En guide till att starta och driva en framgångsrik WordPress-agentur

Som WordPress-frilansare kanske du befinner dig vid ett vägskäl: även om du är nöjd med det arbete du gör, känner du att du inte fullt ut maximerar din inverkan eller din lönsamhet.

Om detta låter bekant kan det vara dags att omvandla ditt frilansföretag till en WordPress-agentur med full service.

Är du redo att ta ditt företag till nästa nivå? I den här guiden visar vi dig exempelvis hur du startar din WordPress-agentur och skalar upp den för större framgång och långsiktig hållbarhet.

Vad är en WordPress-agentur?

Det finns en stor skillnad mellan en frilansares verksamhet och en WordPress-agentur. Det finns till och med en skillnad mellan ett litet WordPress-företag och en fullservice-agentur.

Här är bara några sätt som de tre skiljer sig åt:

Det här är vad du bör ta med dig från detta: WordPress-agenturer har potential att generera mycket mer intäkter än en frilansare eller ett litet team någonsin skulle kunna. Det är dock inte alltid en självklarhet.

Du måste exempelvis lägga ner mycket arbete på att bygga en WordPress-agentur om du vill dra nytta av det. Du bör därför inte likställa det faktum att du anställer ett team med ökad produktion. Det handlar om mer än så.

Hur startar man en WordPress-agentur?

Att starta en WordPress-agentur innebär mer än att bara märka ditt företag som en sådan. Att bestämma sig för att bli en agentur garanterar inte framgång eller kunder. För att bygga en blomstrande WordPress-agentur måste du därför gå utöver grunderna för att skapa en solid grund.

Om du är redo för utmaningen (och belöningen) att starta din egen agentur, börja här:

1. Definiera ditt uppdrag

Enligt en undersökning från Freelancermap är det här några av de största utmaningarna som frilansare står inför:

• Att skaffa kunder
• Fluktuerande inkomst
• Tidshantering

Det tar mycket tid att fokusera på var du ska få tag på nästa kund eller hur du ska balansera företagsledning med att bygga webbplatser. Som ett resultat är det svårt att fokusera på ett uppdrag som handlar om allt annat än det:

Att göra ett fantastiskt jobb med att designa webbplatser så att fantastiska kunder vill arbeta med mig och betala mig i tid.

Allt detta förändras när din WordPress-verksamhet är mer etablerad och du har skapat en viss stabilitet i ditt arbete. Det är vid den tidpunkten som du måste ha ett bergfast uppdrag som alla beslut kretsar kring. Du måste dessutom ha något som tar fokus från dina strider och lägger det på de människor som du tänker hjälpa.

För att definiera ditt uppdrag ska du ställa dig själv följande frågor: ”Vem ska vi tjäna?” Med andra ord, vad ska din nisch vara?

Även om Codeable inte är en WordPress-agentur, är utvecklingen av företagets uppdrag något som du säkert kan relatera till.

Grundarnas erfarenhet av att driva en utvecklings-agentur var det som fick dem att skapa en lösning på ett problem som de hade förstahandserfarenhet av:

Per var frustrerad över klientsidan och Tomaz över frilanssidan: de många frilansarna, budgivningen, kapplöpningen mot botten, den hårda konkurrensen, den dåliga kvaliteten på arbetet. Och dessutom de missade tidsfristerna och alla missnöjda klienter och frilansare som ett resultat av detta.

Så, vem brinner du mest för att tjäna?

Fråga dig själv sedan: ”Varför vill vi tillhandahålla dessa WordPress-tjänster?”

Finns det en lucka på marknaden för den här typen av tjänster? Eller har målgruppen mestadels förbisetts?

Fundera på vilken typ av skillnad du kommer att göra genom att gå in på marknaden. Gör därefter en kort beskrivning som sammanfattar varför du tänker göra det.

Så här gör Codeable detta:

Syftet var att skapa en sund miljö som möjliggör distribuerat arbete för både kunder och frilansare.

Uppdraget är 100% fokuserat på att lyfta livet och företagen för Codeables målkunder. Du borde med andra ord göra samma sak.

Slutligen måste du fråga dig själv: ”Var vill vi att agenturen ska vara om 12 månader? Eller om exempelvis 24 månader? Eller om 5 år?”

Har jag en tillräckligt tydlig färdplan för att vägleda min agentur i rätt riktning utan att behöva förutsäga framtiden?

Ta Codeable som exempel. Även om deras tjänster har skalats upp med tiden har de stått fast vid sitt uppdrag:

Codeable började med små anpassningsuppgifter. Idag hjälper vi dock företag i alla former och storlekar. Även om vårt tjänsteutbud har förändrats är vårt uppdrag att frigöra distribuerad talang och skapa lika möjligheter. Vi vill dessutom göra det möjligt för både kunder och frilansare att trivas i en miljö som bygger på förtroende. Vårt fokus är fortfarande tillväxt, inte för tillväxtens skull utan för att göra skillnad i människors liv.

Målsättnings- och kartläggningsdelen av den här övningen är inte något du behöver dela med dig av offentligt just nu. Det är dock något som ditt interna team bör vara medvetet om så att deras egna mål och färdplan för tillväxt kan anpassas till din agenturs.

