50+ Beste Tools für Freelancer zur Skalierung eines (realen) Unternehmens

Menschen entscheiden sich aus einer Reihe von Gründen für eine selbständige Tätigkeit – aber der häufigste Grund ist der Wunsch nach Freiheit:

• Die Freiheit, das zu tun, was man liebt und was man gut kann
• Die Freiheit, mit den Kunden seiner Wahl zu arbeiten
• Die Freiheit, im eigenen Tempo und Zeitplan zu arbeiten

Aber Selbständigkeit ist nicht nur ein Regenbogen und ein Lächeln. Selbständige müssen sich um ihre eigenen Finanzen (einschließlich Steuern) kümmern, ihre eigenen Projekte finden und abschließen (denn ihr Einkommen hängt davon ab, ob sie genug Arbeit haben) und ihre Zeit sinnvoll einteilen (da sie niemanden haben, der ihnen sagt, was sie tun sollen). Sicherlich erfordert eine erfolgreiche Selbständigkeit das Tragen vieler Hüte – manchmal auch Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Einstellung und dem Management.

Selbständige beginnen, ein immer größerer Teil der heutigen Arbeitskräfte zu werden. Im Jahr 2022 arbeiteten 70,4 Millionen Amerikaner/innen als Freiberufler/innen. Das ist mehr als ein Drittel der gesamten Erwerbsbevölkerung. Glücklicherweise reagiert der Markt mit leistungsfähigen Tools, die Selbständige nutzen können, um effektiver zu arbeiten.

Da wir wissen, wie wichtig die Verfügbarkeit von Informationen ist, unabhängig davon, welches Tool gerade verwendet wird, lassen sich die meisten Tools unserer Auswahl mit anderen gängigen Tools für Selbständige kombinieren.

• Kalender-Tools
• Cloud-Storage-Tools
• Kommunikations-Tools
• Vertragliche und rechtliche Formalitäten
• Design-Tools
• Finanz-Tools
• Projektmanagement
• Produktivitäts-Tools
• Angebotsmanagement-Tools
• Tools zur Verwaltung von sozialen Medien
• Timer/Tracking-Tools
• Video-Chat-Tools
• Schreib-Tools

Kalender-Tools

Eines der besten und schlimmsten Dinge am selbständigen Arbeiten ist, dass jeder Tag anders ist. Das ist ideal, wenn man der Typ Mensch ist, der Routinearbeiten hasst – aber nicht so toll, wenn man nicht selbstdiszipliniert genug ist (oder kein System hat), um Fristen und Termine im Auge zu behalten.

Vor diesem Hintergrund ist ein Kalender und ein Tool zur Terminplanung ein Muss neben anderen guten Tools für Selbständige, die man einsetzen sollte.

1. Google Calendar

Viele Menschen kaufen mehrere Apple-Produkte, insbesondere weil sie sich so leicht miteinander synchronisieren lassen. Da die meisten Menschen einen Google-Account haben, ist Google Calendar der Goldstandard, eines der besten Tools für Selbständige in Bezug auf die Kalenderverwaltung – besonders jetzt, wo sie neue Funktionen eingeführt haben, die auf die geschäftlichen Anwendungsfälle ausgerichtet sind.

Google Calendar:

• Benachrichtigt dich vor deinem Termin (Du kannst wählen, wie viele Minuten vorher)
• Ermöglicht dir die Eingabe des Ortes und anderer relevanter Details deines Treffens
• Ermöglicht eine reichhaltige Formatierung und Hyperlinks, so dass man Notizen und Präsentationen vor dem Treffen austauschen kann.

Google Kalender-Ereignisse können für andere Teammitglieder freigegeben werden. Wenn du also als virtueller Assistent für viele Kunden arbeitest, kannst du mehrere Kalender gleichzeitig anzeigen und verwalten.

2. Calendly

Hasst du es, Zeit zu verschwenden, um Zeiten für Treffen zu finden, die für beide Parteien funktionieren? Calendly macht es einfach, auf den Punkt zu kommen – sende den Empfängern einfach deinen einzigartigen Terminplanungs-Link, der mehrere Besprechungsoptionen auf der Grundlage deiner Kalenderverfügbarkeit anzeigt.

Mit Calendly kann man persönliche oder Gruppenbesprechungen planen, wobei die Integration mit Google Calendar, Outlook, Office 365 und iCloud sowie mit Anwendungen wie Salesforce, Zapier, Slack und MailChimp möglich ist. Calendly übernimmt auch automatisch die Zeitzonenerkennung, so dass sich Meetings mit Kunden aus anderen Ländern mit weniger Verwirrung planen lassen.

Cloud-Storage-Tools

Cloud-Storage hat es einfacher gemacht, Dateien in Echtzeit zu speichern, auf sie zuzugreifen, sie gemeinsam zu nutzen und sogar an ihnen zusammenzuarbeiten: von überall auf der Welt mit einer Internetverbindung. Aufgrund all dieser nützlichen Funktionen ist eine Cloud-Storage-Lösung für Selbständige erforderlich, die per Fernzugriff mit Kunden und Auftragnehmern aus der ganzen Welt zusammenarbeiten.

Die Verwendung von Cloud-Storage-Tools kann auch als Backup-Speicherlösung dienen, insbesondere da Festplatten anfällig für Viren und Verschleiß sind. Wenn man in der Cloud arbeitet, muss man sich keine Sorgen über ein plötzliches Herunterfahren des Computers und verlorene Arbeit machen – die Arbeit wird automatisch gespeichert, während man tippt!

Sieh dir unsere Auswahl der besten Tools für Selbständige mit Cloud-Speicherbedarf an:

3. Dropbox

Dropbox ist eine Cloud-Storage-Software, die mit einem festgelegten Speicherlimit frei nutzbar ist.

Du kannst Dateien mit deinen Freunden teilen und bestimmte Aufgaben erledigen, um deinen monatlichen Speicherplatz zu vergrößern: z.B. mehr Benutzer einladen und Dropbox auf mehreren Geräten installieren. Darüber hinaus kann man je nach Bedarf zusätzlichen Speicherplatz erwerben.

