Je webhosting en een swingdans-evenement lijken misschien niet heel veel gemeen te hebben. Maar er is een belangrijke regel tijdens zo’n evenement, die iedereen moet volgen: “Eén dans tegelijk”. Oftewel, focus op één dans voordat je verder gaat met de volgende. En dat gaat ook op voor je e-mail en hosting.
Een webhost die het geld waard is levert over het algemeen een high-quality serverinfrastructuur, naast strenge beveiliging voor al hun klanten. Daardoor kan het aanbieden van gerelateerde maar in de kern heel andere diensten, zoals e-maildiensten, het belangrijkste aanbod verwateren. Alhoewel dat niet de enige factor is die meespeelt, is het wel een belangrijke.
Daarom gaan we in dit artikel kijken waarom je het beste e-mail en hosting apart kan afnemen. We zullen ook uitleggen waarom Kinsta geen e-mailhosting aanbiedt en we kijken naar enkele goede hostingproviders voor e-mail. Daarnaast zullen we je een korte uitleg bieden over hoe je een eigen e-mailserver kan opzetten.
Laten we dus snel beginnen!
Belang van e-mail voor persoonlijk en zakelijk gebruik
Korte vraag: wat is de beste manier om te garanderen dat iemand je berichten ontvangt?
Een brief kan kwijtraken, telefoongesprekken hebben soms een slechte verbinding, en de ontvanger kan zich achter de bank verstoppen wanneer je bij ze aan de deur komt.
Het antwoord is e-mail.
Ja, er is nog altijd een kans dat een e-mail in de spammap terechtkomt, maar dan is het nog steeds aangekomen bij je ontvanger, alleen in de verkeerde map. Maar dat is niet iets dat je kan beïnvloeden.
Zelfs nu er steeds meer directe kanalen zijn en social media, is e-mail nog altijd een succesvolle manier om mensen te bereiken. Ondanks de overeenkomsten met platforms voor ‘instant messaging’, is e-mail nog altijd een directere manier van berichten versturen. En het is ook een universele methode.
De data laat dit ook zien. De huidige statistieken geven aan dat er zo’n 4 miljard gebruikers van e-mail wereldwijd zijn. Dat is ongeveer hetzelfde aantal als WhatsApp, Facebook Messenger, Telegram, en Snapchat bij elkaar opgeteld.
Daarnaast lijkt het er sterk op dat het aantal accounts voor e-mailgebruikers nog steeds verder zal toenemen. Aangezien e-mail een penetratiegraad in de meeste landen heeft van zo’n 90%, zal het voorlopig nergens heen gaan.
Waarom Kinsta geen e-mailhosting aanbiedt (en anderen wel)
Met deze cijfers in je hoofd kan je meteen begrijpen waarom sommige hostingbedrijven e-mail aanbieden naast hun primaire dienstverlening.
Uiteindelijk vallen het afleveren van e-mails zeker binnen het technische domein van hosts. Hierbij wordt het domein en IP-adres van de verzender gebruikt ter controle, een ideale taak voor een webhost. Immers, wie anders dan een web expert kan ervoor zorgen dat informatie snel en betrouwbaar bij ontvangers komt.
Maar er zijn betere opties mogelijk.
Je webhost zijn namelijk geen experts in alle aspecten van e-mailhosting. Dat is dan ook de voornaamste reden dat Kinsta geen e-mailhosting aanbiedt. We leggen dit ook elders op onze website uit, maar in het kort komt het hierop neer:
Al onze capaciteit wordt ingezet om Kinsta het allerbeste applicatie, database en managed WordPress hostingplatform in de sector te maken.
Dan weet je eigenlijk alles al wat je moet weten. Onze aanpak werpt vruchten af, en we begrijpen dat waar Kinsta uitstekende hosting voor WordPress websites kan aanbieden, een oplossing zoals Google Workspace dat kan doen voor e-mailhosting.