Först fastställer du ditt uppdrag. Därefter skapar du en officiell uppdragsbeskrivning. Spara den exempelvis någonstans där ditt team har tillgång till den och återvänd till den när det är dags att fatta ett stort beslut för ditt företag.

2. Välj dina tjänster

Nu när du vet vem du ska tjäna, och varför, är det dags att välja ut exakt vad du ska göra för dem och hur. Ja, du är en WordPress-agentur… men vilken typ exakt?

Din nisch kommer att hjälpa till med detta.

Ta Itineris, till exempel. Denna WordPress-agentur gör exempelvis följande:

Genom att definiera exakt vem du ska hjälpa kan du bättre välja vilka tjänster som du behöver tillhandahålla. I Itineris fall innebär det exempelvis:

• Premium webbutveckling
• Digital varumärkesprofilering
• Budbara medier
• SÖKMOTOROPTIMERING

Du har dessutom exemplet WP-Tonic, som är specialiserat på WordPress-utveckling för LMS- och medlemswebbplatser.

eLearning-företag är en speciell sort, med de funktioner som behövs för att stödja medlemskap och integrering av onlinekurser. Som ett resultat har WP-Tonic tjänster som är byggda för denna specifika uppsättning kunder:

• Webbplatsutveckling
• Anpassad design (för WooCommerce-kassan, landningssidor för leadgen, e-postmarknadsföring, försäljningstrattar etc.)
• Anpassad utveckling av LMS-plugin
• Grafisk design
• Sökmotoroptimering
• Hanterad hosting
• Support för säkerhet och säkerhetskopiering

Slutsatsen? Gå inte i fällan och tro att en WordPress-agentur ska erbjuda samma tjänster som alla andra liknande företag där ute.

Tänk istället på vad dina kunder verkligen behöver. Fundera därefter på hur det spelar in i dina styrkor.

Och oroa dig inte om din vision för agenturen inte är något som du nödvändigtvis kan stödja med ditt nuvarande team. Lägg dessa ytterligare tjänster eller produkter på hyllan och skala långsamt men säkert upp dig till dem.

För närvarande fokuserar du på att tillhandahålla ett enormt värde i de tjänster du erbjuder.

Bestäm dig för de viktigaste: de som du kan erbjuda och de som dina kunder behöver. Skriv därefter ner dem med en kort beskrivning av var och en och gå vidare till nästa steg.

Om din agentur erbjuder webbutveckling eller någon annan tjänst som innebär att du hanterar kundernas webbplatser är det viktigt att välja en pålitlig hosting-leverantör. Prestanda och stabilitet på dina kunders webbplatser har en direkt inverkan på deras framgång – och i förlängningen på din agenturs rykte.

I en nyligen genomförd fallstudie berättade f.technology om de strikta krav man ställde på hosting-leverantören när man letade efter den perfekta hosting-leverantören för sin agentur:

• Varje hosting-tjänst måste vara isolerad och får inte delas med andra kunder.
• Hosting-tjänsterna måste kunna överföras utan IP-ändringar.
• Viktiga funktioner inkluderar ett alternativ för säkerhetskopiering med återställning med ett klick och en kontrollpanel för åtkomst för underanvändare.
• Hosting-leverantören måste underlätta interaktioner med centraliserade, automatiserade hanteringssystem via API.
• Slutkunden ska dessutom ha tillgång till en helpdesk som är öppen 24 timmar om dygnet.

Det är viktigt att agenturen har en liknande lista med krav när de söker efter en hosting-leverantör. Genom att fastställa tydliga kriterier kan du hjälpa dina kunder att få den säkra, snabba och tillförlitliga hostinglösning som passar dem bäst. Som ett resultat förbättras din agenturs rykte och trovärdighet.

Varför pålitlig hosting är viktigt:

• Minimera driftstopp: Otillförlitlig hosting kan leda till frekventa driftstopp. Som ett resultat blir kunderna frustrerade och deras verksamhet skadas. Som agentur är det med andra ord viktigt att erbjuda en hög drifttid för att upprätthålla kundernas förtroende.
• Öka webbplatsens prestanda: En långsam webbplats kan driva bort användare, och prestanda är dessutom en ranknings-faktor i Googles sökresultat. Genom att välja en hosting-leverantör som prioriterar hastighet och tillförlitlighet skapar du förutsättningar för att dina kunder ska lyckas.
• Säkerhet och sinnesfrid: Kundernas webbplatser innehåller ofta känslig information, och opålitliga hosting-tjänster kan göra dem sårbara för attacker, dataintrång eller skadlig kod. En pålitlig hosting-leverantör erbjuder därför säkerhetsfunktioner på företagsnivå, t.ex. SSL-stöd, DDoS-skydd och dagliga säkerhetskopior.

Att använda Kinstas Hanterade WordPress-hosting garanterar att dina kunders webbplatser kommer att hostas på en säker, högpresterande plattform med funktioner som är utformade för att hålla webbplatserna online och snabba dygnet runt. Som ett resultat kan din agentur fokusera på att leverera exceptionellt utvecklingsarbete medan Kinsta hanterar utmaningarna med infrastruktur och hosting.

3. Ställ in dina priser

När du driver ett mindre företag kanske du är ovillig att publicera dina priser online. Du vill exempelvis att potentiella kunder ska fokusera på ditt värde och inte på hur mycket det kommer att kosta dem att bygga en WordPress-webbplats.

