Les avantages de Google Workspace (anciennement G Suite) pour votre entreprise (pourquoi nous l’utilisons)

Chez Kinsta, nous utilisons une multitude de produits SaaS différents pour assurer le bon fonctionnement de tout ce qui se passe dans les coulisses et pour améliorer la productivité de notre équipe. Un produit dont nous ne pourrions pas nous passer, c’est définitivement Google Workspace ! Nous n’avons pas peur de dire que c’est de loin la meilleure solution de courriel sur le marché actuellement pour votre entreprise. 👍 Sans parler des autres fonctionnalités qui l’accompagnent, telles que le stockage Google Drive et des outils tels que Google Docs et Google Sheets.

Aujourd’hui, nous allons nous plonger dans les avantages inégalés de Google Workspace (anciennement G Suite), pourquoi nous l’utilisons et la recommandons à tous nos clients, et comment elle se compare aux autres solutions similaires sur le marché.

• Qu’est-ce que Google Workspace ?
• Avantages inégalés de Google Workspace
• Google Workspace vs Office 365 vs Zoho
• Inconvénients de Google Workspace
• Comment passer à Google Workspace
• Astuces Google Workspace

Qu’est-ce que Google Workspace ?

Google Workspace est la suite d’applications intelligentes de Google. C’était auparavant connu sous le nom de Google Apps, jusqu’à ce que cela soit rebaptisé fin 2016. Nous recommandons principalement Google Workspace pour les clients qui ont besoin d’hébergement d’emails pour leur entreprise. Cependant, Google Workspace est bien plus que cela. Il inclut également une variété d’applications et de fonctionnalités qui peuvent s’avérer très pratiques. En fait, vous en utilisez probablement déjà ou en connaissez certains.

Caractéristiques que nous utilisons quotidiennement

Google Workspace a trois plans différents que vous pouvez utiliser (nous y reviendrons un peu plus loin). Nous utilisons le plan Basic Google Workspace pour nos employés ici chez Kinsta. Cela commence à seulement 5 $/utilisateur/mois. Pour beaucoup d’entre vous, le plan de base est probablement tout ce dont vous aurez besoin. Voici ce que cela comprend :

Gmail

Selon Litmus, Gmail est le client de messagerie le plus populaire, avec une part de marché énorme de 26% sur la base des taux d’ouverture. Ce n’est pas une surprise puisque Gmail existe depuis 2004 et compte maintenant plus de 1,2 milliard d’utilisateurs. Une des meilleures choses à propos de Google Workspace est que vous obtenez une version améliorée sans publicité du client de messagerie en ligne que vous utilisez probablement déjà.

Google Workspace permet essentiellement à vos employés d’avoir leur propre compte Gmail avec des adresses e-mail avec votre nom de domaine professionnel (exemple : john@votre entreprise.com). Une très petite entreprise avec un ou deux utilisateurs peut s’en tirer avec des comptes Gmail gratuits et quelques règles d’alias+redirection. Mais une fois que vous commencez à embaucher deux ou trois employés, vous aurez besoin de comptes qui peuvent être gérés séparément.

Google Calendar

Aucun d’entre nous ici à Kinsta ne pourrait vivre sans Google Calendar. Bon nombre d’entre nous s’y fient pour planifier les appels téléphoniques avec les clients et fixer les dates d’échéance et les rappels pour les projets importants. Google Agenda peut vous aider à organiser votre agenda.

L’un des avantages de l’utilisation de Google Agenda dans Google Workspace est la possibilité de créer plusieurs calendriers qui sont accessibles à tous les membres de votre entreprise (ou même à un sous-ensemble d’utilisateurs). Par exemple, vous pourriez vouloir un calendrier de groupe pour des événements comme les vacances d’équipe et les réunions régulières. Avoir tous vos employés attachés à la même organisation rend ces tâches encore plus faciles par rapport à la version gratuite.

