¿Cuál es tu parte favorita de ser propietario de una pequeña empresa?
Aquí tienes algunas cosas que probablemente no hayas mencionado: preparar facturas, rellenar informes de gastos, pagar facturas o hacer un seguimiento de tus horas de trabajo.
Por desgracia, los autónomos y los propietarios de agencias no pueden librarse de estas tediosas tareas de contabilidad. Pero un software de contabilidad en la nube puede hacerlas mucho más fáciles.
Pero, ¿qué software de contabilidad online debes elegir?
QuickBooks es el programa de contabilidad más conocido del mercado, pero tiene muchos competidores. ¿Es la mejor solución para una pequeña empresa como la tuya? Este artículo compara QuickBooks con otra opción popular, FreshBooks.
Sigue leyendo este extenso post sobre Freshbooks vs QuickBooks para determinar la mejor opción para freelancers y agencias.
Visión general de QuickBooks
El jugador más importante del juego (al menos en Norteamérica) es QuickBooks.
QuickBooks fue desarrollado por Intuit, un gigante del software que posee productos financieros como TurboTax y Mint.
Intuit existe desde 1983 y lanzó QuickBooks en 1992. QuickBooks Online (QBO), la versión del producto basada en la nube, fue lanzada en 2001.
En la actualidad, los productos QuickBooks, incluidas las versiones online y de escritorio, tienen una cuota de mercado del 76% en EE.UU.
Este artículo se centrará en QuickBooks Online. Las características de QBO incluyen:
- Facturación
- Seguimiento de ingresos y gastos
- Gestión de facturas
- Seguimiento del kilometraje
- Seguimiento del tiempo
- Gestión de inventarios
- Informes de pérdidas y ganancias
- Banca online automatizada
Visión general de FreshBooks
FreshBooks se lanzó por primera vez en 2003. Mike McDerment dirigía una agencia de diseño para cuatro personas y se sentía frustrado por las soluciones de facturación disponibles. Así que creó una mejor.
FreshBooks sigue centrándose en los autónomos. Aunque sólo tiene una cuota de mercado del 4% en EE.UU., tiene una reputación positiva entre los autónomos y las pequeñas empresas.
Entre sus características se incluyen:
- Facturación
- Seguimiento de ingresos y gastos
- Seguimiento del tiempo
- Compartir imágenes y archivos
- Pagos con tarjeta de crédito e ingresos bancarios
- Generación de reportes
- Seguimiento del kilometraje
Precios de FreshBooks vs QuickBooks
Estás buscando el mejor software de contabilidad para tu empresa.
Pero como autónomo o propietario de una pequeña empresa, también tienes que tener en cuenta el precio.
Planes de precios de FreshBooks
- Lite: 15 dólares al mes
- Plus: 25 dólares al mes
- Premium: 50 dólares al mes
- Elige un precio personalizado
Puedes ahorrar algo de dinero si eliges la facturación anual en lugar de la mensual. También tiene una prueba gratuita de 30 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.
La diferencia más importante entre los planes es el número de clientes facturables que puedes tener. El plan Lite sólo te permite facturar a cinco clientes, mientras que el plan Plus te permite facturar a 50. Los planes Premium y Select permiten un número ilimitado de clientes.
Planes de precios de QuickBooks
- Simple Start: 25 dólares al mes
- Essentials: 50 dólares al mes
- Plus: 80 dólares al mes
- Advanced: 180 dólares al mes
- Desktop Pro Plus: 349 dólares al año
Estos precios son válidos si haces una prueba gratuita de 30 días. Si decides renunciar a la prueba, puedes obtener un 50% de descuento durante tres meses.
QuickBooks no limita tus clientes como hace FreshBooks. Sin embargo, limita el número de usuarios que pueden tener acceso a tu cuenta. Con el plan Simple Start, sólo tienes un usuario. El plan Esencial incluye tres usuarios, el Plus te permite tener cinco y el Advanced 25.
El seguimiento del tiempo y la gestión del inventario son dos de las funciones más importantes que faltan en el plan Simple Start. Tendrás que tener el plan Esencial o superior para hacer un seguimiento del tiempo. Para la gestión del inventario, necesitarás al menos el plan Plus.
Entonces, ¿qué plan tiene mejor precio?
