Un guide pour créer et gérer une agence WordPress performante

En tant que freelance WordPress, vous vous trouvez peut-être à la croisée des chemins : bien que vous soyez à l’aise avec le travail que vous faites, vous avez l’impression de ne pas maximiser votre impact ou votre rentabilité.

Si cette situation vous semble familière, il est peut-être temps de transformer votre activité de freelance en une agence WordPress à part entière.

Prêt à faire passer votre entreprise au niveau supérieur ? Dans ce guide, nous vous montrerons comment lancer votre agence WordPress et la faire évoluer pour qu’elle connaisse un plus grand succès et une durabilité à long terme.

Qu’est-ce qu’une agence WordPress ?

Il y a une grande différence entre l’activité d’un freelance et celle d’une agence WordPress. Il y a même une différence entre une petite entreprise WordPress et une agence à part entière.

Voici quelques exemples de différences entre ces trois types d’entreprises :

Voici ce que vous devez retenir de cette étude : Les agences WordPress ont le potentiel de générer beaucoup plus de revenus qu’un freelance ou une petite équipe ne pourrait jamais le faire. Cependant, cela n’est pas toujours évident.

Il y a beaucoup de travail à fournir pour construire une agence WordPress si vous voulez en tirer profit, alors n’assimilez pas le simple fait d’embaucher une équipe à une augmentation de la production. Il y a plus que cela.

Comment créer une agence WordPress ?

La création d’une agence WordPress ne se résume pas à l’attribution d’un label à votre entreprise. Décider de devenir une agence ne garantit pas le succès ou les clients, donc pour construire une agence WordPress prospère, vous devrez aller au-delà des bases pour établir une fondation solide.

Si vous êtes prêt à relever le défi (et la récompense) de créer votre propre agence, commencez ici :

1. Définissez votre mission

Selon une enquête de Freelancermap, voici quelques-uns des principaux défis auxquels sont confrontés les travailleurs indépendants :

• Trouver des clients
• Fluctuation des revenus
• Gestion du temps

Lorsque vous vous demandez où vous trouverez votre prochain client ou comment concilier la gestion de votre entreprise et la création de sites web, il est difficile de vous concentrer sur une mission qui n’a rien à voir :

Faire un excellent travail de conception de sites web pour que des clients formidables veuillent travailler avec moi et me paient à temps.

Tout cela change une fois que votre entreprise WordPress est mieux établie et que vous avez créé une certaine stabilité dans votre travail. C’est à ce moment-là que vous devez avoir une mission solide comme le roc autour de laquelle tourne chaque décision – et une mission qui détourne l’attention de vos difficultés et la place sur les personnes que vous avez l’intention d’aider.

Pour définir votre mission, posez-vous les questions suivantes : « Qui allons-nous servir ? » En d’autres termes, quel doit être votre créneau ?

Bien que Codeable ne soit pas une agence WordPress, l’évolution de la mission de l’entreprise peut certainement vous intéresser.

L‘expérience des fondateurs à la tête d’une agence de développement les a amenés à créer une solution à un problème qu’ils connaissaient bien :

Per était frustré par le côté client, Tomaz par le côté freelance : les tonnes de freelances, les enchères, la course au moins-disant, la concurrence féroce, la mauvaise qualité du travail, les délais non respectés, et tous les clients et freelances mécontents qui en résultent.

Alors, qui êtes-vous le plus passionné à l’idée de servir ?

Ensuite, posez-vous la question suivante : « Pourquoi voulons-nous fournir ces services WordPress ? »

Existe-t-il une lacune sur le marché pour ce type de services ? Ou bien le public cible a-t-il été négligé ?

Réfléchissez à la différence que vous allez faire en entrant sur le marché. Rédigez ensuite une brève description qui résume le pourquoi de ce que vous allez faire.

Voici comment Codeable procède :

L’objectif était de créer un environnement sain qui permette un travail distribué à la fois pour les clients et les indépendants.

La mission est centrée à 100 % sur l’amélioration de la vie et de l’activité des clients cibles de Codeable. Vous devriez faire de même.

Enfin, vous devez vous demander « Où voulons-nous que l’agence soit dans 12 mois ? Et dans 24 mois ? Ou dans 5 ans ? »

Ai-je une feuille de route suffisamment claire pour guider mon agence dans la bonne direction sans avoir à prédire l’avenir ?

Prenez l’exemple de Codeable. Bien que ses services aient évolué au fil du temps, l’entreprise est restée fidèle à sa mission :

Codeable a commencé par de petites tâches de personnalisation, mais aujourd’hui nous aidons des entreprises de toutes formes et de toutes tailles. Si l’étendue de nos services a changé, notre mission, qui consiste à libérer les talents distribués, à créer l’égalité des chances et à permettre aux clients et aux indépendants de prospérer dans un environnement basé sur la confiance, est restée la même. Nous nous concentrons toujours sur la croissance, non pas pour le plaisir de la croissance, mais pour le plaisir de faire une différence dans la vie des gens.

Vous n’avez pas besoin de partager publiquement la partie de cet exercice consacrée à la définition des objectifs et à l’élaboration d’une feuille de route. Cependant, votre équipe interne devrait en être informée afin que ses propres objectifs et sa feuille de route pour la croissance puissent s’aligner sur ceux de votre agence.

Une fois votre mission définie, créez une déclaration de mission officielle, sauvegardez-la dans un endroit accessible à votre équipe et revenez-y chaque fois qu’il s’agit de prendre une décision importante pour votre entreprise.

