E-mail is nog altijd belangrijk. Zeker in een professionele setting waarbij de gemiddelde Amerikaanse werknemer 28% van de werkweek besteedt aan het lezen en versturen van e-mails.

Ondanks alternatieve manieren van communicatie, zoals Slack of andere samenwerkingstools, gebruikt 90% van de ondervraagde Amerikanen van 15 jaar en ouder nog altijd voornamelijk e-mail.

De conclusie: e-mail is nog steeds het belangrijkste communicatiemiddel op de werkvloer.

Overweeg je dus een bedrijf te starten, je eigen bureau, of te freelancen, dan is het hebben van het juiste professionele e-mailadres van essentieel belang.

In dit artikel leggen we uit waarom dit zo belangrijk is, geven we voorbeelden, en laten we zien hoe je een professioneel e-mailadres kan krijgen bij je eigen domein.

Aan de slag!

Waarom is het belangrijk om een professioneel e-mailadres te maken?

De kans is erg groot dat je regelmatig bestaande of potentiële klanten zult mailen. Dit is meestal de eerste fase van het netwerken en opbouwen van een werkrelatie.

Daarom is je e-mailadres een belangrijk onderdeel van het neerzetten van je merk. Deze wil je natuurlijk zo goed mogelijk maken en beschermen.

De eerste indruk die “[email protected]” maakt bij potentiële partners is niet iets waar je mee weg kan komen als freelancer of bureau.

Allereerst heeft de ontvanger geen idee van wie de mail komt, aangezien er geen normale naam in staat. Als tweede, zelfs bij een serieuzer e-mailadres zoals “[email protected]”, kunnen ontvangers je identiteit niet eenvoudig bevestigen.

Iedereen kan een Gmail of Hotmail adres maken met elke naam die ze willen. Hoe kan een potentiële klant dan zeker weten dat je bent wie je zegt dat je bent, als je e-mailadres dat niet bevestigt?

Wanneer klanten zien dat je niet bereid bent om te investeren in een professioneel e-mailadres, wek je de indruk dat je niet al te serieus bent over je onderneming. Daarom wil je een e-mailadres zoals [email protected] of [email protected]

Ideeën voor professionele e-mailadressen

Hieronder bespreken we een uitgebreide lijst met voorbeelden voor je zakelijke e-mailadres. De stijl van het precieze adres hangt af van de domeinnaam die je registreert voor je bedrijf.

Gebruik je de bedrijfsnaam voor je domeinnaam en je e-mailadres, dan moet je het combineren met je voornaam, achternaam, of initialen. Je kan ook je positie binnen het bedrijf gebruiken in je e-mailadres voor extra autoriteit.

Over het algemeen wil je iets waar tenminste je naam of initialen in voorkomen, en je moet het ook niet té ingewikkeld maken. Als je wel eens voor een groot bedrijf hebt gewerkt, dan heb je vast wel eens een dergelijke e-mailadres gehad.

Is je geregistreerde domeinnaam al je volledige naam of achternaam, dan hoef je het niet dubbelop te doen. Je kan een algemeen woord gebruiken, zoals ‘contact’ of ‘mail’, of gebruik je functie of initialen om een domeinnaam met een persoonsnaam af te maken.

De belangrijkste variabele binnen je zakelijke e-mail is de domeinnaam die je kiest. Als je als bedrijf serieus genomen wilt worden door andere bedrijven, dan is het minste wat je kan doen het registreren van een goede domeinnaam.

Zo maak je een professioneel e-mailadres wanneer je naam al in gebruik is

We hebben al allerlei voorbeelden en alternatieven genoemd voor het maken van een e-mailadres. Maar de meeste voorbeelden gaan er vanuit dat je je eigen naam of je bedrijfsnaam op een .com of ander betrouwbaar domein kan krijgen.

Zijn alle variaties en combinaties van je naam en initialen al in gebruik, en je bedrijfsnaam ook, geef het dan nog niet op.

De beste aanpak is het combineren van je bedrijfsnaam of eigen naam met je locatie.

Dit maakt het makkelijker voor mensen om je online te vinden, en tegelijkertijd versterkt het je SEO voor lokale zoekopdrachten en Google Business vermeldingen. Er is immers een goede reden dat er ook in 2020 nog altijd zoveel bedrijven een naam hebben als “Plaatsnaam + Loodgieters” of wat voor vakgebied dan ook.

Is je bedrijf niet gebonden aan een bepaalde locatie, of verwacht je binnenkort te gaan verhuizen, dan moet je wat creatiever worden.