Google Drive

Google Drive vous permet de stocker, d’accéder et de partager vos fichiers dans un endroit sécurisé. Vous pouvez alors y accéder facilement à partir de n’importe quel appareil. Les plans Google Workspace Basic sont livrés avec 30 Go de stockage pour chaque employé. Les éditions Business, Enterprise et Teams de Google Workspace offrent un espace de stockage illimité pour que vous disposiez toujours de suffisamment d’espace pour vos fichiers. Note : Si vous êtes une équipe plus petite avec moins de 5 utilisateurs, vous n’obtenez que 1 To/utilisateur.

Si vous n’avez jamais utilisé Google Drive auparavant, l’une des meilleures choses que nous aimons à son sujet est l’excellente fonctionnalité de recherche ! Bien que, ce n’est probablement pas trop surprenant vu qu’ils exécutent également le plus grand moteur de recherche dans le monde. Saviez-vous que vous pouvez effectuer une recherche en fonction du contenu d’un document (quel que soit le nom du fichier) ? Plutôt pratique. Cela signifie que vous pouvez facilement trouver ce que vous cherchez, même si vous êtes désorganisé. 😉

La version payante de Google Drive vous offre deux fois plus de stockage que votre disque personnel gratuit et Gmail, un support 24/7, des contrôles de partage et des rapports avancés.

Google Docs et Google Sheets

Google Docs et Google Sheets parlent d’eux-mêmes et sont des outils que nous utilisons tous les jours. Vous pouvez même importer Google Docs dans WordPress. Ceux-ci vous permettent de créer et d’éditer des documents texte et des feuilles de calcul directement dans votre navigateur. Importez vos documents pour les rendre immédiatement modifiables, y compris les fichiers Microsoft Word, Excel et PDF (.docx, .doc, .doc, .pdf, .rtf, .txt, .xlsx, .csv, .html, .ods). Depuis février 2018, vous pouvez même collaborer et commenter des fichiers Microsoft Office sans avoir à les convertir automatiquement au format Google.

Vous pouvez également exporter vers des formats tiers courants. Il est ainsi plus facile de collaborer avec d’autres personnes ou entreprises et d’envoyer des fichiers dans les deux sens, sans jamais avoir besoin d’installer ou d’acheter des logiciels supplémentaires.

Remarque : Les fichiers Google Doc et Sheet créés directement dans Google Workspace ne comptent pas dans votre limite de stockage. 👍

Voici quelques-unes des tâches courantes pour lesquelles nous les utilisons :

• Obtenir la rétroaction et les commentaires des membres de l’équipe sur le nouveau contenu du site Web.
• Travailler avec des blogueurs invités sur le contenu de notre blog.
• Envoyer du contenu à d’autres personnes lors de la rédaction sur des sites tiers. Au cours des deux dernières années, personne n’a jamais demandé un document Word, tout le monde demande toujours un Google Doc. Pourquoi ? Parce que c’est super simple et facile à utiliser.
• Visualiser des données de tableur à partir des exportations Ahrefs.
• Des chiffres financiers rapides.
• Suivi des budgets du CPP et des variations des textes publicitaires en ligne.
• Analyser les changements du CTR en ce qui a trait aux Serps.
• Rédaction de contenu pour les sponsorings (WordCamps).

L’une des meilleures caractéristiques de Google Docs et Sheets est le commentaire en temps réel et les versions illimitées. Les versions précédentes sont conservées indéfiniment et ne comptent pas pour votre stockage. Il est ainsi très facile de suivre les modifications apportées à un document ou annuler une erreur. Partager des documents avec vos collègues de travail ou d’autres personnes est également incroyablement facile.

Google Keep

Google Keep semble être un de ces secrets bien gardés que personne ne connaît. Si vous recherchez une alternative de base à Evernote, Google Keep est parfait ! C’est un excellent petit outil, que vous utilisiez ou non Google Workspace. En tant que produit Google, il fonctionne parfaitement au sein de l’écosystème Google.

