Una guía para iniciar y ejecutar una agencia de WordPress con éxito

Como freelancer de WordPress, puede que te encuentres en una encrucijada: aunque estás a gusto con el trabajo que haces, sientes que no estás maximizando plenamente tu impacto o tu rentabilidad.

Si esto te resulta familiar, puede que haya llegado el momento de transformar tu negocio de freelance en una agencia de servicios completos de WordPress.

¿Listo para llevar tu negocio al siguiente nivel? En esta guía, te mostraremos cómo lanzar tu agencia de WordPress y escalarla para lograr un mayor éxito y sostenibilidad a largo plazo.

¿Qué es una agencia WordPress?

Hay una gran diferencia entre el negocio de un freelance y el de una agencia de WordPress. Diablos, incluso hay una diferencia entre un pequeño negocio de WordPress y una agencia de servicios completos.

Aquí tienes algunas diferencias entre los tres:

Esto es lo que debes deducir de todo esto: Las agencias de WordPress tienen el potencial de generar muchos más ingresos de los que podría generar un freelance o un equipo pequeño. Sin embargo, no siempre está garantizado.

Hay que dedicar mucho trabajo para crear una agencia de WordPress si quieres obtener beneficios de ella, así que no confundas el mero hecho de contratar a un equipo con un mayor rendimiento. Es mucho más que eso.

¿Cómo se crea una agencia de WordPress?

Crear una agencia de WordPress implica algo más que simplemente etiquetar tu negocio como tal. Decidir convertirte en una agencia no te garantizará el éxito ni clientes, así que para crear una agencia de WordPress próspera tendrás que ir más allá de lo básico para establecer unos cimientos sólidos.

Si estás preparado para el reto (y la recompensa) de crear tu propia agencia, empieza por aquí:

1. Define tu misión

Según una encuesta de Freelancermap, estos son algunos de los principales retos a los que se enfrentan los freelancers:

• Conseguir clientes
• Ingresos fluctuantes
• Gestión del tiempo

Cuando tu atención se centra en dónde conseguirás tu próximo cliente o en cómo compaginar la gestión de un negocio con la creación de sitios web, es difícil centrarse en una misión que no sea esa:

Hago un trabajo impresionante diseñando sitios web para que los grandes clientes quieran trabajar conmigo y me paguen a tiempo.

Todo esto cambia una vez que tu negocio de WordPress está más consolidado y has creado cierta estabilidad en tu trabajo. En ese momento necesitas tener una misión sólida como una roca en torno a la cual giren todas tus decisiones, y una misión que desvíe la atención de tus luchas y la centre en las personas a las que pretendes ayudar.

Para definir tu misión, hazte las siguientes preguntas: «¿A quién vamos a servir?» En otras palabras, ¿cuál debe ser tu nicho?

Aunque Codeable no es una agencia de WordPress, la evolución de la misión de la empresa es algo con lo que sin duda puedes identificarte.

La experiencia de los fundadores dirigiendo una agencia de desarrollo es lo que les llevó a crear una solución para un problema que conocían de primera mano:

Per estaba frustrado con la parte de los clientes, Tomaz con la parte de los freelances: la gran cantidad de freelances, las pujas, la carrera a la baja, la competencia feroz, la mala calidad del trabajo, los plazos incumplidos, y todos los clientes y freelances descontentos como resultado.

Entonces, ¿a quién te apasiona más servir?

A continuación, pregúntate: «¿Por qué queremos ofrecer estos servicios de WordPress?»

¿Existe un hueco en el mercado para este tipo de servicios? ¿O se ha pasado por alto al público objetivo?

Piensa qué tipo de diferencia vas a marcar entrando en el mercado. Después, elabora una breve descripción que resuma el porqué de lo que vas a hacer.

Así es como lo hace Codeable:

El propósito era crear un entorno saludable que permitiera el trabajo distribuido tanto para clientes como para freelancers.

La misión se centra al 100% en mejorar las vidas y los negocios de los clientes objetivo de Codeable. Tú deberías hacer lo mismo.

Por último, debes preguntarte «¿Dónde queremos que esté la agencia dentro de 12 meses? ¿Y en 24 meses? ¿O en 5 años?»

¿Tengo una hoja de ruta lo suficientemente clara como para guiar a mi agencia en la dirección correcta sin tener que predecir el futuro?

Por ejemplo, Codeable. Aunque sus servicios se han ampliado con el tiempo, se ha mantenido firme en su misión:

Codeable empezó con pequeñas tareas de personalización, pero hoy ayudamos a empresas de todas las formas y tamaños. Aunque el alcance de nuestros servicios ha cambiado, nuestra misión de liberar el talento distribuido, crear igualdad de oportunidades y permitir que tanto clientes como freelancers prosperen en un entorno basado en la confianza sigue siendo la misma. Seguimos centrados en crecer no por crecer, sino por marcar la diferencia en la vida de las personas.

La parte de este ejercicio que consiste en fijar objetivos y trazar el camino no es algo que debas compartir públicamente ahora mismo. Sin embargo, es algo que tu equipo interno debe conocer para que sus propios objetivos y su hoja de ruta para el crecimiento puedan alinearse con los de tu agencia.

Una vez que hayas definido tu misión, crea una declaración oficial de misión, guárdala en algún lugar al que tu equipo tenga acceso y vuelve a ella siempre que llegue el momento de tomar una decisión importante para tu empresa.

