L’email è viva e vegeta. Soprattutto in un ambiente professionale in cui le persone che lavorano negli Stati Uniti spendono in media il 28% della loro settimana lavorativa leggendo e rispondendo alle email o inviandole.
Nonostante i mezzi di comunicazione alternativi come Slack o altri strumenti di collaborazione, il 90% degli statunitensi intervistati di età superiore ai 15 anni usa ancora attivamente l’email.
Ecco il punto: l’email è il principale canale di comunicazione sul posto di lavoro.
Quindi, se state pensando di avviare un’attività, una vostra agenzia o siete freelance, è essenziale avere il giusto indirizzo email professionale.
In questo articolo, vi spieghiamo perché questo è importante, forniamo esempi e vi spieghiamo come ottenere un’email professionale con un dominio personalizzato.
Cominciamo!
Preferite guardare la versione video?
Perché È Importante Creare un Indirizzo Email Professionale?
Quasi sicuramente inviate regolarmente email ai clienti potenziali e a quelli esistenti. Spesso l’invio dell’email è la prima fase del networking e della costruzione di una relazione online.
Questo rende il vostro indirizzo email una parte cruciale del vostro marchio, che dovreste proteggere e migliorare il più possibile.
In qualità di freelance o di imprenditore, non potete permettervi che la prima impressione che le persone si fanno di voi passi per un indirizzo email come “[email protected]”.
Prima di tutto, è difficile capire da chi proviene l’email, a colpo d’occhio. In secondo luogo, anche con un’email più seria come “[email protected]”, i vostri destinatari non hanno un modo semplice per confermare la vostra identità.
Chiunque può creare un indirizzo Gmail o Outlook con qualsiasi nome. Come può un potenziale cliente confermare che siete chi dite di essere a meno che il vostro indirizzo email non vi supporti?
La riluttanza a investire in un indirizzo email professionale indica che forse non avete ancora preso sul serio la vostra attività. Ecco perché vi serve un indirizzo email come [email protected] o [email protected].
Idee per un Indirizzo Email Professionale
Di seguito riportiamo un elenco completo di esempi per un possibile indirizzo email aziendale. Lo stile dell’indirizzo email che dovreste scegliere dipende dal nome di dominio che avete registrato per la vostra azienda.
Se usate il nome dell’azienda per il nome del dominio e l’indirizzo email, dovrete combinarlo con il vostro nome, cognome o le iniziali. Se avete bisogno di un’autorità extra, il vostro indirizzo email può anche indicare la vostra posizione nell’azienda.
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
In generale, qualsiasi cosa che includa il vostro nome o le vostre iniziali è sufficiente, e non c’è bisogno di complicare troppo le cose. Se avete mai lavorato per una grande azienda, è probabile che abbiate ricevuto un’email come questa.
Se il vostro nome di dominio registrato indica già il vostro nome o cognome completo, non c’è bisogno di raddoppiare. Potete usare una parola di riempimento come “contatto” o “mail”, oppure potete usare la vostra posizione o le vostre iniziali per completare un indirizzo email di dominio personale.
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
- [email protected] (Per esempio, [email protected])
La variabile più significativa nella vostra email aziendale è il nome di dominio che scegliete. Se volete che il vostro business venga preso sul serio da altre aziende, il minimo che potete fare è registrare il nome di dominio giusto.
Come Creare un Indirizzo Email Professionale Quando il Vostro Nome È Già Preso
Abbiamo visto molti modelli e alternative che potreste usare per trovare un indirizzo email. Ma la maggior parte di essi si basa sulla possibilità di ottenere il vostro nome o il nome della vostra azienda su un dominio .com o su un altro dominio altamente affidabile.
Se tutte le variazioni del vostro nome completo e delle vostre iniziali, così come il nome della vostra azienda, sono state già prese, non perdete la speranza.
L’approccio migliore è quello di combinare il vostro nome o quello della vostra azienda con la vostra sede.