Neben der Arbeit in den Anwendungen von Dropbox steht dir auch die Installation von Dropbox auf deinem Computer zur Verfügung. Auf diese Weise kannst du deine Online-Dateien automatisch für den Zugriff auf deinen Computer synchronisieren.

4. Google Drive

Google Drive entwickelt sich zu einer beliebten Alternative zu Dropbox, da fast jeder ein Google-Konto hat und Google Drive den Zugriff auf die Software-Tools des Unternehmens, darunter Dokumente, Sheets und Slides, beinhaltet.

Diese Programme ermöglichen es dir, online zu arbeiten und mit anderen in Echtzeit zusammenzuarbeiten, wobei die Dateien bei Drive gespeichert werden. Wie Dropbox wird es kostenlos mit einem begrenzten Speicherplatz (15 GB) angeboten, mit der Option, mehr zu kaufen. Du kannst Drive auch auf deinem Computer installieren, um deine Online-Dateien zu synchronisieren.

5. Spinbackup

Redundante Backups sind immer eine gute Sache. Wenn du ein Vielnutzer von Google-Produkten (wie Google Mail) bist, kannst du ein Tool wie Spinbackup verwenden, um deine Google-Produkte außerhalb der Webseite zu sichern.

Es mag seltsam klingen, etwas zu sichern, das bereits als redundant angesehen wird. Aber was ist, wenn dein Google-Konto gehackt wurde? Spinbackup schützt Google-Nutzer vor Account-Hijacking in Fällen, in denen das ursprüngliche Google-Konto von Cyberkriminellen kompromittiert wurde. Auf diese Weise wird verhindert, dass du wichtige E-Mails, Fotos oder Dokumente verlierst. Du erstellst sogar ein inkrementelles Backup, d. h. es werden nur Änderungen gespeichert, was ein supergünstiges Backup ermöglicht!

Kommunikations-Tools

Egal, ob man um einen neuen Interessenten wirbt oder den Verkauf bereits abgeschlossen hat, der Kontakt zu den an deinem Unternehmen interessierten Personen ist entscheidend, um mit Projekten beschäftigt zu bleiben.

Schaue dir unsere Auswahl der besten Tools für Selbständige an, die mit Kunden und Mitarbeitern auf der ganzen Welt kommunizieren müssen:

6. Boomerang

Boomerang ist hilfreich, um die E-Mail-Kommunikation im Griff zu behalten. Der Hauptgrund für seinen Ruhm ist seine Fähigkeit, den Versand von E-Mails zu den bestmöglichen Zeiten zu planen. Du kannst am Wochenende viel erledigen, aber du möchtest nicht, dass sich die Kunden daran gewöhnen, dass du in deiner „freien“ Zeit ihnen antwortest – also benutze Boomerang, um ausstehende Antworten zu entwerfen und dann den Versand während deiner regulären Arbeitszeiten zu planen!

Boomerang kann auch dazu verwendet werden, den Verkauf voranzutreiben, so dass man sehen kann, ob deine E-Mails geöffnet, gelesen oder angeklickt wurden, und es ermöglicht dir zudem die Einrichtung von automatisierten Nachverfolgungen. Boomerang bietet je nach Bedarf kostenlose und bezahlte Optionen an.

Wenn du nach einem robusteren E-Mail-Produktivitäts-/Verkaufstool suchst, bietet Cirrus Insight viele der gleichen Funktionen – und mehr!

7. Hunter.io

Hunter.io hilft dir dabei, bestimmte E-Mail-Adressen zu finden, wenn du einen Interessenten ansprechen willst und lieber direkt zum Entscheidungsträger gelangen möchtest. Suche einfach nach der Webseite des Unternehmens, und du wirst verfügbare E-Mail-Adressen finden.

Um beste Ergebnisse zu erzielen (und um den tatsächlichen Entscheidungsträger zu ermitteln), führe Querverweise mit LinkedIn-Profildaten durch.

8. Voila Norbert

Voila Norbert wurde laut Ahrefs zum genauesten E-Mail-Finder gewählt. Norbert verfügt auch über ein E-Mail-Verifizierungs-Tool, mit dem man eine Liste von E-Mails hochladen kann und im Handumdrehen Ergebnisse erhält. Egal, ob man versucht, Entscheidungsträger zu erreichen, Marketingkontakte aufzubauen oder potenzielle Rekruten zu erreichen, Norbert hat kann dir weiterhelfen.

Lese unbedingt unseren ausführlichen Leitfaden, wie du die E-Mail-Adresse einer Person herausfinden kannst.

9. Slack

Es wäre schwierig, ein Unternehmen zu finden, das nicht Slack oder ein ähnliches Kommunikationsmittel verwendet, um Mitarbeiter, die an langfristigen Projekten zusammenarbeiten, miteinander zu verbinden. Es hilft bei der Organisation von Kommunikationwegen, die schnelle und einfache Antwort erfordern – wo E-Mails sonst zu sperrig und lästig sein könnten. Der Nachteil ist jedoch, wenn man einer Kundenanfrage nachkommt, die einen bittet, Slack zu benutzen. Man kann sich unter Umständen gar nicht mehr vor Nachrichten retten.

Wenn du Slack noch nicht verwendest, lade es am besten jetzt runter um es zu verwenden, damit du dich daran gewöhnst, wenn dich ein Kunde bittet, es in Zukunft zu verwenden (und das wird er zwangsläufig tun). Dank der Beliebtheit lässt sich Slack mit vielen anderen Tools für Selbständige integrieren, die auf dieser Liste aufgeführt sind, wie Google Drive, Trello und Asana (empfohlener Artikel: Trello vs. Asana). Neben Slack ist Microsoft Teams eine weitere gute Option, lies unseren Vergleich hier: Slack vs. Teams

Vertragliche und rechtliche Formalitäten

Ein Anfängerfehler, den viele Selbständige machen, ist arbeiten ohne Vertrag oder eine Reihe von Bedingungen und Vereinbarungen. Ein schriftlicher Vertrag trägt nicht nur dazu bei, als Profi wahrgenommen zu werden, sondern schützt einen auch, indem man eine Grenze zwischen sich und seinen Kunden zieht – und hilft sicherzustellen, dass man für die Zeit und Dienstleistungen fair bezahlt wirst.

