Nous avons tous déjà vu des signatures d’e-mail. Elles occupent quelques lignes au bas d’un e-mail et vous permettent de connaître le nom de l’expéditeur, son numéro de téléphone et d’autres détails.
Mais si votre signature d’e-mail est une simple liste d’informations de contact, vous ne l’utilisez pas à son plein potentiel.
Une bonne signature d’e-mail peut faire connaître votre marque, annoncer des offres spéciales, générer du trafic vers votre site web, etc.
Ce guide des signatures d’e-mail vous aidera à obtenir des résultats significatifs de ce petit espace à la fin de votre e-mail. Nous vous indiquerons comment ajouter une signature à vos e-mails, à quoi elle doit ressembler et ce qu’elle doit dire.
Qu’est-ce qu’une signature d’e-mail ?
Une signature d’e-mail est un bloc de texte, d’images et de liens qui apparaît à la fin de chaque e-mail que vous envoyez.
L’utilisation la plus courante d’une signature d’e-mail consiste à fournir des informations de contact telles que le titre du poste et le numéro de téléphone, mais vous pouvez faire plus. Les entreprises considèrent de plus en plus les signatures d’e-mail comme une opportunité de marketing.
Pourquoi votre signature d’email est importante
Chaque fois que vous avez un contact professionnel par e-mail avec quelqu’un – qu’il s’agisse d’un prospect, d’un partenaire ou d’un client qui demande de l’aide – vous avez l’occasion de fournir des informations supplémentaires au destinataire ou de lui donner une certaine impression de votre marque.
Il y a plusieurs raisons que nous allons exposer pour lesquelles il est avantageux pour vous de créer la signature d’e-mail parfaite.
Professionnalisme
Une signature d’e-mail (lorsqu’elle est bien faite) donne à votre e-mail un aspect plus professionnel.
Tout d’abord, elle vous donne une légitimité en fournissant votre vrai nom et vos informations. L’ajout de votre logo, de votre image de marque et des liens vers votre site web permet aux gens de savoir que votre entreprise est professionnelle et digne de confiance.
Une adresse e-mail professionnelle est également essentielle à cet effet, alors apprenez à en choisir une dans le cadre du processus.
Efficacité
Chaque minute de temps gagné compte.
Une signature d’e-mail vous permet de fournir à chaque contact des informations importantes sans avoir à les resaissir à chaque fois.
Image de marque
L’image de marque de votre contenu vous rend plus mémorable et reconnaissable par votre public.
Sur les 62 % de marques qui utilisent des signatures d’e-mail pour le marketing, 82 % le font pour diffuser la notoriété de la marque.
Une signature d’e-mail vous permet de mettre en valeur le logo, les couleurs, la police et la voix de votre marque dans chaque conversation par e-mail.
Trafic et génération de prospects
Attirer du trafic et générer des prospects grâce aux e-mails de marketing est une tactique bien connue. Une enquête menée auprès des spécialistes du marketing a révélé que l’e-mail est le type de contenu le plus performant pour sécuriser et nourrir les prospects.
Ce succès ne doit pas être limité aux e-mails de marketing. Vous pouvez obtenir le même effet avec des signatures d’e-mails.
D’après la source citée ci-dessus, parmi les marques engagées dans le marketing des signatures d’e-mails, 48 % utilisent les signatures d’e-mails pour générer du trafic vers le site web, tandis que 34 % les utilisent pour générer des prospects.
Éléments d’une signature d’e-mail
Vous savez maintenant pourquoi vous avez besoin d’une signature d’e-mail. Mais que devez-vous y mettre ?
Envisagez d’inclure certains des éléments suivants.
Signature
Une signature est le dernier petit mot ou la dernière phrase que vous écrivez avant de signer votre nom. « Sincèrement » est un mot courant. « Salutations », et « Cordialement » sont également des possibilités.
Vous pouvez écrire une signature au bas de chaque e-mail, mais certaines personnes les incluent dans la signature de l’e-mail. Votre signature d’e-mail peut même être une image ou un texte.