2. Choisissez vos services

Maintenant que vous savez qui vous allez servir et pourquoi, il est temps de définir ce que vous allez faire pour eux et comment. Oui, vous êtes une agence WordPress… mais de quel type exactement ?

Votre niche vous aidera quelque peu à répondre à cette question.

Prenez Itineris, par exemple. Cette agence WordPress est au service de ce qui suit :

En définissant exactement qui vous allez aider, vous pouvez mieux choisir les services que vous devez fournir. Dans le cas d’Itineris, cela signifie :

• Développement web haut de gamme
• Stratégie de marque numérique
• Médias payants
• SEO

Ensuite, vous avez l’exemple de WP-Tonic, qui se spécialise dans le développement WordPress pour les sites LMS et les sites d’adhésion.

Les entreprises d’eLearning sont d’un genre particulier, avec les caractéristiques nécessaires pour soutenir l’adhésion et l’intégration des cours en ligne. C’est pourquoi WP-Tonic propose des services conçus pour cette catégorie de clients :

• Développement de sites web
• Design personnalisé (pour la commande WooCommerce, les pages de destination de la génération de prospects, le marketing par e-mail, les entonnoirs de vente, etc.)
• Développement d’extensions LMS personnalisées
• Conception graphique
• Optimisation des moteurs de recherche
• Hébergement infogéré
• Sécurité et support de sauvegarde

Le résultat ? Ne tombez pas dans le piège de penser qu’une agence WordPress doit offrir les mêmes services que toutes les autres entreprises similaires.

Réfléchissez plutôt à ce dont vos clients ont réellement besoin. Ensuite, réfléchissez à la manière dont ces besoins peuvent être pris en compte dans vos points forts.

Et ne vous inquiétez pas si votre vision de l’agence n’est pas quelque chose que vous pouvez nécessairement soutenir avec votre équipe actuelle. Mettez ces services ou produits supplémentaires sur l’étagère et progressez lentement mais surement vers eux.

Pour l’instant, concentrez-vous sur la valeur ajoutée des services que vous proposez.

Concentrez-vous sur l’essentiel : ceux que vous êtes en mesure d’offrir et ceux dont vos clients ont besoin. Notez-les en les décrivant brièvement et passez à l’étape suivante.

Si votre agence propose du développement web ou tout autre service impliquant la gestion des sites web de vos clients, le choix d’un fournisseur d’hébergement fiable est essentiel. Les performances et la stabilité des sites web de vos clients ont un impact direct sur leur succès et, par extension, sur la réputation de votre agence.

Dans une récente étude de cas, f.technology a fait part des exigences strictes en matière d’hébergement auxquelles elle s’est conformée lors de la recherche du fournisseur d’hébergement idéal pour son agence :

• Chaque service d’hébergement doit être isolé et ne doit pas être partagé avec d’autres clients.
• Les services d’hébergement doivent être transférables sans changement d’IP.
• Les caractéristiques essentielles comprennent une option de sauvegarde avec restauration en un clic et un panneau de contrôle pour l’accès des sous-utilisateurs.
• Le fournisseur d’hébergement doit faciliter les interactions avec les systèmes de gestion centralisés et automatisés via une API.
• Le client final doit avoir accès à un service d’assistance 24 heures sur 24.

Il est important que les agences disposent d’une liste d’exigences similaires lorsqu’elles recherchent un fournisseur d’hébergement. En établissant des critères clairs, vous pourrez fournir à vos clients la solution d’hébergement idéale, sure, rapide et fiable, ce qui renforcera la réputation et la fiabilité de votre agence.

Pourquoi un hébergement fiable est-il important ?

• Minimisez les temps d’arrêt : Un hébergement peu fiable peut entrainer des temps d’arrêt fréquents, qui frustrent les clients et nuisent à leur activité. En tant qu’agence, il est essentiel d’offrir un niveau élevé de temps de disponibilité pour conserver la confiance des clients.
• Améliorez les performances de votre site web : Un site web lent peut faire fuir les utilisateurs, et la performance est même un facteur de classement dans les résultats de recherche de Google. En choisissant un fournisseur d’hébergement qui privilégie la vitesse et la fiabilité, vous donnez à vos clients les moyens de réussir.
• Sécurité et tranquillité d’esprit : Les sites web des clients contiennent souvent des informations sensibles, et des fournisseurs d’hébergement peu fiables peuvent les rendre vulnérables aux attaques, aux violations de données ou aux logiciels malveillants. Un hébergeur fiable offre des fonctions de sécurité de niveau professionnel, telles que la prise en charge du protocole SSL, la protection DDoS et des sauvegardes quotidiennes.

L’utilisation de l’hébergement WordPress infogéré de Kinsta garantit que les sites web de vos clients seront hébergés sur une plateforme sécurisée et performante, avec des fonctionnalités conçues pour maintenir les sites en ligne et rapides 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cela permet à votre agence de se concentrer sur un travail de développement exceptionnel pendant que Kinsta s’occupe de l’infrastructure et des défis de l’hébergement.

3. Fixez vos prix

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous pouvez être réticent à publier vos prix en ligne. Vous voulez que les clients potentiels se concentrent sur votre valeur et non sur le cout de la création d’un site web WordPress.

Cependant, les prix élevés et la valeur ajoutée font partie intégrante de l’identité d’une agence WordPress. Il n’y a donc aucune raison de garder cette information à l’écart du public.

De plus, en publiant vos couts de développement et vos tarifs mensuels sur votre site, vous pouvez rapidement éliminer les prospects qui n’ont pas le budget pour ce que vous faites.

