Gebruik je meerdere Gmail accounts voor verschillende projecten, maar wil je niet het risico lopen dat je een mailtje pas later ziet?
Met Gmail kan je eenvoudig meerdere accounts en e-mailadressen koppelen via de ingebouwde functionaliteiten. Je hebt dus geen add-ons of betaalde plugins nodig.
Dit is de ideale oplossing wanneer je verschillende namen gebruikt (zoals sommige schrijvers) of wanneer je een assistent hebt die urgente e-mails beantwoordt terwijl jij je focust op het werk dat het belangrijkst is.
Gmail verzendt 26% van alle mails die via het internet verzonden wordt, dus er is een goede kans dat collega’s en klanten ook al accounts hebben. Daarnaast biedt Google Workspace een nog betere oplossing voor bedrijven.
In dit artikel laten we je precies zien hoe je meerdere Gmail accounts kan beheren vanuit één enkele inbox.
Kijk je liever de videoversie?
Hoe kan ik meerdere Gmail accounts aan één inbox koppelen?
Wanneer je je afvraagt hoe je meerdere Gmail accounts in één inbox kan krijgen, dan is het goede nieuws dat dit vrij eenvoudig kan via de ingebouwde functies van Gmail. Binnen een paar stappen heb je dit geregeld.
Volg gewoon onze instructies.
1. Verstuur een verzoek naar je tweede account via de instellingen van Gmail
Begin door naar het accounts menu te gaan binnen de instellingen. Hiervoor moet je eerst naar het stuk All Settings gaan.
Opmerking: Zorg dat je eerst naar je primaire Gmail account gaat voor je de rest van de instructies volgt.
Ga vervolgens naar het tabblad Accounts and Import.
Vul de naam en het e-mailadres van je andere account in.
Controleer de informatie voordat je naar de volgende stap gaat. Verstuur vervolgens de verificatie.
Je gaat nu naar je andere Google account, en accepteert het verzoek dat je net vanuit je primaire account hebt verzonden.
2. Accepteer het verzoek vanuit je andere account
Om het verzoek te accepteren moet je eerst naar de tweede Gmail account gaan. Klik op je gezicht of initialen rechtsboven om het menu te openen.
Zoek de bevestigingsmail in je inbox. Dit zou helemaal bovenaan moeten staan, tenzij je de manier van sorteren van je mails hebt veranderd.
Open de mail en klik op de bevestigingslink, die begint met mail.google.com. Zoals altijd moet je goed opletten dat je niet op een phishing link klikt.
Vervolgens accepteer je het verzoek door op de knop Confirm te klikken.
En klaar alweer. Je zou nu een bevestigingsbericht moeten zien.
Je accounts zijn nu gekoppeld.
Opmerking: De verandering geldt niet alleen voor de browser. Het werkt nu automatisch op alle apparaten waarop je ingelogd bent bij je mail, dus ook de Gmail app op Android of iOS.
Nu moet je alles alleen nog even testen ter controle.
3. Testen dat alles naar wens werkt
Klik eerst op de knop Compose om een nieuw mail te maken. Klik op “from” om te zien of je inderdaad een andere verzender kan selecteren.
Zie je een dropdown-menu met meerdere e-mailadressen, dan is het gelukt. Dat is het eerste deel. Je kan nu dus in ieder geval mails versturen vanuit je alias.
Maar kan je ze ook ontvangen? Om dat te testen verstuur je gewoon een mail naar je secundaire e-mailadres om te kijken of je die inderdaad ontvangt.
Als je die inderdaad ontvangt in de primaire inbox, dan werkt alles inderdaad vlekkeloos.
Gelukt! De e-mail is te zien in je primaire account, ook al is de mail verzonden naar een ander account.
Je weet nu dus helemaal zeker dat je inderdaad meerdere Gmail account in één inbox hebt. En dat zonder al te veel moeite of aanmeldingen voor extra diensten.
4. Herhaal indien nodig
Herhaal het proces hierboven voor zoveel accounts als je wil koppelen. Je hoeft dus niet langer een lange lijst met wachtwoorden te hebben.
