Nachdem du viel Zeit damit verbracht hast, eine grundsolide E-Mail-Liste zu erstellen und den perfekten Newsletter für deine Abonnenten zu erstellen, vertraust du darauf, dass deine E-Mails im Web auch ankommen und jedes Mal, wenn du auf „Senden“ klickst, in den Posteingang gelangen.
Was du vielleicht nicht weißt, ist, dass es hinter den Kulissen jemanden gibt, der hart daran arbeitet, sicherzustellen, dass deine Abonnenten deine E-Mails tatsächlich erhalten. Dieser Jemand ist ein E-Mail-Zustellbarkeitsmanager.
Im einfachsten Fall ist ein Email Deliverability Manager eine Person, die sicherstellt, dass Ihre E-Mails zugestellt werden. Im Gegensatz zu persönlichen E-Mails ist das Versenden von kommerziellen E-Mails etwas komplexer.
Spamfilter, Blacklists, alte E-Mail-Adressen und veraltete Listen können alle Ihre E-Mail-Zustellbarkeitsrate beeinflussen und verhindern, dass Ihre Nachrichten Ihre E-Mail-Liste erreichen.
Ein E-Mail Zustellbarkeitsmanager ist eine seltene Art, da die meisten Unternehmen einfach ihren eigenen Versand an größere E-Mail-Unternehmen wie SendGrid oder Mailjet oder Amazon SES auslagern.
Bei MailPoet haben wir eine eigene E-Mailing-Infrastruktur – den MailPoet Sending Service – eingerichtet, um unser Plugin zu unterstützen, und verfügen über einen eigenen Email Zustellbarkeitsmanager. Diese Rolle ist für uns nicht nur eine Person, sondern wird in drei Gruppen aufgeteilt: Ingenieure, Support und ein Dritter, Postmastery, und stellt sicher, dass die besten Praktiken eingehalten werden.
Indem wir diese Position intern behalten, haben wir mehr Kontrolle über unsere E-Mail-Zustellbarkeit und sind in einer besseren Position, um unseren Kunden zu helfen, Emails an ihre Abonnenten zu senden.
Da es online nicht viele Informationen darüber gibt, was E-Mail-Zustellbarkeitsmanager tun, werden wir untersuchen, warum E-Mail-Zustellbarkeit wichtig ist und wie unser E-Mail-Zustellbarkeitsmanagement MailPoet-Kunden die Gewissheit gibt, dass ihre E-Mails tatsächlich ihr Ziel erreichen.
Was ist E-Mail-Zustellbarkeit?
Bevor wir uns mit dem Thema E-Mail-Zustellbarkeits-Manager beschäftigen, möchte ich darüber sprechen, was E-Mail-Zustellbarkeit ist und warum sie für Geschäftsinhaber von entscheidender Bedeutung ist.
Die E-Mail-Zustellbarkeit misst den Prozentsatz der E-Mails von Kampagnen, die zugestellt wurden. Wenn Sie beispielsweise 100 E-Mails versenden, möchten Sie idealerweise, dass alle 100 Ihre Abonnenten erreichen – das ist eine 100%ige E-Mail-Zustellbarkeit.
Aber manchmal gehen die Dinge schief.
Spamfilter und Blacklists können deine E-Mails in die Tiefen des Internets treiben und nie wiedergesehen werden. Eine Reihe weiterer Faktoren können die Zustellrate von E-Mails beeinflussen, darunter der Spam-Score des Servers, der Ihre E-Mails versendet, Spam-Beschwerden von Empfängern oder die Aufnahme einer „honey pot address“ in Ihre E-Mail-Liste.
Tautvidas Sipavičius, CTO bei MailPoet, nennt die häufigsten Gründe, warum E-Mails nicht zugestellt werden können:
- Die Adresse des Kunden ist falsch konfiguriert, so dass ein E-Mail-Dienstleister (ESP) keine E-Mails in seinem Namen versenden kann.
- Der Kunde sendet E-Mails an nicht vorhandene Adressen oder volle Posteingänge, so dass er E-Mails nicht annehmen kann.
- Der Kunde missbraucht den Service, indem er Spam, unerwünschte E-Mails oder E-Mails mit verbotenen Inhalten versendet.
- Der Ruf eines ESP als E-Mail-Service nimmt aufgrund von Missbrauch (wie die oben genannten) ab, so dass andere ESPs ihm weniger vertrauen und legitime E-Mails ablehnen, weil sie glauben, dass es sich um Spam handeln könnte.
- Der E-Mail-Server des Empfängers ist ausgefallen oder es treten andere Probleme auf (z.B. WordPress sendet keine E-Mails).
- Technische Probleme, bei denen E-Mail-Server nicht kommunizieren können oder nicht miteinander kommunizieren.