Voici comment DevriX procède :

Les prix des services de l’agence apparaissent à de nombreuses reprises sur le site web. Cependant, imaginons que quelqu’un arrive à ce formulaire de demande de site web et qu’il passe outre la mention des couts. Ce n’est pas grave, car il y a un autre rappel à faire :

Comme vous pouvez l’imaginer, cela rend vos conversations avec les prospects beaucoup plus significatives. Vous n’avez pas besoin de faire des claquettes sur la question du prix. Cela a déjà été établi. Au lieu de cela, vous pouvez simplement vous concentrer sur ce dont ils ont besoin et sur la manière dont vous allez y répondre.

Quant à savoir combien vous allez facturer à vos clients, il vous faudra un peu de travail pour y parvenir.

Vérifiez la moyenne du marché

Pour commencer, reprenez la liste des services que vous avez établie à l’étape précédente.

Ensuite, vérifiez vos principaux concurrents sur le marché, c’est-à-dire ceux qui occupent un créneau similaire et proposent une offre similaire. Vous obtiendrez ainsi un bon point de repère sur les tarifs en vigueur et sur ce que votre clientèle cible peut se permettre.

Vous devrez ensuite procéder à des calculs internes.

Dressez la liste de vos frais généraux

Dressez la liste de tous vos couts et indiquez le montant que vous devez y consacrer chaque mois. Cela comprend des éléments tels que :

• Les logiciels d’entreprise
• Les licences d’exploitation et les assurances
• Paiements d’impôts
• Espace de bureau et services publics
• Équipement et mobilier
• Hébergement web, domaine et dépenses connexes
• Salaires, avantages sociaux, PTO
• Voyages d’affaires, évènements, etc.

Bien entendu, vous ne devez pas vous contenter de couvrir vos couts. Mais vous devez d’abord examiner ces chiffres pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie.

Fixez une marge

De quelle marge avez-vous besoin pour être rentable ?

En d’autres termes : si vos frais généraux s’élèvent à environ 20.000 dollars par mois, de combien d’argent auriez-vous besoin pour réaliser un bon bénéfice ? Une marge de 30 % (6000 $) serait-elle suffisante ?

N’oubliez pas : si vous voulez proposer des services de premier ordre à vos clients et prendre soin de votre équipe, vous avez besoin d’argent à réinvestir dans votre entreprise.

Trouvez la marge idéale et fixez-la comme objectif de chiffre d’affaires mensuel.

Fixez votre prix

Divisez votre objectif de revenu par le nombre de projets que vous pouvez raisonnablement prendre en charge en un mois.

Comparez ensuite votre cout par projet avec le prix moyen du marché. Votre chiffre est-il trop bas ? Est-il trop élevé ? S’il y a un écart, la valeur de votre offre le justifie-t-elle ? Comme le dit Tom Zsomborgi, cofondateur et directeur financier de Kinsta :

Si le prix le plus bas est votre meilleur facteur de différenciation, vous devriez repenser votre activité. Le nivèlement par le bas n’est pas une bonne tactique et fonctionne rarement.

Tant que vous gagnez suffisamment d’argent pour être rentable et que le client repart avec quelque chose de grande valeur, vous pouvez vous engager sur ce prix.

Lorsque vous aurez terminé, créez votre grille de prix et publiez les prix sur votre site web lorsqu’ils seront prêts.

N’oubliez pas de réévaluer vos couts et vos prix chaque année. Au fur et à mesure que vos services se renforcent et que votre offre se complexifie, ces chiffres doivent évoluer.

4. Choisissez un nom

Je sais que cela semble être quelque chose que vous devriez faire plus tôt, mais je pense qu’il est essentiel de déterminer ce que votre entreprise offrira et quel sera son niveau de prestation avant de choisir un nom.

Une fois l’identité de votre marque définie, il est temps de choisir un nom. Pour cela, gardez à l’esprit les conseils suivants :

• À moins que vous ne souhaitiez être le visage de l’entreprise et participer à tous les projets, retirez votre nom.
• Veillez à ce qu’il soit court.
• Faites en sorte qu’il soit facile à prononcer.
• Faites allusion à votre proposition de valeur unique et à vos points forts.
• Jouez avec des mots inventés plutôt qu’avec des mots qui peuvent déjà être fortement associés à l’esprit de vos clients.
• Assurez-vous qu’aucune autre entreprise ne possède déjà ce nom ou une variante de celui-ci.
• Vérifiez que le nom de domaine est disponible.

Une fois que vous avez choisi quelques options, soumettez-les à d’autres personnes : vos employés, vos anciens clients et même les personnes qui vous suivent sur les médias sociaux.

Faites-vous une idée de ce qu’ils en pensent. Ils sont plus susceptibles de remarquer si quelque chose ne va pas, car ils ne sont pas aussi proches de l’entreprise que vous.

Une fois que vous avez trouvé le nom, commencez à travailler sur la création de votre logo et d’autres éléments de marque.

5. Créez un nouveau site web

Le site web d’une agence doit être à la hauteur. En d’autres termes, avant même que les clients potentiels ne consultent votre portfolio de travaux, ils doivent voir dans votre site web la preuve de ce dont vous êtes capable.

Votre site web ne doit pas se contenter d’informer. Vous voulez qu’il fasse le plus de travail possible pour vous, qu’il devienne presque un autre membre de l’équipe.

Voici quelques moyens d’y parvenir :

Choisissez un fournisseur d’hébergement fiable

Vous savez à quel point la gestion de l’hébergement d’un site web peut prendre du temps, surtout lorsque le trafic augmente.

