Come tutte le organizzazioni, le aziende sono sistemi sociali composti da elementi culturali, tecnologici e strutturali che interagiscono tra loro. Il modo in cui questi elementi interagiscono determina il successo o il fallimento di un’organizzazione.
Questo articolo esamina due scenari organizzativi, ciascuno con dinamiche interne distinte e diversi atteggiamenti verso la crescita. Ci concentreremo sulle organizzazioni commerciali, in particolare sulle agenzie web. Esamineremo le dinamiche che portano le agenzie orientate al successo a crescere in modo strutturato e coerente, caratterizzato da un aumento dei ricavi e dei margini, da un’attenzione al benessere organizzativo e da prospettive a lungo termine.
È così che le agenzie hanno successo nei mercati globali del 2025.
Crescita fragile: tratti comuni e motivi per tenersene ben lontani
Prima di analizzare i fattori che portano a margini elevati per le agenzie e le organizzazioni economiche, soffermiamoci un attimo sulla crescita fragile.
La crescita fragile si verifica quando le entrate o la base di clienti di un’agenzia aumentano, ma l’azienda diventa più vulnerabile agli shock esterni come risultato di questa espansione.
Anche se l’azienda sembra crescere, i suoi margini, i processi interni e la salute del team si deteriorano. In sostanza, una crescita fragile rende l’organizzazione vulnerabile perché nasconde i costi che erodono i margini.
Il problema non risiede nei costi visibili, ma in quelli nascosti. Si tratta di spese o perdite economiche che non sono chiaramente visibili sul bilancio dell’agenzia.
Per le agenzie che operano in queste condizioni, le conseguenze possono essere così gravi da minare la sopravvivenza dell’azienda. Ecco le conseguenze più comuni dell’aumento dei costi nascosti:
- Erosione dei margini. Progetti che avrebbero potuto essere redditizi finiscono per causare perdite perché il tempo impiegato per le correzioni e le attività ripetitive supera le aspettative.
- Riduzione della produttività. Riunioni non necessarie, correzioni di bug e informazioni mancanti portano a ore di lavoro improduttive. Questo tempo potrebbe essere impiegato in modo più produttivo, per nuovi progetti, formazione interna e sviluppo di nuove competenze.
- Diminuzione della qualità. L’assenza di una chiara strategia di crescita può portare a soluzioni non ottimali, scelte affrettate e problemi di comunicazione. Questi fattori possono portare a un calo della qualità dei prodotti e dei servizi, danneggiando in ultima analisi la reputazione del brand.
- Elevati tassi di turnover. Processi inefficienti, scadenze non rispettate e continue emergenze generano frustrazione all’interno del team. Questo può portare a un alto tasso di turnover.
Ora che conosci le conseguenze dei costi nascosti, vediamo come riconoscerli e prevenirli.
Debito tecnico
Wikipedia definisce il debito tecnico come “una descrizione qualitativa del costo di mantenimento di un sistema attribuibile alla scelta di una soluzione rapida per il suo sviluppo”. Se da un lato una soluzione rapida può accelerare lo sviluppo nel breve termine, dall’altro la bassa qualità che ne deriva può aumentare i costi futuri se non viene risolta.
In altre parole, il debito tecnico è il costo nascosto di scelte di sviluppo rapide che accelerano la consegna nel breve termine, ma che richiedono maggiori sforzi e denaro per la manutenzione e le modifiche future nel lungo termine.
Per un’agenzia web, questi costi si manifestano come tempi di manutenzione elevati, aumento di bug ed errori che richiedono una rapida risoluzione e difficoltà nella formazione e nell’inserimento di nuovi membri del team. Inoltre, includono “licenze, strumenti e infrastrutture necessarie per gestire o risolvere il debito”
Costi di processo
I costi di processo comprendono tutte le spese necessarie per produrre un prodotto o un servizio. I costi della qualità (Costs of Quality, COQ) e i costi della scarsa qualità (Costs Of Poor Quality, COPQ) rientrano in questa categoria e una stima accurata di questi costi è essenziale per mantenere alta la redditività dei progetti e dell’azienda nel suo complesso.
I costi improduttivi si manifestano sotto forma di rilavorazioni, riunioni inutili, ampliamento di progetti che non producono fatturato e ricerca di documenti e informazioni che non sono stati raccolti correttamente. Questi costi si manifestano anche come errori e perdite di tempo dovute a una comunicazione inefficace o poco chiara.
