Vous utilisez plusieurs comptes Gmail pour des projets distincts, mais vous ne voulez manquer aucun e-mail au fur et à mesure qu’ils arrivent ?
Avec Gmail, vous pouvez facilement connecter plusieurs comptes et adresses e-mail grâce à ses fonctionnalités natives. Aucun module ou extension payant n’est nécessaire.
C’est la solution idéale si vous avez des pseudonymes (comme un auteur), ou si vous souhaitez qu’un assistant s’occupe des e-mail urgents pendant que vous vous concentrez sur le travail qui compte.
Gmail représente à lui seul 26 % de tous les e-mails envoyés sur Internet. Il y a donc de fortes chances que tous ceux avec qui vous travaillez possèdent déjà un compte. De plus, pour les entreprises, il existe une solution encore plus simple dans Google Workspace.
Dans cet article, nous allons vous montrer exactement comment gérer plusieurs comptes Gmail à partir d’une seule boîte de réception.
Vous préférez regarder la vidéo ?
Comment puis-je avoir plusieurs comptes Gmail dans une seule boîte de réception ?
Si vous vous demandez comment avoir plusieurs comptes Gmail dans une seule boîte de réception, c’est facile, et vous pouvez utiliser les fonctionnalités intégrées de Gmail pour la configurer en quelques étapes.
Il suffit de suivre.
1. Envoyez une demande pour votre deuxième compte dans les réglages de Gmail
Commencez par accéder au menu des comptes dans les réglages (pour cela, vous devez aller dans la section Tous les réglages).
Note : Assurez-vous de commencer par votre compte Gmail principal avant de suivre les autres instructions.
Passez ensuite à l’onglet Comptes et importations.
Remplissez le nom et l’adresse e-mail de votre autre compte.
Confirmez les informations avant de passer à l’étape suivante. Ensuite, envoyez la vérification.
Vous devez maintenant vous rendre dans votre autre compte Google et confirmer la demande que vous avez envoyée à partir de votre compte principal.
2. Acceptez les demandes de vos autres comptes
Pour accepter la demande, commencez par passer sur votre deuxième compte Gmail. Cliquez sur votre visage (ou sur la première lettre de votre nom) dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu.
Trouvez l’e-mail de confirmation dans votre boîte de réception. Il devrait se trouver tout en haut, à moins que vous n’ayez modifié votre façon de trier les e-mails.
Ouvrez l’e-mail et cliquez sur le lien de confirmation qui commence par mail.google.com. Comme toujours, méfiez-vous des liens de phishing.
Et enfin, confirmez la demande en cliquant sur le bouton.
C’est tout. Vous devriez maintenant voir un message « Succès de confirmation ».
Vous êtes tous connectés.
Note : Le changement n’affecte pas seulement la version du navigateur. Il fonctionne automatiquement sur tous les appareils auxquels vous êtes connecté, y compris l’application Gmail sur Android ou iOS.
Maintenant, il ne reste plus qu’à tester que cela fonctionne.
3. Tester que cela fonctionne
Tout d’abord, cliquez sur le bouton Composer pour créer un nouvel e-mail. Cliquez sur la zone « de » pour voir si vous pouvez sélectionner un autre e-mail que le principal.
Si vous pouvez voir un menu déroulant de plusieurs adresses e-mail, cela a fonctionné. C’est la première partie. Maintenant, vous savez que vous pouvez envoyer des e-mails avec des alias.
Mais qu’en est-il de les recevoir ? Pour le tester, vous devez envoyer un e-mail à la nouvelle adresse et vérifier si elle apparaît.
Si vous pouvez le voir, cela prouve la connexion au-delà de tout doute raisonnable.
Victoire ! L’e-mail apparaît, même s’il est adressé à un autre compte.
Vous avez officiellement confirmé que vous avez plusieurs comptes Gmail dans une seule boîte de réception. Et tout cela sans avoir à vous connecter plusieurs fois ou à faire des efforts supplémentaires.
4. Recommencez
Recommencez le processus ci-dessus pour autant de comptes que vous le souhaitez. Vous n’avez plus besoin de cette longue liste de mots de passe.
