Een gids voor het starten en runnen van een succesvol WordPress-bureau

Als WordPress freelancer bevind je je misschien op een kruispunt: hoewel je je prettig voelt bij het werk dat je doet, heb je het gevoel dat je je impact of winstgevendheid niet volledig maximaliseert.

Als dit je bekend in de oren klinkt, is het misschien tijd om je freelance bedrijf om te vormen tot een full-service WordPress bureau.

Klaar om je zaak naar een hoger niveau te tillen? In deze gids laten we je zien hoe je een WordPress bureau kunt starten en opschalen voor meer succes en duurzaamheid op de lange termijn.

Wat is een WordPress bureau?

Er is een groot verschil tussen het bedrijf van een freelancer en dat van een WordPress bureau. Er is zelfs een verschil tussen een klein WordPress bedrijf en een full-service bureau.

Hier zijn een paar manieren waarop de drie verschillen:

Dit is wat je hiervan moet leren: WordPress bureaus hebben het potentieel om veel meer inkomsten te genereren dan een freelancer of klein team ooit zou kunnen. Het is echter niet altijd vanzelfsprekend.

Er moet veel werk gestoken worden in het opbouwen van een WordPress bureau als je er winst uit wilt halen, dus stel het inhuren van een team niet gelijk aan een hogere output. Er komt meer bij kijken.

Hoe begin je een WordPress bureau?

Het starten van een WordPress bureau houdt meer in dan alleen je bedrijf als zodanig bestempelen. Besluiten om een bureau te worden is geen garantie voor succes of klanten, dus om een bloeiend WordPress bureau op te bouwen moet je verder gaan dan de basis om een solide basis te leggen.

Als je klaar bent voor de uitdaging (en beloning) van het starten van je eigen bureau, begin dan hier:

1. Bepaal je missie

Volgens een onderzoek van Freelancermap zijn dit enkele van de grootste uitdagingen voor freelancers:

• Klanten werven
• Wisselende inkomsten
• Tijdmanagement

Als je je concentreert op waar je de volgende klant vandaan haalt of hoe je een evenwicht kunt vinden tussen het beheren van een bedrijf en het bouwen van websites, is het moeilijk om je te concentreren op een missie die allesbehalve belangrijk is:

Uitmuntend werk verrichten met het ontwerpen van websites zodat de juiste klanten met me willen werken en me op tijd betalen.

Dat verandert allemaal zodra je WordPress bedrijf meer gevestigd is en je wat stabiliteit in je werk hebt gecreëerd. Het is op dat moment dat je een rotsvaste missie moet hebben waar elke beslissing om draait – en één die de focus weghaalt van je worstelingen en deze legt op de mensen die je wilt helpen.

Stel jezelf de volgende vragen om je missie te definiëren: “Wie gaan we dienen?” Met andere woorden, wat moet je niche zijn?

Hoewel Codeable geen WordPress bureau is, is de evolutie van de missie van het bedrijf er een waar je je zeker in kunt vinden.

De ervaring van de oprichters met het runnen van een ontwikkelingsbureau heeft ertoe geleid dat ze een oplossing wilden creëren voor een probleem waar ze zelf ervaring mee hadden:

Per was gefrustreerd over de klantenkant, Tomaz over de freelancerskant: de tonnen freelancers, het bieden, de race naar de bodem, de hevige concurrentie, de slechte kwaliteit van het werk, de gemiste deadlines en alle ontevreden klanten en freelancers als gevolg daarvan.

Dus, wie wil jij het liefst van dienst zijn?

Vraag jezelf vervolgens af: “Waarom willen we deze WordPress diensten leveren?”

Is er een gat in de markt voor dit soort diensten? Of is de doelgroep vooral over het hoofd gezien?

Bedenk wat voor verschil je gaat maken door je op deze markt te begeven. Maak dan een korte beschrijving van het waarom van wat je gaat doen.

Dit is hoe Codeable het doet:

Het doel was om een gezonde omgeving te creëren die gedistribueerd werk mogelijk maakt voor zowel klanten als freelancers.

De missie is 100% gericht op het verbeteren van de levens en bedrijven van de doelklanten van Codeable. Jij zou hetzelfde moeten doen.

Tot slot moet je jezelf afvragen: “Waar willen we dat het bureau over 12 maanden staat? En over 24 maanden? Of 5 jaar?”

Heb ik een routekaart die duidelijk genoeg is om mijn bureau in de juiste richting te leiden zonder de toekomst te hoeven voorspellen?

Neem bijvoorbeeld Codeable. Hoewel de diensten van Codeable in de loop der tijd zijn uitgebreid, is het bedrijf trouw gebleven aan zijn missie:

Codeable begon met kleine aanpassingsopdrachten, maar tegenwoordig helpen we bedrijven in alle soorten en maten. Hoewel ons dienstenaanbod is veranderd, is onze missie om gedistribueerd talent mogelijk te maken, gelijke kansen te creëren en zowel klanten als freelancers in staat te stellen te gedijen in een omgeving die gebaseerd is op vertrouwen, hetzelfde gebleven. We zijn nog steeds gericht op groei, niet om te groeien maar om een verschil te maken in het leven van mensen.

Het stellen van doelen en het in kaart brengen van de route is niet iets wat je nu publiekelijk hoeft te delen. Het is echter wel iets waar je interne team zich bewust van moet zijn, zodat hun eigen doelen en routekaart voor groei kunnen worden afgestemd op die van jouw bureau.

