Viele Nutzerinnen und Nutzer werden WooCommerce nutzen, um mit WordPress einen vollwertigen Online-Shop zu betreiben. Der allgemeine „Flow“ besteht darin, Assets, Produkte und Inhalte in beide Plattformen zu bringen. Du kannst WooCommerce aber auch nutzen, um Produkte zu exportieren.
Es gibt viele Gründe, warum du das tun solltest. Meistens geht es um Verwaltungsaufgaben, z. B. um die Korrektur von Einträgen in großen Mengen. Du könntest aber auch Produkte exportieren, wenn du dich entscheidest, dein Webhosting zu wechseln.
In jedem Fall ist es wichtig zu wissen, wie du deine Produkte exportieren kannst – und welche Schritte dazu nötig sind -, um einen starken Pfeil im Köcher zu haben.
In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du mit WooCommerce Produkte exportieren kannst. Wir stellen dir einige Plugins zur Seite und bieten dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um diese Aufgabe zu erledigen.
Zunächst wollen wir kurz auf die Anwendungsfälle für den Export und den Importprozess eingehen.
Warum du WooCommerce-Produkte exportieren solltest
Dein gesamter Bestand und dein Inventar befinden sich in WordPress – genauer gesagt in WooCommerce. Wenn du diese Produkte exportierst, erstellst du eine Liste, mit der du die Daten in einem anderen Programm bearbeiten kannst, das nicht in deinem Shop installiert ist.
Oft exportierst du diese Produkte in eine Art Tabellenkalkulationsformat, sei es eine CSV-Datei (Comma-Separated Values), eine Excel-Tabelle oder sogar eine einfache Textdatei.
Das mag zwar drastisch klingen, aber in Wirklichkeit exportierst du deine Produkte oft aus ganz banalen und routinemäßigen Gründen:
- Effizienz: Es ist einfacher und vertrauter, dein Inventar über eine Tabellenkalkulation zu bearbeiten, als über die WooCommerce-Oberfläche. Außerdem kannst du die speziellen Funktionen der Tabellenkalkulations-App nutzen, um Zeit und Mühe zu sparen.
- Globale Fehlerkorrektur: Vielleicht gibt es ein Problem mit deiner Produktliste, das du auf globaler Ebene beheben musst. Du könntest zum Beispiel einen Fehler bei den SKU-Werten (Stock Keeping Unit) haben. Wenn du deine WooCommerce-Produkte exportierst, kannst du dieses Problem lösen und die Liste im Handumdrehen wieder importieren.
- Einfache Migration: Vielleicht möchtest du sogar dein Hosting auf ein System umstellen, das robuster ist und mehr Funktionen bietet. Wenn du deine WooCommerce-Produkte exportierst, kannst du die gesamte Liste ohne großen Aufwand in eine neue Installation oder auf einen neuen Server importieren.
Apropos importieren: Es lohnt sich zu wissen, wie das geht, bevor du mit dem Export beginnst. So verstehst du besser, wie sich die Einträge auf die „innere“ und die „äußere“ Welt beziehen (zumindest in Bezug auf WooCommerce).
So importierst du WooCommerce-Produkte und -Bestellungen
Oberflächlich betrachtet scheint der Importprozess für WooCommerce-Produkte und -Bestellungen einfach zu sein. Tatsächlich gibt es aber viele Rädchen, die das ganze Rad zusammenhalten.
In den nächsten Abschnitten gehen wir auf einige der wichtigsten Elemente ein und zeigen dir, wie du Produkte in WooCommerce importieren kannst.
Die Grundlagen einer CSV-Datei
Obwohl wir sie „CSV-Datei“ nennen, handelt es sich nicht wirklich um einen Dateityp, sondern um ein Dateiformat. Das liegt daran, dass CSV-Dateien die Endung .csv haben.
Du kannst CSV-Formate mit fast jeder Anwendung lesen, die Text analysieren und anzeigen kann. Die meisten Nutzer/innen öffnen eine CSV-Datei in einer Tabellenkalkulation, weil diese die entsprechenden Funktionen bietet, um mit den Werten darin zu arbeiten. Aus technischer Sicht ist es jedoch nicht verkehrt, einen Texteditor oder eine andere Lösung zu verwenden.
