Um Guia para Iniciar e Executar uma Agência WordPress Bem-Sucedida

Ouça suficientes histórias de origem de agências WordPress bem sucedidas e você notará que elas soam estranhamente parecidas:

Os fundadores trabalhavam como designers ou desenvolvedores freelancer, construindo sites enquanto simultaneamente geriam seus pequenos (ou sozinhos) negócios. Inevitavelmente, eles começaram a olhar em volta e se perguntar se havia oportunidades que estavam perdendo – aquelas que tornariam seus empregos mais fáceis, suas vidas mais gratificantes e seus negócios mais lucrativos.

Você pode ou não estar ciente disso, mas foi exatamente aqui que os fundadores da Kinsta começaram. Mark, Anita, Peter, e Tom estavam dirigindo um negócio de desenvolvimento web em 2013 que deu muito trabalho e não foi muito gratificante.

Eventualmente, os fundadores dos Kinsta perceberam que o que estavam a fazer não era escalável ou sustentável. E esse é um ponto que muitos freelancers do WordPress e donos de pequenas empresas também conseguem alcançar.

Para mudar essa narrativa, você deve estar preparado para mudar a sua empresa em uma direção diferente. Para Kinsta, isso significava passar para a hospedagem gerenciada do WordPress. Para outros, isso pode significar a construção de uma agencia WordPress movimentada. A sua história é sua para moldar e moldar.

Dito isto, qualquer que seja o caminho escolhido, nenhum desse crescimento será possível sem ele:

• Uma equipa de especialistas dedicados
• Processos e documentação abotoados
• Automatismos e modelos em abundância

Isso não quer dizer que você não tenha esses elementos no lugar como um freelancer do WordPress. Mas uma agência WordPress exige que você a leve para outro nível.

Se você se encontrar em uma posição similar onde se sinta bem com o trabalho que faz mas não sinta que está maximizando seu impacto ou seu lucro, pode ser hora de transformar seu negócio freelance em uma agência de serviço completo.

Neste guia para iniciar uma agência WordPress, vamos mostrar-lhe como iniciar uma agência e, mais tarde, como escalá-la para um maior sucesso e sustentabilidade.

O que é uma agência WordPress?

Há uma grande diferença entre o negócio de um freelancer e o de uma agência WordPress. Há até uma diferença entre uma pequena empresa WordPress e uma agência de serviço completo.

Aqui estão apenas algumas formas de os três diferirem:

	Freelancer	Pequenos Negócios	Agência WordPress
Tamanho da equipe	1 pessoa	< 10 pessoas	> 10 pessoas
Dinâmica da Equipe	Você = Portador de Todos os Chapéus	Você + pequena equipa = Família unida onde todos se lançam	Você + líderes da equipa + membros da equipa = Todos têm um papel claro a desempenhar
Serviços Oferecidos	Serviços: sites WordPress	Serviços: sites WordPress Produtos: Manutenção mensal	Serviços + Produtos: Sites WordPress + Manutenção mensal + Serviços de marketing digital + Coaching + Outros serviços especializados
Quantidade de Clientes	Com base na sua capacidade individual	Com base na capacidade da sua equipa	Uma base recorrente de clientes de grande orçamento + afluxo constante de novos clientes
Potencial de Ganho	Depende do número de horas de trabalho	Depende do número de horas que a sua equipa pode trabalhar	O céu é o limite
Os clientes vêm de…	Alcance a frio, respondendo a listagens de empregos, boca a boca	Boca-a-boca, ímãs de chumbo, marketing de conteúdo	Palavras-da-boca, ímãs de chumbo, funis de vendas, marketing de conteúdo, anúncios PPC, remarketing, parceiros afiliados, blogues de convidados e outras operações de imprensa de alto perfil.

Aqui está o que devias tirar disto:

As agências WordPress têm o potencial de gerar muito mais receitas do que um freelancer ou uma pequena equipa alguma vez poderia gerar. No entanto, nem sempre é um dado adquirido.

Há muito trabalho que você deve colocar na construção de uma agência WordPress se você quiser lucrar com isso, então não equacione o mero ato de contratar uma equipe com aumento de produção. Há mais do que isso.

Como você inicia uma agência WordPress?

Lembras-te daquele episódio do The Office em que Michael Scott grita: “Declaro falência!”?

Ele pensou que bastava uma declaração pública para anular as suas dívidas. Ambos sabemos que nada é assim tão fácil nos negócios ou na vida. E é por isso que você vai precisar fazer mais do que começar a chamar seu negócio de “agência WordPress”.