Als je eenmaal je missie hebt vastgesteld, maak dan een officiële missieverklaring, bewaar deze ergens waar je team toegang tot heeft en grijp ernaar terug als het tijd is om een grote beslissing voor je bedrijf te nemen.

2. Kies je diensten

Nu je weet wie je gaat helpen en waarom, is het tijd om uit te zoeken wat je precies voor hen gaat doen en hoe. Ja, je bent een WordPress bureau… maar wat voor soort precies?

Je niche zal hier enigszins bij helpen.

Neem bijvoorbeeld Itineris. Dit WordPress bureau doet het volgende:

Door te bepalen wie je precies gaat helpen, kun je beter kiezen welke diensten je moet leveren. In de gevallen van Itineris betekent dat:

• Premium webontwikkeling
• Digitale branding
• Biedbare media
• SEO

Dan heb je het voorbeeld van WP-Tonic, dat gespecialiseerd is in WordPress ontwikkeling voor LMS en lidmaatschapswebsites.

eLearning bedrijven zijn van een speciaal ras, met features die nodig zijn om lidmaatschap en online cursusintegratie te ondersteunen. Daarom heeft WP-Tonic diensten ontwikkeld voor deze specifieke groep klanten:

• Website-ontwikkeling
• Aangepast ontwerp (voor WooCommerce checkout, lead gen landingspagina’s, e-mailmarketing, sales funnels, etc.)
• Aangepaste LMS-plugin ontwikkeling
• Grafisch ontwerp
• Zoekmachine-optimalisatie
• Managed hosting
• Beveiliging en backup-ondersteuning

Wat we willen zeggen? Trap niet in de val door te denken dat een WordPress bureau dezelfde diensten moet bieden als alle gelijksoortige bedrijven die er zijn.

Bedenk in plaats daarvan wat je klanten echt nodig hebben. Bedenk vervolgens hoe dat bij jouw sterke punten past.

En maak je geen zorgen als je visie voor het bureau niet iets is dat je noodzakelijkerwijs kunt ondersteunen met je huidige team. Zet die extra diensten of producten op de plank en werk er langzaam maar zeker naartoe.

Concentreer je voorlopig op het bieden van een immense waarde in de diensten die je wel aanbiedt.

Bepaal wat essentieel is: wat je kunt bieden en wat je klanten nodig hebben. Schrijf ze op met een korte beschrijving en ga door naar de volgende stap.

Als je bureau webontwikkeling aanbiedt of een dienst waarbij websites van klanten worden beheerd, dan is het kiezen van een betrouwbare hostingprovider essentieel. De prestaties en stabiliteit van de websites van je klanten hebben een directe invloed op hun succes – en daarmee op de reputatie van je bureau.

In een recente casestudy deelde f.technology de strenge hostingeisen die het bedrijf hanteerde bij het zoeken naar de ideale hostingprovider voor zijn bureau:

• Elke hostingdienst moet geïsoleerd zijn en mag niet worden gedeeld met andere klanten.
• Hostingdiensten moeten overdraagbaar zijn zonder IP veranderingen.
• Essentiële features zijn een met één klik te herstellen backupoptie en een controlepaneel met toegang door subgebruikers.
• De hostingprovider moet interacties met gecentraliseerde, geautomatiseerde beheersystemen mogelijk maken via API.
• Een 24-uurs helpdesk moet toegankelijk zijn voor de eindklant.

Het is belangrijk voor bureaus om een vergelijkbare lijst met eisen te hebben bij het zoeken naar een hostingprovider. Het opstellen van duidelijke criteria helpt je om je klanten de ideale veilige, snelle en betrouwbare hostingoplossing te bieden, wat de reputatie en betrouwbaarheid van je bureau verbetert.

Waarom betrouwbare hosting belangrijk is:

• Minimaliseert downtime: Onbetrouwbare hosting kan leiden tot veelvuldige downtime, wat klanten frustreert en hun bedrijf schaadt. Als bureau is het bieden van een hoog niveau van uptime cruciaal om het vertrouwen van klanten te behouden.
• Verbetert de websiteprestaties: Een trage website kan gebruikers wegjagen en prestaties zijn zelfs een rankingfactor in de zoekresultaten van Google. Door een hostingprovider te kiezen die prioriteit geeft aan snelheid en betrouwbaarheid, maak je je klanten klaar voor succes.
• Beveiliging en gemoedsrust: Websites van klanten bevatten vaak gevoelige informatie en onbetrouwbare hostingproviders kunnen ze kwetsbaar maken voor aanvallen, datalekken of malware. Een betrouwbare host biedt beveiligingsfuncties op bedrijfsniveau, zoals SSL-ondersteuning, DDoS-bescherming en dagelijkse back-ups.

Het gebruik van Kinsta’s Managed WordPress Hosting garandeert dat de websites van je klanten worden gehost op een veilig, krachtig platform met features die zijn ontworpen om sites 24/7 online en snel te houden. Hierdoor kan jouw bureau zich richten op het leveren van uitzonderlijk ontwikkelingswerk, terwijl Kinsta de infrastructuur- en hostinguitdagingen afhandelt.

3. Bepaal je prijzen

Als je een kleiner bedrijf runt, ben je misschien huiverig om je prijzen online te publiceren. Je wilt dat prospects zich richten op jouw waarde en niet op hoeveel het hen gaat kosten om een WordPress website te bouwen.

Premium prijzen en waarde zijn echter inherent ingebouwd in de identiteit van een WordPress bureau. Er is dus geen reden om die informatie voor het publiek verborgen te houden.