Einfach ausgedrückt, der Vertrag legt fest, was jede Partei zu tun hat (den Arbeitsumfang), wie viel Geld man bezahlt bekommt und wann man bezahlt wird. Durch diese Regelung hat man schriftliche Beweise, mit denen man im Falle von Schwierigkeiten mit dem Kunden eine Entschädigung verlangen kann.

Bevor man mit der Einbeziehung dieser rechtlichen Dimension überfordert wird, sollte man wissen, dass Verträge nicht ausgefallen sein müssen. Es gibt viele kostenlose und erschwingliche Optionen, die man zum Vorteil nutzen kann.

Schaue dir unsere Auswahl der besten Tools für Selbständige an, die sich mit der Materie auseinandersetzen.

10. LegalZoom

Während die Einstellung eines Anwalts, der dein Business und die lokalen Gesetze versteht, der Königsweg ist, wenn es um die Erstellung von Rechtsdokumenten geht, ist der Einstieg in die grundlegenden Rechtsdokumentvorlagen Silber (oder vielleicht Bronze).

LegalZoom bietet seinen Mitgliedern eine Bibliothek mit Rechtsdokumentvorlagen für nur 7,99 $/Monat. Um juristische Unterstützung hinzuzufügen, die eine große Hilfe sein kann, wenn man beim Ausfüllen der LegalZoom-Vorlagen nicht weiterkommen, kostet sie insgesamt $31,25/Monat. LegalZoom kann einem auch bei der Unternehmensgründung helfen (und als Ihr registrierter Vertreter auftreten), wenn das Unternehmen noch neu ist.

Wenn man ein begrenztes Budget hat, sollte in Erwägung gezogen werden, die ausgefüllten Vertragsvorlagen zu einer örtlichen KMU-Beratungsstelle zu bringen – dort stehen Rechtsexperten (und andere Fachleute für Geschäftsabläufe) zur Verfügung, um einen kostenlos zu beraten.

11. Bonsai

Bonsai ist ein Software-Tool zur Vertragserstellung und Rechnungsstellung, das es Selbständigen leicht macht, Verträge zu erstellen, sie mit Kunden zu überprüfen (und zu überarbeiten) und sie rechtsgültig per E-Mail zu unterzeichnen, wenn die Kunden bereit sind. Durch die Ausfüllvorlagen ist der Prozess wirklich weniger verwirrend, als wenn man das Dokument ohne jeden Kontext erstellen oder bearbeiten muss!

Bonsai wird auch mit einem Rechnungssystem geliefert, das mit Stripe, Paypal und Coinbase integriert ist. Bonsai, eines der besten Tools für Selbstständige, ermöglicht es Selbstständigen, mit ACH bezahlt zu werden – was viele andere ähnliche Tools nicht bieten. Dies kann zu niedrigeren Gebühren für die Zahlungsabwicklung für gut verdienende Selbständige führen.

Die Prämisse von Bonsai ist es, Freelancern alles einfach zu machen, weshalb dieses Tool von über 30.000 Freelancern genutzt wird (gegenüber 10.000 im Jahr 2016!). Die Bonsai-Gründer Matt Brown und Matt Nish teilen mit, dass Bonsai-Benutzer mit anderen Tools verglichen zwei Wochen schneller als der Durchschnitt bezahlt werden und 3x weniger Zahlungsverzug erleben als vor der Nutzung des Tools.

12. AND CO

Dank einer kürzlichen Übernahme durch Fiverr sind alle hervorragenden freiberuflichen Verwaltungstools von AND CO absolut kostenlos!

Wie auch Bonsai ist das Vertragstool ziemlich intuitiv und führt dich durch den gesamten Prozess. Du kannst AND CO auch für Zeiterfassung, Spesenverfolgung, Rechnungsstellung und mehr verwenden. Es funktioniert am besten, wenn es als komplettes System verwendet wird.

13. HelloSign

Wenn du bereits eine Vertragsvorlage hast, auf die du stolz bist, ziehe HelloSign für deine E-Signatur-Anforderungen in Betracht.

HelloSign bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 3 Dokumentensignaturen pro Monat an (und einen erschwinglichen unbegrenzten Plan, wenn man größeren Bedarf hat).

14. Termsfeed

Seien wir ehrlich: Wenn man auf der Seite des Käufers/Empfängers einer Transaktion steht, liest man den Teil mit den Bedingungen und Vereinbarungen nicht wirklich durch. Aber es ist ein ganz anderes Spiel, wenn man als Verkäufer oder Dienstleister tätig ist oder wenn man ein E-Commerce-Geschäft betreibt. Du musst diese Bedingungen erstellen und veröffentlichen, bevor du ein Produkt oder eine Dienstleistung anbietest, um dich rechtlich zu schützen, falls Leute sich entscheiden, dich zu verklagen.

Termsfeed hilft bei der Erstellung rechtlicher Unterlagen, wie z.B. Datenschutzrichtlinien, Geschäftsbedingungen, Servicebedingungen, Rückgabebestimmungen und mehr.

Design Tools

Viele Freelancer, die Marketing-Dienstleistungen anbieten, müssen auch grafische Gestaltung machen – selbst wenn klar ist, dass dies nicht wirklich ihre Stärke ist! Zum Glück gibt es eine Vielzahl kostenloser und erschwinglicher Grafikdesign-Tools für Freiberufler, mit denen man visuelle Inhalte produzieren kann, die die Kunden lieben werden.

Sieh dir unsere Liste der besten Tools für Freelancer an:

15. Canva

Canva wurde durch die Beteiligung des Social-Media-Einflusses Guy Kawasaki an dem Unternehmen berühmt und ist zum Synonym für die Idee geworden, schöne Grafiken ohne einen Grafikdesign-Hintergrund zu haben, zu schaffen. Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie man mit Canva Bilder erstellen kann, schau dir dieses Tutorial an.

16. InVision

InVision wurde mit Blick auf Webseiten-Designer entwickelt und ist eines der besten und leistungsfähigsten Design-Prototyping-Tools, die es gibt. Obwohl du in InVision selbst keine Designs erstellen kannst, ermöglicht dir die App, statische Designs hochzuladen und sie durch Hinzufügen von Animationen, Gesten und Übergängen zu modifizieren – so entstehen vollständig interaktive Prototypen.