Si eres un autónomo o propietario de una agencia que sólo factura a cinco clientes, es probable que FreshBooks Lite ofrezca todas las funciones que necesitas, y es el plan más barato con diferencia.
Incluso si facturas a 50 clientes, FreshBooks Plus es tan barato como QuickBooks Simple Start, y FreshBooks Plus te dará la posibilidad de hacer un seguimiento de tu tiempo.
Si tienes más de 50 clientes, tendrás que contratar FreshBooks Premium por 50 dólares al mes.
En este punto, si no necesitas el seguimiento del tiempo, QuickBooks Simple Start es la opción más asequible. Los planes FreshBooks Premium y QuickBooks Essentials tienen el mismo precio si necesitas el seguimiento del tiempo.
QuickBooks Self-Employed
También existe una versión de QuickBooks llamada QuickBooks Self-Employed (QBSE) por 15 dólares al mes. Es técnicamente independiente de QBO, aunque también es un producto basado en la nube.
QBSE es muy básico, y sus capacidades de facturación son limitadas. Es bueno para proporcionar ayuda fiscal, pero carece de las funciones de contabilidad que necesitan la mayoría de los empresarios.
Características de FreshBooks vs QuickBooks
QuickBooks y Freshbooks tienen muchas características similares, pero con algunas diferencias importantes.
Echemos un vistazo a las principales características que querrás tener en cuenta en tu decisión sobre el software de contabilidad.
Facturación
La facturación de FreshBooks es muy sencilla de utilizar.
Puedes empezar con una plantilla de factura personalizable y elegir el logotipo, los colores y las fuentes de tu factura.
FreshBooks puede automatizar gran parte del tedioso trabajo de facturación, como la configuración de facturas recurrentes o el envío de recordatorios sobre pagos atrasados, y la aplicación de recargos por demora.
Las facturas pueden extraer datos directamente de la función de seguimiento del tiempo si marcas tus horas como facturables.
En su mayor parte, QuickBooks Online ofrece funciones de facturación similares. Las facturas son personalizables y tienen diversas opciones de automatización.
La facturación de FreshBooks es un poco más fácil de usar para alguien sin mucha experiencia en software de contabilidad. Por otro lado, QBO está mejor equipado para las necesidades de las grandes empresas, como la facturación masiva.
Aunque QuickBooks puede añadir automáticamente datos de seguimiento del tiempo a las facturas, esa función sólo estará disponible si tienes el plan Essentials.
Ambas soluciones son grandes software de facturación, pero FreshBooks tiene una ligera ventaja para los autónomos debido a la facilidad de uso y a la integración con el seguimiento del tiempo.
Seguimiento de gastos
QuickBooks y FreshBooks ofrecen un seguimiento de gastos muy similar.
Ambos pueden conectarse con tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito para que tus libros se actualicen automáticamente con tus gastos más recientes. QuickBooks también puede conectarse a tu cuenta de PayPal.
Puedes añadir gastos tanto a QuickBooks como a FreshBooks haciendo una foto de un recibo. Ambas plataformas pueden categorizar tus gastos en categorías que se ajusten a los impuestos.
Si marcas tus gastos como facturables, puedes incluirlos en una factura de cliente en FreshBooks o QuickBooks.
A menos que la integración de PayPal sea esencial para tu negocio, no hay un claro ganador aquí.
Cobrar a los clientes
Lo último que quieres es que tus clientes tengan problemas para pagarte.
Por suerte, tanto QuickBooks como FreshBooks facilitan los pagos de los clientes. Ambos aceptan tarjetas de crédito, transferencias bancarias y PayPal. Ambos te permiten enviar a tu cliente un correo electrónico con un enlace para pagar la factura.
Ambos cobran comisiones de transacción por el cobro de los pagos. Los importes son similares:
- FreshBooks: 2,9% + 0,30 dólares en todas las transacciones con tarjeta de crédito, excepto en American Express, que es del 3,5% + 0,30 dólares. 1% en transferencias ACH.
- QuickBooks: 2,9% + 0,25 dólares por transacción para las tarjetas de crédito online, 2,4% + 0,25 dólares para las tarjetas de crédito con chip, 3,4% + 0,25 dólares por transacción para las tarjetas con clave. 1% por transacción para la transferencia ACH.