Plus, door je ontwikkelingskosten en maandelijkse vaste prijzen op je site te publiceren, kun je snel prospects uitsluiten die niet het budget hebben voor wat jij doet.

Dit is hoe DevriX het doet:

De prijzen voor de diensten van het bureau staan verschillende keren op de website. Maar stel dat iemand naar dit formulier gaat en op de een of andere manier de vermelding van de kosten over het hoofd ziet. Dat is niet erg, want er is nog een herinnering:

Zoals je je kunt voorstellen, maakt dit je gesprekken met prospects veel zinvoller. Je hoeft niet om de prijs heen te draaien. Dat is al vastgesteld. In plaats daarvan kun je je simpelweg richten op wat ze nodig hebben en hoe je dat gaat oplossen.

Om uit te zoeken hoeveel je je klanten in rekening gaat brengen, is een beetje werk nodig om dit uit te zoeken.

Controleer het marktgemiddelde

Om te beginnen pak je de lijst met diensten uit de vorige stap erbij.

Controleer vervolgens je belangrijkste concurrenten in de sector – degenen in een vergelijkbare niche en met een vergelijkbaar aanbod. Dit geeft je een goede maatstaf voor wat het gangbare tarief is en wat jouw doelgroep zich kan veroorloven.

Vervolgens moet je wat interne berekeningen maken.

Maak een lijst van je overheadkosten

Maak een lijst van al je kosten en hoeveel je er elke maand aan kwijt bent. Dit omvat dingen zoals:

• Bedrijfssoftware
• Zakelijke licenties en verzekeringen
• Belastingafdrachten
• Kantoorruimte en nutsvoorzieningen
• Apparatuur en meubilair
• Webhosting, domein en gerelateerde kosten
• Salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden, PTO
• Bedrijfsreizen, evenementen, enz.

Natuurlijk moet je meer doen dan alleen je kosten dekken. Maar je moet wel eerst deze cijfers doornemen om er zeker van te zijn dat je op het juiste spoor zit.

Stel een marge vast

Wat voor marge heb je nodig om winstgevend te zijn?

Met andere woorden: als je overheadkosten rond de $20.000 per maand liggen, hoeveel geld heb je dan nodig om een gezonde winst te maken? Zou een winstmarge van 30% ($6.000) voldoende zijn?

Onthoud: als je een eersteklas aanbod wilt doen aan klanten en wilt zorgen voor het team dat de show runt, dan heb je geld nodig om terug te investeren in je bedrijf.

Zoek de ideale winstmarge en stel die dan in als je maandelijkse verkoopdoelstelling.

Bepaal je prijs

Deel je streefinkomen door het aantal projecten dat je redelijkerwijs in een maand kunt aannemen.

Vergelijk nu je kosten per project met het gemiddelde tarief uit je sector. Valt je getal te laag uit? Is het te hoog? Als er een discrepantie is, rechtvaardigt de waarde van je aanbod dat dan? Zoals Tom Zsomborgi, medeoprichter en CFO bij Kinsta, zegt:

Als een lagere prijs je beste onderscheidende factor is, moet je je bedrijf heroverwegen. Een race naar de bodem is geen goede tactiek en werkt zelden.

Zolang je genoeg geld verdient om winstgevend te zijn en de klant iets van grote waarde meekrijgt, kun je je aan deze prijs verbinden.

Als je klaar bent, maak dan je prijslijst en publiceer de prijzen op je website als ze klaar zijn.

Vergeet niet om je kosten en prijzen elk jaar opnieuw te evalueren. Als je diensten sterker worden en je aanbod complexer, moeten deze cijfers veranderen.

4. Kies een naam

Ik weet dat dit iets lijkt wat je al eerder zou moeten doen, maar ik denk dat het essentieel is om uit te zoeken wat je bedrijf gaat aanbieden en op welk niveau je dat gaat doen voordat je een naam kiest.

Zodra je merkidentiteit is uitgewerkt, is het tijd om een naam te kiezen. Houd daarbij de volgende tips in gedachten:

• Tenzij je het gezicht van het bedrijf wilt zijn en bij elk project betrokken wilt zijn, haal je naam er dan uit.
• Houd het kort.
• Maak hem gemakkelijk uit te spreken.
• Laat je unieke waardepropositie en sterke punten doorschemeren.
• Speel met verzonnen woorden in plaats van woorden die al een sterke associatie hebben in de hoofden van je klanten.
• Zorg ervoor dat geen enkel ander bedrijf de naam of een variant ervan al heeft.
• Controleer of de domeinnaam beschikbaar is.

Als je eenmaal een paar opties hebt gevonden, leg ze dan voor aan anderen: je werknemers, vorige klanten en zelfs je volgers op sociale media.

Krijg een idee van wat zij ervan vinden. Zij hebben meer kans om op te merken als er iets “fout” is, omdat ze er niet zo dicht op zitten als jij.

Als je de naam hebt vastgelegd, ga dan aan de slag met het maken van je logo en andere merkelementen.

5. Maak een nieuwe website

Een website van een bureau moet een goede indruk maken. Met andere woorden, voordat potentiële klanten je portfolio met werk bekijken, moeten ze je website zien als bewijs van wat je kunt.

Je website moet ook meer doen dan alleen informeren. Je wilt dat hij zoveel mogelijk werk voor je doet, dat hij bijna een teamlid wordt.

