En guide till att starta och driva en framgångsrik WordPressbyrå

Lyssna på tillräckligt många berättelser om hur framgångsrika WordPressbyråer kom till och du kommer att märka att de låter kusligt lika varandra.

Grundarna arbetade som frilansande designers eller utvecklare, och byggde webbplatser samtidigt som de drev sina småföretag. Oundvikligen började de titta sig omkring och undra om det fanns möjligheter som de miste gick om – som skulle göra deras jobb enklare, deras liv mer meningsfulla, och deras företag mer lönsamma.

Du kanske eller kanske inte är medveten om detta, men det här är exakt hur Kinstas grundare började. Mark, Anita, Peter och Tom drev ett webbutvecklingsföretag år 2013 som var en hel del arbete och inte särskilt givande.

Så småningom insåg Kinsta-grundarna att det de gjorde helt enkelt inte var skalbart eller hållbart. Och det är en punkt som många WordPress-frilansare och småföretagare når också.

För att ändra det narrativet måste du vara beredd att ta ditt företag i en annan riktning. För Kinsta innebar det att börja med hanterad WordPresshosting. För andra kan det innebära att bygga en upptagen WordPressbyrå. Din berättelse är din egen att göra vad du vill med.

Med det sagt, oavsett vilken väg du väljer att gå kommer ingen av den tillväxten att vara möjlig utan:

• Ett team av engagerade experter
• Ordentliga processer och dokumentation
• Automationer och mallar i drivor

Det betyder inte att du inte har dessa element som WordPress-frilansare. Men en WordPressbyrå kräver att du tar det till en annan nivå.

Om du befinner dig i en liknande position där du är okej med det arbete du gör men det känns inte som om du maximerar din inverkan eller din vinst, då kan det vara dags att förvandla din frilansverksamhet till en fullservicebyrå.

I denna guide till att starta en WordPressbyrå visar vi dig hur du får igång en byrå och senare hur du skalar den för större framgång och hållbarhet.

Vad är en WordPressbyrå?

Det finns en stor skillnad mellan en frilansverksamhet och en byrå. Det finns till och med en skillnad mellan ett litet WordPressföretag och en fullservicebyrå.

Här är bara några sätt de tre skiljer sig åt:

Här är vad du bör ta med dig från detta:

WordPressbyråer har potentialen att generera mycket mer intäkter än en frilansare eller litet team någonsin kan generera. Detta är dock inte alltid givet.

Det finns en hel del arbete du måste göra för att bygga en WordPressbyrå om du vill gå med vinst, så likställ inte bara handlingen att anställa ett team med ökad produktion. Det krävs mer än så.

Hur startar du en WordPressbyrå?

Kommer du ihåg det där avsnittet av The Office där Michael Scott skriker, ”Jag går i konkurs!”?

Han trodde att allt som behövdes var ett offentligt uttalande för att bli kvitt med sina skulder. Vi vet båda två att inget är så lätt i affärer eller i livet. Det är därför du kommer att behöva göra mer än att börja kalla ditt företag en ”WordPressbyrå”.

Om du är redo för utmaningen (och belöningen) med att starta din egen byrå, börja här:

Steg 1: Definiera ditt uppdrag

Enligt en nyligen genomförd undersökning från FlexJobs är detta de främsta utmaningarna frilansare fokuserar på:

• Hitta kunder
• Skapa en förutsägbar inkomstström
• Hantera frilansverksamheten

När du fokuserar på varifrån du ska få din nästa klient eller hur du balanserar att driva ett företag med att bygga webbplatser, är det svårt att fokusera på ett uppdrag som är allt annat än det:

”Gör ett fantastiskt jobb med att designa webbplatser så att bra kunder vill arbeta med mig och betala mig i tid”.

Allt det förändras när din WordPressverksamhet blir mer etablerad och du har fått lite stabilitet i ditt arbete. Det är vid den tidpunkten du måste ha ett stabilt uppdrag som varje beslut kretsar kring – och ett som tar fokuset från på dina problem och istället riktar det mot de personer du tänker hjälpa.

För att definiera ditt uppdrag, fråga dig själv följande:

”Vem ska vi tjäna?”

Med andra ord, vad ska din nisch vara?

Även om Codeable inte är en WordPressbyrå är utvecklingen av företagets uppdrag säkert något du kan relatera till.