Waarom zou je het wiel opnieuw gaan uitvinden, als je beter kan focussen op waar je goed in bent? Daarnaast krijgen onze klanten hierdoor nog betere mogelijkheden en dienstverlening: een win-win situatie dus!
Waarom je e-mail en hosting gescheiden moet houden
Alhoewel er ook allerlei persoonlijke redenen zijn om je e-mail en hosting gescheiden te houden, zijn er ook diverse technische redenen.
Om te beginnen is capaciteitsverbruik een groot voordeel, omdat je niet zo snel je limieten voor bandbreedte en opslag verbruikt. Daarnaast kan je deze capaciteit dan reserveren voor de hosting van je website, zonder dat er ook capaciteit “verloren” gaat voor je e-maildiensten.
En dat geldt natuurlijk ook de andere kant op. Je e-mailhost heeft speciale capaciteit die zich puur kan focussen op e-mail, zonder ook op andere dingen te hoeven letten. Het synchroniseren van verschillende accounts is in bijna alle gevallen net zo makkelijk als wanneer je één gecombineerde aanbieder zou hebben.
Ook werkt dit door in de betrouwbaarheid van beide platforms: elke dienst is voor één specifiek onderdeel verantwoordelijk en kan hun tijd en capaciteit helemaal toewijden aan het betrouwbaar maken van dat product. Maar het kan natuurlijk wel zijn dat je host of je e-mailprovider minder goed is dan de ander. Zeker wanneer je ook over budgettering nadenkt is dat niet onlogisch.
In een dergelijke situatie kan je misschien toch beter voor een gecombineerde provider kiezen. Maar als je e-mail of je hosting offline gaat, zal de andere dienst er dan dus ook meteen uit liggen. Dat kan echt desastreus zijn voor een bedrijf dat afhankelijk is voor online communicatie, en dat is misschien daarom wel de belangrijkste reden om je risico te spreiden.
Nu we het toch over zakelijke redenen hebben, er is ook tijd te besparen door je webhosting en e-mail te scheiden. Als je namelijk beslist dat de ene provider niet optimaal werkt, of je wilt overstappen naar een beter aanbod, dan kan je dat eenvoudig doen, zonder dat je ook meteen de andere helft van je bedrijf mee moet nemen.
Als je met beide helften vastzit aan een gecombineerde provider, wordt overstappen meteen een flinke uitdaging. Daarom ben je flexibeler en beter af met aparte, onafhankelijke aanbieders voor je e-mail en hosting.
6 uitstekende hostingproviders voor e-mail
Inmiddels zit je vast hard te knikken en ben je volledig van plan om te stoppen met je gecombineerde aanbieder van hosting en e-mail. Maar allereerst heb je dan een geschikte e-mailprovider nodig.
De volgende zes oplossingen zijn allemaal erg goed met een aparte host, maar we zullen ze ook allemaal in detail bekijken. Door één van deze aanbieders te gebruiken kan je voortaan e-mail en hosting apart houden en zo het beste van allebei krijgen.
1. Google Workspace
Als eerste hebben we Google Workspace. Dit zal een bekende zijn voor miljoenen gebruikers, en niet alleen vanwege hun kwalitatieve e-mailvoorzieningen. Zoals de naam al aangeeft, is het een heel pakket tools en apps waarmee je je dagelijkse werk kan doen (al zullen we ons hier richten op e-mail).
Gmail is (natuurlijk) de e-mailhosting van Workspace. Het is een service die Google al heel lang aanbiedt, en vanaf het begin hebben ze precies aangeboden wat belangrijk is bij e-mail. Je kan sneltoetsen gebruiken voor bijna elke gebruikelijke bewerking, waardoor het beheren van een volle mailbox een eitje wordt. Ook de Vim-achtige snelkoppelingen zijn erg handig voor de navigatie binnen je inbox.
We overdrijven zeker niet wanneer we zeggen dat Gmail heeft bepaald hoe veel mensen tegen e-mail aankijken. Bijna elke provider gebruik inmiddels een archiefmap voor oude, belangrijke e-mail, en de meesten hebben ook kleurentags en labels die op Gmail gebaseerd zijn, voor het markeren van verschillende e-mails. Het oude mappensysteem is eigenlijk al achterhaald, en dat komt met name door Gmail.
