Dopo aver passato molto tempo a costruire una solida mailing list e a creare le newsletter perfette da inviare ai vostri iscritti, vi affidate all’idea che le vostre email scompaiano nell’etere per atterrare nelle caselle di posta in arrivo ogni volta che premete “Invia”.
Quello che forse non sapete è che, dietro le quinte, c’è qualcuno che lavora duramente per assicurarsi che i vostri iscritti ricevano effettivamente le vostre email. Quel qualcuno è l’Email Deliverability Manager.
Detta in parole semplici, l’Email Deliverability Manager è una persona che si assicura che le vostre email vengano recapitate. A differenza delle email personali, l’invio di email commerciali funziona in modo un po’ più complesso.
Filtri antispam, blacklist, vecchi indirizzi email e liste obsolete sono tutti fattori che possono influenzare il tasso di recapito delle email e impedire che i messaggi raggiungano la vostra mailing list.
L’Email Deliverability Manager è una rarità perché la maggior parte delle aziende esternalizza l’invio delle proprie email ad aziende più grandi, come SendGrid Mailjet, o Amazon SES.
A MailPoet, abbiamo creato la nostra infrastruttura di emailing dedicata—il MailPoet Sending Service—per supportare il nostro plugin, e abbiamo il nostro Email Deliverability Manager. Questo ruolo non è ricoperto da una sola persona, nel nostro caso, ma condiviso fra tre gruppi: ingegneria, supporto e una terza parte, Postmastery, che garantiscono il rispetto delle migliori pratiche.
Mantenendo questa posizione all’interno della nostra azienda, abbiamo un maggiore controllo sulla consegna delle nostre email e siamo in una posizione migliore per aiutare i nostri clienti a inviare email sorprendenti ai loro abbonati.
Poiché non ci sono molte informazioni disponibili online su ciò che fanno gli Email Deliverability Manager, vedremo perché la consegna delle email è importante e come la nostra gestione della consegna delle email offre ai clienti di MailPoet la tranquillità di sapere che le loro email stanno effettivamente raggiungendo la loro destinazione.
Cosa Si Intende per Email Deliverability?
Prima di scoprire cosa fa l’Email Deliverability Manager, vediamo prima cos’è l’email deliverability e perché sia cruciale per chi possiede un’impresa.
L’email deliverability misura la percentuale di email di una campagna che raggiungono gli obiettivi prefissati. Ad esempio, se si inviano 100 email, idealmente si desidera che tutte le 100 email raggiungano i propri iscritti: questo sarebbe un 100% di email deliverability.
A volte, però, le cose vanno storte.
Filtri anti-spam e blacklist possono incanalare le vostre email nell’abisso di internet e farle sparire del tutto. Una serie di altri fattori può influenzare i tassi di email deliverability, tra cui il punteggio spam (spam score) del server che invia le vostre email, le segnalazioni di spam da parte dei destinatari, o l’inclusione di un indirizzo honey pot nella vostra lista email.
Tautvidas Sipavičius, CTO di MailPoet, afferma che le ragioni più comuni per cui le email non vengono recapitate sono le seguenti:
- L’indirizzo del cliente non è configurato correttamente, cosa che impedisce al fornitore di servizi email (Email Service Provider, o ESP) di inviare email a suo nome.
- Il cliente sta inviando email a indirizzi inesistenti o caselle di posta elettronica piene che non sono in grado di accettare altre email.
- Il cliente abusa del servizio inviando spam, email non richieste o con contenuti proibiti.
- La reputazione di un ESP come servizio di posta elettronica diminuisce in conseguenza agli abusi (come quelli menzionati sopra), inducendo altri ESP a fidarsi meno di lui e a rifiutare le email legittime perché credono che possano essere spam.
- Il server di posta elettronica del destinatario è inattivo o presenta altri problemi (come ad esempio il mancato invio di email da parte di WordPress).
- Problemi tecnici per cui i server di posta elettronica non sono in grado di comunicare tra loro.