2. Elige tus servicios

Ahora que sabes a quién vas a servir y por qué, es hora de planificar qué vas a hacer exactamente por ellos y cómo. Sí, eres una agencia de WordPress… ¿pero de qué tipo exactamente?

Tu nicho te ayudará un poco con esto.

Por ejemplo, Itineris. Esta agencia de WordPress se dedica a lo siguiente

Al definir a quién vas a ayudar exactamente, puedes elegir mejor qué servicios debes prestar. En el caso de Itineris, eso significa:

• Desarrollo web premium
• Marca digital
• Medios de comunicación ofertados
• SEO

También tienes el ejemplo de WP-Tonic, que se especializa en el desarrollo de WordPress para LMS y sitios web de membresía.

Las empresas de eLearning son una raza especial, con las características necesarias para soportar la integración de membresías y cursos online. Como resultado, WP-Tonic tiene servicios creados para este grupo específico de clientes:

• Desarrollo de sitios web
• Diseño personalizado (para el checkout de WooCommerce, páginas de aterrizaje de generación de leads, marketing por correo electrónico, embudos de ventas, etc.)
• Desarrollo de plugins LMS personalizados
• Diseño gráfico
• Optimización para motores de búsqueda
• Alojamiento administrado
• Soporte de seguridad y copias de seguridad

¿Conclusión? No caigas en la trampa de pensar que una agencia de WordPress debe ofrecer los mismos servicios que todas las empresas parecidas que hay por ahí.

En lugar de eso, piensa en lo que realmente necesitan tus clientes. Luego, piensa en cómo eso se ajusta a tus puntos fuertes.

Y no te preocupes si la visión que tienes de la agencia no es algo que necesariamente puedas soportar con tu equipo actual. Pon esos servicios o productos adicionales en la estantería y, poco a poco, ve escalando hacia ellos.

Por ahora, céntrate en proporcionar un valor inmenso en los servicios que sí ofreces.

Fíjate en lo esencial: lo que eres capaz de ofrecer y lo que necesitan tus clientes. Escribe una breve descripción de cada uno de ellos y pasa al siguiente paso.

Si tu agencia ofrece desarrollo web o cualquier servicio que implique la gestión de sitios web de clientes, elegir un proveedor de alojamiento fiable es esencial. El rendimiento y la estabilidad de los sitios web de tus clientes repercuten directamente en su éxito — y por extensión, en la reputación de tu agencia.

En un reciente caso de estudio, f.technology compartió los estrictos requisitos de alojamiento que siguió mientras buscaba el proveedor de alojamiento ideal para su agencia:

• Cada servicio de alojamiento debe estar aislado y no compartirse con otros clientes.
• Los servicios de alojamiento deben ser transferibles sin cambios de IP.
• Las características esenciales incluyen una opción de copia de seguridad de restauración con un solo clic y un panel de control para el acceso de usuarios secundarios.
• El proveedor de alojamiento debe facilitar las interacciones con sistemas de gestión centralizados y automatizados mediante la API.
• El cliente final debe poder acceder a un servicio de soporte las 24 horas del día.

Es importante que las agencias tengan una lista similar de requisitos cuando busquen un proveedor de alojamiento. Establecer unos criterios claros te ayuda a proporcionar a tus clientes la solución de alojamiento ideal, segura, rápida y fiable, lo que mejora la reputación y fiabilidad de tu agencia.

Por qué es importante un alojamiento fiable:

• Minimiza el tiempo de inactividad: Un alojamiento poco fiable puede provocar frecuentes periodos de inactividad, lo que frustra a los clientes y perjudica su negocio. Como agencia, ofrecer un alto nivel de tiempo de actividad es crucial para mantener la confianza de los clientes.
• Aumenta el rendimiento del sitio web: Un sitio web lento puede ahuyentar a los usuarios, e incluso el rendimiento es un factor de posicionamiento en los resultados de búsqueda de Google. Si eliges un proveedor de alojamiento que priorice la velocidad y la fiabilidad, estarás preparando a tus clientes para el éxito.
• Seguridad y tranquilidad: Los sitios web de los clientes suelen contener información confidencial, y los proveedores de alojamiento poco fiables pueden dejarlos vulnerables a ataques, filtraciones de datos o malware. Un alojamiento fiable ofrece funciones de seguridad de nivel empresarial, como soporte SSL, protección DDoS y copias de seguridad diarias.

Utilizar el Alojamiento Administrado de WordPress de Kinsta garantiza que los sitios web de tus clientes estarán alojados en una plataforma segura y de alto rendimiento, con funciones diseñadas para mantener los sitios online y rápidos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto permite a tu agencia centrarse en ofrecer un trabajo de desarrollo excepcional mientras Kinsta se encarga de la infraestructura y el alojamiento.

3. Fija tus precios

Cuando diriges una empresa pequeña, puede que seas reacio a publicar tus precios en Internet. Quieres que los clientes potenciales se centren en tu valor y no en cuánto les costará crear un sitio web de WordPress.

Sin embargo, los precios premium y el valor son inherentes a la identidad de una agencia de WordPress. Por tanto, no hay razón para ocultar esa información al público.