Je kan beginnen met een mix van initialen en namen, of je naam of initialen toevoegen aan je bedrijfsnaam, en kijken of dat een beetje goed klinkt.

De gemiddelde Amerikaanse werknemer is 28% van de werkweek bezig met mailen... wat betekent dat een betrouwbaar e-mailadres essentieel is voor je bedrijf en merk 💻 Zo regel je dat ⬇️Click to Tweet

Wat is de beste optie voor professionele e-mailhosting

Je hebt inmiddels besloten dat je je eigen e-maildomein wil. Maar wat is de beste optie voor het hosten en beheren van je mails?

Er zijn allerlei verschillende opties, van mogelijkheden bij je hostingprovider tot een premium oplossing zoals G Suite, wat we hier bij Kinsta ook gebruiken.

G Suite

G Suite

Ons hele team krijgt betrouwbare e-mailadressen op basis van onze huisstijl, en tegelijkertijd behouden ze de UX van Gmail waar ze al aan gewend zijn.

En dat is nog maar het begin.

Waarom is G Suite de beste keuze voor je professionele e-mailadres?

Met de beste spamfilters, slimme zoekfuncties, intuïtieve, opgeruimde inboxen en uitgebreide mogelijkheden voor add-ons, is Gmail zonder twijfel één van de beste e-maildiensten die je kan vinden.

En het mooiste is dat je meer krijgt dan alleen e-mail. Zo krijgen al onze teamleden 30 Gigabyte aan opslag, en toegang tot geavanceerde functies binnen de hele Google suite met apps.

Verder kan je Google Hangouts Chat gebruiken als alternatief voor Slack, of je eigen workflows maken en uitbreiden via Google Apps Scripts. Lees ons speciale artikel over de voordelen van G Suite voor alle informatie.

Zo maak je een professioneel e-mailadres met G Suite

Het maken en registreren van je eerste professionele e-mailadres lijkt vaak moeilijker dan het daadwerkelijk is. Maar geen nood, als je het onderstaande proces stap voor stap volgt, is het eigenlijk best makkelijk.

Allereerst moet je een domeinnaam registreren, als je die nog niet hebt. Je hebt ook premium webhosting nodig met ondersteuning voor DNS.

Heb je al een domein en website, dan kan je meteen door naar stap drie.

1. Registreer je domeinnaam

Kies een betrouwbare domeinregistrar zoals Google Domains of Namecheap. Zoek een beschikbare .com, of een andere populair domein met een combinatie van je naam en/of bedrijfsnaam.

Begin vooral niet aan onbetrouwbare of flauwe domeinextensies zoals .biz en dergelijke. Nadat je een domeinnaam hebt gekozen, reken je af, en ben je vanaf nu de trotse bezitter van een gloednieuwe domeinnaam.

2. Maak een G Suite Business account

Ga naar G Suite en klik op “Get Started”. Daarna begint het proces om je te registreren.

G Suite aanmelding

G Suite aanmelding

Vul alle benodigde info in, waaronder aantal medewerkers, bedrijfsnaam en land. Het is belangrijk om hierbij het land te kiezen waar je bedrijf is geregistreerd.

Kies dus niet de VS alleen omdat je de taal op Engels wilt hebben.

Klik vervolgens op “Next Step”.

G Suite contact info

G Suite contact info

Vervolgens vul je je naam en bestaande e-mailadres in. Nadat je dat gedaan hebt klik je weer op “next step”.

G Suite domein

G Suite domein

Nu bevestig je dat je al een domein voor je bedrijf hebt. Mocht je dat nog niet gedaan hebben, dan kan je ook hier een domeinnaam registreren via Google Domains.

G Suite domeinnaam

G Suite domeinnaam

Heb je al wel een domeinnaam, dan vul je deze hier in en klik je op “Next step”.

G Suite account instellen

G Suite account instellen

Controleer nog eens dat het domein helemaal klopt, en klik op “Next Step” om te bevestigen.

G Suite nieuw e-mailadres gemaakt

G Suite nieuw e-mailadres gemaakt

Vervolgens maak je een gebruikersnaam en wachtwoord om het aanmaken van je G Suite account af te ronden. Klik op de Captcha en druk op “Agree and Continue” om verder te gaan.

Let op: Als je al een e-mailprovider hebt voor je professionele e-mail, let er dan op dat je de juiste gebruikersnaam invult.

Het pakket van G Suite controleren

Het pakket van G Suite controleren

G Suite account aangemaakt

G Suite account aangemaakt

Bevestig dat je het juiste betaalde pakket voor G Suite hebt gekozen voordat je doorgaat.

