Zo krijg je een professioneel e-mailadres met een aangepast domein

E-mail is springlevend. Vooral in een professionele omgeving waar de gemiddelde Amerikaanse werknemer 28% van zijn werkweek besteedt aan het lezen, beantwoorden en verzenden van e-mails.

Ondanks alternatieve communicatiemiddelen zoals Slack of andere samenwerkingstools, gebruikt 90% van de ondervraagde Amerikanen ouder dan 15 nog steeds actief e-mail.

Hier komt het op neer: e-mail is het belangrijkste communicatiekanaal op de werkplek.

Dus als je overweegt een bedrijf, je eigen bureau of freelancen te starten, is het hebben van het juiste professionele e-mailadres essentieel.

In dit artikel bespreken we waarom dit belangrijk is, geven we voorbeelden en laten we je zien hoe je een professionele e-mail kunt krijgen met een aangepast domein.

Laten we beginnen!

Liever kijken naar de video versie?

Waarom is het belangrijk om een professioneel e-mailadres aan te maken?

De kans is enorm groot dat je regelmatig potentiële en bestaande klanten mailt. Het is vaak de eerste fase van online netwerken en het opbouwen van een relatie.

Dat maakt je e-mailadres tot een cruciaal onderdeel van je merk, dat je zoveel mogelijk moet beschermen en verbeteren.

Als freelancer of bedrijfseigenaar kun je je de eerste indruk die een e-mailadres als “[email protected]” geeft niet veroorloven.

Ten eerste is het moeilijk om in één oogopslag correct te beoordelen van wie de e-mail afkomstig is. Ten tweede, zelfs met een serieuzere e-mail zoals “[email protected]”, hebben je e-mailontvangers geen makkelijke manier om je identiteit te bevestigen.

Iedereen kan een Gmail of Outlook adres maken met elke naam. Hoe kan een potentiële klant bevestigen dat je bent wie je zegt dat je bent, tenzij je e-mailadres dat ondersteunt?

Als je niet bereid bent te investeren in een professioneel e-mailadres, geeft dit aan dat je je bedrijf niet erg serieus neemt. Daarom wil je een e-mailadres zoals [email protected] of [email protected].

Ideeën voor professionele e-mailadressen

Hieronder behandelen we een uitgebreide lijst met voorbeelden voor je zakelijke e-mailadres. De stijl van het e-mailadres dat je moet kiezen, hangt af van de domeinnaam die je voor je bedrijf hebt geregistreerd.

Als je de bedrijfsnaam gebruikt voor de domeinnaam en je e-mailadres, moet je deze mixen en matchen met je voornaam, achternaam of initialen. Je kunt je positie in het bedrijf ook aangeven in het e-mailadres als je de extra autoriteit nodig hebt.

• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])

Over het algemeen is alles dat je echte naam of initialen bevat goed genoeg, en het is niet nodig om dingen te ingewikkeld te maken. Als je ooit voor een groot bedrijf hebt gewerkt, is de kans groot dat je zo’n e-mail hebt gehad.

Als je geregistreerde domeinnaam je volledige naam of achternaam is, hoef je dit niet te verdubbelen. Je kunt een opvulwoord gebruiken zoals contact of e-mail, of je kunt je positie of initialen gebruiken om het e-mailadres van een persoonlijke naamdomein af te ronden.

• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])
• [email protected] (bijvoorbeeld [email protected])

De belangrijkste variabele in je zakelijke e-mail is de domeinnaam die je kiest. Als je als bedrijf serieus genomen wilt worden door andere bedrijven, is het minste wat je kunt doen de juiste domeinnaam registreren.

Zo maak je een professioneel e-mailadres als je naam al bezet is

We hebben veel templates en alternatieven behandeld die je zou kunnen gebruiken om een ​​e-mailadres te bedenken. Maar de meeste vertrouwen erop dat je je naam of je bedrijfsnaam op een .com of ander zeer vertrouwd domein kunt krijgen.