C’est pourquoi vous devriez externaliser votre propre hébergement. La dernière chose que vous souhaitez, c’est qu’un site web qui se charge lentement vous détourne du travail que vous devez effectuer pour vos clients rémunérés.

Si vous ne l’avez pas encore fait, c’est le moment de placer votre site web sur une plateforme d’hébergement infogéré axée sur l’agence, comme Kinsta.

Vous bénéficierez ainsi d’un site web rapide, sécurisé et sauvegardé, sans avoir à le gérer vous-même. Cependant, si vous souhaitez voir ce qui se passe en coulisses et prendre le contrôle des performances de votre serveur, MyKinsta vous permet de le faire très facilement :

Non seulement le fait de travailler avec un hébergeur WordPress infogéré vous permet d’avoir l’esprit tranquille, mais cela garantit que votre site web est toujours en parfait état pour les clients potentiels qui le visitent.

De plus, grâce aux différents rôles d’utilisateur de MyKinsta, vous aurez un contrôle total sur l’accès des utilisateurs aux sites web que vous développez. Et grâce à l’outil de transfert de site de Kinsta, remettre des projets finis à des clients est un jeu d’enfant.

Vous pouvez même transférer des sites vers des comptes non Kinsta. Tout ce dont vous avez besoin, c’est de leur adresse e-mail. Cela vous permet de vous concentrer sur d’autres tâches importantes, comme la gestion et le développement de votre agence.

Vous avez également accès à l’API Kinsta, qui vous permet d’interagir de manière transparente avec les services Kinsta, tels que la création d’un site WordPress, l’obtention d’une liste de sites et l’automatisation de certaines tâches pour rationaliser votre flux de travail.

Montrez votre travail le plus impressionnant

Votre site web aura tout ce qu’un site WordPress plus petit peut avoir. Cependant, votre portfolio doit épater vos clients potentiels.

Envisagez d’utiliser une extension WordPress de portfolio qui fera briller vos échantillons les plus récents et les plus pertinents.

Et n’ayez pas peur de créer un portfolio qui s’écarte de ce que l’on attend de vous. Jetez un coup d’œil au portfolio de Neuralab (vous pouvez lire leur étude de cas ici) :

Neuralab ajoute des détails personnalisés à son portfolio. À première vue, il s’agit d’un portfolio standard basé sur une grille. Cependant, la fonctionnalité révèle plus de détails, comme le type de projet et les statistiques de visualisation et d’appréciation de Behance.

Présentez votre équipe

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, il est facile pour les clients de voir les visages des membres de votre équipe et d’apprendre à vous connaitre personnellement.

Au fur et à mesure que vous créez une agence, votre équipe s’agrandit et il devient difficile d’établir des contacts personnels avec autant de collaborateurs. La présentation de votre équipe sur votre site web est un moyen d’éviter que vos clients ne se sentent déconnectés.

Triggerfish le fait bien :

Chaque membre de l’équipe dispose d’une photo naturelle, de ses coordonnées et de sa fonction.

Cette façon de présenter votre équipe est doublement efficace. Vous présentez aux clients les personnes qui travaillent en coulisses. Mais c’est aussi une façon de faire preuve d’humilité : « Regardez le nombre de personnes qui travaillent pour vous ! »

Ajoutez une variété de canaux de contact

Comme vous n’êtes plus seul au bout du fil ou de l’e-mail, vous pouvez offrir aux prospects autant de moyens de vous contacter que vous le souhaitez :

• Un numéro de téléphone de l’entreprise
• Une adresse e-mail (ou des adresses différentes selon les services)
• Un formulaire de contact
• Une discussion en direct ou un chatbot
• Un portail de support
• Les médias sociaux (si vous souhaitez y fournir des réponses et de l’aide)

Ce n’est pas parce que vous pouvez offrir tous ces points de contact que vous devez tous les inclure sur votre site. Regardez Red Factory (vous pouvez lire leur étude de cas ici) :

Cette agence n’a rien d’autre qu’un formulaire de contact et Google Maps avec une adresse.

Il est toujours possible que vous vous épuisiez, vous et votre équipe, alors ne choisissez que les canaux de contact qui ont le plus de sens.

Automatisez le processus de conversion

Même si vous disposez de plus de personnel pour gérer les ventes à votre place, laissez votre site web se charger des tâches les plus banales.

Par exemple, si vous proposez un service de développement personnalisé mais que vous préférez que les prospects prennent d’abord un appel de découverte, utilisez une extension de réservation WordPress et laissez-les prendre rendez-vous eux-mêmes.

Lorsque vous commencerez à vendre des services récurrents, vos clients potentiels se sentiront peut-être suffisamment en confiance pour s’inscrire sans avoir à parler à quelqu’un au préalable.

Dans ce cas, vous pouvez supprimer l’intermédiaire (c’est-à-dire l’appel commercial) en équipant votre site web de boutons « Acheter maintenant » et d’un système de paiement propre, comme le fait SkyrocketWP (vous pouvez lire leur étude de cas ici).

6. Réglez les questions juridiques

Une fois que vous avez mis au point votre image de marque et avant d’accueillir des clients, réglez les questions juridiques.

Je sais que c’est la partie la moins amusante de la création d’une agence WordPress, mais c’est la plus cruciale. Vous ne savez jamais quand un problème juridique peut survenir ou d’où il peut venir, il est donc préférable de mettre tous les éléments en place maintenant, afin d’être prêt.