Als alles tot nu toe zonder problemen is gelukt, heb je nu een G Suite account aangemaakt.

3. Verifieer je G Suite domein

Nu je een gebruikersaccount hebt, kun je naar de Google Admin Account gaan en inloggen met je nieuwe gegevens.

Na het inloggen verschijnt er een tutorial voor het instellen van G Suite. Je zal beginnen met het verifiëren van je G Suite domein.

Verifiëren van een domein in G Suite

Verifiëren van een domein in G Suite

Klik op “Verify” om je opties voor het verifiëren van je domein te zijn.

Kiezen van een verificatiemethode voor G Suite

Kiezen van een verificatiemethode voor G Suite

De standaardoptie is het toevoegen van een TXT bestand aan de DNS gegevens van je zakelijke website. Het toevoegen van een TXT bestand zal je website of domein verder niet beïnvloeden.

Gebruik je Kinsta DNS, bekijk dan deze uitleg over het toevoegen van Google MX records in MyKinsta.

G Suite TXT record

G Suite TXT record

Na het selecteren van de TXT optie, zal Google automatische een code aanmaken die begint met google-site-verify. Klik op “Copy” om de code naar je klembord te kopiëren.

Nu moet je naar de DNS tool van je hostingprovider gaan in een ander tabblad of venster. Sluit de G Suite tab niet.

Bestaande Kinsta klanten kunnen hiervoor de Kinsta DNS tool gebruiken.

Kinsta DNS

Kinsta DNS

Klik op “Een nieuw DNS record toevoegen” bovenaan de pagina. Je zou nu een nieuw tabblad moeten zien waar je een record kan toevoegen.

In het “Type” dropdown menu selecteer je nu “TXT”.

Kopieer en plak de verificatiecode en druk op “DNS record toevoegen”.

Toevoegen van een TXT record

Toevoegen van een TXT record

Nadat je klaar bent ga je terug naar het tabblad in G Suite.

Verifiëren van je domein

Verifiëren van je domein

Scroll naar beneden en klik op “Verify my domain” om het proces af te ronden.

Let op: het kan een paar minuten duren voordat de DNS records gevonden kunnen worden, dus het kan even duren voordat Google de verificatie bevestigt.

4. Toevoegen van G Suite gebruikers

Ben je niet de enige medewerker binnen je bedrijf, dan kan je het beste meteen andere gebruikers toevoegen. Vooral als je al een andere e-mailservice gebruikt voor je mails.

Maken van nieuwe G Suite gebruikers

Maken van nieuwe G Suite gebruikers

Klik op “Create Accounts” om verder te gaan.

Toevoegen van nieuwe G Suite gebruikers

Toevoegen van nieuwe G Suite gebruikers

Vul een naam en gebruikersnaam in en klik op “Add New User”.

Dit proces herhaal je voor al je medewerkers.

Heeft je bedrijf al e-mailadressen, zorg er dan voor dat de gebruikersnamen precies overeenkomen.

5. Activeer Gmail voor je G Suite account

De laatste stap is het activeren van Gmail voor je G Suite accounts

Activeren van Gmail

Activeren van Gmail

Klik op “Activate”.

G Suite MX Records

G Suite MX Records

Op de pagina zal je de volgende MX vermeldingen zien:

Je zal een nieuw tabblad moeten openen en naar de DNS tool van je host gaan, of het tabblad met DNS tool van eerder opnieuw openen.

Meestal zal je handmatig moeten knippen en plakken, tenzij je bij Kinsta zit. Aangezien we zelf ook groot fan van G Suite zijn, hebben we een oplossing gemaakt waarmee onze klanten dit met één klik op de knop regelen.

Ga naar de Kinsta DNS via MyKinsta en klik bovenaan op “Gmail MX records toevoegen” bovenaan.

Voeg eenvoudig MX records toe via MyKinsta

Voeg eenvoudig MX records toe via MyKinsta

De MX records zijn altijd hetzelfde, net als bij nameservers, dus je hoeft niks te veranderen. Klik op de knop “5 records toevoegen”.

Gmail MX records bevestiging

Gmail MX records bevestiging

Aangezien het even kan duren voordat de veranderingen doorgevoerd worden, kan je het beste even een kopje thee of koffie halen voordat je verder gaat.

Alternatieve methode voor andere hosts

Heb je een andere host, dan moet je je DNS tool gebruiken, bijvoorbeeld door in te loggen op je cPanel en de DNS Zone Editor te openen.