Il peut s’agir d’un moyen facile de conserver les questions les plus fréquemment posées par les clients dans un endroit pratique. Créez des listes de tâches, des notes et des rappels pour rester sur la bonne voie. Tout se synchronise sur vos appareils, ce qui est important est donc toujours à portée de main. Partagez-les facilement avec votre équipe et archivez-les lorsque vous avez terminé. Et une fois de plus, la recherche de Google fonctionne parfaitement avec lui.

Console d’administration de Google Workspace

La console d’administration pour Google Workspace permet aux propriétaires d’entreprise de tout gérer facilement à partir d’un seul endroit. Elle a récemment fait l’objet d’une révision et il est bien meilleure qu’elle ne l’était auparavant avec Google Apps.

Ajoutez de nouveaux utilisateurs et groupes, gérez les périphériques, configurez les paramètres de sécurité (comme l’authentification à deux facteurs), ajoutez de nouveaux domaines personnalisés pour votre entreprise qui peuvent être utilisés pour Gmail.

La plupart, sinon toutes les fonctionnalités de Google Workspace doivent être activées par l’administrateur pour pouvoir être utilisées. Certaines d’entre elles ne sont également disponibles que dans les plans supérieurs. Si une fonction n’est pas activée et qu’un utilisateur tente d’y accéder, un message « non disponible » s’affiche (voir ci-dessous).

Caractéristiques supplémentaires

Voici quelques fonctionnalités supplémentaires que nous n’utilisons pas très souvent chez Kinsta, mais qui pourraient vous intéresser :

• Chat Google : Vous avez entendu parler de Slack ? Le Google Chat est essentiellement le nouvel outil concurrent de Google. Il s’agit d’un espace de travail de groupe dédié avec chat privé et de groupe. Vous pouvez rendre les conversations plus efficaces en interagissant directement avec les robots Google profondément intégrés et les applications tierces. Le Google Chat est inclus gratuitement avec tous les plans Google Workspace.
• Google Meet : Nous préférons Zoom ou Slack chat vidéo nous-mêmes ici à Kinsta, mais Google Meet fait toujours des appels vidéo et des conférences un jeu d’enfant. Meet est entièrement intégré à Google Workspace, ce qui vous permet de participer aux réunions directement à partir d’un événement du calendrier ou d’une invitation par e-mail. Si vous utilisez la version Entreprise de Google Workspace, vous pouvez également profiter des numéros d’appel pour les personnes en déplacement ou sans accès Internet.
• Formulaires Google : La plupart d’entre vous ont probablement déjà rempli un formulaire Google. Bien que nous préférions utiliser d’autres applications pour cela, de préférence des formulaires de marque dans notre site WordPress, cela peut être un moyen incroyablement rapide et facile de recueillir des informations.
• Google Slides : Vous voulez une alternative décente à Microsoft Powerpoint ? Google Slides est exactement cela. Tout comme avec leurs autres produits, vous pouvez profiter de la collaboration et des commentaires en temps réel, ainsi que de l’historique illimité des versions.
• Google Sites : Nous ne recommandons pas d’utiliser Google Sites car WordPress est bien meilleur pour cela. Vérifiez les raisons pour lesquelles vous devriez utiliser WordPress.
• Gestion des points d’accès : Si vous craignez que l’appareil d’un employé soit volé, ne vous en faites pas. C’est à cela que sert la Gestion des points d’accès. Activez-la facilement en tant qu’administrateur et effacez à distance les données Google Workspace des périphériques si nécessaire.

Fonctionnalités supplémentaires pour les utilisateurs de Google Workspace Business et Enterprise

Il est également important de noter les fonctionnalités supplémentaires des plans Google Workspace Business et Enterprise. Si vous êtes une grande entreprise et que vous comptez beaucoup sur le courrier électronique, cela peut vous aider à apaiser certains de vos soucis.