QuickBooks tiene un elegante portal para los pagos online.
Sin embargo, FreshBooks gana en cuanto a pagos online gracias a su función de Enlaces de Pago. Los Enlaces de Pago son enlaces de pago únicos que te permiten cobrar pagos online sin necesidad de factura.
La facilidad para añadir estos enlaces a tu sitio web o a las redes sociales lo sitúa por delante de QuickBooks en lo que respecta al pago online.
QuickBooks tiene mejores opciones para cobrar los pagos en persona. Incluso puedes conseguir un lector de tarjetas de crédito para móviles de QuickBooks por un coste adicional.
FreshBooks también ofrece algunas opciones de pago por teléfono y en persona a través de un complemento de Pagos Avanzados, pero QuickBooks sigue siendo la solución más sólida para los negocios físicos.
Gestión del inventario
FreshBooks no tenía ninguna función nativa de gestión de inventario hasta hace poco, aunque se integraba con un par de aplicaciones de gestión de inventario de terceros.
Eso cambió en 2020.
Ahora FreshBooks ofrece un sencillo seguimiento del inventario. Puedes mantener una lista actualizada de tu inventario, y cuando factures un artículo, la cantidad de existencias se reducirán automáticamente.
La gestión del inventario de QuickBooks va más allá del seguimiento con excelentes reportes y análisis. Puedes ver fácilmente tus mejores ventas, las ventas totales o los impuestos. También puedes recibir notificaciones de existencias bajas si un artículo se está agotando.
QuickBooks es la mejor opción para gestionar el inventario.
Seguimiento del tiempo
Todos los planes de FreshBooks ofrecen un seguimiento del tiempo ilimitado para todo el equipo.
Puedes registrar las horas facturables para un cliente específico y añadir automáticamente ese tiempo a la factura del cliente.
Los planes más caros de QuickBooks también ofrecen seguimiento del tiempo. Sin embargo, el seguimiento del tiempo de FreshBooks se diseñó para autónomos, mientras que QuickBooks es mejor para equipos de ventas más grandes.
Para los autónomos que necesitan un seguimiento del tiempo, FreshBooks es una opción clara.
Informes
Los informes te permiten profundizar en los detalles de tus transacciones u obtener una visión global de las finanzas de tu empresa.
FreshBooks, como siempre, ofrece una experiencia intuitiva y fácil de usar. Puedes generar siete informes de FreshBooks:
- Detalles de la factura
- Detalles de los gastos
- Pérdidas y ganancias
- Cuentas antiguas
- Resumen de impuestos
- Pagos cobrados
Con QuickBooks, los informes disponibles dependen de tu plan. Pero incluso Simple Start, la opción menos cara, ofrece docenas de informes.
Una lista incompleta de los informes de QuickBooks disponibles con Simple Start incluye:
- Balance de situación
- Pérdidas y ganancias por % de los ingresos totales
- Pérdidas y ganancias por cliente
- Estado de Flujos de Caja
- Resumen de ventas por cliente
- Lista de transacciones por proveedor
Aunque apreciamos la sencillez de los informes que ofrece FreshBooks, tenemos que dar este punto a QuickBooks.
Integraciones
Tanto FreshBooks como QuickBooks ofrecen una amplia biblioteca de integraciones de terceros.
Las plataformas están razonablemente igualadas: la mejor solución será la que tenga las integraciones que necesita tu empresa.
Echa un vistazo a la lista completa de integraciones de FreshBooks vs. QuickBooks para decidir.
Algunas integraciones populares de FreshBooks son:
- Shopify: sincroniza automáticamente tus clientes y pedidos con FreshBooks
- Zoom: extrae automáticamente las actas de tus reuniones en FreshBooks y utilízalas para facturar a los clientes
- Gmail: añade contactos de Gmail como clientes y crea y envía facturas por correo electrónico directamente desde tu cuenta de Gmail
Mientras que QuickBooks ofrece:
- Shopify: integra tus ventas de Shopify con QuickBooks
- Amazon Business: haz un seguimiento de las compras de Amazon Business en QuickBooks
- Fathom: haz uso de presupuestos, previsiones y cuadros de mando financieros
Móvil
¿Y si quieres consultar tus cuadros de mando o actualizar una factura cuando estás lejos de tu ordenador?