Der wichtigste Aspekt einer CSV-Datei ist die Verwendung eines „Trennzeichens“ Das ist ein Trennzeichen, das standardmäßig ein Komma ist – daher auch die Bezeichnung „kommagetrennte Werte“ Wenn du das CSV-Format verwendest, versteht die „Übersetzungssoftware“ (in unserem Fall WooCommerce und eine Tabellenkalkulationsanwendung), dass jeder durch ein Komma getrennte Informationsbrocken ein einzigartiger, individueller Teil der Daten ist:
Ohne das Trennzeichen Komma siehst du die Daten in einer Zelle zerquetscht:
Das Schöne am CSV-Format ist, dass es nicht nur unabhängig von dem Programm ist, mit dem du die Daten liest, sondern auch von dem Programm, in das du sie importierst. Wenn eine App mit CSV-Werten arbeiten kann, kannst du diese Daten fast überall hin übertragen – solange du die Daten dem Programm, in das du sie importierst, entsprechend zuordnen kannst.
Wie WooCommerce CSV-Daten verwendet
WooCommerce verwendet CSV-Daten auf ähnliche Weise wie andere Programme. In WooCommerce gibt es eine Reihe von Feldern, in denen du die Werte für deine Produkte angeben kannst:
Wenn du eine Reihe von Produkten aus einer CSV-Datei importierst, wird jeder Wert unter einer Überschrift zusammengefasst – eine SKU, ein Produktname, ein variabler Wert und mehr. Diese Kopfzeilen müssen jedoch mit einem entsprechenden Wert in WooCommerce übereinstimmen.
Du kannst zum Beispiel keine Daten aus der Kopfzeile Motortyp importieren, wenn deine WooCommerce-Produktliste diesen Kopfwert nicht verwendet. Lass uns das im Zusammenhang mit dem Importprozess im Allgemeinen besprechen.
Importieren von WooCommerce-Produkten und -Bestellungen aus einer CSV-Datei
Die gute Nachricht ist, dass der Import von WooCommerce-Produkten und -Bestellungen trotz all dieser Hintergrundinformationen ganz einfach ist. Das verdanken wir der benutzerfreundlichen Oberfläche von WordPress.
Dazu brauchst du eine CSV-Datei, und wir werden die WooCommerce-Beispieldaten verwenden. Sie ist kostenlos erhältlich, allerdings musst du die WooCommerce-Plugin-Datei von WordPress.org herunterladen. Darin findest du einen Ordner namens sample-data, der die zu verwendenden Dateien enthält:
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Produkte in WooCommerce zu importieren. Wenn du eine neue Installation hast und den Onboarding-Assistenten durchläufst, kannst du während dieses Prozesses eine CSV-Datei importieren:
Dies ist jedoch nur eine Option für ganz neue Shops ohne Produkte. Als Nächstes zeigen wir dir, wie du deine WooCommerce-Produktdaten aktualisieren kannst. Dazu gehört auch der Import mit einer CSV-Datei.
Vorhandene Bestellungen und Produkte mit einer CSV-Datei aktualisieren
Der beste (und empfohlene) Weg, WooCommerce-Produkte zu importieren, ist der Bildschirm Produkte > Alle Produkte in WordPress. Wenn du “ Import starten“ wählst, erscheint ein Dialog, in dem du eine CSV-Datei auswählen kannst:
Wenn du hier auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen anzeigen klickst, siehst du einige optionale Einstellungen für den Pfad deiner CSV-Datei sowie die Option, frühere Zuordnungseinstellungen zu verwenden. Am wichtigsten ist die Option, das Trennzeichen für deine Datei auszuwählen. Dies ist hilfreich, wenn deine Datei keine Kommas verwendet:
Im Allgemeinen ist die Vorgehensweise hier ganz einfach: Wähle eine CSV-Datei von deinem Computer und klicke dann auf Weiter.