• Recherche dans le cloud : Vous voulez aller encore plus loin dans les capacités de recherche de Google Workspace ? La fonction Cloud Search vous permet d’effectuer une recherche dans le contenu de votre entreprise dans Google Workspace. De Gmail et Drive à Docs, Sheets, Slides, Calendar, et plus encore.
• Vault : Vous ne pouvez jamais avoir trop de sauvegardes. Vault vous permet de gérer, de conserver, de rechercher et d’exporter les courriels, le contenu des fichiers Google Drive et les discussions enregistrées de votre entreprise. En principe, vous pouvez archiver toutes vos données et définir des politiques de conservation.

Avantages inégalés de Google Workspace

Bien que toutes ces fonctionnalités ci-dessus soient formidables, il est maintenant temps de vous plonger dans les avantages réels de l’utilisation de Google Workspace pour votre entreprise.

L’hébergement Email avec un tiers est toujours recommandé

Il n’est jamais recommandé d’héberger vos emails avec la même compagnie que vous utilisez pour l’hébergement WordPress. C’est pourquoi nous n’offrons pas et n’offrirons jamais d’hébergement de courriels à nos clients (à part peut-être un module complémentaire de Google Workspace plus tard dans MyKinsta. 🤫) Nous expliquons en détail les raisons ici. Mais nous allons vous donner un bref résumé du pourquoi ci-dessous :

1. Si vous utilisez votre hébergeur, vous êtes lié aux adresses IP que votre hébergeur a configurées pour le courrier sortant. Si quelque chose tourne mal avec cela, par exemple un client qui envoie soudainement des pourriels, il y a une chance que l’adresse IP soit mise sur la liste noire pour le spam. Et tout d’un coup, on se retrouve sans aucun contrôle.
2. L’un des plus gros inconvénients de dépendre de votre hébergeur WordPress pour les courriels est les problèmes de délivrabilité. Avec Google Workspace, vous pouvez authentifier le courrier sortant à l’aide des enregistrements DKIM et SPF, ce qui peut avoir un impact positif sur votre taux de spam.
3. L’envoi d’e-mails via votre hébergeur WordPress peut entraîner des problèmes de ressources serveur. En transférant vos courriels à une tierce partie, en particulier à Google Workspace, vous n’aurez jamais à vous soucier de cela.
4. Répartir les services entre plusieurs fournisseurs est toujours une bonne chose. Nous recommandons toujours de séparer les DNS (nous incluons les DNS de Amazon Route 53 pour tous les clients), l’hébergement WordPress et le courrier électronique. De cette façon, si quelque chose ne va pas avec l’un d’entre eux, votre courrier électronique est toujours en circulation. Il est très probable que votre DNS sera toujours acheminé de toute façon, mais en utilisant plusieurs fournisseurs, vous pouvez le garantir.

Comme vous pouvez le constater, faire appel à une tierce partie pour l’hébergement de courriels est en fait avantageux pour votre entreprise.

Mises en garde (courriels transactionnels et marketing)

Bien que les comptes Google Workspace n’aient pas de limite SMTP, pour ceux d’entre vous qui envoient des milliers de courriels chaque mois, nous ne les recommandons généralement pas pour envoyer des courriels en masse ou des courriels transactionnels (achats, inscription, réinitialisation d’un mot de passe, etc). Vous pouvez lire la liste de leurs directives d’expédition en masse. Pour ces types de courriels, nous recommandons les services de courriel transactionnel suivants :

• Mailgun
• SendGrid
• SparkPost
• Mailjet
• Amazon SES

Si vous êtes petit et que vous commencez à peine, ne vous inquiétez pas de vos e-mails de transaction jusqu’à ce que vous commenciez à envoyer de gros volumes. Vous pouvez commencer avec juste Google Workspace pour tout et être très bien. De plus, certains fournisseurs, comme Mailgun ci-dessus, vous permettent d’envoyer gratuitement 10 000 courriels transactionnels par mois. Donc, dans bien des cas, cela n’a pas besoin d’être une dépense supplémentaire. Et les courriels supplémentaires après cela coûtent quelques centimes. En savoir plus sur les emails transactionnels et les ports SMTP et des serveurs SMPT gratuits pour WordPress.