Premiumprissättning och värde är dock inbyggt i identiteten hos en WordPress-agentur. Som ett resultat finns det ingen anledning att hålla den informationen borta från allmänheten.

Det finns dessutom fördelar med att publicera dina utvecklingskostnader och månatliga priser på din webbplats. Då kan du exempelvis snabbt rensa ut alla potentiella kunder som inte har budgeten för vad du gör.

Så här jobbar DevriX:

Prissättning för agenturens tjänster visas flera gånger på webbplatsen. Men låt oss säga att någon kommer till detta formulär för begäran om en webbplats och på något sätt slätar över alla omnämnanden av kostnader. Det är okej eftersom det finns en annan påminnelse här:

Som du kan föreställa dig gör detta dina konversationer med prospekt mycket mer meningsfulla. Du behöver inte dansa kring frågan om pris. Det är redan fastställt. Istället kan du helt enkelt fokusera på vad de behöver och hur du ska lösa det.

Det kommer ta lite tid att räkna ut hur mycket du ska debitera dina kunder.

Kontrollera marknadsgenomsnittet

Börja med att ta fram listan över tjänster från föregående steg.

Därefter kontrollerar du dina främsta konkurrenter på marknaden – de som är i en liknande nisch och med ett liknande erbjudande. Som ett resultat får du ett bra riktmärke för vad som är gängse pris och vad din målgrupp har råd med.

Därefter kommer du att behöva göra några interna beräkningar.

Lista dina omkostnader

Lista ut var och en av dina kostnader samt hur mycket du är skyldig dem varje månad. Detta inkluderar exempelvis saker som:

• Affärsprogramvara
• Företagslicenser och försäkringar
• Skattebetalningar
• Kontorsutrymme och allmännyttiga tjänster
• Utrustning och möbler
• Hosting-leverantörer, domän och relaterade utgifter
• Löner, förmåner, PTO
• Företagets resor, evenemang m.m.

Naturligtvis måste du göra mer än att bara täcka dina kostnader. Men du måste gå igenom dessa siffror först för att se till att du är på rätt spår.

Fastställ ett påslag

Vilken typ av marginal behöver du för att vara lönsam?

Med andra ord: om dina allmänna kostnader är cirka 20 000 dollar i månaden, hur mycket pengar skulle du behöva för att göra en sund vinst? Skulle en påslagning på exempelvis 30 % (6 000 USD) vara tillräcklig?

Kom ihåg: om du vill tillhandahålla förstklassiga erbjudanden till kunder och ta hand om teamet som driver showen, behöver du pengar för att återinvestera tillbaka i ditt företag.

Hitta den perfekta påslaget och ställ därefter in det som ditt mål för månatlig försäljningssiffra.

Ställ in ditt pris

Dela din målinkomst med det antal projekt som du rimligen kan ta på dig under en månad.

Jämför nu din kostnad per projekt med det genomsnittliga marknadspriset. Är ditt nummer för kort? Är det för högt? Om det finns en avvikelse, motiverar värdet av ditt erbjudande det? Som Tom Zsomborgi, medgrundare och CFO på Kinsta, säger:

Om ett lägre pris är din bästa differentiator bör du ompröva din verksamhet. En tävling mot botten är inte en bra taktik och fungerar sällan.

Så länge du tjänar tillräckligt med pengar för att vara lönsam och kunden går iväg med något av stort värde, kan du förbinda dig till detta pris.

När du är klar skapar du din prislista och publicerar därefter priserna på din webbplats när de är klara.

Glöm inte att omvärdera dina kostnader och priser varje år. I takt med att dina tjänster blir starkare och ditt erbjudande mer komplext bör dessa siffror ändras.

4. Välj ett namn

Jag vet att det här verkar som något du borde göra tidigare, men jag tycker att det är viktigt att ta reda på vad ditt företag kommer att erbjuda och vilken nivå det kommer att vara innan du väljer ett namn.

När din varumärkesidentitet är utarbetad är det dags att välja ett namn. Tänk på följande tips när du gör detta:

• Om du inte vill vara företagets ansikte utåt och vara involverad i varje projekt, ta bort ditt namn från det.
• Håll det kort.
• Gör det lätt att uttala.
• Ge en hint om ditt unika värdeerbjudande och dina styrkor.
• Lek med påhittade ord i stället för sådana som kanske redan har en stark association i dina kunders medvetande.
• Se till att inget annat företag redan har det eller en variant av det.
• Kontrollera om domännamnet är tillgängligt.

När du har bestämt dig för några alternativ kan du testa dem med andra: dina anställda, tidigare kunder och till och med dina följare på sociala medier.

Få en uppfattning om vad de tycker om det. De är mer benägna att märka om något är ”off” eftersom de inte är lika nära det som du är.

När du har spikat namnet kan du börja arbeta med att skapa din logotyp och andra märkeselement.

5. Skapa en ny webbplats

En webbplats för en agentur måste kunna visa vad den går för. Med andra ord, innan potentiella kunder någonsin tittar på din arbetsportfölj, bör de se din webbplats som ett bevis på vad du kan.

Din webbplats måste dessutom göra mer än att bara informera. Du vill att den ska göra så mycket arbete åt dig som möjligt. Som ett resultat blir den nästan som en annan teammedlem.