Grundarnas erfarenhet med att driva en utvecklingsbyrå är vad som ledde dem att skapa en lösning för ett problem som de hade förstahandserfarenhet med:

”Per var frustrerad med klientsidan, Tomaz med frilansarsidan: massor av frilansare, budgivningen, loppet mot bottenpriset, den hårda konkurrensen, den dåliga kvaliteten på arbetet, missade tidsfrister och olyckliga kunder och frilansare som ett resultat.”

Så, vem vill du allra helst tjäna?

Fråga dig själv:

”Varför vill vi tillhandahålla dessa WordPress-tjänster?”

Känns det som om det finns en lucka på marknaden för denna typ av tjänst? Eller att din målgrupp ofta förbisetts?

Tänk på vilken typ av skillnad du skulle kunna göra genom att komma in på marknaden. Skriv sedan en kort beskrivning som sammanfattar varför eller vad du ska göra.

Så här gör Codeable:

”Syftet var att skapa en hälsosam miljö som möjliggör distribuerat arbete för både kunder och frilansare”.

Uppdraget är 100% fokuserat på att förbättra Codeables målkunders liv och företag. Du borde göra detsamma.

Slutligen måste du fråga dig själv:

”Var vill vi att byrån ska vara om 12 månader? Vad sägs om 24 månader? Eller fem år?”

Du behöver inte kunna förutsäga framtiden, men du behöver ha en tillräckligt tydlig färdplan för att hjälpa till att ta din byrå i rätt riktning.

Ta Codeable till exempel. Även om dess tjänster har skalats över tiden har det stått fast i sitt uppdrag:

”Codeable började med små anpassningsuppgifter, men idag hjälper vi företag i alla former och storlekar. Medan våra tjänster har ändrats, förblir vårt uppdrag att låsa upp distribuerad talang, skapa lika möjligheter och göra det möjligt för både kunder och frilansare att frodas i en miljö som bygger på förtroende alltid detsamma. Vi är fortfarande fokuserade på tillväxt, inte för tillväxtens skull utan för att göra skillnad i människors liv.”

Målsättnings- och färdplansdelen av denna övning är inte något du behöver dela offentligt just nu. Det är dock något ditt interna team bör vara medveten om så att deras egna mål och färdplan för tillväxt kan anpassas med din byrås.

När du har finjusterat ditt uppdrag, skapa en officiell uppdragsbeskrivning, spara den någonstans där ditt team har tillgång till den och återgå till den när det är dags att fatta ett stort beslut för ditt företag.

Steg 2: Välj dina tjänster

Nu när du vet vem du ska tjäna och varför, är det dags att precisera vad exakt du ska göra för dem och hur. Ja, du är en WordPressbyrå… men exakt vilken typ?

Din nisch hjälper till med detta något.

Ta Itineris, exempelvis. Denna WordPressbyrå tjänar följande:

Genom att definiera exakt vem du ska hjälpa kan du bättre välja vilka tjänster du behöver tillhandahålla. I Itineris fall betyder det:

• Premium webbutveckling
• Digital branding
• Budbara media
• SEO

Sedan har du exemplet WP-Tonic som specialiserat sig på utveckling för LMS och medlemssajter på WordPress.

Lärplattformar är något speciellt med de funktioner de behöver för att stödja medlemskap och onlinekursintegrationer. Som ett resultat har WP-Tonic tjänster byggda för denna specifika uppsättning kunder:

• Webbplatsutveckling
• Anpassad design (för WooCommerce-kassa, lead-generande målsidor, e-postmarknadsföring, försäljningstrattar, etc.)
• Anpassad LMS-pluginutveckling
• Grafisk design
• Sökmotoroptimering
• Hanterad hosting
• Säkerhet- och säkerhetskopieringssupport

Summan av kardemumman? Fall inte i fällan att tro att en WordPressbyrå bör erbjuda samma tjänster som alla liknande företag där ute.

Fråga dig istället vad dina kunder verkligen behöver. Tänk sedan på hur det passar dina styrkor.

Och oroa dig inte om din vision för byrån inte är något du nödvändigtvis kan stödja med ditt aktuella team. Sätt dessa ytterligare tjänster eller produkter på hyllan och sakta men säkert skala upp till dem.

För stunden gör du fokusera på att ge enormt värde i de tjänster du erbjuder.

Nöj dig med det väsentliga: de som du är kapabel att erbjuda och de som dina kunder absolut behöver. Skriv ner dem med en kort beskrivning av varje och gå vidare till nästa steg.