Hier zijn een paar manieren waarop je dit kunt bereiken:

Kies een betrouwbare hostingprovider

Je weet hoe tijdrovend het kan zijn om webhosting te beheren, vooral als het verkeer groeit.

Daarom moet je je eigen webhosting uitbesteden. Het laatste wat je wilt is een traag ladende website die je afleidt van het betaalde werk dat je moet doen.

Als je dat nog niet hebt gedaan, is het nu een goed moment om je website op een bureaugericht managed hostingplatform zoals Kinsta te zetten.

Je profiteert dan van de voordelen van een snelle, veilige website met backups – zonder het gedoe van zelf beheren. Maar als je wilt zien wat er achter de schermen gebeurt en de controle wilt hebben over de prestaties van je server, kun je dat met MyKinsta heel eenvoudig doen:

Werken met een managed WordPress host geeft je niet alleen gemoedsrust, maar zorgt er ook voor dat je website altijd in topconditie is voor de bezoekers.

Dankzij de verschillende MyKinsta gebruikersrollen heb je bovendien volledige controle over de toegang van gebruikers tot de websites die je ontwikkelt. En met Kinsta’s Site Transfer Tool is het overdragen van voltooide projecten aan klanten een fluitje van een cent.

Je kunt zelfs sites overdragen naar niet-Kinsta-accounts. Je hebt alleen hun e-mailadres nodig. Hierdoor maak je tijd vrij om je te richten op andere belangrijke taken, zoals het beter beheren en laten groeien van je bureau.

Je hebt ook toegang tot de Kinsta API, waarmee je naadloos kunt communiceren met Kinsta services, zoals het maken van een WordPress site, het opvragen van een lijst met sites en het automatiseren van bepaalde taken om je workflow te stroomlijnen.

Laat je meest indrukwekkende werk zien

Je website heeft alles wat een kleinere WordPress website ook heeft. Je portfolio moet je prospects echter imponeren.

Overweeg het gebruik van een WordPress portfolioplugin die je meest recente en relevante voorbeelden laat schitteren.

En wees niet bang om een portfolio te maken die afwijkt van wat wordt verwacht. Kijk maar eens naar het portfolio van Neuralab (je kunt hun casestudy hier lezen):

Neuralab voegt eigen details toe aan zijn portfolio. Op het eerste gezicht lijkt het een standaard portfolio op basis van een raster. De pagina onthult echter meer details, zoals wat voor project het was en View en Like statistieken van Behance.

Stel je team voor

Als je een kleiner bedrijf runt, is het gemakkelijk voor klanten om de gezichten van je teamleden te zien en ieder van jullie op een persoonlijk niveau te leren kennen.

Als je een bureau opbouwt, zal je team groeien en zal het een uitdaging worden om die persoonlijke contacten te leggen met zoveel medewerkers. Het introduceren van je team via je website is een manier om deze mogelijke ontkoppeling die je klanten kunnen voelen te beperken.

Triggerfish doet dit goed:

Elk teamlid heeft een natuurlijk ogende foto, contactgegevens en functie.

Je team op deze manier laten zien werkt tweeledig. Je laat klanten kennismaken met de mensen achter de schermen. Maar het is ook een soort opschepperij: “Kijk eens hoeveel mensen we voor je hebben werken!”

Voeg een verscheidenheid aan contactkanalen toe

Omdat jij niet meer alleen aan de andere kant van de telefoon of e-mail zit, kun je prospects zoveel manieren geven om contact met je op te nemen als je wilt:

• Een telefoonnummer van het bedrijf
• Een e-mailadres (of verschillende voor verschillende afdelingen)
• Een contactformulier
• Live chat of chatbot
• Een ondersteuningsportaal
• Sociale media (als je daar antwoorden en ondersteuning wilt bieden)

Dat je al deze contactpunten kunt aanbieden, betekent echter niet dat je ze allemaal op je site moet opnemen. Kijk naar Red Factory (je kunt hun casestudy hier lezen):

Dit bureau heeft niets meer dan een contactformulier en Google Maps met een adres.

Er is altijd een kans dat je jezelf en je team te veel kanalen laat beheren, dus kies alleen de contactkanalen die het meest zinvol zijn.

Automatiseer het conversieproces

Ook al heb je meer mensen om de verkoop voor je af te handelen, laat je website een aantal van de meer alledaagse taken doen.

Als je bijvoorbeeld een op maat gemaakte ontwikkelingsservice aanbiedt, maar je wilt prospects eerst aan de telefoon krijgen voor een ontdekkingsgesprek, gebruik dan een WordPress boekingsplugin en laat ze zelf afspraken boeken.

Als je terugkerende diensten gaat verkopen, zullen je prospects zich misschien zelfverzekerd genoeg voelen om zich hiervoor aan te melden zonder eerst met iemand te hoeven praten.

In die gevallen kun je de “tussenpersoon” (d.w.z. het verkoopgesprek) weglaten door je website uit te rusten met “Koop nu” knoppen en een eigen kassa, zoals SkyrocketWP doet (je kunt hun casestudy hier lezen).

6. Regel de juridische zaken

Nadat je de branding hebt geregeld en voordat je klanten aanneemt, regel je de juridische zaken.

Ik realiseer me dat dit het minst leuke deel is van het opzetten van een WordPress bureau, maar het is wel het meest cruciale. Je weet nooit wanneer er een juridisch probleem kan ontstaan of waar het vandaan zal komen, dus het is het beste om nu alle stukken op hun plaats te leggen, zodat je voorbereid bent.