Omdat Kinsta draait op de infrastructuur van Google Cloud Platform, krijg je ook een betere integratie met de Workspace apps. We zullen dit zometeen verder bekijken, maar als Kinsta gebruiker kan je “auto-apply” MX records gebruiken voor je gewenste domein.
In het algemeen, heeft Gmail eigenlijk alleen maar voordelen:
- Het is veilig, en inmiddels voor iedereen vrij van advertenties.
- Je hebt allerlei handige sneltoetsen, die de meeste andere apps inmiddels overgenomen hebben.
- Google geeft een garantie van 99,9% uptime en “nul procent geplande tijd offline”. Het is dus een dienst die altijd werkt.
- Je kan Gmail gebruiken voor zakelijke en persoonlijke accounts.
- Er zijn allerlei integraties met de rest van Google Workspace, zoals Google Meet, Google Calendar en andere handige zakelijke apps.
Ook de prijzen zijn heel aantrekkelijk. De niveaus zitten tussen de $6 en $12 per gebruiker, maar de meeste gebruikers zullen genoeg hebben aan 30 GB opslag.
Om eerlijk te zijn, als je Google Workspace nog niet gebruikt, dan zal daar wel een specifieke reden voor moeten zijn. Maar als je nog geen klant bent, moet je er zeker eens goed naar kijken. Dit zou zomaar de beste aankoopbeslissing van je bedrijf van dit jaar kunnen zijn.
2. Microsoft Outlook
Als je nog nooit Hotmail hebt gebruikt, kan je ook niet zeggen dat je een oude rot op het internet bent. Deze klassieke gratis e-mailclient werd in 2011 Outlook, en met deze verandering kwam er ook een nieuwe focus op zakelijke toepassingen.
Alhoewel Hotmail geen vlekkeloze reputatie heeft (één van de redenen voor de naamswijziging), heeft Microsoft hard gewerkt om van deze “wegwerpdienst” een gerespecteerd zakelijk platform voor e-mail te maken. Ze bieden dit aan samen met de Microsoft 365 cloud-based dienst, en net als bij Google, kan je het hele pakket aan tools integreren met je e-mail.
Denk hierbij aan je agenda, takenoverzichten en gebruikersprofielen. Alles blijft in de cloud en gebruikt je OneDrive account om alles te synchroniseren.
Alhoewel een service zoals Google weinig nadruk legt op hun beveiliging, maakt Microsoft hier juist een punt van in hun marketing. Ze gebruiken versleuteling van data voor zowel je mailbox als verzonden berichten.
Outlook zal ook links deactiveren die ze als onveilig zien, zoals malware en virussen. Daarnaast krijg je detectie van ransomware, erg belangrijk voor een bedrijf, naast herstelopties via OneDrive.
Een kort overzicht van wat wij belangrijk vinden aan Outlook:
- Je krijgt de bijna 25 jaar ervaring van Microsoft bij je e-mailprovider.
- De Outlook interface is erg prettig en biedt een goede focus.
- Je e-mails krijgen dezelfde beveiliging als bij een grote onderneming, naast extra tools voor het tegengaan van scams en virussen.
- Er zijn enkele belangrijke ingebouwde apps, zoals een agenda en taakmanagement. Daarnaast kan je Outlook ook integreren met het hele pakket van Microsoft 365 apps.
De prijzen zijn ook erg aantrekkelijk. Outlook is 100% gratis. Het hele Microsoft 365 pakket is ook gratis. En als je voor premium wil kiezen, is er een aantrekkelijk set niveaus om uit te kiezen. De meeste gebruikers zullen voor het pakket van $5 of $12 willen gaan, afhankelijk van of je ook wil kunnen werken op afstand.