Alcuni di questi problemi sono semplici da risolvere, mentre altri sono più tecnici. È qui che entra in gioco l’Email Deliverability Management.
Quali misure potete adottare per mantenere alti i tassi di email deliverability? Le prassi ottimali sono:
- Assicuratevi che i vostri abbonati capiscano a cosa si iscrivono quando si abbonano alla vostra mailing list, e siate trasparenti sul processo di iscrizione.
- Mai comprare o affittare mailing list: è illegale in molti paesi e sempre una cattiva idea. Le vostre email sono più efficaci quando gli abbonati vogliono riceverle.
- Tenete d’occhio le segnalazioni di spam e chiedetevi perché i destinatari potrebbero contrassegnare i vostri messaggi come spam.
- Assicuratevi che il vostro indirizzo email che apparirà come mittente (il campo “from”, per intenderci) sia riconoscibile, così non verrà identificato come spam.
- Considerate l’implementazione di un doppio opt-in, che richiede agli utenti di confermare la loro iscrizione tramite un link inviato al loro indirizzo email. (Questo è oltretutto un requisito del GDPR.).
- Scrivete email utili e coinvolgenti che i vostri clienti desiderano leggere.
- Scegliete un servizio di posta elettronica affidabile che sia in grado e disposto a prendersi cura dell’aspetto tecnico delle cose, che vi fornisca informazioni e dati sulla consegna delle email e prenda sul serio il monitoraggio dei loro server di posta elettronica.
Nel 2011, quando abbiamo fondato MailPoet, non c’erano grandi soluzioni legate all’email deliverability per WordPress. Ad oggi, MailPoet consegna più di 30 milioni di email con un tasso di recapitabilità del 98,5%, che corrisponde, e addirittura supera, alcuni standard del settore.
Ma come possiamo mantenere così alto il nostro tasso di deliverability? Beh, ci avete azzeccato: con l’aiuto del nostro Email Deliverability Manager e del suo team. Ecco come ci riescono.
Cosa Fa l’Email Deliverability Manager?
Come la maggior parte dei ruoli, le mansioni quotidiane dell’Email Deliverability Manager variano a seconda dell’azienda. In generale, la posizione è una combinazione di compiti tecnici e di costruzione di relazioni con gli ISP e con altri ESP.
Gli Email Deliverability Manager di successo hanno una profonda conoscenza delle migliori pratiche di email marketing, della privacy e delle leggi anti-spam, così come conoscenze tecniche relative ai server di posta, all’autenticazione delle email e alle tecnologie di filtraggio.
Le offerte di lavoro più recenti per Email Deliverability Manager includono le seguenti attività:
- Gestire i rapporti di consegna delle email e gli avvisi, compresi i registri di rimbalzo (bounce).
- Risoluzione dei problemi e trovare soluzioni ai problemi di deliverability man mano che si presentano.
- Mantenere rapporti con gli ISP e altri provider di posta elettronica.
- Rimanere sempre aggiornati sulle tendenze e le tecnologie del settore.
- Educare i clienti sulle migliori pratiche di email marketing.
- Contribuire alla comunità anti-spam partecipando a conferenze e unendosi ai comitati.
Tutti questi compiti contribuiscono ad aiutare i mittenti delle email (cioè voi!) a far sì che le loro email arrivino agli iscritti il più spesso possibile.
In MailPoet, i compiti del nostro team di Email Deliverability Management sono suddivisi in due categorie: mansioni preventive e reattive. Ecco cosa include ogni categoria:
Azioni Preventive Prima di Tutto
Evitando blacklist e filtri antispam, il team di Email Deliverability Management lavora per assicurarsi che le email arrivino nelle caselle di posta elettronica degli abbonati con una probabilità il più vicino possibile al 100%.
Il modo più efficace per mantenere alti i tassi di deliverability è tramite le azioni preventive.