Además, si publicas en tu sitio web los costes de desarrollo y los precios de los contratos mensuales, podrás descartar rápidamente a los posibles clientes que no dispongan de presupuesto para lo que haces.

Así es como lo hace DevriX:

Los precios de los servicios de la agencia aparecen varias veces en el sitio web. Sin embargo, supongamos que alguien llega a este formulario de solicitud de sitio web y, de alguna manera, pasa por alto cualquier mención a los costes. No pasa nada, porque aquí hay otro recordatorio:

Como puedes imaginar, esto hace que tus conversaciones con posibles clientes sean mucho más significativas. No tienes que dar vueltas a la cuestión del precio. Eso ya se ha establecido. En su lugar, puedes centrarte simplemente en lo que necesitan y en cómo vas a resolverlo.

En cuanto a averiguar cuánto vas a cobrar a tus clientes, te llevará un poco de trabajo resolverlo.

Comprueba la media del mercado

Para empezar, saca la lista de servicios del paso anterior.

A continuación, comprueba cuál es tu principal competencia en el mercado — los que están en un nicho similar y tienen una oferta parecida. Esto te dará una buena referencia de cuál es la tarifa vigente y qué puede permitirse tu clientela objetivo.

Luego, tendrás que hacer algunos cálculos internos.

Enumera tus gastos generales

Enumera cada uno de tus gastos y cuánto pagas al mes por ellos. Esto incluye cosas como:

• Software empresarial
• Licencias comerciales y seguros
• Pagos de impuestos
• Espacio de oficina y servicios públicos
• Equipamiento y mobiliario
• Alojamiento web, dominio y gastos relacionados
• Salarios, prestaciones, PTO (paid time off, tiempo libre remunerado)
• Viajes de empresa, eventos, etc.

Por supuesto, tienes que hacer algo más que cubrir tus gastos. Pero primero tienes que repasar estas cifras para asegurarte de que vas por buen camino.

Establece un margen

¿Qué margen necesitas para ser rentable?

En otras palabras: si tus gastos generales rondan los 20.000 $ al mes, ¿cuánto dinero necesitarías para obtener un beneficio saludable? ¿Sería suficiente un margen del 30% (6.000 $)?

Recuerda: si quieres proporcionar ofertas de primera categoría a los clientes y cuidar del equipo que dirige la empresa, necesitas dinero para reinvertirlo en tu empresa.

Encuentra el margen ideal y fíjalo como tu objetivo de ventas mensuales.

Fija tu precio

Divide tu objetivo de ingresos por el número de proyectos que podrías asumir razonablemente en un mes.

Ahora, compara tu coste por proyecto con la tarifa media del mercado. ¿Se queda corta tu cifra? ¿Es demasiado alta? Si hay discrepancia, ¿lo justifica el valor de tu oferta? Como dice Tom Zsomborgi, cofundador y director financiero de Kinsta:

Si un precio más bajo es tu mejor diferenciador, deberías replantearte tu negocio. Una carrera a la baja no es una buena táctica y rara vez funciona.

Mientras ganes lo suficiente para ser rentable y el cliente se lleve algo de gran valor, puedes comprometerte con ese precio.

Cuando hayas terminado, crea tu hoja de precios y publica los precios en tu sitio web cuando estén listos.

No olvides reevaluar tus costes y precios cada año. A medida que tus servicios se fortalezcan y tu oferta sea más compleja, esas cifras deberían cambiar.

4. Elige un nombre

Sé que esto parece algo que deberías hacer antes, pero creo que es esencial averiguar qué va a ofrecer tu empresa y qué nivel de prestación va a tener antes de elegir un nombre.

Una vez elaborada la identidad de tu marca, es hora de elegir un nombre. Ten en cuenta los siguientes consejos cuando hagas esto:

• A menos que quieras ser la cara de la empresa y participar en todos los proyectos, elimina tu nombre de ellos.
• Hazlo corto.
• Que sea fácil de pronunciar.
• Insinúa tu propuesta de valor única y tus puntos fuertes.
• Juega con palabras inventadas en lugar de otras que ya tengan una fuerte asociación en la mente de tus clientes.
• Asegúrate de que ninguna otra empresa ya lo tenga o tenga una variación del mismo.
• Comprueba si el nombre de dominio está disponible.

Cuando te hayas decidido por unas cuantas opciones, consúltalas con otras personas: tus empleados, clientes anteriores e incluso tus seguidores en las redes sociales.

Hazte una idea de cómo se sienten al respecto. Es más probable que se den cuenta si algo «falla», ya que no están tan cerca de ello como tú.

Cuando tengas claro el nombre, ponte a trabajar en la creación de tu logotipo y otros elementos de marca.

5. Crea un nuevo sitio web

El sitio web de una agencia tiene que ser capaz de dar la talla. En otras palabras, antes de que los posibles clientes vean tu portfolio de trabajos, deben ver tu sitio web como prueba de lo que eres capaz de hacer.

Tu sitio web también tiene que hacer algo más que informar. Quieres que haga todo el trabajo posible por ti, que se convierta casi en un miembro más del equipo.

Aquí tienes algunas formas de conseguirlo:

Elige un proveedor de alojamiento fiable

Ya sabes el tiempo que puede llevar gestionar el alojamiento web, sobre todo a medida que crece el tráfico.