Einige dieser Probleme sind einfach zu beheben, während andere eher technisch sind. An dieser Stelle kommt das E-Mail Zustellbarkeitsmanagement ins Spiel.
Welche Maßnahmen kannst du ergreifen, um die Zustellrate deiner E-Mails hoch zu halten? Empfohlene Verfahren:
- Stelle sicher, dass deine Abonnenten verstehen, wofür sie sich anmelden, wenn sie sich anmelden, und sei transparent über den Anmeldevorgang.
- Kaufe oder miete niemals E-Mail-Listen – das ist in vielen Ländern illegal und immer eine schlechte Idee. Ihre E-Mails sind effektiver, wenn Abonnenten sie auch tatsächlich erhalten möchten.
- Behalte Spam-Beschwerden im Auge und bewerte, warum Empfänger Ihre Nachrichten als Spam markieren.
- Stelle sicher, dass deine „von“-E-Mail-Adresse erkennbar ist, damit die Absender nicht davon ausgehen, dass du Spam versendest.
- Erwägen die Implementierung eines Double Opt-In, bei dem die Benutzer ihr Abonnement über einen Link an ihre E-Mail-Adresse bestätigen müssen. (Dies ist nach der GDPR ohnehin erforderlich.)
- Erstelle nützliche, ansprechende E-Mails, die Ihre Kunden auch lesen möchten.
- Wähle einen zuverlässigen E-Mail-Service, der in der Lage und bereit ist, sich um die technische Seite der Dinge zu kümmern, dich mit Informationen und Daten über die E-Mail-Zustellung versorgt und die Überwachung seiner E-Mail-Server ernst nimmt.
Im Jahr 2011, als wir MailPoet gründeten, gab es keine guten Lösungen im Zusammenhang mit der Zustellbarkeit von WordPress-E-Mails. Seit heute liefert MailPoet mehr als 30 Millionen E-Mails pro Monat in Posteingänge mit einer Zustellrate von 98,5%, was den Industriestandards entspricht und diese sogar übertrifft.
Aber wie können wir unsere Zustellrate so hochhalten? Nun, du hast es erraten: mit Hilfe unseres Email Zustellbarkeitsmanagers und seinem Team. Hier ist, wie sie es machen.
Was macht ein E-Mail-Zustellbarkeitsmanager?
Wie die meisten Rollen sind auch die täglichen Aufgaben eines E-Mail Zustellbarkeitsmanagers je nach Unternehmen unterschiedlich. Im Allgemeinen ist die Position eine Mischung aus technischen Aufgaben und dem Aufbau von Beziehungen zu ISPs und anderen ESPs.
Erfolgreiche E-Mail-Zustellbarkeitsmanager verfügen über ein tiefes Verständnis für Best Practices im Bereich E-Mail-Marketing, Datenschutz- und Anti-Spam-Gesetze sowie über technisches Wissen in Bezug auf Mailserver, E-Mail-Authentifizierung und Filtertechnologien.
Die derzeitigen Jobanforderungen für E-Mail-Zustellbarkeitsmanager umfassen die folgenden Aufgaben:
- Verwaltung von E-Mail-Zustellberichten und Warnmeldungen, einschließlich Bounce-Protokollen.
- Fehlerbehebung und Zusammenarbeit bei der Suche nach Lösungen für auftretende Probleme der Auslieferfähigkeit.
- Pflege der Beziehungen zu ISP und anderen E-Mail-Anbietern.
- Auf dem Laufenden über Trends und Technologien in der Branche bleiben.
- Aufklärung der Kunden über Best Practices im Bereich E-Mail-Marketing.
- Einen Beitrag zur Anti-Spam-Community leisten durch die Teilnahme an Konferenzen und Beitrittskommissionen.
Alle diese Aufgaben tragen dazu bei, dass E-Mail-Absender (das bist du!) sicherstellen können, dass deine E-Mails so oft wie möglich an Ihre Abonnenten gelangen.
Bei MailPoet sind die Aufgaben unseres E-Mail Zustellbarkeitsmanagements in zwei Kategorien unterteilt: präventive und reaktive Aufgaben. Hier ist, was jede Kategorie beinhaltet:
Vorbeugende Maßnahmen zuerst
Durch die Vermeidung von Blacklists und Spam-Filtern arbeiten die E-Mail-Zustellbarkeitsmanager daran, sicherzustellen, dass E-Mails so nah wie möglich an 100% kommen und im Posteingang der Abonnenten landen.
Der effektivste Weg, die Zustellbarkeit hoch zu halten, sind vorbeugende Maßnahmen.