Se você está pronto para o desafio (e a recompensa) de começar a sua própria agência, comece aqui:

Passo 1: Defina a sua missão

De acordo com uma pesquisa recente do FlexJobs, estes são os principais desafios em que os freelancers se concentram:

• Como encontrar clientes
• Criando um fluxo de renda previsível
• Gerir o seu negócio freelance

Quando o seu foco é de onde você vai obter o seu próximo cliente ou como equilibrar a gestão de um negócio com a construção de websites, é difícil se concentrar em uma missão que é tudo menos isso:

“Faz um trabalho fantástico a desenhar sites para que grandes clientes queiram trabalhar comigo e pagar-me a tempo.”

Que tudo muda quando o seu negócio WordPress estiver mais estabelecido e você tiver criado alguma estabilidade no seu trabalho. É nesse ponto que você precisa ter uma missão sólida e rochosa que todas as decisões giram em torno – e uma que tire o foco de suas lutas e as coloque nas pessoas que você pretende ajudar.

Para definir a sua missão, faça a si mesmo as seguintes perguntas:

“A quem vamos servir?”

Em outras palavras, qual deve ser o seu nicho?

Embora a Codeable não seja uma agência de WordPress, a evolução da missão da empresa é uma missão com a qual você certamente pode se relacionar.

A experiência dos fundadores de uma agência de desenvolvimento foi o que os levou a criar uma solução para um problema com o qual tinham experiência em primeira mão:

“Per ficou frustrado com o lado do cliente, Tomaz com o lado do freelancer: as toneladas de freelancers, a licitação, a corrida para o fundo, a concorrência feroz, a má qualidade do trabalho, os prazos perdidos e todos os clientes e freelancers infelizes como resultado”.

Então, quem és tu mais apaixonado por servir?

A seguir, pergunte a si mesmo:

“Porque queremos fornecer estes serviços de WordPress?”

Sente que existe uma lacuna no mercado para este tipo de serviço? Ou que o seu público-alvo tem sido, na sua maioria, negligenciado?

Pense no tipo de diferença que você vai fazer ao entrar no mercado. Então, faça uma breve descrição que resume o porquê do que você vai fazer.

Aqui está como o Codeable o faz:

“O objetivo era criar um ambiente saudável que permitisse o trabalho distribuído tanto para os clientes como para os freelancers”.

A missão está 100% focada em elevar a vida e os negócios dos clientes-alvo da Codeable. Você deveria fazer o mesmo.

Finalmente, tens de te perguntar a ti próprio:

“Onde queremos que a agência esteja daqui a 12 meses? Que tal 24 meses? Ou 5 anos?”

Você não precisa ser capaz de prever o futuro, mas precisa ter um roteiro suficientemente claro para ajudar a mover a sua agência na direção certa.

Tomemos o Codeable, por exemplo. Embora os seus serviços tenham escalado ao longo do tempo, tem permanecido firme na sua missão:

“Codeable começou com pequenas tarefas de personalização, mas hoje ajudamos empresas de todas as formas e tamanhos. Enquanto nosso escopo de serviços mudou, nossa missão de desbloquear talentos distribuídos, criar oportunidades iguais e permitir que clientes e freelancers possam prosperar em um ambiente baseado na confiança permanece a mesma. Ainda estamos focados no crescimento, não para crescer, mas para fazer a diferença na vida das pessoas”.

A definição de objetivos e o roadmapping fazem parte deste exercício e não é algo que precise de partilhar publicamente neste momento. No entanto, é algo que sua equipe interna deve estar ciente para que seus próprios objetivos e roteiro de crescimento possam se alinhar com os da sua agência.

Uma vez que você tenha firmado sua missão, crie uma declaração de missão oficial, salve-a em algum lugar a que sua equipe tenha acesso e volte a ela sempre que for hora de tomar uma grande decisão para sua empresa.

Passo 2: Escolha os seus serviços

Agora que você sabe quem vai servir e por quê, é hora de passar a ferro o que exatamente vai fazer por eles e como. Sim, você é uma agência WordPress… mas de que tipo exatamente?

O seu nicho vai ajudar um pouco com isto.

Tomemos o Itineris, por exemplo. Esta agência WordPress serve o seguinte:

Ao definir quem exatamente você vai ajudar, você pode escolher melhor quais serviços você precisa fornecer. Nos casos do Itineris, isso significa:

• Desenvolvimento web Premium
• Branding digital
• Meios de comunicação licitáveis
• SEO

Então, você tem o exemplo da WP-Tonic, especializada no desenvolvimento de WordPress para LMS e sites de membros.

As empresas de eLearning são uma raça especial, com as características necessárias para apoiar a adesão e a integração de cursos online. Como resultado, a WP-Tonic tem serviços construídos para este conjunto específico de clientes:

• Desenvolvimento do site
• Design personalizado (para checkout do WooCommerce, páginas de destino de leads gen, e-mail marketing, funnels de vendas, etc.)
• Desenvolvimento de plugins LMS personalizados
• Desenho gráfico
• Optimização para motores de busca
• Hospedagem gerenciada
• Segurança e suporte de backup

Resumindo? Não caia na armadilha de pensar que uma agência WordPress deve oferecer os mesmos serviços que todas as empresas parecidas por aí.