Vous avez alors des courriels de marketing, comme des bulletins d’information. La même chose s’applique ici. Généralement, vous devrez faire appel à un fournisseur tiers en raison de meilleurs taux de délivrabilité et d’outils pour la création de listes, le A/B testing, etc. En voici quelques-uns que nous vous recommandons :

• MailChimp (nous utilisons MailChimp ici chez Kinsta pour notre newsletter hebdomadaire – voici notre guide sur la façon de démarrer avec MailChimp)
• MailerLite
• Drip
• ActiveCampaign
• AWeber
• GetResponse

Certains des fournisseurs transactionnels ci-dessus traitent également les courriels de marketing et le mentionnent sur leurs sites. Ainsi, dans certains cas, vous pouvez toujours combiner votre service de courriel transactionnel et votre logiciel de marketing par courriel. En savoir plus sur les logiciels d’email marketing.

Familier, compatible et facile à utiliser

L’un des plus grands avantages de l’utilisation de Google Workspace pour votre entreprise est que la plupart de vos employés sont probablement déjà habitués à utiliser des produits comme Gmail pour le courrier électronique et Google Docs. Cela rend la transition super facile et vous évite de perdre du temps à expliquer aux nouveaux employés comment utiliser les outils de l’entreprise, contrairement à Zoho ou Office 365 où il pourrait y avoir d’autres explications nécessaires.

Google Workspace a également la meilleure compatibilité sur les appareils mobiles par rapport à tout autre fournisseur de messagerie. Cela fonctionne tout simplement, partout !

Et si vous possédez déjà un compte Gmail personnel, Google vous permet de passer facilement d’un compte à l’autre en un seul clic (comptes personnels Gmails et Google Workspace).

Temps de disponibilité

Lorsqu’il s’agit de temps de disponibilité, Google est l’un des meilleurs en matière de fiabilité. Si vous voulez en savoir plus sur les détails techniques, Google Workspace offre un contrat de niveau de service (SLA) à 99,9 % pour les services couverts, et ces dernières années, ils ont même dépassé ce chiffre. De plus, étant donné que le courrier électronique est un élément si important de toute entreprise, Google Workspace n’a pas de période d’indisponibilité ou de maintenance programmée. Tous leurs centres de données sont construits avec une infrastructure redondante.

Mais comme tout service, ils ne peuvent jamais être opérationnels à 100 % du temps. Par conséquent, vous pouvez toujours mettre en signet le tableau de bord d’état de Google Workspace pour les mises à jour sur tous leurs produits.

Google Workspace n’est pas la moins chère, mais elle est extrêmement abordable

Il y a d’autres fournisseurs qui sont moins chers, comme Zoho (nous ferons une comparaison plus bas). Cependant, tout comme nous vous recommandons toujours d’investir dans un hébergeur WordPress infogéré, votre courriel d’affaires n’est pas l’un de ces domaines avec lequel vous devriez essayer d’économiser de l’argent. Avoir un hébergeur de messagerie sur lequel vous pouvez compter peut vous faire économiser de l’argent plus tard.

Voici un aperçu des prix de Google Workspace et de ce qui est inclus dans chaque forfait.