Zu diesem Zweck ist unser E-Mail Zustellbarkeitsmanagement Team den unzustellbaren E-Mails immer einen Schritt voraus, indem es die folgenden vorbeugenden Maßnahmen ergreift:
1. Stelle sicher, dass die E-Mail-Listen mit gültigen E-Mail-Adressen auf dem neuesten Stand sind.
Es gibt mehrere Gründe, warum dies so wichtig ist. Erstens verstößt die Einkaufsliste gegen unsere Anti-Spam-Richtlinie, weil sie die Zustellbarkeit für alle gefährdet. Wir wollen sicherstellen, dass alle die Regeln einhalten. Außerdem ändern sich E-Mails, Menschen bewegen Unternehmen, E-Mail-Listen werden veraltet. Die Sicherstellung der Vollständigkeit der E-Mail-Listen hat höchste Priorität.
2. Schulung von Kunden über bewährte E-Mail-Verfahren
Während du ein Experte bei der Führung deines Unternehmens bist, bist du vielleicht kein Experte, wenn es um die technische Seite des E-Mail-Marketings geht, geschweige denn die Zustellbarkeit von E-Mails. Aus diesem Grund stellt ein Team vom Email Zustellbarkeitsmanagement sicher, dass die Benutzer die E-Mail-Regeln und Best Practices einhalten.
3. Sicherstellen, dass die IP-Adressen „erwärmt“ werden.
Du magst „Erwärmung“ mit Temperatur assoziieren, aber wenn es um E-Mails geht, geht es beim „Aufwärmen“ darum, einen guten Ruf bei anderen ESPs aufzubauen, oft ausgehend von einer neutralen oder schlechten Position. Das Aufwärmen beinhaltet eine langsame Erhöhung des E-Mail-Volumens im Laufe der Zeit. Dieser schrittweise Prozess trägt dazu bei, dass Spamfilter die Rechtmäßigkeit von E-Mails sicherstellen und Spamfilter nicht auslösen. Dies ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass E-Mails zugestellt werden.
Wie ich bereits erwähnt habe, können ESPs E-Mails von Absendern mit einem unbekannten oder schlechten Ruf ablehnen. So kann beispielsweise die IP-Adresse, die Sie gerade verwenden, in der Vergangenheit für den Versand von Spam verwendet worden sein und damit einen schlechten Ruf haben, weshalb der „Aufwärmprozess“ notwendig ist.
4. E-Mail-Authentifizierungstools einrichten
SPF (Sender Policy Framework) und DKIM (DomainKeys Identified Mail) sind E-Mail-Authentifizierungsmethoden zur Überprüfung der sendenden E-Mail-Adresse. Dies sind einfache Sicherheitstests, die bestätigen, dass du legitime E-Mails sendest und nicht vorgibst, jemand anderes zu sein.
5. Anti-Phishing-Verifizierung
Um E-Mails zu versenden, müssen Sie Ihre „von“-Domain besitzen, und es kann keine kostenlose E-Mail wie @gmail.com sein. Dies ist eine weitere Sicherheitsmaßnahme, die die Empfänger vor Spam-E-Mails oder Phishing-Betrug schützen soll.
6. Überwachung der Gesamtzustellbarkeitsraten über alle Benutzer und IPs hinweg
Der beste Zeitpunkt, um Probleme mit der Zustellbarkeit zu erkennen, ist, bevor sie auftreten. Die zweitbeste Zeit ist unmittelbar nach ihrem Auftreten, nicht Monate später. Ein E-Mail Zustellbarkeits-Managementteam ist immer am Puls der Zustellraten aller Emails auf unseren E-Mail-Servern, so dass alle Probleme so schnell wie möglich behoben werden können.
7. Aufbau und Pflege von Beziehungen innerhalb der ESP-Community
Der Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu anderen ESPs und ISPs erleichtert die Behebung von Problemen, wenn sie auftreten.
8. Forschung und Implementierung neuer Methoden zur Erkennung und Prävention von Missbrauch
Wenn du über neue Methoden und Technologien auf dem Laufenden bleibst, hältst du ein ESP auf dem neuesten Stand der E-Mail-Sicherheit und der technologischen Entwicklung. Da sich Gesetze ändern und neue Technologien ins Spiel kommen, ist es wichtig, dass ESPs so schnell wie möglich zu updaten oder Korrekturen durchführen.
Reaktive Aufgaben: Was passiert, wenn etwas schief geht?
Ein Gramm Prävention kann ein Pfund Heilung wert sein. Aber egal wie vorsichtig ein ESP auch sein mag, die Dinge laufen manchmal schief. Obwohl unser Team für E-Mail-Zustellbarkeitsmanagement darauf abzielt, Probleme zu vermeiden, kann es nicht jedes mögliche Szenario vorhersagen. Also, was passiert, wenn etwas schief geht?
