メールは今もなお健在です。特にビジネスの世界では、一般的なアメリカの社会人は平日の28%をメールの確認や送信に費やしています。

Slackなどのコラボレーションツールを含め、メール以外のコミュニケーション手段が徐々に広まっているとは言え、調査対象となった15歳以上のアメリカ人の90%が今でも積極的にメールを使用していると回答しています。

このように、メールは職場において最も主流なコミュニケーション手段です。

そのため、自分の会社(例えばWeb制作会社など)の設立フリーランスとしての活動の開始を考えている方にとって、適切なビジネス用メールアドレスを持つことは必要不可欠です。

今回は、その重要性、実例、そして独自ドメインのビジネス用メールアドレス取得方法を解説します。

それでは、早速、見ていきましょう。

ビジネス用メールアドレスを持つことの意味

新規の顧客や既存の顧客に定期的にメールを送ることになる可能性は、極めて高いでしょう。オンラインでネットワークを構築し、関係性を築くための第一歩です。

メールアドレスはブランディングにおいて重要な役割を果たし、事業をよりスムーズに成長させる手助けをしてくれます。

フリーランスや経営者であれば、例えば「[email protected]」のようなメールアドレスで第一印象が決まってしまうのは望ましくありません。

まず、一目で誰から送られてきたメールかどうかを判断するのが困難です。さらに、「[email protected]」など、多少は真面目なメールアドレスにしたとしても、メールの受取人が、あなたの身元を簡単に確認することができません。

GmailやOutlookでは誰でも自由な名前でメールを作成できます。メールアドレスで確認できなければ、あなたが本当に名乗っている人物であるかどうかを新規の顧客が判断する術はありません。

ビジネス用メールアドレスを作成するのに時間やお金を割きたくない、という方は事業に真剣に取り組むつもりがないと取られても仕方ありません。「氏名@ドメイン名.com」や「[email protected]氏名.com」などのメールアドレスを取得することが重要なのはそのためです。

ビジネス用メールアドレスの例

ビジネス用メールアドレスの一覧を以下に記載しました。選択すべきメールアドレスの形式はビジネス用に指定したドメイン名によって異なります。

ドメインとメールアドレスに会社名を使用している場合は、名前、苗字、もしくはイニシャルと組み合わせましょう。権威を前面に押し出したい場合は、社内での役職を入れてもいいでしょう。

一般的に、実際の名前やイニシャルが入っているものであれば十分で、複雑にする必要はありません。大企業で働いたことがある方は、実際にこのようなメールアドレスを使用していたかもしれません。

登録したドメイン名がフルネームや名前である場合、重複させる必要はありません。「contact」や「mail」などのつなぎ言葉を使うか、役職やイニシャルで補いましょう。

ビジネス用のメールで一番重要なのは選択するドメイン名です。他社から真剣にビジネスの相手として対応してほしいのであれば、少なくとも適切なドメイン名を登録しましょう。

名前が既に使用されている場合のビジネス用メールアドレス取得方法

ここまでメールアドレスのテンプレートやバリエーションをご紹介してきました。その大半で.comなどの信頼性の高いドメインとご自身の名前もしくは会社名を組み合わせられるかどうかがポイントとなっています。

フルネーム、イニシャル、会社名の全てのパターンが既に使用されてしまっていたとしても諦めてはいけません。

一番の方法は、名前や会社名を会社の所在地と組み合わせることです。

インターネット上で見つけてもらいやすいだけでなく、間接的にローカルSEOGoogleビジネスリスティング改善につながります。2020年の今も多くの会社で「街の名前+業種」などが使われているのには理由があります。

会社の事務所がない場合や、長い間その土地でビジネスをする予定がない場合はもう少し工夫が必要です。

まずはイニシャルと名前を組み合わせたり、名前やイニシャルを会社名と組み合わせたりして結果を見てみましょう。

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おすすめのビジネス向けメールホスティングサービス

独自のメールドメインが決まったとしましょう。メールのホスティングにはどのようなサービスを利用すればよいのでしょうか?