Un seul compte Google pour les diriger tous !
Options pour les adresses e-mails autres que Gmail : POP3/SMTP
Vous voulez encore plus de puissance à partir d’une seule boîte de réception Gmail ? Vous pouvez également la relier à votre messagerie professionnelle en utilisant les protocoles POP3 et SMTP.
Retournez aux réglages du compte dans Gmail (pour le compte principal). Cliquez ensuite sur l’ajout d’e-mail dans la section « Consulter l’e-mail des autres comptes » et saisissez votre adresse e-mail pour continuer.
S’il s’agit de l’adresse e-mail de votre fournisseur d’hébergement, vous devez la connecter avec POP3.
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape où vous devez remplir vos informations POP3.
Vous pouvez rechercher « mon serveur POP3 hôte », et vous trouverez immédiatement la page contenant les informations pertinentes. Vous pouvez également vous connecter à votre tableau de bord d’hébergement et y trouver ces informations.
Dans cPanel, les informations ressemblent à ceci.
Assurez-vous de cocher la case « Toujours utiliser une connexion sécurisée » et de choisir les réglages appropriés.
Si vous avez correctment saisi toutes les informations, vous devriez voir ce message de confirmation.
Si vous voulez envoyer les e-mails, et pas seulement les recevoir, vous devez répéter les étapes, mais cette fois-ci pour le SMTP et l’e-mail sortant. Si c’est le cas, maintenez la case « oui » cochée, puis cliquez sur le bouton Suivant.
Remplissez les champs pertinents, choisissez le bon port et cliquez sur Ajouter un compte.
Pour le finaliser, rendez-vous dans la boîte de réception de votre entreprise et cliquez sur le lien figurant dans l’e-mail de confirmation.
Comment organiser les e-mails provenant de plusieurs comptes Gmail
Maintenant que vous recevez des e-mails de plusieurs comptes Google, et peut-être même de votre travail, la boîte de réception est probablement très lourde à gérer.
Nous allons donc vous montrer comment les organiser en différents dossiers pour faciliter la consultation de votre boîte de réception.
Passer à la vue de boîte de réception multiple
Passez à la vue des boîtes de réception multiples en ouvrant les réglages rapides et en cliquant sur le lien de personnalisation sous « boîtes de réception multiples ».
Ensuite, vous voudrez isoler les adresses e-mails en utilisant le filtre « to:[email protected] ». Ce dernier triera les e-mails en fonction du destinataire et vous pourrez donner un nom à chaque nouvelle section (facultatif).
Faites défiler la page vers le bas pour enregistrer les modifications apportées aux nouveaux réglages.
Vous devriez voir immédiatement la nouvelle mise en page.
En cas de réussite, la section que vous avez créée pour l’adresse e-mail affichera votre adresse e-mail de test. Elle s’affichera dès que vous recevrez d’autres messages e-mails.
Si ce n’était pas le cas (à cause d’une faute de frappe ou d’autres erreurs), vous ne verriez aucun e-mail dans la section.
Vous pouvez également utiliser certains de ces 22 modules et extensions Gmail pour vous faciliter la tâche.
Bonus : la gestion des signatures pour plusieurs e-mails en deux étapes faciles
Dans Gmail, l’ajout de signatures d’e-mails est un jeu d’enfant. Plusieurs comptes Gmail dans une même boîte de réception n’y changent rien. Vous pouvez facilement attribuer chaque signature à une adresse e-mail unique.
Voici comment procéder :
Allez à la page des réglages généraux, et faites défiler la page jusqu’à la section de signature.
Si vous n’en avez pas, créez-en une nouvelle et choisissez un nom facilement identifiable. Par exemple, si vous n’utilisez qu’une seule adresse à des fins professionnelles, définissez la sur « signature professionnelle ».
Vous pouvez ensuite attribuer une adresse e-mail par défaut à chaque signature.
Répétez ce processus pour toutes vos adresses e-mails. C’est aussi simple que cela.
Note : Veillez à définir votre signature principale pour votre compte par défaut. Une signature d’e-mail inexacte ne montre pas précisément votre professionnalisme.