Las ofertas móviles de FreshBooks vs QuickBooks son razonablemente iguales. Ambos ofrecen aplicaciones móviles para Android e iOS. Son más o menos comparables, con características como la creación de facturas, el seguimiento de los gastos, el seguimiento del kilometraje y los dashboards.
Una característica interesante de la aplicación de FreshBooks es responder a las preguntas y comentarios de tus clientes desde la aplicación.
A no ser que esta función sea esencial para ti, QuickBooks y FreshBooks tienen la misma fuerza en la categoría de móviles.
Facilidad de uso
FreshBooks es conocido por su facilidad de uso. Para comprobar que está a la altura de las circunstancias, podemos recurrir a los sitios de revisión de software G2 y Capterra.
Las reseñas de G2 califican a QuickBooks con un 8,1 en facilidad de uso, mientras que FreshBooks recibe un 9,2. En Capterra, QuickBooks obtiene un 4,1 en la categoría de facilidad de uso. FreshBooks vuelve a ganar con un 4,5.
Ambos programas de software tienen interfaces relativamente intuitivas, pero FreshBooks es más fácil de usar para los principiantes.
Escalabilidad
Si eres un empresario individual o tienes una pequeña empresa y pretendes seguir siendo pequeño, FreshBooks tiene las características que necesitas.
Pero un negocio en expansión podría superarlo rápidamente.
Si piensas tener más de unos pocos empleados o necesitas facturar a cientos de clientes, QuickBooks puede ser el ganador.
Asistencia al cliente
FreshBooks ofrece asistencia por teléfono y correo electrónico. QuickBooks ofrece asistencia por teléfono, chat en directo y en la aplicación.
Ambos tienen amplias bases de conocimiento.
Para saber qué aplicación tiene un soporte al cliente superior, podemos volver a G2 y Capterra.
De nuevo, FreshBooks recibe mejores críticas en ambos sitios. En G2, el soporte de QuickBooks recibe una puntuación de 7,5, frente al 9,2 de FreshBooks. Capterra da a QuickBooks un 3,9 y a FreshBooks un 4,4.
Otras características
Hay demasiadas características en FreshBooks y QuickBooks como para poder cubrirlos completamente este artículo. Las principales diferencias se han cubierto más arriba, pero dependiendo de las necesidades de tu negocio, puede que quieras considerar algunas cosas más.
Varias divisas
Si manejas varias divisas, querrás un software de contabilidad que lo gestione. FreshBooks tiene funciones de varias divisas en todos los niveles de precios. QuickBooks lo ofrece a partir del plan Esencial.
Nómina
Si tienes empleados, es posible que busques un software de nóminas. La nómina está disponible como complemento de QuickBooks por una cuota mensual.
FreshBooks no ofrece software de nóminas, aunque se integra con algunas herramientas de nóminas.
Pago de facturas
Tanto QuickBooks como FreshBooks te permiten pagar las facturas de tu empresa con el software.
En ambos casos, tienes esta opción a partir del plan de 50 dólares al mes: QuickBooks Essentials y FreshBooks Premium.
FreshBooks vs QuickBooks: ¿Cuál deberías elegir en 2024?
La mejor solución de contabilidad para tu empresa depende de tus necesidades individuales.
Pero para el típico autónomo o propietario de una agencia, creemos que hay una clara elección entre FreshBooks y QuickBooks.
Pros y contras de QuickBooks
QuickBooks online domina el mercado con razón.
Pros de QuickBooks:
- Escalable
- Funciones para empresas de todos los tamaños
- Capacidades de gestión de inventario
- Amplios informes
QuickBooks Contras:
- Los niveles de precios más bajos carecen de funciones importantes
- Menos intuitivo que FreshBooks
Pros y contras de FreshBooks
FreshBooks tiene una merecida reputación como excelente software de contabilidad para autónomos.
Pros de FreshBooks:
- Fácil de usar
- Gran soporte al cliente
- Precios asequibles
- Seguimiento del tiempo
FreshBooks Contras:
- Limita los clientes que se pueden facturar
- Carece de características para las grandes empresas
FreshBooks vs QuickBooks: El veredicto
Para la mayoría de los freelancers y agencias, FreshBooks es la mejor opción.
