Après avoir passé beaucoup de temps sur la création d’une liste de diffusion solide comme le roc et l’élaboration de newsletters parfaites à envoyer à vos abonnés, vous croyez que vos emails disparaissent dans le web et atterrissent dans des boîtes de réception à chaque fois que vous cliquez sur « Envoyer ».
Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est que dans les coulisses, quelqu’un travaille dur pour s’assurer que vos abonnés reçoivent réellement vos e-mails. Ce quelqu’un est un gestionnaire de délivrabilité d’e-mail.
Dans sa forme la plus simple, un gestionnaire de délivrabilité d’e-mail est une personne qui s’assure que vos e-mails sont livrés. Contrairement aux e-mails personnels, l’envoi d’e-mails commerciaux est un peu plus complexe.
Les filtres anti-spam, les listes noires, les anciennes adresses e-mail et les listes périmées peuvent tous affecter votre taux de délivrabilité d’e-mails et votre taux de disponibilité. empêcher vos messages d’atteindre votre liste d’emails.
Un gestionnaire de délivrabilité d’e-mail est une race rare parce que la plupart des entreprises sous-traitent simplement leur propre envoi à les grandes entreprises d’e-mail, comme SendGrid ou Mailjet, ou Amazon SES.
À MailPoet, nous avons mis en place notre propre infrastructure d’e-mailing dédiée – le service d’envoi MailPoet – pour supporter notre extension, et avons notre propre gestionnaire de délivrabilité d’e-mail. Ce rôle n’est pas seulement celui d’une seule personne pour nous, il est partagé entre trois groupes : les ingénieurs, le support et une tierce partie, Postmastery, et s’assure que les meilleures pratiques sont suivies.
En gardant cette position en interne, nous avons plus de contrôle sur la délivrabilité de nos e-mails et sommes en meilleure position pour aider nos clients à envoyer des e-mails extraordinaires à leurs abonnés.
Puisqu’il n’y a pas beaucoup d’informations disponibles en ligne sur ce que font les responsables de la délivrabilité d’e-mail, nous allons explorer pourquoi la délivrabilité d’e-mail est importante et comment notre gestion de la délivrabilité d’e-mail permet aux clients de MailPoet d’avoir l’esprit tranquille, car leurs messages parviennent effectivement à leur destination.
Qu’est-ce que la délivrabilité d’email ?
Avant de nous pencher sur ce que fait un gestionnaire de délivrabilité d’e-mail, laissez-moi vous expliquer ce qu’est la délivrabilité d’e-mail et pourquoi elle est cruciale pour les propriétaires d’entreprises.
La délivrabilité d’e-mail mesure le pourcentage d’e-mails provenant de campagnes qui atteignent leurs cibles prévues. Par exemple, si vous envoyez 100 e-mails, idéalement, vous voulez que les 100 e-mails parviennent à vos abonnés – c’est 100% de délivrabilité.
Parfois, cependant, les choses tournent mal.
Les filtres anti-spam et les listes noires peuvent envoyer vos e-mails dans l’abîme de l’Internet, pour qu’ils ne soient plus jamais revus. Un certain nombre d’autres facteurs peuvent influencer les taux de délivrabilité des e-mails, y compris le score de spam du serveur envoyant vos e-mails, des plaintes de spam par les destinataires, ou l’inclusion d’une adresse pot de miel (honey pot) sur votre liste d’ email.
Tautvidas Sipavičius, directeur technique de MailPoet, explique que les raisons les plus courantes pour lesquelles les e-mails ne sont pas livrés sont :
- L’adresse du client est mal configurée, ce qui empêche un fournisseur de services de messagerie (ESP) d’envoyer des e-mails en son nom.
- Le client envoie des e-mails à des adresses inexistantes ou à des boîtes de réception pleines qui sont donc incapables d’accepter les e-mails.
- Le client abuse du service en envoyant des spams, des e-mails non sollicités ou des e-mails dont le contenu est interdit.
- La réputation d’un ESP en tant que service d’e-mail diminue en raison d’abus (comme ceux mentionnés ci-dessus), ce qui amène les autres ESP à lui faire moins confiance et à rejeter les e-mails légitimes parce qu’ils croient qu’ils pourraient être du spam.
- Le serveur de messagerie du destinataire est en panne ou connaît d’autres problèmes (tels que le problème de WordPress qui n’envoie pas d’email).
- Problèmes techniques où les serveurs de messagerie sont incapables de communiquer ou communiquent mal entre eux.