Steg 3: Sätt dina priser

När du driver ett mindre företag kan du vara ovillig att publicera dina priser online. Du vill att prospekt ska fokusera på ditt värde och inte på hur mycket det kommer att kosta att bygga en WordPress-sajt.

Å andra sidan är premium-priser och värde i sig inbyggda i en WordPressbyrås identitet. Så det finns ingen anledning att gömma den informationen från allmänheten.

Genom att publicera dina utvecklingskostnader och månatliga priser på din webbplats, kan du däremot snabbt sålla bort prospekt som inte har budgeten för vad du gör.

Så här gör DevriX:

Priserna för byråns tjänster visas många gånger på webbplatsen. Låt oss dock säga att någon kommer till detta formulär och på något sätt inte tagit till sig kostnaderna. Det är okej eftersom det finns en annan påminnelse här:

Som du kan föreställa dig gör detta dina samtal med prospekt mycket mer meningsfulla. Du behöver inte dansa runt frågan om pris. Det har redan fastställts. Istället kan du helt enkelt fokusera på vad de behöver och hur du ska lösa det.

När det gäller att räkna ut hur mycket du ska debitera dina kunder kommer det att krävas lite arbete för att reda ut detta.

Kontrollera marknadsgenomsnittet

Till att börja med, hämta listan över tjänster från föregående steg.

Kolla sedan in din främsta konkurrens på marknaden – de som har en liknande nisch och ett liknande erbjudande. Detta kommer att ge dig ett bra riktmärke om pris liksom vad din målkundkrets har råd med.

Sedan måste du göra några interna beräkningar.

Lista dina omkostnader

Lista alla dina kostnader samt hur mycket de kostar dig varje månad. Detta inkluderar saker som:

• Företagsprogram
• Företagslicenser och försäkringar
• Skattebetalningar
• Kontorsutrymme och lokalkostnader
• Utrustning och möbler
• Webbhotell, domän och relaterade kostnader
• Löner, förmåner, PTO
• Företagsresor, evenemang etc.

Naturligtvis måste du göra mer än bara täcka dina kostnader. Men du måste gå igenom dessa siffror först för att se till att du är på rätt spår.

Sätt dina marginaler

Vilken typ av marginal behöver du för att vara lönsam?

Med andra ord: Om dina omkostnader är runt $20 000 per månad, hur mycket skulle du behöva för att gå med god vinst? Skulle 30% i marginal ($6 000) vara tillräckligt?

Kom ihåg: om du vill kunna erbjuda förstklassiga erbjudanden till kunder och ta hand om teamet som kör showen behöver du pengar för att återinvestera i ditt företag.

Hitta den perfekta marginalen och ställ sedan in det som ditt månadsförsäljningsmål.

Sätt ditt pris

Dela din målinkomst med antalet projekt som du rimligen kan ta dig an på en månad.

Jämför nu din projektkostnad med det genomsnittliga marknadspriset. Är ditt pris för lågt? Är det för högt? Om det finns en skillnad, kan det motiveras av det värde du erbjuder? Som Tom Zsomborgi, grundare och CFO i Kinsta, säger:

Om ett lägre pris är din bästa differentiator bör du ompröva din verksamhet. En tävling till bottenpriset är inte en bra taktik och fungerar sällan.

Så länge du tjänar tillräckligt med pengar för att vara lönsam och kunden får något av stort värde, kan du åta dig detta pris.

Skapa din prislista när du är klar och publicera priserna på din webbplats när den är klar.

Glöm inte att omvärdera dina kostnader och priser varje år. När dina tjänster blir bättre och ditt erbjudande mer komplicerat, bör dessa siffror ändras.

Steg 4: Välj ett namn

Jag vet att det här kan tyckas vara något du borde ha gjort tidigare, men jag tycker att det är viktigt att ta reda på vad ditt företag kommer att erbjuda och vilken nivå erbjudandet kommer att vara på innan du väljer ett namn.

När din varumärkesidentitet är utarbetad är det dags att välja ett namn. Tänk på följande tips när du gör detta:

• Om du inte vill vara företagets ansikte utåt och vara involverad i varje projekt, ta bort ditt namn från det.
• Håll det kort.
• Gör det enkelt att uttala.
• Hinta om ditt unika värdeerbjudande och styrkor.
• Lek med påhittade ord i stället för de som kanske redan har en stark association i dina kunders medvetande.
• Se till att inget annat företag har det namnet eller en variation av det redan.
• Kolla om domännamnet är tillgängligt.

När du har valt ut några alternativ, visa dem för andra: dina anställda, tidigare kunder, och även dina följare på sociala medier.