Hier zijn een aantal dingen die je zo snel mogelijk moet doen:

• Registreer je bedrijf.
• Leg je logo vast als handelmerk.
• Koop een domeinnaam.
• Vraag een bedrijfsvergunning aan in je gemeente.
• Sluit de bedrijfsverzekeringen af die je nodig hebt (bijv. aansprakelijkheid, eigendom, werknemerscompensatie).
• Voeg een privacyverklaring, algemene voorwaarden en cookiemelding toe aan je website.

Het is ook een goed idee om na te denken over waar je hulp kunt krijgen op het gebied van belastingbeheer, personeelszaken en juridische bijstand.

Je bedrijf heeft die hulp nu misschien nog niet nodig, maar als de bal eenmaal aan het rollen gaat, gaat het snel en je wilt deze kritieke ondersteuningssystemen, die bedoeld zijn om jou en je bedrijf te beschermen, niet uit het oog verliezen.

7. Vul je team aan

Om een succesvol WordPress bureau te runnen, is het eerste wat je moet doen stoppen met het dragen van elke hoed, of eigenlijk elke hoed die niet goed past. Dus, eerst het belangrijkste:

Minimaliseer je rol

Schrijf elke taak die je doet op. Wat het inhoudt. Waarom doe je het? Hoe het past in het grotere geheel.

Zet alle taken die je graag doet en die je beter kunt dan iemand anders in een kolom “Houden”.

Zet alle taken die je niet graag doet of die te veel van je tijd in beslag nemen in de kolom “Delegeren”.

Breng vervolgens in kaart aan wie je de taken gaat delegeren. Bijvoorbeeld:

• E-mails over het inwerken van klanten gaan naar de Project Manager.
• Facturen maken en opvolgen gaat naar de Office Assistant.
• Social media postings gaan naar de Marketeer.

Als je een taak tegenkomt die niet perfect bij elkaar past, dan weet je dat er een nieuwe rol moet worden ingevuld. Het zal misschien niet meteen gebeuren, maar als die relevante verantwoordelijkheden zich beginnen op te stapelen en jou en je team gaan belasten, weet je dat het tijd is.

Versterk het kernteam

Als je kijkt naar de lijst van diensten of producten die je aanbiedt, is het duidelijk welke rollen de kern vormen. Meestal zijn dat je webdesigner, webontwikkelaar, copywriter en projectmanager.

Zorg ervoor dat je werknemers en aannemers hebt om de essentiële functies in te vullen als je dat nog niet hebt.

Zorg er ook voor dat je het budget hebt om je teamleden een concurrerend loon te betalen. Als je daar moeite mee hebt, dan klopt er iets niet. Of je diensten zijn niet hoog genoeg geprijsd, of je probeert je team te snel op te voeren. Neem een stap terug en zoek uit waar de oorzaak ligt voordat je verder gaat.

Personeel voor aanvullende diensten

Als je bureau eenmaal super gestroomlijnd is en de capaciteit en het budget heeft om meer te doen, begin dan met het toevoegen van functies voor nieuwe diensten en mogelijkheden zoals:

• SEO
• Animator
• UX schrijver
• Manager voor klantensucces
• Teamleiders zoals CTO, CMO, etc.

Als je kijkt naar de teampagina’s van toonaangevende WordPress bureaus, zoals deze van WebDevStudios, dan zie je dat vooral de afdelingshoofden worden uitgelicht:

Ga geen rollen toevoegen simpelweg omdat het er cool uitziet. Als er vraag naar is en de cijfers bewijzen dat het goed is voor je bedrijfsresultaten, pas dan moet je meer mensen aannemen.

8. Creëer je gereedschapskist

Dit lijkt misschien contra-intuïtief, maar je zult geld moeten uitgeven aan een betere gereedschapskist (toolbox) als je meer geld wilt verdienen.

Dus dit is wat je moet doen:

Beoordeel je huidige gereedschapskist

Als je momenteel zakelijke tools of software gebruikt, schrijf dan een lijst op van alles wat je gebruikt en welk doel ze dienen.

Kijk vervolgens naar de mogelijkheden van die tools en geef een eerlijk antwoord op de vraag: “Kan deze tool met jouw bedrijf meegroeien?”

Zo niet, label ze dan om te verwijderen.

Je hebt tools nodig waarmee jij en je team sneller en efficiënter kunnen werken dan ooit tevoren. Dat is de enige manier waarop je diensten op schaal kunt aanbieden en je binnenkomende inkomsten kunt vermenigvuldigen.

Vul de gaten op

Kijk naar je lijst en kijk of je iets mist. Misschien is het een tool die je nog niet hebt aangeschaft of iets waarvan je dacht dat je er nog niet klaar voor was.

Bijvoorbeeld:

• Lidmaatschap van een stockfotosite
• Ontwerper-ontwikkelaar handoff tool
• Premium WordPress plugins of premium thema’s
• SEO auditing software
• Software voor tijdregistratie
• Tools voor verkoopfunnels

Kijk niet alleen naar wat je nodig hebt. Kijk ook naar de behoeften van je team. Wat zal hen in staat stellen om op hun best te werken en, op hun beurt, je klanten een beter aanbod te doen?

Als je eenmaal een lijst hebt van alle tools die je moet toevoegen, upgraden of verwijderen, ga dan aan de slag. Dit is niet iets waar je je zorgen over wilt maken of waar je je team op wilt overzetten als je bureau eenmaal draait.

9. Ontwikkel en documenteer je processen

Je zult veel structuur nodig hebben voor je bureau. Dit is om vele redenen gunstig.