Je kan voortaan alles regelen vanuit één Google account.
Opties voor andere e-mailadressen dan Gmail: POP3/SMTP
Wil je nog meer kunnen doen vanuit één enkele Gmail inbox? Je kan je inbox ook koppelen aan je zakelijke mail via POP3 en SMTP.
Ga hiervoor terug naar de instellingen voor je account binnen Gmail (in je primaire account). Klik vervolgens op “add email” onder “Check mail from other accounts” en voer je e-mailadres in.
Als het gaat om een zakelijk mailadres van je hostingprovider, dan kan je dit gaan koppelen via POP3.
Klik op Next om verder te gaan naar de plek waar je je POP3 informatie moet invullen.
Je kan even zoeken op ” my host POP3 server” en dan vind je zo de pagina met de juiste informatie. Je kan ook inloggen bij je hostingdashboard en de informatie daar vinden.
Binnen cPanel ziet dat er zo uit.
Let erop dat je ” always use a secure connection” aanvinkt en kies de juiste instellingen.
Wanneer je alle informatie goed hebt ingevuld, zou je nu een bevestiging moeten zien.
Als je ook mails wil verzenden, dus niet alleen ontvangen, dan moet je het proces hierboven herhalen, maar dan voor SMTP en uitgaande mails. Wil je dat inderdaad, hou dan ” yes” aangevinkt en klik op Next.
Vul alle relevante informatie in, kies de juiste port en klik op Add Account.
Om het af te ronden ga je naar de inbox van je zakelijke e-mail en klik je op de link in de bevestigingsmail.
Hoe organiseer je e-mails van verschillende Gmail accounts?
Nu je e-mails ontvangt uit verschillende Google accounts en misschien zelfs vanaf je werkmail, zal je inbox snel vollopen.
We zullen je daarom nu laten zien hoe je alles in verschillende mappen kan organiseren zodat je inbox wat overzichtelijker wordt.
Switchen naar de Multiple Inbox View
Switch naar de Multiple Inbox View door de snelle instellingen te openen en op de customize link te klikken onder “multiple inboxes”.
Vervolgens wil je e-mailadressen filteren door het “to: [email protected]” filter te gebruiken. Hierdoor worden je mails gesorteerd per ontvangend e-mailadres, en kan je eventueel elk deel een aparte naam geven.
Scrol naar beneden om de nieuwe instellingen op te slaan.
Je zou nu meteen de nieuwe layout moeten kunnen zien.
Als alles gelukt is moet je nu een nieuw deel zien voor het extra e-mailadres, met je testmail erin. Zodra je nieuwe e-mails krijgt zullen die hierheen gaan.
Wanneer er iets niet goed is gegaan, bijvoorbeeld door een typefout, dan zou je nu geen e-mails in dit stuk zien.
Je kan ook nog enkele van de 22 add-ons en extensies voor Gmail gebruiken om het beheer wat makkelijker te maken.
Bonus: Beheren van ondertekeningen voor meerder e-mailadressen in twee eenvoudige stappen
In Gmail is het toevoegen van e-mailhandtekeningen supersimpel. En dat blijft zo als je meerdere Gmail accounts hebt in één inbox. Je kan elke ondertekening toewijzen aan een specifiek e-mailadres.
Dat doe je zo:
Ga naar de algemene instellingen en scrol naar beneden tot de instellingen voor ondertekeningen.
Heb je die nog niet, dan kan je nu een nieuwe aanmaken en een herkenbare naam kiezen. Gebruik je bijvoorbeeld één e-mailadres als specifiek zakelijke mail, dan kan je die gewoon “zakelijke ondertekening” noemen.
Vervolgens kan je een standaard mailadres toevoegen aan elke ondertekening.
Herhaal dit proces voor alle benodigde e-mailadressen. Zo simpel is het.
Opmerking: Let erop dat je je primaire handtekening toewijst aan je standaardaccount. Een verkeerde ondertekening onder je mails komt niet erg professioneel over.
Waarom je meerdere e-mailaccounts nodig hebt
Er zijn verschillende use cases voor het integreren van meerdere accounts, en deze oplossing is niet ideaal voor elk geval.
