Email ist lebendig und gut. Besonders in einem professionellen Umfeld, in dem der durchschnittliche US-Arbeitnehmer 28% seiner Arbeitszeit damit verbringt, E-Mails zu lesen, zu beantworten und zu versenden.
Trotz alternativer Kommunikationsmittel wie Slack oder anderen Collaboration Tools nutzen 90% der befragten Amerikaner über 15 Jahren immer noch aktiv E-Mail.
Hier ist das Fazit: E-Mail ist der führende Kommunikationskanal am Arbeitsplatz.
Wenn du also darüber nachdenkst, ein Unternehmen zu gründen, eine eigene Agentur zu gründen oder dich freiberuflich zu betätigen, ist es wichtig, die richtige professionelle E-Mail-Adresse zu haben.
In diesem Artikel behandeln wir, warum dies wichtig ist, geben Beispiele und zeigen dir, wie du eine professionelle E-Mail mit einer benutzerdefinierten Domain bekommst.
Lass uns anfangen!
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Warum ist es wichtig, eine professionelle E-Mail-Adresse zu erstellen?
Die Chancen sind unglaublich hoch, dass du potenziellen und bestehenden Kunden regelmäßig E-Mails schreibst. Es ist oft die erste Phase des Networking und des Aufbaus einer Beziehung online.
Das macht deine E-Mail-Adresse zu einem wichtigen Teil deiner Marke, den du so gut wie möglich schützen und verbessern solltest.
Als Freiberufler oder Geschäftsinhaber kannst du dir den ersten Eindruck, den eine E-Mail-Adresse wie „[email protected]“ hinterlässt, nicht leisten.
Zunächst einmal ist es schwierig, auf einen Blick richtig zu beurteilen, von wem die E-Mail ist. Zweitens, selbst mit einer seriösen E-Mail wie „[email protected]“ haben deine E-Mail-Empfänger keine einfache Möglichkeit, deine Identität zu bestätigen.
Jeder kann eine Gmail- oder Outlook-Adresse mit beliebigem Namen erstellen. Wie kann ein potenzieller Kunde bestätigen, dass du derjenige bist, für den du dich ausgibst, es sei denn, deine E-Mail Adresse gibt dir ein Backup?
Wenn du nicht bereit bist, in eine professionelle E-Mail-Adresse zu investieren, zeigt das, dass du es mit deinem Geschäft nicht sehr ernst meinst. Deshalb willst du eine E-Mail-Adresse wie [email protected] oder [email protected].
Ideen für professionelle E-Mail-Adressen
Im Folgenden findest du eine umfassende Liste mit Beispielen für deine Geschäfts-E-Mail-Adresse. Die Art der E-Mail-Adresse, die du wählen solltest, hängt von dem Domain-Namen ab, den du für dein Unternehmen registriert hast.
Wenn du den Firmennamen für den Domain-Namen und deine E-Mail-Adresse verwendest, solltest du es mit deinem Vornamen, Nachnamen oder deinen Initialen mischen und anpassen. Du kannst auch deine Position in der Firma in der E-Mail-Adresse hervorheben, wenn du die zusätzliche Autorität benötigst.
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel, [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
Im Allgemeinen ist alles, was deinen tatsächlichen Namen oder deine Initialen enthält, gut genug, und es gibt keinen Grund, die Dinge zu komplizieren. Wenn du jemals für eine große Firma gearbeitet hast, ist es wahrscheinlich, dass du eine E-Mail wie diese bekommen hast.
Wenn dein registrierter Domain-Name dein voller Name oder Nachname ist, brauchst du dich nicht zu verdoppeln. Du kannst ein Füllwort wie „Kontakt“ oder „Mail“ verwenden, oder du kannst deine Position oder deine Initialen verwenden, um eine persönliche Domain Domain-E-Mail-Adresse abzurunden.