Einige nützliche Funktionen von InVision:

• Synchronisierung mit Photoshop- oder Sketch-Documents.
• Lässt sich mit anderen Tools aus dieser Liste, wie Trello, Slack und Basecamp, integrieren
• Versionskontrolle und Kommentare (für eine einfache Workflow-Kommunikation)
• Aus einer Hand, Teams können durch Skizzieren und Präsentieren von Entwürfen und Feedback zusammenarbeiten – auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden.

17. Behance

Wenn du ein freiberuflicher Designer oder ein freiberuflicher Schriftsteller bist, wirst du auf die Erstellung einer Portfolio-Webseite hinarbeiten wollen. Wenn du nicht bereit bist, dich mit den Kosten oder den technischen Fähigkeiten, die für die Erstellung einer Webseite erforderlich sind, auseinanderzusetzen, solltest du in der Zwischenzeit ein anderes Tool zur Erstellung eines Portfolios in Betracht ziehen.

Speziell für freiberufliche Designer ist Behance ein großartiger Ort, um die eigene Arbeit zu präsentieren. Die Plattform bietet nicht nur die Grundlage für den Aufbau eines Portfolios, sondern auch eine große Anzahl von Kunst- und Design-Enthusiasten. Wenn du dich mit Behance und seinen Nutzern vertraut machst, wirst du es einfacher finden, Inspiration zu erhalten – und eine Anhängerschaft.

18. Adobe Creative Cloud

Adobe Creative Cloud ist ein Abonnementdienst, der einem Zugang zu den branchenüblichen Design-Tools von Adobe bietet.

Zu diesen Tools gehören Illustrator, Photoshop, Acrobat, Premiere Pro/After Effects und InDesign. Wähle deinen Plan auf der Grundlage der Anwendungen, die du tatsächlich benötigst – bezahle nicht mehr als das, was du nutzen wirst (du kannst später immer noch upgraden)!

19. Affinity Designer and Photo

Tools für Selbstständige können sich schnell summieren, und obwohl die Adobe Creative Cloud definitiv eine der besten auf dem Markt ist, gibt es auch billigere Alternativen. Affinity Designer und Affinity Photo sind in den letzten Jahren sehr beliebt geworden.

Sie bieten fast identische Funktionen (gleiche Abkürzungen, Tools usw.), aber mit einer niedrigen Einmalzahlung (unter 50 Dollar). Sie bieten sowohl eine Mac- als auch eine Windows-Version an.

Finanz-Tools

Ob man will oder nicht, Selbständige müssen sich selbst um ihre Finanzen kümmern: von der Verwaltung ihres Budgets über den Empfang von Zahlungen (und die Abwicklung von verspäteten Rechnungen) bis hin zu ihren Steuern. Die besten Tools für Selbständige machen diesen Teil der Arbeit ein wenig einfacher!

20. PayPal

Für Selbständige mit Kunden aus anderen Ländern kann die Bezahlung per Banküberweisung eine Menge an Gebühren kosten und das Geld kann lange dauern, bis es ankommt.

PayPal ist für die meisten Selbständigen die bequemste Art der Bezahlung. Es ist in über 200 Ländern verfügbar, unterstützt 25 Währungen und gilt allgemein als sehr sicher. PayPal ist auch sehr flexibel: es wird von vielen Online-Händlern als Zahlungsmethode akzeptiert.

Der einzige Vorbehalt, den die meisten Freelancer nur zu gut kennen, ist, dass PayPal hohe Transaktionsgebühren als Kosten für die Geschäftstätigkeit erhebt. Die gute Nachricht? Diese Gebühren können als Geschäftskosten von den Steuern wieder abgezogen werden!

21. Square

Square ermöglicht es einem, Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren und am nächsten Tag bereits Einzahlungen zu erhalten.

Wenn du ein eCommerce-Shop hast, bietet Square auch ein POS-System an, das sich mit Inventar, Rückerstattungen, Steuern und Rabatten befasst und mit Tools für die Verkaufsberichterstattung ausgestattet ist. Sieh dir unseren ausführlichen Vergleich an: Stripe vs Square.

22. Mint

Mint ist eine der besten Budgetierungsanwendungen, die es gibt. Es ist sehr umfassend und sammelt alle deine (verbundenen) Finanzkonten und Informationen in einem Dashboard.

Es hilft einem auch, seine Rechnungen, das Budget und Investitionen zu überwachen – was bei der Analyse des gesamten Finanzbildes hilfreich ist. Dies ist für einen Freiberufler unerlässlich, um zu wissen, über wie viel Geld man wirklich verfügt – aber man sollte sicher sein, dass man bereits ein System implementiert hat, das eine separate Geschäftskreditkarte, ein Girokonto und sogar ein (Steuer-)Sparkonto umfasst.

23. Freshbooks

Freshbooks ist eine kostenlose Cloud-Buchhaltungssoftware mit leistungsstarken Funktionen wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Projektverfolgung und der Möglichkeit, Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren. Es lässt sich auch in Hubstaff integrieren.

Viele Freelancer schwören darauf – aber die Verwendung über den nächst vergleichbaren Konkurrenten (Quickbooks) hängt weitgehend davon ab, welche spezifischen Funktionen man benötigt und wie viele Kunden man über deren Plattform abrechnen wird.

24. Quickbooks

Quickbooks ist eine weitere beliebte Buchhaltungssoftware, die eine Verbindung zu deinen Bankkonten herstellt, so dass du deine Einnahmen und Geschäftsausgaben leicht verfolgen kannst. Neben der Buchhaltung kannst du damit auch Aufträge abwickeln (oder dich selbst die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktion abrechnen), und es kann auch die Autokilometerzahl unter dem Gesichtspunkt der Ausgaben verfolgen.

25. Gusto

Wenn dein Business zu wachsen beginnt, musst du deine Buchhaltungspraktiken anpassen. Viele Freelancer beschließen, ihr Unternehmen aus Steuergründen als S-Corp zu strukturieren. Dies kann einem zwar viel Geld sparen, kann aber bei der Gehaltsabrechnung etwas Kopfzerbrechen bereiten.

