Aqui na Kinsta usamos uma grande variedade de produtos SaaS diferentes para manter tudo a correr bem nos bastidores e para melhorar a produtividade da nossa equipa. Um produto sem o qual não poderíamos viver é definitivamente a Google Workspace! Não temos medo de sair e dizer que é de longe a melhor solução de e-mail do mercado neste momento para o seu negócio. 👍 Para não mencionar os outros recursos que ele vem com, como o armazenamento do Google Drive e ferramentas como o Google Docs e o Google Sheets.

Hoje vamos mergulhar nos benefícios inigualáveis da Google Workspace, porque a usamos e recomendamos a todos os nossos clientes, e como ela se compara a outras soluções similares no mercado.

O que é a Google Workspace?

O Google Workspace é o conjunto de aplicativos inteligentes do Google. Isto era anteriormente conhecido como Google Apps, até ser rebatizado no final de 2016. Recomendamos principalmente o Google Workspace para clientes que necessitam de hospedagem de e-mail para o seu negócio. No entanto, o Google Workspace é muito mais do que um simples e-mail. Também inclui uma variedade de aplicações e funcionalidades que podem vir a ser bastante úteis. Na verdade, você provavelmente já está usando ou está familiarizado com alguns deles.

Características que utilizamos diariamente

Google Workspace tem três planos diferentes que você pode usar (dos quais vamos mergulhar um pouco mais tarde). Nós utilizamos o plano Basic Google Workspace para os nossos funcionários aqui em Kinsta. Isto começa em apenas 5 dólares por utilizador/mês. Para muitos de vós, o plano básico é provavelmente tudo o que alguma vez precisarão. Aqui está o que inclui:

Gmail

De acordo com Litmus, o Gmail é o cliente de e-mail mais popular, com uma quota de mercado de 26%, baseada em taxas abertas. Não é surpresa, já que o Gmail existe desde 2004 e agora conta com mais de 1,2 bilhões de usuários. Uma das melhores coisas sobre o Google Workspace é que você basicamente recebe uma versão melhorada do cliente de e-mail online que você provavelmente já está usando.

Gmail

O Google Workspace permite essencialmente que seus funcionários tenham suas próprias contas no Gmail com endereços de e-mail com o nome do seu domínio comercial (exemplo: [email protected]). Uma empresa muito pequena com um ou dois utilizadores pode conseguir escapar com contas Gmail grátis e algumas regras de reencaminhamento. Mas quando você começar a contratar dois ou três funcionários, você vai precisar de contas que possam ser administradas separadamente.

Gmail domínio personalizado
Gmail domínio personalizado

Google Calendar

Nenhum de nós aqui em Kinsta poderia viver sem o Google Calendar. Muitos de nós confiamos nele para agendar chamadas com clientes e definir datas de vencimento e lembretes para projetos importantes. O Google Calendar pode ajudá-lo a manter a sua agenda organizada.

Google Workspace Google Calendar

Uma das grandes vantagens de usar o Google Calendar no Google Workspace é a capacidade de criar vários calendários que são acessíveis a todos na sua empresa (ou mesmo a um subconjunto de utilizadores). Por exemplo, você pode querer um calendário de grupo para eventos como férias da equipe e reuniões regulares. Ter todos os seus funcionários ligados à mesma organização torna tarefas como estas ainda mais fáceis quando comparadas com a versão gratuita.

Google Calendar
Google Calendar

Google Drive

O Google Drive permite guardar, aceder e partilhar os seus ficheiros num local seguro. Você então tem acesso fácil a eles a partir de qualquer dispositivo. Os planos básicos da Google Workspace vêm com 30GB de armazenamento para cada funcionário. As edições Business, Enterprise e Teams da Google Workspace fornecem armazenamento ilimitado para que você tenha sempre espaço suficiente para seus arquivos. Nota: Se você é uma equipe menor com menos de 5 usuários, você recebe apenas 1TB/usuário.

Google Workspace Google Drive

Se você nunca usou o Google Drive antes, uma das melhores coisas que nós gostamos nele é a incrível funcionalidade de busca! Embora, provavelmente não seja muito surpreendente, já que eles também rodam o maior mecanismo de busca do mundo. Você sabia que pode pesquisar com base no conteúdo de um documento (independentemente do nome do arquivo)? Bastante útil. Isto significa que você pode facilmente encontrar o que está procurando, não importa o quão desorganizado você esteja. 😉

Pesquisa no Google Drive
Pesquisa no Google Drive

A versão paga do Google Drive dá-lhe o dobro do armazenamento da sua unidade pessoal gratuita e do Gmail, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, controles de partilha e relatórios avançados.