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
- [email protected] (Zum Beispiel [email protected])
Die wichtigste Variable in deiner Geschäfts-E-Mail ist der Domain-Name, den du wählst. Wenn du als Unternehmen von anderen Firmen ernst genommen werden möchtest, ist das Mindeste, was du tun kannst, den richtigen Domain-Namen zu registrieren.
Wie man eine professionelle Email-Adresse erstellt, wenn dein Name erfasst wird
Wir haben viele Templates und Alternativen besprochen, die du benutzen kannst, um eine E-Mail-Adresse zu finden. Aber die meisten sind darauf angewiesen, dass du entweder deinen Namen oder deinen Firmennamen auf einer .com oder einer anderen sehr vertrauenswürdigen Domain finden kannst.
Wenn alle Variationen deines vollen Namens und deiner Initialen sowie deines Firmennamens genommen werden, gib die Hoffnung nicht auf.
Der beste Ansatz ist es, deinen Firmennamen oder Namen mit deinem Standort zu kombinieren.
Das macht es den Leuten nicht nur leicht, dich online zu finden, sondern hilft indirekt auch deiner Webseite mit SEO für lokale Suchen und Google Business Listings. Es gibt einen Grund, warum so viele Unternehmen „Deine Stadt + Klempner“ und andere Variationen genannt werden, auch im Jahr 2024.
Wenn dein Unternehmen nicht an einem Ort ansässig ist und du nicht lange in deiner jetzigen Stadt bleiben wirst, dann musst du ein bisschen kreativ werden.
Du könntest damit anfangen, Initialen und Namen zu mischen und anzupassen, oder deinen Namen oder Initialen zu deinem Firmennamen hinzufügen und sehen, wie das für dich klingt.
Was ist die beste professionelle E-Mail-Hosting-Option?
Okay, du hast dich also für eine benutzerdefinierte E-Mail-Domain entschieden. Aber was ist die beste Option, um deine E-Mails zu hosten und zu bearbeiten?
Du hast verschiedene Möglichkeiten, von den Optionen deines Hosting-Providers bis hin zu einer Premium-Lösung wie der Google Workspace (ehemals G Suite), die wir hier bei Kinsta verwenden.
Unser gesamtes Team bekommt vertrauenswürdige, gebrandete E-Mail-Adressen, aber sie dürfen auch das vertraute UX von Gmail für ihre geschäftliche Kommunikation behalten.
Und das ist die Spitze des Eisbergs.
Warum ist die Google Workspace die beste Wahl für professionelle Branded Email Adressen?
Mit erstklassigen Spamfiltern, intelligenter Suche, einem intuitiven und aufgeräumten Posteingang und umfangreichen Add-on-Integrationen ist Gmail einer der besten E-Mail-Dienste auf dem Markt.
Und das Beste daran ist, dass wir so viel mehr als nur E-Mails erhalten. Alle unsere Teammitglieder erhalten 30 Gigabyte Speicherplatz und Zugang zu den erweiterten Funktionen der gesamten Google-Cloud-Apps.
Du kannst auch Google Hangouts Chat als Alternative zu Slack nutzen oder sogar eigene Workflows mit Google Apps Scripts erweitern und erstellen. Lies unseren speziellen Post über die Vorteile der Google Workspace für weitere Informationen.
Wie man eine professionelle E-Mail-Adresse mit der Google Workspace erstellt
Das Erstellen und Registrieren deiner ersten professionellen E-Mail-Adresse kann überwältigend erscheinen. Aber es wird ein einfacher Prozess, wenn du es Schritt für Schritt aufschlüsselst.
Zuerst, wenn du noch keinen Domain-Namen hast, musst du einen registrieren. Außerdem benötigst du ein Premium Webhosting mit DNS Support.
Wenn du bereits eine Domain und eine Webseite hast, kannst du direkt zu Schritt drei übergehen.
1. Registriere deinen Domain-Namen
Wähle einen zuverlässigen Domain Registrar wie Google Domains oder Namecheap. Suche nach einer verfügbaren .com, .co oder einer anderen beliebten Domain mit einer Kombination aus deinem vollen Namen oder deinem Firmennamen.