Over het algemeen is Outlook vooral een functionele tool (net als bij Google, Zoho en anderen) die erop gericht is je het ecosysteem binnen te trekken. Dit wordt gedaan door je allerlei superhandige apps voor je bedrijf te bieden. Maar de e-maildienst is zeker erg goed, en zal dit ook de komende jaren blijven.
3. Zoho Mail
Direct achter hun oplossingen voor e-mailhosting, biedt Zoho ook een breed scala aan apps om je bedrijf mee te beheren. Maar de Mail service is waar ze elke dag een hoop nieuwe klanten mee binnen weten te halen.
Zoho bevat een indrukwekkende hoeveelheid features waarmee je de functionaliteit van hun pakket flink kan uitbreiden. Op basisniveau is hun e-mailclient lekker overzichtelijk (en functioneel), die erg lijkt op Gmail of Outlook, maar net niet helemaal. Je krijgt wel de bekende integraties met agenda’s, takenlijsten, contactbeheer en notities, die je ook bij de meeste andere e-mailclients ziet.
Maar de User Experience (UX) bij Zoho Mail is duidelijk de focus. Je kan dit zien aan de hoeveelheid moeite die het team heeft gestopt in het dashboard en het hele accountbeheer. Zo kan je bijvoorbeeld een custom domein opzetten zodat gebruikers kunnen inloggen via een mail subdomein. Hierdoor weet iedereen waar ze hun e-mails kunnen vinden.
Zoho Mails gebruikt ook beperkende functionaliteit op basis van specifieke IP-adressen. Hierdoor kan je je e-mailaccounts beter beveiligen, doordat slechts een beperkt aantal gebruikers op een specifieke locatie toegang krijgen. Er zijn nog allerlei andere fantastische tools voor gebruikersbeheer, zoals de instellingen voor gebruikersrollen.
Er is nog veel meer wat we over Zoho zouden kunnen zeggen, maar een kort overzicht van het belangrijkste:
- Je krijgt een functionele client voor het versturen en ontvangen van e-mail.
- Er zijn allerlei tools voor het beheren van gebruikers en gebruikersgroepen, waardoor je het systeem kan aanpassen op de behoeften van jouw organisatie.
- Zoho biedt een robuuste set tools tegen spam, en gebruikt verschillende validatieprotocollen.
- Zoho Mail biedt beveiliging op ondernemingsniveau om je data goed te kunnen beveiligen.
- Een interessante ingebouwde tool is het eDiscovery portal. Daarmee kan je goed in de gaten houden welke mails je eigenlijk precies bewaart, ideaal voor elk bedrijf dat zich moet houden aan wetgeving rond privacy en persoonsgegevens.
Het is bizar te noemen dat de prijzen van Zoho Mail minimaal zijn in vergelijking met andere oplossingen. Het hoogste niveau zit rond de $4-5 per maand per gebruiker, wat gezien het aantal features betekent dat je het zeker eens moet bekijken.
Zoho heeft de afgelopen jaren een hoop aan populariteit gewonnen, en zal ook nog wel een poos doorgroeien. Gezien de kwaliteit van Zoho Mail, snappen wij dat heel goed.
4. ProtonMail
Van het India van Zoho, vliegen we naar Zwitserland voor ProtonMail. Het is een open source e-mailprovider met een grote nadruk op privacy, en wordt ontwikkeld door een team van CERN ingenieurs (die ook betrokken waren bij de geboorte van het web).
Zwitserland heeft een aantal van de meeste strikte privacywetten ter wereld. Daardoor is je data zo veilig als mogelijk op de servers van ProtonMail. Ze gebruiken end-to-end versleuteling voor je mails, en je kan kiezen of dit wordt toegepast bij het verzenden.
De webinterface is erg vriendelijk, al mist er af en toe wat functionaliteit. Je kan de service slechts met een paar externe e-mailclients verbinden, al wordt er wel een ProtonMail Bridge verbinding aangeboden. Dat is soms wat lastig om precies goed in te stellen, maar de voordelen qua privacy wegen makkelijk op tegen de nadelen.