Voici quelques mesures à prendre dès que possible :

• Enregistrez votre entreprise.
• Déposez une marque sur votre logo.
• Achetez votre nom de domaine.
• Déposez une licence d’exploitation dans votre localité.
• Souscrivez les assurances professionnelles dont vous avez besoin (par exemple, responsabilité civile, biens, indemnisation des accidents du travail).
• Ajoutez une déclaration de confidentialité, des conditions générales et une notice sur les cookies à votre site web.

Il est également utile de commencer à réfléchir à l’endroit où vous vous adresserez pour obtenir de l’aide en matière de gestion fiscale, de ressources humaines et d’assistance juridique.

Votre entreprise n’a peut-être pas besoin de cette aide aujourd’hui, mais les choses vont évoluer rapidement une fois que vous aurez démarré, et vous ne voudrez pas perdre de vue ces systèmes de soutien essentiels destinés à vous protéger, vous et votre entreprise.

7. Complétez votre équipe

Pour gérer une agence WordPress avec succès, la première chose à faire est d’arrêter de porter tous les chapeaux ou, en fait, tous les chapeaux qui ne vous vont pas. Alors, commençons par le commencement :

Minimisez votre rôle

Notez toutes les tâches que vous effectuez. Ce qu’elle implique. Pourquoi la faites-vous ? Comment elle s’inscrit dans un contexte plus large.

Placez toutes les tâches que vous aimez faire et celles que vous pouvez accomplir mieux que quiconque dans une colonne « Conserver ».

Placez toutes les tâches que vous n’aimez pas faire ou qui vous prennent trop de temps dans la colonne « Déléguer ».

Ensuite, déterminez à qui vous allez confier les tâches à déléguer. Par exemple :

• Les e-mails d’accueil des clients vont au chef de projet.
• La génération et le suivi des factures sont confiés à l’assistante de bureau.
• Les publications sur les réseaux sociaux sont confiées au responsable du marketing.

Lorsque vous rencontrez une tâche qui ne correspond pas parfaitement, c’est là que vous savez qu’il y a un nouveau rôle à remplir. Cela ne se produira peut-être pas tout de suite, mais lorsque ces responsabilités commenceront à s’accumuler et à peser sur vous et votre équipe, vous saurez qu’il est temps de le faire.

Renforcez l’équipe de base

Si vous examinez la liste des services ou des produits que vous proposez, vous verrez clairement quels sont les rôles essentiels. Il s’agit généralement du concepteur de site web, du développeur web, du rédacteur et du chef de projet.

Assurez-vous d’avoir des employés et des sous-traitants pour remplir les fonctions essentielles, si ce n’est pas déjà le cas.

Assurez-vous également que vous disposez du budget nécessaire pour verser un salaire compétitif aux membres de votre équipe. Si vous avez du mal à le faire, c’est que quelque chose ne va pas. Soit le prix de vos services n’est pas assez élevé, soit vous essayez d’étoffer votre équipe trop rapidement. Prenez du recul et déterminez où se situe le problème avant d’aller plus loin.

Recrutez du personnel pour des services supplémentaires

Une fois que votre agence a été rationalisée et qu’elle dispose de la capacité et du budget nécessaires pour en faire plus, commencez à ajouter des postes pour de nouveaux services et de nouvelles opportunités :

• SEO
• Animateur
• Rédacteur UX
• Responsable du succès client
• Chefs d’équipe comme CTO, CMO, etc.

Si vous regardez les pages de l’équipe d’une des principales agences WordPress, comme celle de WebDevStudios, vous verrez que les recrutements de directeurs de département deviennent particulièrement importants :

Ne commencez pas à ajouter des rôles pour le plaisir de les ajouter. S’il y a une demande et que les chiffres prouvent que cela sera bénéfique pour vos résultats, alors seulement vous devriez embaucher davantage.

8. Créez votre boite à outils

Cela peut sembler contre-intuitif, mais vous devrez dépenser de l’argent pour une meilleure boite à outils si vous voulez gagner plus d’argent.

Voici donc ce que vous devez faire :

Évaluez votre boite à outils actuelle

Si vous utilisez actuellement des outils ou des logiciels professionnels, dressez une liste de tout ce que vous utilisez et de leur utilité.

Ensuite, examinez les capacités de ces outils et répondez honnêtement à la question suivante : « Cet outil peut-il s’adapter à votre entreprise ? »

Si ce n’est pas le cas, supprimez-le.

Vous avez besoin d’outils qui vous permettent, à vous et à votre équipe, d’agir plus rapidement et plus efficacement que jamais. C’est la seule façon d’offrir des services à grande échelle et de multiplier vos revenus.

Comblez les lacunes

Examinez votre liste et voyez s’il vous manque quelque chose. Il s’agit peut-être d’un outil que vous avez tardé à acheter ou de quelque chose pour lequel vous ne pensiez pas être prêt.

Par exemple :

• Adhésion à un site de photos d’archives
• Outil de transfert entre concepteurs et développeurs
• Extensions WordPress premium ou thèmes premium
• Logiciel d’audit SEO
• Logiciel de suivi du temps
• Outil d’entonnoir de vente

Ne vous contentez pas de regarder ce dont vous avez besoin. Prenez en compte les besoins de votre équipe. Qu’est-ce qui leur permettra de travailler au mieux de leurs capacités et, par conséquent, de proposer une meilleure offre à vos clients ?

Une fois que vous avez dressé la liste de tous les outils que vous devez ajouter, mettre à niveau ou supprimer, mettez-vous au travail. Ce n’est pas quelque chose dont vous voudrez vous préoccuper ou que vous voudrez faire passer à votre équipe une fois que votre agence sera bien rodée.