レンタルサーバーに含まれるサービスを利用する方法のほか、Kinstaでも利用している Google Workspaceなどの有料サービスを利用するなど、いくつかの方法があります

Google Workspace

Google Workspace

信頼性の高い、ブランド力のあるメールアドレスを取得できる上、馴染みのあるGmailのUXでメールのやり取りができます。

しかし、これはメリットのほんの一部でしかありません。

ビジネス用メールアドレスの取得にGoogle Workspaceが便利な理由

最高クラスの迷惑メールフィルターと高度な検索機能、直感的で整頓された受信トレイ、豊富なアドオンの連携などを備えたGmailは最も便利なメールサービスの一つです。

そして、何より、メール以外にも様々なサービスが利用できます。当社の場合、チームメンバー全員が30GBのストレージの他、Google Workspaceのクラウドアプリの全ての機能を利用できます。

さらに、Slackの代わりとしてGoogle chat(元Googleハングアウト)を利用したり、Google Apps Scriptでカスタムワークフローを作成したりすることもできます。詳しくはGoogle Workspaceのメリットをご覧ください。

Google Workspaceでビジネス用メールアドレスを作成する方法

初めてビジネス用メールアドレスを作成し登録する際はハードルが高く感じるかもしれません。しかし、実際にステップ毎に分解してみると、実はとても単純であることが分かります。

まず、まだドメインを取得していない場合は、先に登録する必要があります。また、DNS対応の有料レンタルサーバーの登録も必要です。

ドメインとレンタルサーバーに既に登録している場合は、3番までスキップしてください。

1. 独自ドメインを取得する

Google DomainsNamecheapなど信頼できるレジストラを選んでください。「.com」、「.co.jp」などの一般的なドメインと氏名や会社名の利用可能な組み合わせを探しましょう。

「.biz」など、信頼性が低く陳腐なドメインは避けたいところです。ドメイン名を選んだら、決済画面へ進み、新しいドメインを取得します。

2. Google Workspaceのビジネスアカウントを作成する

まず、Google Workspaceを開き、「使ってみる」をクリックします。ここから登録の手順が始まります。

Google Workspaceの登録画面

Google Workspaceの登録画面

従業員の数、ビジネス名、国など基本情報を入力します。必ずビジネスが登録されている国(会社の所在する国やフリーランスとしてのあなたの本籍がある国など)を選びましょう。

該当しないにもかかわらず、表示言語を日本語にしたいという理由だけで日本を選んではいけません。英語にするためにアメリカを選択する…なども同様です。

「次へ」をクリックします。

Google Workspaceの連絡先情報入力

Google Workspaceの連絡先情報入力

次に氏名と現在のメールアドレスを入力します。入力したら「次へ」をクリックします。

Google Workspaceのドメインに関する確認

Google Workspaceのドメインに関する確認

次に、既にビジネス用ドメインを取得しているかどうかを選択します。まだ取得していない場合は、先へ進む前にGoogle Domainsを使って登録することができます。

Google Workspaceのドメイン名入力

Google Workspaceのドメイン名入力

ドメインを取得済みの場合、ドメイン名を入力し、「次へ」をクリックします。

Google Workspaceのアカウント設定

Google Workspaceのアカウント設定

ドメイン名が正しいことを再度確認し、「次へ」をクリックします。

Google Workspaceで新規メールアドレスを作成

Google Workspaceで新規メールアドレスを作成

最後にユーザー名とパスワードを設定し、Google Workplaceのアカウント登録を完了します。キャプチャにチェックを入れ、「同意して続行」をクリックします。

補足情報:ビジネスメールに使えるメールプロバイダーを既に確保している場合には、正しいユーザー名を入力するようご注意ください。

Google Workspaceの支払いプランの確認

Google Workspaceの支払いプランの確認

Google Workspaceのアカウント作成完了

Google Workspaceのアカウント作成完了

次に進む前に支払いプランを確認しましょう。

ここまで問題なく進められれば、Google Workplaceのアカウント作成は完了です。

3. Google Workplaceでドメイン所有権を証明する

ユーザーアカウントを作成したら、Googleの管理コンソールを開き、新たに手にしたばかりの認証情報を使ってログインします。

ログインすると、Google Workplaceを設定するためのチュートリアルが閲覧できます。まずはGoogle Workplaceのドメイン所有権証明から始めます。