Allerdings gibt es hier ein zusätzliches Kontrollkästchen, mit dem du die Produkte aktualisieren kannst.
Der Tooltip erklärt es, aber er vergleicht Produkte mit einer übereinstimmenden ID oder SKU und aktualisiert die Informationen mit denen in deiner CSV-Datei. Außerdem werden Zeilen in der Tabelle, die nicht mit einem bestehenden Produkt übereinstimmen – also neue Produkte – nicht importiert. Das bedeutet, dass du die Datei mit den Daten aktualisieren kannst, die du brauchst, und sie dann importieren kannst, um deinen Bestand zu aktualisieren – alles mit einem einzigen Kontrollkästchen.
Produktspalten zuordnen
In der Spaltenzuordnung ordnest du die Spalten in deiner CSV-Datei den Produktbezeichnungen in WooCommerce zu. Wenn du die Beispieldaten verwendest oder eine Datei importierst, die aus dem Export stammt, wird die Zuordnung entweder genau oder nahe genug sein:
Wenn du diese Spalten überprüft und alle notwendigen Änderungen vorgenommen hast, damit du die Spalten genau zuordnen kannst, kannst du nach unten scrollen und auf die Schaltfläche Importer ausführen klicken. Von hier aus wird WordPress die notwendigen Schritte durchführen, was je nach Größe deiner CSV-Datei eine Weile dauern kann.
Sobald der Prozess abgeschlossen ist, siehst du jedoch eine Erfolgsmeldung:
Das ist alles, was du tun musst, um Produkte mit der nativen Funktion zu importieren. Als Nächstes werfen wir einen Blick darauf, was WooCommerce auch für den Export bietet.
Wie du mit WooCommerce Produkte exportierst
Um Produkte aus WooCommerce zu exportieren, musst du zum Bildschirm Produkte > Alle Produkte gehen. Sobald du Produkte in deiner Installation hast, gibt es eine zusätzliche Schaltfläche Exportieren:
Wenn du darauf klickst, ohne Produkte auszuwählen, wird jedoch nichts exportiert. Du musst zuerst die Produkte auswählen, die du exportieren möchtest, indem du die Kontrollkästchen in der Liste anklickst und dann auf die Schaltfläche Exportieren klickst.
Dann klickst du auf die Schaltfläche Exportieren. Du gelangst zu einem Fenster, in dem du nicht viel eingeben musst: dem Dialog Produkte exportieren:
Hier wählst du in den Dropdowns die Optionen aus, die den Daten entsprechen, die du exportieren möchtest. Wenn du fertig bist, klicke auf die Schaltfläche CSV generieren, um den Vorgang zu starten und die CSV-Datei auf deinem Computer zu speichern.
Von hier aus kannst du deine CSV mit einem beliebigen Programm überprüfen, mit dem du vertraut bist. Excel ist zum Beispiel sehr beliebt, ebenso wie Google Sheets.
Dieser native Prozess ist zwar schnell und einfach, aber nicht besonders flexibel und leistungsstark. Darauf gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein.
(cta)
Beschränkungen der nativen WooCommerce-Funktionalität
Die Einschränkungen der nativen Exportfunktion von WooCommerce – und die des Importprozesses – werden sich in vielen alltäglichen Anwendungsfällen nicht bemerkbar machen.
Das ist ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite kannst du in vielen Situationen fast alles erreichen, was du brauchst.
Auf der anderen Seite gibt es aber auch ein paar Einschränkungen, die dir erst auffallen, wenn du sie erlebst. Zum Beispiel kannst du bestimmte Arten von benutzerdefinierten Daten und komplexe Produkte nicht optimal importieren.
An dieser Stelle kann ein Plugin helfen, indem es die Lücke zwischen dem nativen Exportprozess und einem auf deine Bedürfnisse zugeschnittenen Verfahren schließt. Automattic hat das erkannt und deshalb die Product CSV Import Suite WooCommerce Extension veröffentlicht.
