Um Guia para Iniciar e Gerenciar uma Agência de WordPress de Sucesso

Como freelancer de WordPress, você pode se ver em um ponto decisivo: embora esteja confortável com o trabalho que faz, sente que não está aproveitando ao máximo seu impacto ou sua lucratividade.

Se isso soa familiar, talvez seja hora de transformar seu negócio de freelancer em uma agência de WordPress de serviço completo.

Você está pronto para levar seu negócio para o próximo nível? Neste guia, mostraremos a você como lançar sua agência de WordPress e dimensioná-la para obter maior sucesso e sustentabilidade a longo prazo.

O que é uma agência de WordPress?

Há uma grande diferença entre o negócio de um freelancer e o de uma agência de WordPress. Você pode até mesmo perceber a diferença entre uma pequena empresa de WordPress e uma agência de serviço completo.

Aqui estão apenas algumas maneiras pelas quais os três diferem:

Aqui está o que você deve tirar disso: As agências WordPress têm o potencial de gerar muito mais receita do que um freelancer ou uma equipe pequena jamais poderia. No entanto, isso nem sempre é garantido.

Há muito trabalho necessário para construir uma agência de WordPress lucrativa, então não confunda simplesmente contratar uma equipe com aumento de produção. Há mais coisas envolvidas do que isso.

Como começar uma agência de WordPress?

Iniciar uma agência de WordPress envolve mais do que simplesmente rotular sua empresa como tal. A decisão de se tornar uma agência não garante sucesso ou clientes, portanto, para criar uma agência de WordPress próspera, você precisará ir além do básico para estabelecer uma base sólida.

Se você estiver pronto para o desafio (e a recompensa) de iniciar sua própria agência, comece aqui:

1. Defina sua missão

De acordo com uma pesquisa do Freelancermap, esses são alguns dos principais desafios que os freelancers enfrentam:

• Conseguir clientes
• Renda flutuante
• Gerenciamento do tempo

Quando seu foco está em onde você conseguirá seu próximo cliente ou em como equilibrar o gerenciamento de um negócio com a criação de sites, é difícil ter uma missão que seja algo além de:

Fazer um excelente trabalho de criação de sites para que grandes clientes queiram trabalhar comigo e me paguem em dia.

Tudo isso muda quando seu negócio de WordPress estiver mais estável. Nesse momento, é essencial ter uma missão clara que guie todas as suas decisões. Ela deve desviar o foco das suas dificuldades e direcioná-lo para as pessoas que você deseja ajudar.

Para definir sua missão, faça a você mesmo as seguintes perguntas: “A quem vamos servir?” Em outras palavras, qual deve ser o seu nicho?

Embora a Codeable não seja uma agência de WordPress, a evolução da missão da empresa é algo com o qual você certamente pode se identificar.

A experiência dos fundadores gerenciando uma agência de desenvolvimento os levou a criar uma solução para um problema que eles vivenciaram em primeira mão:

Per estava frustrado com o lado do cliente, Tomaz com o lado do freelancer: As grande quantidade de freelancers, os leilões de preços, a corrida para oferecer o menor valor, a competição feroz, a baixa qualidade do trabalho, os prazos não cumpridos e, como resultado, clientes e freelancers insatisfeitos.

Então, quem você tem mais paixão por atender?

Em seguida, pergunte a você mesmo: “Por que você quer fornecer esses serviços de WordPress?”

Existe uma lacuna no mercado para esse tipo de serviço? Ou o público-alvo foi negligenciado em sua maior parte?

Pense no tipo de diferença que você vai fazer ao entrar nesse mercado. Em seguida, elabore uma descrição curta que resuma por que você vai fazer o que se propõe.

Veja como o Codeable faz isso:

O objetivo era criar um ambiente saudável que permitisse o trabalho distribuído tanto para clientes quanto para freelancers.

A missão é 100% focada em melhorar a vida e os negócios dos clientes-alvo da Codeable. Você deve fazer o mesmo.

Por fim, você precisa se perguntar: “Onde queremos que a agência esteja em 12 meses? E em 24 meses? Ou em 5 anos?”

Eu tenho um plano claro o suficiente para guiar minha agência na direção certa sem precisar prever o futuro?

Veja a Codeable, por exemplo. Embora seus serviços tenham sido ampliados ao longo do tempo, ela permaneceu firme em sua missão:

A Codeable começou com pequenas tarefas de personalização, mas hoje ajudamos empresas de todas as formas e tamanhos. Embora nosso escopo de serviços tenha mudado, nossa missão de desbloquear talentos distribuídos, criar oportunidades iguais e permitir que clientes e freelancers prosperem em um ambiente baseado na confiança continua a mesma. Ainda estamos focados no crescimento, não por crescer, mas para fazer a diferença na vida das pessoas.

A parte de definição de metas e planejamento de um caminho não é algo que você precise compartilhar publicamente agora. No entanto, sua equipe interna deve estar ciente para que suas próprias metas e planos de crescimento estejam alinhados com os da agência.

Depois que você tiver definido sua missão, crie uma declaração de missão oficial, salve em algum lugar ao qual sua equipe tenha acesso e retorne a ela sempre que for o momento de tomar uma grande decisão para sua empresa.