Questo non solo renderà più facile per le persone trovarvi online, ma indirettamente aiuterà il vostro sito web con la SEO per le ricerche locali e gli annunci di Google Business. C’è un motivo per cui così tante aziende sono chiamate “La tua città + idraulico” e altre varianti, anche nel 2024.
Se la vostra azienda non ha sede in una località, e non rimarrete nella vostra attuale città per molto tempo, allora dovete diventare un po’ creativi.
Potreste iniziare mescolando e abbinando le iniziali e i vostri nomi, oppure aggiungere il vostro nome o le vostre iniziali al nome della vostra azienda, e vedere come vi suonano.
Qual È la Migliore Soluzione Professionale Per l’Hosting delle Email?
Ok, quindi avete deciso per un dominio email personalizzato. Ma qual è la soluzione migliore per ospitare e gestire le vostre email?
Avete diverse opzioni, dall’utilizzo di opzioni incluse con il vostro fornitore di hosting alla scelta di una soluzione premium come Google Workspace (ex G Suite), che è quello che usiamo qui a Kinsta.
Tutto il nostro team riceve indirizzi email affidabili e che includono il nome della marca; allo stesso tempo manteniamo anche la familiare esperienza utente di Gmail per le comunicazioni aziendali.
E questa è la punta dell’iceberg.
Perché Google Workspace È la Scelta Migliore per l’Indirizzo Email di un Brand Professionale?
Grazie ai migliori filtri antispam della categoria, alla ricerca intelligente, all’esperienza intuitiva e ordinata della casella di posta in arrivo e alle numerose integrazioni aggiuntive, Gmail è uno dei migliori servizi di posta elettronica in circolazione.
E la parte migliore è che riceviamo molto di più di una semplice email. Tutti i membri del nostro team ricevono 30 Gigabyte di spazio di archiviazione e accesso a funzionalità avanzate nell’intera suite di applicazioni cloud di Google.
È inoltre possibile usare Google Hangouts Chat come alternativa a Slack, o anche estendere e creare flussi di lavoro personalizzati con Google Apps Scripts. Leggete il nostro articolo dedicato ai vantaggi di Google Workspace per avere più informazioni su questo strumento.
Come Creare un Indirizzo Email Professionale con Google Workspace
Creare e registrare il vostro primo indirizzo email professionale può sembrare un procedimento complicato. Ma diventa tutto semplice quando lo analizzate passo dopo passo.
Innanzitutto, se non avete già un nome di dominio, dovete registrarne uno. Avrete anche bisogno di un web hosting premium con supporto DNS.
Se avete già un dominio e un sito web, potete passare direttamente alla fase tre.
1. Registrate il Vostro Nome di Dominio
Scegliete una società di registrazione di domini affidabile come Google Domains o Namecheap. Cercate un dominio disponibile su .com, .co, o un altro dominio popolare con una combinazione del vostro nome completo o il nome della vostra azienda.
State lontani da domini non tanto affidabili o un po’ ingannevoli come .biz e altri. Dopo aver scelto il vostro nome di dominio, procedete con il pagamento e finalmente diventerete proprietari di un nuovo nome di dominio.
2. Create il Vostro Account Google Workspace Business
Per prima cosa, andate su Google Workspace e fate clic sul pulsante “Get Started”. Una volta fatto questo, inizierete il processo di registrazione.
Compilate le informazioni di base richieste, compreso il numero di dipendenti, la ragione sociale e il paese. È importante scegliere il paese in cui la vostra azienda è registrata.
Non scegliete gli Stati Uniti solo perché volete che la lingua sia l’inglese.
Fate clic su “Next Step” per procedere.
Il passo successivo è quello di compilare il vostro nome e l’indirizzo email esistente. Una volta terminato, fare clic sul pulsante “passo successivo”.
Successivamente, confermate se avete già un dominio per la vostra azienda. In caso contrario, potete registrarne uno presso il registrar di domini Google prima di procedere.
Se avete già un dominio, compilate il campo dominio e fate clic su “Next Step” per continuare.