Costo di opportunità
Il costo opportunità è il costo nascosto più insidioso perché non si manifesta come un costo effettivo. Si tratta piuttosto di un’opportunità persa di cui un’organizzazione potrebbe non accorgersi.
Wikipedia lo definisce come “il valore dell’alternativa migliore a cui si rinuncia quando, a fronte di risorse limitate, è necessario operare una scelta tra più alternative che si escludono a vicenda”.
Se il tuo team dedica tempo e risorse a compiti ripetitivi come i backup, gli aggiornamenti della piattaforma, il monitoraggio dell’uptime e i controlli di sicurezza, ha meno tempo da dedicare ad attività preziose, come la progettazione e la vendita di nuovi servizi, la ricerca di clienti di alto livello, la formazione dei membri del team e l’innovazione di prodotti e processi.
Da una crescita fragile a una crescita scalabile
La crescita è scalabile quando i ricavi crescono più velocemente dei costi, generando margini crescenti.
Il segreto è concentrarsi su un modello di ricavi ricorrenti mensili (monthly recurring revenue, MRR) che dia priorità all’efficienza operativa. Questo modello fornisce la liquidità necessaria per automatizzare i processi e ottimizzare i flussi di lavoro. Lavorare meglio, non “di più”.
Sembra fantastico, ma come si passa dalla fragilità alla scalabilità?
Ecco la risposta:
Posizionamento e specializzazione
Come titolari di un’agenzia, il primo passo da compiere è quello di definire correttamente la propria strategia di mercato. Essere generalisti non favorisce l’efficienza operativa e può essere particolarmente impegnativo per le agenzie per molte ragioni.
- Essere generalisti è costoso perché richiede una ricerca continua per selezionare lo stack tecnologico e le soluzioni più appropriate per ogni progetto e per problemi in continua evoluzione. Questo vale per i plugin, i temi, i servizi di terze parti, le soluzioni di hosting e altri servizi e strumenti correlati.
- Essere generalisti rende difficile standardizzare i processi e ottimizzare i flussi di lavoro.
- Inoltre, rende più complessa la risoluzione dei problemi e il debug. Poiché progetti diversi richiedono tecnologie diverse, la tua agenzia deve affrontare problemi sempre nuovi, il che porta via tempo prezioso al team tecnico.
L’agenzia riduce la complessità interna e può applicare prezzi più alti per ogni progetto specializzandosi in una nicchia di mercato specifica, come il B2B, l’e-commerce ad alto volume o le piattaforme di e-learning, o in un’area tecnologica specifica, come le soluzioni WooCommerce avanzate o WordPress headless personalizzato.
La specializzazione favorisce anche la creazione di modelli operativi standardizzati. Per un’agenzia specializzata, la creazione di modelli, codice standard e procedure operative standard (Standard Operating Procedures, SOP) specifiche per la propria nicchia è più facile perché ogni nuovo progetto è già completo al 50% o al 70%.
Strategia di crescita basata sui ricavi ricorrenti
La creazione di entrate ricorrenti garantisce stabilità finanziaria e prepara la tua agenzia a una crescita a lungo termine.
Questa strategia si basa sui seguenti punti chiave:
- Piani di manutenzione e sicurezza. I pacchetti di manutenzione e sicurezza che si estendono nel tempo (ad esempio, i pacchetti di servizi annuali) mitigano i rischi associati ai progetti “chiavi in mano”. L’obiettivo non è vendere ai clienti servizi inutili, ma piuttosto offrire loro la massima tranquillità offrendo servizi essenziali, come backup regolari, aggiornamenti software, controlli di sicurezza, monitoraggio dell’uptime, correzione di bug e ottimizzazione delle prestazioni. Se i clienti non acquistano questi servizi dalla tua agenzia, li acquisteranno altrove o dedicheranno parte del loro team a svolgere questi compiti. Sollevando i clienti dall’onere della manutenzione e dei controlli di sicurezza, la tua agenzia si afferma come un partner affidabile che vende tranquillità, non solo progetti web.
- Hosting gestito Premium. La rivendita di servizi di hosting Premium può consentire alla tua agenzia di ottenere il controllo completo dell’ambiente tecnologico e di aumentare i margini di guadagno.
- Servizi di alto valore. Concentrandosi su una nicchia specifica, la tua agenzia può offrire servizi di alto valore, come l’ottimizzazione della conversione, l’analisi UX e la conformità alle normative internazionali.
Automazione e standardizzazione
L’efficienza guida la crescita del tuo MRR. Le parole chiave sono automazione e standardizzazione.