Google Workspaceでドメインの所有権を証明

Google Workspaceでドメインの所有権を証明

「所有権を証明」ボタンをクリックし、ドメインの所有権証明画面を開きます。

Google Workspaceの確認方法を選択

Google Workspaceの確認方法を選択

デフォルトではTXTレコードを使用する方法(ビジネスに使っているサイトのDNSレコード設定画面で追加する)が選択されています。DNS設定でTXTレコードを追加してもサイトやドメインには一切影響がありません。

Kinsta DNSをお使いの方は、こちらのMyKinstaにGoogle MXレコードを追加する方法をご確認ください。

Google WorkspaceでTXTレコードを追加

Google WorkspaceでTXTレコードを追加

TXTオプションを選択すると、google-site-verificationから始まるコードが生成されます。「コピー」ボタンをクリックし、コードをクリップボードにコピーします。

次は新しいウィンドウまたはタブを開き、レンタルサーバーのDNS設定画面に移動します。Google Workplaceのタブは閉じないでおきましょう。

Kinstaのお客様であればKinsta DNSをお使いいただけます。

Kinsta DNS

Kinsta DNS

画面上部の「DNSレコードを追加」ボタンをクリックします。するとレコード追加のためのポップアップが開きます。

メニューから「TXT」を選択します。

先ほどの確認コードを「コンテンツ」欄に貼り付け、「DNSレコードを追加する」ボタンをクリックします。

TXTレコードを追加

TXTレコードを追加

完了したら、Google Workplaceの登録画面に戻ります。

ドメインを確認

ドメインを確認

画面の下までスクロールし「ドメインの所有権を証明」をクリックします。

補足情報:DNSサーバーに変更が反映されるまでに数分かかることがありますが、その場合にはGoogleで確認が完了するまで少し待ちましょう。

4. Google Workplaceでユーザーを追加する

会社に自分以外にも従業員がいる場合、他のユーザーもこのタイミングで追加しておきましょう。既に他のメールサービスでメールのやりとりをしている場合には、なおさらです。

Google Workspaceで新規ユーザーを作成

Google Workspaceで新規ユーザーを作成

まず「作成」ボタンをクリックします。

Google Workspaceの新規ユーザーを追加

Google Workspaceの新規ユーザーを追加

氏名、ユーザー名を入力し、「新しいユーザーの追加」ボタンをクリックします。

全ての従業員に対して同じ手順を繰り返します。

会社で既存のメールアドレスを使用している場合には、ユーザー名が既存のものと完全に一致するようにしましょう。

5. Google WorkplaceアカウントのGmailを有効化する

最後にGoogle WorkplaceアカウントのGmailを有効化します。

Gmailを有効化

Gmailを有効化

「有効化」ボタンをクリックし次に進みます。

Google WorkspaceのMXレコード

Google WorkspaceのMXレコード

開いた画面に次のMXレコードが表示されます。

新しいタブでレンタルサーバーのDNS設定画面を開くか、先ほど開いたDNSを設定するための画面を再び開きます。

通常、手動で貼り付けることになりますが、Kinstaではその必要がありません。Google Workplaceは当社のおすすめするサービスですので、お客様が素早く設定できるようワンクリック反映機能を採用しています。

MyKinstaからKinsta DNSを開き、画面上部の「Gmail MXレコードを追加」ボタンをクリックします。

MyKinstaから簡単にMXレコードを追加

MyKinstaから簡単にMXレコードを追加

MXレコードはネームサーバーと同じように、ユーザーに関わらず一定ですので、何も変更する必要はありません。「5件のレコードを追加する」ボタンをクリックして次に進みます。