2. Escolha seus serviços

Agora que você sabe quem vai atender e por que, é hora de definir o que exatamente você vai fazer por essas pessoas e como. Sim, você é uma agência de WordPress… mas de que tipo, exatamente?

Seu nicho ajudará um pouco com isso.

Veja a Itineris, por exemplo. Essa agência de WordPress atende o seguinte:

Ao definir quem exatamente você vai ajudar, você pode escolher melhor os serviços que precisa fornecer. Nos casos da Itineris, isso significa:

• Desenvolvimento web premium
• Branding digital
• Mídia paga (Biddable media)
• SEO

Depois, você tem o exemplo da WP-Tonic, especializada em desenvolvimento WordPress para LMS e sites de membros.

Negócios de eLearning têm necessidades específicas, com recursos necessários para integrar membros e cursos on-line. Como resultado, a WP-Tonic oferece serviços voltados para esse público específico:

• Desenvolvimento de sites
• Design personalizado (para checkout do WooCommerce, landing page de geração de leads, marketing por e-mail, funis de vendas, etc.)
• Desenvolvimento de plugins LMS personalizados
• Design gráfico
• Otimização de mecanismos de pesquisa
• Hospedagem gerenciada
• Suporte de segurança e backup

Moral da história? Não caia na armadilha de achar que uma agência de WordPress deve oferecer os mesmos serviços que todas as empresas semelhantes que existem por aí.

Em vez disso, considere o que seus clientes realmente precisam e como isso se alinha com seus pontos fortes.

E não se preocupe se sua visão para a agência não puder ser completamente suportada com a equipe que você tem no momento. Deixe esses serviços ou produtos adicionais “na prateleira” e, com o tempo, vá escalando para oferecê-los.

Por enquanto, foque em entregar um valor imenso nos serviços que já oferece.

Defina o essencial: Os serviços que você é capaz de oferecer e que seus clientes realmente precisam. Descreva-os brevemente e siga para o próximo passo.

Se sua agência oferece desenvolvimento web ou qualquer serviço que envolva o gerenciamento de sites de clientes, é essencial escolher um provedor de hospedagem confiável. O desempenho e a estabilidade dos sites dos seus clientes afetam diretamente o sucesso deles — e, por consequência, a reputação da sua agência.

Em um estudo de caso recente, a f.technology compartilhou os rigorosos requisitos de hospedagem aos quais aderiu ao procurar o provedor de hospedagem ideal para sua agência:

• Cada serviço de hospedagem deve ser isolado e não compartilhado com outros clientes.
• Os serviços de hospedagem devem ser transferíveis sem alterações de IP.
• Os recursos essenciais incluem uma opção de backup de restauração com um clique e um painel de controle para acesso de subusuários.
• O provedor de hospedagem deve facilitar as interações com sistemas de gerenciamento centralizados e automatizados via API.
• O cliente final deve ter acesso a um help desk 24 horas por dia.

É importante que as agências tenham uma lista semelhante de requisitos ao procurar um provedor de hospedagem. O estabelecimento de critérios claros ajuda você a fornecer aos seus clientes a solução de hospedagem ideal, segura, rápida e confiável, o que melhora a reputação e a confiabilidade da sua agência.

Por que a hospedagem confiável é importante:

• Minimizar o tempo de inatividade: A hospedagem não confiável pode levar a tempo de inatividade frequente, o que frustra os clientes e prejudica seus negócios. Como agência, oferecer um alto nível de tempo de atividade é fundamental para manter a confiança do cliente.
• Aumente o desempenho do site: Um site lento pode afastar os usuários, e o desempenho é até mesmo um fator de classificação nos resultados de pesquisa do Google. Ao selecionar um provedor de hospedagem que prioriza a velocidade e a confiabilidade, você está preparando seus clientes para o sucesso.
• Segurança e tranquilidade: Os sites dos clientes geralmente contêm informações confidenciais, e os provedores de hospedagem não confiáveis podem deixá-los vulneráveis a ataques, violações de dados ou malware. Um provedor de hospedagem web confiável, oferece recursos de segurança de nível empresarial, como suporte a SSL, proteção contra DDoS e backups diários.

Ao usar a hospedagem gerenciada de WordPress da Kinsta, você garante que os sites de seus clientes serão hospedados em uma plataforma segura e de alto desempenho, com recursos projetados para manter os sites on-line e rápidos 24/7. Isso permite que sua agência se concentre em fornecer um trabalho de desenvolvimento excepcional, enquanto a Kinsta lida com os desafios de infraestrutura e hospedagem.

3. Defina seus preços

Quando você dirige uma empresa menor, talvez relute em publicar seus preços on-line. Você quer que os clientes em potencial se concentrem no seu valor e não em quanto custará para eles criar um site WordPress.

No entanto, o preço premium e o valor são inerentemente incorporados à identidade de uma agência de WordPress. Portanto, não há motivo para você manter essas informações longe do público.

Além disso, ao publicar seus custos de desenvolvimento e preços de retenção mensal em seu site, você pode eliminar rapidamente os clientes em potencial que não têm o orçamento necessário para o que você faz.