Här är några sätt att få detta att hända:

Välj en pålitlig hosting-leverantör

Du vet hur tidskrävande det kan vara att hantera din hosting, särskilt när trafiken växer.

Det är därför du bör outsourca din egen hosting. Det sista du vill är att en webbplats som laddar långsamt ska distrahera dig från det betalda kundarbete du behöver få gjort.

Om du inte redan har gjort detta, är det nu en bra tid att lägga din webbplats på en agenturs-fokuserad hanterad hosting-plattform som Kinsta.

Du kommer exempelvis att njuta av fördelarna med en snabb, säker och säkerhetskopierad webbplats – utan besväret med att hantera den själv. Men när du vill se vad som händer bakom kulisserna och ta kontroll över din servers prestanda, gör MyKinsta detta otroligt enkelt:

Att arbeta med en hanterad WordPress-host ger dig inte bara sinnesfrid, utan det säkerställer också att din webbplats alltid är i toppskick för potentiella kunder som besöker den.

Tack vare olika MyKinsta-användarroller har du också fullständig kontroll över användaråtkomst till webbplatser som du utvecklar. Och med Kinstas Site Transfer Tool är det en barnlek att lämna över färdiga projekt till kunder.

Du kan dessutom överföra webbplatser till icke Kinsta-konton. Allt du behöver är deras e-postadress. Som ett resultat kan du lägga din tid på att fokusera på andra viktiga uppgifter, som att exempelvis hantera och utvidga din agentur bättre.

Du har dessutom tillgång till Kinsta API, vilket gör att du sömlöst kan interagera med Kinsta-tjänster. Det handlar exempelvis om att kunna skapa en WordPress-webbplats, få en lista över webbplatser och automatisera vissa uppgifter för att effektivisera ditt arbetsflöde.

Visa upp ditt mest imponerande arbete

Din webbplats kommer att ha allt som en mindre WordPress-webbplats har. Men din portfolio måste få dina potentiella kunder att tappa hakan.

Överväg att använda ett WordPress-portföljplugin som får dina senaste och mest relevanta exempel att glänsa.

Och var inte rädd för att skapa en portfölj som avviker från vad som förväntas. Ta bara en titt på portfolion för Neuralab (du kan läsa deras fallstudie här):

Neuralab lägger till anpassade detaljer i sin portfölj. Vid första anblicken ser det ut som en vanlig rutnätsbaserad portfölj. Men funktionaliteten avslöjar mer detaljer som vilken typ av projekt det var och statistik över visningar och gillanden från Behance.

Presentera ditt team

När du driver ett mindre företag är det lätt för kunderna att se dina teammedlemmars ansikten. De kan dessutom lära känna var och en av er på en personlig nivå.

När du bygger upp en agentur kommer ditt team att växa, och det kommer att bli utmanande att skapa dessa personliga kontakter med så många bidragsgivare inblandade. Att presentera ditt team via din webbplats är ett sätt att begränsa den potentiella kopplingen som dina kunder kan känna.

Triggerfish gör detta på ett bra sätt:

Varje teammedlem har ett naturligt foto, kontaktuppgifter och befattning.

Att visa upp ditt team på det här sättet fungerar på två sätt. Du får presentera människorna bakom kulisserna för kunderna. Men det funkar dessutom som ett ödmjukt skryt: ”Titta så många vi är som arbetar för dig!”

Lägg till en mängd olika kontaktkanaler

Det är inte längre bara du som sitter i andra änden av telefonen eller e-postmeddelandet. Det är med andra ord bra att ge potentiella kunder så många sätt att kontakta dig som du vill:

• Ett telefonnummer till företaget
• En e-postadress (eller olika adresser för olika avdelningar)
• Ett kontaktformulär
• Livechatt eller chatbot
• En supportportal
• Sociala medier (om du vill ge svar och support där)

Bara för att du kan erbjuda alla dessa kontaktpunkter betyder det dock inte att du måste inkludera dem alla på din webbplats. Titta på Red Factory (du kan läsa deras fallstudie här):

Den här agenturen har inget annat än ett kontaktformulär och Google Maps med en adress.

Det finns alltid en risk att du överanstränger dig själv och ditt team. Välj därför bara de kontakt-kanaler som är mest meningsfulla.

Automatisera konverteringsprocessen

Du kommer att ha fler personer som hanterar försäljningen åt dig. Men låt ändå din webbplats göra några av de mer vardagliga uppgifterna.

Erbjuder du exempelvis en skräddarsydd utvecklingstjänst men vill att potentiella kunder ska ringa upp dig först? Då kan du använda ett bokningsplugin för WordPress och låta dem boka möten på egen hand.

När du börjar sälja återkommande tjänster kan dina prospekt känna sig tillräckligt säkra för att registrera sig för dem utan att behöva prata med någon först.

I dessa fall kan du ta bort mellanhanden (dvs. säljsamtalet). Utrusta exempelvis din webbplats med ”Köp nu”-knappar och en egen kassa som SkyrocketWP gör (du kan läsa deras fallstudie här).

6. Lös de juridiska sakerna

När du har spikat fast varumärkesbitarna bör du få de juridiska sakerna ur vägen. Särskilt innan du tar ombord kunder.

Jag inser att detta är den minst roliga delen av att starta en WordPress-agentur, men det är den mest avgörande. Du vet aldrig när en juridisk fråga kan uppstå eller var den kommer ifrån, så det är bäst att sätta alla bitar på plats nu, så att du är förberedd.