- Stack tecnologico standardizzato: le agenzie WordPress dovrebbero utilizzare una combinazione coerente di hosting, framework, librerie e plugin per tutti i loro progetti. In questo modo si riducono notevolmente i tempi di produzione e di implementazione, nonché l’ottimizzazione, la risoluzione dei problemi e la correzione dei bug.
- Automazione: utilizza strumenti di gestione del progetto e servizi di automazione della manutenzione del sito per automatizzare le attività ripetitive, come i backup e gli aggiornamenti. In questo modo il tuo team può dedicare più tempo alle attività strategiche.
- Documentazione: documenta ogni fase del processo in modo che possa essere ripetuta e delegata. Questo include tutto, dall’inserimento di nuovi clienti alla risoluzione dei problemi e alla correzione degli errori.
Gestione del team e delega delle responsabilità
In qualità di titolare dell’agenzia, non devi essere il collo di bottiglia del tuo team. Ecco perché è essenziale stabilire procedure operative standard (SOP) documentate. Le SOP ti permettono di delegare i compiti mantenendo standard di alta qualità.
Ecco perché i sistemi di gestione del lavoro di squadra sono essenziali. Gli strumenti di gestione dei progetti forniscono una base collaborativa per convertire le SOP in azioni tracciabili. Strumenti come Asana, Trello, Wrike e Basecamp permettono ai membri del tuo team di collaborare ai progetti in modo standardizzato e tracciabile.
Formalizzare e documentare i processi e supportare il tuo team con i giusti strumenti software permette alla tua agenzia di concentrarsi sulle attività strategiche piuttosto che su quelle operative.
Outsourcing strategico
Il tentativo di internalizzare le attività non essenziali può portare a un utilizzo inefficiente delle risorse. Queste attività possono includere la SEO tecnica, il design UI/UX e la conformità alle principali normative internazionali, come SOC 2, GDPR e gli standard di accessibilità. Possono anche includere attività complesse, come la gestione dei server, che richiederebbero un team DevOps dedicato.
Esternalizzando le attività non essenziali, la tua agenzia può concentrarsi sulla fornitura di servizi specializzati e sulla ricerca dell’eccellenza nella tua nicchia. La riduzione delle distrazioni, ovvero l’interruzione del flusso di lavoro causata dalla necessità di dedicare tempo ad attività non essenziali, consente al tuo team di dedicare il 100% del tempo alle attività che generano il maggior valore e margine per la tua azienda.
È importante notare che esternalizzando le attività non essenziali, la tua agenzia può ridurre i costi fissi e convertirne una parte significativa in costi variabili. Ad esempio, acquistando un servizio premium di hosting WordPress gestito, la tua agenzia non avrà bisogno di un team interno per gestire un server. Questo elimina la necessità di assumere personale informatico qualificato, con un conseguente significativo risparmio sui costi.
Oltre l’hosting: perché Kinsta è il partner strategico per le agenzie orientate alla crescita
Kinsta è un provider di hosting WordPress gestito progettato per aiutare le agenzie di tutte le dimensioni a crescere in modo efficiente e sostenibile. I servizi in continua evoluzione di Kinsta sono progettati per fornire gli strumenti necessari per raggiungere l’eccellenza e superare le sfide dei mercati altamente complessi di oggi.
Per questo motivo Kinsta si posiziona come partner strategico per le agenzie orientate alla crescita.
Posizionamento e specializzazione
Per le agenzie che scelgono Kinsta come partner di hosting è facile specializzarsi in una nicchia. Questo perché la nostra piattaforma di hosting è alimentata da un’infrastruttura cloud all’avanguardia ed è completamente ottimizzata per WordPress e WooCommerce.
La nostra configurazione di caching esclude automaticamente le pagine di checkout dalla cache, garantendo un’esperienza senza interruzioni. Inoltre, le nostre risorse facili da scalare permettono di gestire i picchi di traffico con facilità, supportando le agenzie specializzate in negozi di e-commerce ad alto volume.
La nostra integrazione con Cloudflare fornisce una rete di distribuzione dei contenuti (CDN) con 300 sedi in tutto il mondo, un firewall di livello aziendale, protezione DDoS, ottimizzazione delle immagini WebP automatica, cache Edge, Early Hints, certificati SSL Wildcard, HTTP/3 e una gamma di indirizzi IP riservati a Kinsta. Tutti questi servizi sono disponibili per tutti i nostri clienti, indipendentemente dal livello del piano.