Spare dir die Mühe, die täglichen Finanzen zu verwalten, indem du ein „Done-for-you“-Tool wie Gusto verwendest.

Wenn du ein unabhängiger Unternehmer bist und bei solchen Dingen geradezu verwirrt bist, dann ist es auch empfehlenswert, sich an ein Unternehmen wie ICTaxAdvisors zu wenden. Im Wesentlichen richten sie die LLC für einen ein (S-Corp, falls erforderlich) und kümmern sich um die gesamte Integration der Gehaltsabrechnung (sie verwenden Gusto) und machen alle Steuererklärungen. Dies kann dazu beitragen, die Steuersaison zum Kinderspiel zu machen.

Projektmanagement

Für jede Milliarde Dollar, die in ein Unternehmen investiert werden, werden 122 Millionen Dollar aufgrund von unzureichender Leistung verschwendet. Dieser Denkweise folgend, sind Projektmanagement-Tools wichtig, um die Aufträge zu bewältigen und kein Geld auf dem Tisch liegen zu lassen!

Hier findest du unsere Auswahl der besten Tools für Selbständige, die etwas Hilfe beim Projektmanagement benötigen:

26. Asana

Asana ist eine wunderschön gestaltete Projektmanagement-Lösung, die so robust ist, dass es sich manchmal fast wie zu viel anfühlen kann. Aus diesem Grund wird sie am besten für bestimmte Projekte verwendet, bei denen man mit anderen zusammenarbeiten muss (oder wenn ein Kunde dich zu Asana hinzufügt). Wahrscheinlich wirst du ein anderes Tool für dein persönliches Projektmanagement verwenden.

27. Trello

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das sich am besten für diejenigen eignet, die Wert auf visuelle Darstellungen und Grafiken legen.

In Trello kann man Tafeln erstellen und Karten hinzufügen, um Aufgaben darzustellen, die man erledigen muss oder denen man zugewiesen ist. Trello ist sehr flexibel und kann für alles Mögliche verwendet werden, von der persönlichen Aufgabenverwaltung bis hin zu solchen, die mit dem Unternehmen und deinen Projekten zusammenhängen. Viele Top-Online-Publikationen verwenden Trello als Redaktionskalender (Kinsta auch!).

28. Basecamp

Basecamp ist eine All-in-One-Projektmanagement-Lösung, die Funktionen für Aufgabenlisten, Message Boards und Cloud-Speicher enthält. Sie eignet sich am besten für die Verwaltung mehrerer Personen in mehrstufigen Projekten.

Eine ideale Anwendung? Ja, wenn du als Freiberufler Social-Media-Marketing-Dienstleistungen anbietest und andere Teammitglieder hast, die für die Erstellung und Planung des Grafikdesigns verantwortlich sind. Mit einem Tool wie Basecamp bleiben alle relevanten Informationen an einem Ort, für alle Beteiligten, erhalten.

Produktivitäts-Tools

Eines der besten Dinge am Freiberuflerdasein ist, dass man seine Zeit selbst einteilt und selbst wählen kann, welche Projekte man übernimmt. Der Nachteil der Arbeit in der Freizeit ist, dass niemand anderes einen kontrolliert, was ein idealer Nährboden für Prokrastination und Fokusverlust sein kann.

Und da du auf dich allein gestellt bist, musst du jede Kleinigkeit im Detail durchdenken. Zu den besten Tools für Selbständige gehören Produktivitäts-Tools, die einem helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben.

29. 1Password

Bei so vielen Webseiten und Konten, die man im Auge behalten muss, macht 1Password es einem leichter, eine brauchbare Datenbank mit diesen Informationen zu erstellen und alle Anmeldungen zu speichern. Und wenn du bereit bist, eine bestimmte Kombination aus Benutzername/Passwort zu verwenden, zeigt 1Password diese automatisch an (sofern man angemeldet ist und die Google Chrome-Erweiterung verwendet).

30. IFTTT

IFTTT steht für „if this then that“ und ist eines der besten derzeit verfügbaren Tools zur Automatisierung von Aufgaben. IFTTT integriert verschiedene Anwendungen und Plattformen miteinander. Es reicht aus, einer Anwendung oder Plattform und eine Auslöseaktion auszuwählen, die ein anderes Ereignis in einer anderen (oder sogar der gleichen) Anwendung ermöglicht. Diese werden „Applets“ genannt, und es gibt mehrere, die bei IFTTT verfügbar sind.

Da man weiß, dass es schwierig ist, diese Applets ohne vorherige Erfahrung mit der Plattform selbst zu erstellen, gibt es bereits viele, die mit Anwendungen für soziale Medien, Arbeitsabläufe, Hochzeiten, Einkaufen und sogar zur Steuerung deines Smart Home erstellt wurden und zur Verfügung stehen. Wenn du einmal verstanden hast, wie das alles funktioniert, kannst du deine eigenen erstellen!

31. Pocket

Bei der Arbeit oder beim wahllosen Surfen im Internet stößt man wahrscheinlich auf Artikel, Videos und Links, auf die man später gerne zurückgreifen möchte. Anstatt diese Dinge im Browser mit einem Lesezeichen zu versehen, sollte man sie lieber in Pocket speichern. Pocket macht es einem leicht, nützliche Ressourcen für später zu speichern, und ermöglicht den Zugriff auf all diese Informationen über deine anderen Geräte.

32. TextExpander

Das Schreiben ist ein Teil des Lebens eines jeden Selbständigen. Nach einer Weile wirst du wahrscheinlich erkennen, dass es bestimmte Phrasen gibt, die du regelmäßig verwendest und die immer wieder umständlich zu tippen sind.

TextExpander kann dabei helfen, indem es diesen Phrasen Abkürzungen zuweist. Wenn du zum Beispiel feststellst, dass du oft deine Adresse eingibst, dann weise einfach eine Abkürzung wie „Adresse“ zu, und TextExpander wird deine Adresse automatisch eintippen.

Da TextExpander nur mit einem kostenpflichtigen Plan verfügbar ist, wäre ein alternativer Auto-Text-Expander, eine Google Chrome-Erweiterung, interessant für dich.