9. Élaborez et documentez vos processus

Vous aurez besoin de beaucoup de structure pour votre agence. Cela est bénéfique pour de nombreuses raisons.

Tout d’abord, un processus bien développé et documenté facilite la production de résultats cohérents pour les clients. D’autre part, il est plus facile pour les nouveaux employés d’être opérationnels.

Encore une fois, il s’agit d’accroitre la rapidité, l’agilité et la précision de votre entreprise. Des systèmes bien établis feront l’affaire.

Consultez le site web de l’agence Iron to Iron :

Il n’y a pas de secret sur le processus utilisé par l’équipe pour créer des sites web pour les clients – et ce n’est que ce que les gens voient de l’extérieur.

En interne, cette agence dispose probablement d’une documentation qui détaille chaque étape du processus. En outre, les processus sont probablement complétés par une série de logiciels d’automatisation, de listes de contrôle et de modèles.

C’est exactement ce que vous devez faire.

Processus organisationnels

Comme vous l’avez fait pour votre boite à outils, dressez une liste des processus que vous utilisez actuellement dans votre entreprise.

Y en a-t-il qui sont obsolètes ou inefficaces ? Mettez-les à jour avant de faire quoi que ce soit d’autre.

Prenez ensuite un peu de recul et réfléchissez aux autres tâches pour lesquelles vous devriez mettre en place des processus.

Si vous ajoutez de nouveaux services (ou même des abonnements ou des produits récurrents), ajoutez les processus correspondants à votre liste principale.

Qu’en est-il du suivi des clients potentiels ? L’émission de factures aux clients ? Le transfert de projets d’un membre de l’équipe à un autre ?

Il y a tant de choses différentes auxquelles il faut penser aujourd’hui. C’est pourquoi il est si important de s’extraire du travail pratique de développement web afin de pouvoir superviser les aspects plus généraux qui permettent à votre agence de fonctionner comme une machine bien huilée.

Créez un document distinct pour chaque processus et conservez-le dans un endroit sûr et centralisé. Il peut s’agir d’une Dropbox, d’un Google Drive ou d’une plateforme de gestion de projet.

Processus de gestion des clients

N’oubliez pas les processus de prospection, d’intégration et de gestion des clients.

Au fur et à mesure que vous acquerrez de nouveaux clients, il vous sera difficile de garder un œil sur tout cela si vous n’avez pas de système en place.

Avez-vous un système de gestion de la relation client ? Avez-vous un outil de gestion de projet et de communication adapté aux besoins des clients ? Avez-vous mis en place un processus de création d’un tableau de bord WordPress personnalisé pour faciliter l’accès des clients au CMS ?

Il est également important de disposer de modèles prédéfinis pour les propositions, les contrats et les étapes d’intégration afin de pouvoir faire sortir les clients potentiels du pipeline de vente et de les placer dans la file d’attente de votre projet actif le plus rapidement possible.

Processus de gestion des employés

Il en va de même pour l’embauche, les tests et l’intégration des employés.

Au début de votre activité, vous avez probablement demandé à des personnes de votre entourage de vous recommander des candidats ou publié des offres d’emploi sur des sites en ligne, juste pour avoir un peu de répit. Cependant, lorsqu’il s’agit de votre agence, vous devez penser à plus que cela : Les compétences de cette personne correspondent-elles à ce que je recherche ?

Vous devez maintenant réfléchir à la manière dont vous allez trouver des personnes :

• Pour remplir des fonctions spécialisées au sein de votre entreprise.
• Qui souhaitent évoluer au sein de votre agence à long terme.
• Qui correspondent à la culture de votre entreprise.

Il n’y a vraiment pas de place pour le compromis, car un seul maillon faible pourrait tout faire échouer.

Élaborez vos processus d’entretien et d’embauche pour trouver des personnes qui correspondent au profil recherché. Une fois qu’ils font partie de votre équipe, vous devez mettre en place des processus qui les aident à s’épanouir au sein de votre agence.

Pensez également à faire participer vos employés à l’élaboration et à la documentation des processus.

Une fois que vous avez mis en place des employés solides, donnez-leur les moyens de s’approprier leurs processus et leur documentation. Si vous parvenez à les impliquer davantage dans l’élaboration de votre agence, ils s’engageront davantage dans votre mission à long terme.

10. Établissez des rapports internes

Il sera difficile de tout suivre au fur et à mesure que la taille de votre entreprise, de votre liste de clients et de votre équipe augmentera. Mais vous devez avoir accès à ces données afin de pouvoir prendre des décisions plus judicieuses pour votre agence.

Si vous devez consacrer du temps à l’examen de vos données, vous pouvez aussi automatiser la production des rapports. Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire :

• Google Analytics (ou l’une de ses alternatives) pour suivre le trafic du site web, les sources de référence, les taux de rebond, les conversions et d’autres mesures de performance clés.
• Votre logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour suivre les prospects entrant dans votre pipeline de vente, les taux de conversion, la valeur à vie des clients et les revenus prévisionnels.
• Votre logiciel de gestion de projets ou de tâches pour vérifier l’état d’avancement des projets, les goulets d’étranglement, les flux de travail inefficaces, etc. Voici un guide complet comparant deux des outils les plus connus : Trello vs Asana ou quelques autres alternatives.
• Votre logiciel de communication pour communiquer rapidement et efficacement avec vos collègues, Slack ou Microsoft Teams sont d’excellentes options. Lisez notre comparaison entre les deux : Slack vs Teams.
• Votre outil de suivi du temps pour contrôler les performances de l’équipe, surveiller l’évolution de la portée du projet, etc.
• Les journaux de suivi des bogues et des problèmes pour suivre les erreurs non résolues, les problèmes récurrents, les occasions manquées en matière de service à la clientèle, etc.
• Les évaluations en ligne et les rapports sur les commentaires des clients pour identifier les victoires de l’équipe et rechercher des domaines d’amélioration.