Informations de contact
Ne vous laissez pas emporter par les portraits et les logos au point d’oublier l’objectif premier d’une signature d’e-mail : fournir vos coordonnées.
En fonction de ce que vos destinataires pourraient avoir besoin de savoir, il peut s’agir d’informations telles que votre nom, votre fonction, votre numéro de téléphone ou votre adresse professionnelle.
De nombreuses personnes incluent leur adresse e-mail dans leur signature, mais c’est un élément facile à supprimer si vous devez gagner de la place. Si vous avez envoyé un e-mail à quelqu’un, il a déjà votre adresse e-mail.
Image de marque
Nous avons déjà parlé de l’importance de l’image de marque dans les signatures d’e-mail. Vous pouvez donner une image de marque à votre signature par le biais de votre logo, de votre palette de couleurs et de vos éléments de police. Si vous avez des bannières ou d’autres textes dans votre signature, assurez-vous qu’ils correspondent à la voix de votre marque. Par exemple, êtes-vous informel et drôle ou professionnel et autoritaire ?
Appel à action (CTA)
Certaines signatures dd’e-mail ne fournissent que des informations.
Mais votre signature est aussi une occasion d’inciter le lecteur à faire quelque chose – comme aller sur votre site web, lire un article de blog ou profiter d’une offre spéciale.
Pensez à inclure un CTA convaincant dans votre signature d’e-mail.
Liens sociaux
Si vous ou votre entreprise gérez des comptes de réseaux sociaux professionnels, vous pouvez créer un lien vers ceux-ci dans votre signature d’e-mail.
De nombreuses personnes le font avec de petites icônes pour chaque plateforme de réseaux sociaux.
Pronoms préférés
Il est de plus en plus courant d’inclure vos pronoms préférés dans votre signature d’e-mail.
Cela permet aux gens de savoir comment se référer à vous à la troisième personne, mais cela montre également que votre entreprise est inclusive et accueillante pour tous.
Photo de portrait
Certaines personnes incluent une photo d’aspect professionnel d’elles-mêmes dans leur signature d’e-mail.
C’est particulièrement utile pour établir des relations avec des prospects et des clients, comme les représentants commerciaux et les gestionnaires de comptes. Une photo d’identité dans la signature d’un e-mail permet aux destinataires d’associer votre e-mail à un visage reconnaissable.
Image ou vidéo
Les portraits et les logos ne sont pas les seules images que vous pouvez mettre dans une signature d’e-mail.
Certaines personnes utilisent des photos ou même des vidéos dans leur signature pour montrer leur travail créatif ou promouvoir des offres, des événements et du contenu.
Suivi
Tout comme vous suivez les clics et les conversions de vos annonces PPC et de vos e-mails de marketing, vous devriez suivre le marketing des signatures d’e-mails dans la mesure du possible.
Les liens de suivi dans votre signature d’e-mail vous permettent de savoir si vos efforts de marketing portent leurs fruits. Vous pouvez même utiliser plusieurs liens de suivi pour différents éléments. Par exemple, vous pouvez suivre le nombre de personnes qui ont cliqué sur le lien texte vers votre site web par rapport au nombre de personnes qui ont cliqué sur votre bannière « Obtenez 50 % de réduction ».
Campagnes de bannières automatisées
La meilleure façon d’utiliser les signatures d’e-mail pour une campagne de marketing est de demander à tous les membres de l’entreprise de diffuser la même bannière publicitaire dans leur signature.
Mais cela risque d’être compliqué. Certains employés oublieront de modifier leur signature existante, et d’autres ruineront la mise en œuvre. Vous avez mieux à faire que de surveiller les signatures de toute l’équipe chaque fois que vous avez une nouvelle campagne.