Es rentable para las pequeñas empresas y ofrece todo lo que la mayoría de los autónomos o agencias necesitan. También es conocido por su facilidad de uso, algo esencial para las personas que quieren dedicar su tiempo a dirigir un negocio, no a aprender a ser contable.
Dicho esto, para algunas pequeñas empresas, QuickBooks será la mejor opción. Por ejemplo, elige QuickBooks si:
Tienes un contable que prefiere QuickBooks.
QuickBooks suele ser el software preferido por los contables. Existe desde siempre y lo utilizan más empresas que cualquier otra solución, así que están acostumbrados a él.
Algunos contables sólo trabajan con QuickBooks. En ese caso, probablemente sea mejor seguir sus preferencias.
Llevas una tienda física y/o tienes un producto físico
Si tu empresa vende un producto físico, las funciones de gestión de inventarios de QuickBooks pueden ser muy útiles.
Pero ten en cuenta que no obtienes esas funciones a menos que pagues 80 dólares al mes por QuickBooks Plus.
Si no es una inversión que quieras hacer, FreshBooks ofrece un seguimiento básico del inventario con todos los planes.
Tienes previsto crecer mucho
QuickBooks es la mejor solución para las grandes empresas. Si tus aspiraciones van más allá de dirigir una pequeña agencia, vale la pena considerar QuickBooks.
FreshBooks vs. QuickBooks vs. Alternativas
QuickBooks y FreshBooks no son las únicas opciones de software de contabilidad para autónomos. Aquí tienes otras opciones de primera línea:
Xero
Xero es una solución de contabilidad basada en la nube que ofrece un conjunto de características similares a las de QuickBooks y FreshBooks.
No es tan popular como QuickBooks en Norteamérica, pero tiene una importante cuota de mercado en Europa, Australia y Nueva Zelanda.
Xero es conocido por su atractiva e intuitiva interfaz de usuario. También es una solución muy escalable, con el plan menos caro que comienza en sólo 9 dólares al mes. Sin embargo, Xero suele ser más popular entre las medianas empresas que entre los autónomos y las agencias.
Wave
Algunos autónomos y propietarios de agencias no quieren todas las características que ofrecen QuickBooks y FreshBooks.
Sólo quieren una herramienta sencilla y eficaz. Puntos extra si es gratuita.
Wave es una aplicación de contabilidad que satisface esa necesidad.
Con Wave, tienes herramientas esenciales para la facturación, el seguimiento de los gastos, los pagos en línea y mucho más. No encontrarás funciones avanzadas como el seguimiento del tiempo y la gestión del inventario.
No hay cuota mensual, y la mayoría de las funciones son gratuitas, pero se te cobrarán tasas de transacción por utilizar la función de Pagos.
Sage 50cloud
Sage 50cloud es otra solución de contabilidad dirigida a las pequeñas empresas.
Un área en la que destaca es en sus funciones avanzadas de gestión de inventario. Si tienes un gran inventario, puede ser una solución mejor que QuickBooks. Además, puedes obtener esas funciones incluso con el plan más básico de Sage 50cloud, que es más barato que QuickBooks Online Plus.
Facturación integrada con Kinsta
FreshBooks y QuickBooks facilitan las tareas de contabilidad. También lo puede hacer Kinsta.
Kinsta ofrece un sistema de facturación automática por usuario que te da un control total sobre los destinatarios de tus facturas. Si gestionas varios usuarios en tu cuenta de Kinsta, puedes asegurarte de que todas las facturas se envíen automáticamente a varias direcciones de correo electrónico a final de mes.
Puedes acceder a tus facturas desde el panel de control de MyKinsta.
Resumen
La facturación, la contabilidad, la aceptación de pagos, el seguimiento de los gastos y otras tareas contables no tienen por qué ser tan tediosas. QuickBooks y FreshBooks son soluciones que pueden facilitar la gestión de tu propio negocio.
Sin embargo, decidir entre FreshBooks y QuickBooks puede ser difícil. Esperamos que este artículo te haya ayudado a decidir mejor.
Ambas son opciones sólidas, pero tenemos que recomendar FreshBooks como el mejor software de contabilidad para autónomos y agencias en 2024.
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