Veja como a DevriX faz isso:

Os preços dos serviços da agência aparecem várias vezes no site. No entanto, vamos supor que alguém chegue até o formulário “Solicitar um Site” e, de alguma forma, não perceba as menções anteriores aos custos. Tudo bem, porque há outro lembrete ali mesmo.

Como você pode imaginar, isso torna suas conversas com clientes potenciais muito mais significativas. Você não precisa ficar enrolando com a questão do preço. Isso já foi estabelecido. Em vez disso, você pode simplesmente se concentrar no que eles precisam e em como você vai resolvê-los.

Quanto a descobrir quanto você cobrará de seus clientes, será necessário um pouco de trabalho para resolver isso.

Verifique a média do mercado

Para começar, pegue a lista de serviços da etapa anterior.

Em seguida, pesquise sua principal concorrência no mercado — aquelas empresas que atuam em um nicho semelhante e oferecem serviços similares. Isso fornecerá um bom ponto de referência sobre a faixa de preço vigente e o que seu público-alvo pode pagar.

Em seguida, você precisará fazer alguns cálculos internos.

Liste suas despesas gerais

Faça uma lista de cada um de seus custos e de quanto você deve pagar por eles a cada mês. Isso inclui coisas como:

• Software comercial
• Licenças e seguros da empresa
• Pagamentos de impostos
• Espaço de escritório e serviços públicos
• Equipamentos e móveis
• Hospedagem web, domínio e despesas relacionadas
• Salários, benefícios, férias (PTO)
• Viagens corporativas, eventos, etc.

É claro que você precisa fazer mais do que apenas cobrir seus custos. Mas você precisa analisar esses números primeiro para ter certeza de que está no caminho certo.

Estabeleça uma margem de lucro

Que tipo de margem você precisa para ser lucrativo?

Em outras palavras: se seus custos mensais forem em torno de $20.000, quanto dinheiro você precisa para obter um lucro saudável? Uma margem de 30% (ou $6.000) seria suficiente?

Lembre-se: Se você quiser oferecer ofertas de primeira linha aos clientes e cuidar da equipe que dirige o show, precisará de dinheiro para reinvestir na sua empresa.

Encontre a margem ideal e estabeleça isso como sua meta de vendas mensais.

Defina seu preço

Divida sua meta de receita pelo número de projetos que você poderia razoavelmente assumir em um mês.

Agora, compare seu custo por projeto com a taxa média do mercado. O número que você definiu é muito baixo? Você está muito alto? Se houver uma discrepância, o valor de sua oferta justifica essa discrepância? Como diz Tom Zsomborgi, cofundador e CFO da Kinsta:

Se um preço mais baixo é seu melhor diferencial, você deve repensar seu negócio. Uma corrida para o fundo do poço não é uma boa tática e raramente funciona.

Desde que você ganhe dinheiro suficiente para ser lucrativo e o cliente saia com algo de grande valor, você pode se comprometer com esse preço.

Quando você terminar, crie sua planilha de preços e publique os preços em seu site quando eles estiverem prontos.

Não se esqueça de reavaliar seus custos e preços a cada ano. À medida que seus serviços se tornam mais fortes e sua oferta mais complexa, esses números devem mudar.

4. Escolha um nome

Sei que isso parece algo que você deveria fazer mais cedo, mas acho que é essencial descobrir o que sua empresa oferecerá e qual será o nível de fornecimento antes de escolher um nome.

Quando a identidade de sua marca estiver definida, você poderá escolher um nome. Tenha em mente as dicas a seguir quando você fizer isso:

• A menos que você queira ser o rosto da empresa e estar envolvido em todos os projetos, evite usar seu nome.
• Mantenha-o curto.
• Faça com que seja fácil de pronunciar.
• Dê uma dica sobre sua proposta de valor exclusiva e seus pontos fortes.
• Use palavras inventadas em vez de palavras que já tenham uma forte associação na mente de seus clientes.
• Certifique-se de que nenhuma outra empresa já tenha esse nome ou uma variação dele.
• Verifique se o nome de domínio está disponível.

Depois de escolher algumas opções, compartilhe com outras pessoas: Seus colaboradores, antigos clientes e até mesmo seus seguidores nas redes sociais.

Isso ajudará a ter uma noção de como eles se sentem sobre o nome. Como estão mais distantes da marca, eles podem notar se algo não parece certo.

Quando tiver o nome definido, comece a trabalhar na criação do logo e de outros elementos da marca.

5. Crie um novo site

O site de uma agência precisa ser capaz de mostrar a você o que vale. Em outras palavras, antes que os clientes em potencial vejam seu portfólio de trabalho, eles devem ver seu site como prova do que você é capaz de fazer.

Seu site também precisa fazer mais do que apenas informar. Você quer que ele faça o máximo de trabalho possível para você, quase como se fosse um outro membro da equipe.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais você pode fazer isso acontecer:

Escolha um provedor de hospedagem confiável

Você sabe como pode ser demorado gerenciar a hospedagem web, especialmente quando o tráfego aumenta.

Por isso, é recomendável terceirizar sua própria hospedagem. A última coisa que você quer é um site lento atrapalhando o trabalho pago que precisa concluir.