Em vez disso, considere o que os seus clientes realmente precisam. Então, pense em como isso joga nos seus pontos fortes.

E não se preocupe se a sua visão para a agência não é algo que você pode necessariamente apoiar com a equipe atual que você tem. Coloque esses serviços ou produtos adicionais na prateleira e lentamente, mas com certeza, escale o seu caminho até eles.

Por enquanto, concentre-se em fornecer um valor imenso nos serviços que oferece.

Concentre-se no essencial: aqueles que você é capaz de oferecer e aqueles que seus clientes precisam. Escreva-os com uma breve descrição de cada um e passe para o passo seguinte.

Passo 3: Defina os seus preços

Quando está a gerir um negócio mais pequeno, pode estar relutante em publicar os seus preços online. Você quer que os potenciais clientes se concentrem no seu valor e não em quanto lhes vai custar para construir um site WordPress.

No entanto…

O preço premium e o valor são inerentemente incorporados na identidade de uma agência WordPress. Portanto, não há razão para manter essa informação longe do público.

Além disso, ao publicar seus custos de desenvolvimento e preços mensais de retenção em seu site, você pode eliminar rapidamente qualquer potencial cliente que não tenha o orçamento para o que você faz.

Eis como o DevriX o faz:

Os preços dos serviços da agência aparecem inúmeras vezes no site. No entanto, digamos que alguém chega a este formulário Solicitar um Website e, de alguma forma, lustrado sobre qualquer menção de custos. Não faz mal, porque há aqui outro lembrete:

Como você pode imaginar, isto torna as suas conversas com os potenciais clientes muito mais significativas. Não precisas de sapatear em torno da questão do preço. Isso já foi estabelecido. Em vez disso, você pode simplesmente focar no que eles precisam e como você vai resolver isso.

Quanto a descobrir quanto vai cobrar aos seus clientes, vai ser preciso um pouco de trabalho para resolver isto.

Verifique a Média do Mercado

Para começar, puxe para cima a lista de serviços da etapa anterior.

A seguir, verifique a sua concorrência de topo no mercado – os que se encontram num nicho semelhante e com uma oferta semelhante. Isto dar-lhe-á uma boa referência sobre o que é a taxa de juro, bem como sobre o que a sua clientela alvo pode pagar.

Então, vais ter de fazer alguns cálculos internos.

Liste as suas despesas gerais

Liste cada um dos seus custos, assim como o quanto você deve sobre eles a cada mês. Isto inclui coisas como:

• Software de negócios
• Licenças comerciais e seguros
• Pagamentos de impostos
• Espaço de escritório e utilidades
• Equipamento e mobiliário
• Hospedagem, domínio e despesas relacionadas
• Salários, benefícios, PTO
• Viagens da empresa, eventos, etc.

Claro, você precisa fazer mais do que apenas cobrir seus custos. Mas você precisa passar por estes números primeiro para ter certeza de que está no caminho certo.

Estabelecer uma marcação

De que tipo de margem você precisa para ser rentável?

Em outras palavras:

Se as suas despesas gerais rondarem os 20.000 dólares por mês, quanto dinheiro precisaria para obter um lucro saudável? Uma margem de 30% ($6.000) seria suficiente?

Lembre-se: se você quer ser capaz de fornecer ofertas de alto nível aos clientes e cuidar da equipe que está dirigindo o show, você precisa de dinheiro para reinvestir de novo na sua empresa.

Encontre a marcação ideal e, em seguida, defina-a como o seu valor de vendas mensal alvo.

Defina o seu preço

Divida a sua renda alvo pelo número de projetos que você poderia razoavelmente assumir em um mês.

Agora, compare o seu custo por projeto com a taxa média de mercado. O seu número é muito baixo? É muito alto? Se houver uma discrepância, o valor da sua oferta justifica-a? Como diz Tom Zsomborgi Co-fundador e CFO da Kinsta:

Se um preço mais baixo é o seu melhor diferencial, você deve repensar o seu negócio. Uma corrida para o fundo não é uma boa tática e raramente funciona.

Desde que você faça dinheiro suficiente para ser rentável e o cliente se afaste com algo de grande valor, você pode se comprometer com este preço.

Crie a sua folha de preços quando terminar e publique os preços no seu site quando ele estiver pronto.

Não se esqueça de reavaliar os seus custos e preços todos os anos. À medida que os seus serviços se tornam mais fortes e a sua oferta mais complexa, esses números devem mudar.