Selecteer het relevante domein en klik op “Add Record”, waarna een nieuw venster opent.

Vul de relevante prioriteit in en plak de bestemming in het veld. Controleer dat alles klopt en druk op “Add Record” om af te ronden. Herhaal dit voor de vier andere MX bestemmingen.

Heeft je host standaard e-mail ingeschakeld staan, dan moet je mogelijk de bestaande MX records verwijderen.

Nadat alles klaar is ga je terug naar het G Suite tabblad en scrol je naar beneden. Daar druk je op de knop “Activate”.

Activeren van Gmail in G Suite

Activeren van Gmail in G Suite

Dit zal een momentje duren. Wacht dus eerst even een paar minuten, mocht er dan nog niks gebeuren, druk dan op “Retry Activation”.

Nadat de veranderingen online staan, zal Google de MX records vinden en je het laatste scherm tonen.

G Suite zakelijke e-mail afgerond

G Suite zakelijke e-mail afgerond

Je bent nu klaar met het instellen van je zakelijke e-mailadres via G Suite, en kunt inloggen op Gmail om met je e-mail aan de slag te gaan.

Het enige dat je nog moet doen is testen dat je zakelijke mail goed werkt.

7. Test je e-mailadres

Aangezien Google alles heeft bevestigd, is deze stap niet per se noodzakelijk.

Maar het is wel de snelste manier om je nieuwe e-mailadres eens uit te proberen.

Open één van je andere e-mailaccounts, het maakt niet uit of dat Gmail, Outlook of AOL is. Maak een nieuw mail en voer je nieuwe zakelijke mailadres in bij “To”.

Maak een willekeurig onderwerp aan, zoals “Eerste mail” en verstuur de mail.

Ga nu weer naar Gmail en log in met je G Suite gegevens.

Testen van je nieuwe Gmail adres

Testen van je nieuwe Gmail adres

Als alles goed gegaan is, zie je nu de testmail van je andere account.

Zoek je een hostingoplossing die je concurrentievoordeel geeft? Kinsta zorgt ervoor met ongelofijke snelheden, topbeveiliging en auto-scaling. Bekijk onze pakketten

Je kan ook nog even een mail terugsturen om te controleren dat ook het verzenden van de mail goed gaat en dat bijvoorbeeld de juiste naam bij de afzender staat.

Zo ontvang je e-mails op je professionele e-mailadres in je desktop of in mobiele apps

In dit deel zullen we je kort uitleggen hoe je verschillende apps kan gebruiken voor je nieuwe zakelijke e-mail.

Instellen van je nieuwe G Suite e-mail in Mail for Windows 10

Gebruik je liever de Windows 10 Mail app in plaats van je browser, dan gaat dat heel soepel.

Heb je nog geen e-mailaccount ingesteld, dan hoef je alleen maar de app te openen. Deze zal je automatisch vragen voor “Add an account”.

Heb je al wel een actief mailadres, log dan uit en klik op de link “Add new account” om een nieuw account toe te voegen.

Windows Mail: voeg Google account toe

Windows Mail: voeg Google account toe

Vervolgens klik je op “Google” en log je in met je G Suite gegevens.

Google zal je vragen om te bevestigen dat Windows toegang krijgt.

Google integratie

Google integratie

Scrol naar beneden en klik op “Allow” om toestemming te geven.

Nadat je dat gedaan hebt zal je e-mails kunnen lezen en versturen vanuit de Windows 10 Mail app.

G Suite e-mail in Windows Mail

G Suite e-mail in Windows Mail

De setup is nu klaar en je hoeft verder niks meer te doen.

Instellen van je nieuwe G Suite e-mail op een Mac

Als je niet je browser wilt gebruiken voor Gmail, kan je eenvoudig je nieuwe G Suite e-mailadres toevoegen aan de Mail app.

Open om te beginnen je Mail programma. Klik vervolgens bovenaan op “Mail” om de belangrijkste voorkeuren uit te klappen.

Selecteer “Add Account”, kies “Google” en klik op “Continue” om door te gaan.

Vanaf daar is het een eenvoudig activeringsproces.

Toevoegen van Gmail aan Mail app

Toevoegen van Gmail aan Mail app

Als je wilt, kan je zelfs selecteren welke apps moeten synchroniseren met het account, dus niet alleen Mail, maar bijvoorbeeld ook je agenda en notities.

Je kan nu e-mails ontvangen en versturen vanaf je nieuwe adres door de Mail app te gebruiken.