En automatisant ces rapports, vous pouvez consacrer plus de temps à l’action, qu’il s’agisse de réunir votre équipe pour célébrer une victoire importante, de travailler avec un chef d’équipe pour corriger un processus défectueux ou de décider de supprimer un service impopulaire.

Comment faire évoluer une agence WordPress ?

Il y a beaucoup de choses à faire pour démarrer une agence WordPress. Mais une fois que vous avez mis en place une machine bien huilée, il est temps de passer à la vitesse supérieure.

Il suffit de regarder Kinsta. Passer d’une agence de développement web en 2013 à l’hébergement WordPress infogéré a demandé beaucoup de courage.

Mais nous sommes aujourd’hui en pleine croissance, dépassant les sept chiffres, tout en maintenant la qualité du produit que les clients ont appris à connaitre et à aimer.

Ce n’est pas le fruit du hasard. Il en va de même pour votre propre entreprise WordPress.

Lorsque vous serez prêt, voici quelques moyens de commencer à vous développer :

Créez des flux de revenus récurrents

Beaucoup d’agences WordPress ont trouvé leurs marques en vendant des services de développement web. Le seul problème est qu’il s’agit d’un service ponctuel. Cela peut rendre difficile la prévision des revenus et peut également conduire à beaucoup d’énergie gaspillée pour l’intégration de nouveaux clients en permanence.

En revanche, avec des flux de revenus récurrents, vous pouvez apporter une stabilité et une ampleur considérables à votre flux de trésorerie.

Voici quelques méthodes courantes utilisées par les agences WordPress pour ajouter des revenus récurrents à leur activité :

• Services de maintenance de sites web
• Hébergement WordPress infogéré
• Marketing d’affiliation
• Produits d’information premium comme les cours, les webinaires, etc.
• Développement de thèmes ou d’extensions WordPress

L’avantage de certains de ces services est que vous n’aurez pas besoin de gérer les processus si vous ne le souhaitez pas (par exemple, si vous externalisez les services de maintenance et que vous facturez une marge à vos clients).

Pour les autres, vous récolterez les fruits de la création d’un produit unique. Certes, vous devrez toujours assurer la maintenance et la mise à jour de vos produits, mais le gros du travail se fait dès le départ.

Devenez une machine à générer du contenu

Les agences ne devraient pas être en train de se battre pour obtenir des clients. À ce stade du jeu, les clients devraient réclamer de travailler avec vous.

Le meilleur moyen d’y parvenir ? Renforcez votre visibilité et votre autorité en ligne grâce à un contenu de haute qualité, exploitable et évolutif.

• Publiez des articles de blog au moins deux ou trois jours par semaine.
• Publiez quotidiennement sur les médias sociaux : faites en sorte qu’il s’agisse moins de vous (environ 20 %) que de partager des conseils utiles et des idées d’autres personnes (environ 80 %).
• Invitez des blogueurs sur des sites web de premier plan où se trouvent votre public et vos pairs.
• Obtenez des spots de podcast sur des émissions pertinentes (voici comment lancer un podcast avec WordPress).
• Créez des produits d’appel téléchargeables qui incitent les visiteurs de votre site web à passer à l’action.
• Créez un référentiel de contenu long format, écrit ou vidéo (en direct ou pré-enregistré).

Créez un impact avec votre contenu et vous verrez que vous n’aurez plus jamais besoin de chercher des clients (ou des partenaires commerciaux !).

Créez des partenariats

Entre les groupes Facebook, les forums en ligne, les WordCamps, les communautés Slack et les conférences sur la conception de sites web, il n’y a aucune raison de s’isoler lorsque vous avez créé une entreprise autour de WordPress.

Il y a tellement d’opportunités de se connecter avec d’autres personnes dans l’espace et de s’associer, aussi ! N’ayez donc pas peur de vous lancer.

Vous pourriez trouver quelqu’un avec qui organiser un webinaire ou un cours commun. Vous pourriez rencontrer vos développeurs préférés et décider de vous associer avec eux. Ou vous pourriez rencontrer un autre propriétaire d’agence qui souhaite partager des références puisque vos niches ne se chevauchent pas.

Vous ne savez jamais qui vous rencontrerez, comment vous pouvez vous entraider, ou ce que vous apprendrez en passant plus de temps dans la communauté WordPress.

Tirez parti d’un hébergement fiable

À mesure que votre agence se développe, il est essentiel de choisir un fournisseur d’hébergement fiable pour garantir la stabilité et les performances des multiples sites web que vous gèrerez. Le bon hébergeur offre des fonctionnalités clés qui garantissent non seulement la disponibilité, mais aussi la sécurité, la rapidité et la facilité de gestion.