Passo 4: Escolha um nome

Sei que isso parece algo que você deveria fazer antes, mas acho importante descobrir o que sua empresa vai oferecer e que nível de oferta será antes de escolher um nome.

Uma vez elaborada a identidade da sua marca, é hora de escolher um nome. Tenha em mente as seguintes dicas quando fizer isso:

• A menos que você queira ser o rosto da empresa e estar envolvido em cada projeto, retire o seu nome dele.
• Seja breve.
• Facilitar a pronúncia.
• Dica para a sua proposta de valor e pontos fortes únicos.
• Brinque com palavras inventadas em vez de palavras que podem já ter uma forte associação na mente dos seus clientes.
• Certifique-se de que nenhuma outra empresa já o tem ou uma variação do mesmo.
• Verifique se o nome de domínio está disponível.

Uma vez que você tenha se estabelecido em algumas opções, administre-as por outros: seus funcionários, clientes anteriores, e até mesmo seus seguidores nas redes sociais.

Arranja uma bitola para o que eles sentem sobre isso. É mais provável que reparem se algo está “desligado”, pois não estão tão perto disso como tu.

Quando você tiver o nome pregado, comece a trabalhar na criação do seu logotipo e outros elementos de marca.

Passo 5: Criar um Novo Website

Um site de agência precisa ser capaz de andar a pé. Em outras palavras, antes dos potenciais clientes olharem para o seu portfólio de trabalho, eles devem ver o seu site como prova do que você é capaz de fazer.

O seu site também precisa de fazer mais do que apenas informar. Você quer que ele faça o máximo de trabalho possível para você, para quase se tornar como outro membro da equipe.

Aqui estão algumas formas de fazer isto acontecer:

Mover para Hospedagem Gerenciada de WordPress

Você sabe como pode ser demorado gerir o hospedagem, especialmente à medida que o tráfego cresce.

É por isso que você deve terceirizar sua própria hospedagem. A última coisa que você quer é um website de carregamento lento para se distrair do trabalho pago do cliente que você precisa para fazer.

Se você ainda não o fez, agora é uma boa hora para colocar o seu site na hospedagem gerenciada de WordPress com Kinsta.

Você vai desfrutar dos benefícios de um site rápido, seguro e com backup – sem o incômodo de administrá-lo você mesmo. Embora, quando você quer ver o que está acontecendo nos bastidores e assumir o controle da performance do seu servidor, MyKinsta faz com que seja incrivelmente fácil fazer isso:

Trabalhar com um servidor WordPress gerenciado não só lhe dá paz de espírito, como também garante que seu site esteja sempre em perfeitas condições para os clientes em potencial que o visitam.

Além disso, graças às diferentes funções do usuário MyKinsta, você terá controle total sobre o acesso dos usuários aos sites que desenvolver. E com a ferramenta aprimorada de transferência de sites da Kinsta, é muito fácil entregar projetos acabados aos clientes.

Você pode até mesmo transferir sites para contas fora da Kinsta. Tudo o que você precisa é o endereço de e-mail deles. Isto libera seu tempo para concentrar-se em outras tarefas importantes, como gerenciar e fazer crescer melhor sua agência.

Você também tem acesso à API da Kinsta, que permite interagir de forma transparente com os serviços da Kinsta, como criar um site WordPress, obter uma lista de sites, entre outros recursos.

Mostre o seu Trabalho Mais Impressionante

Seu site vai ter tudo o que um site WordPress menor tem. No entanto, o seu portfólio precisa mesmo de arrasar com as meias dos seus potenciais clientes.

Considere o uso de um plugin de portfólio WordPress que fará suas amostras mais recentes e relevantes brilharem.

E não tenha medo de criar um portfólio que se desvie do que é esperado. Basta dar uma olhada no portfólio do Neuralab (você pode ler o estudo de caso deles aqui):

O Neuralab adiciona detalhes personalizados ao seu portfólio. À primeira vista, ele parece um portfólio padrão baseado em grid. No entanto, a funcionalidade revela mais detalhes como o tipo de projeto que foi, assim como View and Like stats do Behance.

Apresente a sua equipa

Quando você dirige um negócio menor, é fácil para os clientes ver o rosto dos membros da sua equipe e conhecer cada um de vocês em um nível pessoal.

À medida que você constrói uma agência, sua equipe vai crescer e vai se tornar desafio fazer essas conexões de pessoa para pessoa com tantos colaboradores envolvidos. Apresentar a sua equipa através do seu website é uma forma de refrear este sentimento potencial de desconexão que os seus clientes podem sentir.

O Triggerfish faz isto muito bem:

Cada membro da equipe tem uma foto de aparência natural, detalhes de contato e posição.

Mostrar a sua equipa desta maneira funciona duas vezes. Você pode apresentar os clientes às pessoas nos bastidores. Mas também é como uma humilde trave:

“Olha quantas pessoas temos a trabalhar para ti!”