Die Erweiterung geht in vielerlei Hinsicht über die grundlegende Funktionalität hinaus:
- Du hast mehr Unterstützung für andere WooCommerce-Erweiterungen, wie WooCommerce Fotografie, WooCommerce Buchungen und Google Product Feed.
- Es gibt eine Möglichkeit, benutzerdefinierte und komplexe Informationen zu importieren, zu exportieren und zu aktualisieren. Egal, ob du Produkte Verkäufern zuordnest, Markennamen zu Produkten hinzufügst oder etwas anderes, du kannst mit diesen Daten in deiner CSV-Datei weiterarbeiten.
Es gibt jedoch mehr Möglichkeiten als nur First-Party-WooCommerce-Erweiterungen. Du kannst auch Plugins von Drittanbietern verwenden, um WooCommerce-Produkte zu exportieren. Darauf und wie du mit einem Plugin exportieren kannst, gehen wir im letzten Abschnitt ein.
Wie du WooCommerce-Produkte und -Bestellungen mit einem Plugin exportierst
Da ein Plugin eine bessere Möglichkeit bietet, WooCommerce-Produkte zu exportieren, gibt es eine ganze Reihe von Plugins auf dem Markt. Im Folgenden stellen wir dir eine Reihe von Plugins vor, damit du einen Eindruck davon bekommst, was es alles gibt.
Danach gehen wir darauf ein, wie du WooCommerce-Produkte mit einer dieser Lösungen exportieren kannst, und vergleichen dies mit der nativen Methode.
Plugins für den Export von WooCommerce-Produkten
Es gibt unzählige Plugins in allen Preisklassen, die dir beim Export von WooCommerce-Produkten helfen. Du wirst außerdem feststellen, dass trotz der vielen verfügbaren Plugins einige von ihnen etwas anders machen als die anderen.
Ein Plugin wie WP All Import ist eher ein Allzweck-Plugin für den Export. Das herausragende Merkmal ist der Drag-and-Drop-Editor. Damit hast du die Möglichkeit, komplexe Produkte über eine Oberfläche zu erstellen, die einem Page Builder ähnelt. Du kannst sogar das XML-Schema per Drag-and-Drop entwerfen, was fantastisch ist, wenn du bei dem Gedanken, deinen Texteditor herauszuholen, erschauderst.
Product Import Export ist ein weiteres Plugin, das CSV- und XML-Formate unterstützt und eine hohe Kompatibilität mit Drittanbieter-Plugins und WooCommerce-Erweiterungen aufweist. Es hat noch einen weiteren Trick im Ärmel.
Das Plugin ermöglicht es dir, mehrere Secure File Transfer Protocol (SFTP) -Kanäle einzurichten, um deine Importe und Exporte zu planen. Das hat zwei Vorteile: Erstens kannst du Daten auf effiziente Weise über SFTP übertragen und zweitens kannst du die Hände aus dem Spiel lassen, um Fehler zu vermeiden und deine Effizienz zu steigern.
Obwohl es sich bei beiden Lösungen um Premium-Plugins handelt, möchtest du vielleicht nicht viel Geld für eine Lösung ausgeben. WooCommerce Store Exporter ist ein kostenloses Plugin mit einem minimalistischen Fokus.
Du kannst auch in SFTP-Formate und per POST exportieren. Dies ist eine Funktion auf Entwicklungsebene, die dir hilft, wenn du eine individuelle Exportlösung brauchst. Wenn du das Plugin jedoch als einfaches Exporttool nutzen willst, kannst du mit einem Klick eine Tabelle mit deinen Daten ausgeben.
Das letzte Plugin werden wir dir im nächsten Abschnitt vorstellen. Advanced Order Export for WooCommerce ist genauso einfach wie der WooCommerce Store Exporter, bietet aber mehr Flexibilität bei den Ausgabeeinstellungen.
Du bekommst eine Fülle von Ausgabeeinstellungen, die du je nach deinen Bedürfnissen schätzen wirst. Es gibt die üblichen Verdächtigen – CSV-, XML- und XLS-Formate – und auch PDF- und HTML-Formate sind verfügbar.