Daarnaast is je data zo ontzettend veilig, dat zelfs ProtonMail zelf je account niet kan herstellen als je je wachtwoord kwijt raakt. Dat kan een beetje eng klinken natuurlijk. Maar het betekent ook dat al je gevoelige data echt alleen voor jou en je klanten is (op enkele uitzonderingen na voor politie).
Dit valt ons op aan ProtonMail:
- Het biedt een enorme mate van privacy, veel meer dan elke andere e-mailprovider.
- Er zit goede end-to-end versleuteling voor je e-mails in, en je kan het ook gebruiken met Gmail, Yahoo en andere diensten.
- De webinterface voor de mail is prima te gebruiken, al zou het nog beter kunnen.
- Er zijn apps voor zowel iOS als Android, en je kan ProtonMail aan Outlook, Thunderbird, Apple Mail en anderen linken via de ProtonMail Bridge software.
Er zijn vier verschillende pakketten beschikbaar voor ProtonMail. Het goede nieuws is dat daar ook een gratis niveau bij zit, alhoewel dit niet helemaal in verhouding staat tot het aanbod van andere e-mailhosts.
De andere pakketten zijn allemaal heel redelijk geprijsd, voor de meesten zal het Professional pakket het meest aantrekkelijk zijn. Dat kost $6.25 per maand per gebruiker, en je kan dan een custom domein gebruiken, flexibele opslagruimte, en je krijgt geavanceerde instellingen als admin.
5. Hover
Als je Hover nog niet kent, zullen we je snel op de hoogte brengen. Het past namelijk goed bij het idee waar het aan het begin over hadden, “één dans per keer”, aangezien dit bedrijf zich puur richt op domeinen. Het is een domeinregistreerder dat enorm veel Top-Level Domains (TLD) extensies aanbiedt:
En e-mail past veel beter bij domeinen dan bij hosting. De overeenkomst is veel groter, en het helpt ook dat ze slechts twee kerndiensten aanbieden.
De mooie aan Hover is dat je niet betaalt voor allerlei toeters en bellen. Je krijgt gewoon een goede webclient waarmee je e-mail kan ophalen, maar je kan de dienst ook aan je desktop of mobiele client koppelen. Eén van de beste verkooppunten is dat je je workflow en gewoonten niet hoeft te veranderen voor Hover, wat voor veel gevestigde bedrijven erg prettig is.
Laten we je snel een overzicht geven van de mooie dingen van Hover:
- Het is een eenvoudige service, waarmee je precies alles krijgt wat je nodig hebt, en verder niet.
- Je kan je gewenste domeinnaam kopen en je e-mail linken via het dashboard van Hover. Hetzelfde geldt voor de prijzen, namelijk dat je domein en e-mailkosten tegelijk worden geïnd.
- Je kan zoveel mailboxen toevoegen als je wil hebben op een domein.
- Hover is een oplossing met goede privacy, geen advertenties, en geen trackers.
- Het heeft een ingebouwde spamcontrole en antivirus app.
Qua kosten zijn er twee niveaus: een kleine mailbox of een grote. De kleine mailbox biedt 10 GB opslag voor $20 per maand, en de grote is meteen heel groot, et 1 TB (dus 1000 GB) opslag voor $29 per maand. Je kan ook een “forward only” add-on kopen dat alle e-mails aan je domein direct doorstuurt naar je huidige e-mailadres.
Hover is ideaal als je je domein en e-mail apart van je hosting wil houden. Je domeinspecifieke e-mailadressen zullen immers ook altijd onbruikbaar zijn wanneer je domein eruit ligt. Dat is het geval of je nou een gecombineerde aanbieder gebruikt of niet. Het biedt geen problemen qua gebruikerservaring, en alles wat je nodig hebt voor eenvoudige zakelijke e-mail.
6. Mailgun
Mailgun is een oplossing die we ook noemen in ons artikel over gratis SMTP servers. Daarom hebben we ook veel kennis van en ervaring met deze service.