Adicionar uma variedade de canais de contato

Porque já não é só você sentado do outro lado do telefone ou do e-mail, pode dar aos potenciais clientes tantas formas de o contactar quantas quiser:

• Um número de telefone da empresa
• Um endereço de e-mail (ou diferentes para diferentes departamentos)
• Um formulário de contacto
• Chat ao vivo ou chatbot
• Um portal de apoio
• Mídias sociais (se você quiser dar respostas e apoio lá)

Só porque você pode oferecer todos esses pontos de contato, no entanto, não significa que você tem que incluir todos eles no seu site. Veja a Red Factory (você pode ler o estudo de caso deles aqui):

Esta agência só tem um formulário de contato e o Google Maps com um endereço.

Há sempre a possibilidade de você se esticar e sua equipe muito fina, então escolha apenas os canais de contato que fazem mais sentido.

Automatizar o Processo de Conversão

Mesmo que você tenha mais pessoas para lidar com as vendas para você, deixe seu site fazer algumas das tarefas mais mundanas.

Por exemplo, se você oferece um serviço de desenvolvimento personalizado, mas gosta de ter clientes em potencial ao telefone para uma chamada de descoberta primeiro, use um plugin de reserva do WordPress e deixe que eles marquem compromissos por conta própria.

Quando começar a vender serviços recorrentes, os seus potenciais clientes podem sentir-se confiantes o suficiente para se inscreverem neles sem terem de falar com alguém primeiro.

Nesses casos, você pode cortar o intermediário (ou seja, a chamada de vendas) equipando seu website com botões “Comprar agora” e um checkout próprio como a SkyrocketWP faz (você pode ler o estudo de caso deles aqui).

Passo 6: Resolver as questões legais

Depois de ter as peças de marca pregadas, e antes de começar a embarcar clientes, tire as coisas legais do caminho.

Eu sei que esta é a parte menos divertida da criação de uma agência WordPress, mas é a parte mais crucial. Você nunca sabe quando uma questão legal pode surgir ou de onde ela virá, então é melhor colocar todas as peças no lugar agora para que você esteja preparado.

Aqui estão algumas coisas a fazer o mais rápido possível:

• Registe a sua empresa.
• Marque o seu logótipo.
• Compre o seu nome de domínio.
• Apresente uma licença de negócio na sua localidade.
• Obter qualquer seguro de negócios que você precisa (por exemplo, responsabilidade civil, propriedade, compensação dos trabalhadores).
• Adicione uma declaração de privacidade, termos e condições e um aviso de cookie ao seu website.

Também é uma boa idéia começar a pensar onde você vai buscar ajuda com a gestão de impostos, recursos humanos e assistência jurídica.

Seu negócio pode não precisar dessa ajuda hoje, mas as coisas vão se mover rapidamente quando você começar a jogar e você não quer perder de vista esses sistemas de suporte críticos destinados a proteger você e seu negócio.

Passo 7: Preencha a sua equipa

Para dirigir uma agência WordPress de sucesso, a primeira coisa que você deve fazer é parar de usar todos os chapéus ou, na verdade, qualquer chapéu que não se ajuste bem. Portanto, antes de mais nada:

Minimize o seu papel

Escreva todas as tarefas que faz. O que isso implica. Porque o fazes? Como se encaixa no quadro geral.

Coloque todas as tarefas que você gosta de fazer e o que você pode fazer melhor do que qualquer outra pessoa em uma coluna “Mantenha”.

Coloque todas as tarefas que você não gosta de fazer ou que ocupam muito do seu tempo em uma coluna “Delegado”.

Depois, indique para quem você vai mover as tarefas do Delegado. Por exemplo:

• Os e-mails dos clientes a bordo vão para o Project Manager.
• A geração e o acompanhamento das faturas vão para o Assistente de Escritório.
• O anúncio nas redes sociais vai para o Marketer.

Quando você encontra uma tarefa que não tem uma combinação perfeita, é quando você sabe que há um novo papel a ser preenchido. Pode não acontecer de imediato, mas à medida que essas responsabilidades relevantes começam a somar e a pesar você e sua equipe, você saberá que está na hora.

Fortalecer a Equipe Principal

Se você olhar para a lista de serviços ou produtos que você fornece, ficará claro quais papéis estão no centro. Normalmente, estes são o seu web designer, desenvolvedor web, redator e gerente de projeto.

Certifique-se de que tem empregados e empreiteiros para preencher o essencial, caso ainda não o tenha feito.

Além disso, certifique-se de ter o orçamento para pagar aos membros da sua equipa um salário competitivo. Se estás a lutar para fazer isso, então alguma coisa está fora de moda. Ou os seus serviços não têm preços suficientemente altos ou está a tentar aumentar a sua equipa demasiado depressa. Dê um passo atrás e descubra onde está a desconexão antes de seguir em frente.