Stel dat je een persoonlijke assistent wil inhuren om je mails te beheren, prima. Op deze manier kunnen zij de meeste mails afhandelen en organiseren, zonder dat ze ook meteen toegang krijgen tot je persoonlijke mails.
Maar wanneer je meerdere zakelijke e-mailadressen wil gebruiken, dan is er een betere methode.
Met Google Workspace (vroeger G Suite), kan je eenvoudig aliassen aanmaken voor elke gebruiker of elk mailadres binnen je zakelijke account.
En je e-mailadressen hoeven hiervoor niet te eindigen in “gmail.com”. Je kan gewoon je domeinnaam blijven gebruiken.
Dat geeft potentiële klanten een veel betere eerste indruk.
Daarnaast betaal je niet alleen voor de functies van je zakelijke e-mail. Je krijgt namelijk ook toegang tot cloudopslag, bestandsbeheer, spreadsheets en meer. Wellicht gebruikt je bedrijf al Google Workspace.
Voor bedrijven: gebruik Google Workspace aliassen
Met Google Workspace wordt dit hele proces aanzienlijk sneller. Daardoor kan je dit makkelijk zelf instellen voor je medewerkers, in plaats van ze te moeten uitleggen hoe ze het zelf moeten doen.
Laten we er meteen mee beginnen:
Zo stel je aliassen in bij Google Workspace (vroeger G Suite)
De snelste manier om aliassen in te stellen binnen Google Workspace is om dit meteen toe te wijzen bij het aanmaken van nieuwe gebruikers.
Schrijf je in voor een nieuw Google Workspace account en volg de tutorial.
Bij Google Workspace kan je e-mail aliassen toevoegen door ze gewoon in te typen.
Wanneer je al bestaande zakelijke e-mailadressen hebt, dan is dit de snelste manier om alles over te zetten. Voor meer informatie over alles overzetten naar Google Workspace, kan je onze gids gebruiken over het opzetten van een professioneel e-mailadres.
Wanneer je Google Workspace al gebruikt, kan je deze stappen volgen:
Ga naar het deel Users.
Klik vervolgens op de gebruiker waar je een alternatief e-mailadres of alias voor wil toevoegen.
Klik op User information om de gegevens uit te klappen.
Vervolgens klap je Alternate email addresses uit.
En vervolgens kun je zoveel e-mailaliassen toevoegen als je wil.
Nadat alles ingesteld is kan je deze aliassen gebruiken vanuit je Gmail inbox, zoals we hebben laten zien in het vorige deel.
Hoeveel e-mailadressen krijg ik bij Google Workspace (G Suite)?
Elke gebruiker in Google Workspace (eerder G Suite) kan tot 30 aliassen hebben. Je kan dus eenvoudig alle e-mailadressen voor administratieve doeleinden aan een specifieke medewerker toewijzen.
Zelfs als je start-up dus maar één medewerker heeft, kan je de indruk geven dat je al een grote organisatie op poten hebt staan. Je kan gewoon verschillende e-mailadressen voor verschillende afdelingen en verzoeken aanmaken.
Zo kan je bijvoorbeeld de volgende e-mailadressen gebruiken:
Doe daar dus je voordeel mee.
Samenvatting
Of je nou meerdere e-mailadressen voor persoonlijke projecten gebruikt of voor zakelijke doelen, Gmail maakt het hoe dan ook makkelijk om meerdere accounts te beheren.
Het enige dat je hiervoor moet doen is een verzoek per mail sturen en dit accepteren. Binnen een paar minuten is het geregeld. Met Google Workspace is het zelfs nog makkelijker.
Het lastige deel is het beheren van alle verschillende mails vanuit die verschillende adressen. Om je nieuwe multi-account inbox eenvoudiger te beheren, kan je Gmail zoek operators gebruiken, dat kan je een hoop tijd schelen!
Hoofdredacteur bij Kinsta en content marketing consultant voor WordPress plugin-ontwikkelaars. Verbind met <a href="">Matteo op Twitter.
Laat een reactie achter