Certains outils de signature d’e-mail vous permettent de mettre à jour les bannières de signature de chaque employé à partir d’un tableau de bord centralisé. Vous pouvez traiter les bannières de signature d’e-mail comme un type de publicité, à l’instar de Google Ads ou de Facebook Ads. Vous définissez la date de début et de fin de la campagne, suivez le taux de clics de l’annonce et contrôlez les analyses de la campagne.
Meilleures pratiques pour les signatures d’e-mails
Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreux éléments qui peuvent figurer dans une signature d’e-mail.
Mais lesquels devez-vous choisir ? Comment créer une signature d’e-mail qui atteigne vos objectifs ?
Restez simple
Ce n’est pas parce que Gmail vous permet d’écrire jusqu’à 10.000 caractères dans votre signature d’e-mail que vous devez le faire.
La plupart des destinataires d’un e-mail ne jetteront qu’un coup d’œil à votre signature lorsqu’ils auront fini de lire l’e-mail. Si celle-ci est trop chargée et regorge d’informations, ils l’ignoreront.
Concentrez-vous sur ce qui compte. Quelle est la ou les deux informations que vous voulez transmettre ? Que voulez-vous que le destinataire fasse lorsqu’il voit votre signature ?
Choisissez vos liens avec soin
Pour rester dans le thème de la simplicité, n’encombrez pas votre signature d’e-mail avec trop de CTA. Un seul lien important est généralement suffisant pour votre bloc de signature.
Soyez cohérent au sein de l’entreprise
Les entreprises comptant plusieurs employés doivent établir des directives pour leur signature d’e-mail.
Faites savoir aux membres de l’équipe quelles informations doivent être incluses et comment mettre en page leur signature d’e-mail.
Créez des signatures multiples
Microsoft Outlook et de nombreux autres clients de messagerie vous permettent de créer plusieurs signatures d’e-mail.
Cela peut être utile si vous correspondez avec différents publics. Par exemple, vous pourriez vouloir une signature pour les e-mails destinés aux prospects et une autre pour les e-mails destinés aux clients existants.
Il est également courant d’avoir une signature plus grande pour les nouveaux e-mails et une version abrégée pour les réponses.
Bien entendu, toutes vos signatures doivent conserver une image de marque cohérente et respecter les directives de l’entreprise.
Testez la signature d’e-mail sur ordinateur et sur mobile
Vous avez créé une magnifique signature d’e-mail et l’avez utilisée pour envoyer des e-mails à quelques-uns de vos collègues. Tout semble parfait. Vous êtes donc prêt à commencer à envoyer des e-mails à vos prospects et clients, n’est-ce pas ?
Pas si vite. Il est important de tester votre signature sur plusieurs appareils et clients de messagerie. Les choses peuvent sembler différentes selon la plateforme.
N’oubliez pas de vérifier l’aspect de votre signature sur un smartphone, car 42 % des e-mails sont ouverts sur des appareils mobiles.
Évaluez et optimisez
Comme pour toute campagne de marketing, mesurez votre succès et analysez ce qui fonctionne. Si vous avez défini les lignes directrices de votre signature d’e-mail d’entreprise et que vous n’y avez plus jamais repensé, vous n’utilisez pas les signatures à leur plein potentiel.
Conception d’une signature d’e-mail
Vous savez ce que doit contenir une signature d’e-mail et comment suivre les meilleures pratiques. Maintenant, comment la réaliser ?
Il y a plusieurs façons.
Utilisez un générateur
Les générateurs de signature d’e-mail vous aident à créer des signatures d’e-mail de grande qualité en ajoutant vos informations et vos images à des modèles conçus par des professionnels.
Passez à la section suivante pour obtenir une liste des meilleurs générateurs de signatures d’e-mail.
Utilisez votre client de messagerie
La façon la plus simple de créer votre signature d’e-mail est de la concevoir directement dans votre client de messagerie. La plupart des principaux clients de messagerie vous permettent d’ajouter du texte, des images et des liens à votre signature.
Vous trouverez ci-dessous des instructions pour modifier votre signature dans certains des principaux clients de messagerie.