Se ainda não fez isso, agora é um bom momento para migrar seu site para uma plataforma de hospedagem gerenciada, focada em agências, como a Kinsta.

Você aproveitará os benefícios de um site rápido, seguro e com backup, sem o incômodo de gerenciá-lo por conta própria. No entanto, quando você quiser ver o que está acontecendo nos bastidores e assumir o controle do desempenho do seu servidor, o MyKinsta facilita muito essa tarefa.

Trabalhar com um provedor de hospedagem de sites WordPress não só proporciona tranquilidade, mas também garante que seu site esteja sempre em ótimas condições para os clientes em potencial.

Além disso, graças às diferentes funções de usuário do MyKinsta, você terá controle total sobre o acesso dos usuários aos sites que desenvolver. E com a Ferramenta de Transferência de Sites da Kinsta, você pode entregar projetos concluídos aos clientes com facilidade.

Você pode até mesmo transferir sites para contas que não sejam da Kinsta. Tudo o que você precisa é o endereço de e-mail da pessoa. Isso libera seu tempo para que você se concentre em outras tarefas importantes, como gerenciar e desenvolver melhor sua agência.

Você também tem acesso à API da Kinsta, que permite que você interaja perfeitamente com os serviços da Kinsta, como criar um site WordPress, obter uma lista de sites e automatizar determinadas tarefas para acelerar seu fluxo de trabalho.

Destaque seu trabalho mais impressionante

Seu site terá tudo o que um site WordPress menor tem. No entanto, seu portfólio precisa impressionar os clientes em potencial.

Considere usar um plugin de portfólio de WordPress que fará com que suas amostras mais recentes e relevantes brilhem.

E não tenha medo de criar um portfólio que fuja do que é esperado. Veja o exemplo do portfólio da Neuralab (você pode ler o estudo de caso deles):

A Neuralab acrescenta detalhes personalizados ao seu portfólio. À primeira vista, parece um portfólio padrão baseado em grade. No entanto, a funcionalidade revela mais informações, como o tipo de projeto e estatísticas de Visualizações e Curtidas do Behance.

Apresente sua equipe

Quando você gerencia um negócio menor, é fácil para os clientes verem os rostos dos membros da sua equipe e conhecê-los em um nível mais pessoal.

À medida que você constrói uma agência, sua equipe crescerá e será um desafio fazer essas conexões pessoais com tantos colaboradores envolvidos. Apresentar a sua equipe por meio do seu site é uma maneira de reduzir essa possível desconexão que os clientes podem sentir.

A Triggerfish faz isso muito bem:

Cada membro da equipe tem uma foto de aparência natural, detalhes de contato e cargo.

Mostrar sua equipe dessa forma funciona de duas maneiras. Você pode apresentar aos clientes as pessoas que estão nos bastidores. Mas também é como uma demonstração de humildade: “Veja quantas pessoas temos trabalhando para você!”

Adicione uma variedade de canais de contato

Como não é mais apenas você que está do outro lado do telefone ou do e-mail, você pode oferecer aos clientes em potencial quantas maneiras quiser de entrar em contato com você:

• Um número de telefone da empresa
• Um endereço de e-mail (ou diferentes endereços para diferentes departamentos)
• Um formulário de contato
• Chat em tempo real ou chatbot
• Um portal de suporte
• Mídias sociais (se você quiser fornecer respostas e suporte nelas)

No entanto, o fato de você poder oferecer todos esses pontos de contato não significa que tenha de incluí-los em seu site. Veja a Red Factory (você pode ler o estudo de caso deles):

Essa agência não tem nada além de um formulário de contato e o Google Maps com um endereço.

Sempre existe a possibilidade de você sobrecarregar a si mesmo e a sua equipe, portanto, escolha apenas os canais de contato que fizerem mais sentido.

Automatize o processo de conversão

Mesmo que você tenha mais pessoas para lidar com as vendas, deixe que seu site faça algumas das tarefas mais comuns.

Por exemplo, se você oferece um serviço de desenvolvimento personalizado, mas gosta de chamar os clientes em potencial para uma chamada de descoberta primeiro, use um plugin de agendamento de WordPress e permita que eles agendem compromissos por conta própria.

Quando você começar a vender serviços recorrentes, seus clientes em potencial poderão se sentir confiantes o suficiente para se inscreverem neles sem precisar falar com alguém primeiro.

Nesses casos, você pode eliminar o intermediário (ou seja, a chamada de vendas) equipando seu site com botões “Buy Now” e checkout próprio, como faz a SkyrocketWP (você pode ler o estudo de caso deles).

6. Resolva as questões legais

Depois de definir os aspectos da sua marca e antes de começar a trabalhar com clientes, é importante resolver todas as questões legais.

Sei que essa é a parte menos divertida da criação de uma agência de WordPress, mas é a mais importante. Você nunca sabe quando uma questão legal pode surgir ou de onde ela virá, portanto, é melhor colocar todas as peças no lugar agora, para que você esteja preparado.