Om te beginnen maakt een goed ontwikkeld en gedocumenteerd proces het makkelijker om consistente resultaten voor klanten te produceren. Ten tweede is het voor nieuwe medewerkers gemakkelijk om aan de slag te gaan.

Nogmaals, dit gaat allemaal over het verhogen van je snelheid, wendbaarheid en nauwkeurigheid als bedrijf. En met vaste systemen lukt dat.

Neem een kijkje op de website van het Iron to Iron bureau:

Het is geen geheim welk proces het team gebruikt om websites voor klanten te bouwen – en dit is alleen wat mensen van buitenaf zien.

Intern heeft dit bureau waarschijnlijk documentatie die elke stap van het proces in detail beschrijft. Daarnaast worden de processen waarschijnlijk aangevuld met een reeks software-automatiseringen, checklists en templates.

Dit is precies wat jij ook moet doen.

Organisatorische processen

Maak, net als bij je gereedschapskist, een lijst van de processen die je momenteel gebruikt in je bedrijf.

Zijn er verouderde of inefficiënte processen? Werk ze bij voordat je iets anders doet.

Neem dan een stap terug en bedenk waar je nog meer processen voor zou moeten hebben.

Als je nieuwe diensten toevoegt (of zelfs terugkerende abonnementen of producten), voeg dan gerelateerde processen toe aan je hoofdlijst.

Hoe zit het met het bijhouden en opvolgen van leads? Facturen uitreiken aan klanten? Projecten verplaatsen van het ene teamlid naar het andere?

Er zijn nu zoveel verschillende dingen om over na te denken. Daarom is het zo belangrijk om jezelf los te koppelen van het praktische webontwikkelingswerk, zodat je toezicht kunt houden op de grote dingen die ervoor zorgen dat je bureau loopt als een goed geoliede machine.

Maak voor elk proces een apart document en sla het op een veilige en gecentraliseerde locatie op. Dat kan bijvoorbeeld een Dropbox, Google Drive of projectbeheerplatform zijn.

Processen voor klantbeheer

Vergeet de prospectie-, onboarding- en klantbeheerprocessen niet.

Als je meer klanten aanneemt, wordt het moeilijk om alles in de gaten te houden als je geen systemen hebt.

Heb je een CRM? Wat dacht je van een klantvriendelijke tool voor projectbeheer en communicatie? Hoe zit het met een proces voor het maken van een eigen WordPress dashboard om website klanten te laten wennen aan het CMS?

Het is ook belangrijk om kant-en-klare templates te hebben voor offertes, contracten en inwerkstappen, zodat je prospects zo snel mogelijk uit de verkooppijplijn en in je actieve projectwachtrij kunt krijgen.

Processen voor personeelsbeheer

Hetzelfde is nodig voor het aannemen, testen en inwerken van medewerkers.

In de begindagen van je bedrijf vroeg je waarschijnlijk mensen die je kende om doorverwijzingen of plaatste je vacatures op online forums om maar wat hulp te krijgen. Maar als het om je bureau gaat, moet je aan meer denken dan: Komt de vaardigheden van deze persoon overeen met wat ik zoek?

Nu moet je nadenken over hoe je mensen gaat vinden:

• Om gespecialiseerde functies in je bedrijf te vervullen.
• Die op lange termijn willen meegroeien met je bureau.
• Die bij je bedrijfscultuur past.

Er is hier geen ruimte voor compromissen, want één zwakke schakel kan de hele zaak in de war sturen.

Bouw je sollicitatie- en wervingsprocessen uit om mensen te vinden die bij je passen. En als ze eenmaal in je team zitten, heb je processen nodig die hen helpen zich te ontwikkelen binnen je bureau.

Een ander punt om over na te denken is om je werknemers te betrekken bij het ontwikkelen en documenteren van processen.

Als je eenmaal een aantal ijzersterke medewerkers hebt, geef ze dan de mogelijkheid om eigenaar te worden van hun processen en documentatie. Als je ze meer kunt betrekken bij het vormgeven van je organisatie, zullen ze op de lange termijn meer betrokken zijn bij je missie.

10. Zet interne rapportage op

Het zal moeilijk worden om alles bij te houden naarmate de omvang van je bedrijf, klantenlijst en team groeit. Maar je hebt toegang tot die gegevens nodig zodat je slimmere zakelijke beslissingen kunt nemen voor je bureau.

Hoewel je tijd moet uittrekken om je gegevens te bekijken, kun je het genereren van de rapporten automatiseren. Hier zijn enkele plaatsen waar je dit kunt doen:

• Google Analytics (of een van zijn alternatieven) om websiteverkeer, verkeersbronnen, bouncepercentages, conversies en andere belangrijke prestatiecijfers bij te houden.
• Je CRM om bij te houden welke leads je verkooppijplijn binnenkomen, conversiepercentages, customer lifetime value en verwachte inkomsten.
• Je project- of taakbeheersoftware om de status van projecten, knelpunten, inefficiënte workflows, enz. te controleren. Hier is een grondige gids waarin twee van de bekendste tools worden vergeleken: Trello vs Asana of een paar andere alternatieven.
• Je communicatiesoftware om snel en effectief te communiceren met je collega’s, Slack of Microsoft Teams zijn geweldige opties. Lees onze onderlinge vergelijking: Slack vs Teams.
• Je time tracker om de teamprestaties bij te houden, scope creep in de gaten te houden, enzovoort.
• Logboeken voor het bijhouden van bugs en problemen om onopgeloste fouten, terugkerende problemen, gemiste kansen voor klantenservice, enz. op te volgen.
• Online reviews en feedbackrapporten van klanten om te zien waar het team succesvol is en op zoek te gaan naar verbeterpunten.