Por eso deberías subcontratar tu propio alojamiento web. Lo último que quieres es que un sitio web que se carga lentamente te distraiga del trabajo remunerado que tienes que hacer para tus clientes.

Si aún no lo has hecho, ahora es un buen momento para poner tu sitio web en una plataforma de alojamiento administrado orientada a agencias, como Kinsta.

Disfrutarás de las ventajas de un sitio web rápido, seguro y con copias de seguridad, sin la molestia de gestionarlo tú mismo. Aunque, cuando quieras ver lo que ocurre en la sombra y tomar el control del rendimiento de tu servidor, MyKinsta te lo pone increíblemente fácil:

Trabajar con un alojamiento administrado de WordPress no sólo te dará tranquilidad, sino que garantizará que tu sitio web esté siempre en las mejores condiciones para los clientes potenciales que lo visiten.

Además, gracias a los diferentes roles de usuario de MyKinsta, tendrás un control total sobre el acceso de los usuarios a los sitios web que desarrolles. Y con la Herramienta de Transferencia de Sitios de Kinsta, entregar los proyectos terminados a los clientes es pan comido.

Incluso puedes transferir sitios a cuentas que no sean de Kinsta. Todo lo que necesitas es su dirección de correo electrónico. Esto libera tu tiempo para centrarte en otras tareas importantes, como gestionar y hacer crecer mejor tu agencia.

También tienes acceso a la API de Kinsta, que te permite interactuar sin problemas con los servicios de Kinsta, como crear un sitio de WordPress, obtener una lista de sitios y automatizar ciertas tareas para agilizar tu flujo de trabajo.

Muestra tu trabajo más impresionante

Tu sitio web va a tener todo lo que tiene un sitio web de WordPress más pequeño. Sin embargo, tu portfolio tiene que dejar boquiabiertos a tus clientes potenciales.

Considera la posibilidad de utilizar un plugin para portfolios de WordPress que haga brillar tus ejemplos más recientes y relevantes.

Y no tengas miedo de crear un portfolio que se desvíe de lo esperado. Echa un vistazo al portfolio de Neuralab (puedes leer su caso de estudio aquí):

Neuralab añade detalles personalizados a su portfolio. A primera vista, parece un portfolio estándar basado en una cuadrícula. Sin embargo, su funcionalidad revela más detalles, como qué tipo de proyecto era y las estadísticas de Visitas y Me gusta de Behance.

Presenta a tu equipo

Cuando diriges una empresa más pequeña, es fácil que los clientes vean las caras de los miembros de tu equipo y os conozcan a cada uno a nivel personal.

A medida que construyas una agencia, tu equipo crecerá, y será un reto establecer esas conexiones de persona a persona con tantos colaboradores implicados. Presentar a tu equipo a través de tu sitio web es una forma de frenar esta posible desconexión que pueden sentir tus clientes.

Triggerfish lo hace muy bien:

Cada miembro del equipo tiene una foto de aspecto natural, datos de contacto y cargo.

Mostrar a tu equipo de esta forma tiene un doble efecto. Consigues presentar a los clientes a la gente que hay en la sombra. Pero también es como un alarde del orgullo: «¡Mira cuánta gente tenemos trabajando para ti!».

Añade una variedad de canales de contacto

Como ya no eres sólo tú el que está sentado al otro lado del teléfono o del correo electrónico, puedes dar a los clientes potenciales tantas formas de ponerse en contacto como quieras:

• Un número de teléfono de empresa
• Una dirección de correo electrónico (o diferentes para diferentes departamentos)
• Un formulario de contacto
• Chat en directo o chatbot
• Un portal de soporte
• Redes sociales (si quieres dar respuestas y soporte allí)

Pero que puedas ofrecer todos estos puntos de contacto no significa que tengas que incluirlos todos en tu sitio web. Fíjate en Red Factory (puedes leer su caso de estudio aquí):

Esta agencia no tiene nada más que un formulario de contacto y Google Maps con una dirección.

Siempre existe la posibilidad de que te exijas demasiado a ti mismo y a tu equipo, así que elige sólo los canales de contacto que tengan más sentido.

Automatiza el proceso de conversión

Aunque tendrás más gente que se encargue de las ventas por ti, deja que tu sitio web haga algunas de las tareas más mundanas.

Por ejemplo, si ofreces un servicio de desarrollo a medida, pero te gusta que los clientes potenciales contacten primero por teléfono para una llamada de presentación, utiliza un plugin de reservas de WordPress y permíteles que reserven citas por su cuenta.

Cuando empieces a vender servicios recurrentes, es posible que tus clientes potenciales se sientan lo suficientemente seguros como para contratarlos sin tener que hablar primero con alguien.

En esos casos, puedes eliminar al intermediario (es decir, la llamada de ventas) equipando tu sitio web con botones de «Comprar ahora» y pago propios, como hace SkyrocketWP (puedes leer su caso de estudio aquí).

6. Resuelve los asuntos legales

Después de haber definido la marca, y antes de incorporar a los clientes, debes quitarte de en medio los aspectos legales.

Sé que ésta es la parte menos divertida de montar una agencia de WordPress, pero es la más importante. Nunca se sabe cuándo puede surgir un problema legal ni de dónde vendrá, así que es mejor poner todas las piezas en su sitio ahora, para estar preparado.