Verificate che il dominio sia corretto e fate clic su “Next Step” per confermare la vostra selezione.
Infine, create un nome utente e una password per finalizzare il vostro account Google Workspace. Controllate il Captcha e premete il pulsante “Agree And Continue” per passare alla fase successiva.
Nota: se avete già un provider di posta elettronica esistente per l’email professionale, assicuratevi di inserire il nome utente giusto.
Confermate di aver scelto il giusto piano di pagamento per Google Workspace prima di continuare.
Se ci avete seguito fino a questo punto senza problemi, avete creato con successo il vostro account Google Workspace.
3. Verificate il Vostro Dominio Google Workspace
Ora che avete creato un utente, andate su Google Admin Console e accedete con le vostre nuove credenziali.
Una volta effettuato il login, è disponibile un tutorial che vi aiuterà a configurare Google Workspace. Inizierete verificando il vostro dominio Google Workspace.
Fate clic sul pulsante “Verify” per aprire le opzioni per la verifica del dominio.
L’opzione predefinita è l’aggiunta di un record TXT ai record DNS del vostro sito aziendale. L’aggiunta del record TXT al vostro DNS non influirà in alcun modo sul vostro sito web o dominio.
Una volta selezionata l’opzione TXT, Google genera un codice che inizia con google-site-verify. Fate clic sul pulsante “Copy” per copiare il codice negli appunti.
Ora è necessario accedere allo strumento DNS del vostro fornitore di hosting in una nuova scheda o finestra. Non chiudete la scheda Google Workspace.
I clienti Kinsta esistenti dovrebbero usare lo strumento DNS Kinsta.
Fate clic sul pulsante “Add a New DNS Record” in cima alla pagina. Si dovrebbe aprire una nuova scheda in cui è possibile aggiungere un record.
Selezionate “TXT” dal menu a tendina “Type”.
Copiate e incollate il codice di verifica e premete il pulsante “Add DNS Record”.
Una volta terminato, tornate alla scheda con la pagina di registrazione di Google Workspace.
Scorrete fino in fondo alla pagina e fate clic sul pulsante “Verify my domain” per completare la verifica.
Nota: potrebbero essere necessari alcuni minuti prima che i record DNS entrino in funzione, quindi potrebbe passare un po’ di tempo prima che Google possa completare l’autenticazione.
4. Aggiungete Utenti in Google Workspace
Se non siete l’unico dipendente della vostra azienda, questo è il momento migliore per aggiungere gli altri utenti. Soprattutto se usate già un servizio di posta elettronica diverso per gestire le email.
Fate clic sul pulsante “Create Accounts” per procedere.
Compilate il nome e il nome utente e fate clic sul pulsante “Add New User”.
Ripetete il processo per tutti i membri del vostro staff.
Se la vostra azienda dispone già di indirizzi email, assicuratevi che ogni nome utente corrisponda esattamente a quello esistente.
5. Attivate Gmail per il Vostro Account Google Workspace
L’ultimo passo consiste nell’attivare Gmail per i vostri account Google Workspace.
Fate clic sul pulsante “Activate” per passare alla fase successiva.
Nella pagina, vedrete i seguenti record MX:
- l.google.com / priority = 1
- aspmx.l.google.com / priority = 5
- aspmx.l.google.com / priority = 5
- aspmx.l.google.com / priority = 10
- aspmx.l.google.com / priority = 10
Dovrete aprire una nuova scheda e passare allo strumento DNS del vostro host, oppure riaprire la scheda dello strumento DNS di prima.
In genere, bisogna copiare e incollare manualmente, ma non con Kinsta. Dato che siamo grandi fan di Google Workspace, abbiamo creato una soluzione che, in un solo clic, permette ai nostri clienti di impostare tutto rapidamente.
Basta accedere a Kinsta DNS attraverso MyKinsta e fare clic sul pulsante “Add Gmail MX Records” in cima alla pagina.