Aqui estão algumas coisas que você deve fazer o mais rápido possível:

• Registre sua empresa.
• Registre sua marca e a logo.
• Compre seu nome de domínio.
• Solicite a licença comercial no seu município ou região.
• Obtenha os seguros comerciais de que você precisa (por exemplo, responsabilidade civil, propriedade, compensação de trabalhadores).
• Adicione uma declaração de privacidade, termos e condições e aviso de cookies ao seu site.

Também é uma boa ideia pensar sobre onde buscar ajuda com a gestão fiscal, recursos humanos e assistência legal.

Sua empresa pode não precisar dessa ajuda hoje, mas as coisas vão se mover rapidamente quando você começar a trabalhar, e você não vai querer perder de vista esses sistemas de suporte essenciais destinados a proteger você e sua empresa.

7. Monte sua equipe

Para administrar uma agência de WordPress bem-sucedida, a primeira coisa que você precisa fazer é parar de usar todos os “chapéus” ou, melhor ainda, qualquer “chapéu” que não se ajuste bem ao seu perfil. Então, primeiro passo:

Minimize sua função

Anote todas as tarefas que você faz. O que ela implica para você. Por que você a realiza? Como você se encaixa no quadro geral.

Coloque todas as tarefas que você gosta de fazer e o que você pode fazer melhor do que qualquer outra pessoa em uma coluna “Manter”.

Coloque todas as tarefas que você não gosta de fazer ou que tomam muito do seu tempo em uma coluna “Delegar”.

Em seguida, trace para quem você transferirá as tarefas delegadas. Por exemplo:

• Os e-mails de integração do cliente vão para o gerente de projeto.
• A geração de faturas e o acompanhamento vão para o assistente de escritório.
• Postagens nas redes sociais vão para o Especialista em Marketing.

Quando você se depara com uma tarefa que não tem uma correspondência perfeita, é quando você sabe que há uma nova função a ser preenchida. Isso pode não acontecer imediatamente, mas quando essas responsabilidades relevantes começarem a se acumular e a sobrecarregar você e sua equipe, você saberá que chegou a hora.

Fortaleça a equipe principal

Se você observar a lista de serviços ou produtos que oferece, ficarão claro quais funções são essenciais. Geralmente, essas funções incluem web designer, desenvolvedor web, redator e gerente de projetos.

Certifique-se de que você tenha funcionários e prestadores de serviços para preencher os requisitos essenciais, caso ainda não os tenha.

Além disso, certifique-se de que você tem o orçamento para pagar aos membros da sua equipe um salário competitivo. Se você estiver com dificuldades para fazer isso, então algo está errado. Talvez seus serviços não estejam sendo cobrados adequadamente ou você esteja tentando expandir a equipe rápido demais. Reavalie onde está o descompasso antes de seguir em frente.

Equipe para serviços adicionais

Quando sua agência estiver super simplificada e tiver a capacidade e o orçamento para fazer mais, comece a adicionar funções para novos serviços e oportunidades, como:

• SEO
• Animador
• Redator de UX
• Gerente de sucesso do cliente
• Líderes de equipe como CTO, CMO, etc.

Se você observar qualquer uma das páginas de equipe das principais agências de WordPress, como esta da WebDevStudios, verá que as contratações de diretores de departamento se tornam especialmente importantes:

Não comece a adicionar funções apenas por adicionar. Se houver demanda e os números comprovarem que isso será bom para os seus resultados, só então você deverá fazer mais contratações.

8. Crie sua caixa de ferramentas

Isso pode parecer contraintuitivo, mas se você quer ganhar mais dinheiro, precisará investir em uma melhor caixa de ferramentas.

Portanto, aqui está o que você precisa fazer:

Avaliar sua caixa de ferramentas atual

Se você estiver usando atualmente alguma ferramenta ou software de negócios, escreva uma lista de tudo o que usa e para que serve.

Em seguida, analise os recursos dessas ferramentas e responda honestamente à seguinte pergunta: “Essa ferramenta pode ser ampliada com a sua empresa?”

Caso contrário, marque-a para ser excluída.

Você precisa de ferramentas que permitam que você e sua equipe trabalhem com mais velocidade e eficiência do que nunca. Essa é a única maneira de você poder oferecer serviços em escala e multiplicar a receita recebida.

Preencha as lacunas

Analise a sua lista e veja se há algo que você está perdendo. Talvez seja uma ferramenta que você esteja demorando a comprar ou algo para o qual você não se considera preparado.

Por exemplo:

• Assinatura de um site de fotos de banco de imagens
• Ferramenta para entrega de design ao desenvolvedor
• Plugins ou temas premium de WordPress
• Software de auditoria de SEO
• Software de controle de tempo
• Ferramenta de funil de vendas

Não pense apenas no que você precisa. Considere as necessidades da sua equipe. O que permitirá que eles trabalhem no seu melhor nível e, por consequência, ofereçam um serviço superior aos seus clientes?

Quando você tiver uma lista de todas as ferramentas que precisa adicionar, atualizar ou excluir, comece a trabalhar. Isso não é algo com que você queira se preocupar ou fazer a transição da sua equipe quando a sua agência estiver em pleno funcionamento.

9. Desenvolva e documente seus processos

Você precisará de muita estrutura para sua agência. Isso é benéfico por vários motivos.

