E-Mails sind ein unglaublich wichtiges Kommunikations- und Marketinginstrument für Einzelpersonen und Unternehmen jeder Größe. Wusstest du, dass 70 % der Berufstätigen E-Mails nutzen, um für ihre Unternehmensinhalte zu werben?
Aber bei E-Mails geht es um mehr als nur das Senden und Empfangen von Nachrichten.
Im Jahr 2021 waren laut Kaspersky Lab über 46% der E-Mails Spam. Das kann problematisch für deine E-Mail-Marketingstrategie sein und deiner Marke schaden, wenn du nicht auf die eingehenden Nachrichten achtest. Die Zustellbarkeit ist auch eines der schwierigsten Probleme, die bei jeder E-Mail-Kampagne zu bewältigen sind.
Hier kommt die Analyse der E-Mail-Kopfzeilen ins Spiel.
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In diesem Leitfaden erklären wir dir, was genau E-Mail-Kopfzeilen sind und warum sie wichtig sind. Außerdem zeigen wir dir, wie du E-Mail-Kopfzeilen in verschiedenen Webmail-Programmen wie Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo Mail und Apple Mail anzeigen kannst.
Los geht’s!
Was ist eine E-Mail-Kopfzeile?
E-Mails bestehen aus drei Hauptkomponenten:
- Kopfzeile: E-Mail-Kopfzeilen sind bestimmte Daten, die wichtige Informationen für die Zustellbarkeit der E-Mail enthalten.
- Body: Der Body der E-Mail enthält den Inhalt und die Anhänge deiner Nachricht, angefangen von „Liebe Sally“ bis hin zu „Liebe Grüße, Harry“
- Envelope: Der Envelope ist für Absender und Empfänger unsichtbar und wird vom E-Mail-Anbieter und dem Postausgangsserver verwendet, um die Nachricht an das gewünschte E-Mail-Konto zu übermitteln.
Einige Funktionen (Metadaten) des E-Mail-Headers sind vom oberen Teil der E-Mail aus zugänglich, während du auf deinen eigen zugeschnittenen Header unabhängig davon zugreifen musst.
Anhand der E-Mail-Kopfzeilen kannst du überprüfen, welche Server, Internetanbieter und E-Mail-Dienste die Nachricht durchlaufen hat. Du kannst sofort analysieren, ob die E-Mail-Übertragung geschützt war und ob sie ihr Ziel ohne Fehler oder Änderungen erreicht hat.
Aspekte eines E-Mail-Headers
Metadaten sind eine Art von strukturierten Referenzinformationen, die dabei helfen, Dateneigenschaften zu sortieren und zu identifizieren. E-Mail-Metadaten beziehen sich auf die Informationen über deine Nachrichten, die in den E-Mail-Kopfzeilen zu finden sind.
Ein E-Mail-Header enthält den gesamten Code bis zum <body>-Tag. Hier ist eine Übersicht darüber, was du in jedem E-Mail-Header finden kannst.
- Von: Enthält die Informationen des Absenders. Es ist wichtig, daran zu denken, dass Phisher und Spammer die E-Mail-Adressen in diesem Feld normalerweise fälschen.
- An: Zeigt die E-Mail-Adresse und den Namen des Empfängers an. Dazu gehören auch die E-Mail-Adressen in den Feldern Carbon Copy (CC) und Blind Carbon Copy (BCC).
- Datum: Zeigt an, wann genau die E-Mail gesendet wurde. E-Mail-Clients zeigen diesen Zeitstempel normalerweise im Format: Tag, tt Monat, jjjj hh:mm:ss. Zum Beispiel: Freitag, 25. Dezember 2022 um 8:05: 27.
- Return-Path: Dies ist ein wichtiges Element, das die E-Mail-Adresse angibt, an die das System seine Nachricht sendet. Wenn keine Reply-to-Adresse angegeben ist, wird sie als Adresse verwendet, an die die Empfänger antworten sollen.
- Enevelope-to: Dies zeigt an, dass eine E-Mail an die in dieser Zeile angegebene Adresse gesendet wurde.
- Betreff: Hier steht der Titel oder das Thema, das der Absender in der Betreffzeile beschrieben hat.