Certains de ces problèmes sont simples à résoudre, tandis que d’autres sont plus techniques. C’est là qu’intervient le gestionnaire de délivrabilité d’e-mail.
Quelles mesures pouvez-vous prendre pour maintenir vos taux de délivrabilité d’e-mails à un niveau élevé ? Meilleures pratiques recommandées :
- Assurez-vous que vos abonnés comprennent ce à quoi ils s’inscrivent lorsqu’ils s’abonnent et soyez transparents au sujet du processus d’inscription.
- N’achetez ou ne louez jamais d’e-mail – c’est illégal dans de nombreux pays et c’est toujours une mauvaise idée. Vos e-mails sont plus efficaces lorsque les abonnés veulent les recevoir.
- Gardez un œil sur les plaintes de spam et évaluez pourquoi les destinataires pourraient marquer vos messages en tant que spam.
- Assurez-vous que votre adresse e-mail « de » est reconnaissable pour que les expéditeurs ne supposent pas que vous envoyez du spam.
- Envisagez la mise en place d’une double adhésion (opt-in), qui exige que les utilisateurs confirment leur inscription par un lien envoyé à leur adresse e-mail. (Ceci est actuellement nécessaire dans le cadre du RGPD).
- Créez des e-mails utiles et attrayants que vos clients veulent lire.
- Choisissez un service de messagerie fiable qui est capable et disposé à s’occuper de l’aspect technique des choses, qui vous fournit des informations et des données sur la livraison des e-mails et qui prend au sérieux la surveillance de ses serveurs de messagerie.
En 2011, lorsque nous avons fondé MailPoet, il n’y avait pas d’excellentes solutions concernant la délivrabitité d’emails WordPress. A ce jour, MailPoet livre plus de 30 millions d’e-mails chaque mois dans des boîtes de réception avec un taux de délivrabilité de 98,5%, ce qui correspond et même dépasse certaines normes de l’industrie.
Mais comment pouvons-nous maintenir notre taux de délivrabilité aussi élevé ? Eh bien, vous l’avez deviné : avec l’aide de notre gestionnaire de délivrabilité d’e-mail et de son équipe. Voici comment ils s’y prennent.
Que fait un gestionnaire de délivrabilité d’email ?
Comme la plupart des rôles, les tâches quotidiennes d’un gestionnaire de délivrabilité d’e-mail varient d’une entreprise à l’autre. En général, il s’agit d’un mélange de tâches techniques et d’établissement de relations avec les fournisseurs d’accès Internet et d’autres fournisseurs de service d’e-mail.
Les gestionnaires de délivrabilité d’e-mail ont une connaissance approfondie des meilleures pratiques de marketing par email, des lois sur la protection de la vie privée et la lutte contre le spam, ainsi que les connaissances techniques liées à l’utilisation des serveurs de messagerie, l’authentification du courrier électronique et les technologies de filtrage.
Les dernières offres d’emploi pour les gestionnaires de délivrabilité d’e-mail comprennent les tâches suivantes :
- Gérer les rapports et les alertes de livraison d’e-mails, y compris les journaux de rebond (bounce).
- Dépannage et collaboration pour trouver des solutions aux problèmes de délivrabilité au fur et à mesure qu’ils surviennent.
- Entretenir des relations avec les fournisseurs d’accès Internet et les autres fournisseurs de courrier électronique.
- Se tenir au courant des tendances et des technologies de l’industrie.
- Sensibiliser les clients aux meilleures pratiques du marketing par e-mail.
- Contribuer à la communauté anti-spam en participant à des conférences et en se joignant à des comités.
Toutes ces tâches contribuent à aider les expéditeurs d’e-mails (c’est-à-dire vous !) à s’assurer que leurs e-mails parviennent le plus souvent possible à vos abonnés.
Chez MailPoet, les tâches de notre équipe de gestionnaires de délivrabilité d’e-mail sont réparties en deux catégories : les tâches préventives et les tâches réactives. Voici ce que chaque catégorie comprend :
Mesures préventives d’abord
En évitant les listes noires et les filtres anti-spam, les gestionnaires de délivrabilité d’e-mail s’assurent que les e-mails arrivent dans les boîtes de réception des abonnés le plus près possible de 100% du temps.
Le moyen le plus efficace de maintenir les taux de délivrabilité à un niveau élevé est de prendre des mesures préventives.