Få en uppfattning om hur de känner för det. De är mer benägna att märka om något känns fel, eftersom de inte är så nära det som du är.

När du har fixat namnet, sätt igång med arbetet att skapa din logotyp och andra varumärkta element.

Steg 5: Skapa en ny webbplats

En byråsajt måste kunna tala för dig. Med andra ord, innan potentiella kunder någonsin tittar på din portfolio av arbete, bör du kunna se din webbplats som bevis på vad du är kapabel till.

Din webbplats behöver också göra mer än bara informera. Du vill att den ska göra så mycket arbete åt dig som möjligt, nästan som en extra teammedlem.

Här är några sätt du kan göra det på:

Flytta till hanterad WordPress-hosting

Du vet hur tidskrävande det kan vara att hantera ett webbhotell, särskilt när trafiken växer. Det är därför du bör outsourca din egen hosting. Det sista du vill är en långsam webbplats som distraherar från det betalda klientarbete du behöver göra.

Om du inte har gjort det redan, är nu en bra tid att flytta din webbplats till WordPresshosting med Kinsta.

Du kommer att få ta del av fördelarna med en snabb, säker, och säkerhetskopierad webbplats — utan besväret med att hantera det själv. Men när du vill se vad som händer bakom kulisserna och ta kontroll över din serverprestanda, gör MyKinsta det otroligt enkelt att göra så:

Inte bara kan du få lugn i sinnet genom att arbeta med en hanterad WordPressvärd, den kommer också att se till att din webbplats alltid är i toppskick för besökande prospekt.

Dessutom, tack vare olika MyKinsta-användarroller, har du fullständig kontroll över användaråtkomst till de webbplatser som du utvecklar. Och med Kinsta’s Förbättrade Verktyg för Flytt av Webbplatser är det enkelt att skicka ut färdiga projekt till kunder.

Du kan till och med överföra webbplatser till konton som inte finns hos Kinsta. Allt som du behöver är deras e-postadress. Detta frigör din tid och gör att du kan fokusera på andra viktiga uppgifter, som att hantera och utveckla din agentur.

Du har även tillgång till Kinsta API, som låter dig interagera sömlöst med Kinsta’s tjänster för att exempelvis skapa en WordPress-webbplats, få en lista över webbplatser, osv.

Visa upp ditt mest imponerande arbete

Din webbplats kommer att ha allt som en mindre WordPress-sajt har. Men din portfolio behöver verkligen ta dina prospekt med storm.

Överväg att använda ett WordPress-portfolioplugin som kommer få dina senaste och mest relevanta arbetsprover att riktigt lysa. Och var inte rädd för att skapa en portfolio som avviker från vad som förväntas. Ta bara en titt på portfolion för Neuralab (du kan läsa deras fallstudie här):

Neuralab lägger till egna detaljer till sin portfolio. Vid första anblicken ser det ut som en standard rutnätsbaserad portfolio. Funktionaliteten avslöjar dock mer detaljer som vilken typ av projekt det var samt visnings- och gilla-statistik från Behance.

Presentera ditt team

När du driver ett mindre företag är det lätt för kunder att se dina teammedlemmars ansikten och lära känna var och en av er på en personlig nivå.

När du bygger en byrå kommer ditt team att växa och det kommer att bli svårt att göra dessa person-till-person-kontakter med så många personer inblandade. Att introducera ditt team via din webbplats är ett sätt att begränsa denna känsla av distans som dina kunder annars kan känna.

Triggerfish gör detta riktigt bra:

Varje teammedlem har ett naturligt foto, kontaktuppgifter och position.

Att visa upp ditt team på detta sätt har en dubbel fördel. Du får presentera kunder för personerna som jobbar bakom kulisserna. Men det är också som en humblebrag:

”Se hur många människor som kommer jobba för dig!”

Lägg till en mängd olika kontaktkanaler

Eftersom det inte längre bara är du på den andra änden av telefonen eller e-postkontot, kan du ge prospekt så många sätt att kontakta dig som du vill:

• Ett företagstelefonnummer
• En e-postadress (eller olika för olika avdelningar)
• Ett kontaktformulär
• Livechatt eller chattbot
• En supportportal
• Sociala medier (om du vill ge svar och support där)

Bara för att du kan erbjuda alla dessa kontaktpunkter betyder dock inte att du måste inkludera dem alla på din webbplats. Kolla på Red Factory (du kan läsa deras fallstudie här):

Denna byrå har ingenting annat än ett kontaktformulär och Google Maps med en adress.