GmailのMXレコードの確認

GmailのMXレコードの確認

反映されるまでに少し時間がかかるので、気長に待ちましょう。

他のレンタルサーバーの場合の一般的な手順

他のレンタルサーバーの場合、例えばcPanelにログインしたり、DNSゾーンエディタを開いたりして、DNS管理画面にアクセスします。

対象のドメインを選択し、「レコードを追加」…などのボタンをクリック。

優先度を入力し、レコードを貼り付けます。間違いがないか再度確認し、「レコードを追加」…などのボタンをクリックして終了します。他の4つについても同じ手順を繰り返します。

お使いのレンタルサーバーがデフォルトでメール機能を有効にしている場合、既存のMXレコードを削除しなければならない可能性があります。

ここまで完了したら、Google Workplaceの登録画面に戻り、下部までスクロールし、「GMAILを有効にする」ボタンをクリックします。

Google WorkspaceでGmailを有効化

Google WorkspaceでGmailを有効化

確認まで少し時間がかかります。新しいレコードが認識されない場合、数分間、時間を空けてから再度挑戦してください。

変更が反映されると、MXレコードが認識され、最後の画面に進めます。

Google Workspaceのビジネスメールの確定

Google Workspaceのビジネスメールの確定

これでGoogle Workplaceでのビジネス用メールの設定は完了し、Gmailへアクセスしメールを送信できるようになります。

最後に、メールが問題なく利用できるかテストしましょう。

7. メールアドレスのテストをする

Googleで既にMXレコードが正しいことが確認されているので、実質この手順は必要ないかもしれません。

とは言え、新しいビジネス用メールでGmail受信トレイの動作を確認する一番てっとり早い方法です。

Gmail、Outlook、AOLなどお好きなメールアカウントを開きます。新規メールを作成し、「宛先」の欄に新しく作成したメールアドレスを入力します。

「初回テストメール」など任意の件名を記入し送信。

Gmailを開き、Google Workplaceの認証情報でログインします。

新しいGmailのアドレスをテストする

新しいGmailのアドレスをテストする

全てが正しく設定されていれば、受信トレイに送信したメールが届いているはずです。

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逆に、新しいGmailアカウントから他のアカウントにメールを送信し、問題なくメールの送信ができるか試してみてもいいでしょう。

パソコンやスマートフォンアプリから受信メールを確認する方法

ここでは、新しいビジネス用メールのための様々なアプリの設定方法を簡単にご説明します。

Windows 10で新しいGoogle Workplaceのメールを設定する

ブラウザではなくWindows 10のメールアプリを利用したいという場合、簡単に設定ができます。

メールアカウントをまだ設定していない方は、アプリを開くだけでOKです。自動で、「アカウントの選択」という画面が表示されます。

既にアカウントを設定している場合は、ログアウトし、「アカウントの追加」をクリックします。

WindowsメールのGoogleアカウント追加画面

WindowsメールのGoogleアカウント追加画面

「Google」のボタンをクリックし、Google Workplaceの認証情報でログインします。

アクセス権限の確認画面が表示されます。

Googleとの連携の確認画面

Googleとの連携の確認画面

スクロールし「許可」をクリックします。

これでWindows 10のメールアプリからメールの確認、送信ができます。

WindowsメールアプリからのGoogle Workspaceのメール

WindowsメールアプリからのGoogle Workspaceのメール

設定は以上です。他に必要な設定は一切ありません。

Macで新しいGoogle Workplaceのメールを設定する

Gmailにブラウザからアクセスするのが面倒であれば、Macの純正「メール」アプリでもGoogle Workplaceの設定が簡単に行えます。

まずは「メール」アプリを開きます。上部メニューの「メール」をクリックし、環境設定を開きます。

「アカウント」から「+」アイコンをクリック、「Google」を選択し「続ける」をクリックします。

ここから有効化の簡単な手順に進めます。

純正「メール」アプリにGmailを追加

純正「メール」アプリにGmailを追加

ご希望であれば、メールだけでなく「カレンダー」や「メモ」など他のアプリを同期することもできます。

これで「メール」アプリから新しいメールアドレスを用いた送受信ができるようになります。

モバイル端末でビジネス用メールアドレスを使用する方法

Google Workplaceでメールの設定をしたのであれば、スマートフォンからメールアカウントにアクセスするのはいたって簡単です。

Gmailの公式アプリを利用する

iOSAndroidの両方で利用できるGmailのアプリをまだご利用でない場合は、ダウンロードし、新しいGoogle Workplaceの認証情報でログインしましょう。たったそれだけでOKです。