Google Docs e Google Sheets

Google Docs e Google Sheets falam por si e são ferramentas que usamos todos os dias. Estes permitem-lhe criar e editar documentos de texto e folhas de cálculo diretamente no seu browser. Importe seus documentos para torná-los editáveis instantaneamente, incluindo arquivos do Microsoft Word, Excel e PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). A partir de fevereiro de 2018, você pode até mesmo colaborar e comentar arquivos do Microsoft Office sem que ele tenha que converter automaticamente para o formato do Google.

Você também pode exportar para formatos comuns de terceiros. Isso facilita a colaboração com outros indivíduos ou empresas e o envio de arquivos para frente e para trás, sem a necessidade de instalar ou comprar software adicional.

Nota: Google Docs e Planilhas criadas diretamente no Google Workspace não contam para o seu limite de armazenamento. 👍

Google Workspace Google Docs e Google Sheets

Aqui estão apenas algumas das tarefas comuns para as quais as usamos:

Uma das melhores funcionalidades do Google Docs e das folhas de cálculo são os comentários em tempo real e as versões ilimitadas. As versões anteriores são mantidas indefinidamente e não contam para o seu armazenamento. Isto torna super fácil rastrear as alterações feitas a um documento ou desfazer um erro. Compartilhar documentos com seus colegas de trabalho ou outros indivíduos também é incrivelmente fácil.

Versões do Google Docs
Versões do Google Docs

Google Keep

O Google Keep parece ser um daqueles segredos bem guardados que ninguém sabe. Se você está procurando uma alternativa básica do Evernote, o Google Keep rocks! Esta é uma ótima pequena ferramenta, independentemente de você estar ou não usando o Google Workspace. Sendo um produto Google, funciona sem falhas dentro do ecossistema Google.

Google Workspace Google Keep

Pode ser uma maneira fácil de manter aquelas perguntas mais frequentes que você recebe dos clientes em um lugar conveniente. Criar listas de afazeres, notas e definir lembretes para se manter no caminho certo. Tudo sincroniza através dos seus dispositivos, por isso o que é importante está sempre ao seu alcance. Partilhe-os facilmente com a sua equipa e arquive-os quando terminar. E mais uma vez a pesquisa do Google funciona perfeitamente com ela.

Google Keep
Google Keep

Consola de Administração da Google Workspace

O console Admin para Google Workspace permite aos proprietários de negócios gerenciar tudo facilmente a partir de um único lugar. Foi recentemente reformulado e é muito melhor do que era anteriormente com o Google Apps.

Google Workspace Admin

Faça tudo desde adicionar novos usuários e grupos, gerenciar dispositivos, configurar configurações de segurança (como autenticação de 2 fatores), adicionar novos domínios personalizados para o seu negócio que podem ser usados para o Gmail.

Consola de Google Workspace admin
Consola de Google Workspace admin

A maioria, se não todas as funcionalidades do Google Workspace têm de ser ativadas pelo administrador para que possam ser utilizadas. Alguns destes também só estão disponíveis em planos superiores. Se um recurso não estiver ativado e um usuário tentar acessá-lo, ele verá uma mensagem de “não disponível” (como visto abaixo).

A Google Workspace não está disponível
A Google Workspace não está disponível

Características adicionais

Aqui estão algumas características adicionais que não usamos na Kinsta com muita frequência, mas você pode estar interessado:

Recursos Adicionais para Usuários Corporativos e de Negócios do Google Workspace

Também é importante tomar nota dos recursos adicionais nos planos de negócios e corporativos da Google Workspace. Se você é um negócio maior e depende muito do e-mail, estes podem ajudar a aliviar algumas das suas preocupações.

Benefícios Inigualáveis da Google Workspace

Embora todos esses recursos acima sejam ótimos, agora é hora de mergulhar em alguns dos benefícios reais de usar o Google Workspace para o seu negócio.