Utilisez Word ou Google Docs
Vous pouvez concevoir votre signature dans un traitement de texte et la coller dans le champ de signature de votre logiciel de messagerie.
Il s’agit d’un moyen pratique et direct de partager un modèle de signature d’e-mail dans toute l’entreprise.
Dans certains cas, le traitement de texte offre plus d’options d’édition que le client de messagerie.
Principaux générateurs de signature d’e-mail
Si vous choisissez de créer votre signature d’e-mail avec un générateur, voici quelques-uns des meilleurs.
WiseStamp
WiseStamp vous permet de choisir la mise en page, la police, les couleurs et les formes d’image de votre signature d’e-mail. Vous pouvez ensuite facilement installer automatiquement votre création dans Gmail, Outlook, et autres.
WiseStamp a une version gratuite, mais vous devrez passer à la version Pro pour supprimer la marque WiseStamp de votre signature et bénéficier de toutes les fonctionnalités.
Un plan distinct pour les entreprises vous permet de gérer et d’unifier les signatures d’e-mail dans toute votre organisation.
Designhill
Les signatures d’e-mails ne sont qu’une infime partie de ce que fait Designhill.
L’entreprise se définit comme une place de marché créative et offre aux entreprises et aux particuliers un endroit où s’approvisionner en designs de qualité auprès de designers professionnels.
Le générateur de signatures d’e-mail dispose d’une version gratuite avec des fonctionnalités de base qui vous permet de créer une signature d’e-mail. Vous remplissez vos informations, choisissez parmi quelques styles, puis générez et téléchargez la signature HTML.
Les versions payantes offrent plus d’options et de modèles.
Hubspot
Hubspot est surtout connu comme un CRM et une suite d’outils de marketing. Il propose également un générateur de signatures d’e-mail gratuit.
Choisissez parmi six modèles différents, remplissez vos informations et sélectionnez les couleurs de votre marque. Si vous avez une image personnalisée, comme un logo, vous pouvez également l’ajouter à votre signature Hubspot. La marque Hubspot est ajoutée par défaut mais peut être supprimée.
Vous pouvez copier la signature ou son code source pour l’ajouter à votre logiciel de messagerie.
signature.email
signature.email propose un éditeur par glisser-déposer. Vous commencez avec un modèle préconçu et déplacez les éléments pour créer votre signature parfaite. Vous pouvez également ajouter vos images.
Certains modèles sont gratuits, tandis que d’autres sont premium. signature.email propose des plans payants pour les particuliers et les entreprises.
HoneyBook
HoneyBook fournit une collection d’outils pour les petites entreprises, y compris un générateur de signature d’e-mail.
Le générateur de signature est gratuit et simple. Il n’a pas toutes les fonctionnalités de certaines autres options, mais il ne pourrait pas être plus rapide. Il suffit de saisir vos informations, de fournir vos liens sociaux, de choisir l’un des six modèles, et le tour est joué.
HoneyBook vous enverra par e-mail la signature que vous avez créée.
Exemples de signatures d’e-mails
Examinons quelques excellents exemples de signatures d’e-mails. Chacun est différent mais parfait pour son objectif.
Pourquoi cela fonctionne
Olivia est photographe, il est donc logique que sa signature d’e-mail utilise une bannière avec une photographie. Comme elle travaille en étroite collaboration avec ses clients, elle utilise une photo d’elle-même pour rendre l’e-mail plus personnel.
Cette signature d’e-mail a un design épuré et un schéma de couleurs cohérent.
Pourquoi cela fonctionne
Il n’y a aucun doute sur ce que cette signature d’e-mail essaie d’atteindre. Les informations personnelles de John sont secondaires par rapport à la promotion accrocheuse des soldes du Black Friday.
Cette campagne de bannières peut être créée manuellement, mais c’est aussi un excellent candidat pour une campagne automatisée. Ainsi, vous n’aurez pas à demander à tous les employés de l’entreprise de retirer leur publicité du Black Friday une fois les vacances terminées.