Ma non è tutto. La piattaforma di Kinsta è stata progettata pensando agli sviluppatori. Offre strumenti avanzati per lo sviluppo e la gestione dei siti, tra cui ambienti di staging con un solo clic, accesso a Git, SSH e WP-CLI, uno strumento di ricerca e sostituzione, gestione della cache a livello granulare, log degli errori, uno strumento di monitoraggio delle prestazioni delle applicazioni (Application Performance Monitoring, APM), una potente API che consente di automatizzare la gestione del sito e uno strumento di sviluppo locale che si integra perfettamente con l’hosting WordPress di Kinsta.
Inoltre, Kinsta supporta sia l’hosting di applicazioni che di database, il che è fondamentale per le agenzie specializzate in soluzioni WordPress headless incentrate su tecnologie moderne come React.js, Next.js, Vue.js, Astro e altre ancora.
Questa combinazione di strumenti e servizi libera le agenzie dalle complessità della configurazione e dell’ottimizzazione dell’hosting, consentendo loro di concentrarsi interamente sui loro servizi e prodotti principali.
L’utilizzo di Kinsta per tutti i progetti consente alla tua agenzia di concentrarsi su una nicchia, di standardizzare la stack di hosting e di ottenere una maggiore efficienza operativa.
Strategia di crescita basata sul MRR
L’MRR dipende dalla capacità di un’agenzia di vendere servizi essenziali, come la manutenzione, la sicurezza e l’hosting. Questo approccio non si limita alla creazione di siti web o allo sviluppo di app, ma comprende tutti i servizi legati al ciclo di vita di un sito web WordPress.
Kinsta è un partner strategico per le agenzie che puntano a una crescita mensile delle entrate e a uno sviluppo sostenibile. Con i nostri piani per agenzie e il Programma per Agenzie Partner, puoi rivendere l’hosting con margini significativi. Puoi includere la rivendita di hosting gestito nei tuoi pacchetti di servizi, aumentando il tuo MRR e mantenendo il controllo completo dell’ambiente.
Già questo è estremamente vantaggioso per le agenzie, ma la parte più interessante deve ancora arrivare. Kinsta offre una serie di servizi e strumenti progettati appositamente per i siti web aziendali, compresi quelli di e-commerce. Questi strumenti aiutano le agenzie a gestire aspetti della gestione del sito web che altrimenti sarebbero di loro competenza. Tra questi, l’ottimizzazione della piattaforma, i backup automatici, gli aggiornamenti automatici, il monitoraggio dell’uptime, i controlli di sicurezza, la protezione DDoS e la garanzia di rimozione malware gratuita. Le agenzie possono rivendere questi servizi ai propri clienti, garantendo loro la massima tranquillità ed evitando l’onere di compiti e operazioni che Kinsta svolge di default per tutti i siti ospitati sulla nostra piattaforma.
Inoltre, l’hosting gestito per WordPress di Kinsta offre alla tua agenzia l’accesso completo a MyKinsta per tutti i siti dei clienti. Questo include il pluripremiato servizio di assistenza di Kinsta, che garantisce un supporto eccellente e tempi di risposta rapidi. Questo migliora la fiducia e rafforza il tuo ruolo di partner strategico. Un buon servizio di hosting deve garantire standard qualitativi alti e, soprattutto, deve essere un servizio che non crea criticità in termini di manutenzione, sicurezza e performance. Kinsta garantisce tutto questo e ci permette di proporre ai nostri clienti un partner di valore
Automazione e standardizzazione
Tutti gli ambienti Kinsta utilizzano lo stesso stack tecnologico. Questo favorisce la standardizzazione dei processi e riduce il tempo dedicato alla risoluzione dei problemi e alla correzione dei bug. Inoltre, tutti gli ambienti della nostra piattaforma utilizzano gli stessi strumenti e servizi:
- Gli ambienti di staging con un solo clic (disponibili su tutti i piani con alcune eccezioni) consentono di eseguire operazioni potenzialmente rischiose in un ambiente isolato e sicuro, separato dal sito live
- Integrazione con GitLab, GitHub e Bitbucket per l’automazione della distribuzione e il CI/CD
- Una suite di sviluppo locale che si integra perfettamente con MyKinsta
- Accesso SSH e WP-CLI per gestire i siti web dei clienti dalla riga di comando
- API Kinsta per l’integrazione con app personalizzate e strumenti di terze parti
Kinsta offre anche potenti strumenti di automazione:
- Backup automatici giornalieri e un componente aggiuntivo di backup ogni ora
- Monitoraggio dell’uptime ogni 3 minuti (480 volte al giorno)
- Controlli di sicurezza
- Aggiornamenti automatici di Kinsta
- API Kinsta per l’automazione delle attività.