É Sempre Recomendável Hospedar E-mails com Terceiros

Nunca é recomendado hospedar seu e-mail com a mesma empresa que você usa para hospedagem do WordPress. É por isso que nós não oferecemos e nunca iremos oferecer hospedagem de e-mail aos nossos clientes (a não ser talvez um add-on da Google Workspace no MyKinsta. 🤫) Nós entramos em grandes detalhes sobre as razões aqui. Mas vamos dar-lhe um resumo rápido do porquê abaixo:

  1. Se você usar seu host, você estará vinculado aos endereços IP que o seu host configurou para a saída de e-mails. Se algo correr mal com isso, como um cliente de repente enviar spam, há uma chance do endereço IP ficar na lista negra para spam. E de repente ficas pendurado sem controle.
  2. Uma das maiores desvantagens de confiar em seu host WordPress para e-mails é o problema de entregabilidade. Com o Google Workspace, você pode autenticar e-mails enviados usando registros DKIM e SPF que podem ter um impacto positivo na sua classificação de spam.
  3. O envio de e-mails através do seu host WordPress pode potencialmente resultar em problemas de recursos do servidor. Ao descarregar e-mails para um terceiro, especialmente para a Google Workspace, você nunca terá que se preocupar com isso.
  4. Espalhar os serviços por vários fornecedores é sempre uma coisa boa. Recomendamos sempre separar DNS (incluímos DNS da Amazon Route 53 para todos os clientes), Hospedagem WordPress, e e-mail. Desta forma, se algo correr mal com um, o seu e-mail está sempre a fluir. O mais provável é que o seu DNS ainda seja encaminhado, mas ao usar vários provedores você pode garantir isso.

Portanto, como você pode ver, ir com um terceiro para hospedagem de e-mail é realmente benéfico para o seu negócio.

Caveats (E-mails Transacionais e de Marketing)

Embora as contas Google Workspace não tenham um limite SMTP, para aqueles que enviam milhares de e-mails todos os meses, geralmente não os recomendamos para enviar e-mails em massa ou e-mails transacionais (compras, registro, redefinição de senha, etc). Você pode ler a lista de lavanderia de suas diretrizes para remetentes a granel. Para estes tipos de e-mails, recomendamos os seguintes serviços de e-mail transacional:

Serviço de e-mail transacional Mailgun
Mailgun

Se você é pequeno e está apenas começando, não se preocupe com seus e-mails de transação até que você comece a enviar grandes volumes. Você pode começar com apenas Google Workspace para tudo e ficar bem. Além disso, alguns dos provedores como o Mailgun acima, permitem que você envie 10.000 e-mails transacionais por mês de graça. Portanto, em muitos casos, isto não tem de ser uma despesa extra. E e-mails adicionais depois disso são centavos para enviar. Leia mais sobre e-mails transacionais e portas SMTP.

Você então tem e-mails de marketing, tais como boletins informativos. A mesma coisa se aplica aqui. Normalmente, você vai querer usar um provedor terceirizado devido às melhores taxas de entrega e ferramentas para elaboração de listas, testes A/B, etc. Aqui estão alguns que recomendamos:

MailChimp software de e-mail marketing
MailChimp

Alguns dos provedores transacionais acima também lidam com e-mails de marketing e mencionam isso em seus sites. Assim, em alguns casos, você pode sempre combinar seu serviço de e-mail transacional e software de e-mail marketing. Leia mais sobre software de e-mail marketing.

Familiar, Compatível e Fácil de Usar

Um dos maiores benefícios de utilizar o Google Workspace para o seu negócio é que a maioria dos seus funcionários já está provavelmente habituada a utilizar produtos como o Gmail para e-mail e o Google Docs. Isso torna a transição super fácil e garante que você não tenha que perder tempo explicando às novas contratações como utilizar as ferramentas da empresa; ao contrário do Zoho ou do Office 365, onde pode haver mais explicações necessárias.

O Google Workspace também tem a melhor compatibilidade em dispositivos móveis em comparação com qualquer outro provedor de e-mail. Simplesmente funciona, em todo o lado!

E se você já tiver uma conta pessoal no Gmail, o Google facilita muito a troca entre contas (contas pessoais do Gmails e contas do Google Workspace) com um clique.

Google Workspace mudar contas
Google Workspace mudar contas

Horário de Funcionamento

Quando se trata de tempo de atividade, o Google é um dos melhores quando se trata de confiabilidade. Se você quiser se aprofundar nos detalhes técnicos, a Google Workspace oferece um Acordo de Nível de Serviço (SLA) de 99,9% para serviços cobertos, e nos últimos anos eles realmente ultrapassaram isso. Também devido ao fato de o e-mail ser uma parte tão importante de todos os negócios, o Google Workspace não tem tempo de paragem programado ou janelas de manutenção. Todos os seus centros de dados são construídos com infra-estruturas redundantes.

Mas, como qualquer serviço, eles nunca podem estar 100% a 100% do tempo. Portanto, você pode sempre marcar o painel de status do Google Workspace para atualizações em todos os seus produtos.