Voici ce que vous devez rechercher chez un hébergeur fiable :

• Support 24/7 : Une assistance 24 heures sur 24 est essentielle, en particulier pour les agences qui gèrent plusieurs clients. Votre fournisseur d’hébergement doit offrir une aide immédiate, afin que tout problème soit résolu rapidement et que les temps d’arrêt potentiels soient réduits au minimum.
• Garanties de temps de fonctionnement élevé : Recherchez un fournisseur qui garantit un temps de disponibilité d’au moins 99,9 %. Les sites web de vos clients sont ainsi toujours en ligne, ce qui évite les pertes de revenus et protège la réputation de votre agence.
• Conteneurs isolés : Les fournisseurs d’hébergement qui utilisent des conteneurs isolés veillent à ce que les ressources d’un site web (telles que la mémoire vive et l’unité centrale) soient séparées de celles des autres sites sur le même serveur. Cela évite qu’un site n’affecte les performances ou la sécurité d’un autre.
• CDN (Content Delivery Network) : Un CDN améliore la vitesse du site web en distribuant le contenu vers des serveurs plus proches de l’utilisateur final. Cela permet d’améliorer les temps de chargement et de garantir des performances élevées dans toutes les régions du monde.
• Mise en cache : un fournisseur d’hébergement fiable proposera des solutions de mise en cache avancées, qui réduisent la charge du serveur et améliorent les performances du site en stockant localement les données les plus fréquemment consultées afin de les récupérer plus rapidement.
• Plusieurs centres de données : Les fournisseurs d’hébergement disposant d’un réseau mondial de centres de données vous permettent de choisir le lieu d’hébergement de votre site web, ce qui améliore la vitesse et garantit la redondance en cas de pannes régionales.
• Protection DDoS : Les attaques par déni de service distribué (DDoS) peuvent submerger les serveurs et provoquer des pannes de sites web. Un hébergeur fiable fournit une protection DDoS, empêchant le trafic malveillant de perturber les sites web de vos clients.
• Sauvegardes automatiques : Des sauvegardes régulières vous permettent, en cas de panne ou de perte de données, de restaurer rapidement un site sans trop de temps d’arrêt. Des sauvegardes quotidiennes ou horaires sont essentielles pour minimiser les risques.
• Recherche de logiciels malveillants et sécurité : Un hébergement fiable comprend une recherche constante de logiciels malveillants et d’autres menaces. Il doit également proposer des mesures de sécurité solides, telles que des pare-feu et des certificats SSL, afin de protéger les données.

Comment Kinsta s’intègre

Kinsta possède toutes ces caractéristiques et bien plus encore, ce qui en fait un choix de premier ordre pour les agences de mise à l’échelle. Avec Kinsta, vous avez accès à un support multilingue 24/7, ce qui garantit une résolution rapide des problèmes, quel que soit le fuseau horaire. Kinsta garantit un temps de disponibilité de 99,9 % et utilise des conteneurs isolés alimentés par la Google Cloud Platform pour se prémunir contre les risques entre les sites.

Kinsta comprend également un CDN intégré, une mise en cache au niveau du serveur et un choix de 37 centres de données mondiaux, ce qui vous permet d’optimiser la vitesse du site pour les audiences de vos clients. Avec la protection DDoS, les sauvegardes automatiques quotidiennes et les fonctions de sécurité de niveau entreprise telles que la recherche de logiciels malveillants et la prise en charge SSL, Kinsta garantit que les sites de vos clients sont à la fois rapides et sécurisés.

De plus, le tableau de bord MyKinsta permet de gérer facilement plusieurs sites web à partir d’une seule interface, sans avoir à se reconnecter pour chaque site. Cette plateforme conviviale est conçue pour rationaliser votre flux de travail, vous permettant de vous concentrer sur le développement de votre agence pendant que Kinsta s’occupe des détails techniques.

Résumé

Alors que WordPress continue de maintenir sa part de marché majoritaire dans l’espace de création de sites web, c’est le moment idéal pour créer une agence WordPress.

Il est important de se rappeler, cependant, qu’une entreprise WordPress indépendante est très différente d’une agence qui offre une suite complète de services et de produits récurrents.

Vous ne pouvez pas simplement appuyer sur un bouton et annoncer soudainement au monde entier que vous dirigez désormais une agence. Il y a beaucoup de travail à faire en amont avant de pouvoir commencer à récolter les fruits de la propriété d’une agence.

Vous devez :

• Définir votre mission afin de réussir à vous faire une place.
• Choisir des services dont vos clients ont besoin et dont ils profiteront.
• Fixer des prix justes mais compétitifs qui vous permettront de réaliser des bénéfices et d’alimenter la croissance de votre agence.
• Choisir un nom qui donne une impression forte et unique de votre agence.
• Créer un site web qui se chargera d’une partie du travail de vente et de marketing à votre place.
• Gérer les aspects juridiques de la gestion d’une agence.
• Constituer une équipe qui soutiendra votre mission aujourd’hui et à l’avenir.
• Créer une boite à outils qui vous permette de travailler plus vite et mieux que jamais.
• Développer des processus qui vous permettent d’évoluer.
• Automatiser les rapports pour que vous restiez toujours au courant des principales mesures de performance de votre agence.

Si vous vous sentez dépassé par tout cela, il se peut que la création d’une agence WordPress ne soit pas dans vos cordes (ce qui est tout à fait normal).

Certains clients se tourneront vers les agences, mais qu’en est-il des autres ? Il y aura toujours besoin de freelances et de boutiques WordPress pour fournir des services rentables et plus personnels que les clients désirent.

Cela dit, gardez ce guide à portée de main lorsque vous serez prêt à vous développer. Même si votre objectif n’est pas de construire une agence à grande échelle, il y a beaucoup de stratégies de développement des affaires ici que vous pouvez utiliser pour une petite entreprise WordPress.

Avez-vous envisagé de lancer une agence WordPress ? Si ce n’est pas le cas, qu’est-ce qui vous en empêche ? Si vous avez réussi à en créer une, qu’est-ce qui s’est avéré plus difficile que prévu ? Dites-le nous dans les commentaires !