Du bör exempelvis göra detta så snart som möjligt:

• Registrera ditt företag.
• Varumärkesskydda din logotyp.
• Köp ditt domännamn.
• Lämna in en företagslicens på din ort.
• Teckna de företagsförsäkringar som du behöver (exempelvis ansvars-, egendoms- och arbetsskadeförsäkring).
• Lägg till en sekretesspolicy, villkor och cookie-meddelande på din webbplats.

Det är också en bra idé att börja fundera på vart du ska vända dig för att få hjälp med skattehantering, personalfrågor och juridisk hjälp.

Ditt företag kanske inte behöver den hjälpen idag. Saker och ting kommer dock att gå snabbt när du väl får bollen i rullning. Du vill med andra ord inte förlora dessa viktiga stödsystem ur sikte som är avsedda att skydda dig och ditt företag.

7. Fyll på ditt team

För att driva en framgångsrik WordPress-agentur är det första du måste göra att sluta bära alla hattar. Det handlar egentligen om alla hattar som inte passar bra. Så, det viktigaste först:

Minimera din roll

Skriv ner varje uppgift du gör. Vad den innebär. Varför gör du den? Hur den passar in i det större sammanhanget.

Lägg alla uppgifter som du tycker om att göra och som du kan göra bättre än någon annan i en ”Behåll”-kolumn.

Därefter lägger du alla uppgifter som du inte tycker om att göra eller som tar upp för mycket av din tid i en ”Delegera”-kolumn.

Kartlägg sedan vem du ska flytta de delegerade uppgifterna till. Exempelvis så här:

• E-postmeddelanden om kundintroduktion går till projektledaren.
• Fakturagenerering och uppföljning går till kontorsassistenten.
• Inlägg på sociala medier går till marknadsföraren.

Du stöter snart på en uppgift som inte har en perfekt matchning. Som ett resultat vet du att det finns en ny roll att fylla. Det kanske inte sker direkt. Du vet dock att det är dags, när de relevanta ansvarsområdena börjar bli allt fler och tynga ner dig och ditt team.

Stärk kärnteamet

Om du tittar på listan över tjänster eller produkter som du tillhandahåller, kommer det att vara tydligt vilka roller som är kärnan. Vanligtvis är dessa exempelvis din webbdesigner, webbutvecklare, copywriter och projektledare.

Se till att du har anställda och entreprenörer för att fylla de viktigaste rollerna.

Se dessutom till att du har budgeten för att betala dina teammedlemmar en konkurrenskraftig lön. Om du kämpar för att göra detta är det något som är fel. Antingen är dina tjänster inte tillräckligt högt prissatta, eller så försöker du öka ditt team för snabbt. Ta därför ett steg tillbaka och ta reda på var kopplingen är innan du går vidare.

Personal för ytterligare tjänster

Märker du att din agentur har blivit superrationell och har kapacitet och budget att göra mer? Då kan du börja lägga till roller för nya tjänster och möjligheter som exempelvis:

• SEO
• Animatör
• UX-författare
• Chef för kundframgång
• Teamledare som CTO, CMO, etc.

Om du tittar på någon av de ledande WordPress-agenturernas teamsidor, som den här från WebDevStudios, ser du att anställningarna av avdelningsdirektörer blir särskilt viktiga:

Börja bara inte lägga till roller för att lägga till dem. Om det finns en efterfrågan på det och siffrorna visar att det kommer att vara bra för din slutlinje, först då ska du anställa fler.

8. Skapa din verktygslåda

Det här kan verka kontraintuitivt, men du kommer att behöva spendera pengar på en bättre verktygslåda om du ska tjäna mer pengar.

Så här är vad du behöver göra:

Utvärdera din nuvarande verktygslåda

Om du för närvarande använder några affärsverktyg eller någon programvara, skriv ner en lista över allt du använder och vilket syfte de tjänar.

Titta därefter på verktygens kapacitet och svara ärligt på följande fråga: ”Kan det här verktyget växa tillsammans med ditt företag?”

Om inte, markera det för borttagning.

Du behöver verktyg som gör att du och ditt team kan arbeta snabbare och mer effektivt än någonsin tidigare. Som ett resultat kan du erbjuda tjänster i stor skala och multiplicera dina inkommande intäkter.

Fyll i luckorna

Titta på din lista och se om det finns något du saknar. Kanske är det ett verktyg som du har dragit ut på tiden med att köpa eller något som du inte trodde att du var redo för.

Som exempelvis:

• Medlemskap i en webbplats för stockfoton
• Verktyg för överlämning mellan designer och utvecklare
• Premium WordPress-plugins eller premium-teman
• Programvara för SEO-granskning
• Programvara för tidsspårning
• Verktyg för försäljningstratt

Titta inte bara på vad du behöver. Tänk dessutom på ditt teams behov. Vad kommer att göra det möjligt för dem att arbeta på bästa sätt? Som ett resultat kan de ju ge ett bättre erbjudande till dina kunder?

När du har en lista över alla verktyg som du behöver lägga till, uppgradera eller ta bort är det bara att sätta igång. Det här är inte något som du bör oroa dig för eller överföra ditt team till när din agentur är gungande och rullande.