À cette fin, notre équipe de gestionnaires de délivrabilité d’e-mail garde une longueur d’avance sur les e-mails non distribuables en prenant les mesures préventives suivantes :
1. Assurez-vous que les listes d’emails sont à jour avec des adresses de messagerie valides.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles c’est si important. Tout d’abord, l’achat de listes va à l’encontre de notre politique anti-spam, car il risque la délivrabilité pour tous. Nous voulons nous assurer que tout le monde respecte les règles. De plus, les e-mails changent, les gens changent d’entreprise, les listes de diffusion deviennent périmées. S’assurer que les listes d’e-mails sont saines est une priorité absolue.
2. Éduquer les clients sur les meilleures pratiques en matière d’e-mails
Bien que vous soyez un expert dans votre entreprise vous n’êtes peut-être pas un expert en ce qui a trait à l’aspect technique du marketing par e-mail, et encore moins en ce qui a trait à la délivrabilité par e-mail. C’est pourquoi une équipe de gestionnaires de délivrabilité d’e-mail veille à ce que les utilisateurs respectent les réglementations et les meilleures pratiques en matière de courrier électronique.
3. S’assurer que les adresses IP sont réchauffées
On peut associer le « réchauffement » à la température, mais lorsqu’il s’agit d’e-mail, le « réchauffement » consiste à se construire une bonne réputation auprès des autres ESP, souvent à partir d’une position neutre ou mauvaise. Le réchauffement consiste à augmenter lentement le volume d’e-mails au fil du temps. Ce processus graduel aide à rassurer les filtres anti-spam sur le fait que les e-mails sont légitimes et empêche le déclenchement de filtres anti-spam. Il s’agit d’une étape importante pour s’assurer que les e-mails sont livrés.
Comme je l’ai mentionné plus tôt, les fournisseurs de service d’e-mail peuvent rejeter les e-mails provenant d’expéditeurs dont la réputation est inconnue ou mauvaise. Par exemple, l’adresse IP que vous utilisez actuellement peut avoir été utilisée dans le passé pour envoyer des spams et avoir une mauvaise réputation, d’où la nécessité d’un « processus de réchauffement ».
4. Mettre en place des outils d’authentification par email
SPF (Sender Policy Framework) et DKIM (DomainKeys Identified Mail) sont des méthodes d’authentification utilisées pour vérifier l’adresse e-mail d’envoi. Ce sont de simples tests de sécurité qui confirment que vous envoyez des e-mails légitimes et que vous ne prétendez pas être quelqu’un d’autre.
5. Vérification anti-hameçonnage
Pour envoyer des e-mails, vous devez posséder votre domaine « from », et il ne peut s’agir d’un email gratuit comme @gmail.com. Il s’agit d’une autre mesure de sécurité conçue pour protéger les destinataires contre le spam ou l’hameçonnage.
6. Surveiller les taux de délivrabilité globaux pour l’ensemble des utilisateurs et des adresses IP
Le meilleur moment pour cerner les problèmes de délivrabilité est avant qu’ils ne surviennent. Le deuxième meilleur moment, c’est juste après qu’ils se soient produits, et non après quelques mois. Une équipe de gestionnaires de délivrabilité d’e-mail garde un œil sur les taux de délivrabilité de chacun sur nos serveurs d’e-mail afin de pouvoir régler les problèmes le plus rapidement possible.
7. Établir et maintenir des relations au sein de la communauté des ESPs
L’établissement et le maintien de bonnes relations avec d’autres fournisseurs de services d’e-mails et de services Internet facilitent la résolution des problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
8. Rechercher et mettre en œuvre de nouvelles méthodes de détection et de prévention des abus
Se tenir au courant des nouvelles méthodes et technologies aide à maintenir un ESP à la pointe de la sécurité du courrier électronique et des progrès technologiques. Au fur et à mesure que les lois changent et que de nouvelles technologies entrent en jeu, il est important que les fournisseurs de services d’e-mail mettent en œuvre des mises à jour ou des correctifs le plus tôt possible.
Tâches réactives : Que se passe-t-il lorsque les choses tournent mal ?
Une once de prévention peut valoir une livre de remède. Mais peu importe à quel point un ESP est prudent, les choses tournent mal. Bien que notre équipe de gestionnaires de délivrabilité d’e-mail vise à prévenir les problèmes, elle ne peut prédire tous les scénarios possibles. Alors, que se passe-t-il quand les choses tournent mal ?