Als alle variaties van je volledige naam en initialen, evenals je bedrijfsnaam, bezet zijn, geef de hoop dan niet op.

De beste aanpak is om je bedrijfsnaam of naam te combineren met je locatie.

Dit maakt het niet alleen makkelijk voor mensen om je online te vinden, maar indirect helpt het je website ook met SEO voor lokale zoekopdrachten en Google Business vermeldingen. Er is een reden waarom zoveel bedrijven “Je stad + Loodgieter” en andere variaties worden genoemd, zelfs in 2022.

Als je bedrijf niet op een locatie is gebaseerd en je zult niet lang in je huidige stad blijven, dan moet je een beetje creatief zijn.

Je kunt beginnen met het mixen en matchen van initialen en je namen, of je naam of initialen toevoegen aan je bedrijfsnaam en kijken hoe die voor jou klinken.

Wat is de beste optie voor professionele e-mailhosting?

Oké, dus je hebt gekozen voor een aangepast e-maildomein. Maar wat is de beste optie om je e-mails te hosten en af ​​te handelen?

Je hebt verschillende opties, van het gebruik van de opties die bij je hostingprovider zijn geleverd tot het kiezen voor een premium oplossing zoals Google Workspace (voorheen G Suite), wat we hier bij Kinsta gebruiken.

Ons hele team krijgt betrouwbare, merkgebonden e-mailadressen, maar ze mogen ook de vertrouwde UX van Gmail behouden voor hun zakelijke communicatie.

En dat is het topje van de ijsberg.

Waarom is Google Workspace de beste keuze voor professionele e-mailadressen?

Met de beste spamfilters in zijn klasse, slim zoeken, een intuïtieve en opgeruimde inbox ervaring en uitgebreide add-on integraties, is Gmail een van de beste e-mailservices die er zijn.

En het beste is dat we zoveel meer krijgen dan alleen e-mail. Al onze teamleden krijgen 30 gigabyte aan opslagruimte en toegang tot geavanceerde features in de hele Google suite met cloud apps.

Je kunt Google Hangouts Chat ook gebruiken als alternatief voor Slack, of zelfs aangepaste workflows uitbreiden en maken met Google Apps Scripts. Lees ons speciale bericht over de voordelen van Google Workspace voor meer diepgaande informatie.

Zo maak je een professioneel e-mailadres met Google Workspace

Het maken en registreren van je eerste professionele e-mailadres kan overweldigend lijken. Maar het wordt een eenvoudig proces als je het stap voor stap opsplitst.

Ten eerste, als je nog geen domeinnaam hebt, moet je er een registreren. Je hebt ook premium webhosting met DNS support nodig.

Als je al een domein en een website hebt, kun je direct doorgaan naar stap drie.

1. Registreer je domeinnaam

Kies een betrouwbare domeinregistrar zoals Google Domains of Namecheap. Zoek naar een beschikbaar .com, .co of ander populair domein met een combinatie van je volledige naam of je bedrijfsnaam.

Blijf uit de buurt van niet-vertrouwde of goedkope domeinen zoals .biz en andere. Nadat je je domeinnaam hebt gekozen, ga je naar afrekenen en ben je de trotse eigenaar van een nieuwe domeinnaam.

2. Maak je Google Workspace Business account aan

Ga eerst naar Google Workspace en klik op de “Get Started” knop. Zodra je dat hebt gedaan, start je het aanmeldingsproces.

Vul de vereiste basisinformatie in, inclusief je aantal werknemers, je bedrijfsnaam en je land. Het is belangrijk om het land te kiezen waar je bedrijf is geregistreerd.

Kies niet voor de Verenigde Staten omdat je wilt dat de taal Engels is.

Klik op “Next Step” om verder te gaan.

De volgende stap is het invullen van je naam en bestaand e-mailadres. Als je klaar bent, klik je op de “next step” knop.

Bevestig vervolgens of je al een domein voor je bedrijf hebt. Als dat niet het geval is, kun je er een registreren bij de Google Domain registrar voordat je doorgaat.