9. Utveckla och dokumentera dina processer

Du kommer att behöva en hel del struktur för din agentur. Detta är fördelaktigt av många skäl.

En välutvecklad och dokumenterad process gör det exempelvis lättare att producera konsekventa resultat för kunderna. Det blir dessutom enkelt för nyanställda att komma igång med arbetet.

Återigen handlar det om att öka din snabbhet, smidighet och noggrannhet som företag. Och etablerade system kommer att göra susen.

Ta en titt på Iron to Iron-byråns webbplats:

Det är ingen hemlighet vilken process teamet använder för att bygga webbplatser åt kunderna. Detta är dessutom bara det som folk ser utifrån.

Internt har denna agentur sannolikt dokumentation som beskriver varje enskilt steg i processen. Dessutom kompletteras processerna förmodligen av en serie mjukvaruautomatiseringar, checklistor och mallar.

Det här är precis vad du behöver göra.

Organisatoriska processer

Precis som du gjorde med din verktygslåda ska du skapa en lista över de processer som du för närvarande använder i ditt företag.

Finns det några som är föråldrade eller ineffektiva? Uppdatera dem innan du gör något annat.

Ta därefter ett steg tillbaka och fundera på vad mer du borde ha processer för.

Om du lägger till nya tjänster (eller till och med återkommande prenumerationer eller produkter) ska du lägga till relaterade processer i din huvudlista.

Vad sägs om att spåra och följa upp leads? Utfärdande av fakturor till kunder? Flytta projekt från en teammedlem till en annan?

Det finns så många olika saker att tänka på nu. Som ett resultat är det viktigt att ta bort dig själv från det praktiska webbutvecklingsarbetet. Du måste kunna övervaka de stora bilderna som hjälper din agentur att fungera som en väloljad maskin.

Skapa ett separat dokument för varje process och lagra det på en säker och centraliserad plats. Det kan vara något som ett team Dropbox, Google Drive eller en projekthanteringsplattform.

Processer för kundhantering

Glöm inte bort processerna för prospektering, onboarding och kundhantering.

När du tar dig an fler kunder kommer det att bli svårt att hålla koll på allt om du inte har system på plats.

Har du ett CRM-system? Vad sägs om ett kundvänligt projekthanterings- och kommunikationsverktyg? Eller kanske en process för att skapa en anpassad WordPress-instrumentpanel? Saker som underlättar för webbplatskunder att komma in i CMS?

Det är dessutom viktigt att ha färdiga mallar för förslag, avtal och introduktionssteg. Som ett resultat kan du få ut prospekt från säljpipelinen och in i din aktiva projektkö så snabbt som möjligt.

Processer för medarbetarhantering

Samma sak gäller för anställning, testning och introduktion av medarbetare.

Vid företagets start bad du förmodligen människor du känner om hänvisningar eller publicerade jobb på online-styrelser bara för att få lite lättnad. När det gäller din agentur måste du dock även tänka på: Matchar den här personens kompetens vad jag letar efter?

Nu måste du fundera på hur du ska hitta människor:

• För att fylla specialiserade roller i ditt företag.
• Som vill växa med din agentur på lång sikt.
• Med bra passform för din företagskultur.

Det finns egentligen inget utrymme för kompromisser, eftersom en svag länk kan få det hela att gå i stöpet.

Bygg ut dina intervju- och anställningsprocesser för att hitta personer som passar rätt form. Därefter  behöver du processer som hjälper dem att trivas inom din agentur.

En annan sak att tänka på är att koppla dina anställda till processutveckling och dokumentation.

När du har fått några bergfasta anställda på plats, ge dem möjlighet att ta ägande av sina processer och dokumentation. Om du kan få dem mer involverade i att forma din agentur kommer de att vara mer engagerade i ditt uppdrag på lång sikt.

10. Upprätta intern rapportering

Det kommer att bli svårt att hålla reda på allt när storleken på ditt företag, din kundlista och ditt team växer. Men du behöver tillgång till dessa data. Som ett resultat kan du nämligen fatta smartare affärsbeslut för din agentur.

Även om du bör avsätta tid för att granska dina data, kan du automatisera det faktiska arbetet med att generera rapporterna. Här är några ställen där du kan göra detta:

• Google Analytics (eller något av dess alternativ) för att spåra webbplatstrafik, hänvisningskällor, avvisningsfrekvens, konverteringar och andra viktiga prestandamått.
• Ditt CRM-system för att hålla koll på leads som kommer in i din säljpipeline, konverteringsfrekvenser, kundens livstidsvärde och beräknade inkomster.
• Programvara för projekt- eller uppgiftshantering för att kontrollera projektstatus, flaskhalsar, ineffektiva arbetsflöden etc. Här är en grundlig guide som jämför två av de mest välkända verktygen: Trello vs Asana eller några andra alternativ.
• Din kommunikationsprogramvara för att kommunicera snabbt och effektivt med dina kollegor. Slack eller Microsoft Teams är bra alternativ. Läs vår jämförelse mellan dem: Slack vs Teams.
• Din tidsspårare för att övervaka teamets prestationer, se om omfattningen ökar och så vidare.
• Loggar för bugg- och problemspårning för att följa upp olösta fel, återkommande problem, missade kundtjänsttillfällen etc.
• Online-recensioner och rapporter om kundfeedback för att identifiera teamets framgångar och hitta förbättringsområden.