Angebotsmanagement-Tools

Wenn du davon träumst, als Selbständiger sechsstellige Summen zu verdienen, musst du “ Business Development “ zu deiner Liste der alltäglichen Aufgaben hinzufügen.

Es reicht nicht aus, sich auf verfügbare Stellenausschreibungen zu bewerben oder ausschließlich über Jobbörsen nach Möglichkeiten zu suchen, da diese Lead-Quellen in der Regel mit mehr Wettbewerb und geringerer Bezahlung verbunden sind. Wenn du erst am Anfang stehst, kannst du mit diesen Stellenangeboten dein Portfolio gut aufbauen, aber wenn du mehr Erfahrung gesammelt hast, solltest du dich nicht mit schlecht bezahlten Jobs zufrieden geben.

Ryan Robinson (ein Kunde von Kinsta) gibt Tipps, wie man kalte E-Mails schreibt, die wirklich konvertieren. Außerdem findest du hier einige der besten Tools für Freelancer, mit denen du Angebote unterbreiten kannst.

33. Proposify

Proposify ermöglicht es einem, schöne Angebote in der Hälfte der normalen Zeit zu erstellen, indem es eine große Bibliothek mit schönen Vorlagen anbietet. Mit den Tools von Proposify kann man die Typografie und das Layout bestimmen und Teile hinzufügen, die man dann wiederverwenden kann, um in Zukunft Zeit zu sparen.

Angebote, die mit diesem Tool erstellt werden, sind mobilfreundlich. Darüber hinaus kannst du deinem Angebot ein Video hinzufügen, um es noch interessanter zu machen. Proposify kannst du dich mit vielen anderen Tools auf dieser Liste integrieren. Es gibt dir auch Feedback, z.B. wie lange sich der Kunde dein Angebot angesehen hat und ob er ihn angenommen hat oder nicht.

34. Prospero

Prospero hilft dir bei der Erstellung von Angeboten und hilft dir auch bei der Preisfindung für jedes Projekt. Aus diesem Grund ist es ideal für neue Freelancer, die sich noch an die Gegebenheiten gewöhnen müssen.

Während du dein Angebot erstellst, werden dir Fragen gestellt wie: dein Tarif, wie lange du für die Fertigstellung des Projekts benötigst, und die Art der Arbeit, die du ausführst (sie umfasst Web- und Anwendungsdesign sowie Vorschläge für Druck und Branding). Auf der Grundlage deiner Antworten hilft es dir dann, ein Angebot mit idealen Preisen zu erstellen.

35. Draftsend

Sind deine Produkte und Dienstleistungen ziemlich unkompliziert? Anstatt viel Zeit mit Verkaufsgesprächen zu verbringen, solltest du ein Tool wie Draftsend verwenden, um Interessenten durch die Angebote zu führen. Zeichne ein Audio auf, um eine PDF-Datei zu ergänzen!

Social Media Management Tools

Wenn eine deiner Dienstleistungen das Management von Social Media beinhaltet, könnte dieses Tool dir helfen, deine Arbeit besser zu machen. Aber auch wenn du Social Media nicht als Dienstleistung für Kunden anbieten, kann dieses Tools dir helfen, deine eigene Social-Media-Präsenz zu stärken.

36. SmarterQueue

SmarterQueue ist ein leistungsstarkes Planungstool für Social Media, mit dem du über viele verschiedene soziale Netzwerke und Seitentypen posten kannst. SmarterQueue veröffentlicht automatisch Beiträge für dich, auch wenn du keine Inhalte speziell für den Tag geplant hast – und zwar aus einer nach Thementyp geordneten, rotierenden Inhaltsbibliothek. Aus diesem Grund ist es besonders nützlich, Evergreen-Inhalte neu zu verwerten.

37. Buffer

Der Hauptwert von Buffer ist seine Warteschlangenfunktionalität, die es dir ermöglicht, Inhalte hinzuzufügen, ohne ihnen ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit zuzuweisen. Von dort aus veröffentlicht Buffer deine in die Warteschlange gestellten Beiträge auf der Grundlage der Reihenfolge, in der du sie hinzugefügt hast (die leicht geändert oder zufällig ausgewählt werden können), sowie des Datums und der Uhrzeit, die du für jeden Tag festgelegt hast. Es werden kostenlose und bezahlte Tarife angeboten, je nachdem, was du mit diesem Tool erreichen willst.

38. Hootsuite

Hootsuite ist ein weiteres beliebtes Social-Media-Management-Tool mit Optionen zur Skalierung je nach Geschäfts-/Kundenbedürfnissen, die etwas kostengünstiger sind als Buffer (zumindest dann, wenn deine Bedürfnisse über das Angebot des sehr guten Plans hinausgehen).

Erstelle „Teams“ für die Sozialen Profile deiner Kunden, die ihnen erlauben, relevante geplante Beiträge zu sehen – aber keine anderen. Führe Analyseberichte und mehr durch, um deine Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern.

Eine weitere großartige Sache an Hootsuite ist, dass sie eine großartige Schulungsplattform haben – nicht nur in Bezug auf die Verwendung ihrer Tools, sondern auch in Bezug auf die Optimierung der Social Media Marketing-Bemühungen insgesamt.

39. Sprout Social

Wie Hootsuite und Buffer ist Sprout Social ein weiteres branchenübliches Social Media-Management-Tool – besonders beliebt bei Agenturen und solchen, die mehrere Social Media Retainer-Kunden verwalten. Wie diese anderen Social-Media-Verwaltungstools bietet Sprout Social den Benutzern einen kollaborativen Redaktionskalender, Analyse- und Planungsfunktionen.

Eines der einzigartigsten und nützlichsten Merkmale von Sprout Social ist die Social Inbox. Social Inbox macht es einfach, auf Kunden zu reagieren, die die sozialen Kanäle nutzen, um mit dir in Kontakt zu treten, wenn es um den Kundendienst geht.

40. Tailwind

Wenn du eine visuelle Marke hast oder mit ihr arbeitest, kann Pinterest Teil einer relevanten Social-Media-Strategie sein. Wenn du nicht jede Woche Stunden damit verbringen willst, Inhalte manuell festzulegen, solltest du Tailwind verwenden, um Zeit effizienter und effektiver zu nutzen.