Door deze rapporten te automatiseren, kun je meer tijd besteden aan het nemen van actie – of dat nu het verzamelen van je team is om een belangrijke overwinning te vieren, samenwerken met een teammanager om een lek proces te repareren, of besluiten om een service te verwijderen die niet populair is.

Hoe schaal je een WordPress bureau?

Er is veel dat je moet doen om een WordPress bureau te beginnen. Maar als je eenmaal een goed geoliede machine hebt draaien, is het tijd om de zaken echt op te voeren.

Kijk maar naar Kinsta. De overstap van een webontwikkelingsbureau in 2013 naar managed WordPress hosting vergde veel lef.

Maar hier zijn we dan: ons bedrijf blijft groeien tot voorbij de grens van zeven cijfers met behoud van het kwaliteitsproduct dat klanten inmiddels kennen en waar ze van houden.

Dat is geen puur geluk. En hetzelfde geldt voor je eigen WordPress bedrijf.

Als je er klaar voor bent, zijn hier een paar manieren om te beginnen met schalen:

Creëer terugkerende inkomstenstromen

Veel WordPress bureaus vinden voet aan de grond door webontwikkelingsdiensten te verkopen. Het enige probleem is dat dit een eenmalige dienst is. Dat kan het voorspellen van inkomsten moeilijk maken en het kan ook leiden tot veel verspilde energie om steeds nieuwe klanten te werven.

Maar met terugkerende inkomstenstromen kun je je cashflow stabieler en omvangrijker maken.

Hier zijn enkele veelvoorkomende manieren waarop WordPress bureaus terugkerende inkomsten aan hun bedrijf toevoegen:

• Website onderhoudsdiensten
• Managed WordPress hosting
• Affiliatemarketing
• Premium informatieproducten zoals cursussen, webinars, etc.
• WordPress thema- of pluginontwikkeling

Het mooie van sommige hiervan is dat je de processen niet hoeft te beheren als je dat niet wilt (bijvoorbeeld als je onderhoudsdiensten uitbesteedt en je klanten een opslag in rekening brengt).

Bij de andere zul je de vruchten plukken van het bouwen van iets dat eenmalig is. Hoewel je je producten nog steeds moet ondersteunen en bijhouden, gebeurt het grootste deel van het werk vooraf.

Word een machine die content genereert

Bureaus zouden niet moeten schreeuwen om klanten. Op dit punt in het spel zouden klanten moeten staan te springen om met jou samen te werken.

De beste manier om dat te laten gebeuren? Geef je online zichtbaarheid en autoriteit een boost met hoogwaardige, bruikbare, evergreen content.

• Publiceer minstens twee of drie dagen per week blogberichten.
• Plaats dagelijks berichten op sociale media: zorg dat het minder over jou gaat (ongeveer 20%) en meer over het delen van nuttige tips en inzichten van anderen (ongeveer 80%).
• Gastblog op spraakmakende websites waar je publiek en vakgenoten zijn.
• Zorg voor podcastspots bij relevante shows (lees hier hoe je een podcast start met WordPress).
• Maak downloadbare leadmagnets die bezoekers van je website aanzetten tot actie.
• Bouw aan een verzameling long-form content, geschreven of op video (live of vooraf opgenomen).

Maak indruk met je content en je zult merken dat je nooit meer op zoek hoeft naar klanten (of zakenpartners!).

Ga op zoek naar partnerschappen

Tussen de Facebook groepen, online forums, WordCamps, Slack communities en webdesign conferenties is er geen reden om jezelf te isoleren als je een bedrijf rond WordPress hebt opgebouwd.

Er zijn zoveel mogelijkheden om in contact te komen met anderen in deze sector en om samen te werken! Dus wees niet bang om naar buiten te gaan.

Misschien vind je wel iemand met wie je een gezamenlijk webinar of cursus kunt organiseren. Misschien ontmoet je je favoriete ontwikkelaars en besluit je om met hen samen te werken. Of je ontmoet een andere bureau-eigenaar die verwijzingen wil delen omdat jullie niches elkaar niet overlappen.

Je weet nooit wie je ontmoet, hoe je elkaar kunt helpen of wat je kunt leren door meer tijd door te brengen in de WordPress gemeenschap.

Maak gebruik van betrouwbare hosting

Als je bureau groeit, is het kiezen van een betrouwbare hostingprovider cruciaal om de stabiliteit en prestaties van de meerdere websites die je zult beheren te garanderen. De juiste hostingprovider biedt belangrijke features die niet alleen uptime garanderen, maar ook veiligheid, snelheid en beheergemak bieden.