- Clonazione di un ambiente esistente
- Push selettivo degli ambienti
La piattaforma e il personale di Kinsta sono davvero come un'estensione del nostro team. Sono esattamente ciò di cui avevamo bisogno.
Gestione del team e delega delle responsabilità
Come proprietario di un’agenzia, è fondamentale non agire da collo di bottiglia per il tuo team. Una gestione efficiente del team e la delega delle responsabilità preparano la tua agenzia alla crescita.
Kinsta offre una suite di strumenti che aiutano a gestire ogni aspetto della gestione del team, tra cui l’inserimento, l’assegnazione dei compiti e l’uscita dal team.
- SAML Single Sign-On (SSO) per una gestione centralizzata e sicura dell’accesso all’ambiente della tua agenzia
- Dashboard multi-utente MyKinsta con un numero illimitato di utenti e gestione granulare dei permessi per una delega sicura delle responsabilità
- Servizio di assistenza disponibile per tutti i membri del tuo team
- Un log delle attività per tracciare le operazioni, in modo da sapere sempre chi fa cosa nel team
- L’accesso a SSH, WP-CLI, Git e agli ambienti di staging è disponibile per tutti gli sviluppatori del team. Questo permette di gestire tutto in modo centralizzato, assegnando solo i privilegi necessari ai membri del tuo team.
Il servizio clienti è semplicemente fenomenale, a qualsiasi ora del giorno la risposta è sempre immediata. Parliamo proprio di pochi secondi. Inoltre, qualsiasi tipo di richiesta non viene mai ‘liquidata’, ma c’è sempre interesse da parte di Kinsta a risolvere il problema, se possibile. Non abbiamo davvero mai visto niente di simile. Quando ci capita di dover aprire un ticket su altri hosting è come fare un salto indietro di 5 anni.
Outsourcing strategico
Kinsta è un ottimo esempio di partner di outsourcing strategico. Con una varietà di servizi su misura per le agenzie WordPress e gli sviluppatori indipendenti, Kinsta riduce il carico di lavoro dei team tecnici gestendo tutta la configurazione e la manutenzione dei server. Con Kinsta, non è necessario mantenere un team interno di amministratori di sistema. Ciò permette di convertire un costo fisso particolarmente oneroso, ovvero il costo del personale, in un costo variabile, ovvero l’abbonamento al servizio di hosting.
Il team dell’agenzia si libera di compiti ripetitivi e di scarso valore come i backup del sito, gli aggiornamenti del core, dei plugin e dei temi, il monitoraggio dell’uptime e le scansioni di sicurezza. In questo modo il team ha più tempo da dedicare alle attività strategiche, come il lead nurturing, lo sviluppo di nuovi progetti, la formazione interna e altro ancora.
Grazie alla disponibilità di un’assistenza tecnica multilingue di livello mondiale, i problemi possono essere scaricati sul team di esperti WordPress di Kinsta, senza che ricadano direttamente sul team. Kinsta ha trasformato radicalmente le prestazioni dei siti che gestiamo. Grazie alla loro infrastruttura avanzata e al supporto impeccabile, siamo in grado di offrire un servizio di altissima qualità ai nostri clienti senza preoccuparci di downtime o problemi di velocità
Riepilogo
Passare da un modello di crescita fragile a uno stabile o scalabile significa passare da un approccio di gestione aziendale improvvisato, basato su progetti una tantum e caratterizzato da una modalità di emergenza, a uno strategico orientato a massimizzare l’efficienza e il successo nei mercati ipercomplessi di oggi.
Per tutti i motivi illustrati in questo articolo, Kinsta non è solo un provider di hosting gestito di alto livello, ma è anche un vero e proprio partner strategico e un’estensione del tuo team.
Prova Kinsta oggi stesso senza alcun rischio. Approfitta della prova gratuita su alcuni piani selezionati e testa in prima persona i vantaggi di avere un partner di hosting di livello mondiale per la tua agenzia nel 2025.
Carlo è cultore appassionato di webdesign e front-end development. Gioca con WordPress da oltre 20 anni, anche in collaborazione con università ed enti educativi italiani ed europei. Su WordPress ha scritto centinaia di articoli e guide, pubblicati sia in siti web italiani e internazionali, che su riviste a stampa. Lo trovate su LinkedIn.