Aquí tienes algunas cosas que debes hacer cuanto antes:

• Registra tu empresa.
• Registra tu logotipo como marca comercial.
• Compra tu nombre de dominio.
• Tramita una licencia comercial en tu localidad.
• Obtén los seguros empresariales que necesites (por ejemplo, responsabilidad civil, propiedad, indemnización por accidente laboral).
• Añade una declaración de privacidad, términos y condiciones, y un aviso sobre cookies a tu sitio web.

También es buena idea empezar a pensar a quién acudirás para que te ayude con la gestión fiscal, los recursos humanos y la asistencia jurídica.

Puede que tu empresa no necesite esa ayuda hoy, pero las cosas van a ir deprisa en cuanto empieces a rodar, y no debes perder de vista estos sistemas de soporte críticos destinados a protegerte a ti y a tu empresa.

7. Completa tu equipo

Para llevar una agencia de WordPress al éxito, lo primero que debes hacer es dejar de abarcar demasiado o, mejor dicho, evitar asumir roles que no te corresponden. Así que, vamos al grano.

Minimiza tu papel

Escribe cada tarea que hagas. Qué implica. ¿Por qué la haces? Cómo encaja en el panorama general.

Coloca todas las tareas que te gusta hacer y lo que puedes hacer mejor que nadie en una columna «Conservar».

Coloca en la columna «Delegar» todas las tareas que no te gusta hacer o que te ocupan demasiado tiempo.

A continuación, planifica a quién transferirás las tareas de «Delegar». Por ejemplo:

• Los correos electrónicos de incorporación de clientes van al Gestor de Proyectos.
• La generación de facturas y su seguimiento van al Ayudante de Oficina.
• Las publicaciones en las redes sociales van a cargo del responsable de marketing.

Cuando te encuentras con una tarea que no tiene una correspondencia perfecta, es cuando sabes que hay que cubrir un nuevo puesto. Puede que no ocurra de inmediato, pero cuando esas responsabilidades relevantes empiecen a sumarse y a pesarte a ti y a tu equipo, sabrás que ha llegado el momento.

Refuerza el equipo básico

Si echas un vistazo a la lista de servicios o productos que ofreces, estará claro qué funciones son fundamentales. Suelen ser el diseñador web, el desarrollador web, el copywriter y el gestor de proyectos.

Asegúrate de tener empleados y empresas contratadas para cubrir las necesidades esenciales, si aún no las tienes.

Asegúrate también de que tienes presupuesto para pagar a los miembros de tu equipo un salario competitivo. Si te cuesta hacerlo, es que algo falla. O bien tus servicios no tienen un precio lo suficientemente alto, o bien estás intentando aumentar tu equipo demasiado deprisa. Da un paso atrás y averigua dónde está la desconexión antes de seguir adelante.

Personal para servicios adicionales

Una vez que tu agencia esté súper racionalizada y tenga la capacidad y el presupuesto para hacer más, empieza a añadir funciones para nuevos servicios y oportunidades como:

• SEO
• Animador gráfico
• Redactor UX
• Gestor de éxito de clientes
• Jefes de equipo como CTO, CMO, etc.

Si echas un vistazo a cualquiera de las páginas de equipos de las principales agencias de WordPress, como ésta de WebDevStudios, verás que las contrataciones de los directores de departamento cobran especial importancia:

No empieces a añadir funciones por añadirlas. Si hay demanda y los números demuestran que será bueno para tu cuenta de resultados, sólo entonces deberías hacer más contrataciones.

8. Crea tu caja de herramientas

Esto puede parecer contradictorio, pero vas a tener que gastar dinero en una caja de herramientas mejor si quieres ganar más dinero.

Así que esto es lo que tienes que hacer:

Evalúa tu caja de herramientas actual

Si actualmente utilizas alguna herramienta o software empresarial, escribe una lista de todo lo que utilizas y para qué sirve.

A continuación, examina las capacidades de esas herramientas y responde honestamente a lo siguiente: «¿Puede esta herramienta escalar junto a tu negocio?»

Si no es así, márcala para eliminarla.

Necesitas herramientas que te permitan a ti y a tu equipo moveros con más rapidez y eficacia que nunca. Sólo así podrás ofrecer servicios a escala y multiplicar tus ingresos.

Rellena los huecos

Mira tu lista y comprueba si hay algo que te falta. Tal vez sea una herramienta que has tardado en comprar o algo para lo que no creías estar preparado.

Por ejemplo:

• Suscripción a un sitio de fotos de archivo
• Herramienta de transferencia entre diseñador y desarrollador
• Plugins o temas premium de WordPress
• Software de auditoría SEO
• Software de seguimiento del tiempo
• Herramienta de embudo de ventas

No te fijes sólo en lo que necesitas. Ten en cuenta las necesidades de tu equipo. ¿Qué les permitirá trabajar a su mejor nivel y, a su vez, ofrecer una mejor oferta a tus clientes?

Una vez que tengas una lista de todas las herramientas que necesitas añadir, actualizar o eliminar, ponte manos a la obra. Esto no es algo de lo que debas preocuparte o a lo que deba adaptarse tu equipo una vez que tu agencia esté en marcha.

9. Desarrolla y documenta tus procesos

Vas a necesitar mucha estructura para tu agencia. Esto es beneficioso por muchas razones.