Genom att automatisera dessa rapporter kan du spendera mer tid på att vidta åtgärder. Detta gäller oavsett om det är att samla ditt team för att fira en stor vinst eller arbeta med en teamchef för att åtgärda en läckande process. Det kan dessutom handla om att besluta om att ta bort en tjänst som är impopulär.

Hur skalar man en WordPress-agentur?

Det finns mycket du måste göra för att starta en WordPress-agentur. Men när du har fått igång din väloljade maskin är det dags att verkligen öka takten.

Titta bara på Kinsta. Att svänga från en webbutvecklings-agentur 2013 till hanterad WordPress-hosting krävde en hel del mod.

Men här är vi: kontinuerligt växande. Vårt företag tjänar sjusiffrigt samtidigt som vi upprätthåller den kvalitetsprodukt som kunderna har lärt sig att känna och älska.

Det har inte skett av ren tur. Och samma sak kommer att gälla för ditt eget WordPress-företag.

När du är redo, kan du exempelvis skala så här:

Skapa återkommande intäktsströmmar

Många WordPress-agenturer hittar fast mark genom att sälja webbutvecklingstjänster. Det enda problemet är att detta är en engångstjänst. Som ett resultat kan det vara svårt att förutse intäkter. Det kan dessutom leda till mycket bortkastad energi på att hela tiden ta in nya kunder.

Med återkommande intäktsströmmar kan du dock få större stabilitet och skala till ditt kassaflöde.

Här är några vanliga sätt för WordPress-agenturer att lägga till återkommande intäkter till sina företag:

• Tjänster för webbplatsunderhåll
• Hanterad WordPress-hosting
• Affiliate-marknadsföring
• Premiuminformations-produkter som kurser, webbseminarier etc.
• Utveckling av WordPress-tema eller plugin

Det fina med vissa av dessa är att du inte behöver hantera processerna om du inte vill (som om du lägger ut underhållstjänster och debiterar dina kunder ett påslag).

När det gäller de andra kommer du att skörda fördelarna med att bygga något som är en och en. Även om du fortfarande måste stödja dina produkter och hålla dem uppdaterade, sker huvuddelen av arbetet på förhand.

Bli en maskin för innehållsgenerering

Agenturer borde inte vara ute och jaga kunder. Vid den här tidpunkten i spelet bör kunderna kräva att arbeta med dig.

Det bästa sättet att få det att hända? Öka din synlighet och auktoritet på nätet med högkvalitativt, användbart och ständigt aktuellt innehåll.

• Publicera blogginlägg minst två eller tre dagar i veckan.
• Gör inlägg på sociala medier dagligen: låt det handla mindre om dig (ca 20%) och mer om att dela med dig av användbara tips och insikter från andra (ca 80%).
• Gästblogga på högprofilerade webbplatser där din publik och kamrater är.
• Skaffa podcastplatser på relevanta program (så här startar du en podcast med hjälp av WordPress).
• Skapa nedladdningsbara lead magnets som sporrar dina webbplatsbesökare till handling.
• Bygg upp ett arkiv med innehåll i lång form, antingen skrivet eller video (live eller förinspelat).

Gör avtryck med ditt innehåll och du kommer att märka att du aldrig behöver leta efter kunder (eller affärspartners!) igen.

Samarbeta med andra

Nyttja Facebook-grupper, onlineforum, WordCamps, Slack-communities och webbdesignkonferenser. Det finns ingen anledning att isolera dig när du har byggt upp ett företag runt WordPress.

Möjligheterna är oändliga, både för att få kontakt med andra i branschen och bli partners! Så var inte rädd för att ge dig ut.

Du kanske hittar någon att köra ett gemensamt webbseminarium eller en kurs med. Det kan dessutom hända att du träffar dina favoritutvecklare och bestämmer dig för att samarbeta med dem. Eller så kan du träffa en annan agenturs-ägare som vill dela hänvisningar eftersom dina nischer inte har någon överlappning.

Du vet aldrig vem du kommer att träffa, hur ni kan hjälpa varandra eller vad du kommer att lära dig genom att spendera mer tid i WordPress-communityn.

Utnyttja pålitlig hosting

När din agentur växer är det viktigt att välja en pålitlig hosting-leverantör för att säkerställa stabilitet och prestanda för de många webbplatser som du kommer att hantera. Rätt hosting-leverantör erbjuder nyckelfunktioner som inte bara garanterar drifttid utan också säkerhet, hastighet och enkel hantering.

Du bör exempelvis leta efter detta hos en pålitlig hosting-leverantör:

• support dygnet runt: Support dygnet runt är viktigt, särskilt för agenturer som hanterar flera kunder. Din hosting-leverantör bör erbjuda omedelbar hjälp. Som ett resultat kan eventuella problem lösas snabbt och minimera eventuella driftstopp.
• Garantier för hög drifttid: Leta efter en leverantör som garanterar minst 99,9% drifttid. Detta säkerställer exempelvis att dina kunders webbplatser alltid är online. Det förhindrar dessutom intäktsförluster och skyddar din agenturs rykte.
• Isolerade containrar: Hosting-leverantörer som använder isolerade containrar säkerställer att resurserna för en webbplats (t.ex. RAM, CPU) är åtskilda från andra på samma server. Som ett resultat förhindras risken för att en webbplats påverkar prestandan eller säkerheten för en annan.
• CDN (Content Delivery Network): Ett CDN förbättrar webbplatsens hastighet genom att distribuera innehåll till servrar närmare slutanvändaren. Detta ökar laddningstiderna och hjälper dessutom till att säkerställa hög prestanda över globala regioner.
• Cachelagring: En pålitlig hosting-leverantör erbjuder avancerade lösningar för cachelagring. Den minskar exempelvis serverbelastningen och förbättrar webbplatsens prestanda genom att lagra vanligt förekommande data lokalt för snabbare hämtning.
• Flera datacenter: Hosting-leverantörer med ett globalt nätverk av datacenter låter dig välja var din webbplats ska hostas. Detta förbättrar hastigheten och säkerställer redundans i händelse av regionala avbrott.
• DDoS-skydd: DDoS-attacker (Distributed Denial of Service) kan överbelasta servrar och leda till att webbplatser kraschar. En pålitlig host erbjuder DDoS-skydd, vilket förhindrar att skadlig trafik stör dina kunders webbplatser.
• Automatiska säkerhetskopior: Regelbundna säkerhetskopior säkerställer att du snabbt kan återställa en webbplats utan större driftstopp om ett fel eller en dataförlust skulle inträffa. Säkerhetskopiering varje dag eller varje timme är viktigt för att minimera riskerna.
• Skanning av skadlig kod och säkerhet: Tillförlitlig hosting inkluderar konstant skanning efter skadlig kod och andra hot. Det bör dessutom tillhandahålla robusta säkerhetsåtgärder som brandväggar och SSL-certifikat för att skydda data.

Hur Kinsta passar in

Kinsta förkroppsligar alla dessa funktioner och mer, vilket gör det till ett toppval för skalnings-agenturer. Med Kinsta får du tillgång till flerspråkig expertsupport dygnet runt, alla dagar på året. Detta säkerställer att eventuella problem snabbt blir lösta, oavsett tidszon. Kinsta garanterar 99,9 % upptid och använder isolerade containrar som drivs av Google Cloud Platform för att skydda mot risker på olika webbplatser.

Vi har dessutom ett inbyggt CDN, cachelagring på servernivå och ett urval av 37 globala datacenter, så att du kan optimera webbplatsens hastighet för dina kunders målgrupper. Det inkluderas även DDoS-skydd, dagliga automatiska säkerhetskopior och säkerhetsfunktioner på företagsnivå, såsom skanning av skadlig kod och SSL-stöd. Som ett resultat säkerställer Kinsta att dina kunders webbplatser är både snabba och säkra.

Dessutom gör MyKinsta-panelen det enkelt att hantera flera webbplatser från ett enda gränssnitt utan att behöva logga in på nytt för varje webbplats. Denna användarvänliga plattform är utformad för att effektivisera ditt arbetsflöde. Du kan med andra ord fokusera på att få din agentur att växa medan Kinsta tar hand om de tekniska detaljerna.

Sammanfattning

WordPress fortsätter att behålla sin majoritetsandel av marknaden för webbplatsbyggare. Det är med andra ord en fantastisk tid att starta en WordPress-agentur.

Det är dock viktigt att komma ihåg att en frilansande WordPress-verksamhet skiljer sig mycket från en agentur som erbjuder en komplett uppsättning tjänster och återkommande produkter.

Du kan inte bara trycka på en knapp och plötsligt meddela världen att du nu driver en agentur. Det finns mycket arbete som måste göras i backend innan du kan börja skörda frukterna av att äga en agentur.

Du måste exempelvis göra följande:

• Definiera ditt uppdrag så att du framgångsrikt kan skära ut ett utrymme för dig själv.
• Välj tjänster som dina kunder behöver och kommer att blomstra av.
• Sätt rättvisa men konkurrenskraftiga priser som gör att du kan göra vinst och driva din agenturs tillväxt.
• Välj ett namn som skapar ett starkt och unikt intryck för din agentur.
• Bygg en webbplats som gör en del av försäljnings- och marknadsföringsarbetet åt dig.
• Hantera de juridiska aspekterna av att driva en agentur.
• Bygg upp ett team som kan stödja ditt uppdrag nu och i framtiden.
• Skapa en verktygslåda som gör att du kan arbeta snabbare och bättre än någonsin tidigare.
• Utveckla processer som gör det möjligt för dig att skala.
• Automatisera rapporter så att du alltid har koll på de viktigaste nyckeltalen för din agentur.

Om du är överväldigad av allt detta, bör du kanske inte starta en WordPress-agentur (vilket är helt okej).

Det finns vissa kunder som kommer att gravitera till agenturer, men var lämnar det resten? Det kommer alltid att behövas WordPress-frilansare och boutiqueföretag för att tillhandahålla kostnadseffektiva och mer personliga tjänster som dessa kunder önskar.

Med detta sagt, håll den här guiden till hands när du är redo att växa. Även om ditt mål inte är att bygga en fullskalig agentur, finns det många affärsförbättrande strategier här som du kan utnyttja för ett mindre WordPress-företag.

Har du funderat på att starta en WordPress-agentur? Om inte, vad är det som hindrar dig? Om du framgångsrikt har byggt upp en sådan, vad visade sig vara svårare än du förväntade dig? Berätta för oss i kommentarerna!