Det finns alltid möjlighet att du kommer att sätta för höga krav på dig själv och ditt team, så välj bara de kontaktkanaler som passar bäst för just er.

Automatisera konverteringsprocessen

Även om du har fler människor att hantera försäljningen åt dig, låt din webbplats göra några av de tråkigare uppgifterna.

Till exempel, om du erbjuder en anpassad utvecklingstjänst men vill få prospekt på telefonen för ett samtal först, använd ett bokningsplugin för WordPress och låt dem boka möten på egen hand.

När du börjar sälja återkommande tjänster, kan dina prospekt känna sig trygga nog att registrera sig för dem utan att behöva tala med någon först.

I dessa fall kan du skära bort mellanhanden (dvs. försäljningssamtalet) genom att utrusta din webbplats med ”Köp nu”-knappar och en egen kassa så som SkyrocketWP gör (du kan läsa deras fallstudie här).

Steg 6: Fixa det juridiska

När du har vaurmärkesbitarna på plats och innan du börjar ta ombord kunder, fixa det juridiska.

Jag förstår att det här är den minst roliga delen av att skapa en WordPressbyrå, men det är den mest avgörande. Du aldrig när ett juridiskt problem kan uppstå eller var det kommer ifrån, så det är bäst att få alla bitar på plats nu så att du är förberedd.

Här är några saker att göra så snart som möjligt:

• Registrera ditt företag.
• Copyright-märk din logotyp.
• Köp ditt domännamn.
• Registrera dig för moms och andra skatterelaterade registreringar.
• Skaffa alla företagsförsäkringar du behöver (t.ex. ansvar, egendom, personalersättning).
• Lägg till en sekretesspolicy, villkor och cookie-avisering på din webbplats.

Det är också en bra idé att börja tänka på var du ska gå för hjälp med skatteförvaltning, personalresurser och juridisk hjälp.

Ditt företag kanske inte behöver den hjälpen idag, men saker och ting kommer att röra sig snabbt när du fått bollen i rullning och du vill inte glömma dessa viktiga stödsystem som ska skydda dig och ditt företag.

Steg 7: Bygg upp ditt team

För att driva en framgångsrik WordPressbyrå är det första du måste göra att sluta själv bära varje hatt eller egentligen alla hattar som inte passar bra. Så, första och främst:

Minimera din roll

Skriv ner varje uppgift du gör. Vad det innebär. Varför du gör det. Hur det passar in i det större perspektivet.

Sätt alla de uppgifter du tycker om att göra och som du kan göra bättre än någon annan i en ”Behåll”-kolumn.

Sätt alla de uppgifter du inte tycker om att göra eller som tar upp för mycket av din tid i en ”Delegera”-kolumn.

Kartlägg sedan vem du ska delegera uppgifter till. Exempelvis:

• Ombordstigningsmejl för klienter går till projektledaren.
• Fakturagenerering och uppföljning går till kontorsassistenten.
• Sociala medie-inlägg går till marknadsföraren.

När du stöter på en uppgift som inte har en perfekt match, då vet du att det finns en ny roll att fylla. Det kanske inte händer direkt, men allteftersom de relevanta ansvarsområdena börjar öka och tynga ner dig och ditt lag, vet du att det är dags.

Stärk kärnteamet

Om du tittar på listan över tjänster eller produkter du tillhandahåller, kommer det att vara klart vilka roller som är kärnan. Vanligtvis är dessa webbdesigner, webbutvecklare, copywriter och projektledare.

Se till att du har anställda och entreprenörer som fyller ut det väsentliga om du inte redan har det.

Se också till att du har budgeten för att betala dina teammedlemmar en konkurrenskraftig lön. Om det är svårt att göra det, då är något fel. Antingen är dina tjänster inte prissatta tillräckligt högt eller så försöker du utöka ditt team för snabbt. Ta ett steg tillbaka och ta reda på var felet är innan du går vidare.

Lägg till personal för ytterligare tjänster

När din byrå börjar bli riktigt strömlinjeformad och har kapacitet och budget att göra mer, börja lägg till roller för nya tjänster och möjligheter som:

• SEO
• Animerare
• UX-författare
• Kundframgångsmanager
• Teamledare som CTO, CMO, etc.

Om du tittar på någon av de ledande WordPressbyråteam-sidorna som den här från WebDevStudios, ser du att avdelningschefen blir särskilt viktig:

Börja bara inte lägga till roller för att lägga till dem. Om det finns en efterfrågan på det och siffrorna visar att det kommer att vara bra för ditt slutresultat, först då bör du anlita fler.