A tal fine, il nostro team di Email Deliverability Management si muove con anticipo sulle email non recapitabili adottando le seguenti azioni preventive:
1. Assicurarsi Che le Mailing List Siano Aggiornate con Indirizzi Email Validi.
Ci sono diverse ragioni per cui questo è importante. In primo luogo, le liste d’acquisto sono contrarie alla nostra politica anti-spam, perché rischia di compromettere la deliverability per tutti. Vogliamo assicurarci che tutti seguano le regole. Inoltre, le email cambiano, la gente trasferisce la sua azienda, le mailing list diventano obsolete. Assicurarsi che le liste di posta elettronica siano sane è una priorità assoluta.
2. Educare i Clienti Sulle Migliori Pratiche Relative alle Email
Siete esperti nella gestione della vostra azienda, ma potreste non esserlo altrettanto quando si tratta del lato tecnico dell’email marketing, per non parlare della deliverability dell’email. Questo è il motivo per cui un team di Email Deliverability Management si assicura che gli utenti rimangano conformi alle normative e alle migliori pratiche in materia di posta elettronica.
3. Assicurarsi Che gli Indirizzi IP Siano “Caldi“
Si potrebbe associare il termine “caldo” alla temperatura, ma quando si tratta di email, ci riferiamo al costruire una buona reputazione con altri ESP, spesso partendo da una posizione neutra o negativa. Il “riscaldamento“ comporta un lento aumento del volume delle email nel tempo. Questo processo graduale aiuta a rassicurare i filtri antispam che le email sono legali, cosa che previene l’attivazione di filtri antispam. È un passo importante per assicurarsi che le email vengano recapitate.
Come ho detto prima, gli ESP possono rifiutare le email di mittenti con una reputazione scarsa o sconosciuta. Ad esempio, l’indirizzo IP che state utilizzando in questo momento potrebbe essere stato utilizzato in passato per l’invio di spam e quindi avere una terribile reputazione, motivo per cui è necessario il “processo di riscaldamento”.
4. Usare gli Strumenti di Autenticazione Email
SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail) sono metodi di autenticazione email utilizzati per verificare l’indirizzo email di invio. Sono semplici test di sicurezza che confermano che state inviando email legali e non fingete di essere qualcun altro.
5. Verifica Anti-Phishing
Per inviare email, è necessario possedere un dominio “from”, non può trattarsi di un’email gratuita come @gmail.com. Questa è un’altra misura di sicurezza progettata per proteggere i destinatari da email di spam o phishing.
6. Monitoraggio dei Tassi Complessivi di Deliverability per Tutti gli Utenti e gli IP
Il momento migliore per cogliere i problemi di deliverability è prima che si verifichino. Il secondo miglior momento è subito dopo la loro apparizione, non dopo mesi. Un team di Email Deliverability Management tiene il polso sui tassi di deliverability di tutti i clienti sui nostri server di posta elettronica, in modo da poter risolvere qualsiasi problema nel più breve tempo possibile.
7. Costruire e Mantenere le Relazioni all’Interno della Comunità ESP
Costruire e mantenere buone relazioni con altri ESP e ISP rende più facile risolvere i problemi man mano che si presentano.
8. Ricerca e Implementazione di Nuovi Metodi di Rilevamento e Prevenzione degli Abusi
L’aggiornamento su nuovi metodi e tecnologie aiuta a mantenere un ESP all’avanguardia nella sicurezza delle email e nei progressi tecnologici. Quando le leggi cambiano e le nuove tecnologie entrano in gioco, è importante che gli ESP implementino aggiornamenti o correzioni nel più breve tempo possibile.
Mansioni Reattiva: Cosa Succede Quando le Cose Vanno Male?
Un grammo di prevenzione può valere un chilo di cura. Ma non importa quanto sia attento un ESP, le cose possono comunque andare male. Il nostro team di Email Deliverability Management mira a prevenire i problemi, ma non è in grado di prevedere ogni possibile scenario. Allora, cosa succede quando le cose vanno male?