Para empezar, un proceso bien desarrollado y documentado facilita la obtención de resultados coherentes para los clientes. En segundo lugar, facilita que los nuevos empleados se pongan manos a la obra.

De nuevo, se trata de aumentar tu velocidad, agilidad y precisión como empresa. Y los sistemas establecidos servirán para ello.

Echa un vistazo al sitio web de la agencia Iron to Iron:

No hay ningún secreto sobre el proceso que utiliza el equipo para crear sitios web para los clientes — y esto es sólo lo que la gente ve desde fuera.

Internamente, es probable que esta agencia tenga documentación que detalle cada paso del proceso. Además, es probable que los procesos se complementen con una serie de automatizaciones de software, listas de comprobación y plantillas.

Esto es exactamente lo que tienes que hacer tú.

Procesos organizativos

Igual que hiciste con tu caja de herramientas, crea una lista de los procesos que utilizas actualmente en tu empresa.

¿Hay alguno que esté anticuado o sea ineficaz? Actualízalos antes de hacer cualquier otra cosa.

Después, da un paso atrás y piensa para qué otras cosas deberías tener procesos.

Si vas a añadir nuevos servicios (o incluso suscripciones o productos recurrentes), añade procesos relacionados a tu lista maestra.

¿Qué pasa con el seguimiento de los clientes potenciales? ¿Emisión de facturas a clientes? ¿Traspasar proyectos de un miembro del equipo a otro?

Hay tantas cosas diferentes en las que pensar ahora. Por eso es tan importante que te apartes del trabajo práctico de desarrollo web para que puedas supervisar los aspectos generales que hacen que tu agencia funcione como una máquina bien engrasada.

Crea un documento independiente para cada proceso y guárdalo en un lugar seguro y centralizado. Podría ser algo como un Dropbox de equipo, Google Drive o una plataforma de gestión de proyectos.

Procesos de gestión de clientes

No te olvides de los procesos de prospección, incorporación y gestión de clientes.

A medida que consigas más clientes, te resultará difícil controlarlo todo si no dispones de sistemas.

¿Tienes un CRM? ¿Y una herramienta de gestión de proyectos y comunicación con el cliente? ¿Y un proceso para crear un panel de WordPress personalizado que facilite a los clientes del sitio web el acceso al CMS?

También es importante tener plantillas predefinidas para las propuestas, los contratos y los primeros pasos, para que puedas sacar a los clientes potenciales del proceso de ventas y ponerlos en la cola de proyectos activos lo antes posible.

Procesos de gestión de empleados

Lo mismo se necesita para la contratación, las pruebas y la incorporación de los empleados.

En los inicios de tu negocio, probablemente pedías referencias a tus conocidos o publicabas ofertas de trabajo en portales online sólo para conseguir un poco de ayuda. Sin embargo, cuando se trata de tu agencia, tienes que pensar en algo más que: ¿Coincide el conjunto de habilidades de esta persona con lo que estoy buscando?

Ahora tienes que pensar en cómo vas a encontrar a la gente:

• Para cubrir puestos especializados en tu empresa.
• Que quiera crecer con tu agencia a largo plazo.
• Que encaje con la cultura de tu empresa.

En realidad, no hay margen para hacer concesiones, ya que un eslabón débil podría echar todo a perder.

Desarrolla tus procesos de entrevista y contratación para encontrar personas que encajen a la perfección. Luego, una vez que estén en tu equipo, necesitarás procesos que les ayuden a prosperar dentro de tu agencia.

Otra cosa en la que debes pensar es en incluir a tus empleados en el desarrollo y la documentación de los procesos.

Una vez que tengas empleados totalmente consolidados, dales poder para que se hagan cargo de sus procesos y documentación. Si consigues que se impliquen más en la configuración de tu agencia, se comprometerán más con tu misión a largo plazo.

10. Establece informes internos

Va a ser difícil hacer un seguimiento de todo a medida que crezca el tamaño de tu empresa, tu lista de clientes y tu equipo. Pero necesitas acceder a esos datos para poder tomar decisiones empresariales más inteligentes para tu agencia.

Aunque deberías dedicar tiempo a revisar tus datos, puedes automatizar el trabajo real de generar los informes. Aquí tienes algunos sitios donde puedes hacerlo:

• Google Analytics (o una de sus alternativas) para realizar un seguimiento del tráfico del sitio web, las fuentes de referencia, las tasas de rebote, las conversiones y otras métricas de rendimiento clave.
• Tu CRM para controlar los clientes potenciales que entran en tu proceso de ventas, las tasas de conversión, el valor de vida del cliente y los ingresos previstos.
• Tu software de gestión de proyectos o tareas para comprobar el estado de los proyectos, los cuellos de botella, los flujos de trabajo ineficaces, etc. Aquí tienes una guía completa que compara dos de las herramientas más conocidas: Trello vs Asana o algunas otras alternativas.
• Tu software de comunicación para comunicarte rápida y eficazmente con tus compañeros, Slack o Microsoft Teams son excelentes opciones. Lee nuestra comparación entre ellos: Slack vs Teams.
• Tu herramienta de seguimiento de tiempo para monitorear el rendimiento del equipo, vigilar el aumento del alcance y así sucesivamente.
• Registros de seguimiento de errores y problemas para hacer un seguimiento de los errores no resueltos, los problemas recurrentes, las oportunidades de servicio al cliente perdidas, etc.
• Informes de opiniones y reseñas de los clientes para identificar las victorias del equipo y buscar áreas de mejora.