Steg 8: Skapa din verktygslåda

Detta kan tyckas kontraintuitivt, men du kommer att behöva spendera pengar på en bättre verktygslåda om du ska tjäna mer pengar.

Så här behöver du göra:

Bedöm din nuvarande verktygslåda

Om du för närvarande använder ett affärsverktyg eller en programvara, skriv ner en lista över allt du använder och vilket syfte de tjänar.

Titta därefter på dessa verktygs möjligheter och svara ärligt på följande:

”Kan detta verktyg skala tillsammans med mitt företag?”

Om det inte kan det, märk det för radering.

Du behöver verktyg som gör att du och ditt team kan arbeta snabbare och mer effektivt än någonsin tidigare. Det är det enda sättet att kunna erbjuda tjänster i skala och multiplicera dina inkommande intäkter.

Fyll i luckorna

Titta på din lista och se om det finns något du saknar. Kanske är det ett verktyg du har dragit dig för att köpa eller något du inte trodde du var redo för.

Till exempel:

• Medlemskap på stockfotosida
• Designer-utvecklare-verktyg
• Premium WordPressplugins eller premiumteman
• SEO-granskningsprogram
• Tidsspårningsprogram
• Försäljningstrattsverktyg

Titta inte bara på vad du behöver. Tänk på ditt teams behov. Vad kommer låta dem att arbeta på sin bästa nivå och i sin tur ge dina kunder ett bättre erbjudande?

När du har en lista över alla verktyg du behöver lägga till, uppgradera eller radera, sätt igång. Det här är inte något du vill oroa dig för eller flytta över ditt team till när din byrå har fullt upp med klienter.

Steg 9: utveckla och dokumentera dina processer

Du kommer att behöva mycket struktur för din byrå. Detta är bra av fler anledningar.

Till att börja med gör en välutvecklad och dokumenterad process det lättare att producera konsekventa resultat för era kunder. För det andra blir det enkelt för nya anställda att komma igång direkt.

Återigen handlar det här om att öka din hastighet, smidighet och noggrannhet som företag. Och etablerade system kommer att göra susen för detta.

Ta en titt på byrån Iron To Irons webbplats:

Det finns ingen hemlighet om vilken process teamet använder för att bygga webbplatser för kunder — och det här är bara vad folk ser från utsidan.

Internt har denna byrå sannolikt dokumentation som beskriver varje enskilt steg i processen. Dessutom kompletteras processerna förmodligen med en serie mjukvaruautomationer, checklistor och mallar.

Det här är precis vad du behöver göra.

Organisationsprocesser

Precis som du gjorde med din verktygslåda, skapa en lista över de processer som du för närvarande använder i ditt företag.

Finns det några som är föråldrade eller ineffektiva? Uppdatera dem innan du gör något annat. Ta sedan ett steg tillbaka och tänk på vad du borde ha processer för.

Om du lägger till nya tjänster (eller till och med återkommande prenumerationer eller produkter) lägger du till relaterade processer i huvudlistan.

Vad sägs om spårning och uppföljning av leads? Utfärda fakturor till kunder? Flytta projekt från en teammedlem till en annan?

Det finns så många olika saker att tänka på nu. Det är därför det är så viktigt att extrahera dig själv från det praktiska webbutvecklingsarbetet så att du kan hålla ögonen på det stora perspektivet som hjälper din byrå att fungera som en väloljad maskin.

Skapa ett separat dokument för varje process och spara det på en säker och centraliserad plats. Det kan vara något som ett teams Dropbox, Google Drive eller en projektledningsplattform.

Klienthanteringsprocesser

Glöm inte prospektering, ombordstigning och klienthanteringsprocesser.

När du tar dig an fler klienter blir det svårt att hålla koll på allt om du inte har system på plats.

Har du ett CRM? Eller ett kundvänligt projektlednings- och kommunikationsverktyg? Vad sägs om en process för skapa en anpassad WordPresspanel för att enkelt lära webbplatskunder att använda innehållshanteringssystemet?

Det är också viktigt att ha färdiga mallar för förslag, kontrakt och ombordstigningsstegen så att du kan få ut prospekt ur försäljningspipelinen, och in i din aktiva projekt-kö så snabbt som möjligt.

Processer för personalhantering

Detsamma behövs för att anställa, testa och ta ombord ny personal.