Pourquoi vous avez besoin de plusieurs comptes e-mails
Il existe de nombreux cas d’utilisation différents pour l’intégration de comptes multiples, et cette solution ne convient pas à tous.
Supposons que vous vouliez créer un assistant personnel avec vos e-mails, pas de problème. Cette méthode leur permet de scanner les e-mails et d’y répondre sans avoir à leur remettre votre compte de messagerie personnel.
Mais si vous souhaitez utiliser plusieurs e-mails à des fins professionnelles, il existe un meilleur moyen.
Avec Google Workspace (anciennement G Suite), vous pouvez facilement créer des alias pour chaque utilisateur ou adresse e-mail de votre compte professionnel.
Et aucune de vos adresses e-mails ne doit porter la mention « gmail.com ». Vous pouvez plutôt utiliser votre nom de domaine.
Cela donnera aux clients potentiels une bien meilleure première impression.
De plus, ce n’est pas comme si vous payiez seulement pour les fonctions de messagerie électronique professionnelle. Vous avez également accès au stockage dans le cloud, à la gestion des fichiers, aux feuilles de calcul, etc. Votre entreprise utilise peut-être même déjà Google Workspace.
Pour les entreprises : Utilisez plutôt les alias de Google Workspace
Avec Google Workplace, le processus est encore plus rapide. Vous pouvez facilement le mettre en place pour vos employés plutôt que de leur apprendre à le faire eux-mêmes.
Allons droit au but.
Comment configurer les alias de Google Workspace (anciennement G Suite)
La façon la plus rapide de mettre en place des alias Google Workspace est de les attribuer lorsque vous créez de nouveaux utilisateurs.
Inscrivez-vous pour un nouveau compte Google Workspace et suivez le tutoriel.
Google Workspace vous permet d’ajouter des alias d’e-mail simplement en les saisissant.
Si vous avez des adresses e-mails d’entreprise existantes, c’est le moyen le plus rapide de les transférer. Pour plus d’informations sur le transfert vers Google Workplace, consultez la section de notre guide sur la création d’une adresse e-mail professionnelle.
Si vous utilisez déjà Google Workspace, suivez ces étapes :
Accédez à la section Utilisateurs.
Cliquez ensuite sur l’utilisateur pour lequel vous souhaitez ajouter d’autres adresses e-mails ou alias.
Cliquez sur la case Informations de l’utilisateur pour l’agrandir.
Ensuite, développez la zone Adresses e-mails alternatives.
Et enfin, ajoutez autant d’alias d’e-mail que vous le souhaitez.
Une fois configuré, vous pouvez précisément utiliser ces alias à partir de votre boîte de réception Gmail, comme démontré dans la section précédente.
Combien d’e-mails puis-je recevoir avec Google Workspace (G Suite) ?
Chaque utilisateur de Google Workspace (anciennement G Suite) peut avoir jusqu’à 30 alias. Il est donc facile d’adresser toutes les adresses e-mails pour le travail administratif à une personne spécifique.
Même si votre startup n’a qu’un seul assistant, vous pouvez quand même véhiculer l’image d’une grande organisation. Il vous suffit de configurer différents e-mails pour faire correspondre les différents services et demandes.
Par exemple, vous pouvez avoir des e-mails personnalisés tels que :
Profitez-en pleinement.
Résumé
Que vous souhaitiez le faire à des fins professionnelles ou disposer d’adresses e-mails supplémentaires pour des projets personnels, Gmail facilite la gestion de plusieurs comptes.
Il vous suffit d’envoyer un e-mail de confirmation et de l’accepter. Vous pouvez le faire en quelques minutes. Avec Google Workplace, c’est encore plus simple.
Le plus difficile est de garder le contrôle de tous les e-mails provenant de toutes ces sources. Pour vous aider à gérer efficacement votre nouvelle boîte de réception multi-comptes, assurez-vous de vous améliorer avec les opérateurs de recherche Gmail… ils pourraient vous faire gagner tellement de temps !
Rédacteur en chef chez Kinsta et consultant en marketing de contenu pour les développeurs de plugins WordPress. Connectez-vous avec Matteo sur Twitter.
Laisser un commentaire