Painel de status do Google Workspace
Painel de status do Google Workspace

A Google Workspace não é a mais Barata, mas é Extremamente Barata

Há outros fornecedores por aí que são mais baratos, como o Zoho (vamos mergulhar em uma comparação mais abaixo). No entanto, assim como nós sempre recomendamos que você invista em hospedagem WordPress gerenciada, seu e-mail comercial não é uma dessas áreas que você deve tentar economizar um dólar. Ter um servidor de e-mail em que pode confiar pode poupar-lhe dinheiro no caminho.

Veja aqui o preço da Google Workspace e o que está incluído em cada plano.

Google Workspace Basic

Google Workspace Business

Google Workspace Enterprise

$6/utilizador/mês $12/utilizador/mês $25/usuário/mês
E-mail comercial através do Gmail E-mail comercial através do Gmail E-mail comercial através do Gmail
Vídeo + conferência por voz Vídeo + conferência por voz Vídeo + conferência por voz
Calendários compartilhados Calendários compartilhados Calendários compartilhados
Docs, Folhas de Cálculo, Slides Docs, Folhas de Cálculo, Slides Docs, Folhas de Cálculo, Slides
Suporte 24/7 (telefone, e-mail online) Suporte 24/7 (telefone, e-mail online) Suporte 24/7 (telefone, e-mail online)
Controles administrativos de segurança Controles administrativos de segurança Controles administrativos de segurança
30 GB de armazenamento em nuvem Armazenamento Ilimitado (1 TB para 5 ou menos)) Armazenamento Ilimitado (1 TB para 5 ou menos)
Procura de nuvens Procura de nuvens
Cofre (arquivo e retenção) Cofre (arquivo e retenção)
eDiscovery eDiscovery
Relatórios de auditoria Relatórios de auditoria
Prevenção de perda de dados (Gmail + Drive)
S/MIME hospedado para Gmail
Gmail Arquivamento de terceiros
Segurança de nível empresarial
Análise de logs do Gmail

Aqui estão algumas estimativas rápidas para si:

Para tudo o que a Google Workspace inclui, isso é uma grande coisa e é uma espécie de “sem cérebro”!

Você também pode optar por uma taxa com desconto ao mudar para uma assinatura anual. Uma assinatura anual oferece uma economia de até 20% a mais do que a assinatura mensal padrão. A grande parte é que você ainda pode ser cobrado mensalmente na assinatura anual, se preferir.

A Google Workspace é tão Segura Quanto ela é

O Google Workspace é construído sobre a plataforma Google Cloud, que oferece a mais alta segurança do mercado. É confiável por algumas das maiores empresas do mundo, como HP, Verizon, Whirlpool e Salesforce. Como diz o Google, eles estão a liderar com uma “mente de segurança primeiro.” Eles têm o conhecimento e a experiência líderes da indústria apoiando cada um de seus produtos, incluindo o Google Workspace.

Segurança da Google Workspace

Aqui estão alguns destaques de como o Google Workspace o protege a si e aos seus dados:

Você pode conferir o whitepaper de segurança e conformidade do Google Cloud para obter mais informações.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Há milhares de hosts de e-mail no mercado. Mas quando se trata de hospedagem séria de e-mails de negócios, você pode realmente restringi-lo a estes três provedores: Google Workspace, Office 365, e Zoho. Então, abaixo vamos fazer uma pequena comparação.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Preços

Para a determinação do preço, estamos a assumir o custo mensal de cada fornecedor.

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Google Workspace Basic

Office 365 Business Essentials

Zoho Standard

$5/utilizador/mês $6/utilizador/mês $4/utilizador/mês

Notas adicionais:

Software e Ferramentas

Abaixo estão os produtos comparáveis entre os fornecedores.

Google Workspace Basic

Office 365 Business Essentials

Zoho Standard

Gmail Outlook (50GB) Zoho Mail
Google Drive (30GB) OneDrive (1TB) Zoho Docs (30GB)
Google Docs Microsoft Word Zoho Writer
Google Sheets Microsoft Excel Zoho Sheet
Google Slides Microsoft PowerPoint Zoho Show
Google Sites Sites (SharePoint) Zoho Sites
Google Hangout Meet/Chat Skype + Microsoft Teams Zoho Meeting + Cliq
Google Keep Microsoft OneNote Zoho Notebook
Google+ Microsoft Yammer Zoho Connect

Notas adicionais:

Mas, como você pode ver, todos os três provedores acima têm ofertas muito semelhantes quando se trata das ferramentas e serviços que eles fornecem. Portanto, muito da sua decisão provavelmente se resumirá ao preço e à facilidade de utilização para os seus empregados.