I ditt företags tidigare dagar frågade du förmodligen folk du kände om hänvisningar eller postade jobb på onlineforum bara för att få lite lättnad. När det gäller din byrå måste du dock tänka på mer än:

”Matchar den här personens de färdigheter jag letar efter?”

Nu måste du tänka på hur du ska hitta människor:

• För att fylla specialiserade roller i ditt företag.
• Som vill växa med din byrå på lång sikt.
• Som passar din företagskultur.

Det finns verkligen inget utrymme att kompromissa eftersom en svag länk kan förstöra allt.

Bygg ut dina intervju- och anställningsprocesser för att hitta människor som passar helt rätt. När de blivit en del av ditt team behöver du processer som hjälper dem att frodas inom din byrå.

En annan sak att tänka på är låta dina anställda ta del av i processutvecklingen och dokumentationen. När du har några riktigt solida anställda på plats, ge dem möjlighet att ta ägarskap över sina processer och dokumentation. Om du kan få dem att bli mer involverade i att forma din byrå kommer de att vara mer engagerade i ditt uppdrag på lång sikt.

Steg 10: Skapa intern rapportering

Det kommer att bli svårt att hålla reda på allt när storleken på ditt företag, kundlista och team växer. Men du behöver tillgång till dessa data så att du kan fatta smartare affärsbeslut för din byrå.

Medan du bör avsätta dedikerad tid för att granska dina data kan du automatisera det faktiska arbetet med att generera rapporterna. Det här är några ställen där du kan göra detta:

• Google Analytics (eller ett av dess alternativ) för att spåra webbplatstrafik, hänvisningskällor, avvisningsfrekvens, konverteringar och andra nyckeltal. Här är en praktisk guide om hur du lägger till Google Analytics på din WordPress-sajt.
• Ditt CRM för att hålla koll på leads som kommer in i din försäljningspipeline, konverteringsfrekvenser, kundens livstidsvärde, och projicerade intäkter.
• Ditt projekt- eller uppgiftshanteringsprogram för att kontrollera projektstatus, flaskhalsar, ineffektiva arbetsflöden etc. Här är en grundlig guide som jämför två av de mest kända verktygen: Trello vs Asana eller några andra alternativ.
• Ditt kommunikationsprogram för att kommunicera snabbt och effektivt med dina kollegor, antingen Slack eller Microsoft Teams är bra alternativ. Läs vår jämförelse mellan dem: Slack vs Teams.
• Din tidsspårare för att övervaka teamets prestation, leta efter scope creep och så vidare.
• Fel och problemspårningsloggar för att följa upp olösta fel, återkommande problem, missade kundservicemöjligheter, etc.
• Onlinerecensioner och klientfeedbacksrapporter för att identifiera teamvinster och leta efter förbättringsområden.

Genom att automatisera dessa rapporter kan du spendera mer tid på att vidta åtgärder – oavsett om det är att samla ditt team för att fira en stor vinst, arbeta med en teamledare för att fixa en läckande process eller besluta att ta bort en tjänst som är impopulär.

Hur skalar du en WordPressbyrå?

Det finns mycket du måste göra för att starta en WordPressbyrå. Men när du har gått igång din väloljade maskin är det dags att verkligen vrida upp farten.

Titta bara på Kinsta. Bytet från en webbutvecklingsbyrå i 2013 till hanterad WordPresshosting krävde mycket mod.

Men här är de: ett ständigt växande företag förbi sjusiffrigt värde samtidigt som de konstant upprätthåller de kvalitetsprodukter som kunderna har kommit att känna och älska.

Det hände inte genom ren tur. Och detsamma kommer att vara sant för din egen WordPress-verksamhet.

När du är redo kan du skala din verksamhet på dessa sätt:

Skapa återkommande intäktsströmmar

Många WordPressbyråer hittar sin nisch genom att sälja webbutvecklingstjänster. Det enda problemet är att detta är en engångstjänst. Det kan göra det svårt att förutsäga intäkter och kan också leda till mycket bortkastad energi genom att ta nya kunder ombord hela tiden.

Med återkommande intäkter kan du dock få stor stabilitet och skala ditt kassaflöde.

Här är några vanliga sätt på vilka WordPressbyråer lägger till återkommande intäkter för sina företag:

• Webbplatsunderhåll
• Hanterad WordPresshosting
• Affiliatemarknadsföring
• Betalda informationsprodukter som kurser, webinarier, etc.
• WordPresstema- eller pluginutveckling

Det fina med några av dessa är att du inte behöver hantera processerna om du inte vill (som när du outsourcar underhållstjänster och debiterar dina kunder mellanskillnaden).