 

Google Workspace Business Starter	Google Workspace Business Standard	Google Workspace Business Plus
$6/utilisateur/mois	$12/utilisateur/mois	$18/utilisateur/mois
Courriel d’affaires via Gmail	Courriel d’affaires via Gmail	Courriel d’affaires via Gmail + eDiscovery, rétention
Réunions vidéo de 100 participants	Réunions vidéo de 150 participants + enregistrement	Réunions vidéo de 250 participants + enregistrement, suivi des présences
Calendriers partagés	Calendriers partagés	Calendriers partagés
Documents, feuilles de calcul, diapositives	Documents, feuilles de calcul, diapositives	Documents, feuilles de calcul, diapositives
Support 24/7 (téléphone, email en ligne)	Support 24/7 (téléphone, e-mail – possibilité de mise à niveau du support amélioré)	Support 24/7 (téléphone, e-mail – possibilité de mise à niveau du support amélioré)
Contrôles d’administration de la sécurité	Contrôles d’administration de la sécurité	Contrôles d’administration de la sécurité améliorés, y compris Vault et la gestion avancée des points d’extrémité.
30 Go de stockage en nuage par utilisateur	2 To de stockage dans le cloud par utilisateur	5 To de stockage dans le cloud par utilisateur
Recherche dans le cloud	Recherche dans le cloud
Vault (archivage et conservation)	Vault (archivage et conservation)
Rapports d’audit	Rapports d’audit
Prévention des pertes de données (Gmail + Drive)
S/MIME hébergé pour Gmail
Archivage tiers Gmail
Sécurité d’entreprise
Analyse des journaux Gmail

Voici quelques estimations rapides pour vous :

• Pour cinq employés, cela vous en coûtera 30 $ par mois.
• Pour 10 employés, cela vous en coûtera 60 $ par mois.
• Pour 15 employés, cela vous en coûtera 90 $ par mois.

Pour tout ce que la Google Workspace inclut, c’est une bonne affaire et c’est évident !

Vous pouvez également opter pour un tarif réduit en optant pour un abonnement annuel. Un abonnement annuel offre des économies allant jusqu’à 20 % de plus que l’abonnement mensuel standard. La grande partie est que vous pouvez toujours être facturé mensuellement sur l’abonnement annuel si vous préférez.

Google Workspace est aussi sécurisée que possible

Google Workspace est construite sur la plateforme Google Cloud, qui offre la plus haute sécurité sur le marché. Certaines des plus grandes entreprises au monde, telles que HP, Verizon, Whirlpool et Salesforce, lui font confiance. Comme le dit Google, ils sont en tête avec un état d’esprit « sécurité d’abord« . Ils disposent des connaissances et de l’expertise de pointe de l’industrie pour chacun de leurs produits, y compris Google Workspace.

Voici quelques points saillants de la façon dont Google Workspace vous protège, vous et vos données :

• Google Workspace Admin : Offre à l’administrateur la possibilité de contrôler la façon dont les données sont protégées, de visualiser les rapports et même de contrôler les appareils mobiles. Les administrateurs de Google Workspace peuvent également empêcher les employés d’avoir la possibilité d’activer “less secure apps”.
• Cryptage (TLS) : Google Workspace fournit le chiffrement des courriels en transit.
• Certifications, audits et évaluations : Google Workspace fait régulièrement l’objet de plusieurs audits indépendants par des tiers.
• Conservation des données : Google Workspace offre la possibilité de conserver, archiver, rechercher et exporter vos données.
• La vie privée : Google ne collecte pas, ne scanne pas et n’utilise pas vos données dans les services Google Workspace à des fins publicitaires. Il n’y a pas non plus de publicité dans aucun des produits Google Workspace. Vous possédez vos propres données.
• Transparence : Google assure en permanence des rapports transparents pour tenir les consommateurs informés.

Vous pouvez vérifier le livre blanc sur la sécurité et la conformité de Google Cloud pour plus d’informations.

Google Workspace vs Office 365 vs Zoho

Il y a des milliers d’hébergeurs d’emails sur le marché. Mais lorsqu’il s’agit de l’hébergement de courriels d’affaires sérieux, vous pouvez vraiment vous limiter à ces trois fournisseurs : Google Workspace, Office 365, et Zoho. Nous allons donc faire une petite comparaison ci-dessous.