Het is een service die gebaseerd is op een Application Programming Interface (API). Je kan er daarom gebruik van maken via verschillende programmeertalen, zoals Python, Node.js, Java, en PHP.
Mailgun is erg betrouwbaar voor transactionele mails en bulkmail, doordat het goed op te schalen is. Ook zal je afleveringszekerheid flink toenemen, en krijg je goede tools voor het beheer van gegevens. Verder is de sjabloon builder voor mails erg handig voor het maken van standaardantwoorden, zodat je nog sneller je mails kan afhandelen.
Er zitten allerlei variabelen in die je kan gebruiken in je mails. Daardoor kan je efficiënt werken en toch je e-mails persoonlijk maken.
We kunnen de hele dag praten over hoe geweldig Mailgun wel niet is. En dat hebben we dus gedaan in onze speciale artikel over hoe je Mailgun voor WordPress kan gebruiken. Dat is zeker het lezen waard om te zien wat je allemaal kan met het platform.
Daarbij moeten we wel zeggen dat Mailgun altijd een gratis niveau had, maar dat is niet meer zo. In plaats daarvan krijg je wel een heel schappelijke proefperiode van 3 maanden, naast een prijs voor gebruik van zo’n $0.80 per 1000 e-mails. Voor de duurdere pakketten kan je kiezen uit de pakketten van $35, $80, of $90. Meer features zijn beschikbaar bij elk hogere niveau, en tegelijk gaan ook het aantal mails omhoog per niveau.
Als je veel transactionele mails of marketingmails verstuurd, is Mailgun een ideale oplossing om je e-mail en hosting gescheiden te houden.
Zo kan je een eigen e-mailserver opzetten (introductie over MX Records)
Voordat we afronden, nog een snelle instructie voor het opzetten van je eigen e-mailserver.
Om dit bij WordPress te doen, heb je een goede SMTP plugin nodig. Daarnaast heb je natuurlijk een e-mailprovider nodig.
Als je kiest voor een oplossing zoals Google Workspace, zal het proces vrij eenvoudig zijn (en vaak al voor je klaargezet). Maar wanneer je kiest voor een SMTP service zoals Mailgun zal je iets meer moeite moeten doen.
Naast onze uitgebreide uitleg over Mailgun, hebben we ook een handleiding geschreven over de gratis SMTP server van Google, waarmee je mails kan sturen binnen WordPress. Het kan ook zien dat je graag de mails van je provider in je gewenste e-mailclient wil krijgen, bijvoorbeeld Apple Mail of Outlook. We leggen dit uit voor de e-mailservice van Yahoo, en bij andere providers werkt het eigenlijk net zo.
De volgende stap is dan nog het opzetten van je zogeheten mail exchanger (MX) records. Kort gezegd is dat hoe je e-mails binnenkrijgt die naar je domein gestuurd worden, dus die zijn essentieel. Het proces is meestal hetzelfde, onafhankelijk van je precieze hostingprovider en domeinregistreerder, dus wat je keuze ook is, we komen er samen wel uit.
Samenvatting
Hostingproviders bieden vaak uitstekende infrastructuur voor je website, maar soms slaan ze een beetje door. We snappen heel goed waarom een webhost ook graag e-mail wil aanbieden aan hun klanten. Al die HTTP verzoeken gaan immers toch ergens heen, dus waarom dan niet naar je eigen host?
Bij Kinsta denken we dat je e-mail en hosting helemaal apart moet houden, bij verschillende aanbieders. Een host kan dan focussen op waar ze goed in zijn, en al hun capaciteit inzetten op het beste product aanbieden met de best mogelijke prestaties.
Voor e-mail kan je kiezen uit een prachtig aanbod van e-mailhostingdiensten, zoals Google Workspace, Hover, en Mailgun. Al deze diensten zijn eenvoudig om op te zetten en aan je domeinnaam, website en gewenste e-mailclient te koppelen.
Denk je dat je e-mail en hosting ook apart wil hebben, of zou jij het liever combineren? Laat ons weten wat je denkt in de reacties hieronder!
Laat een reactie achter