Glücklicherweise ist vieles, was typischerweise angegangen werden muss, automatisiert, was es E-Mail Zustellbarkeits-Managern ermöglicht, kleine Probleme zu beheben, bevor sie zu weit verbreiteten Problemen werden.
1. Automatisierte Aktionen
ESPs blockieren Absender mit hoher Spam-Beschwerdequote oder ungültigen E-Mail-Adressen. Bei MailPoet sind wir streng gegenüber Spammern, nicht nur weil Spam lästig ist, sondern weil ihre Handlungen unseren Ruf und die Zustellbarkeit aller Kunden gefährden, die unsere Server nutzen. Wir werden die Zustellraten aller Beteiligten für einen Benutzer nicht beeinträchtigen.
2. Nachforschungen und Gesetze zu Missbrauchsmeldungen
E-Mail-Zustellbarkeitsmanager können auch Missbrauchsberichte recherchieren und Maßnahmen ergreifen, indem sie Täter verfolgen und blockieren. Dies kann die Überwachung von Berichten, die Analyse von Protokollen und die Berechnung der Schwere von Problemen umfassen.
3. Entfernung aus Blacklists
E-Mail-Zustellbarkeitsmanager können auch Maßnahmen ergreifen, um Server oder IP-Adressen von den Blacklists der Branche zu entfernen. Leider, so sehr ESPs versuchen, es zu verhindern, kann und wird dies auch weiterhin geschehen.
Manchmal geschieht dies aufgrund von Spammern, manchmal werden Absender nicht über die besten E-Mail-Verfahren informiert. Im Grunde genommen, wenn ein paar Konten als Spam betrachtet werden, beginnen ESPs und andere E-Mail-Abonnenten zu denken, dass alle E-Mails, die wir an Kunden versenden, Spam sind und sie könnten uns auf die schwarze Liste setzen.
In diesem Fall wird unser E-Mail Zustellbarkeitsmanagementteam mit ESPs zusammenarbeiten, um von der Blacklist gestrichen zu werden. Sie können auch IP-Adressen entfernen, die auf der schwarzen Liste stehen, wodurch sichergestellt wird, dass alle E-Mails wie geplant versendet werden.
4. Kündigung von Konten von Spammern
Schließlich können E-Mail-Zustellbarkeitsmanager Maßnahmen ergreifen, um die Konten von Spammern zu kündigen. In einigen Fällen ist dieser Schritt eine Voraussetzung dafür, dass man von der Blacklist gestrichen wird. Spammern werden die Kosten für Dienstleistungen nicht erstattet. Das Abwehren von Spammern von unseren Servern trägt zum Schutz aller anderen Benutzer bei, daher nehmen wir das nicht auf die leichte Schulter.
Wie Sie sehen können, ist viel Aufwand erforderlich, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails jedes Mal zugestellt werden! Ein Email Zustellbarkeitsmanager ist der Verwalter Ihres E-Mail-Marketings und stellt sicher, dass die Technologie funktioniert, Spammer blockiert werden und Ihre E-Mails zugestellt werden.
Zusammenfassung
Für Unternehmer ist E-Mail-Marketing eine der kostengünstigsten Methoden, um sich mit bestehenden und potenziellen Kunden zu verbinden. Tatsächlich liegt der ROI für E-Mails bei etwa 42 US-Dollar pro 1 US-Dollar.
Dennoch kann der Prozess des Versands von E-Mails als Unternehmen sehr komplex werden. Es gibt Anti-Spam-Gesetze, alle möglichen Technologien, mit denen man sich befassen muss, ganz zu schweigen von der eigentlichen Marketingstrategie selbst (Lesevorschlag: die besten Gmail-Add-ons und -Erweiterungen).
Wussten Sie, dass im Durchschnitt 20% der kommerziellen E-Mails nie den gewünschten Empfänger erreichen? Das ist ein großes Problem, wenn du dich auf E-Mails verlässt, um Website-Besuche zu fördern, den Umsatz zu steigern oder einfach deine Kunden wissen zu lassen, was du vorhast.
Glücklicherweise kann die Wahl eines qualitativ hochwertigen E-Mail-Dienstleisters dazu beitragen, dass deine E-Mails pünktlich und jederzeit in den Posteingang geliefert werden. Und hinter den Kulissen gibt es einen Email Zustellbarkeitsmanager, der sich um die komplexe Arbeit des Versands deiner E-Mails kümmert, damit du es nicht tun musst.
Hast du noch Fragen zum Versenden von E-Mails mit WordPress? Hinterlasse einen Kommentar und lass es uns wissen!
Kim is one of the co-founders at MailPoet, where he's CEO and focuses on product. You can follow MailPoet on Twitter at @mail_poet
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