Halte dich von nicht vertrauenswürdigen oder cheezy Domains wie .biz und anderen fern. Nachdem du deinen Domainnamen gewählt hast, gehe zur Kasse, und du wirst stolzer Besitzer eines neuen Domainnamens geworden sein.
2. Erstelle dein Google Workspace Business-Konto
Geht zuerst zur Google Workspace und klickt auf die Schaltfläche „Get Started“. Sobald du das getan hast, beginnst du mit dem Anmeldevorgang.
Fülle die grundlegenden Informationen aus, einschließlich der Anzahl deiner Mitarbeiter, deines Firmennamens und deines Landes. Es ist wichtig, dass du das Land auswählst, in dem dein Unternehmen registriert ist.
Wähle nicht die Vereinigten Staaten, weil die Sprache Englisch sein soll.
Klicke auf „Nächster Schritt“, um fortzufahren.
Der nächste Schritt ist das Ausfüllen deines Namens und deiner bestehenden E-Mail-Adresse. Wenn du fertig bist, klicke auf die Schaltfläche „Nächster Schritt“.
Bestätige als nächstes, ob du bereits eine Domain für dein Geschäft hast oder nicht. Wenn nicht, kannst du eine bei der Registrierungsstelle für Google-Domains registrieren, bevor du weitermachst.
Wenn du bereits eine Domain hast, fülle die Domain aus und klicke auf „Nächster Schritt“, um fortzufahren.
Überprüfe, ob die Domain korrekt ist, und klicke auf „Nächster Schritt“, um deine Auswahl zu bestätigen.
Erstelle schließlich einen Benutzernamen und ein Passwort, um dein Google Workspace-Konto abzuschließen. Überprüfe das Captcha und drücke den „Agree And Continue“-Knopf, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Hinweis: Wenn du bereits einen bestehenden E-Mail-Anbieter für professionelle E-Mails hast, stelle sicher, dass du den richtigen Benutzernamen eingibst.
Bestätige, dass du den richtigen Zahlungsplan für die Google Workspace gewählt hast, bevor du weitermachst.
Wenn du uns bis hierher ohne Probleme gefolgt bist, hast du deinen Google Workspace-Account erfolgreich erstellt.
3. Verifiziere deine Google Workspace Domain
Nun, da du einen Nutzer erstellt hast, gehe zur Google Admin-Konsole und logge dich mit deinen neuen Zugangsdaten ein.
Sobald du dich eingeloggt hast, gibt es ein Tutorial, das dir hilft, die Google Workspace einzurichten. Du beginnst damit, deine Google Workspace Domain zu verifizieren.
Klicke auf die Schaltfläche „Verifizieren“, um deine Optionen für die Verifizierung der Domain zu öffnen.
Die Standardoption ist das Hinzufügen eines TXT-Eintrags zu den DNS-Einträgen deiner Webseite. Das Hinzufügen des TXT-Records zu deinem DNS wird deine Webseite oder Domain in keiner Weise beeinflussen.
Sobald du die TXT-Option ausgewählt hast, wird Google einen Code generieren, der mit google-site-verify beginnt. Klicke auf den „Kopieren“-Knopf, um den Code in deine Zwischenablage zu kopieren.
Nun musst du in einem neuen Tab oder Fenster auf das DNS Tool deines Hosting Providers zugreifen. Schließe nicht den Google Workspace Reiter.
Bestehende Kinsta-Kunden sollten das Kinsta DNS-Tool benutzen.
Klicke auf die Schaltfläche „Neuen DNS-Eintrag hinzufügen“ oben auf der Seite. Das sollte einen neuen Tab öffnen, wo du einen Eintrag hinzufügen kannst.
Wähle „TXT“ aus dem „Typ“-Dropdown-Menü.
Kopiere den Verifizierungscode und füge ihn ein und klicke auf die Schaltfläche „DNS-Eintrag hinzufügen“.