Tarification

Pour la tarification, nous prenons le coût mensuel de chaque fournisseur.

Google Workspace Business Starter	Office 365 Business Essentials	Zoho Standard
$6/utilisateur/mois	$6/utilisateur/mois	$4/utilisateur/mois

Notes supplémentaires :

• Certains offrent des plans légèrement moins chers si vous vous engagez à leurs plans annuels ou si vous achetez des licences en gros. Par exemple, vous pouvez réduire Office 365 à 5 $/utilisateur/mois et Zoho à 3 $/utilisateur/mois.
• Zoho a, en fait, un plan gratuit pour 5 utilisateurs. Cependant, il est limité à 5 Go avec un hébergement de domaine unique.
• Il est important de noter qu’Office 365 Business Essentials n’inclut pas leur logiciel de bureau Office, mais seulement leurs applications Web.

Logiciels et outils

Vous trouverez ci-dessous des produits comparables d’un fournisseur à l’autre.

Google Workspace Business Starter	Office 365 Business Essentials	Zoho Standard
Gmail	Outlook (50GB)	Zoho Mail
Google Drive (30GB)	OneDrive (1TB)	Zoho Docs (30GB)
Google Docs	Microsoft Word	Zoho Writer
Google Sheets	Microsoft Excel	Zoho Sheet
Google Slides	Microsoft PowerPoint	Zoho Show
Google Sites	Sites (SharePoint)	Zoho Sites
Google Meet/Chat	Skype + Microsoft Teams	Zoho Meeting + Cliq
Google Keep	Microsoft OneNote	Zoho Notebook
	Microsoft Yammer	Zoho Connect

Notes supplémentaires:

• Les 30 Go de stockage de Google Workspace sont considérés comme du stockage combiné sur Google Drive et Gmail.
• Les 30 Go de stockage de Zoho sont considérés comme du stockage combiné entre Zoho Docs et Zoho Mail.
• Si vous comparez les logiciels de présentation, Microsoft PowerPoint continue probablement de gagner haut la main.
• Gmail a également une bien meilleure intégration avec les modules et les extensions de tiers que son homologue Outlook.
• Le plan standard de Zoho (Workplace) inclut quelques outils supplémentaires que ni G Suite ni Office 365 ne possèdent, tels que Projects, BugTracker, Vault (gestionnaire de mots de passe), ShowTime, Sprints, Wiki.

Mais comme vous pouvez le constater, les trois fournisseurs ci-dessus offrent des outils et des services très semblables. Une grande partie de votre décision sera donc probablement liée au prix et à la facilité d’utilisation pour vos employés.

Inconvénients de Google Workspace

Pour être tout à fait honnête, il n’y a pas beaucoup d’inconvénients que nous avons trouvé en utilisant Google Workspace, et notre équipe l’utilise depuis plus de quatre ans. Bien que cela dépende certainement du type d’entreprise que vous êtes. Voici quelques points à considérer :

• Google Workspace est entièrement basée sur le Web sans aucune option logicielle. Si vous avez l’habitude d’utiliser Microsoft Office, vous constaterez probablement que Google Doc et Sheets ne sont pas aussi puissants.
• Office 365 continue de gagner le marché des entreprises, tandis que Google Workspace continue de rattraper son retard.
• Office 365 offre plus d’espace dès le départ. Cependant, Google Workspace offre un stockage illimité si vous passez à des plans supérieurs.

Comment passer à Google Workspace

Nous pensons personnellement que Google Workspace est votre meilleure option pour l’hébergement de courriels et autres outils, et c’est pourquoi nous le recommandons à tous nos clients. Ils offrent également une période d’essai gratuite de 14 jours, de sorte que vous pouvez même l’essayer avant de vous engager à quoi que ce soit. Leur processus d’intégration est également incroyablement simple.