- Message-ID: Wenn du eine Nachricht verfasst, erstellst du eine bestimmte Zeichenfolge aus Buchstaben und Zahlen. Beachte, dass Hacker dieses Feld leicht verändern können, obwohl jede Nachricht eine eindeutige ID hat.
- MIME-Version: Steht für Multi-Purpose Internet Mail Extensions. Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine Erweiterung des Internet-E-Mail-Protokolls, die es dir ermöglicht, verschiedene Dateitypen wie Fotos, Audio- und Videodateien online zu versenden und zu empfangen.
- Inhaltstyp: In diesem Bereich wird angegeben, ob die E-Mail im Textformat oder im HTML-Format verfasst ist. Er wird auch angezeigt, wenn du ein Bild oder ein Video hast.
- DomainKeys und DKIM-Signaturen: Indem sie den Domänennamen mit der E-Mail verknüpfen, helfen die DomainKeys und DomainKeys Identified Mail (DKIM)-Signaturen den E-Mail-Diensten bei der Erkennung und Authentifizierung von Nachrichten.
- X-Spam-Status: Hier erfährst du, ob es sich bei einer E-Mail um Spam handelt oder nicht. Er zeigt dir auch den aktuellen numerischen Wert an. Wenn es sich nicht um Spam handelt, steht hier „nein“
- X-Spam-Level: Dies ist die Gesamtbewertung von SpamAssassin für die E-Mail, die du versendest, gekennzeichnet durch Sternchen (*). Wenn du weniger Sterne erhältst, ist das positiv: Jeder Stern zeigt einen Punkt in die positive Richtung.
- Nachrichtentext: In diesem Feld wird der Hauptinhalt der E-Mail angezeigt.
Warum E-Mail-Kopfzeilen wichtig sind
Du fragst dich vielleicht, warum du die E-Mail-Kopfzeilen der Nachrichten, die du erhältst, überhaupt überprüfen solltest.
Die Überprüfung der E-Mail-Kopfzeilen ist aus verschiedenen Gründen wichtig, vor allem, wenn du E-Mails für dein Geschäft nutzt, eine Marketingkampagne startest oder Newsletter für deine Kunden versendest.
Schutz vor Spam und Phishing
Phishing und Spam sind beides unangenehme Plagegeister in unseren Postfächern. Cyberkriminelle erfinden ständig neue Spoofing-Techniken, um Sicherheitsmaßnahmen zu überwinden und Nutzern und Unternehmen noch mehr Schaden zuzufügen.
E-Mail-Kopfzeilen können dir helfen, Spam- und Phishing-Angriffe zu vermeiden. Sie helfen E-Mail-Dienstleistern (ESPs), zwischen Spam und legitimen Nachrichten zu unterscheiden. Da E-Mail-Kopfzeilen die notwendigen Daten enthalten, können ESPs diese Informationen auswerten, um zu erkennen, ob die Nachricht legitim ist und an den vorgesehenen Empfänger weitergeleitet werden sollte.
Identifizierung von Absender- und Empfängerinformationen
E-Mail-Kopfzeilen enthalten, wie oben beschrieben, wichtige Identifizierungsmerkmale wie Absender, Empfänger, Betreff und Datum. Ohne die Informationen in den Kopfzeilen kannst du nicht feststellen, von wem die Nachricht stammt, an wen sie zugestellt wurde, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit sie gesendet oder empfangen wurde oder ob sie sichere, echte Inhalte enthält.
Außerdem enthalten die E-Mail-Kopfzeilen eine detaillierte Beschreibung der IP-Adresse des Absenders, mit der du den Ursprung der Nachricht zurückverfolgen kannst. Auf diese Weise ist es für dich einfacher, einen Betrüger oder eine bösartige Aktivität zu erkennen.
Verbesserung der Zustellbarkeit von E-Mails
Für jeden Dollar, den du für eine E-Mail-Marketingkampagne ausgibst, erhältst du 44 Dollar ROI. Das bedeutet, dass der Return of Investment für E-Mail-Marketing bis zu 4.400% betragen kann.