Als je al een domein hebt, vul je het domein in en klik je op “Next Step” om verder te gaan.

Controleer nogmaals of het domein correct is en klik op “Next Step” om je selectie te bevestigen.

Maak ten slotte een gebruikersnaam en wachtwoord om je Google Workspace account te voltooien. Controleer de Captcha en druk op de “Agree And Continue” knop om door te gaan naar de volgende stap.

Opmerking: Als je al een bestaande e-mailprovider voor professionele e-mail hebt, zorg er dan voor dat je de juiste gebruikersnaam invoert.

Bevestig dat je het juiste betalingsplan voor Google Workspace hebt gekozen voordat je doorgaat.

Als je ons tot nu toe probleemloos hebt gevolgd, heb je met succes je Google Workspace account gemaakt.

3. Verifieer je Google Workspace domein

Nu je een gebruiker hebt gemaakt, ga je naar de Google Admin Console en log je in met je nieuwe inloggegevens.

Nadat je bent ingelogd, is er een tutorial die je helpt bij het instellen van Google Workspace. Je begint met het verifiëren van je Google Workspace domein.

Klik op de “Verify” knop om je opties voor domeinverificatie te openen.

De standaardoptie is het toevoegen van een TXT record aan de DNS records van je bedrijfssite. Het toevoegen van het TXT record aan je DNS heeft op geen enkele manier invloed op je website of domein.

Nadat je de TXT optie hebt geselecteerd, genereert Google een code die begint met google-site-verify. Klik op de “Copy” knop om de code naar je klembord te kopiëren.

Nu moet je in een nieuw tabblad of venster naar de DNS tool van je hostingprovider gaan. Sluit het Google Workspace tabblad niet.

Bestaande Kinsta klanten moeten de Kinsta DNS tool gebruiken.

Klik op de “Add a New DNS Record” knop bovenaan de pagina. Dat zou een nieuw tabblad moeten openen waar je een record kunt toevoegen.

Selecteer “TXT” in het “Type” dropdown menu.

Kopieer en plak de verificatiecode in en druk op de “Add DNS Record” knop.

Als je klaar bent, keer je terug naar het tabblad met de aanmeldingspagina van Google Workspace erin.

Scrol naar de onderkant van de pagina en klik op de “Verify my domain” knop om de verificatie te voltooien.

Let op: Het kan enkele minuten duren voordat de DNS records live zijn, dus het zal even duren voordat Google de authenticatie kan voltooien.

4. Google Workspace gebruikers toevoegen

Als je niet de enige werknemer in je bedrijf bent, is dit het beste moment om de andere gebruikers toe te voegen. Zeker als je al een andere e-mailservice gebruikt om e-mails af te handelen.

Klik op de “Create Accounts” knop om door te gaan.

Vul de naam en gebruikersnaam in en klik op de “Add New User” knop.

Herhaal dit voor al je medewerkers.

Als je bedrijf al e-mailadressen heeft, zorg er dan voor dat elke gebruikersnaam exact overeenkomt met de bestaande.

5. Activeer Gmail voor je Google Workspace account

De laatste stap is het activeren van Gmail voor je Google Workspace accounts.

Klik op de “Activate” knop om door te gaan naar de volgende stap.

Op de pagina zie je de volgende MX records:

• aspmx.l.google.com / priority = 1
• alt1.aspmx.l.google.com / priority = 5
• alt2.aspmx.l.google.com / priority = 5
• alt3.aspmx.l.google.com / priority = 10
• alt4.aspmx.l.google.com / priority = 10

Je moet een nieuw tabblad openen en naar de DNS tool van je host gaan, of het DNS tooltabblad van eerder opnieuw openen.

Normaal gesproken zou je handmatig moeten kopiëren en plakken, maar niet met Kinsta. Omdat we grote fans zijn van Google Workspace, hebben we een oplossing met één klik gemaakt om onze klanten te helpen dit snel in te stellen.