Para começar, um processo bem desenvolvido e documentado facilita a produção de resultados consistentes para os clientes. Em segundo lugar, isso facilita o trabalho dos novos funcionários.

Novamente, trata-se de aumentar sua velocidade, agilidade e precisão como empresa. E os sistemas estabelecidos são suficientes para isso.

Dê uma olhada no site da agência Iron to Iron:

Não há segredo sobre o processo que a equipe usa para criar sites para os clientes – e isso é apenas o que as pessoas veem de fora.

Internamente, essa agência provavelmente tem uma documentação que detalha cada etapa do processo. Além disso, os processos são provavelmente complementados por uma série de automações de software, listas de verificação e modelos.

Isso é exatamente o que você precisa fazer.

Processos organizacionais

Assim como você fez com sua caixa de ferramentas, crie uma lista dos processos que você usa atualmente em sua empresa.

Há algum que esteja desatualizado, ou seja, ineficiente? Atualize-os antes de você fazer qualquer outra coisa.

Em seguida, dê um passo atrás e pense em quais outros processos você deveria ter.

Se você estiver adicionando novos serviços (ou mesmo assinaturas, ou produtos recorrentes), adicione processos relacionados à sua lista principal.

O que você acha de monitorar e acompanhar os leads? Você emite faturas para os clientes? Você transfere projetos de um membro da equipe para outro?

Há tantas coisas diferentes nas quais você deve pensar agora. É por isso que é tão importante se desligar do trabalho prático de desenvolvimento web para que você possa supervisionar os itens gerais que ajudam a sua agência a funcionar como uma máquina bem lubrificada.

Crie um documento separado para cada processo e armazene-o em um local seguro e centralizado. Pode ser algo como o Dropbox da equipe, o Google Drive ou uma plataforma de gerenciamento de projetos.

Processos de gerenciamento de clientes

Não se esqueça dos processos de prospecção, integração e gerenciamento de clientes.

À medida que você conquistar mais clientes, será difícil manter o controle de tudo isso se você não tiver sistemas implementados.

Você tem um CRM? O que você acha de uma ferramenta de comunicação e gerenciamento de projetos que seja amigável para o cliente? O que você acha de um processo para criar um painel de controle personalizado de WordPress para facilitar o acesso dos clientes do site ao CMS?

Também é importante ter modelos pré-criados para propostas, contratos e etapas de integração para que você possa tirar os clientes potenciais do pipeline de vendas e colocá-los na fila de projetos ativos o mais rápido possível.

Processos de gerenciamento de funcionários

O mesmo é necessário para a contratação, o teste e a integração de funcionários.

No início da sua empresa, você provavelmente pedia indicações a pessoas conhecidas ou publicava trabalhos em fóruns on-line apenas para obter algum alívio. No entanto, quando se trata de sua agência, você precisa pensar em algo mais do que: O conjunto de habilidades dessa pessoa corresponde ao que estou procurando?

Agora, você precisa pensar em como vai encontrar as pessoas:

• Para preencher funções especializadas em sua empresa.
• Quem deseja crescer com sua agência a longo prazo.
• Que se adaptem à cultura de sua empresa.

Na verdade, não há espaço para concessões, pois um elo fraco pode atrapalhar todo o processo.

Desenvolva seus processos de entrevista e contratação para encontrar pessoas que se encaixem no molde certo. Depois, quando elas estiverem na sua equipe, você precisará de processos que as ajudem a prosperar na sua agência.

Outra coisa em que você deve pensar é em envolver seus funcionários no desenvolvimento e na documentação do processo.

Quando você tiver alguns funcionários sólidos em sua equipe, capacite-os para assumir a responsabilidade por seus processos e documentação. Se você conseguir envolvê-los mais no desenvolvimento da agência, eles estarão mais comprometidos com a missão a longo prazo.

10. Estabeleça relatórios internos

Será difícil manter o controle de tudo à medida que o tamanho da sua empresa, a lista de clientes e a equipe aumentarem. Mas você precisa ter acesso a esses dados para poder tomar decisões comerciais mais inteligentes para a sua agência.

Embora você deva reservar um tempo dedicado para analisar seus dados, é possível automatizar o trabalho real de gerar os relatórios. Aqui estão alguns lugares onde você pode fazer isso:

• Google Analytics (ou uma de suas alternativas) para acompanhar o tráfego do site, as fontes de referência, as taxas de rejeição, as conversões e outras métricas importantes de desempenho.
• Seu CRM para acompanhar os leads que entram no pipeline de vendas, as taxas de conversão, o valor do tempo de vida do cliente e a receita projetada.
• Seu software de gerenciamento de projetos ou tarefas para verificar o status do projeto, os gargalos, os fluxos de trabalho ineficientes, etc. Aqui está um guia completo que compara duas das ferramentas mais conhecidas: Trello vs Asana ou algumas outras alternativas.
• Seu software de comunicação para se comunicar de forma rápida e eficaz com seus colegas, o Slack ou o Microsoft Teams são ótimas opções. Leia nossa comparação entre eles: Slack vs Teams.
• Seu rastreador de tempo para monitorar o desempenho da equipe, observar o aumento do escopo e assim por diante.
• Registros de rastreamento de bugs e problemas para acompanhar erros não resolvidos, problemas recorrentes, oportunidades perdidas de atendimento ao cliente, etc.
• Avaliações on-line e relatórios de feedback de clientes para identificar as vitórias da equipe e procurar áreas de melhoria.