Pessoal para Serviços Adicionais

Quando a sua agência se tornar super aerodinâmica e tiver capacidade e orçamento para fazer mais, comece a adicionar funções para novos serviços e oportunidades como:

• SEO
• Animador
• UX escritor
• Gestor de sucesso do cliente
• Liderança de equipes como CTO, CMO, etc.

Se você olhar para qualquer uma das principais páginas da equipe da agência WordPress como esta da WebDevStudios, você verá que as contratações do diretor do departamento se tornam especialmente importantes:

Só não comeces a adicionar papéis por causa de os adicionares. Se houver uma procura e os números provarem que será bom para o seu resultado final, só então você deve fazer mais contratações.

Passo 8: Crie a sua caixa de ferramentas

Isso pode parecer contra-intuitivo, mas você vai precisar gastar dinheiro em uma caixa de ferramentas melhor, se quiser ganhar mais dinheiro.

Então, aqui está o que precisa de fazer:

Avalie a sua caixa de ferramentas atual

Se você estiver usando qualquer ferramenta ou software de negócios, escreva uma lista de tudo o que você usa e qual o propósito que eles servem.

A seguir, veja as capacidades dessas ferramentas e responda honestamente ao seguinte:

“Esta ferramenta pode escalar ao lado do seu negócio?”

Se não, marque-o para eliminação.

Você precisa de ferramentas que permitam que você e sua equipe se movimentem mais rápido e mais eficientemente do que nunca. É a única forma de poder oferecer serviços em escala e multiplicar as receitas recebidas.

Preencher as lacunas

Olha para a tua lista e vê se estás a perder alguma coisa. Talvez seja uma ferramenta para a qual você tem arrastado os pés ao comprar ou algo para o qual você não pensava estar preparado.

Por exemplo:

• Membro do site de fotografia de stock
• Ferramenta de entrega do designer-desenvolvedor
• Plugins WordPress Premium ou temas Premium
• Software de auditoria SEO
• Software de rastreio temporal
• Ferramenta de venda de funil

Não olhes apenas para o que precisas. Considere as necessidades da sua equipa. O que lhes permitirá trabalhar melhor no seu nível e, por sua vez, oferecer uma oferta melhor para os seus clientes?

Assim que tiver uma lista de todas as ferramentas necessárias para adicionar, atualizar ou excluir, comece a trabalhar. Isso não é algo com o qual você vai querer se preocupar ou fazer a transição da sua equipe para uma vez que a sua agência esteja balançando e rolando.

Passo 9: Desenvolva e documente os seus processos

Vai precisar de muita estrutura para a sua agência. Isto é benéfico por uma série de razões.

Para começar, um processo bem desenvolvido e documentado facilita a produção de resultados consistentes para os clientes. Em segundo lugar, torna mais fácil para os novos funcionários acertarem em cheio.

Mais uma vez, trata-se de aumentar a sua velocidade, agilidade e precisão como empresa. E os sistemas estabelecidos farão o truque.

Dê uma olhada no site da agência Iron to Iron:

Não há segredo sobre que processo a equipe usa para construir sites para os clientes – e isso é apenas o que as pessoas vêem de fora.

Internamente, esta agência provavelmente tem documentação que detalha cada uma das etapas do processo. Além disso, os processos são provavelmente complementados por uma série de automatizações de software, checklists e templates.

Isto é exactamente o que precisas de fazer.

Processos Organizacionais

Tal como fez com a sua caixa de ferramentas, crie uma lista dos processos que utiliza atualmente no seu negócio.

Há algum que esteja desatualizado ou ineficiente? Atualize-os antes de fazer mais alguma coisa.

Então, dê um passo atrás e pense no que mais você deve ter processos.

Se você está adicionando novos serviços (ou mesmo assinaturas ou produtos recorrentes), adicione processos relacionados à sua lista principal.

E quanto ao rastreamento e acompanhamento com pistas? Emitir faturas para os clientes? Mudar projetos de um membro da equipa para outro?

Há tantas coisas diferentes em que pensar agora. É por isso que é tão importante extrair-se do trabalho prático de desenvolvimento web para que possa supervisionar as grandes imagens que ajudam a sua agência a funcionar como uma máquina bem oleada.

Criar um documento separado para cada processo e armazená-lo em um local seguro e centralizado. Pode ser algo como uma equipa Dropbox, Google Drive, ou plataforma de gestão de projetos.

Processos de Gestão de Clientes

Não se esqueça dos processos de prospeção, de bordo e de gestão de clientes.

À medida que você conquista mais clientes, será difícil manter tudo sob controle se você não tiver sistemas em funcionamento.