Ga gewoon naar Kinsta DNS via MyKinsta en klik op de “Add Gmail MX Records” knop bovenaan de pagina.

De MX records zijn, net als nameservers, hetzelfde, ongeacht de gebruiker, dus je hoeft niets te wijzigen. Druk op de “Add 5 records” knop om verder te gaan.

Aangezien het enige tijd kan duren voordat de wijzigingen van kracht worden, kun je een koffie of theepauze nemen voordat je verdergaat.

Alternatieve methode voor andere hosts

Voor andere hosts moet je toegang hebben tot je DNS tool, bijvoorbeeld door in te loggen op je cPanel en DNS Zone Editor te openen.

Selecteer het juiste domein en klik vervolgens op de “Add Record” knop om een ​​nieuw venster te openen.

Vul de juiste prioriteit in en kopieer en plak de bestemming. Controleer nogmaals of alles correct is en klik op “Add Record” om te voltooien. Herhaal het proces voor de vier alternatieve MX bestemmingen.

Als je host e-mail standaard heeft ingeschakeld, moet je mogelijk bestaande MX records verwijderen.

Als je klaar bent, keer je terug naar het aanmeldingstabblad van Google Workspace, scrol je naar de onderkant van de pagina en druk je op de “Activate” knop.

Het duurt even om te verifiëren. Als het de nieuwe records in eerste instantie niet detecteert, geef het dan een paar minuten en druk vervolgens op de “Retry Activation” knop.

Zodra de wijzigingen live gaan, vindt Google de MX records en brengt je naar het laatste scherm.

Je bent nu klaar met het instellen van je professionele e-mailadres via Google Workspace en kunt inloggen via Gmail om e-mails te openen en te verzenden.

Het enige dat je nu nog hoeft te doen, is testen of je nieuwe professionele e-mailadres werkt.

7. Test je e-mailadres

Aangezien Google heeft bevestigd dat je de MX records correct hebt ingevoerd, is dit technisch gezien geen noodzakelijke stap.

Maar het is de snelste manier om je nieuwe merk e-mail uit te proberen in de Gmail inbox.

Open een ander e-mailaccount, Gmail, Outlook, AOL, het maakt niet uit. Stel een nieuwe e-mail op en voer je nieuwe e-mailadres in het “To” veld in.

Schrijf een willekeurig onderwerp zoals “Eerste e-mail” en verzend het.

Ga nu naar Gmail en log in met je Google Workspace inloggegevens.

Als je alles goed hebt gedaan, zou je de test e-mail die je vanuit je andere account hebt verzonden in je inbox moeten zien.

Je kunt ook proberen een e-mail andersom op te stellen en te verzenden om te bevestigen dat je ook zonder problemen e-mails kunt verzenden.

Zo ontvang je e-mails naar je professionele e-mail in desktop-/mobiele apps

In dit gedeelte zullen we snel bespreken hoe je verschillende apps kunt instellen met je nieuwe professionele e-mail.

Je nieuwe Google Workspace e-mail instellen in Mail voor Windows 10

Als je liever je Windows 10 Mail app gebruikt in plaats van je browser, is het eenvoudig om dit in te stellen.

Als je nog geen e-mailaccount hebt ingesteld, hoef je alleen maar de app te openen. Je wordt automatisch gevraagd om “Add an account.”

Als je al een actieve account hebt, log je uit en klik je op de “Add new account” link.

Klik vervolgens op de “Google” knop en log in met je Google Workspace inloggegevens.

Google zal je vragen om te bevestigen dat je Windows toegang tot de data geeft.

Scrol gewoon naar beneden en klik op “Allow.”

Zodra je dat hebt gedaan, kun je e-mails lezen en verzenden vanuit de Windows 10 Mail app.

De installatie is voltooid en je hoeft verder niets te doen.

Je nieuwe Google Workspace e-mail instellen op een Mac

Als je geen toegang wilt tot de Gmail webapp via je browser, kun je eenvoudig je nieuwe Google Workspace e-mailadres toevoegen aan de Mail app.