Fortunatamente, gran parte delle cose che normalmente devono essere gestite è automatizzata, il che consente ai responsabili dell’Email Deliverability Management di risolvere piccoli problemi prima che diventino problemi più grossi.
1. Azioni Automatizzate
Gli ESP bloccheranno i mittenti con alti tassi di segnalazioni spam o indirizzi email non validi (segui questi suggerimenti per trovare l’indirizzo email di qualcuno). A MailPoet, siamo severi nei confronti degli spammer non solo perché lo spam è fastidioso, ma anche perché le loro azioni minacciano la nostra reputazione e la deliverability di tutti i clienti che utilizzano i nostri server. Non comprometteremo i tassi di consegna di tutti per un solo utente.
2. Ricerca e Azione sui Report di Abuso
I responsabili dell’Email Deliverability Management possono anche ricercare e intervenire sulle segnalazioni di abuso monitorando e bloccando gli autori degli abusi. Ciò può includere il monitoraggio dei rapporti, l’analisi dei registri e il calcolo della gravità dei problemi.
3. Rimozione dalle Blacklist
L’Email Deliverability Manager può anche intervenire per far sì che i server o gli indirizzi IP vengano rimossi dalle blacklist del settore. Purtroppo, per quanto gli ESP cerchino di prevenirlo, questo può accadere e continua ad accadere.
A volte questo accade a causa di spammer, altre volte i mittenti non sono istruiti sulle migliori pratiche di posta elettronica. Fondamentalmente, quando alcuni account vengono visti come spam, gli ESP e altri abbonati iniziano a pensare che tutte le email che inviamo ai clienti siano spam e potrebbero inserirci in blacklist.
Quando ciò accade, il nostro team di Email Deliverability Management lavorerà con gli ESP per essere escluso dalla blacklist. Può anche rimuovere gli indirizzi IP che sono stati inseriti nella blacklist, assicurando così che le email di tutti vengano inviate come programmato.
4. Chiudere gli Account degli Spammer
Infine, il team di Email Deliverability Management può adottare misure per chiudere gli account degli spammer. In alcuni casi, questo passo è un prerequisito per essere rimossi da una blacklist. Agli spammer non sarà rimborsato il costo dei servizi. Tenere gli spammer lontani dai nostri server aiuta a proteggere tutti gli altri utenti, quindi questo è qualcosa che non prendiamo alla leggera.
Come potete vedere, viene fatto un grande sforzo per garantire che le vostre email vengano consegnate ogni volta!
L’Email Deliverability Manager è praticamente la persona che vi assiste nel vostro email marketing, garantendo che la tecnologia funzioni, che gli spammer vengano bloccati e che le vostre email vengano recapitate.
Riepilogo
Per chi possiede un’azienda, l’email marketing è uno dei metodi più economici per connettersi con i clienti esistenti e potenziali. In effetti, il ROI per email è di circa 42 dollari per ogni dollaro speso.
Tuttavia, quando l’invio di email è il core business, il processo di invio può diventare piuttosto complesso. Ci sono leggi anti-spam, una gran varietà di tecnologie da gestire, per non parlare della stessa strategia di marketing (lettura suggerita: migliori componenti aggiuntivi ed estensioni Gmail).
Lo sapevate che in media il 20% delle email commerciali non arriva mai ai destinatari previsti? Questo è un problema enorme se si fa affidamento sulle email per generare traffico sul sito, aumentare le vendite, o semplicemente far sapere ai clienti cosa si sta facendo.
Fortunatamente, la scelta di un fornitore di servizi email di qualità può aiutare a garantire che le vostre email vengano ogni volta consegnate per tempo nelle caselle di posta elettronica. E dietro le quinte, ci sarà un’Email Deliverability Manager che si occuperà del complesso lavoro di invio delle vostre email in modo che non lo dobbiate fare voi.
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Kim è uno dei co-fondatori di MailPoet, dove è CEO e si occupa del prodotto. È possibile seguire MailPoet su X all'indirizzo @mail_poet
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