Angesichts dieser Zahlen ist das Letzte, was du bei einer E-Mail-Kampagne brauchst, dass deine Nachrichten im Spamfilter deiner Kunden hängen bleiben. Spamfilter und E-Mail-Anbieter scannen den Header deiner E-Mail und analysieren die Abschnitte SPF, DKIM, X-Spam-Status und X-Spam-Level. So wird sichergestellt, dass die IP-Adresse des Absenders berechtigt ist, Nachrichten an die Domain zu senden, und dass niemand die E-Mail manipuliert hat.
Es ist außerdem ratsam, in eine E-Mail-Verfolgungssoftware zu investieren, um den Zustellstatus deiner E-Mails im Auge zu behalten. Mit einem Tracking-System wie Mailchimp ist es viel einfacher, Probleme zu erkennen, sobald (oder sogar bevor) sie auftreten.
Du kannst zwar auch Tools wie Mailhog verwenden, um E-Mails zu testen, aber oft ist es einfacher, einfach eine Beispielnachricht an dich selbst zu schicken. So kannst du deine eigenen Header-Informationen überprüfen und sicherstellen, dass sie korrekt und spamfilterfreundlich sind, damit du die Zustellungsrate deiner E-Mails maximieren kannst.
Überlege auch, was passieren könnte, wenn deine Webseite ausfällt. Bedeutet das, dass auch deine E-Mails zum Stillstand kommen? Wenn deine E-Mails auf demselben Server wie deine Webseite gehostet werden, ist das mit ziemlicher Sicherheit der Fall.
Um das Risiko zu minimieren, dass deine E-Mails zusammen mit deiner Webseite ausfallen, empfehlen wir dir, deine E-Mails und dein Hosting getrennt voneinander zu betreiben. Aus diesem Grund bietet Kinsta keine E-Mail-Dienste an: Unsere Priorität ist es, dass alle Teile deiner Webseite reibungslos funktionieren, und dafür brauchst du getrennte Server und Redundanz.
Wie man eine E-Mail-Kopfzeile liest
Das Layout und die Verfahren zum Lesen einer E-Mail-Kopfzeile variieren je nach E-Mail-Dienstanbieter (ESP). Um ihn zu prüfen, gehst du zum E-Mail-Header und suchst nach den Zeilen, die dich interessieren.
Hier erfährst du, wie du das bei den gängigsten E-Mail-Anbietern mühelos tun kannst.
E-Mail-Kopfzeilen in Gmail
Mit über 1,5 Milliarden aktiven Nutzern weltweit ist Gmail einer der bekanntesten Online-E-Mail-Dienste. Kein Wunder, dass Google Gmail regelmäßig mit einer Reihe von praktischen Funktionen und Möglichkeiten ausstattet.
Du kannst die E-Mail-Kopfzeilen in Google Mail ganz einfach anzeigen, indem du die folgenden Schritte auf einem Desktop-Computer oder Laptop ausführst (diese Option ist auf mobilen Geräten nicht verfügbar):
- Öffne deinen Google Mail-Client und wähle die E-Mail mit der Kopfzeile aus, die du sehen möchtest.
Gmail Posteingang - Öffne das Kebab-Menü, indem du auf die drei Punkte neben der Schaltfläche „Antworten“ klickst, sobald du den Nachrichtentext siehst.
Die Kebab-Menüoption Als Nächstes wählst du„Original anzeigen“ im Dropdown-Menü.
Gmails Option „Original anzeigen“ - Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die längere Kopfzeile in ihrem ursprünglichen HTML-Format angezeigt wird. Du kannst dir Header-Details wie Authentifizierungsstatus, IP-Adressen, MIME-Version und DKIM-Signatur ansehen.
Eine Gmail E-Mail Kopfzeile - Klicke auf „Original herunterladen„, wenn du die Header-Daten einzeln downloaden und prüfen willst, oder wenn du sie per E-Mail an dein Technikteam schicken möchtest.
Die Option „Original herunterladen“ für Gmail-E-Mail-Kopfzeilen
E-Mail-Kopfzeilen bei Yahoo
Yahoo Mail ist nicht schlecht – es bietet viele der gleichen Optionen wie Gmail. Dennoch kann es nicht mit der Menge an Vorteilen mithalten, die Gmail bietet.