Zo gebruik je je professionele e-mailadres op mobiele apparaten

Aangezien je je e-mailadres via G Suite hebt aangemaakt, is het openen op je smartphone vrij eenvoudig.

Gebruik de officiële Gmail app

Als je de Gmail app nog niet gebruikt, kun je deze downloaden (beschikbaar voor zowel iOS als Android), en inloggen met je nieuwe G Suite gegevens. Eitje toch?

Gebruik je de app al met een ander adres, dan zal je je nieuwe zakelijke mail-account eraan moeten toevoegen.

Dit doe je door de Gmail app te openen op je telefoon.

Op Android apparaten klik je vervolgens op het hamburger-menu om het menu uit te klappen, en klik je daarin onderaan op “Settings”.

Gmail App settings – add account

Gmail App settings – add account

Vanaf daar hoef je alleen nog maar op de link “Add account” te klikken.

Gmail App login

Gmail App login

Vervolgens klik je op de knop “Google” om de Google Account inlogpagina te openen.

Wellicht moet je nog de pincode van je smartphone intoetsen voor je door kunt gaan.

Zie je de pagina “Set up email”, log dan in met je G Suite account.

En klaar alweer.

Op een iPhone is het ongeveer hetzelfde. Druk op je thumbnail bovenaan rechts in de Gmail app.

Toevoegen van een nieuwe e-mailadres in Gmail (iOS)

Toevoegen van een nieuwe e-mailadres in Gmail (iOS)

Je zal nu een nieuw venster zien waarbij je moet kiezen voor “Add another account”:

Toevoegen van een nieuwe e-mailaccount in Gmail (iOS)

Toevoegen van een nieuwe e-mailaccount in Gmail (iOS)

Je zou nu de mogelijkheid moeten krijgen om je nieuwe zakelijke e-mailadres toe te voegen door Google als optie te kiezen:

Toevoegen van een Gmail adres aan iOS

Toevoegen van een Gmail adres aan iOS

Maar wat als je niet de Gmail app wil gebruiken, maar liever de standaard mail app op je apparaten? Dan voeg je zo je zakelijke e-mailadres toe.

Bij de standaard Android e-mail app

Om je Gmail adres vanuit de standaard “Mail” app op je Android telefoon te gebruiken, moet je eerst naar de instellingen voor accounts gaan.

Android – add account

Android – add account

Vervolgens klik je op “Add account” en selecteer je “Mail” of “Email” (Email is standaard bij Samsung telefoons).

Samsung Email – add account

Samsung Email – add account

Als laatste selecteer je Gmail/G Suite en log je in met je nieuwe G Suite gegevens.

Samsung Email – G Suite

Samsung Email – G Suite

Na het inloggen zal je e-mails en meldingen gaan ontvangen.

Via de Mail app op iOS apparaten

Op iPhones doe je ongeveer hetzelfde.

Wachtwoord en accounts bij iOS

Wachtwoord en accounts bij iOS

Open het menu “Passwords & accounts” in de algemene instellingen in iOS.

Een nieuw account toevoegen (iOS)

Een nieuw account toevoegen (iOS)

Klik op “Add Account” en selecteer Google:

Toevoegen van een nieuw e-mailaccount in iOS

Toevoegen van een nieuw e-mailaccount in iOS

Log in en wacht tot de Mail app je inlog verifieert.

Vervolgens kan je andere dingen instellen, zoals contacten, en het nieuwe account opslaan.

Je kan nu je professionele G Suite e-mailadres gebruiken op je iOS apparaten.

Wil je je bedrijf er in één klap professioneler uit laten zien? 💡Voeg een custom e-mailadres toe met deze eenvoudige uitleg⚡️Click to Tweet

Samenvatting

Het instellen van een zakelijk e-mailadres is de basis van je toekomstige zakelijke communicatie. Je kan je e-mailadres instellen via een traditionele host en het bijbehorende cPanel dashboard. Of je kan voor managed hosting kiezen en je G Suite account in een paar klikken integreren.

Probeer niet al te lang na te denken over het precieze mailadres, maar let er wel op dat het je echte naam of initialen bevat, en je kan aan de slag. Dat is uiteindelijk het belangrijkste!


Als je dit artikel leuk vond, dan ga je Kinsta’s WordPress hosting platform ook heel erg leuk vinden! Of het nu gaat om het versnellen van je website of de 24/7 support van ons ervaren WordPress-team. Onze door Google Cloud aangedreven infrastructuur is gericht op automatische schaalbaarheid, prestaties en beveiliging. Laat ons jou het Kinsta verschil tonen! Bekijk onze pakketten