Du erhältst auch ein Dateiformat mit tabulatorgetrennten Werten (TSV). Das ist zwar nicht so flexibel wie die Möglichkeit, das Trennzeichen festzulegen, aber es bietet dir eine dauerhafte Option, wenn du dieses Format für deine Daten verwenden möchtest.
So exportierst du WooCommerce-Produkte Schritt für Schritt
Die Vorgehensweise beim Export von WooCommerce-Produkten hängt natürlich von dem von dir gewählten Plugin ab. Wir werden hier das Plugin Advanced Order Export for WooCommerce verwenden und einige allgemeine Schritte für den Prozess erläutern.
Sobald du das Plugin installiert und aktiviert hast, musst du nach den entsprechenden Profileinstellungen suchen. In den meisten Fällen kannst du mit dem Plugin ein eigenes Exportprofil erstellen. So kannst du eine einmalige Einstellung speichern und wieder verwenden.
Bei Advanced Order Export for WooCommerce findest du das unter WooCommerce > Export > Profile:
Wir können mit dem Profil „Jetzt exportieren“ arbeiten – wenn du darauf klickst, kommst du zu einem detaillierten Bildschirm mit den Feldern, die du brauchst, um einen Export nach deinen Wünschen durchzuführen:
Von hier aus kannst du die folgenden Einstellungen ändern:
- Datumsbereich: Der Datumsbereich sollte mit den Daten übereinstimmen, die du exportieren möchtest, und nicht mehr.
- Ausgabeformat: Wähle das passende Ausgabeformat. Für die meisten Anwendungen ist CSV das Standardformat, obwohl du vielleicht auch eine Kopie in XML haben möchtest.
- Spalten: Mit den Filtern kannst du die Spalten auswählen, die du exportieren willst, also solltest du hier die meiste Aufmerksamkeit investieren.
Der erweiterte Bestellexport für WooCommerce verfügt über unzählige Filter, mit denen du den genauen Bereich deiner Ausgabedaten auswählen kannst. Wir haben zum Beispiel Filter für das Artikelgewicht, für die Frage, ob es sich bei dem Produkt um einen Rückstand handelt (als Wert für ein benutzerdefiniertes Feld), für variable Attribute und vieles mehr:
Dies schränkt jedoch nicht die Anzahl der Spalten ein, die du in deiner Tabelle siehst. Für dieses Plugin öffnest du das Menü „Felder für den Export einrichten“:
Sobald du diese Einstellungen vorgenommen hast, solltest du deine Änderungen und dein Profil für die Zukunft sichern. Von dort aus kannst du einen Export starten.
Für dieses Plugin verwendest du den Bildschirm WooCommerce > Bestellungen exportieren > Jetzt exportieren, wenn du einen schnellen allgemeinen Export durchführen möchtest, oder die Schaltfläche Exportieren am unteren Rand eines Profils, wenn du diesen speziellen Export benötigst:
Damit wird eine CSV-Datei auf deinem Computer gespeichert, die den Datenexport enthält:
Sobald du deine Änderungen vorgenommen hast, kannst du die Tabelle speichern und sie ohne viel Aufwand wieder in WooCommerce und WordPress importieren.
Zusammenfassung
Die Möglichkeit, Daten aus WooCommerce heraus und in WooCommerce hinein zu bekommen, ist eine grundlegende und wichtige Funktion. Daher bietet WooCommerce native Möglichkeiten, beides zu tun. Während der eingebaute Importprozess einfach, intuitiv und relativ fehlerfrei ist, ist die native Exportfunktion nicht immer die beste Lösung.
In diesem Beitrag haben wir uns mit der Verwendung von Plugins für den Export von WooCommerce-Produkten beschäftigt. Sobald du deine CSV-Datei hast, kannst du sie in Google Sheets, Excel oder sogar einem Texteditor öffnen, um sie zu überprüfen. Von dort aus kannst du die Datei wieder in WooCommerce importieren und deine Produkte aktualisieren.
Exportierst du häufig WooCommerce-Produkte und wenn ja, wie gehst du dabei vor? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!
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