Tailwind verfügt über mehrere Funktionen, die dir helfen können, deine Pinterest-Marketingstrategie zu automatisieren. Eine davon ist die Möglichkeit, geheime Boards mit „Pin Dump“ zu versehen und diese Pins dann so zu planen, dass deine Anhänger und Profilbesucher sie zum optimalen Zeitpunkt sehen können.

Eine andere ist die Möglichkeit, Pins zu „schleifen“, um mehr Eindrücke und Engagement für deine beliebtesten Pins zu erzielen.

Timer/Tracking-Tools

Als Freelancer ist Zeit das wertvollste Gut.

Da du dir deine Zeit selbst einteilst, du für dich selbst arbeitest, verwischen viele Freiberufler oft die Grenze zwischen Arbeit- und Privatleben. Wenn die Grenze zwischen diesen beiden Bereichen nicht klar gezogen wird, kann dies letztendlich zu einem Burnout führen – stelle also sicher, dass du deine Work-Life-Balance in den Griff bekommst, bevor es zu spät ist!

Timer oder Zeiterfassungssoftware können zu Beginn deiner freiberuflichen Tätigkeit unerlässlich sein, damit du ein Gefühl dafür bekommst, wie viel Zeit du für die Dinge aufwendest. Wenn du anfängst, dein Angebot zu erweitern, kannst du sie auch zur Zeiterfassung, für Ihren Partner aufzeichnen, mit dem Sie einen Vertrag haben.

Hier sind einige der besten Tools für Selbstständige, was ihre Zeiterfassungsmöglichkeiten betrifft:

41. Hubstaff

Hubstaff ist ein Zeiterfassungsgerät, das speziell für die Verwaltung Remoter Teams entwickelt wurde.

Es macht Screenshots von den Online-Aktivitäten der Benutzer, damit man sehen kann, ob die Teams arbeiten oder nachlassen. Du musst dich entscheiden, ob du als „Big Brother“ fungieren willst bei deinen Mitarbeitern – oder ob du mit einem Kunden, der von dir verlangt, dieses Tool zu benutzen, einverstanden bist!

Außerdem kannst du direkt von Hubstaff aus Rechnungen ausstellen und Zahlungen leisten.

42. Harvest

Harvest ist eines der zuverlässigsten Instrumente zur Zeiterfassung. Es lässt sich in Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello, Basecamp und Quickbooks integrieren und ermöglicht das Versenden von Rechnungen aus der App heraus.

Außerdem kannst du deine Kunden über die Funktion „Kundenfakturierung“ in Rechnung stellen, was die gemeinsame Nutzung relevanter Zeiterfassungsdaten erleichtert.

43. RescueTime

RescueTime überwacht die Aktivität auf deinem Bildschirm und ermöglicht es dir, den Überblick über die Zeit zu behalten, die du auf bestimmten Webseiten verbringst. Es generiert detaillierte Berichte, die du zur Analyse von Nutzungsmustern und zur Korrektur von Fehlern verwenden kannst.

Qbserve bietet ein ähnliches Werkzeug für Mac-Benutzer an.

44. StayFocusd

Bist du der Typ Mensch, der nicht anders kann, als sich im schwarzen Loch der Social-Media-Newsfeeds zu verlieren? StayFocusd ist eine Google-Chrome-Erweiterung, die die Zeit, die man auf zeitraubenden Webseiten verbringt, begrenzt. Da unsere Gehirne 25 Minuten brauchen, um sich vor einer Ablenkung neu zu fokussieren, wird dies zur Verbesserung deiner Produktivität erheblich beitragen.

45. Toggl

Toggl ist einer der einfachsten verfügbaren Zeiterfassungsgeräte. Es ermöglicht einem, die Zeit mit einem einzigen Klick zu erfassen. Man kann leicht zwischen verschiedenen Aufgaben wechseln und Berichte erstellen. Lade das Tool als Desktop-Anwendung oder als Google-Chrome-Erweiterung herunter.

Vielleicht möchtest du dir auch Clockify ansehen, eine 100% kostenlose Zeiterfassungssoftware für Teams.

46. Timeneye

Timeneye ist ein einfaches, intelligentes Zeiterfassungs-Tool, das Teams und Selbständigen hilft, den Überblick über ihre Projekte zu behalten, und zudem Budgets und abrechenbare Stunden erfasst.

Timeneye kombiniert eine einfach zu bedienende Zeiterfassung mit der Erstellung von Berichten. Selbständige und Einzelanwender können mit dem kostenlosen Basisplan beginnen und dann auf den größeren PRO-Plan aufrüsten.

47. There.pm

Wenn du als Freelancer arbeitest, korrespondierst du normalerweise mit Menschen auf der ganzen Welt. Bist du es leid, herauszufinden, in welcher Zeitzone sich jemand gerade befindet? Verwende ein kostenloses Tool wie there.pm, um die Zeitzonen deiner Freunde und Teamkollegen einfach im Auge zu behalten. Es gibt eine Mac-Anwendung, und eine Windows-Version wird bald verfügbar sein!

Video Chat Tools

Wenn man mit Kunden im Ausland arbeitet, kann ein Anruf über Mobilfunknetze teuer sein. Zum Glück gibt es eine praktische Abhilfe: Videochat-Anwendungen, mit denen man kostenlos mit Menschen auf der ganzen Welt in Kontakt treten kann.

Ob Audio- oder Videoanrufe, die besten Tools für Freelancer – Video-Chat-Anwendungen – haben die Welt kleiner gemacht und globale Verbindungen erleichtert:

48. Skype

Skype eignet sich sowohl für Sprach- als auch für Videoanrufe, ob lokal oder international. Die Nutzung ist kostenlos, wenn beide Parteien über Wi-Fi verbunden sind, aber man kann auch Guthaben kaufen, um es für internationale Telefonnummern zu verwenden.

49. Zoom

Mit Zoom kann man Online-Konferenzen (oder Webinare) mit mehr als 100 Personen abhalten, wobei auch Videoaufnahmefunktionen zur Verfügung stehen. Die Nutzung ist kostenlos für Besprechungen von bis zu 40 Minuten mit begrenzter Teilnehmerzahl, aber bezahlte Pläne für diejenigen, die mehr als das benötigen, sind sehr erschwinglich.