I record MX, come i nameserver, sono gli stessi, indipendentemente dall’utente, quindi non dovete cambiare nulla. Premete il pulsante “Add 5 records” per procedere.
Poiché può essere necessario un po’ di tempo prima che i cambiamenti entrino in vigore, fate pure una pausa tè o caffè prima di continuare.
Metodo Alternativo per Altri Host
Per gli altri host, è necessario accedere al vostro strumento di gestione dei DNS, ad esempio, attraverso l’accesso al cPanel e l’apertura del DNS Zone Editor.
Selezionate il dominio appropriato, quindi fate clic sul pulsante “Add Record”” per aprire una nuova finestra.
Compilate la priorità appropriata e poi copiate e incollate la destinazione. Verificate che tutto sia corretto e fate clic su “Add Record” per completare. Ripetete il processo per le quattro destinazioni MX alternative.
Se il vostro host ha l’email abilitata di default, potrebbe essere necessario rimuovere i record MX esistenti.
Una volta terminato, dovreste tornare alla scheda di registrazione di Google Workspace e scorrere fino alla parte inferiore della pagina, poi premere il pulsante “Activate”.
Ci vorrà un attimo per la verifica. Se all’inizio i nuovi record non vengono rilevati, concedetegli qualche minuto e poi premete il pulsante “Retry Activation”.
Una volta che le modifiche saranno attive, Google troverà i record MX e vi porterà alla schermata finale.
Ora avete finito di impostare il vostro indirizzo email professionale tramite Google Workspace e potete accedere tramite Gmail per accedere e inviare email.
Non vi resta che verificare che il vostro nuovo indirizzo email professionale funzioni.
7. Provate il Vostro Indirizzo Email
Poiché Google ha confermato che avete inserito correttamente i record MX, tecnicamente questo non è un passo necessario.
Ma è il modo più veloce per portare la vostra nuova email aziendale a fare un giro nella casella di posta elettronica di Gmail.
Aprite un altro account di posta elettronica, Gmail, Outlook, AOL, non importa. Componete un’email di prova e inserite il vostro nuovo indirizzo email nel campo “To”.
Scrivete un oggetto a caso come “Prima email” e inviatelo.
Ora, andate su Gmail ed effettuate il login con le vostre credenziali di Google Workspace.
Se avete fatto tutto correttamente, dovreste vedere nella vostra casella di posta in arrivo l’email di prova che avete inviato dall’altro vostro account.
Potete anche provare a comporre e inviare un’email al contrario per confermare che potete anche inviare email senza problemi.
Come Ricevere le Email alla Vostra Email Professionale su Desktop o App Mobile
In questa sezione parleremo rapidamente di come è possibile impostare diverse applicazioni con la vostra nuova email professionale.
Impostare la Nuova Email Google Workspace in Mail per Windows 10
Se preferite usare l’applicazione Mail di Windows 10 al posto del browser, la configurazione è semplice.
Se non avete ancora creato un account di posta elettronica, tutto quello che dovete fare è aprire l’applicazione. Essa vi chiederà automaticamente di aggiungere un account (“Add an account”).
Se ne avete già uno attivo, disconnettetevi da esso e fate clic sul link “Add new account”.
Successivamente, fate clic sul pulsante “Google” ed effettuate il login con le credenziali di Google Workspace.
Google vi chiederà di confermare che state consentendo a Windows l’accesso ai dati.
Basta scorrere fino in fondo e fare clic su “Allow”.
Una volta fatto questo, sarete in grado di leggere e inviare email dall’interno dell’applicazione Mail di Windows 10.
La configurazione è terminata e non c’è bisogno di fare nient’altro.
Impostare la Nuova Email Google Workspace su Mac
Se non volete accedere all’applicazione web Gmail attraverso il vostro browser, potete aggiungere facilmente il vostro nuovo indirizzo email di Google Workspace nell’app Mail.
Per prima cosa, aprite la vostra applicazione Mail. Poi fate clic sull’opzione “Mail” nel menu in alto per espandere le preferenze principali.