Wenn du ein Yahoo Mail-Konto hast, kannst du dir mit den folgenden Anweisungen schnell die gewünschten E-Mail-Kopfzeilen im Detail anzeigen lassen.
- Öffne deinen Yahoo Webmail-Client in einem separaten Tab und klicke auf die Nachricht, deren Kopfzeile du sehen möchtest.
- Öffne das Meatballs-Menü, indem du auf die drei horizontalen Punkte neben der Schaltfläche „Spam“ klickst.
- Wähle dann im Dropdown-Menü die Option „Rohnachricht anzeigen„.
- Nun öffnet sich ein neues Fenster, das die gesamten Kopfzeilendaten der E-Mail enthält.
E-Mail-Kopfzeilen in Outlook
Viele Unternehmen bevorzugen Microsoft Outlook, um ihre Mailing-Strategien zu verbessern. Dank des organisierten Ordnersystems der App können Nutzer/innen das E-Mail-Wirrwarr reduzieren, indem sie Aufgaben und Nachrichten auf verschiedene Arten kategorisieren.
In diesem Abschnitt verwenden wir Microsoft Outlook Version 2202 (64-bit). Hier erfährst du, wie du auf die Details eines E-Mail-Headers zugreifen kannst:
- Öffne eine beliebige E-Mail aus deinen Ordnern, deren Kopfzeile du sehen möchtest. Achte darauf, dass du sie mit einem Doppelklick in einem separaten Fenster öffnest.
Doppelklick auf eine Outlook-E-Mail - Klicke im Menü oben im Fenster auf „Aktionen„. Wähle dann „Weitere Aktionen“ und dann „Quelle anzeigen“
Outlooks Option „Quelle anzeigen“ - Die Kopfzeilendetails werden automatisch in einer Notepad-Datei geöffnet.
Eine E-Mail-Kopfzeile in Notepad
E-Mail-Kopfzeilen in Apple Mail
Apple Mail (Mac) hat sich seit seiner Einführung zu einem besonders nützlichen E-Mail-Client entwickelt. Er ist einfach einzurichten und zu benutzen. Neuere Versionen des Betriebssystems bieten neue Formatierungseinstellungen, die Möglichkeit, mehr Anhänge hinzuzufügen, und ein verbessertes „Antworten“-Menü.
Es könnte nicht einfacher sein, E-Mail-Kopfzeilen aus Apple Mail zu erhalten. Befolge einfach die unten stehenden Anweisungen:
- Öffne zunächst dein Apple Mail Programm und klicke dann auf die E-Mail, deren Kopfzeile du sehen möchtest.
- Fahre im Menü mit der Maus über „Ansicht“ und klicke dann darauf, um das Dropdown-Menü zu erweitern.
- Wähle „Nachricht“ und dann „Rohquelle„. Jetzt kannst du den gesamten Inhalt der E-Mail-Kopfzeile sehen und ihn kopieren, wenn du möchtest.
Brauchst du einen E-Mail-Header?
Trotz des explosionsartigen Wachstums der verschiedenen Kommunikationskanäle ist die E-Mail nach wie vor ein äußerst nützliches Instrument für jedes Unternehmen. Sie hat sich als eine der kosteneffizientesten Strategien erwiesen, um für verschiedene Unternehmungen zu werben, neue Kunden zu gewinnen und die Kundenbindung zu verbessern.
Daher sind E-Mails ein beliebtes Ziel für Hacker geworden. Deshalb ist es wichtig, dass du dein Unternehmen vor böswilligen E-Mail-Angriffen schützt und den Spam-Ordner vermeidest.
Da sie Probleme bei der Zustellung schnell beheben können, sind E-Mail-Kopfzeilen für alle Nutzer/innen von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Marketer/innen, die sich mit den technischen Anforderungen beim Versand von E-Mails und deren Zustellung beschäftigen.
Fandest du es einfach, E-Mail-Kopfzeilen einzusehen? Teile deine Meinung in den Kommentaren unten mit!
Kaffeesüchtig, Social-Media-Enthusiastin und lebenslanger Geek mit einer Leidenschaft für Kreativität und Technologie.
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