Ao automatizar esses relatórios, você poderá gastar mais tempo tomando ações — seja reunindo sua equipe para celebrar uma grande vitória, trabalhando com um gerente para consertar um processo com falhas ou decidindo remover um serviço que não é popular.

Como escalar uma agência de WordPress?

Há muita coisa que você precisa fazer para começar uma agência de WordPress. Mas uma vez que você tenha sua máquina bem lubrificada funcionando, é hora de realmente expandir.

Basta você olhar para a Kinsta. Para passar de uma agência de desenvolvimento web em 2013 para uma hospedagem gerenciada de WordPress, o que exigiu coragem.

Hoje, continuamos a crescer além da marca de sete dígitos, enquanto mantemos a qualidade do produto que nossos clientes conhecem e amam.

Isso não aconteceu por pura sorte. E o mesmo acontecerá com seu próprio negócio de WordPress.

Quando você estiver pronto, aqui estão algumas maneiras de começar a escalar:

Crie fluxos de receita recorrentes

Muitas agências de WordPress se estabelecem vendendo serviços de desenvolvimento web. O único problema é que esse é um serviço único. Isso pode dificultar a previsão de receita e também pode fazer com que você desperdice muita energia ao integrar novos clientes o tempo todo.

No entanto, com fluxos de receita recorrentes, você pode trazer grande estabilidade e escala ao seu fluxo de caixa.

Aqui estão algumas maneiras comuns pelas quais as agências WordPress adicionam receita recorrente aos seus negócios:

• Serviços de manutenção de sites
• Hospedagem gerenciada de WordPress
• Marketing de afiliados
• Produtos de informação premium, como cursos, webinars, etc.
• Desenvolvimento de temas ou plugins para WordPress

A vantagem de algumas dessas opções é que você não precisará gerenciar os processos se não quiser (por exemplo, se você terceirizar os serviços de manutenção e cobrar uma margem de lucro de seus clientes).

Quanto aos outros, você colherá os benefícios de criar algo que seja único. Embora você ainda tenha que dar suporte aos seus produtos e mantê-los atualizados, a maior parte do trabalho acontece no início.

Torne-se uma máquina de geração de conteúdo

As agências não devem ficar correndo atrás de clientes. A essa altura do jogo, os clientes deveriam estar clamando para trabalhar com você.

A melhor maneira de fazer isso acontecer? Aumente sua visibilidade on-line e sua autoridade com conteúdo de alta qualidade, prático e evergreen (duradouro).

• Publique artigos no blog pelo menos dois ou três dias por semana.
• Publique diariamente nas mídias sociais: faça com que seja menos sobre você (cerca de 20%) e mais sobre o compartilhamento de dicas e percepções úteis de outras pessoas (cerca de 80%).
• Faça um blog como convidado em sites de alto nível, onde seu público e seus colegas estão.
• Você pode conseguir espaços para podcasts em programas relevantes (veja aqui como iniciar um podcast usando o WordPress).
• Crie materiais gratuitos para download que funcionem como ímãs de leads, estimulando os visitantes do seu site a tomar uma ação.
• Crie um repositório de conteúdo de formato longo, seja escrito ou em vídeo (ao vivo ou pré-gravado).

Cause impacto com seu conteúdo e você descobrirá que nunca mais precisará procurar clientes (ou parceiros de negócios!) novamente.

Faça parcerias

Entre os grupos do Facebook, fóruns on-line, WordCamps, comunidades do Slack e conferências de web design, não há motivo para se isolar quando você cria um negócio em torno do WordPress.

Há muitas oportunidades para se conectar com outras pessoas na área e fazer parcerias! Então, não tenha medo de sair por aí.

• Você pode encontrar alguém para co-organizar um webinar ou curso.
• Pode conhecer seus desenvolvedores favoritos e decidir fazer uma parceria com eles.
• Ou encontrar outro dono de agência que queira compartilhar referências, já que seus nichos não se sobrepõem.

Você nunca sabe quem conhecerá, como poderá ajudar um ao outro ou o que aprenderá ao passar mais tempo na comunidade WordPress.

Aproveite a hospedagem confiável

À medida que sua agência cresce, é fundamental escolher um provedor de hospedagem confiável para garantir a estabilidade e o desempenho dos vários sites que você administrará. O provedor de hospedagem certo oferece os principais recursos que não apenas garantem o tempo de atividade, mas também proporcionam segurança, velocidade e facilidade de gerenciamento.