Wenn du fertig bist, kehre zum Reiter mit der Anmeldeseite der Google Workspace zurück.
Scrolle zum Ende der Seite und klicke auf die Schaltfläche „Meine Domain verifizieren“, um die Verifizierung abzuschließen.
Hinweis: Es kann ein paar Minuten dauern, bis die DNS-Einträge live geschaltet werden, daher wird es einige Zeit dauern, bis Google die Authentifizierung abschließen kann.
4. Google Workspace Benutzer hinzufügen
Wenn du nicht der einzige Angestellte in deiner Firma bist, ist dies der beste Zeitpunkt, um die anderen Benutzer hinzuzufügen. Besonders, wenn du bereits einen anderen E-Mail-Dienst für die Bearbeitung von E-Mails nutzt.
Klicke auf die Schaltfläche „Konten erstellen“, um fortzufahren.
Fülle den Namen und den Benutzernamen aus und klicke auf die Schaltfläche „Neuen Benutzer hinzufügen“.
Wiederhole dies für alle Mitglieder deines Teams.
Wenn deine Firma bereits E-Mail-Adressen hat, stelle sicher, dass jeder Benutzername genau mit dem bestehenden übereinstimmt.
5. Aktiviere Gmail für dein Google Workspace Konto
Der letzte Schritt ist die Aktivierung von Gmail für eure Google Workspace Accounts.
Klicke auf die Schaltfläche „Aktivieren“, um zum nächsten Schritt zu gelangen.
Auf der Seite siehst du die folgenden MX-Einträge:
- aspmx.l.google.com / priority = 1
- alt1.aspmx.l.google.com / priority = 5
- alt2.aspmx.l.google.com / priority = 5
- alt3.aspmx.l.google.com / priority = 10
- alt4.aspmx.l.google.com / priority = 10
Du musst einen neuen Tab öffnen und zum DNS-Tool deines Hosts gehen oder den Tab des DNS-Tools von vorher erneut öffnen.
Normalerweise müsstest du manuell kopieren und einfügen, aber nicht mit Kinsta. Da wir große Fans der Google Workspace sind, haben wir eine Ein-Klick-Lösung entwickelt, um unseren Kunden bei der schnellen Einrichtung zu helfen.
Greife einfach über MyKinsta auf die Kinsta-DNS zu und klicke oben auf der Seite auf die Schaltfläche „Add Gmail MX Records„.
Die MX-Einträge sind, wie die Nameserver, unabhängig vom Benutzer gleich, du musst also nichts ändern. Drücke den „Add 5 records“ Knopf um fortzufahren.
Da es einige Zeit dauern kann, bis die Änderungen live gehen, kannst du eine Tee- oder Kaffeepause einlegen, bevor du weitermachst.
Alternative Methode für andere Hosts
Für andere Hosts müsstest du auf dein DNS Tool zugreifen, zum Beispiel indem du dich in dein cPanel einloggst und den DNS Zone Editor öffnest.
Wähle die entsprechende Domain aus und klicke dann auf den „Add Record“-Knopf, um ein neues Fenster zu öffnen.
Fülle die entsprechende Priorität aus und kopiere und füge dann das Ziel ein. Überprüfe, ob alles korrekt ist, und klicke auf „Add Record“, um den Vorgang abzuschließen. Wiederhole den Vorgang für die vier alternativen MX-Ziele.
Wenn bei deinem Host E-Mail standardmäßig aktiviert ist, musst du eventuell vorhandene MX-Einträge entfernen.
Wenn du fertig bist, solltest du zum Anmeldungsreiter der Google Workspace zurückkehren, zum Ende der Seite scrollen und auf die Schaltfläche „Aktivieren“ klicken.
Es wird einen Moment dauern, um es zu überprüfen. Wenn es die neuen Datensätze zunächst nicht erkennt, gib ihm ein paar Minuten Zeit und drücke dann den Knopf „Aktivierung wiederholen“.