När det gäller de andra kommer du att skörda fördelarna med att bygga något som är klart genom en enda ansträngning. Medan du fortfarande måste stödja dina produkter och hålla dem uppdaterade, händer huvuddelen av arbetet i förskott.

Bli en innehållsgenereringsmaskin

Byråer borde inte vara ute och jaga kunder. Vid detta skede spelet bör kunderna strömma till för att arbeta med dig.

Det bästa sättet att få det att hända? Öka din synlighet online och auktoritet med högkvalitativt, handlingsbart, ständigt innehåll.

• Publicera blogginlägg minst två eller tre dagar i veckan.
• Publicera på sociala medier dagligen: gör det mindre om dig (ca 20%) och mer om att dela användbara tips och insikter från andra (ca 80%).
• Gästblogga på högprofilerade webbplatser där din publik och kollegor finns.
• Gör podcastframträdanden på relevanta shower (så här startar du en podcast med WordPress).
• Skapa nedladdningsvärda lead-magneter som sporrar dina besökare till handling.
• Bygg ett arkiv av långformigt innehåll, antingen skrivet eller video (live eller förinspelad).

Påverka med ditt innehåll och du kommer aldrig behöva leta efter kunder (eller affärspartners) igen.

Starta partnerskap

Med Facebookgrupper, webbforum, WordCamps, Slack-communities, och webbdesignkonferenser finns det ingen anledning att isolera dig själv när du har byggt ett företag runt WordPress.

Det finns så många möjligheter att skapa kontakter med andra i branschen och hitta en ny partner också! Så var inte rädd för att synas.

Du kan hitta någon att göra ett gemensamt webinarium eller en kurs med. Du kan träffa din favoritutvecklare och besluta att samarbeta med dem. Eller så kan du träffa en annan byråägare som vill dela hänvisningar eftersom era nischer inte överlappar med varandra.

Du vet aldrig vem du kan möta, hur ni kan hjälpa varandra, eller vad du kan lära dig av att spendera mer tid i WordPress-communityt.

Sammanfattning

Eftersom WordPress fortsätter att behålla sin enorma marknadsandel i webbplatsbyggarbranschen är just nu en fantastisk tidpunkt att starta en WordPressbyrå.

Det är viktigt att komma ihåg att en frilansande WordPress-verksamhet är väldigt annorlunda mot en byrå som erbjuder en komplett uppsättning tjänster och återkommande produkter.

Du kan inte bara trycka på en knapp och plötsligt meddela för världen att du nu driver en byrå. Det krävs mycket arbete på backenden innan du kan börja skörda frukterna av att vara en byråägare.

Du måste:

• Definiera ditt uppdrag så att du framgångsrikt kan hitta en plats för just dig.
• Välj tjänster som dina kunder faktiskt behöver och kommer blomstra från.
• Sätt rättvisa men konkurrenskraftiga priser som låter dig gå med vinst och öka din byrås tillväxt.
• Välj ett namn som skapar ett starkt och unikt intryck för din byrå.
• Bygg en webbplats som gör en del av försäljnings- och marknadsföringsarbetet åt dig.
• Hantera juridiken med att driva en byrå.
• Bygg ett team som kommer att stödja ditt uppdrag nu och i framtiden.
• Skapa en verktygslåda som låter dig arbeta snabbare och bättre än någonsin tidigare.
• Utveckla processer som gör att du kan skala verksamheten.
• Automatisera rapporter så du alltid håller dig alltid à jour med viktiga resultatmått för din byrå.

Om du blir överväldigad av allt detta kanske en WordPressbyrå inte är helt rätt för dig (vilket är helt okej).

Det finns vissa kunder som kommer att dras till byråer, men var tar resten vägen? Det kommer alltid att behövas WordPress-frilansare och boutiqueföretag för att tillhandahålla kostnadseffektiva och mer personliga tjänster som de kunderna vill ha.

Med det sagt, håll den här guiden till hands när du är redo att växa. Även om ditt mål inte är att bygga en fullskalig byrå, finns det en hel del strategier för att växa i den här guiden som du kan utnyttja även för en mindre WordPress-verksamhet.

Har du funderat på att starta en WordPress-byrå? Om inte, vad hindrar dig? Om du framgångsrikt byggt en, vad visade sig vara tuffare än du förväntade dig? Berätta i kommentarerna!