Desvantagens da Google Workspace

Para ser completamente honesto, não há muitas desvantagens que encontramos usando o Google Workspace, e nossa equipe o usa há mais de quatro anos. Embora dependa definitivamente do tipo de negócio que você é. Aqui estão algumas coisas que você pode considerar:

Como mudar para a Google Workspace

Nós pessoalmente pensamos que Google Workspace é a sua melhor opção para hospedagem de e-mail e outras ferramentas, e é por isso que a recomendamos a todos os nossos clientes. Eles também oferecem um teste gratuito por 14 dias, para que você possa até mesmo tentar antes de se comprometer com qualquer coisa. O seu processo de embarque também é incrivelmente fácil.

Aqui estão alguns passos rápidos para começar a trabalhar com a Google Workspace para o seu negócio:

Passo 1

Inscreva-se para o seu teste gratuito.

Experimente grátis Google Workspace
Experimente grátis Google Workspace

Passo 2

Ative a sua conta ao iniciar sessão na sua Consola de Administração do Google. (Nota: Entre com o seu endereço de e-mail e senha do Google Workspace. (Este endereço termina com @yourbusiness.com, e não é um @gmail ou uma Conta pessoal do Google).

Consola de administração da Google Workspace
Consola de administração da Google Workspace

Passo 3

No console Admin, clique em “Start Setup” para iniciar o assistente de configuração. Você dará a cada membro da equipe um endereço de e-mail no seu domínio (como [email protected]), para que eles possam começar a usar o Gmail, Calendário, Hangouts, e todos os outros serviços do Google Workspace. Você também pode adicionar manualmente usuários adicionais a qualquer momento.

Se você tem domínios adicionais, você também pode adicioná-los ou criar aliases de e-mail.

Google Workspace domínio alias
Google Workspace domínio alias

Passo 4

No seu console Admin, você precisará então seguir os passos para verificar se você é dono do seu domínio. Você receberá um código de verificação para adicionar ao seu website ou às configurações do seu domínio. Google Workspace tem excelentes instruções para literalmente todos os registradores DNS e provedores DNS sobre como verificar o seu domínio.

Se você estiver usando o DNS Kinsta, também temos um tutorial sobre como adicionar seus registros do Google MX em nosso painel MyKinsta. Ao criar o seu domínio, você pode adicionar os registros com um único clique.

Adicionar registros do Gmail MX
Adicionar registros do Gmail MX

Se você está vindo de outro host de e-mail, como GoDaddy, BlueHost ou Office 365, provavelmente você também vai querer migrar seus e-mails antigos para cá. Aqui estão alguns links úteis:

Nota: Se você está apenas começando a usar o e-mail para o seu negócio pela primeira vez, você pode pular o processo de migração acima.

Passo 5

O passo final é então seguir os guias de início rápido do Google Workspace para configurar as aplicações adicionais, tais como Google Drive, Google Calendar, Google Contacts, etc. E é isso!

Dicas para a Google Workspace

Depois que o Google Workspace estiver pronto e for embora, há alguns pequenos avisos ou erros que você provavelmente vai encontrar. Uma é a seguinte mensagem ao tentar salvar uma foto de perfil.

Desculpe! Não conseguimos salvar a sua foto de perfil. Por favor, tente novamente mais tarde.

Google Workspace não conseguiu salvar foto de perfil
Google Workspace não conseguiu salvar foto de perfil

No Google Workspace o administrador tem que dar permissão aos usuários para salvar uma foto de perfil. Isto pode ser feito a partir de “Diretório → Configurações de diretório → Edição de perfil”.

Direitos de edição do perfil do diretório da Google Workspace
Direitos de edição do perfil do diretório da Google Workspace

Marque a opção “Foto” e clique em “Salvar”.

Foto da Google Workspace
Foto da Google Workspace

Nota: Normalmente leva um par de horas para que as configurações do Google Workspace se propaguem. Por isso, recomendamos esperar um pouco antes de tentar carregar uma foto novamente.

Sumário

Como você pode ver, o Google Workspace pode ser uma ótima solução para qualquer negócio quando se trata de hospedagem de e-mail e fornecer uma solução completa para colaboração e armazenamento de documentos. É extremamente acessível e fácil de usar. A maioria dos seus funcionários provavelmente já está familiarizada com o Gmail, o que ajuda a reduzir o tempo necessário para aprender novas ferramentas.

Se você está apenas começando com o Google Workspace, nós recomendamos a assinatura do blog deles para se manter atualizado com novos recursos e lançamentos. Você tem alguma pergunta sobre a Google Workspace ou como ela funciona? Nós adoraríamos ouvir o que você prefere quando se trata de hospedagem de e-mail. Informe-nos abaixo nos comentários.


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