkt.

Belangrijkste features

• Track of je mail geopend is.
• Krijg live notificaties wanneer iemand je mail opent.
• Krijg alle activiteit op je gevolgde mails te zien.

Handig voor

• Salesmensen die vooral per mail werken.
• SEOs en B2B marketeers.
• Accountmanagers.
• Klantsucces agents.

8. Smartsheet for Gmail

Als je bedrijf Smartsheet gebruikt is deze add-on erg handig om meer werk direct vanuit je mailbox te doen. De Smartsheet for Gmail add-on helpt je bij het doorzoeken en creëren van rijen zonder Gmail te verlaten.

Belangrijkste features

• Doorzoek Smartsheet terwijl je mails schrijft.
• Maak nieuwe rijen met taken/to-do’s/inzichten direct vanuit je mail.

Handig voor

• Gebruikers van Smartsheet.

9. Evernote for Gmail

Gebruik je Evernote al? Als je nog niet gehoord had van hun add-on voor Gmail, ga je heel binnenkort een stuk productiever worden.

Met de add-on kun je makkelijk volledige mailgesprekken of individuele mails opslaan met slechts een paar klikken. Er is helaas geen sleepfunctie zoals bij de desktop-app. Je hebt een Evernote-account nodig om deze add-on te gebruiken.

Gratis accounts laten je de meeste functies gebruiken die je nodig zou moeten hebben binnen je content-opslag.

Belangrijkste features

• Sla volledige of gedeeltelijke mails op in je Evernote-account.
• Update to-do-lijsten binnen het dashboard.

Handig voor

• Evernote-gebruikers.
• Salesmensen, marketeers, of creatievelingen die veel waardevolle info of feedback via de mail krijgen.

10. Trello for Gmail

Trello for Gmail is een eenvoudige Gmail add-on die zich op één ding richt: je makkelijk nieuwe kaarten voor je board laten maken vanaf je inbox. Je kunt deze toewijzen aan verschillende boards/lijsten en deadlines instellen.

Om deze add-on te gebruiken moet je natuurlijk een Trello-account hebben. Er is een gratis pakket dat prima werkt voor kleine bedrijven.

Belangrijkste features

• Maak nieuwe kaarten vanaf je Gmail inbox.
• Kaarten zijn volledig met deadlines, lijsten en omschrijvingen.
• Voeg automatisch mailcontent toe aan kaarten.

Handig voor

• Mensen die Trello veel gebruiken.

11. Asana for Gmail

Asana for Gmail doet hetzelfde als de Trello add-on, maar dan voor Asana-gebruikers. Daarnaast kun je zoeken vanuit je inbox zoeken op projecten, teams en taken.

Belangrijkste features

• Voeg nieuwe Asana-kaarten toe met deadlines en wijs ze toe.
• Voeg automatisch mailcontent toe aan kaarten.

Handig voor

• Asana-gebruikers

Handige achtergrondinfo: Trello vs Asana.

12. Wrike for Gmail

Net als de twee Gmail add-ons hierboven maar nu voor gebruikers van Wrike. Naast het maken van nieuwe taken, synchroniseert deze add-on volledig met Wrike. Je kunt dus taken die met mails te maken hebben zien, profielafbeeldingen en nog veel meer.

Ook hier moet je weer een gebruiker zijn van Wrike om de add-on te kunnen gebruiken. Er is een gratis pakket tot 5 gebruikers, maar professionele pakketten beginnen vanaf $9.80 per maand.

Belangrijkste features

• Maak taken aan vanuit de inbox.
• Taken bevatten automatisch mailcontent in de omschrijving.
• Bekijk taken die met bepaalde mails te maken hebben.
• Track en rapporteer over werk dat uit mails komt.

Handig voor

• Wrike gebruikers.

13. Checker Plus

Wil je meteen weten wanneer je een mail binnenkrijgt? Wat als ik je vertelde dat je daarvoor geen Gmail-tabblad meer open hoeft te houden? Met Checker Plus voor Gmail klaar je deze klus.

Deze Gmail-extensie checkt automatisch op nieuwe mails en brengt je direct op de hoogte binnen Chrome als er iets nieuws binnenkomt. Je kunt de mail direct lezen, archiveren of verwijderen.

Belangrijkste features

• Krijg een melding van nieuwe mails zonder Gmail open te hebben.
• Lees, bekijk en archiveer mails terwijl je andere dingen aan het doen bent.

Handig voor

• Medewerkers binnen een omgeving met veel tijdsdruk.

14. MeisterTask for Gmail

Nog een goede optie voor mensen die hun inbox gebruiken om hun taken te beheren is MeisterTask for Gmail die je inbox verbindt aan je Meister-account. Je kunt vanuit je inbox nieuwe taken aanmaken en je hebt eenvoudig toegang tot je takenboard.

Ook hierbij moet je een MeisterTask account hebben om de add-on te kunnen gebruiken. Ze bieden een gratis “Basic” pakket met onbeperkt aantal taken, projecten en medewerkers. Betaalde pakketten beginnen bij $7.50 per maand per gebruiker, waarmee je onbeperkte integraties, automatisering en betere rapporten krijgt.

Belangrijkste features

• Maak taken aan vanuit de inbox.
• Beheer projectboards

Handig voor

• MeisterTask gebruikers

15. Inbox When Ready for Gmail

Inbox When Ready doet één ding, maar dat doen ze dan wel weer heel goed. Het zet je inbox op slot voor een bepaalde tijd. Daardoor kun je focussen op het schrijven van mails of het lezen van belangrijke mails die je al had gekregen.