Você tem um CRM? Que tal uma ferramenta de gestão de projetos e comunicação amigável para o cliente? Que tal um processo para criar um painel de controle personalizado do WordPress para facilitar a entrada dos clientes do site no CMS?

Também é importante ter modelos pré-construídos para propostas, contratos e etapas de embarque para que você possa tirar os potenciais clientes do pipeline de vendas e entrar na fila ativa do seu projeto o mais rápido possível.

Processos de Gestão de Funcionários

O mesmo é necessário para a contratação de funcionários, testes e a bordo.

Nos primeiros dias do seu negócio, você provavelmente perguntou a pessoas que conhece por referências ou empregos afixados em quadros online apenas para obter algum alívio. Mas quando se trata da sua agência, tem de se pensar em mais do que isso:

“O conjunto de habilidades desta pessoa corresponde ao que procuro?”

Agora, tens de pensar em como vais encontrar pessoas:

• Para preencher papéis especializados na sua empresa.
• Quem quer crescer com a sua agência a longo prazo.
• Quem se encaixa na cultura da sua empresa.

Não há espaço para compromissos, pois um elo fraco poderia lançar tudo fora.

Construa sua entrevista e processos de contratação para encontrar pessoas que se encaixem no molde certo. Depois, quando eles estiverem na sua equipe, você precisará de processos que os ajudem a prosperar dentro da sua agência.

Outra coisa em que se deve pensar é em fazer o looping dos seus funcionários no desenvolvimento e documentação dos processos.

Uma vez que você tenha alguns funcionários sólidos, habilite-os a tomar posse de seus processos e documentação. Se você conseguir envolvê-los mais na formação da sua agência, eles estarão mais comprometidos com a sua missão a longo prazo.

Passo 10: Configurar relatórios internos

Vai ser difícil acompanhar tudo à medida que o tamanho da sua empresa, a lista de clientes e a equipa crescer. Mas você precisa ter acesso a esses dados para poder tomar decisões comerciais mais inteligentes para a sua agência.

Enquanto você deve reservar um tempo dedicado à revisão de seus dados, você pode automatizar o trabalho real de geração dos relatórios. Aqui estão alguns lugares onde você pode fazer isso:

• Google Analytics (ou uma de suas alternativas) para rastrear o tráfego do site, fontes de referência, taxas de retorno, conversões e outras métricas chave de desempenho. Aqui está um guia útil sobre como adicionar o Google Analytics ao seu site WordPress.
• Seu CRM para manter o controle dos leads que entram no seu pipeline de vendas, taxas de conversão, valor de vida útil do cliente e renda projetada.
• Seu projeto ou software de gerenciamento de tarefas para verificar o status do projeto, gargalos, fluxos de trabalho ineficientes, etc. Aqui está um guia completo comparando duas das ferramentas mais conhecidas: Trello vs Asana ou algumas outras alternativas.
• Seu software de comunicação para se comunicar de forma rápida e eficaz com seus colegas, seja Slack ou Microsoft Teams, são ótimas opções. Leia nossa comparação entre eles: Slack vs Teams.
• Seu rastreador de tempo para monitorar o desempenho da equipe, observar o ranger do escopo, e assim por diante.
• Registros de acompanhamento de erros e problemas para acompanhamento de erros não resolvidos, problemas recorrentes, oportunidades de serviço ao cliente perdidas, etc.
• Revisões online e relatórios de feedback do cliente para identificar os ganhos da equipe e procurar áreas de melhoria.

Ao automatizar estes relatórios, você pode passar mais tempo tomando medidas – seja reunindo sua equipe para comemorar uma grande vitória, trabalhando com um gerente de equipe para consertar um processo de vazamento ou decidindo remover um serviço que é impopular.

Como se dimensiona uma agência WordPress?

Há muito que você tem que fazer para começar uma agência WordPress. Mas assim que tiver a sua máquina bem oleada a funcionar, está na hora de melhorar as coisas.

Olha só para a Kinsta. A movimentação de uma agência de desenvolvimento web em 2013 para gerenciar a hospedagem do WordPress exigiu muita coragem.

Mas aqui estão eles: crescendo continuamente sua empresa além da marca dos sete dígitos e mantendo a qualidade do produto que os clientes conheceram e amaram.

Isso não se deu por pura sorte. E o mesmo vai ser verdade para o seu próprio negócio WordPress.

Quando estiveres pronto, aqui estão algumas maneiras de começar a escalar:

Criar fluxos de receitas recorrentes

Muitas agências WordPress encontram o seu fundamento através da venda de serviços de desenvolvimento web. O único problema é que este é um serviço pontual. Isso pode dificultar a previsão de receitas e também pode levar a um grande desperdício de energia a bordo de novos clientes o tempo todo.

Com fluxos de receita recorrentes, porém, você pode trazer grande estabilidade e escala ao seu fluxo de caixa.