Al automatizar estos informes, puedes dedicar más tiempo a tomar medidas, ya sea reuniendo a tu equipo para celebrar una victoria importante, trabajando con un jefe de equipo para arreglar un proceso defectuoso o decidiendo eliminar un servicio que no es popular.

¿Cómo se escala una agencia de WordPress?

Hay mucho que hacer para poner en marcha una agencia de WordPress. Pero una vez que tengas tu máquina bien engrasada en marcha, es hora de poner las cosas realmente en marcha.

Fíjate en Kinsta. Pasar de ser una agencia de desarrollo web en 2013 a un alojamiento administrado de WordPress requirió muchas agallas.

Pero aquí estamos: haciendo crecer continuamente nuestra empresa más allá de la marca de las siete cifras, manteniendo la calidad del producto que los clientes conocen y adoran.

Eso no ha ocurrido por pura suerte. Y lo mismo ocurrirá con tu propio negocio de WordPress.

Cuando estés preparado, aquí tienes algunas formas de empezar a escalar:

Crear flujos de ingresos recurrentes

Muchas agencias de WordPress consiguen hacerse un hueco vendiendo servicios de desarrollo web. El único problema es que se trata de un servicio puntual. Eso puede dificultar la previsión de ingresos y también puede suponer una gran pérdida de energía al tener que incorporar nuevos clientes constantemente.

Sin embargo, con flujos de ingresos recurrentes, puedes aportar una mayor estabilidad y escalabilidad a tu liquidez.

Aquí tienes algunas formas habituales en las que las agencias de WordPress añaden ingresos recurrentes a sus negocios:

• Servicios de mantenimiento de sitios web
• Alojamiento administrado de WordPress
• Marketing de afiliación
• Productos de información premium como cursos, seminarios web, etc.
• Desarrollo de temas o plugins para WordPress

Lo bueno de algunos de ellos es que no tendrás que gestionar los procesos si no quieres (por ejemplo, si subcontratas servicios de mantenimiento y les cobras un margen a tus clientes).

Con respecto a los demás, obtendrás los beneficios de construir algo de una sola vez. Aunque seguirás teniendo que soportar tus productos y mantenerlos actualizados, la mayor parte del trabajo se hace por adelantado.

Conviértete en una máquina de generar contenidos

Las agencias no deberían estar ahí fuera buscando clientes. A estas alturas del juego, los clientes deberían estar deseando trabajar contigo.

¿La mejor forma de conseguirlo? Aumenta tu visibilidad online y tu autoridad con contenidos perennes, prácticos y de gran calidad.

• Publica entradas de blog al menos dos o tres días a la semana.
• Publica a diario en las redes sociales: haz que se trate menos de ti (un 20%) y más de compartir consejos útiles y opiniones de otros (un 80%).
• Publica como blogger invitado en sitios web de alto perfil donde estén tu audiencia y tus colegas.
• Consigue espacios de podcast en programas relevantes (aquí puedes ver cómo crear un podcast con WordPress).
• Crea leads magnets descargables que inciten a la acción a los visitantes de tu sitio web.
• Crea un repositorio de contenido de formato largo, ya sea escrito o en vídeo (en directo o pregrabado).

Causa impacto con tus contenidos y descubrirás que ya no tienes que volver a buscar clientes (¡o socios comerciales!).

Asóciate

Gracias a los grupos de Facebook, los foros online, los WordCamps, las comunidades de Slack y las conferencias de diseño web, no hay razón para aislarse si has creado un negocio en torno a WordPress.

Hay muchísimas oportunidades para conectar con otras personas del sector y también para asociarse Así que no tengas miedo de salir ahí fuera.

Puede que encuentres a alguien con quien organizar un seminario web o un curso conjunto. Podrías conocer a tus desarrolladores favoritos y decidir asociarte con ellos. O podrías conocer al propietario de otra agencia que quiera compartir referencias, ya que vuestros nichos no se solapan.

Nunca sabes a quién conocerás, cómo podéis ayudaros mutuamente o qué aprenderás pasando más tiempo en la comunidad de WordPress.

Benefíciate de un alojamiento fiable

A medida que tu agencia crece, elegir un proveedor de alojamiento fiable es crucial para garantizar la estabilidad y el rendimiento de los múltiples sitios web que gestionarás. El proveedor de alojamiento adecuado ofrece características clave que no sólo garantizan el tiempo de actividad, sino que también proporcionan seguridad, velocidad y facilidad de gestión.