Sobald die Änderungen live gehen, wird Google die MX-Einträge finden und dich zum letzten Bildschirm bringen.
Du hast nun die Einrichtung deiner beruflichen E-Mail-Adresse über die Google Workspace abgeschlossen und kannst dich über Gmail einloggen, um auf E-Mails zuzugreifen und sie zu versenden.
Jetzt musst du nur noch testen, ob deine neue professionelle E-Mail-Adresse funktioniert.
7. Teste deine E-Mail Adresse
Da Google bestätigt hat, dass du die MX-Einträge korrekt eingegeben hast, ist dies technisch gesehen kein notwendiger Schritt.
Aber es ist der schnellste Weg, um deine neue gebrandmarkte E-Mail in den Posteingang von Gmail zu verschieben.
Öffne ein anderes E-Mail-Konto, Gmail, Outlook, AOL, es spielt keine Rolle. Erstelle eine neue E-Mail und gib deine neue E-Mail-Adresse in das „An“-Feld ein.
Schreibe einen zufälligen Betreff wie „Erste E-Mail“ und sende es ab.
Jetzt geh rüber zu Gmail und logge dich mit deinen Google Workspace Zugangsdaten ein.
Wenn du alles richtig gemacht hast, solltest du die Test-E-Mail, die du von deinem anderen Konto aus verschickt hast, in deinem Posteingang sehen.
Du kannst auch andersherum versuchen, eine E-Mail zu verfassen und zu versenden, um zu bestätigen, dass du Mails auch ohne Probleme versenden kannst.
Wie du Emails an deine professionelle Email-Adresse auf Desktop / Mobile empfangen kannst
In diesem Abschnitt werden wir dir schnell erklären, wie du mit deiner neuen Profi-E-Mail verschiedene Apps einrichten kannst.
Einrichten deiner neuen Google Workspace E-Mail in Mail für Windows 10
Wenn du es vorziehst, deine Windows 10 Mail-Anwendung statt deines Browsers zu benutzen, ist es mühelos einzurichten.
Wenn du noch kein E-Mail-Konto eingerichtet hast, brauchst du nur die App zu öffnen. Es wird dich automatisch dazu auffordern, „Ein Konto hinzufügen“.
Wenn du bereits ein aktives Konto hast, melde es ab und klicke auf den Link „Neues Konto hinzufügen“.
Als nächstes klickst du auf die Schaltfläche „Google“ und loggst dich mit deinen Zugangsdaten für die Google Workspace ein.
Google wird dich auffordern, zu bestätigen, dass du Windows den Zugriff auf die Daten erlaubst.
Scrolle einfach nach unten und klicke auf „Erlauben“.
Wenn du das getan hast, kannst du E-Mails aus der Windows 10 Mail-Anwendung heraus lesen und versenden.
Das Setup ist fertig und du brauchst überhaupt nichts mehr zu tun.
Einrichten deiner neuen Google Workspace E-Mail auf einem Mac
Wenn du nicht über deinen Browser auf die Gmail-Webanwendung zugreifen möchtest, kannst du deine neue Google Workspace-E-Mail-Adresse ganz einfach zur Mail-Anwendung hinzufügen.
Öffne zuerst deine Mail-Anwendung. Klicke dann auf die Option „Mail“ im oberen Menü, um die Haupteinstellungen zu erweitern.
Wähle die Option „Konto hinzufügen“, wähle „Google“ und klicke dann auf „Weiter“.
Von da an beginnst du mit dem einfachen Aktivierungsprozess.
Wenn du möchtest, kannst du jetzt sogar auswählen, welche Apps mit dem Account synchronisiert werden sollen, nicht nur Mail, sondern auch deinen Kalender und deine Notizen.
Du kannst jetzt E-Mails von deiner neuen Adresse aus mit der Mail-App senden und empfangen.
Wie du deine professionelle E-Mail-Adresse auf mobilen Geräten verwenden kannst
Da du deine E-Mail-Adresse über die Google Workspace eingerichtet hast, ist es sehr einfach, mit deinem Handy auf sie zuzugreifen.