Dit is wat je moet zoeken in een betrouwbare hostingprovider:

• 24/7 ondersteuning: 24-uurs ondersteuning is essentieel, vooral voor bureaus die meerdere klanten beheren. Je hostingprovider moet onmiddellijk hulp bieden, zodat problemen snel worden opgelost en mogelijke downtime tot een minimum wordt beperkt.
• Hoge uptimegaranties: Zoek een provider die minimaal 99,9% uptime garandeert. Dit zorgt ervoor dat de websites van je klanten altijd online zijn, waardoor inkomstenverlies wordt voorkomen en de reputatie van je bureau wordt beschermd.
• Geïsoleerde containers: Hostingproviders die geïsoleerde containers gebruiken, zorgen ervoor dat de resources van een website (zoals RAM, CPU) gescheiden zijn van andere op dezelfde server. Dit voorkomt het risico dat de ene site de prestaties of beveiliging van een andere aantast.
• CDN (Content Delivery Network): Een CDN verbetert de snelheid van websites door inhoud te distribueren naar servers dichter bij de eindgebruiker. Dit verbetert de laadtijden en zorgt voor hoge prestaties in wereldwijde regio’s.
• Caching: Een betrouwbare hostingprovider biedt geavanceerde cachingoplossingen, die de belasting van de server verminderen en de prestaties van de site verbeteren door veelgebruikte gegevens lokaal op te slaan zodat ze sneller kunnen worden opgehaald.
• Meerdere datacenters: Hostingproviders met een wereldwijd netwerk van datacenters stellen je in staat om te kiezen waar je website wordt gehost, wat de snelheid verbetert en redundantie garandeert in het geval van regionale uitval.
• DDoS bescherming: DDoS-aanvallen (Distributed Denial of Service) kunnen servers overweldigen, waardoor websites vastlopen. Een betrouwbare host biedt DDoS-bescherming, waardoor wordt voorkomen dat kwaadwillend verkeer de websites van je klanten verstoort.
• Automatische backups: Regelmatige backups zorgen ervoor dat je bij een storing of gegevensverlies snel een site kunt herstellen zonder veel downtime. Dagelijkse of uurlijkse backups zijn essentieel voor het minimaliseren van risico’s.
• Malware scannen en beveiliging: Betrouwbare hosting omvat voortdurend scannen op malware en andere bedreigingen. Het moet ook robuuste beveiligingsmaatregelen bieden zoals firewalls en SSL certificaten om gegevens te beschermen.

Hoe Kinsta hierin past

Kinsta biedt al het bovenstaande en meer, waardoor het een topkeuze is voor schaalbare bureaus. Met Kinsta krijg je toegang tot 24/7/365 meertalige ondersteuning van experts, zodat eventuele problemen snel worden opgelost, ongeacht de tijdzone. Kinsta garandeert 99,9% uptime en maakt gebruik van geïsoleerde containers die worden aangedreven door het Google Cloud Platform om risico’s op verschillende sites te voorkomen.

Kinsta bevat ook een ingebouwde CDN, caching op serverniveau en een keuze uit 37 wereldwijde datacenters, zodat je de snelheid van de site kunt optimaliseren voor het publiek van je klanten. Met DDoS bescherming, dagelijkse automatische back ups en beveiligingsfuncties op zakelijk niveau, zoals malwarescanning en SSL ondersteuning, zorgt Kinsta ervoor dat de sites van je klanten zowel snel als veilig zijn.

Daarnaast maakt het MyKinsta dashboard het eenvoudig om meerdere websites vanuit één interface te beheren zonder dat je voor elke site opnieuw hoeft in te loggen. Dit gebruiksvriendelijke platform is ontworpen om je workflow te stroomlijnen, zodat jij je kunt richten op de groei van je bureau terwijl Kinsta zorgt voor de technische details.

Samenvatting

Omdat WordPress zijn meerderheidsaandeel in de markt voor websitebouwers blijft behouden, is het nu een fantastisch moment om een WordPress bureau te beginnen.

Het is echter belangrijk om te onthouden dat een freelance WordPress bedrijf enorm verschilt van een bureau dat een volledig pakket aan diensten en terugkerende producten aanbiedt.

Je kunt niet zomaar een schakelaar omzetten en plotseling aan de wereld verkondigen dat je nu een bureau runt. Er komt heel wat werk bij kijken voordat je de vruchten kunt plukken van een bureau.

Dat moet je doen:

• Je missie definiëren zodat je met succes een ruimte voor jezelf kunt creëren.
• Diensten kiezen die je klanten nodig hebben en waarvan ze zullen profiteren.
• Eerlijke maar concurrerende prijzen vaststellen waarmee je winst kunt maken en de groei van je bureau kunt stimuleren.
• Een naam kiezen die een sterke en unieke indruk maakt voor je bureau.
• Een website bouwen die een deel van het verkoop- en marketingwerk voor je doet.
• Je bezighouden met de juridische aspecten van het runnen van een bureau.
• Een team samenstellen dat je missie nu en in de toekomst zal ondersteunen.
• Een gereedschapskist maken waarmee je sneller en beter kunt werken dan ooit tevoren.
• Processen ontwikkelen waarmee je kunt schalen.
• Rapporten automatiseren zodat je altijd op de hoogte bent van de belangrijkste prestatiecijfers voor je bureau.

Als dit alles je overweldigt, dan is het starten van een WordPress bureau misschien niet iets voor jou (en dat is prima).

Er zijn bepaalde klanten die naar bureaus zullen gaan, maar waar blijft de rest? Er zullen altijd WordPress freelancers en kleine bedrijfjes nodig zijn om kosteneffectieve en meer persoonlijke diensten te leveren waar klanten naar verlangen.

Houd deze gids bij de hand als je klaar bent om te groeien. Zelfs als het niet je doel is om een volledig bureau op te bouwen, zijn er veel bedrijfsstrategieën die je kunt gebruiken voor een kleiner WordPress bedrijf.

Heb je overwogen om een WordPress bureau te starten? Zo nee, wat houdt je tegen? Als je er met succes een hebt opgezet, wat bleek moeilijker dan je had verwacht? Vertel het ons in de comments!