Esto es lo que debes buscar en un proveedor de alojamiento fiable:

• Soporte 24/7: La asistencia las 24 horas del día es esencial, sobre todo para las agencias que gestionan varios clientes. Tu proveedor de alojamiento debe ofrecer ayuda inmediata, para garantizar que cualquier problema se resuelva rápidamente, minimizando el posible tiempo de inactividad.
• Altas garantías de tiempo de actividad: Busca un proveedor que garantice al menos un 99,9% de tiempo de actividad. Esto asegura que los sitios web de tus clientes estén siempre online, evitando pérdidas de ingresos y protegiendo la reputación de tu agencia.
• Contenedores aislados: Los proveedores de alojamiento que utilizan contenedores aislados garantizan que los recursos de un sitio web (como RAM, CPU) estén separados de otros en el mismo servidor. Esto evita el riesgo de que un sitio afecte al rendimiento o la seguridad de otro.
• CDN (Red de Distribución de Contenidos): Una CDN mejora la velocidad del sitio web distribuyendo el contenido a servidores más cercanos al usuario final. Esto aumenta los tiempos de carga y ayuda a garantizar un alto rendimiento en todas las regiones del mundo.
• Almacenamiento en caché: Un proveedor de alojamiento fiable ofrecerá soluciones avanzadas de almacenamiento en caché, que reducen la carga del servidor y mejoran el rendimiento del sitio almacenando localmente los datos a los que se accede con más frecuencia para una recuperación más rápida.
• Múltiples centros de datos: Los proveedores de alojamiento con una red global de centros de datos te permiten elegir dónde se aloja tu sitio web, lo que mejora la velocidad y garantiza la redundancia en caso de interrupciones regionales.
• Protección DDoS: Los ataques de denegación de servicio distribuido (DDoS) pueden saturar los servidores, provocando la caída de los sitios web. Un alojamiento fiable proporciona protección DDoS, evitando que el tráfico malicioso interrumpa los sitios web de tus clientes.
• Copias de seguridad automáticas: Las copias de seguridad regulares garantizan que, en caso de fallo o pérdida de datos, puedas restaurar rápidamente un sitio sin mucho tiempo de inactividad. Las copias de seguridad diarias o cada hora son esenciales para minimizar el riesgo.
• Escaneado de malware y seguridad: Un alojamiento fiable incluye un escaneado constante en busca de malware y otras amenazas. También debe proporcionar medidas de seguridad sólidas, como cortafuegos y certificados SSL para proteger los datos.

Cómo encaja Kinsta

Kinsta reúne todas estas características y mucho más, lo que la convierte en la mejor opción para las agencias que escalan. Con Kinsta, tienes acceso a un soporte experto multilingüe 24/7/365, que garantiza la rápida resolución de cualquier problema, sin importar la zona horaria. Kinsta garantiza un tiempo de actividad del 99,9% y utiliza contenedores aislados basados en Google Cloud Platform para protegerse de los riesgos en todos los sitios.

Kinsta también incluye una CDN integrada, almacenamiento en caché a nivel de servidor y una selección de 37 centros de datos globales, lo que te permite optimizar la velocidad del sitio para el público de tus clientes. Con protección DDoS, copias de seguridad automáticas diarias y funciones de seguridad de nivel empresarial, como escaneado de malware y soporte SSL, Kinsta garantiza que los sitios de tus clientes sean rápidos y seguros.

Además, el panel de control MyKinsta facilita la gestión de varios sitios web desde una única interfaz, sin necesidad de volver a iniciar sesión en cada uno de ellos. Esta plataforma de fácil uso está diseñada para agilizar tu flujo de trabajo, permitiéndote centrarte en hacer crecer tu agencia mientras Kinsta se ocupa de los detalles técnicos.

Resumen

Como WordPress sigue teniendo una cuota de mercado mayoritaria en el espacio de los creadores de sitios web, ahora es un momento fantástico para crear una agencia de WordPress.

Sin embargo, es importante recordar que un negocio freelance de WordPress es muy diferente de una agencia que ofrece un conjunto completo de servicios y productos recurrentes.

No puedes pulsar un interruptor y anunciar de repente al mundo que ahora diriges una agencia. Hay mucho trabajo que hacer antes de que puedas empezar a cosechar los frutos de ser propietario de una agencia.

Lo que necesitas hacer:

• Define tu misión para que puedas ganarte un espacio.
• Elegir servicios que tus clientes necesiten y con los que prosperen.
• Fijar precios justos pero competitivos que te permitan obtener beneficios y alimentar el crecimiento de tu agencia.
• Elige un nombre que cree una impresión fuerte y única para tu agencia.
• Crea un sitio web que haga parte del trabajo de ventas y marketing por ti.
• Ocúpate de los aspectos legales de la gestión de una agencia.
• Crea un equipo que apoye tu misión ahora y en el futuro.
• Crea una caja de herramientas que te permita trabajar más rápido y mejor que nunca.
• Desarrollar procesos que te permitan escalar.
• Automatiza los informes para estar siempre al tanto de las principales métricas de rendimiento de tu agencia.

Si todo esto te abruma, puede que montar una agencia de WordPress no sea lo tuyo (lo cual está muy bien).

Hay ciertos clientes que gravitarán hacia las agencias, pero ¿dónde deja eso al resto? Siempre serán necesarios los freelancers de WordPress y las pequeñas empresas especializadas para ofrecer servicios rentables y más personales a los clientes que lo deseen.

Dicho esto, ten a mano esta guía cuando estés listo para crecer. Aunque tu objetivo no sea crear una agencia a gran escala, hay muchas estrategias para impulsar el negocio que puedes aprovechar para una empresa de WordPress más pequeña.

¿Has pensado en crear una agencia de WordPress? Si no es así, ¿qué te lo impide? Si has creado una con éxito, ¿qué te ha resultado más difícil de lo que esperabas? ¡Cuéntanoslo en los comentarios!