Screib-Tools

Eine der am meisten gefragten freiberuflichen Fähigkeiten ist heute das Schreiben von Inhalten. Wenn du diesen Service als Freiberufler anbieten möchtest, melde dich für den Newsletter von Kaleigh Moore an, um vom Meister zu lernen (oder schau dir den Creative Class-Podcast an, den sie mitmoderiert).

Es hat sich herausgestellt, dass Content-Marketing effektiv ist, wenn es darum geht, Konversionen und Käufe zu fördern, weshalb viele Webseiten einen stetigen Bedarf an Inhalten (insbesondere an SEO-optimierten Inhalten) haben. Egal, ob man Content-Marketing für einen Kunden oder eine eigene Marke betreibt, dies sind einige der besten Tools für Freiberufler:

50. Hemingway

Die Hemingway-App ist ein kostenloses Tool zur Überprüfung von Grammatik, das eine Reihe nützlicher Einblicke in die schriftlichen Inhalte bietet, die du für dich selbst oder für einen Kunden erstellst. Einer der interessantesten ist die Möglichkeit, das Niveau zu beurteilen, auf dem dein Inhalt geschrieben wurde – wie bei der Verwendung von Wörtern und Satzstrukturen, die für das allgemeine Online-Publikum zu fortgeschritten sein könnten.

Hemingway gräbt noch tiefer und trägt dazu bei, dein Schreiben prägnanter und lesbarer zu machen, indem es Vorschläge macht, wie z.B. den Jargon durch einfachere Wörter zu ersetzen, Absätze aufzubrechen und die aktive und passive Sprache im Interesse der Konsistenz zu ändern. Noch mehr Tipps zum Korrekturlesen findest du in unserem speziellen Beitrag hier.

51. Yoast SEO

Wenn du WordPress auf deiner Freelance-Portfolio-Webseite verwendest, ist das Yoast SEO-Plugin ein Muss. Und als eines der 5 am häufigsten heruntergeladenen WordPress-Plugins bedeutet die Verwendung dieses Plugins, dass man sich in guter Gesellschaft befindet.

Das Yoast SEO Plugin macht es einfach, die besten SEO-Praktiken auf der Seite auf jedem Beitrag und jeder Seite zu implementieren. Natürlich musst du, um effektiv zu sein, deine eigene Keyword-Recherche durchführen – Yoast kann dir nur sagen, ob du ein Keyword effektiv verwendest, nicht, ob du ein effektives Keyword verwendest.

Yoast kann dir auch bei WordPress SEO im Allgemeinen helfen, mit Funktionen wie der Handhabung von Weiterleitungen und der Generierung von XML-Sitemaps für deine Webseite.

52. Grammarly

Grammarly bietet das beste kostenpflichtige Tool zur Überprüfung der Grammatik. Es ist schwer, sich einen Freiberufler vorzustellen, der nicht von der Nutzung von Grammarly profitieren würde – selbst wenn man kein Autor ist, möchte man dennoch sicherstellen, dass man in den E-Mails für Kunden, in persönlichen sozialen Medien, auf der Webseite des freiberuflichen Portfolios und so weiter wortgewandt rüberkommt.

Behebt grammatikalische Fehler, einschließlich der Übereinstimmung von Subjekt und Verb, der Zeichensetzung und der Platzierung von Modifikatoren, und kann sogar richtig geschriebene Wörter erkennen, die im falschen Kontext verwendet werden. Das Beste an Grammarly ist, dass es erklärt, warum die Korrektur vorgenommen wurde, und dir hilft, immer besser zu werden.

Wenn du mit anderen Autoren zusammenarbeiten, gibt es auch ein Tool zur Plagiatsprüfung, das sich als nützlich erweisen kann.

53. KWFinder

Wenn man für SEO schreibt, ist es wichtig, ein Keyword zu finden, auf das man optimieren kann. KWFinder kann dabei helfen. Er bietet eine Reihe von kostenlosen Suchanfragen pro Tag, im Vergleich zum jetzt begrenzten, aber beliebten Google Keyword Planner oder Ubersuggest.io. Mit diesem Tool kann man sich wirklich einarbeiten und für verschiedene Suchmaschinen und verschiedene Länder optimieren.

Wenn SEO einen großen Teil des Angebots deiner freiberuflichen Dienstleistungen ausmacht, solltest du in die robusteren Ahrefs für Keyword-Planung, Backlink-Management und mehr investieren.

54. Evernote

Der Versuch, alles, was man wissen muss, im Gehirn zu speichern, ist ein Garant für eine Katastrophe. Es ist unmöglich, dass dein Gehirn, ganz allein, in der Lage ist, jede Aufgabe und jedes kleinste Detail deines Tages zu speichern.

Verwende ein Tool wie Evernote, um Dinge aus deinem Kopf in ein verfolgbares (und durchsuchbares) Notizformat zu bringen. Organisiere Notizen in Notizbüchern (vielleicht von bestimmten Kunden) und füge Tags hinzu, um das Auffinden verwandter Informationen zu erleichtern. Evernote ist eine einfache Anwendung, aber äußerst nützlich für Brainstorming, das Schreiben von Blog-Beiträgen und das Mitschreiben von Notizen unterwegs.

Wenn man sich nur einfache Notizen macht, ist eine weitere Alternative, die du vielleicht auch ausprobieren könntest, Google Keep, da es sich sehr gut in das Google-Ökosystem und das neue Gmail integriert.

Schlussbemerkungen

Mit den besten Tools für Selbständige, die es gibt, ist es unendlich einfacher, dein freiberufliches Business zu skalieren. Um effektiv zu sein, solltest du Zeit für die Einrichtung und das Kennenlernen der wichtigsten Funktionen aufwenden und dann zusehen, wie dein Einkommen steigt!

Und wenn du deine E-Mail-Produktivität wirklich verbessern willst, solltest du dir diese Top-Gmail-Add-ons und -Erweiterungen ansehen und mehr über Gmail-Suchoperatoren erfahren.

Jetzt bist du dran: Was sind deiner Meinung nach die besten Tools für Selbständige?