Open eerst je Mail applicatie. Klik vervolgens op de “Mail” optie in het bovenste menu om de belangrijkste voorkeuren uit te vouwen.

Selecteer de “Add Account” optie, kies “Google” en klik vervolgens op continue.

Vanaf dat moment start je het eenvoudige activeringsproces.

Als je wilt, kun je nu zelfs selecteren welke apps je wilt synchroniseren met het account, niet alleen Mail, maar ook je Calendar en Notes.

Je kunt nu e-mails verzenden en ontvangen vanaf je nieuwe adres via de Mail app.

Zo gebruik je je professionele e-mailadres op mobiele apparaten

Omdat je je e-mailadres hebt ingesteld via Google Workspace, is het heel eenvoudig om het op je mobiele telefoon te openen.

De officiële Gmail app gebruiken

Als je de Gmail app nog niet gebruikt, die beschikbaar is voor zowel iOS als Android, download deze dan en log in met je nieuwe Google Workspace inloggegevens. Koud kunstje.

Als je het al met een ander adres gebruikt, moet je je nieuwe professionele e-mailadres eraan toevoegen.

Open hiervoor je Gmail app op je telefoon.

Druk op Android devices op het hamburgerpictogram om het menu uit te vouwen, scrol naar beneden en klik op “Settings”.

Vanaf hier hoef je alleen maar op de “Add account” link te klikken.

Klik vervolgens op de “Google” knop om de inlogpagina van het Google account te openen.

Mogelijk moet je de pincode van je smartphone invoeren voordat je verder kunt gaan.

Zodra je de “Set up email” pagina ziet, log je in met je Google Workspace account.

Dat is alles.

Als je een iPhone gebruikt, zijn de stappen vrij vergelijkbaar. Tik op je thumbnail in de rechterbovenhoek van de Gmail app.

Er verschijnt een nieuw venster waarin je de Add another account” optie moet kiezen op:

Je zou nu de mogelijkheid moeten hebben om je nieuw aangemaakte professionele e-mailadres toe te voegen. Kies hier gewoon Google als je voorkeursoptie:

Wat als je niet de Gmail app wilt gebruiken, maar de standaard mail app op je apparaten? Goed, hier is hoe je je professionele e-mailadres eraan kunt toevoegen.

De standaard Android e-mailapp gebruiken

Om toegang te krijgen tot je Gmail e-mailadres vanuit de standaard “Mail” app op je Android telefoon, moet je eerst naar de accountinstellingen gaan.

Tik vervolgens op de “Add account” optie en selecteer de “Mail” of “E-mail” applicatie (e-mail is de standaard voor Samsung telefoons).

Selecteer ten slotte Gmail/Google Workspace en log in op je nieuwe Google Workspace account.

Nadat je bent ingelogd, ontvang je e-mails en meldingen van je pro adres.

De Mail app gebruiken op iOS apparaten

Op iPhones zou je ook hetzelfde proces volgen.

Open het Passwords & Accounts menu in de algemene iOS instellingen.

Tik op de “Add Account” optie en selecteer Google:

Voltooi je login en wacht tot de Mail app je login verifieert.

Selecteer ten slotte aanvullende instellingen zoals contacten en adresboek en sla het nieuwe account op.

Je hebt nu toegang tot je professionele e-mailadres van Google Workspace vanaf je iOS apparaten.

Samenvatting

Het opzetten van een professioneel e-mailadres is als het leggen van de fundering voor je toekomstige zakelijke communicatie. Je kunt ervoor kiezen om je e-mailadres in te stellen via een traditionele host en hun cPanel dashboard. Of je kiest voor managed WordPress hosting en integreert je Google Workspace account in een paar klikken.

Het belangrijkste is dat je niet geobsedeerd raakt door je e-mailadres, zorg ervoor dat het je echte naam of initialen bevat en laat je bedrijf beginnen. Dat is het belangrijkste!