Veja a seguir o que você deve procurar em um provedor de hospedagem confiável:

• Suporte 24/7: O suporte 24 horas por dia é essencial, especialmente para agências que gerenciam vários clientes. Seu provedor de hospedagem deve oferecer ajuda imediata, garantindo que todos os problemas sejam resolvidos rapidamente, minimizando o possível tempo de inatividade.
• Altas garantias de tempo de atividade: Procure um provedor que garanta pelo menos 99,9% de tempo de atividade. Isso garante que os sites dos seus clientes estejam sempre on-line, evitando a perda de receita e protegendo a reputação da sua agência.
• Contêineres isolados: Os provedores de hospedagem que usam contêineres isolados garantem que os recursos de um site (como RAM, CPU) sejam separados de outros no mesmo servidor. Isso evita o risco de um site afetar o desempenho ou a segurança de outro.
• CDN (Rede de distribuição de conteúdo): Um CDN aumenta a velocidade do site ao distribuir o conteúdo para servidores mais próximos do usuário final. Isso aumenta o tempo de carregamento e ajuda a garantir alto desempenho em regiões globais.
• Cache: Um provedor de hospedagem confiável oferecerá soluções avançadas de cache, que reduzem a carga do servidor e melhoram o desempenho do site, armazenando localmente os dados mais acessados para uma recuperação mais rápida.
• Vários centros de dados: Os provedores de hospedagem com uma rede global de centros de dados permitem que você escolha onde seu site será hospedado, aumentando a velocidade e garantindo redundância em caso de interrupções regionais.
• Proteção contra DDoS: Os ataques de negação de serviço distribuído (DDoS) podem sobrecarregar os servidores, fazendo com que os sites caiam. Um provedor de hospedagem de sites confiável oferece proteção contra DDoS, evitando que o tráfego mal-intencionado interrompa os sites de seus clientes.
• Backups automáticos: Os backups regulares garantem que, em caso de falha ou perda de dados, você possa restaurar rapidamente um site sem muito tempo de inatividade. Os backups diários ou de hora em hora são essenciais para minimizar os riscos.
• Verificação de malware e segurança: A hospedagem confiável realiza varreduras constantes em busca de malware e outras ameaças. Além disso, deve oferecer medidas de segurança robustas, como firewalls e certificados SSL, para garantir a proteção dos dados.

Como a Kinsta se encaixa

A Kinsta reúne todas essas funcionalidades e muito mais, tornando-se uma das principais escolhas para agências em crescimento. Com a Kinsta, você tem acesso a suporte especializado 24/7/365 em vários idiomas, garantindo que qualquer problema seja resolvido rapidamente, independentemente do fuso horário. A Kinsta oferece 99,9% de tempo de atividade e utiliza contêineres isolados com a infraestrutura do Google Cloud Platform, protegendo contra riscos em todos os sites.

A Kinsta também inclui um CDN integrado, cache ao nível de servidor e uma escolha de 37 centros de dados globais, permitindo que você otimize a velocidade dos sites para o público dos seus clientes. Com proteção contra DDoS, backups automáticos diários e recursos de segurança de nível empresarial, como varredura de malware e suporte a SSL, a Kinsta garante que os sites dos seus clientes sejam rápidos e seguros.

Além disso, o painel MyKinsta facilita o gerenciamento de vários sites a partir de uma única interface, sem a necessidade de fazer login novamente em cada site. Essa plataforma de fácil utilização foi projetada para simplificar seu fluxo de trabalho, permitindo que você se concentre no crescimento de sua agência enquanto a Kinsta cuida dos detalhes técnicos.

Resumo

Com o WordPress mantendo sua maior participação de mercado entre os construtores de sites, agora é um momento excelente para iniciar uma agência de WordPress.

No entanto, é importante lembrar que um negócio freelancer de WordPress é muito diferente de uma agência que oferece um pacote completo de serviços e produtos recorrentes.

Não basta simplesmente anunciar que agora você é uma agência. Há muito trabalho nos bastidores antes que você possa começar a colher os frutos de ser dono de uma agência.

Aqui está o que você precisa fazer:

• Defina sua missão, para que você possa encontrar seu espaço no mercado.
• Escolha serviços que seus clientes precisem e que trarão bons resultados para eles.
• Defina preços justos, mas competitivos, que permitam a lucratividade e o crescimento da sua agência.
• Escolha um nome que crie uma impressão forte e única para sua agência.
• Crie um site que faça parte do trabalho de vendas e marketing por você.
• Lide com as questões legais de administrar uma agência.
• Construa uma equipe que apoie sua missão agora e no futuro.
• Monte uma caixa de ferramentas que permita trabalhar mais rápido e de forma mais eficiente.
• Desenvolva processos que possibilitem o crescimento.
• Automatize relatórios para que você esteja sempre a par das principais métricas de desempenho da sua agência.

Se você se sentir sobrecarregado com tudo isso, talvez não seja uma boa ideia abrir uma agência de WordPress (o que é perfeitamente aceitável).

Alguns clientes preferem trabalhar com agências, mas onde ficam os outros? Sempre haverá a necessidade de freelancers e negócios menores de WordPress para oferecer serviços mais acessíveis e personalizados, que esses clientes desejam.

Dito isso, tenha este guia em mãos quando você estiver pronto para crescer. Mesmo que sua meta não seja criar uma agência em grande escala, há muitas estratégias de aumento de negócios aqui que você pode aproveitar para um negócio WordPress menor.

Você já pensou em lançar uma agência de WordPress? Se não, o que está impedindo você? Se já construiu uma, o que foi mais difícil do que esperava? Conte para nós nos comentários!