Het gratis pakket voegt een handtekening toe aan je mails. Een pro-pakket kost $4 per maand, waarbij je per jaar betaalt.

Belangrijkste features

• Zet je inbox op slot zodat je geen nieuwe mails en meldingen ziet.
• Plan lockdowns vantevoren in.
• Verberg je inbox automatisch na een bepaalde tijd.
• Stel ‘inboxbudgetten’ in voor hoe vaak je je inbox mag checken.

Handig voor

• Mensen die snel afgeleid zijn.
• Medewerkers die zich op andere taken willen concentreren.

16. Simple Gmail Notes

Simple Gmail notes is een Gmail extensie die precies doet wat het zegt: het maakt het mogelijk om eenvoudige notities aan je mails toe te voegen. Hierdoor kun je makkelijker bepaalde mails terugvinden, kun je korte contextuele notities aan je mail toevoegen of belangrijke informatie opslaan met info over wanneer je wil reageren. Het is open source en helemaal gratis.

Belangrijkste features

• Voeg notities toe aan mails in je inbox.
• Sla de notities op binnen je eigen Google Drive.
• Ondersteunt verschillende Gmail-accounts.

Handig voor

• Georganiseerde mensen.
• Sales, marketing en service professionals.

17. Giphy for Gmail

Het is 2024 en gifs zijn overal. Waarom zou je nog proberen om gifs buiten je mail te houden? Gelukkig is de Giphy for Gmail extensie volledig gratis.

Belangrijkste features

• Schattige gifs.
• Grappige gifs.
• Enge gifs.
• Zielige gifs.

Handig voor

• Mensen die van gifs houden.

18. FlowCrypt Gmail Encryption

Alhoewel Gmail een ingebouwde feature heeft om vertrouwelijke mails te sturen, zijn er soms momenten waarop dat alleen niet genoeg lijkt, en je je bericht wilt versleutelen. Of misschien ben je bang dat je berichten onderweg onderschept en gelezen worden.

Met de FlowCript Gmail extensie kun je PGP versleuteling gebruiken om al je mails te versleutelen.

Belangrijkste features

• Versleutelt je mails met PGP.

Handig voor

• Mensen die gevoelige informatie per mail moeten versturen.
• Mensen die cyberveiligheid belangrijk vinden.

19. Digify for Gmail

Digify for Gmail is een Gmail extensie waarmee je bijlagen kunt tracken, terughalen, en zichzelf kunt laten vernietigen. Als je dagelijks gevoelige en essentiële documenten verstuurt, is dit de ideale extensie. Je hebt geen Digify-account nodig voor deze extensie.

Belangrijkste features

• Volg bijlagen om te zien wie ze heeft geopend.
• Haal bijlagen terug als je ze naar de verkeerde persoon hebt gestuurd.
• Stel in dat bijlagen zichzelf moeten vernietigen (denk aan Snapchat).

Handig voor

• Freelancers en professionals die mensen hun werk willen laten zien, maar niet laten stelen.

20. Grammarly

Grammarly for Chrome helpt je om je spellings- en grammaticafouten te herstellen in real-time. Het stelt ook verbeteringen voor die niet per se gebaseerd zijn op officiële regels. Je kunt dit gebruiken met een gratis Grammarly-account.

Belangrijkste features

• Corrigeert je taalfouten.
• Stelt verbeterde zinnen voor.

Handig voor

• Iedereen die mails schrijft.

21. Multi Forward for Gmail

Als het belangrijkste communicatiekanaal voor je bedrijf nog altijd e-mail is, zal de Multi Forward Gmail extensie je favoriete Gmail extensie worden. Je kunt eenvoudig ontvangen mails doorsturen naar meerdere contacten. Het is helemaal gratis en vereist geen registratie.

Belangrijkste features

• Stuur mails door aan meerdere mensen tegelijk.

Handig voor

• Mensen die veel mails doorsturen.

22. Sortd Gmail Add-on

Sortd Gmail add-on verbindt je Sortd-account met Gmail. Hierdoor kun je je mails omzetten naar taken, en notities en herinneringen toevoegen aan mails. Het biedt ook een sleepinterface om je mails te organiseren.

Je hebt een Sortd-account nodig. Er is een gratis pakket beschikbaar, dat wat beperkingen heeft.

Belangrijkste features

• Voeg notities en herinneringen toe aan mails.
• Sleep je mails.
• Kanban boards
• Mails markeren voor opvolging.
• Een nieuwe naam geven aan de onderwerpen van belangrijke mails zodat ze beter opvallen.
• Mails omzetten naar taken.

Handig voor

• Sortd gebruikers

Samenvatting

Gmail add-ons en extensies zijn toepassingen van derden die je extra mogelijkheden geven. Onze favoriete toepassingen helpen bij het verhogen van je productie zijn en om in kortere tijd meer werk gedaan te krijgen (en als je Chrome gebruikt, wil je wellicht ook deze lezen: de beste Chrome-extensies om de productiviteit van WordPress-gebruikers te verbeteren).

Niet alle Gmail add-ons en extensies die we hier hebben behandeld zullen een gamechanger voor jou zijn. Maar alles waarmee je je inbox beter kunt organiseren is het proberen waard, zoals Sortd, MeisterTask of Simple Gmail Notes. Of probeer je follow-up te verbeteren met Boomerang of Mailtrack.

Waarom? Als je 20 tot 30 seconden op elke mail kunt besparen, kun je al snel berekenen hoe veel tijd je elke maand kunt besparen. Namelijk heel veel!

Nu is het jouw beurt: wat zijn jouw favoriete Gmail add-ons en Gmail extensies? Welke zou jij niet zonder kunnen leven?