既に別のメールアドレスでご利用の方は、ビジネス用のメールアドレスを追加する必要があります。

まずスマートフォンからGmailアプリを開きます。

Androidでは、ハンバーガーアイコンをタップし、下までスクロールし、「設定」をタップします。

Gmailアプリの設定 – アカウントの追加

Gmailアプリの設定 – アカウントの追加

次に「アカウントを追加する」をクリックします。

Gmailアプリのログイン画面

Gmailアプリのログイン画面

「Google」ボタンをタップし、Googleアカウントログイン画面を開きます。

スマートフォンのピンコードを入力しなければならない場合もあります。

「メールのセットアップ」という画面が表示されたら、Google Workplaceのアカウントでログインしましょう。

これで完了です。

iPhoneでも、手順はほとんど同じです。Gmailアプリの右上隅にあるプロフィール写真をタップします。

Gmailに新しいメールアドレスを追加する(iOS0

Gmailに新しいメールアドレスを追加する(iOS0

これにより新しいウィンドウが表示されるので「別のアカウントを使用」を選択します。

Gmailに新しいメールアカウントを追加する(iOS)

Gmailに新しいメールアカウントを追加する(iOS)

これで、新しく作成したメールアドレスを追加できます。Googleを選択して必要な情報を入力しましょう。

iOSデバイスにGmailアドレスを追加する

iOSデバイスにGmailアドレスを追加する

Gmailアプリではなく、デバイス標準のメールアプリを使用したい場合はどうでしょうか?これについても簡単にご説明します。

Android標準メールアプリを使用する

Androidデフォルトの「メール」アプリからGmailのメールアドレスにアクセスするには、最初にアカウント設定に移動します。

Android – アカウントの追加

Android – アカウントの追加

次に、「アカウントの追加」をタップし、「メール」アプリを選択します。

Samsungの「メール」 – アカウントの追加

Samsungの「メール」 – アカウントの追加

最後に、Gmail/Google Workspaceを選択し、Google Workspaceアカウントにログインします。

Samsungの「メール」 – Google Workspace

Samsungの「メール」 – Google Workspace

ログインすると、無事に設定したアドレスのメールと通知が届きます。

iOS標準メールアプリを使用する

iPhoneでも同じ手順を実行します。

iOSのパスワードとアカウント

iOSのパスワードとアカウント

設定画面から「パスワードとアカウント」を押します。

新しいアカウントの追加(iOS)

新しいアカウントの追加(iOS)

「アカウントを追加」をタップして「Google」を選択します。

新しいGoogleアカウントの追加(iOS)

新しいGoogleアカウントの追加(iOS)

ログイン情報を入力し、メールアプリによる確認を待ちます。

最後に、連絡先やアドレス帳などの追加設定を選択し、新しいアカウントを保存します。

これだけで、iPhoneからGoogle Workspaceのメールアドレスが使用できるようになります。

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まとめ

しっかりしたビジネス用メールアドレスの取得とは、将来のビジネスのやりとりのための基盤作りに他なりません。一般的なレンタルサーバーを使ってメールアドレスを設定することができます。または、Kinstaのようなマネージドホスティングであれば、たった数回のクリックだけでGoogle Workspaceアカウントを統合できます。

メールアドレスの考案に固執しすぎないようにし、本名やイニシャルが含まれていることを確認して、ビジネスを始めましょう。結局のところ、事業に専念できることが重要です!


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