Heureusement, une grande partie de ce qui doit généralement être traité est automatisée, ce qui permet aux gestionnaires de délivrabilité d’e-mail de résoudre les petits problèmes avant qu’ils ne deviennent des problèmes généralisés.
1. Actions automatisées
Les fournisseurs de services d’e-mail bloquent les expéditeurs ayant un taux élevé de plaintes de spam ou d’adresses e-mail non valides (suivez ces conseils pour trouver l’adresse électronique de quelqu’un). Chez MailPoet, nous sommes stricts à l’égard des spammeurs non seulement parce que le spam est ennuyeux, mais parce que leurs actions menacent notre réputation et la délivrabilité de tous les clients qui utilisent nos serveurs. Nous ne compromettrons pas les taux de productibilité de chacun pour un seul utilisateur.
2. Recherche et action sur les signalements d’abus
Les gestionnaires de délivrabilité d’e-mail peuvent également effectuer des recherches et prendre des mesures concernant les signalements d’abus en suivant et en bloquant les auteurs d’abus. Cela peut comprendre des rapports de surveillance, l’analyse des journaux et le calcul de la gravité des problèmes.
3. Retrait des listes noires
Les gestionnaires de délivrabilité d’e-mail peuvent également prendre des mesures pour que les serveurs ou les adresses IP soient retirés des listes noires. Malheureusement, même si les ESPs essaient de l’empêcher, cela peut se produire et se produit encore.
Parfois, cela se produit en raison de spammeurs, d’autres fois, les expéditeurs ne sont pas éduqués sur les meilleures pratiques en matière de courrier électronique. Fondamentalement, lorsque quelques comptes sont considérés comme des spams, les fournisseurs de services d’e-mail et les autres abonnés commencent à penser que tous les e-mails que nous envoyons à nos clients sont des spams et ils pourraient nous mettre sur une liste noire.
Lorsque cela se produit, notre équipe de gestionnaires de délivrabilité d’e-mail travaillera avec les fournisseurs de services d’e-mail pour ne plus figurer sur la liste noire. Ils peuvent également supprimer les adresses IP qui ont été mises sur liste noire, ce qui garantit que les e-mails de tout le monde seront envoyés comme prévu.
4. Mettre fin aux comptes des spammeurs
Enfin, les gestionnaires de délivrabilité d’e-mail peuvent prendre des mesures pour fermer les comptes des spammeurs. Dans certains cas, cette étape est une condition préalable au retrait de la liste noire. Les spammeurs ne seront pas remboursés du coût des services. Garder les spammeurs hors de nos serveurs aide à protéger tous nos autres utilisateurs, c’est donc quelque chose que nous ne prenons pas à la légère.
Comme vous pouvez le constater, beaucoup d’efforts sont déployés pour s’assurer que vos e-mails sont livrés à chaque fois ! Un gestionnaire de délivrabilité d’e-mail est l’intendant de votre marketing par e-mail, s’assurant que la technologie fonctionne, que les spammeurs sont bloqués et que vos e-mails sont livrés.
Résumé
Pour les propriétaires d’entreprise, le marketing par email est l’une des méthodes les plus rentables pour se connecter avec des clients existants et potentiels. En fait, le retour sur investissement de l’email est d’environ 42$ par dollar dépensé.
Pourtant, le processus d’envoi d’e-mails en tant qu’entreprise peut devenir assez complexe. Il y a des lois anti-spam, toutes sortes de technologies à utiliser, sans parler de la stratégie de marketing elle-même (lecture suggérée : les meilleurs modules et extensions Gmail).
Saviez-vous qu’en moyenne 20% des emails commerciaux ne parviennent jamais à leurs destinataires ? C’est un énorme problème si vous comptez sur le courrier électronique pour diriger les visites sur le site, augmenter les ventes, ou simplement faire savoir à vos clients ce que vous faites.
Heureusement, choisir un fournisseur de services d’e-mail de qualité peut vous aider à vous assurer que vos e-mails sont livrés à temps dans les boîtes de réception, à chaque fois. Et dans les coulisses, il y aura un gestionnaire de délivrabilité d’e-mail qui s’occupera du travail complexe d’envoi de vos e-mails pour que vous n’ayez pas à le faire.
Vous avez encore des questions concernant l’envoi d’e-mails avec WordPress ? Laissez-nous un commentaire et faites-le nous savoir !
Kim is one of the co-founders at MailPoet, where he's CEO and focuses on product. You can follow MailPoet on Twitter at @mail_poet
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