Voici quelques étapes rapides pour commencer à utiliser Google Workspace pour votre entreprise :

Étape 1

Inscrivez-vous pour votre essai gratuit.

Étape 2

Activez votre compte en vous connectant à votre Google Admin Console. (Note : Connectez-vous avec votre adresse email et votre mot de passe Google Workspace. (Cette adresse se termine par @votrebusiness.com et n’est pas un compte @gmail ou personnel Google.)

Étape 3

Dans la console d’administration, cliquez sur « Démarrer l’installation » pour lancer l’assistant d’installation. Vous donnerez à chaque membre de l’équipe une adresse email sur votre domaine (comme [email protected]), afin qu’il puisse commencer à utiliser Gmail, Calendar, Meet, et tous les autres services Google Workspace. Vous pouvez également ajouter des utilisateurs additionnels manuellement à tout moment.

Si vous avez des domaines supplémentaires, vous pouvez également les ajouter ou créer des alias d’emails.

Étape 4

Dans votre console d’administration, vous devrez ensuite suivre les étapes pour vérifier que vous possédez votre domaine. Vous obtiendrez un code de vérification à ajouter à votre site Web ou à vos paramètres de domaine. Google Workspace a d’excellentes instructions pour littéralement chaque agent d’enregistrement DNS et fournisseur de DNS sur la façon de vérifier votre domaine.
Si vous utilisez Kinsta DNS, nous avons également un tutoriel sur la façon d’ajouter vos enregistrements Google MX dans notre tableau de bord MyKinsta.

Si vous venez d’un autre hébergeur de messagerie, tel que GoDaddy, BlueHost, OVH ou Office 365, vous voudrez très probablement migrer vos anciens courriels. Voici quelques liens utiles :

• Migration des courriels à partir d’Exchange ou d’Office 365
• Migrer d’autres fournisseurs de webmail vers G Suite
• Migrer les courriels d’un compte G Suite à un autre
• Migrer de Gmail vers G Suite

Remarque : Si vous commencez tout juste à utiliser le courrier électronique pour votre entreprise pour la première fois, vous pouvez sauter le processus de migration ci-dessus.

Étape 5

L’étape finale consiste ensuite à suivre les guides de démarrage rapide de Google Workspace pour configurer les applications supplémentaires, telles que Google Drive, Google Calendar, Google Contacts, etc. Et c’est tout !

Astuces Google Workspace

Une fois que Google Workspace est en marche, il y a quelques petits avertissements ou erreurs que vous rencontrerez probablement. Le premier est le message suivant lorsque vous essayez d’enregistrer une photo de profil.

Désolé ! Nous n’avons pas pu enregistrer votre photo de profil. Veuillez réessayer plus tard.

Dans Google Workspace, l’administrateur doit autoriser les utilisateurs à enregistrer une photo de profil. Cela peut être fait à partir de « Directory → Directory settings → Profile editing. »

Cochez l’option « Photo » et cliquez sur « Enregistrer ».

Remarque : Il faut généralement quelques heures pour que les paramètres de Google Workspace se propagent. Nous vous recommandons donc d’attendre un peu avant d’essayer de télécharger à nouveau une photo.

Résumé

Comme vous pouvez le constater, Google Workspace peut être une excellente solution pour toute entreprise lorsqu’il s’agit d’hébergement de courriels et de fournir une solution tout-en-un pour la collaboration et le stockage de documents. C’est extrêmement abordable et facile à utiliser. La plupart de vos employés connaissent probablement déjà Gmail, ce qui permet de réduire le temps nécessaire à l’apprentissage de nouveaux outils.

Si vous débutez avec Google Workspace, nous vous recommandons de vous abonner à leur blog pour rester au courant des nouvelles fonctionnalités et versions. Vous avez des questions sur Google Workspace ou sur son fonctionnement ? Nous aimerions savoir ce que vous préférez quand il s’agit d’hébergement de courriel. Faites-nous le savoir ci-dessous dans les commentaires.