Cette signature présente également une mise en page et un schéma de couleurs attrayants.
Pourquoi cela fonctionne
Dillon utilise une image pour transmettre qui il est et ce qu’il fait. Il fournit les informations de contact et les liens sociaux pertinents sans être trop encombré.
Pourquoi cela fonctionne
La signature d’e-mail de Stella est un excellent exemple de design moderne et épuré avec un schéma de couleurs cohérent.
Il n’y a pas beaucoup d’informations supplémentaires ici. Vos yeux sont attirés directement par la bannière, qui vous encourage à prendre rendez-vous avec elle. Il s’agit d’une bonne signature d’e-mail à utiliser lorsque vous envoyez des e-mails à froid à des prospects.
Pourquoi cela fonctionne
Tout le monde n’a pas besoin de portraits, de bannières ou de vidéos. La signature d’e-mail de ce professeur est simple mais a fière allure et fournit toutes les informations dont vous avez besoin.
L’image de marque de l’université de Columbus est bien faite et serait vraisemblablement cohérente dans la signature de chaque employé.
Pourquoi cela fonctionne
Voici un exemple d’inclusion d’une signature dans la signature d’un e-mail. La signature de Diana n’est pas trop voyante. Mais le sympathique « Best regards » et le nom rose vif attirent votre attention et attirent votre regard sur les informations et les liens de la signature.
Pourquoi ça marche
En tant qu’agent immobilier, Margaret utilise sa signature d’e-mail pour promouvoir une propriété. Elle pourrait le faire avec une bannière statique, mais inclure une vidéo YouTube sera encore plus attrayant pour sa clientèle.
Comment modifier votre signature d’e-mail
La façon de mettre à jour votre signature d’e-mail dépend du client de messagerie que vous utilisez. La plupart d’entre eux permettent de créer, de modifier et de gérer facilement vos signatures.
Voici les étapes à suivre pour trois des services de messagerie électronique pour ordinateurs et mobiles les plus courants.
Étapes pour Gmail
- Cliquez sur l’icône des paramètres
- Choisissez Voir tous les paramètres
- Faites défiler la page jusqu’à la section signature
- Cliquez sur Créer une nouvelle
Gmail vous permet de créer plusieurs signatures d’e-mail. Vous pouvez choisir celle à utiliser par défaut pour les nouveaux e-mails et celle à utiliser pour les réponses et les transferts.
Étapes pour Outlook
- Dans le menu Fichier, cliquez sur Options
- Sélectionnez E-mail et ensuite Signatures
- Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle signature
Comme Gmail, Outlook vous permet de créer plusieurs signatures et de choisir celle qui sera utilisée par défaut pour les nouveaux e-mails et les réponses.
Si vous utilisez plus d’une adresse e-mail avec Outlook, vous pouvez utiliser différentes signatures.
Étapes pour iPhone
Votre iPhone ou iPad démarre avec une signature par défaut qui indique « Envoyé de mon iPhone » ou « Envoyé de mon iPad », mais vous pouvez la modifier.
Voici comment :
- Ouvrez l’application Paramètres de votre appareil
- Appuyez sur E-mail
- Sélectionnez Signature
À partir d’ici, vous pouvez modifier votre signature d’e-mail. Vous pouvez également appuyer sur Par compte pour configurer des signatures d’e-mail différentes pour chaque compte de messagerie.
Résumé
Les signatures d’email ne sont plus seulement destinées aux noms et aux numéros de téléphone.
Votre signature d’e-mail est l’occasion de faire connaître votre marque, de lancer des promotions, d’attirer du trafic vers votre site web et de générer des prospects. Il ne coûte rien d’ajouter du texte, une image et un CTA à votre signature d’e-mail, et cela a le potentiel d’atteindre un large public.
Les signatures d’e-mails peuvent aller d’un simple texte à une plateforme publicitaire complète avec du multimédia, des liens de suivi et des analyses.
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