Selezionate l’opzione “Add Account”, scegliete “Google”, quindi fate clic su “Continue”.
Da questo punto in poi, inizierete il processo di attivazione.
Se lo desiderate, potete anche selezionare quali applicazioni sincronizzare con l’account, non solo Mail, ma anche il vostro Calendario e le Note.
Ora potete inviare e ricevere email dal vostro nuovo indirizzo utilizzando l’applicazione Mail.
Come Usare il Vostro Indirizzo Email Professionale sui Dispositivi Mobili
Dal momento che avete impostato il vostro indirizzo email attraverso Google Workspace, l’accesso dai dispositivi mobili è molto semplice.
Utilizzo dell’Applicazione Ufficiale Gmail
Se non state ancora usando l’app di Gmail, disponibile sia per iOS che per Android, scaricatela ed effettuate il login con le vostre credenziali Google Workspace appena create. Super facile.
Se la state già usando con un altro indirizzo, dovrete aggiungere il vostro nuovo indirizzo email professionale.
Per farlo, aprite l’applicazione Gmail sul vostro telefono.
Sui dispositivi Android, premete l’icona “hamburger” per espandere il menu, scorrete fino in fondo e fate clic su “Settings”.
Da qui basta fare clic sul link “Add account”.
Successivamente, fate clic sul pulsante “Google” per aprire la pagina di login dell’account Google.
Potrebbe essere necessario inserire il codice pin del vostro smartphone prima di continuare.
Una volta visualizzata la pagina “Set up email”, effettuate il login con il vostro account Google Workspace.
Tutto qui.
Se usate un iPhone, i passi sono abbastanza simili. Fate tap sulla vostra foto profilo nell’angolo in alto a destra dell’applicazione Gmail.
Si aprirà una nuova finestra in cui dovrete scegliere l’opzione “Add another account”:
Ora dovreste avere la possibilità di aggiungere il vostro indirizzo email professionale appena creato; scegliete Google come opzione preferita:
E se invece non volete usare l’app Gmail sui vostri dispositivi ma l’app pre-installata di posta? Bene, ecco come aggiungere il vostro indirizzo email professionale.
Utilizzo dell’Applicazione Email Pre-Installata su Android
Per accedere al vostro indirizzo email Gmail dall’applicazione predefinita “Mail” del vostro telefono Android, la prima cosa da fare è andare alle impostazioni degli account.
Successivamente, fate tap sull’opzione “Add account” e selezionate l’applicazione “Mail” o “Email” (Email è l’impostazione predefinita per i telefoni Samsung).
Infine, selezionate Gmail/Google Workspace e accedete al vostro nuovo account Google Workspace.
Una volta effettuato il login, riceverete email e notifiche dal vostro indirizzo professionale.
Utilizzo dell’App Mail sui Dispositivi iOS
Anche sugli iPhone si segue lo stesso procedimento.
Aprite il menu Password & Account nelle impostazioni generali di iOS.
Fate tap sull’opzione “Add Account” e selezionate Google:
Completate il login e attendete che l’applicazione Mail verifichi il vostro login.
Infine, selezionate ulteriori impostazioni come contatti e rubrica e salvate il nuovo account.
Ora potete accedere al vostro indirizzo email professionale Google Workspace dai vostri dispositivi alimentati da iOS.
Riepilogo
Creare un indirizzo email professionale è come gettare le basi per le vostre future comunicazioni commerciali. Potete scegliere di impostare il vostro indirizzo email tramite un host tradizionale e il suo cruscotto cPanel. Oppure potete optare per un’opzione di hosting gestito e integrare il vostro account Google Workspace in pochi clic.
Cercate di non sprecare troppo tempo a ossessionarvi con l’indirizzo email: assicurati semplicemente che includa il vostro vero nome o le vostre iniziali e avviate la vostra attività. Questa è la parte importante!
Redattore Capo presso Kinsta e Content Marketing Consultant per sviluppatori di plugin WordPress. Entra in contatto con Matteo su Twitter.
Lascia un commento