Aqui estão algumas formas comuns de as agências WordPress adicionarem receitas recorrentes aos seus negócios:

• Serviços de manutenção do site
• Hospedagem gerenciada de WordPress
• Marketing de afiliação
• Produtos de informação premium como cursos, webinars, etc.
• Tema WordPress ou desenvolvimento de plugins

A beleza de alguns deles é que você não precisará gerenciar os processos se não quiser (como se você terceirizasse os serviços de manutenção e cobrasse aos seus clientes uma marcação).

Quanto aos outros, você vai colher os benefícios de construir algo que é um e pronto. Enquanto você ainda terá que suportar seus produtos e mantê-los atualizados, a maior parte do trabalho acontece de forma antecipada.

Torne-se uma máquina de geração de conteúdo

As agências não devem andar por aí a procurar clientes. Neste ponto do jogo, os clientes devem estar clamando para trabalhar com você.

A melhor maneira de fazer isso acontecer? Aumente a sua visibilidade e autoridade online com conteúdo de alta qualidade, acionável e sempre verde.

• Publique posts em blogs pelo menos dois ou três dias por semana.
• Publique diariamente nas redes sociais: faça com que seja menos sobre você (cerca de 20%) e mais sobre compartilhar dicas e insights úteis de outros (cerca de 80%).
• Blog de visitas em websites de alto nível onde o seu público e os seus pares estão.
• Marcas de podcast terrestre em programas relevantes (aqui está como iniciar um podcast usando o WordPress).
• Crie ímãs de chumbo dignos de download que estimulam os visitantes do seu site a agir.
• Construir um repositório de conteúdo de forma longa, seja escrito ou vídeo (ao vivo ou pré-gravado).

Faça um impacto com o seu conteúdo e verá que nunca mais terá de ir à procura de clientes (ou parceiros de negócios!).

Parceiro Up

Entre os grupos do Facebook, fóruns online, WordCamps, comunidades Slack e conferências de web design, não há motivo para se isolar quando você construiu um negócio em torno do WordPress.

Há tantas oportunidades para se conectar com outras pessoas no espaço e ser parceiro, também! Por isso, não tenhas medo de ir lá para fora.

Você pode encontrar alguém para realizar um webinar ou curso conjunto com. Você pode conhecer seus desenvolvedores favoritos e decidir fazer uma parceria com eles. Ou você pode conhecer outro dono de agência que queira compartilhar referências, já que seus nichos não têm sobreposição.

Você nunca sabe quem vai conhecer, como podem ajudar uns aos outros, ou o que vão aprender passando mais tempo na comunidade WordPress.

Resumo

Como o WordPress continua a manter a sua quota de mercado maioritária no espaço do construtor de sites, agora é um momento fantástico para iniciar uma agência WordPress.

É importante lembrar, porém, que um negócio de WordPress freelance é muito diferente de uma agência que oferece um conjunto completo de serviços e produtos recorrentes.

Você não pode simplesmente ligar um interruptor e de repente anunciar ao mundo que você está agora dirigindo uma agência. Há muito trabalho que tem de ser feito antes de se começar a colher os frutos da propriedade da agência.

Tens de o fazer:

• Defina a sua missão para que consiga arranjar um espaço para si próprio.
• Escolha os serviços que os seus clientes realmente precisam e dos quais irão prosperar.
• Estabeleça preços justos mas competitivos que lhe permitam ter lucro e alimentar o crescimento da sua agência.
• Escolha um nome que crie uma impressão forte e única para a sua agência.
• Construa um site que faça parte do trabalho de vendas e marketing para você.
• Lidar com as legalidades de gerir uma agência.
• Construa uma equipa que irá apoiar a sua missão agora e no futuro.
• Crie uma caixa de ferramentas que lhe permita trabalhar mais rápido e melhor do que nunca.
• Desenvolva processos que lhe permitam escalar.
• Automatize os relatórios para que você sempre fique a par das principais métricas de desempenho da sua agência.

Se você está sobrecarregado com tudo isso, então começar uma agência WordPress pode não estar nas cartas para você (o que é perfeitamente bom).

Há certos clientes que vão gravitar para as agências, mas onde é que isso deixa o resto? Sempre haverá necessidade de freelancers WordPress e empresas butique para fornecer serviços econômicos e mais pessoais que os clientes desejam.

Dito isto, mantém este guia à mão quando estiveres pronto para crescer. Mesmo que o seu objetivo não seja construir uma agência em grande escala, existem aqui muitas estratégias de dinamização de negócios que você pode aproveitar para um negócio WordPress mais pequeno.

Já pensou em lançar uma agência WordPress? O que te está a bloquear? Se você construiu um com sucesso, o que acabou sendo mais difícil do que você esperava? Diga-nos nos comentários!