Verwendung der offiziellen Gmail App
Wenn du noch nicht die Gmail App benutzt, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist, lade es herunter und logge dich mit deinen frisch erstellten Google Workspace Zugangsdaten ein. Kinderleicht.
Wenn du es bereits mit einer anderen Adresse verwendest, musst du deine neue professionelle E-Mail-Adresse hinzufügen.
Öffne dazu deine Gmail App auf deinem Handy.
Auf Android-Geräten drücke das Hamburger-Symbol, um das Menü zu erweitern, scrolle nach unten und klicke auf „Einstellungen“.
Von hier aus brauchst du nur auf den Link „Konto hinzufügen“ zu klicken.
Klicke als nächstes auf die Schaltfläche „Google“, um die Anmeldeseite für das Google-Konto zu öffnen.
Möglicherweise musst du den Pincode deines Smartphones eingeben, bevor du fortfahren kannst.
Wenn du die Seite „E-Mail einrichten“ siehst, logge dich mit deinem Google Workspace-Account ein.
Das war’s schon.
Wenn du ein iPhone benutzt, sind die Schritte ziemlich ähnlich. Tippe auf dein Miniaturbild in der rechten oberen Ecke der Gmail-App
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster, in dem ihr die Option „Anderes Konto hinzufügen“ auswählen müsst:
Du solltest jetzt die Möglichkeit haben, deine frisch erstellte professionelle E-Mail-Adresse hinzuzufügen, wähle hier einfach Google als bevorzugte Option aus:
Was ist, wenn ihr nicht die Gmail-App, sondern die Standard-Mail-App auf euren Geräten benutzen wollt? Nun, hier ist, wie du deine professionelle Email Adresse zu ihr hinzufügen kannst.
Die Standard Android Email App benutzen
Um über die Standard-App „Mail“ auf deinem Android-Handy auf deine Gmail-E-Mail-Adresse zuzugreifen, musst du als erstes in die Account-Einstellungen gehen.
Als nächstes tippst du auf die Option „Konto hinzufügen“ und wählst die Anwendung „Mail“ oder „E-Mail“ aus (E-Mail ist die Standardeinstellung für Samsung-Handys).
Wähle schließlich Gmail/Google Workspace und logge dich in dein neues Google Workspace Konto ein.
Sobald du dich eingeloggt hast, erhältst du E-Mails und Benachrichtigungen von deiner Pro-Adresse.
Die Mail-Anwendung auf iOS-Geräten nutzen
Auf iPhones würdest du den gleichen Prozess auch machen.
Öffne das Menü Passwörter & Konten in den allgemeinen iOS-Einstellungen.
Tippe auf die Option „Konto hinzufügen“ und wähle Google:
Vervollständige deine Anmeldung und warte auf die Mail-Anwendung, um deine Anmeldung zu bestätigen.
Wähle schließlich zusätzliche Einstellungen wie Kontakte und Adressbuch und speichere den neuen Account.
Jetzt kannst du von deinen iOS-gesteuerten Geräten aus auf die professionelle E-Mail-Adresse der Google Workspace zugreifen.
Zusammenfassung
Das Einrichten einer professionellen E-Mail-Adresse ist wie das Legen des Grundsteins für deine zukünftige Geschäftskommunikation. Du kannst deine E-Mail Adresse über einen traditionellen Host und dessen cPanel Dashboard einrichten. Oder du kannst dich für einen Managed Host entscheiden und deinen Google Workspace-Account mit nur wenigen Klicks integrieren.
Versuche einfach, nicht zu lange über die E-Mail-Adresse nachzudenken, stelle einfach sicher, dass sie deinen echten Namen oder deine Initialien enthält, und starte dein Geschäft. Das ist der wichtige Teil!
Chefredakteur bei Kinsta und Content Marketing Berater für WordPress Plugin-Entwickler. Verbinde dich mit Matteo auf Twitter.
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